PEDOMAN PELAYANAN

BAGIAN UMUM
RSUD KOTA PADANGSIDIMPUAN
TAHUN 2016

ii

DAFTAR ISI
Halaman Judul......................................................................................................

Daftar Isi...............................................................................................................

ii

BAB I. PENDAHULUAN...................................................................................

1.1. Latar Belakang...............................................................................................

1.2. Tujuan Pedoman............................................................................................

1.3. Ruang Lingkup Pelayanan.............................................................................

1.4. Batasan Operasional......................................................................................

1.5. Landasan Hukum...........................................................................................

BAB II. STANDAR KETENAGAAN.................................................................

2.1. Kualifikasi Sumber DayaManusia................................................................

2.2. Distribusi Ketenagaan...................................................................................

BAB III. STANDAR FASILITAS.......................................................................

3.1. Denah Ruangan.............................................................................................

3.2. StandarFasilitas.............................................................................................

BAB IV. TATA LAKSANA PELAYANAN.......................................................

10

4.1. Pelayanan Surat Menyurat Dan Ekspedisi....................................................

10

4.2. Pelayanan Tamu............................................................................................

22

BAB V.LOGISTIK..............................................................................................

25

BAB VI. KESELAMATANPASIEN..................................................................

28

BAB VII. KESELAMATAN KERJA..................................................................

29

BAB VIII. PENGENDALIAN MUTU................................................................

32

BAB IX.PENUTUP.............................................................................................

42

ii

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

LATARBELAKANG.
Tata usaha sebagai pusat administrasi mulai sirkulasi administrasi,
penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan. Bagian
Administrasi sebagai salah satu bagian di RSUD Kota Padangsidimpuan memiliki
kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan administrasi, direncanakan,
diproses, dan dilaksanakan oleh bagianAdministrasi.
Pengertian Administrasi seringkali diartikan dalam arti yang sempit,
yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis
belaka. Administrasi dalam arti yang laus, yaitu sebagai suatu proses kerjasama
yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan
pengertiannya dengan manajemen, yang merupakan proses pencapaian tujuan
melalui dan dengan orang lain. Kantor dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu
keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah
atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang
dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas,
tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang
bersangkutan.

Administrasi

perkantoran

adalah

proses

perencanaan,

pengorganisasian, dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin,

metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas
pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini
yaitu Tujuan RS Baptis Batu. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau
memberikan bantuan dalam melaksanakan tugaspokoknya
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan,
kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat
dan ekspedisi. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada
administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha
penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian
tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan

administratif. Segala sesuatu ;yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan

perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan
tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping
itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor. Tugas pokok bagian Administrasi adalah
memberikan pelayanan administrasi baik di kantor maupun di Komite Medik
RSUD Kota Padangsidimpuan.
1.2.

TUJUAN PEDOMAN.
Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Administrasi
dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain
itu pedoman ini merupakan acuan bagian Administrasi dalam melakukan pekerjaan
sehari-harinya sesuai job description yang sudahada.

1.3.

RUANG LINGKUP PELAYANAN.

Sebagaimana

telah

disebutkan

sebelumnya,

bahwa

pelayanan

Administrasi yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi

perkantoran dan administrasi komite medik. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut:
1.

Administrasi perkantoran / Sekretaris Perkantoran

Administrasi

perkantoran

bertanggungjawab

dalam

memenuhi

semua

kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat

yang diadakan di lingkungankantor.
2.

Administrasi Komite Medik

Administrasi Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu
sekretaris komite medik dan tertib administrasi dokter juga mengatur segala
keperluan dokter yang mengikuti kegiatanilmiah.

1.4.

BATASAN OPERASIONAL.
Batasan operasional pedoman ini terbagi menjadi 2 (dua) tugas pokok
yaitu Administrasi Perkantoran/ Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite
Medik. Yang dirinci lagi sebagai berikut:

1.

Administrasi Perkantoran / SekretarisDireksi

Pelayanan surat menyurat danekspedisi
Pelayanantamu
Pelayanan untukDireksi
Melakukanperjanjian
Memfasilitasipertemuan
Memberikan laporan (rapat dannotulen)
Menyusun dan menyimpandokumen

2.

Administrasi KomiteMedik
Kelengkapan dokumendokter
Kebutuhan Komite Mediksehari-hari
Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatanilmiah

1.5.

LANDASANHUKUM.
Landasan hukum bagian Adminstrasi di RSUD Kota Padangsidimpuan
diantaranya:

1.

Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang RumahSakit

2.

Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2004 tentangKesehatan

BAB II
STANDAR KETENAGAAN
2.1.

KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA.

Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM) di bagian Administrasi diantaranya:

NAMAJABATAN
Ka. Bag.Administrasi
Administrasi

KUALIFIKASI

TENAGA YANG

FORMAL &INFORMAL

DIBUTUHKAN

D3Sekretaris

Kantor/

Sekretaris D3Sekretaris

Direksi
Administrasi KomiteMedik

D3 Sekretaris /Komputer

Jumlah
2.2.

DISTRIBUSIKETENAGAAN.
SDM bagian Administrasi RSUD Kota Padangsidimpuan berjumlah 2
orang dan sesuai dengan struktur organisasi instalasi rekam medis terbagi menjadi 2
bagian

yaitu

Administrasi

Kantor/Sekretaris

Direksi

dan

Administrasi

KomiteMedik.
Bagian Administrasi RSUD Kota Padangsidimpuan dikepalai oleh
seorang kepala bagian dengan pendidikan D3 Sekretaris yang sudah berpengalaman
minimal 3 tahun, dan bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM bagian
Administrasi adalah sebagai berikut:

NAMAJABATAN

Kepala

Bagian

Administrasi
Administrasi Kantor /
SekretarisDireksi
Administrasi Komite
Medik
Jumlah

KUALIFIKASI

Waktu

JML

FORMAL &INFORMAL

Kerja

SDM

DIII

Sekretaris

(Pengalaman 1 Shift

minimal 2 tahun + Pelatihan 07.00 1

CustomerService)

15.30
1 Shift

DIII

07.00 1
15.30
1 Shift

DIII

07.00 1
15.30
3

BAB III
STANDARFASILITAS
3.1.

DENAHRUANGAN.
(Terlampir)

3.2.

STANDARFASILITAS.
Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Kantor:
No

NamaAlat

Jumlah

Keterangan

LemariArsip

2set

Lemari KotakSurat

1set

Maket RS BaptisBatu

1set

SofaTamu

2set

MejaKomputer

1 buah

Mejakerja

2 buah

VasBunga

3 buah

Lemarikayu

1 buah

Rak besi susun3

1 buah

10

kursi

4 buah

11

Komputer

1set

12

Printer EpsonL100

1 buah

EPSON

13

Scanner

1 buah

Canon

14

Tempatsampah

2 buah

15

MesinFax

1 buah

16

PemotongKertas

1 buah

17

Telpon

1buah

18

Mejakotak

1 buah

19

Mejabundar

1 buah

20

JamDinding

2 buah

21

Whiteboard

2 buah

22

Penghapus board

1 buah

Panasonic

Seiko

23

Laci kecil

1 buah

24

Mesinfotokopi

1 buah

25

Salib

2 buah

26

lukisan

2 buah

27

LCD

1 buah

28

UPS

2 buah

29

Struktur organisasiRSBB

1 buah

Kebersihan

&

Toshiba

Rumah

Tangga
1

Peralatan kebersihan Lantai &

Ruangan

1set

Dispenser

1 buah

Miyako

Kulkas

1 buah

TempatTissue

1 buah

ATK

Jumlah

Rak kecil

1 buah

TempatIsolasi

1 buah

Perfurator

1 buah

Kalkulator

1 buah

Steples /Hecter

1 buah

Tempatpensil

1 buah

Stempel

2 buah

RS / NamaDirektur

Cutter

1 buah

Joyko

Gunting

1 buah

10

Penggarisplastik

1 buah

Keterangan

Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi KomiteMedik:

No

NamaAlat

Jumlah

Bufet RuangDokter

KacaWashtafel

Lampu X-Ray R.Dokter

Meja Pasien Besar R.Dokter

Meja Pasien Kecil R.Dokter

Meja Rapat R.Dokter

Struktur

Organisasi

Komite

Medik

Keterangan

Wireless R.Dokter

TV LG R.Dokter

10

Meja Kaca bentuk L R.Dokter

11

Komputer

1set

12

Printer EpsonT11

1 buah

EPSON

13

Rak Besi ss5

1 buah

Canon

14

Tempatsampah

1 buah

15

Lemari buku laci3

2 buah

16

Lemari kacaarsip

1 buah

17

Telpon

1buah

18

Mejakotak

1 buah

19

Mejabundar

1 buah

20

JamDinding

1 buah

21

Whiteboard

2 buah

22

Penghapus board

1 buah

23

Salib

2 buah

24

FanRegency

Kebersihan

&

Rumah

Tangga
1

Peralatan kebersihan Lantai &

Ruangan

1set

Seiko

Dispenser

1 buah

Kulkas

1 buah

TempatTissue

1 buah

Gorden

4set

ATK

Jumlah

TempatIsolasi

1 buah

Kalkulator

1 buah

Steples /Hecter

1 buah

Tempatpensil

1 buah

Cutter

1 buah

Gunting

1 buah

Penggarisplastik

1 buah

Miyako

Keterangan

Joyko

BABIV
TATA LAKSANAPELAYANAN
Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Kantor/ Sekretaris Direksi
diantaranya:
4.1.

PELAYANAN SURAT MENYURAT DANEKSPEDISI.

Pelayanan suratmenyurat
Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya:
a.

KebijakanDirektur
Kebijakan Direktur RSUD Kota Padangsidimpuan adalah penetapan
Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang
mengikat.

b.

KeputusanDirektur;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan
penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam
rangka

ketatalaksanaan,

penyelenggaraan

tugas

umum

dan

pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit

Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja
dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifattetap.
c.

Surat EdaranDirektur;
Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang
dianggap penting danmendesak.

d.

Pedoman /Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal
pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan
kegiatan.
Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukankegiatan

e.

Standar ProsedurOperasional;
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan
operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu
pejabat atau unitkerja.

f.

Perjanjian.
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama
tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih
untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakatibersama.

g.

Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
sebagainya.

h.

SuratKeterangan;
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingankedinasan.

i.

SuratPerintah/Tugas;
Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.

j.

Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin
kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan
sesuatu.

k.

SuratKuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari
pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna
bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum
mengenai hak dan wewenang yang tersebut didalamnya.

l.

SuratUndangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara

tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan

yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit,
maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah
folio.
m. MemoInternal;
Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo
Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang
tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal
dibuat dengan menggunakan kertas setengahfolio.
n.

Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit BaptisBatu.

o.

Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung
jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan
dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya.
Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang
diserahitugas

p.

BeritaAcara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat
pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan
lain-lain

bagi suatu permasalahan baik

berupa perencanaan,

pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaanpimpinan.

q.

Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan
atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan
yang dapat dijadikan bahan pertimbangan olehatasan.

r.

Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan
sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah
sampai dengan pengambilan Peraturan sertapenutupan.

Prosedur surat menyurat:

a. Teknik Pembuatan dan PenyusunanSurat
1) SuratDinas
a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas
Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen
dan menggunakan bahasa yang baik danbenar
Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada
padanannya dalam bahasaIndonesia
Gunakan kata-kata yang nyata danpositif
Hindari pengulangan kata/kalimat yangsama
Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk
yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentukformulir
Untuk

keperluan

intern

dalam

RS

Baptis

Batu

agar

menggunakan notadinas
Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan
kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak
diketahui, gunakan istilahPIMPINAN
Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu
SAUDARA atau BAPAK bisa ditingkat menjadi SDR atau
BP asal diikuti dengan nama pejabattersebut
Sebutan untuk pengganti diri RS Baptis Batu (yang mengirimi
surat) yaituKAMI
Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yangberlebihan
Surat

diakhiri

cukup

dengan

menyebutkan

jabatan

penandatanganan surat dannamanya

b) Bagian-bagian SuratDinas
Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut:
Kepala Surat

Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan

dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal
pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan
pula logo instansinya (dalam hal ini RS BaptisBatu)
Kepala surat terdiri dari:

Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan

instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman
suratybs

Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan

angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surattersebut.

Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan

angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surattersebut

Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan

maksud singkat surattersebut

Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan

alamat yangdituju.

IsiSurat
Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk
menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung
dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi danpenutup
Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat
yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk
penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan
bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri
bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui
isi surattersebut.
c) Bentuk SuratDinas
Bentuk surat dinas dalam lingkungan RSUD Kota
Padangsidimpuan yaitu berupa Bentuk Lurus Rata dengan
ukuran kertasA4
d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan

PenyusunanKonsep

Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan

menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite)
atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau
idenya

sendiri

yang

kemudian

diajukan

kepada

pimpinannya untuk memperolehpersetujuan

PembuatanKonsep
Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai
berikut:
Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri
dapat langsung diproses di bag. Administrasi untuk
diketik
Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar
diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk
mendapatpersetujuan
Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas
bekasdisebaliknya

PengetikanSurat
Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4
diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk
arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah
sesuaikebutuhan
Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama
tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang
sama sampai dengan suratselesai
Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf
Times New Roman dengan ukuran12
Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan
atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelahkiri
Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal
surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas
bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2cm

 Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama

penandatanganan surat merupakan satu garis lurus
dari atas kebawah
Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas.
Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris
dibawah nama pejabat penandatangansurat
Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal
diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada
diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak
antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik
3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan
yang menandatangani isi surat diketik 2-3spasi.
Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan
hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan
agar diatur supayaserasi
2) SuratKeputusan
a) Kepentingan
Surat

keputusan

dikeluarkan

oleh

pimpinan

untuk

memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangkadinas

b) KetentuanUmum
Surat

Keputusan

berisikan

menimbang,

mengingat,

memperhatikan danmemutuskan
Konsiderans Menimbang berisi pertimbangan yang menjadi
alasan diterbitkannya suratkeputusan
Konsiderans Mengingat berisi peraturanperundangan
Pencantuman perundangan pada Mengingat harus emenuhi
ketentuan sebagai berikut:

Memperhatikan hirarkiperundang-undangan

Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi

SuratKeputusan

Mencantumkan
berlaku

perundang-undangan

yang

masih

 Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung

surat keputusantersebut
Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat
keputusantersebut
c) Macam suratkeputusan
Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan
Surat Keputusan bukanKepegawaian
3) Surat Perintah Dinas(SPD)
Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk
menugaskan orang atau lebih dalam rangkaDinas
4) Surat PerjanjianKerjasama
Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut BidangKeuangan
/ Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan
kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang
keuangan danhukum
5) SuratLainnya
Surat-surat

lain

misalnya

pengumuman,

surat

keterangan/pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan

format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RSUD Kota
Padangsidimpuan
b. Sistem PenomoranSurat
Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RSUD Kota
Padangsidimpuan yaitu sebagai berikut:
1) SuratKeputusan
2) SuratPeraturan
3) SuratKebijakan
4) SOP
5) Edaran
6) PKS
7) Suratkeluar

c. StempelDinas

d. Wewenang penandatanganan surat

1) Surat DinasRutin
Surat ini ditanda tangani oleh Direktur dan Wakil Direktur. Apabila
surat tersebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan
atau Wakil Direktur dan berhalangan, maka akan ditandatangani
perwakilanManajer.
2) SuratKeputusan
Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun
yang tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani

oleh

Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh Wakil Direktur Umum

Keuangan dan Kepala BagianSDM
3) Surat PerintahDinas
Surat ini ditandatangani oleh Direktur dan Wakil Direktur sesuai
dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan
dinas
4) SuratPerjanjian
Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih
dahulu diparaf oleh Wakil Direktur dan atau Manajerterkait.
e. Pemakaian atas Nama dan UntukPerhatian
Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh
Direktur

dan

Wakil

Direktur. Apabila

Direktur

berhalangan,

penandatanganan surat bisa dilakukan oleh Wakil Direktur dengan

menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur, Wakil Direktur.
Misalnya: an direktur RSUD Kota Padangsidimpuan

Wakil Direktur UmumKeuangan,

Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari
pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan
kata i.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya:
Kepada
Yth. Direktur RSUD Kota Padangsidimpuan
u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan
di
tempat

f. Pengelolaan surat menyurat

1) Pengurusan SuratMasuk
a) Surat surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian
administrasi diperiksa dan diteliti kebenaran alamat tujuannya.
Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya
atau KantorPos
b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut:
Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat
masuk
Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan
kepada Direktur / Wakil Direktur (jika Direktur berhalangan
masuk)
Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai
arahan lebihlanjut
Lembar disposisi dan surat aslidikopi
Administrasi mendistribusikan kopi surat sesuai dengan
bagian yangdituju
Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli
akan dikopi sebanyak jumlahdisposisi

 Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan

setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing
penerima
2) Pengurusan SuratKeluar
a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang
sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya,
kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat
yaitu sebagai berikut:
Nomor : 01/19/XI/RSBB_DIR/Wa.Dir.UK/Wa.Dir.Yan/2013
Keterangan:
01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam dua
digit kecuali lebih dari99
19 : tanggal dibuatnyasurat
XI : bulan dibuatnya surat dalamromawi
RSBB : singkatan dari RS BaptisBatu
DIR : Singkatan dariDirektur
Wa.Dir. UK : Singkatan dari Wakil Direktur Umum
Keuangan
Wa.Dir. Yan : Singkatan dari Wakil DirekturPelayanan
2013 : adalah tahun pembuatansurat
b) Surat dibuat pada kop surat RSUD Kota Padangsidimpuan
dengan dibubuhi stempel RSUD Kota Padangsidimpuan
c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan
fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang
disimpan pada bagianAdministrasi
g. Mengirim surat/ekspedisi
Sistem pengiriman surat yang ada di RSUD Kota Padangsidimpuan ada
beberapa macam, diantaranya:
Melalui pos/kirimankilat
Dikirim sendiri dengan menggunakan bukuekspedisi

Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS

yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara
tersebutdiatas
h. Distribusi dan SosialisasiDokumen
Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian
Administrasi akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian
Administrasi. Terkecuali untuk SPO, maka distribusi serta sosialisasi
menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkanSPO.
i. Revisi dan Penghapusandokumen
Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal
yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan
dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak
sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RSUD
Kota Padangsidimpuan
4.2.

PELAYANANTAMU.
Tamu di RSUD Kota Padangsidimpuan dipusatkan di Informasi dan kemudian
diarahkan ke bagian Admnistrasi. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus
melapor, mengisi buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan
diarahkan ke tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi:
a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke
RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagianAkuntansi
b. Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan
penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang
berkepentingan untuk bertemu denganDireksi.
Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke bag.
Administrasi, akan diarahkan oleh bag. Administrasi ke Direksi.

1.

Pelayanan untukDireksi

Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi

(alat tulis, dst). Selain itu bag. Administrasi juga bertanggung jawab untuk
keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupunrapat
2.

Melakukanperjanjian
Bag. Administrasi memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk
Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. Administrasi akan
menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk
kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwalperjanjian

3.

Memfasilitasipertemuan
Sama dengan perjanjian, maka bag. Administrasi memiliki wewenang untuk
mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang
terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RSUD Kota Padangsidimpuan
terpusat pada bag. Administrasi, maka semua unit/orang yang akan mengadakan
pertemuan, harus mengatur jadwal melalui bag. Administrasi, terutama pertemuan
diluar pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan
oleh Direktur RSUD Kota Padangsidimpuan
Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak
luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian Administrasi
akan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi.
Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka unit terkait harus
berkorrdinasi dengan bag.Administrasi.

4.

Memberikan laporan (rapat dannotulen)

Bagian Administrasi memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan
yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan
kegiatan bag. Administrasi selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan
dinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS).
Selain itu bag. Administrasi juga menyusun dan berkoordinasi dengan unit lain
dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk RSUD Kota Padangsidimpuan
yang dikoordinir oleh Wakil Direktur UmumKeuangan

5.

Menyusun dan menyimpandokumen

Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya.
Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur

maupun

prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis

dokumennya.
Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Komite Medik diantaranya:
1.

Kelengkapan dokumendokter
Kelengkapan dokumen dokter ini meliputi, berkas-berkas administrasi bagi dokter
yang praktek di RSUD Kota Padangsidimpuan. Diantaranya pengurusan SIP, STR,
keanggotaan IDI/PDGI, dst. Administrasi Komite Medik bekewajiban untuk
mengecek dan melengkapi berkas-berkas dokter dan bekerjasama dengan SDM
untuk pengurusan dan penyimpanannya.

2.

Kebutuhan Komite Mediksehari-hari

Administrasi Komite Medik bertanggung jawab atas segala kebutuhan di kegiatan
Komite Medik, melalui Sekretaris Komite Medik, Administrasi Komite Medik
melakukan pengebonan untuk kebutuhan Komite Medik (ATK, keperluan Rumah
Tangga &Kebersihan).

3.

Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatanilmiah

Selain itu Administrasi Komite Medik bertanggung jawab untuk memfasilitasi
dokter RSUD Kota Padangsidimpuan yang mengikuti kegiatan ilmiah, mulai dari
informasi kegiatan ilmiah, pendaftaran, transportasi dan akomodasi dokter tersebut.
Yang kemudian akan dicatat dalam laporan Administrasi KomiteMedik.

BAB V
LOGISTIK

NO

PERSEDIAAN

JUMLAH HARGA

BARANG

BARANG SATUAN

HARGA
SATUAN
+ 10%

TOTAL
HARGA

ATK
1

Bolpoinstandart

12

917

1.008,7

12.104,4

Kertas Foto copy 70g

115

26.100

28.710

3.301.650

Materai

70

6.000

6.600

462.000

Lakbanhitam

11.000

12.100

36.300

Spidol Board Marker

hitam

10

5.750

6.325

63.250

StipoKiriko

4.000

4.400

17.600

Isolasi 2cm

4.400

4.840

19.360

Isistaples

10

1.500

1.650

16.500

Binder Clip200

10

708,33

779,16

7.791,63

10

Spidol Markerhitam

4.750

5.225

15.675

11

Penghapuspensil

1.500

1.650

1.650

12

ClearHolder

20

12.000

13.200

264.000

13

Klipbesar

2.350

2.585

15.510

14

Klipkecil

15

800

880

13.200

15

Bukuekspedisi

4.800

5.280

26.400

17

Kertasfax

22

13.000

14.300

314.600

18

OtnerFolio

50

11.000

12.100

605.000

19

Tintastempel

5.500

6.050

6.050

20

Tinta printer Epson

4

69.000

75.900

303.600

69.000

75.900

227.700

L100hitam
21

Tinta printer Epson

L100 biru

22

Tinta printer Epson

3

69.000

75.900

227.700

L100merah

69.000

75.900

227.700

24

Stabilo

5.200

5.720

5.720

25

KertasA4

31.000

34.100

204.600

27

Spidol Board Marker

Merah

5.750

6.325

18.975

29

Map KertasBufalo

50

1.100

1.210

60.500

30

CDBlank

15

2.500

2.750

41.250

31

DVDBlank

15

2.500

2.750

41.250

35

Amplop
Kecil

7.000

7.700

7.700

Programfilling

4.000.000

4.400.000

4.400.000

TOTAL

10.965.336,03

L100 kuning
23

36

Tinta printer Epson

Kosongan

RUMAHTANGGA
1

Sedotanbengkok

10

700

770

7.700

Baterai abc kecil

12

1.500

1.650

19.800

WashHand

10

3.500

3.850

38.500

Tissue
NB

10

10.000

11.000

110.000

Sunlight

6.000

6.600

33.000

Kresek HitamBesar

10 pak

19.000

20.900

209.000

TOTAL

418.000

kotak

Reff

CETAKAN
1
2

Amplop kop RSBB

besar

45.000

49.500

297.000

Kertas KopRSBB

10

125.000

137.500

1.375.000

TOTAL

1.672.000

TOTAL

13.055.336,03

BENGKEL

BAB VI
KESELAMATANPASIEN
Keselamatan pasien di Bagian Administrasi yakni dengan Peningkatan
KomunikasiEfektif.

BAB VII
KESELAMATANKERJA
UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan
upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan,
mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit
adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib
menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan
kesehatan kerja di bagian Administrasi bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan
dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumahsakit.
Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa Setiap
warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan.
Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang
memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan
dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabatmanusia.
Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari
perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi dan
perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit.
Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai
dan meningkatkan produktivitas rumahsakit.
Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usahausaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para
pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan
keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang
Keselamatan Kerja dimaksudkan untukmenjamin:
a.

Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam
keadaan sehat danselamat.

b.

Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secaraefisien.

c.

Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpahambatan.

Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat

digolongkan pada tiga kelompok, yaitu:
a.

Kondisi dan lingkungankerja

b.

Kesadaran dan kualitas pekerja,dan

c.

Peranan dan kualitasmanajemen

Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat
kerja dapat terjadi bila:
-

Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudahaus;

Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan prosesproduksi;

Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu
panas atau terlaludingin;

Tidak tersedia alat-alatpengaman;

Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakarandll.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpananarsip:

-

Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas
ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas.
Harus tersedia tangga antitergelincir.

Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak
penyimpanan.

Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan

petugas.

Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan

pencegahan bahayakebakaran.
Sedangkan untuk petugas bagian administrasi yang melakukan kegiatan dikantor harus:
1. Didalam bekerja bagian Administrasi harus memakai sepatu kerja untuk
menghindari terkena sengatanlistrik
2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari
mengambil APAR Alat Pemadam Api Ringan ditempat terdekat yang telah
disediakan dengan cara CARA Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk
mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumberapi
3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang
aman melewati pintukeluar
4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakair dideakt sumber api ataulistrik
5. Matikan komputer setekah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi
sebelum meninggalkanruangan

6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangankerja

BAB VIII
PENGENDALIANMUTU
Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek
yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang
digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu:
Definisi Indikator adalah:
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator
merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator
yang baik adalah yang sensitif tapi jugaspesifik.
Kriteria:
Adalah spesifikasi dariindikator.
Standar:

Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang
berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab
untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisitersebut.

Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangatbaik.

Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.
Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus
memperhatikan prinsip dasar sebagaiberikut:

1. Aspek yang dipilih untukditingkatkan

Keprofesian

Efisiensi

Keamananpasien

Kepuasanpasien

Sarana dan lingkunganfisik

2. Indikator yangdipilih
a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input danproses
b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada
untukperorangan.
c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar RumahSakit

d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk
dimonitor
e. Didasarkan pada data yangada.
3. Kriteria yangdigunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai
indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan
mutu tidakbaik.
4. Standar yangdigunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan:
a. Acuan dari berbagaisumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yangsetara
c. Berdasarkan trend yang menujukebaikan
Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Administrasi sesuai dengan
ketentuan:
1. Adanya Peraturan Internal RumahSakit
Judul

Peraturan Internal RumahSakit

Dimensimutu

Efektivitas

Tujuan

Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan

hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisimedis

Definisioperasional

Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh

pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan
praktisi medis di rumahsakit

frekuensi

6 bulan

pengumpulandata
Periodeanalisis

6 bulan

Numerator

Peraturan Internal RumahSakit

Denominator

Tidakada

Sumberdata

Sekretariat

Standar

Ada ditetapkan olehpemilik

Penanggungjawab

Direktur RumahSakit

2. Adanya Perencanaan StrategisRS

Judul

Perencanaan Strategis RumahSakit

Dimensimutu

Efektivitas

Tujuan

Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan

misi

Definisioperasional

Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit

untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk
mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuanstrategi

frekuensi

6 bulan

pengumpulandata
Periodeanalisis

6 bulan

Numerator

PerencanaanStrategi

Denominator

Tidakada

Sumberdata

Sekretariat

Standar

Ada dokumen rencanastrategis

Penanggungjawab

Direktur RumahSakit

3. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkatDireksi

Judul

Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkatdireksi

Dimensimutu

Efektivitas

Tujuan

Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan

dirumahsakit

Definisioperasional

Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah

pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan
terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam
pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masingmasing.

frekuensi

1 bulan

pengumpulandata
Periodeanalisis

3 bulan

Numerator

Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu

bulan

Denominator

Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satubulan

Sumberdata

Notulenrapat

Standar

100 %

Penanggungjawab

Direktur RumahSakit

4. Kelengkapan Laporan AkuntabilitasKinerja

Judul

Kelengkapan Laporan AkuntabilitasKinerja

Dimensimutu

efektivitas,efisiensi

Tujuan

Tergambarnya

kepedulian

administrasi

rumahsakit

dalam

menunjukkan akuntabilitas kinerjapelayanan

Definisioperasional

Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk

mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi
organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas
kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain
indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal),
indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit,
dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh
pemerintahdaerah.
Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulansekali

Frekuensi

1 tahun

pengumpulandata
Periodeanalisis

1 tahun

Numerator

Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3

bulan dalam satutahun

Denominator

Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu

tahun

Sumberdata

Bagian TataUsaha

Standar

100 %

Penanggungjawab

Direktur

5. Memelihara arsipkorespondensi
Judul

Memelihara ArsipKorespondensi

Dimensimutu

Ketertiban dankerapian

Tujuan

Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara

arsipkorespondensi

Definisioperasional

Memelihara Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban

bagian Administrasi untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk
dokumen yang beredar.

Frekuensi

1 bulan

pengumpulandata
Periodeanalisis

1 bulan

Numerator

Dokumen yang terarsip dalam 1bulan

Denominator

Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1bulan

Sumberdata

BagianAdministrasi

Standar

100 %

Penanggungjawab

Sekretariat

6. Pembuatan Surat Tugas dan KeperluanDinas

Judul

Pembuatan Surat Tugas dan KeperluanDinas

Dimensimutu

Ketertiban danKeteraturan

Tujuan

Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan

RS

Definisioperasional

Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang

dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam
pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan
perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang
dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan olehDireksi

Frekuensi

1 bulan

pengumpulandata
Periodeanalisis

1 bulan

Numerator

Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1bulan

Denominator

Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1bulan

Sumberdata

BagianAdministrasi

Standar

100 %

Penanggungjawab

Sekretariat

7. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut TamuRS.

Judul

Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut TamuRS

Dimensimutu

ketertiban

Tujuan

Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengantertib

Definisioperasional

Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu

akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi
alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah
menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan
tamu

Frekuensi

1 bulan

pengumpulandata
Periodeanalisis

1 bulan

Numerator

Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1bulan

Denominator

Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1bulan

Sumberdata

Informasi

Standar

100 %

Penanggungjawab

Sekretariat

8. Membuat dan MenyebarkanDokumen

Judul

Membuat dan MenyebarkanDokumen

Dimensimutu

Ketertiban dankerapian

Tujuan

Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkunganRS

Definisioperasional

Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala

ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel
RS serta mengedarkannya ke lingkunganRS

Frekuensi

1 bulan

pengumpulandata
Periodeanalisis

1 bulan

Numerator

Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1bulan

Denominator

Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu

tahun

Sumberdata

BagianAdministrasi

Standar

100 %

Penanggungjawab

Sekretariat

9. Mengkoordinasikan JadwalRapat
Judul

Mengkoordinasikan JadwalRapat

Dimensimutu

efektivitas,efisiensi

Tujuan

Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di

lingkunganRS

Definisioperasional

Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala

bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di
lingkunganRS

Frekuensi

1 bulan

pengumpulandata
Periodeanalisis

1 bulan

Numerator

Jadwal kegiatan pertemuan selama 1bulan

Denominator

Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1bulan

Sumberdata

BagianAdministrasi

Standar

100 %

Penanggungjawab

Sekretariat

BAB IX
PENUTUP

Demikianlah panduan pelayanan Bagian Administrasi ini dibuat sebagai dasar

untukpelayanan.
Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya
penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian Administrasiini.