BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Pendahuluan
Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat
pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat
kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (1). Dalam menjalankan
tugas dan fungsinya, puskesmas dibentuk oleh suatu struktur organisasi puskesmas, yang
didalamnya terdiri dari Kepala puskesmas, unit tata usaha, unit pelayanan teknis fungsional
puskesmas, dan jaringan pelayanan puskesmas. Struktur organisasi puskesmas ditetapkan
oleh pemerintah Kabupaten/Kota, dan penetapannya dilakukan dilakukan dengan peraturan
daerah. (2).
Untuk terselenggaranya berbagai upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan
masyarakat yang sesuai dengan azas penyelenggaraan puskesmas, maka berbagai hal
mengenai yang menunjang operasional puskesmas, harus dikelola dengan sebaik-baiknya.
Salah satunya adalah sumberdaya manusia yang dimiliki oleh puskesmas. Sumber daya
manusia puskesmas terdiri dari tenaga kesehatan dan non-kesehatan. Tenaga kesehatan
tersebut yang akan langsung berhadapan dan memberikan pelayanan kesehatan, sedangkan
tenaga non-kesehatan juga harus dapat mendukung kegiatan tatausaha, administrasi
keuangan, sistem informasi, dan kegiatan operasional lain (1). Salah satu kualitas tenaga
sumberdaya manusia puskesmas yang berperan penting untuk diperolehnya kualitas
pemeliharaan kesehatan masyarakat, adalah tingginya kemampuan organisasi dan manajerial
dalam struktur organisasi puskesmas itu sendiri. Sistem informasi tenaga di bidang kesehatan
adalah bagian integral dari sistem informasi yang diperlukan dalam rangka menunjang
peningkatan pengelolaan pelayanan kesehatan.
Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan berfungsi
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk
mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam struktur organisasi (3).
Pengelolaaan tenaga ini akan berjalan dengan baik apabila semua data-data kepegawaian
yang menjadi dasar dalam pengambilan keputusan tentang kepegawaian terkelola dengan
baik. Untuk itu diperlukan suatu sistem tatakelola yang terorganisir dengan baik yang akan

memudahkan dalam pengambilan keputusan pengelolaan administrasi kepegawaian dan

membantu penentu kebijakan dalam pengambilan keputusan.
Untuk kepentingan hal tersebut, dalam rangka upaya pelaksanaan pembinaan PNS atas
dasar sistem karir dan prestasi kerja, diperlukannya data kepegawaian yang lengkap, akurat,
dapat dipercaya, dan tepat waktu di setiap jenjang administrasi. Untuk mendapatkan data
pegawai seperti itu, maka diperlukan adanya pencatatan, pelaporan, penyimpanan secara
baik, teratur, dan berkesinambungan (4). Sebagai bagian dari manajemen data informasi,
maka kemampuan memproses data dan menggunakan informasi secara efektif merupakan
kemmapuan vital bagi organisasi bisnis, organisasi pemerintah, maupun organisasi
kemasyarakatan (5).
Sistem informasi manajemen kepegawaian bermanfaat untuk kepentingan pegawai,
mendapatkan kelancaran administrasi kepegawaian, sehingga pegawai tersebut mendapatkan
haknya sebagai PNS maupun non-PNS pada waktunya, agar dapat melaksanakan kewajiban
dengan baik (6). Diharapkan ketika hak seorang tenaga kesehatan terpenuhi, akan diiringi
dengan terlaksananya peran tenaga kesehatan sebagai pemberi pelayanan kesehatan yang
menyeluruh bagi masyarakat.
Pengelolaan proses administrasi kepegawaian selama ini dianggap sebagai kegiatan rutin
dan cenderung terus-menerus berulang sepanjang tahun, sehingga dianggap sesuatu yang
baku dan tak berubah. Begitu pula tatakelola arsip dan dokumen kepegawaian yang
cenderung tidak berubah secara konvensional, menggunakan dokumen dan arsip sebagai
tumpuan utama dalam menyimpan data kepegawaian. Sistem kepegawaian tersebut memiliki
banyak kelemahan diantaranya, memerlukan tempat yang cukup luas untuk menyimpan
dokumen-dokumen kepegawaian, akses terhadap informasi yang sedikit memerlukan waktu,
risiko akan terjadinya kerusakan dan kehilangan pada dokumen apabila tidak dikelola dengan
baik, dan akhirnya berimbas kepada keputusan mengenai kepegawaian akan tertunda, seperti
kenaikan pangkat dan gaji pegawai.
Namun, perubahan dan perkembangan bidang teknologi dan sistem informasi berjalan
sangat pesat, dan memberikan pengaruh yang sangat besar di segala bidang kehidupan,
termasuk bidang kesehatan. Berbagai aplikasi dibuat dan dikembangkan untuk menunjang
dan membantu operasional pelayanan kesehatan (7). Aplikasi-aplikasi tersebut diharapkan
kemudian untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan yang bermanfaat pada
bidang kepegawaian puskesmas. Hal ini juga didukung oleh Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia, yang kemudian mengeluarkan Keputusan Menteri Kesehatan nomor 511
tahun 2002 mengenai kebijakan dan strategi sistem informasi kesehatan nasional (SIKNAS),

Keputusan Menteri Kesehatan nomor 932 tahun 2002 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA), dan Keputusan Menteri
Kesehatan nomor 837 tahun 2007 Tentang Pengembangan Jaringan Komputer online Sistem
Informasi Kesehatan Nasional / SIKNAS online.
Puskesmas Mengwi II adalah salah satu puskesmas yang terletak di Kecamatan Mengwi.
Puskesmas Mengwi II membawahi lima desa, yakni desa Buduk, desa Cemagi, desa
Pererenan, desa Munggu, serta dua kelurahan, yakni kelurahan Kapal dan Abianbase, dengan
total luas wilayah kerja sebesar 29,3 km2. Hingga saat ini, pengelolaan data arsip
kepegawaian di Puskesmas Mengwi II masih menggunakan cara konvensional, yakni dengan
menyimpan fotokopi arsip dalam sebuah map dan disimpan dalam lemari di ruang kepala tata
usaha. Begitupula dengan sistem penjagaan kenaikan pangkat yang masih dilakukan dengan
metode pencatatan.
UPT Puskesmas Mengwi II saat ini telah memiliki beberapa program inovasi yaitu,
Puskesmas Ajeg Bali, Ruang Ramah Anak, Ruang Konsultasi Penyakit Kronis, dan Elderly
Care Project (ECP). Selain itu, Puskesmas Mengwi II juga telah mengembangkan dan
menggunakan teknologi informasi (TI) dalam salah satu program inovasi sebelumnya, yakni
pemanfaatan Google Earth dan Google MyMaps untuk memetakan pasien lansia dalam
program ECP dan pasien tuberculosis. Kedua program tersebut cukup berhasil sebagai
program inovasi puskesmas dalam bidang TI, dan bermanfaat bagi puskesmas dalam
mempermudah pemantauan, pendataan, dan pemeriksaan yang berkala. Mengingat dampak
positif yang diberikan TI pada program sebelumnya, dan untuk mengefisiensikan kinerja
kepegawaian Puskesmas Mengwi II, dipandang perlu untuk TI pada sistem arsip
kepegawaian di Puskesmas, dan sebagai program inovasi di bagian tata usaha Puskesmas
Mengwi II. Hal ini sangat memungkinkan untuk dilakukan, mengingat akses untuk data
kepegawaian

nantinya

lebih

mudah

diakses,

karena

hanya

memerlukan

handphone/smartphone yang terkoneksi internet, dan tidak memerlukan alat khusus untuk
operasional server. Program Inovasi sistem kepegawaian terkait TI ini baru pertamakali
dilakukan di UPT Puskesmas Mengwi II, maka beberapa kendala yang kemungkinan ditemui
adalah: kurangnya pelatihan berkelanjutan untuk staf yang bertugas di bagian tata usaha
mengenai cara penggunaan dan memperbaharui data menggunakan program google drive,
dan belum adanya monev mengenai program ini.

1.2 Rumusan Masalah

Setelah mengetahui latar belakang tersebut, adapun permasalahan yang ingin dikaji adalah
sebagai berikut:
1. Bagaimanakah gambaran arsip data sumberdaya manusia yang dilihat dari aspek
pendidikan, pelatihan, komitmen, dan data pada pelaksanaan sistem kepegawaian
yang terkait TI pada UPT Puskesmas Mengwi II?
2. Bagaimanakah gambaran proses pengumpulan data, entri data, dan pembaruan data
dalam pelaksanaan sistem kepegawaian terkait TI pada UPT Puskesmas Mengwi II?
3. Bagaimanakah gambaran luaran sistem kepegawaian terkait TI pada UPT Puskesmas
Mengwi II?
1.3 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai antara lain:
1. Untuk Mengetahui gambaran input data sumberdaya manusia yang dilihat dari aspek
pendidikan, pelatihan, komitmen, dan data pada pelaksanaan sistem kepegawaian
yang terkait TI pada UPT Puskesmas Mengwi II.
2. Untuk mengetahui gambaran proses pengumpulan data, entri data, dan pembaruan
data dalam pelaksanaan sistem kepegawaian terkait TI pada UPT Puskesmas Mengwi
II.
3. Untuk mengetahui gambaran luaran sistem kepegawaian terkait TI pada UPT
Puskesmas Mengwi II.

1.4 Manfaat
1. Bagi UPT. Puskesmas Mengwi II, program inovasi ini diharapkan akan
mempermudah pendataan, pencatatan, dan pengawasan mengenai data arsip
kepegawaian, mempermudah pembaruan data kepegawaian yang baru, dan
mencegah rusaknya dokumen.
2. Bagi staf puskesmas yang bertugas di bagian tata usaha, program inovasi ini dapat
meringankan beban kerja dalam hal arsip kepegawaian, sehingga lebih meningkatkan
efisiensi kerja staf.

3. Bagi staf puskesmas secara keseluruhan, program inovasi ini diharapkan mampu
mengatasi permasalahan mengenai pemenuhan hak sebagai pegawai negeri sipil /
pegawai tidak tetap di UPT. Puskesmas Mengwi II.

1. Permenkes no.75 tahun 2014