BAB III

ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 SEJARAH SINGKAT ORGANISASI

Masjid Al-Abrar berada di JL. Danau Tondano, Pejompongan, Jakarta Pusat.
Setelah sebelumnya banyak terjadi pergantian pengurus, akhirnya terbentuk
kepengurusan masjid Al-Abrar yang baru, yang dibentuk sejak tanggal 1 Oktober
2003.
Pembentukan kepengurusan baru ini dilakukan karena tuntutan zaman yang
semakin berkembang, para pengurus terdiri dari orang-orang yang diharapkan dapat
memajukan masjid bukan hanya sebagai tempat ibadah saja tetapi dapat juga
dimanfaatkan untuk kegiatan-kegiatan sosial kemasyarakatan lainnya, mengingat
masjid merupakan asset yang perlu dirawat dan dimanfaatkan oleh masyarakat
semaksimal mungkin dengan konsep swadaya.
Kepengurusan baru ini mempengaruhi proses kerja yang ada di Masjid AlAbrar, sebelumnya semua kegiatan dapat dikelola secara sederhana tetapi sekarang
tidak lagi mengingat semakin banyak tugas dan tanggung jawab yang harus
dilakukan.
Sebagai contoh dalam hal zakat, infak dan shadaqah, masyarakat
mempertanyakan dana yang masuk

dipergunakan untuk apa dan berapa

pengeluarannya, jadi pengurus sekarang mencoba menerapkan sistem kepengurusan

baru yang dapat dipertanggung jawabkan pada masyarakat. Sistem pengelolaan ZIS
yang ada selama ini masih menggunakan sistem manual yang memungkinkan
terjadinya

banyak

kesalahan

dalam

pencatatan,

sehingga

sering

terjadi

ketidakcocokkan antara laporan pemasukan dengan pengeluaran ZISnya.

Selain itu juga karena setiap tahun jumlah penerimaan zakat, infak, sadaqah
pada masjid tersebut semakin meningkat dari tahun ke tahun, maka diperlukan sistem

24

25

baru yang dapat menunjang keakuratan data pada sistem pengelolaan zakat infak dan
sadaqah pada masjid tersebut.
Pengelolaan zakat, infak dan sadaqah selama ini dikelola oleh panitia
tersendiri diluar kepengurusan inti yaitu ada sebagian anggotanya dari pengurus dan
sebagian lagi dari anggota RISMA (Remaja Islam Masjid Al-Abrar) dimana dibentuk
pada saat bulan Ramadhan yaitu panitia zakat, infak dan sadaqah. Panitia ini (petugas
penerimaan ZIS) bertugas selama 1 (satu) tahun dan berakhir pada bulan Ramadhan
tahun berikutnya.
3.2 PROSES YANG SEDANG BERJALAN
Pada kegiatan pengelolaan ZIS (Zakat, Infak dan Sadaqah) urutan prosesproses yang dijalankan adalah sebagai berikut:
1. Donatur datang ke masjid untuk melakukan pembayaran zakat.
2. Donatur memberikan zakat dan diterima di Bagian Penerimaan. Bagian
Penerimaan mengeluarkan form pembayaran 3 rangkap. Rangkap pertama untuk
Donatur, rangkap kedua untuk Bagian Penerimaan, rangkap ketiga untuk Bagian
Administrasi.
3. Kemudian Donatur melakukan ijab kabul dengan petugas ZIS sebagai perjanjian
atas pembayaran zakat.
4. Setelah ijab kabul selesai. Maka Bagian Administrasi mengeluarkan tanda
penyerahan 3 rangkap. Rangkap pertama untuk Donatur, rangkap kedua untuk
Bagian Administrasi, rangkap ketiga untuk Bagian Keuangan.
5. Bagian Keuangan mengeluarkan kuitansi pembayaran 4 rangkap. 2 rangkap untuk
muzaki dan selebihnya untuk Bagian Keuangan.
6. Bagian Keuangan membuat laporan berdasarkan arsip yang ada dan kemudian
diserahkan kepada pimpinan.

26

3.3 FLOW OF DOCUMENT (FOD) YANG SEDANG BERJALAN

DONATUR

BAGIAN

ZIS MASJID

PENERIMAAN

Tanda
Penerimaan

Isi
Data
Donatu
r

Tanda
Penerimaa
n Terisi

Tanda
Penerimaan
Terisi

Tanda
Penerimaan
Terisi

Zakat

Tanda
Penerimaan
stl Zakat

BAGIAN

BAGIAN

ADMINISTRASI

KEUANGAN

Tanda
Penerimaan stl
Zakat

Form
Pembayaran

Isi
Form
Pemba
yaran

Buat
Kuita
nsi

Form
Pembayaran

PIMPINAN

Kuitansi

Form
Pembayara
n

Kuitansi
Buat
Laporan

Laporan

Tabel 3.3 FOD yang sedang berjalan

Laporan

27

3.4 KENDALA YANG DIHADAPI

Sistem Informasi Pengelolaan ZIS (Zakat, Infak dan Sadaqah) pada Masjid
Al-Abrar masih diproses secara manual jika dilihat dari perkembangan ilmu
pengetahuan dan pesatnya kemajuan informasi saat ini, maka kendala yang dihadapi
adalah :
1. Setiap ingin melakukan suatu pengolahan data biasanya digunakan waktu
yang lama dan menyebabkan keakuratan data kurang terjamin.
2. Terdapat ketidakseimbangan laporan mengenai total penerimaan yang ada
dengan pendapatan (jumlah nominal) yang diperoleh.
3. Data-data donatur dan laporan yang didapat dari para penyalur sering tidak
teratur sehingga agak sedikit menghambat proses penyaluran dan proses
pembuatan laporan.
3.5 PEMECAHAN MASALAH
Untuk mengatasi kendala yang dihadapi ZIS MASJID AL-ABRAR maka diusulkan
suatu pemecahan masalah sebagai berikut :
1. Tugas Bagian Penerimaan dialihkan ke Bagian Administrasi.
2. Pada Bagian Administrasi, tanda penyerahan dihapuskan karena kurang
diperlukan.
3. Kuitansi Pembayaran dikurangkan menjadi 2 rangkap.
3.6 TUJUAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Sistem yang sedang berjalan pada ZIS MASJID AL ABRAR sudah cukup baik.
Tetapi guna mengatasi kendala yang ada maka diusulkan suatu sistem pendataan yang
baru. Tujuannya adalah selain untuk mengatasi masalah yang ada, juga untuk
mempercepat dan mengefisien waktu dalam hal pendataan zakat.

28

3.7 SISTEM YANG DIUSULKAN

Brdasarkan sistem yang telah ada, maka penulis mengajukan sebuah sistem yang
baru sebagai berikut :
1. Donatur yang menyerahkan zakat diterima di Bagian Penerimaan.
2. Isi data Donatur kemudian diinput melalui komputer.
3. Bagian Administrasi mengeluarkan Form Pembayaran 3 rangkap. Rangkap
pertama diberikan kepada Donatur. Rangkap kedua diarsip di Bagian Administrasi.
Rangkap ketiga diberikan kepada panitia ZIS.
4. Setelah melakukan ijab kabul, Maka Form Pembayaran rangkap ketiga diberikan
ke Bagian Administrasi. Input data Donatur kemudian Bagian Administrasi
mengeluarkan Kuitansi 2 rangkap.
5. Kuitansi rangkap pertama diserahkan kepeda Donatur.
6. Kuitansi rangkap kedua diserahkan ke Bagian Keuangan.
7. Bagian Keuangan membuat laporan zakat yang kemudian diserahkan pada
pimpinan.

29

3.8 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

3.8.1

FLOW OF DOCUMENT (FOD)

DONATUR

BAGIAN

ZIS MASJID

ADMINISTRASI

Tanda
Penerimaan

Input Data
Donatur

Tanda
Penerimaan
terisi

Tanda
Penerimaan
terisi

BAGIAN
KEUANGAN

Tanda
Penerimaan
terisi

Kuitansi

Buat
Laporan
Zakat

Tanda
Penerimaan
Stl Zakat

Laporan

Tanda
Penerimaan
Stl Zakat

Hitung Zakat &

Buat kuitansi

Kuitansi

3.8.2

PIMPINAN

Kuitansi
Tanda
Penerimaan
stl Zakat

DATA FLOW DIAGRAM

Tabel 3.8.1 FOD yang diusulkan

Laporan

30

1. DIAGRAM KONTEKS

DONATUR

DATA DONATUR
KUITANSI

Sistem
Pengelolaan
Zakat
Masjid
Al-Abrar

LAPORAN

PIMPINAN

Gambar 3.8.2.1 Diagram Konteks

2. DIAGRAM NOL

DONATUR

DATA DONATUR

1
Input Data
Donatur

DATA DONATUR

DONATUR

NID

DATA DONATUR
KUITANSI

2
Pembuata
n Laporan

DATA ZAKAT
NO ZAKAT

DATA ZAKAT & DATA DONATUR

ZAKAT

DATA ZAKAT

KUITANS
I
DATA ZAKAT,INFAK,SADAQAH
3
Pembuata
n
Laporan

PIMPINAN

Lap ZAKAT,INFAK,SADAQAH

Gambar 3.8.2.2 Diagram Nol

DAT
A
DON
ATU
R

31

3.8.3

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM

DONATUR

TRANSAKSI

ZAKAT
NO_ZKT*

NID*
NO_KUITANSI*

JEN_ZKT

NAMA

NID
ALAMAT
NO_ZAT

JUM ZKT

KOTA
JUMLAH ORANG
KODEPOS
TGL_BAYAR
NOTELP
TGL_FAKTUR ZAKAT
TGL_KUITANSI

Gambar 3.8.3 Entity Relationship Diagram

3.8.4

NORMALISASI

KET

32

1 NF

2 NF

*NID

*NID

NAMA

NAMA

ALAMAT

ALAMAT

KOTA

KOTA

KODE POS

KODE POS

NO TELP

NO TELP

*NO ZAKAT

*NO ZAKAT

JENIS ZAKAT

JENIS ZAKAT

JUMLAH ZAKAT

JUMLAH ZAKAT

HARGA ZAKAT

HARGA ZAKAT

KETERANGAN

KETERANGAN

3 NF
*NID
*NO ZAKAT
*NO ZAKAT

HARGA ZAKAT

JENIS ZAKAT

NO KUITANSI

JUMLAH ZAKAT

JUMLAH

KETERANGAN

TGL BAYAR
TGL KUITANSI

3.9 Struktur Data Base

33

Untuk menggambarkan simpanan data yang ada di dalam sistem, maka

penulis membuat suatu rancangan file yang berisi tentang field-field, type data, dan
keterangan data yang terdapat dalam sistem. Adapun rancangan file yang dimaksud
adalah sebagai berikut :
a. Nama File

: ZAKAT

Isi

: Data Zakat

Primary Key

: No Zkt

No

Nama Field

Jenis

Lebar

1.

Keterangan

NO_ZKT

Numerik

Nomor Zakat

2.

JEN_ZKT

Character

20

Jenis Zakat

3.

JUM ZKT

Numerik

Jumlah Zakat

4.

KET

Character

12

Keterangan

Tabel 3.9a Zakat

b. Nama File

: DONATUR

Isi

: Data Donatur

Primary Key

: NID (Nomor Induk Donatur)

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1.

NID

Numerik

Nomor Induk Donatur

2.

Nama

Character

20

Nama Donatur

3.

Almt

Character

40

Alamat Donatur

4.

Kota

Character

12

Kota

5.

KodePos

Numerik

Kode Pos

6.

No Telp

Numerik

10

Nomor Telepon

Tabel 3.9b Donatur

34

c. Nama File

: TRANSAKSI

Isi

: Data Pengelolaan Zakat, Infak dan Sadaqah

Primary Key

: No Kuitansi

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1.

No Kuitansi

Text

No Kuitansi

2.

NID

Text

Nomor Induk Zakat

3.

No_ZKT

Text

Nomor Zakat

4.

Jum jiwa

Numerik

Jumlah Jiwa

5.

Tgl Byr

Numerik

Tanggal Bayar

6.

Hrg ZKT

Numerik

Harga Zakat

7.

Tgl Kuitansi

Numerik

Tanggal Kuitansi

Tabel 3.9c Transaksi