1.A.

MANAGEMENT ORGANISASI

1.A.I. PENDAHULUAN
Pengorganisasian :
Mengusahakan hubungan secara efektif antar orang-prang yang
melahirkan kerjasama yang efisien sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan
Dengan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan secara terorganisir
seharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat daripada tugas
yang sama yang dikerjakan dengan tidak terorganisir.
Maka jika kita berorganisasi tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik dan
lebih cepat dibandingkan pekerjaan orang lain; maka dapat dikatakan kita
belum bisa berorganisasi.

Management Organisasi merupakan ilmu yang

sangat luas (diantaranya meliputi cara menjalankan organisasi, membangun
sebuah tim, menetapkan anggaran belanja organisasi, merencanakan program
kerja, mengalokasikan sumber daya, problem solving, effective planning,
productive meeting, teknik kepanitiaan dll)

Maka materi kali ini akan difokuskan pada

teknik kepanitiaan kegiatan

1.A.II. TEKNIK KEPANITIAAN KEGIATAN

Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang
yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Urutan kerja kepanitiaan (standar) suatu kegiatan/program adalah :
1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3. Persiapan kegiatan
4. Pelaksanaan kegiatan
5. Evaluasi

1.a.ii.1.

Urutan Kerja Kepanitiaan I : MEMUNCULKAN IDE

Salah satu cara membangun rencana kegiatan adalah sbb :

1. Menentukan Tujuan (Visi)
2. Menentukan Sasaran-sasaran Antara (Misi); dilakukan jika dirasa perlu
3. Merencanakan kegiatan/aktivitas yang perlu dilakukan agar tujuan
tercapai.

Tetaplah berada pada bagian ini sampai anda mengetahui Bagaimana cara
anda mencapai tujuan anda.
Kegiatan yang direncanakan hendaknya :
Bervariasi, kreatif dan menarik
Karena manusia akan bosan dengan kegiatan yang monoton
Secara terencana melaksanakan kegiatan kolosal dan partisipatif
Untuk mengukuhkan peran dan eksistensi organisasi
4. Menentukan waktu pelaksanaan kegiatan/aktivitas tersebut.
Contoh I (Visi Besar) :
Tujuan : Dakwah Islam
Sasaran Antara :
1. Dakwah bagi umum agar tetap berada pada nilai-nilai Islami
Alternatif aktivitas :
a. Kegiatan peringatan moment-moment Islami
b. Penerbitan bulletin dwi mingguan
c. Bursa buku
2. Propaganda bagi umum agar termotivasi untuk mempelajari Islam secara
intensif (mengajak siswa-siswa untuk menjadi anggota)
Alternatif aktivitas :
a. MOS
b. Studi Islam Intensif/Pesantren Kilat
c. Tafakur Alam
3. Pembinaan anggota
Alternatif aktivitas
a. Mentoring rutin mingguan
b. Training-training
c. Perkemahan Pemuda Musliml
Contoh II (Visi Spesifik) :
Visi : Usaha eliminasi budaya pergauluan bebas, zina mata dan budaya berpakaian
ketat
Misi :
1. Persiapan Fikrah dan Wawasan Panitia
Aktivitas-aktivitas :
a. Tugas mengumpulkan informasi (dari buku, majlis talim, dll)
b. Melaksanakan diskusi-diskusi sharing informasi
c. Forum pengkajian (mengundang ustadz)
d. Sosialisasi dalam mentoring

2. Sosialisasi Syariat Islam dalam Masalah ini

Aktivitas-aktivitas :
a. Pengerahan rohis kelas dalam kegiatan talim kelas
b. Pengadaan madding kelas
c. Penyebaran brosur
d. Dawah fardiyah

e. Pengadaan SIM penunjang (spanduk, poster dll)

f. Forum pengkajian umum rutin (kuliah sabtu sore rutin)
g. Tabligh akbar
h. Sayembara membuat artikel mengenai masalah ini
i. Membangun opini melalui jajak pendapat
j. Request tema khutbah Jumat
3. Pembatasan Ruang Gerak
Aktivitas :
a. Sosialisasi pelaksanaan Kampanye Hari Adab Islam
4. Penolakan Keras dan Perang Total
Aktivitas-aktivitas :
a. Penuntutan kepada sekolah untuk melarang keras ketiga hal tersebut
b. Pengerahan kekuatan SIM
c. Demonstrasi
Hasil dari perencanaan kegiatan ini dapat berupa program kerja organisasi.
Tips-tips dalam membangun ide/rencana kegiatan yang kreatif :

Kumpulkan ide sebanyak mungkin

Cara terbaik untuk mendapatkan ide yang bagus adalah mendapatkan ide yang
banyak. Dari seratus ide, sembilan puluh sembilan di antaranya mungkin
bukan ide yang bagus, tetapi ide yang ke 100 mungkin akan mengubah dunia.

Kumpulkan ide-ide yang berbeda (jangan terperangkap

dengan satu pola pikir saja)
Semakin gencar membicarakan berbagai kemungkinan/kerangka-kerangka
pikir, semakin tinggi kesempatan untuk merebut kreatifitas baru. Seringkali
hambatan ke arah pemecahan kreatif adalah pikiran sempit yang terpusat
dalam satu kerangka pikir.

Jangan menilai ide-ide terlalu dini

Kita mungkin pernah mengalami bahwa ide kita dihancurkan oleh sebuah
kritik negatif sebelum sempat dikembangkan. Carilah sebanyak-banyaknya
penilaian positif terhadap suatu ide sebelum memberikan satu penilaian
negatif.

Bermainlah dengan ide-ide

Jangan takut mengeluarkan ide yang aneh. Seringkali ide terbaik muncul dari
ide yang paling aneh.

Jangan panik jika suatu ide kreatif itu lambat munculnya

1.a.ii.2.

Urutan Kerja Kepanitiaan II : RAPAT AWAL

Persiapan rapat :
1. Menentukan waktu dan tempat rapat
2. Memilih peserta dan mengundangnya
Perangkat-perangkat Rapat :
1. Pimpinan Rapat
Dengan tugas :
a. Membuka rapat
b. Menjelaskan tujuan rapat / masalah yang hendak dibahas
c. Memfasilitasi pembicaraan, merangsang kontribusi peserta, membatasi alur
pembicaraan
d. Menyimpulkan dan menutup
2. Notulen
Hal-hal yang perlu dicatat : waktu dan tanggal rapat, nama pimpinan rapat,
presensi peserta rapat, agenda yang dibahas, hasil-hasil rapat, tanda tangan
pengesahan.
3. Agenda rapat
4. Peralatan penunjang (misalnya papan tulis)
Agenda (standard) rapat awal [hal-hal umum yang biasanya dibahas) :
1.
Penentuan deskripsi kegiatan umum yang belum terdefinisi
Pada program kerja mungkin masih ada deskripsi kegiatan yang belum
terdefinisi (bentuk kegiatan, nama kegiatan, dll)
2.

Scheduling
Standard time schedule :
Aktivitas

Waktu
I

II

III

A
B
.
3. Strukturisasi Team
Yang pertama kali dipilih biasanya adalah ketua
Dalam struktur biasanya yang selalu ada adalah sekertaris dan
bendahara (Wakil dapat diadakan sesuai dengan kebutuhan)
Bidang-bidang yang ada disesuaikan dengan detail langkah yang perlu
dilaksanakan (rujukan pada time schedule)
Usahakan padat karya dan jangan ada yang terlalaikan
Sistem komanda (kontrol, evaluasi, disiplin) yang dapat dilakukan :
Langsung kepada ketua
Melalui koordinator
Jika SDM kurang, maka dapat dilaksanakan fungsi yang merangkap

4. Job Description
Acuan job description dapat melalui time schedule yang telah ada.

Tujuan dari pendeskripsian tugas :

a. Agar setiap panitia mengerti (detail) tugas-tugas yang harus
diselesaikannya
b. Agar tidak ada tumpang tindih tugas
c. Agar tidak ada tugas yang terlalaikan
d. Agar setiap panitia dapat mandiri bekerja (tanpa harus menunggu
komando dari ketua)
e. Agar setiap panitia dapat mengembangkan kreasinya (saat mereka
mengetahui apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh
dilakukan)
5. Penentuan agenda lain yang baru dapat diselesaikan setelah ada
struktus panitia (anggaran dana misalnya)
Kegiatan pasca rapat :
Sosialisasi hasil rapat pada peserta yang berhalangan datang.
1.a.ii.3.

Urutan Kerja Kepanitiaan III : PERSIAPAN KEGIATAN

Beberapa hal dasar yang perlu diperhatikan dalam persiapan kegiatan :

Melaksanakan time schedule dan job description
Setiap panitia dituntut untuk berinisiatif (tidak menunggu disuruh baru
bekerja) dan kreatif (mengusahakan agar tugasnya dapat terselesaikan
dengan optimal) dalam menyelesaikan tugas-tugasnya guna mencapai
tujuan.
Membangun kekuatan keuangan
Dana merupakan masalah yang vital bagi tiap organisasi.
Sumber pendanaan dapat diusahakan dari : sekolah/BP3, iuran/infaq
anggota, donatur, usaha pencarian dana, sponsorship, kas organisasi
Perlu adanya jalur informasi dan komunikasi intern
Kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki
kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku
komunikasi akan sangat bermanfaat)
Sistem pengarsipan yang baik
Agar evaluasi dan monitoring serta pembelajaran bagi angkatan selanjutnya
dapat berjalan dengan efisien.
Monitoring situasi
Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini
melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.
Kontrol, evaluasi dan disiplin
Akan sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat
awal. Maka evaluasi berkala akan sangat bermanfaat untuk segera
menyelesaikan masalah-masalah tersebut.
Pemantauan ghirah (semangat) panitia juga sangat penting. Jika ghirah
panitia menurun, maka harus segera diantisipasi.

Kebersamaan
Setiap panitia bertanggung jawab juga terhadap keberhasilan tugas panitia
yang lain

1.a.ii.4.
KEGIATAN

Urutan

Kerja

Kepanitiaan

IV

PELAKSANAAN

Beberapa hal umum yang mungkin perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan
:
Technical Meeting
Point-point standar yang dibahas pada technical meeting :
o Urutan acara/aktivitas
o Tanggung jawab setiap individu di tiap acara
o Plan A / Plan B
o Pembangkitan semangat intern
Evaluasi harian/session
Dilakukan jika pelaksanaan lebih dari satu hari/session agar pada
hari/session selanjutnya tidak dilakukan kesalahan yang sama.
1.a.ii.5.

Urutan Kerja Kepanitiaan V : EVALUASI

Inti yang dilakukan sewaktu evaluasi :

Sempurnakan aktivitas-aktivitas yang bermanfaat dan berhasil
Kaji dan cari penyebab aktivitas-aktivitas yang gagal
Temukan & hilangkan aktivitas-aktivitas yang tidak bermanfaat

Rujukan

Manajemen Proses Latihan, Dewan Materi PKR IV, 2000

Wawasan Beorganisasi, LKO SMP , 2000
Menuju ROHANI yang Ideal, Super-LKO ROHANI, 2000
Smart Organization Skill, Dewan Materi PKR IX, 2001
Strategi Eliminasi Budaya Pergaulan Bebas, Zina Mata dan Budaya Berpakaian
Ketat, Dokumen Ekstern ROHANI, 2001
6. Visi ROHANI-554, Konsolidasi ROHANI, 2001
7. Tips-tips Brainstorming, Training Kreatifitas ROHANI, 2001
8. Teknik Kepanitiaan, Dewan Materi PKR XI, 2002
1.
2.
3.
4.
5.