1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era informasi saat ini, salah satu permasalahan utama adalah
bagaimana mengolah data sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang
berguna, dan mudah digunakan oleh pengguna informasi. Sistem pengelolaan
surat yang ada masih manual, oleh karena itu pembuatan aplikasi ini sangat
dibutuhkan. Dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima, maka
pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga.
Pembebanan tugas terhadap seseorang yang dilakukan dengan sistem manual juga
menyebabkan kemungkinan tidak meratanya beban tugas yang akan ditanggung
pada tiap-tiap orang. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem pengelola
data surat masuk maupun keluar yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat
pembuatan laporan dan pencarian data yang ada. Program Pengelola Data Surat
Keluar dan Surat Masuk ini merupakan sebuah program yang dibuat untuk
mempermudah dalam pencarian data dari surat masuk dan surat keluar, dengan
memasukkan tanggal dan jenis surat yang ingin di cari.
Selama ini proses pengelolaan surat-menyurat di Kelurahan Tumbang Miri
masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku besar. Proses yang dilakukan
selama ini memisahkan proses surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat masuk dan
surat keluar. Dengan banyak nya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh
Kelurahan, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan
tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat
tersimpan dengan baik karena mudah sobek di khawatirkan data yang ada
sebelumnya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari di
pakai untuk menginput data-data tersebut belum lagi apabila ada tulisan yang
salah data tersebut harus coret dan membuat buku tersebut tampak kotor.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan dari latar belakang masalah diatas, maka dapat
dirumuskan bahwa masalah yang melatar belakangi produk program professional

ini adalah kurang efisiennya pencarian data, serta penginputan dari surat masuk
dan surat keluar yang masih manual ke dalam buku besar. Sedangkan
permasalahan yang dibahas hanya dibatasi permasalahan-permasalahan sebagai
berikut :

1
1. Bagaimana merancang dan membangun sistem pengelolaan surat
masuk dan surat keluar yang bersifat umum pada kelurahan Tumbang
Miri menggunakan Borland Delphi 7.0 dan menggunakan database
Microsoft Acces 2010?

1.3 Ruang Lingkup

Untuk mempermudah pembuatan projek dan agar lebih terarah maka perlu
dibuat suatu batasan masalah. Adapun ruang lingkup dalam pembuatan Aplikasi
engelola Data Surat Keluar dan Surat Masuk pada Kelurahan Tumbang Miri
adalah sebagai berikut :
1. Halaman Login
Form login digunakan sebagai security sistem untuk menjaga dari
penyalahgunaan hak akses, sehingga keamanan data dapat terjamin. Disini
user diminta untuk memasukkan username dan password untuk dapat
mengakses data selanjutnya.
2. Data Surat Masuk
Data Surat Masuk merupakan halaman dimana user dapat menginput data
surat masuk, menghapus data surat masuk dan mengedit data surat masuk
sekaligus untuk mencari data surat masuk yang sudah tersimpan di
database berdasarkan nomor surat, data surat yang tersimpan di database
seperti kode , nomor surat, tanggal surat, jenis surat, di tujukan, perihal,
keterangan, tanggal terima surat dan file lampiran surat berupa gambar
berformat *.bmp.
3. Data Surat Keluar
Menu Data Surat Keluar merupakan halaman dimana user dapat
menambah, mengubah, menghapus dan mencari Data Surat Keluar
sekaligus untuk mencari data surat keluar yang sudah tersimpan di
database berdasarkan nomor surat, data surat yang tersimpan di database
seperti kode , nomor surat, tanggal surat, jenis surat, di tujukan, perihal,
keterangan, dan file lampiran surat berupa gambar berformat *.bmp.
4. Disposisi Surat

Fitur ini berfungsi untuk menambah, mengubah, menghapus dan mencari

data disposisi Surat yang sudah ada di database. Data surat yang tersimpan
di database seperti kode , nomor surat diambil dari data nomor surat
masuk, instansi dan keterangan.
5. Pencarian Data Surat
Fitur ini berfungsi untuk mencari dan mengedit data surat masuk maupun
data surat keluar, data disposisi surat yang sudah tersimpan di database
baik berdasarkan kode, perihal surat, tanggal surat, tujuan surat atau
nomor surat, tanggal terima surat

bahkan keterangan jika terjadi

kesalahan.
6. Lihat dan Cetak Data Surat
Lihat dan cetak data Surat merupakan sebuah fitur yang berfungsi untuk
melihat data surat masuk, data surat keluar dan data disposisi surat
berbentuk laporan sekaligus mencetak Laporan data surat masuk, laporan
data surat keluar dan juga laporan disposisi surat tersebut sebagai bahan
laporan beserta lampirannya (berupa gambar berformat *bmp).
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka tujuan dari penelitian ini
adalah Merancang atau membuat sebuah aplikasi yang berfungsi untuk mengelola
data surat keluar maupun surat yang masuk kedalam kelurahan agar lebih cepat
dan efisien dibandingkan dengan pencatatan surat sercara manual.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Memberi kemudahan kepada pihak kelurahan pencatatan surat masuk dan
surat keluar.
2. Dengan adanya aplikasi ini, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar
lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan pencatatan surat sercara manual.
1.6 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian untuk membangun Aplikasi Pengelola Data Surat
Keluar dan Surat Masuk pada Kelurahan Tumbang Miri, yaitu meliputi :
1. Studi pustaka, literatur, dan referensi yaitu mempelajari buku dan juga
jurnal dari internet yang berhubungan dengan software pembangun
aplikasi berupa bahasa pemrograman Delphi serta.

2. Studi konsultasi dan diskusi yaitu berupa tanya jawab dengan dosen
pembimbing ataupun orang-orang yang berkompeten dalam bidang bahasa
pemrograman Delphi dan juga pihak kelurahan untuk mengetahui system
Pengelola Data Surat Keluar dan Surat Masuk yang sudah ada.
3. Metodologi yang digunakan adalah Metode Waterfall, dimana model yang
melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level
kebutuhan sistem lalu menuju tahap analisis, desain, coding, testing, dan
maintance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui
harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.
Berikut adalah tahap-tahap yang dilakukan dalam metode waterfall:

Gambar 1.1 Metode Pengembangan Sistem Waterfall

Sumber : Pressman Roger . S, 1997
1. Analysis (Analisis) Proses pencarian kebutuhan difokuskan pada perangkat
lunak, dimana akan didefinisikan fasilitas yang ada dalam perangkat lunak
dan perancangan pemodelan (modeling) yang digunakan menggunakan
DFD. Data flow diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data system yang penggunaanya
sangat membantu untuk memahami secara logika, terstruktur dan jelas.
DFD merupakan salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,

khsusnya bila fungsi-fungsi system yang merupakan bagian yang lebih

penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh system.
2. Design (Desain) Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhankebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk software sebelum
coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang
telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti dua aktivitas sebelumnya,
maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari
software.
3. Coding (Pengkodean) Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini
adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi
bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu kedalam bahasa
pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi
dari tahap desain yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer,
dalam hal ini coding di lakukan dengan menggunakan bahasa
pemograman Delphi.
4. Testing (Pengujian) Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian
juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan,
agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai
dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
5. Maintenance (Pemeliharaan) Pemeliharaan suatu software diperlukan,
termasuk didalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat
tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih
ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan
fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan
diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti
ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
1.7 Sistematika Penulisan
Secara keseluruhan

sistematika penulisan dalam pembuatan program

professional ini adalah :

1.7.1

Bagian Utama terdiri dari :

a. Bab 1 Pendahuluan

Pada bab ini diuraikan mengenai latar belakang, rumusan masalah,

ruang lingkup/batasan masalah, Tujuan penelitian, Manfaat penelitian,
Metodologi, Sistematika penulisan danJadwal kegiatan
b. Bab 2 Landasan Teori
Landasan teori memuat penjelasan tentang konsep dan prinsip dasar
yang diperlukan untuk memecahkan masalah pekerjaan dan untuk
merumuskan hipotesis apabila memang diperlukan. Landasan teori
dapat berbentuk uraian kualitatif, model matematis, atau persamaanpersamaan yang lansung berkaitan dengan permasalahan yang
dikerjakan.
c. Bab 3 Analisis dan Desain
Bab ini menjelaskan proses desain/perancangan sistem yang dilakukan
dalam menyelesaikan proyek mata kuliah program profesional.
d. Bab 4 Implementasi dan Pengujian
Bab ini menjelaskan dan menampilkan hasil proyek mata kuliah
program profesional.
e. Bab 5 Penutup
Pada bab ini akan menjelaskan kesimpulan beserta saran yang
didapatkan dari awal pembuatan sampai terselesaikannya proyek.
Kesimpulan merupakan pernyataan singkat dan tepat yang dijabarkan
dari hasil studi literatur atau landasan teori dari penyusunan laporan.
Sedangkan, saran merupakan perbaikan/peningkatan yang diperlukan
saat ini ataupun pada masa yang akan datang.

1.8 Jadwal Kegiatan

1.8.1

Jadwal Pelaksanaan
Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan

Rencana
Kegiatan
Penyusunan dan
Pengumpulan
Proposal

Bulan/Tahun 2016
Februari
1 2 3 4

Maret
2 3 4

April
2 3 4

Mei
2 3

Juni
1 2 3

7
Pengumpulan
materi &
pengerjaan
konsep
Desain untuk
aplikasi
Pengkodean/
Coding
Implementasi
dan Testing
Pembuatan
Laporan dan
Evaluasi
Seminar PP