Mengatasi Kendala Komunikasi

dalam Organisasi
Oleh: Nurul Hidayah, M. Ag.
(Penyuluh Agama Islam dan Reporter Kantor Kemenag Kab. Tulungagung)

Dalam menjalin relasi dengan orang lain yang ada di

dalam maupun diluar organisasi, kita membutuhkan
komunikasi untuk mencapai keinginan individu atau tujuan bersama, sebagaimana dikemukakan oleh Katherine
MilerOrganizationalcommunication, broadly speaking is:
people working together to achieve individual or collective goal. Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan satu
hal yang paling penting dan menjadi bagian dari tuntutan
profesi (keahlian), (Gergen, Kenneth and Tojo Joseph,
2000).
Selain berfungsi memperlancar dan mengarahkan
pekerjaan menuju tujuan yang ditetapkan organisasi.Komunikasi juga merupakan sarana mengevaluasi dan
memperoleh informasi keluhan bawahan dalam melaksanakan tugasnya sehingga manajer dapat memiliki keputusan yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan
yang terjadi dalam organisasi. Menurut Wilbur Schramm,
ahli komunikasi dalam karyanya communication research
in the USA, komunikasi akan berhasil apabila pesan yang
disampaikan oleh komunikator sesuai dengan kerangka
acuan (frame of reference) paduan pengalaman dan pengertian (collection of experiences and meanings)yang
pernah diperoleh komunikan(Pace R. Wayne and Faules,
Don F, 2000).
Untuk bisa berkomunikasi dengan baik dibutuhkan
tidak hanya bakat, tapi terutama kemauan untuk melakukan proses belajar yang kontinu. Keterampilan berkomunikasi yang baik meliputi kemampuan dasar untuk
mengirim dan menguraikan pesan secara akurat dan efektif
untuk memperlancar pertemuan, untuk memahami cara
terbaik dalam penyebaran informasi dalam sebuah
organisasi, serta untuk memahami makna simbolis
tindakan-tindakan seseorang sebagai manajer.
Elemen-elemen Komunikasi
Pengirim, penerima, bahasa, pesan, model, dan saluran (channel) merupakan keseluruhan elemen proses
komunikasi.Pengirim mentransmit komunikasi.Penerima
mendapatkan dan menguraikan kodenya.Pengirim
bervariasi dalam hal kemampuannya untuk membangun
dan mengirimkan pesan, dan penerima bervariasi dalam
hal kemampuannya menerima dan memahami pesan.
Pesan dibangun dari simbol-simbol bahasa yang digu32

MPA 309 / Juni 2012

nakan dalam beberapamodel komunikasi dan dikirimkan

melalui suatu saluran komunikasi.Pesan disampaikan
secara oral/lisan maupun tulisan. Komunikasi formal
bergerak melalui organisasi saluran yang terstruktur.
Komunikasi informal mengalir diluar struktur organisasi
yang formal(OnongUchjana Effendi, 1992).
Model dan Tujuan Komunikasi
Komunikasi tertulis mempunyai makna yang formal
dalam penyampaian informasi yang berhubungan dengan
pekerjaan.Pesan tertulis merupakan sesuatu yang nyata
(tangible). Ia memberikan suatu dokumen tentang tindakan organisasi dan dapat ditinjau kembali serta dipelajari.
Satu hal yang menjadi perhatian utama seseorang yang
mengirim pesan bisa jadi bahwa diharapkan penerima
benar-benar menerimanya.Penelitian menunjukkan bahwa
pesan yang telah ditulis dan dikirimkan tidak berarti bahwa
orang yang dituju telah membaca dan memahaminya.
Sebagian besar interaksi yang diperlukan dalam
organisasi adalah melalui komunikasi oral/lisan.Suatu
model dasar komunikasi lisan adalahinter view.Interview
merupakan suatu interaksi lisan antara dua orang atau
lebih yang menyebarkan atau mempertukarkan informasi
(Hunt, 1980). Interview dapat dilakukan untuk berbagai
tujuan antara lain:
1.Untuk mempengaruhi sikap dan perilaku seseorang.
2. Untuk menyampaikan informasi tentang nilai dan
iklim organisasi (Katz & Kahn, 1978). Penelitian telah
mengindikasikan bahwa kualitas komunikasi itu sendiri
mencerminkan sifat dasar iklim sosial organisasi
(ODriscoll & Evans, 1988).
3.Ford dan Ford (1995) mengusulkan bahwa komunikasi lisan antar manajer tingkat tinggi mendorong kekuatan program perubahan organisasi.
Arah Komunikasi
Komunikasi organisasi berbeda sesuai dengan apakah tujuan pokoknya mengirim informasi kebawah, ataukah pada arah yang horisontal.Komunikasi kebawah
membawa informasi yang berhubungan dengan tugas
pada seseorang yang melakukan tugas tersebut.Ia juga
membawa informasi tentang kebijakan dan prosedur, serta

yang berasal dari perbedaan individual

bisa jadi digunakan untuk feedback
Komunikasi dua-arah ini
manusia. Perbedaan persepsi, perbedayang bersifat motivasional pada karyamemungkinkan misunderan umur, perbedaan keadaan emosi, kewan. Komunikasi lateral atau horisontal
standing/kesalah-pahaman
trampilan mendengarkan, perbedaan
terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan
dapat dijernihkan. Para
status, pencairan informasi, penyaringdepartemen harus berkomunikasi untuk
teoritikus human relation,
an informasi.2) Hambatan yang ditimmemperluas hubungan kerja mereka.
berusaha mendorong ke
bulkan oleh iklim psikologis dalam orKarena jalur otoritas tidak berseberangarah terbukanya
ganisasi.
an, maka komunikasi lateral ini lebih
komunikasi antara para
Mengatasi Kendala Komunikasi
cepat daripada komunikasi ke atas atau
pimpinan dan anggotaDalam Organisasi Untuk Pencapaian
ke bawah secara hirarkis. Komunikasi
anggotanya.
Tujuan Bersama
keatas membawa informasi dari tingkat
1. Hubungan Antar Pesona, dilabawah ke tingkat atas organisasi. Informasi itu mungkin concern pada aktivitas lingkungan luar kukan dengan: 1) Menjaga kontak pribadi yang akrab
atau internal pada tingkat bawah organisasi (Suwarsono tanpa menumbuhkan perasaanbermusuhan. 2) Menetapkan dan menegaskan identitas kita dalam hubungan
dan Alvin Y, 2001).
Para pimpinan organisasi menerima feedback tentang denganorang lain tanpa membesar-besarkan ketidakseefektifitas keputusan yang telah diambilnya. Anggota pakatan. 3) Menyampaikan informasi kepada oranglain
tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk mengin- tanpa menimbulkan kebingungan, kesalahpahaman, peformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan nyimpangan, atau perubahan lainnya yang disengaja. 4)
saran untuk pengembangan.Pesan lebih mungkin untuk Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa
dimengerti ketika sebuah pertukaran terjadi daripada ketika menimbulkan sikap bertahan atau menghentikan proses.
penerima tidak membuat respon apapun. Dengan komu- 5) Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangnikasi satu-arah, informasi dikirim ke bawah dari pimpinan kan gaya hubungan persona dan antar pesona yang efektif. 6) Ikut serta dalam interaksi social informal tanpa terlibat
kepada anggota.
Pimpinan tidak menanyakan atau tidak mengharap- dalam muslihat atau gurauan atau hal-hal lainnya yang
kan suatu respon. Tentu saja, jika tidak ada komunikasi menggangu komunikasi yang menyenangkan.
Hubungan antar pesona cenderung menjadi lebih
keatas, maka akan sangat sulit mengetahui apakah pesan
pimpinan telah dapat diterima. Pada komunikasi dua-arah, baik bila kedua belah pihak melakukan hal-hal yaitu, mepenerimaan pesan dapat diperjelas sebab suatu respon nyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara
diharapkan kemunculannya. Komunikasi dua-arah ini yang hangat dan ekspresif, menyampaikan apa yang termemungkinkan misunderstanding/kesalah-pahaman jadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingdapat dijernihkan. Para teoritikus human relation, ber- kapan diri, menyampaikan pemahaman yang positif, hausaha mendorong ke arah terbukanya komunikasi antara ngat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons yang relevan dan penuh pengertian, berpara pimpinan dan anggota-anggotanya.
Komunikasi terbuka merupakan penyingkapan sikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan
informasi personal dan/atau yang berhubungan dengan sikap menerima secara verbal maupun non verbal, selalu
pekerjaan. Dua isu sentral dari konsep itu adalah kejujuran menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap
dalam menyingkap informasi dan keikhlasan dalam me- satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak mengnerimanya sehingga terjadi persamaan persepsi dalam hakimi dan ramah, berterus-terang mengapa menjadi sulit
atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya
proses mengirim atau menerima informasi.
dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur,
dan membangun.
Hambatan Komunikasi
2. Hubungan Posisional, yaitu 1) Merencanakan
1. Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. penempatan/pengaturan jabatan secara benar. 2) BerJenis hambatan teknis dari komunikasi yaitu tidak adanya usaha menjernihkan hubungan. Kegagalan untuk menrencana atau prosedur kerja yang jelas, kurangnya in- jernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuformasi atau penjelasan, kurangnya ketrampilan membaca, an, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan,dan
pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan
pemilihan media yang kurang tepat.
lainnya dalam pengorganisasian. Untuk itu perlu adanya
2. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses individu yang dapat menjadi jembatan untuk mencairkan
penyampaian pengertian atau idea secara secara efektif. situasi kebekuan komunikasi horizontal dan vertikal antar
Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang sesama rekan dan antara bawahan atasan.
3. Hubungan Berurutan. Informasi disampaikan ke
komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai
dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemung- seluruh organisasi formal oleh suatu proses; dalam proses
ini orang dipuncakhierarki mengirimkan pesan ; kepada
kinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.
orang kedua yang kemudian mengirimkannya lagi kepada
3. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka orang ketiga. Reproduksi pesan orang pertama menjadi
pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemam- pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua
puan atau ketidakmampuan alat- alat pancaindera sese- menjadi pesan orang ketiga. Tokoh kunci dalam sistem
orang, dll. Menurut Crude n dan Sherman: 1) Hambatan ini adalah pengulang pesan.
MPA 309 / Juni 2012

33