I.PROSEDUR MENERIMA TAMU./ PENGUNJUNG.

1. Berikan sapaan terlebih dahulu dengan sikap ramah. Sopan

santun, simpatik, pada sikap berdiri dengan mengucapkan
Selamat pagi / siang / sore, ada yang bisa dibantu Pak / Bu .
2. Setelah tamu memberitahukan tujuan dan identitasnya,
persilahkan tamu duduk di ruang tunggu yang telah
dipersiapkan.
3. Segera menghubungi pertelpon orang yang dituju tersebut
dengan mengucapkan : Salam, Petugas jaga disini ada tamu
yang ingin menemui bapak / ibu .............. dari .........................
4. Apabila / staff yang dituju mempunyai sekretaris, sekretaris
tersebut harus dihubungi dan diberitahukan adanya tamu.
5. Apabila sudah ada konfirmasi dari orang yang dituju akan
diterima diruang kerja, ruang tamu, atau masih disuruh
menunggu segera informasikan kepada tamu tersebut.
6. Antar / berilah petunjuk mengenai lokasi yang harus dituju
tempat tamu / pengunjung diterima. Dan mintalah tamu untuk
mengisi buku tamu, dan berilah tanda visitor ( Kartu Tamu )
kepada tamu tersebut.
7. Dalam keadaan tertentu yang disebut oleh pimpinan, petugas
jaga wajib mengantar atau mengawal tamu sampai dengan
receptionist, misal :
-

Tamu tersebut adalah pejabat tinggi dari suatu instansi

pemerintahan.

Tamu tersebut adalah karyawan yang mempunyai

masalah kepegawaian.

Tamu tersebut adalah kastamer yang mempunyai

masalah pembayaran Billing Pasien.

8. Ucapkan terimakasih saat tamu akan meninggalkan kantor/ dan

mintalah kembali kartu visitor.
II. TATA CARA PENGISIAN BUKU
1. Buku Tamu ( visitor book )
Buku untuk mencatat keluar masuk tamu, yang berisi catatan :

a. Tanggal
b

Nama Tamu

a. Alamat Tamu
b. Nama orang yang akan ditemui
c. Alamat orang yang akan ditemui
d. Keperluan
e. Jam masuk
f. Jam keluar
g. Tanda tangan
h. No Kendaraan tamu
i. No. Kartu ID Card yang digunakan tamu
2. Buku Telepon
Buku untuk mencatat setiap telepon yang masuk berisi catatancatatan :
a. Hari tanggal
b. Jam
c. Nama penelepon
d. Untuk Siapa
e. Isi berita
f. Nama penerima telepon

3. Buku Patroli
Untuk mencatat setiap keadaan / situasi pada saat mengadakan
patroli di area

maupun gedung, yang berisi catatan-catatan:

a. Hari tanggal
b. Jam patroli
c. Keterangan
d. Bukti Aman
e. Tanda tangan petugas.
4. Buku Mutasi

Untuk mencatat setiap keadaan detik demi detik di wilayah / gedung

yang berisi :
1. Kolom I
a. Nama Petugas
b. Tanggal Jaga
c. Waktu Jaga
2. Kolom II
a. Jam keterangan yang berisi Kejadian-kejadian kendaraan /
orang / tamu keluar masuk wilayah / area / gedung.
3. Kolom III
a. Acara serah terima.

III.ATURAN KENDARAAN BARANG KELUAR MASUK RUMAH SAKIT

Untuktidak

terjadinya

hal-hal

ketertiban

dilingkungan

yang

mengganggu

Rumah Sakit Elizabeth

keamanan

maka

perlu

dan

adanya

peraturan kendaraan yang keluar masuk sebagai berikut :

1. Semua kendaraan milik perusahaan dan pegawai dimohon untuk
melaporkan

jenis,

warna

dan

nomor

kendaraan

pada

satuan

petugas keamanan sebagai tindakan preventive dan pemantauan

keluar masuknya kendaraan dilokasi.
2. Petugas

keamanan berhak

mengadakan

pengecekan

kepada

kendaraan yang membawa barang keluar yang mencurigakan oleh

siapapun.
3. Setiap

pegawai

yang membawa

barang keluar

area

perusahaan

agar memberitahukan satpam dengan membawa bukti pengiriman

/ pengeluaran barang demi keamanan ( pencurian / perampokan ).
4. Petugas

Satpam

perusahaan
dokumen

harus

mencatat

dalam buku
pengiriman

keluar

monitoring

barang

yang

masuknya

keamanan
berwarna

selanjutnya akan diserahkan ke bagian accounting.

dan

kendaraan
meminta

merah

untuk

5. Penggunaan

kendaraan

pool

perusahaan

oleh

pegawai

harus

memperoleh ijin tertulis dari yang berwenang untuk menggunakan

kendaraan.