RYFAL YODUKE

731527578
Sistem Informasi & Pengendalian Internal
Peran Teknologi Informasi Mendukung Sistem Informasi (Pertemuan 4)
PENGERTIAN ERP (Enterprise Resource Planning)
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi
perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan. Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem
informasi yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan
kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan
,maupun sebagai sistem informasi. Menurut OLeary, ERP systems are computer based
systems designed to process an organizations transactions and facilitate integrated and realtime planning ,production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed
to have certain characteristic.
ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan lebih lanjut dari MRP,
closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan bahwa ERP cakupannya lebih
luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang
sudah lebih luas dari pendahulunya, yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan
material dengan perencanaan lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan,
perencanaan produksi dan perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya
yaitu Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang langsung
berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga masih
mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak hanya bersangkutan
langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh perusahaan.
Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri
adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi
persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem
ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. Enterprise Resource
Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II),
memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses
manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika
yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam
proses industri.

Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan :

Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat
penjualannya di tengah industri yang sedang menurun. Enterprise Resource Planning
membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat
besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan.
Berikut ini tahapan evolusi ERP :
Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari ERP,
dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas
pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang
dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan pengembangan dari
close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi,
antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
Tahap IV: Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari MRP II yaitu
perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan
meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah
Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan
tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi
perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front
Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk eCommerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. OLeary meliputi hal-hal sebagai
berikut : Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk
lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis
jaringan; Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis; Sistem ERP
memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan; Sistem ERP menggunakan basis
data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja; Sistem ERP
memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).

Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan.
Modul Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:
Keuangan
Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk
mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari
hasil relasi data dari beberapa departemen.
Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan
antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga
memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam
modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan,
penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
Logistik
Modul logistik : secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan
dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan
pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji,
manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga
perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

Business Process Support

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi
industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di
dalam perusahaan.
Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah
solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga
optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki
prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini
yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan ecommerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya
yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.
Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka
para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan
perusahaan dengan lebih baik. Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang
standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan
demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif. Standarisasi
Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang
standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi
yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat
diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on
Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
Pengurangan lead-time
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sales
Peningkatan kepuasan dan loyalitas
konsumen

Peningkatan market share perusahaan

Pengiriman tepat waktu
Kinerja pemasok yang lebih baik
Peningkatan fleksibilitas
Penggunaan sumber daya yang lebih
baik

Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP)

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP
adalah sebagai berikut :
Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi
harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan
adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan
proses dari bisnis.
Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
mempersiapkan personilnya untuk berubah
Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung
jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun
keahliannya.
Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak
memiliki bisnis proses yang jelas.
Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan
perubahan kebiasaan dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan
untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan
bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa
perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan,
apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan
tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna
sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam
sebuah implementasi.
Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus
dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan
seawal mungkin.
Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan
user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem. Meremehkan keahlian IT, yaitu
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan.
Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak
membagi tanggung jawab.
Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan
software dan merubah data biasanya diremehkan.
Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya
partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan
training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan
biaya konsultan.

Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja
sampai mereka sepakat untuk membeli. Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal
yang telah dilakukan, antara lain: Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk
mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP. Pendekatan dengan
user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan
kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam
menyelesaikan project yang sedang dijalankan. Pengembangan Sistem Recovery dalam
Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus dengan
perencanaan yang matang.
Software Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini : AXAPTA, ORACLE ERP,
SAP
Mekanisme Pengambilan Keputusan
Melibatkan prosedur standar seperti perhitungan investasi, resiko biaya dsb.
Dalam kenyataan, banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan dalam memutuskan
produk ERP yang akan dipilih.
Pertimbangan ini sering bersifat Intangible dan keputusan ditentukan berdasarkan
kesepakatan bersama para manajer.
Tahapan Kerangka kerja proses pengambilan keputusan
1. Identifikasi dan perumusan masalah, dimulai dengan membuat pernyataan masalah dan
sasaran yang ingin dicapai.
2. Koleksi informasi, mengumpulkan semua informasi yang berhubungan dengan masalah.
3. Mendefinisikan alternatif, pada fase ini semua alternatif solusi yang relevan didefinisikan.
Fase-fase Implementasi Sistem ERP
Fase Inisiasi, Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul
di perusahaan misalnya adanya tawaran dari vendor, pergerakan dari kompetitior,
pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau
pemanfaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik; Fase Evaluasi, Meliputi evaluasi
proses bisnis, analisis kebutuhan, evaluasi berbagai alternatif, pencarian vendor yang
potensial dan evaluasi berbagai produk yang berbeda. Fase Selection, Pada fase Evaulasi
dapat berlangsung dalam rentang waktu yang cukup lama. Karena dihabiskan untuk
menyeleksi berbagai potensi alternatif termasuk peluang mengakhiri proyek atau
memutuskan proyek jika lingkungannya ternyata tidak siap menerima proyek tersebut.Fase
Modifikasi, Dapat dijalankan dua cara : Cara pertama yaitu modifikasi yang terjadi dalam
rangkaian proses analisis-konfigurasi dan pengujian hingga didapatkan hasil yang diinginkan
atau hingga batasan waktu tertentu; Cara kedua yaitu dengan melakukan pemilihan status

target tertentu dan kemudian menerapkan pengukuran atas pencapaian target tertentu.
Proses ini dilakukan secara paralel hingga membentuk suatu lingkaran.
Dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna. Fase Penyelesaian, Jika semua
berjalan lancar, konsumen akan melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga
tahapan ini perusahaan biasanya mendapatkan pelajaran dan pengalaman atas segala
kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan dan
peluang implementasi selanjutnya.
Kerangka Kerja Pemilihan Solusi
Metode pemilihan paket ERP dapat digambarkan dalam sebuah kerangka kerja yang
membagi dasar pemilihan dalam beberapa kriteria, yaitu kesesuaian fungsional (functional
fit), Fleksibilitas (Flexibility) dan Kostumisasi.
Tiga hal aspek Evaluasi
1. Modul, Memilih modul paket implementasi atau membuat sendiri setiap modul tersebut,
terlepas dari alternatif mana yang dipilih.
2. Fleksibilitas, Memungkinkan berfokus pada satu sistem atau alternatif sistem dan teknologi
lain.
3. Metode Implementasi, Pencarian solusi yang ideal antara membangun sendiri seluruhnya
atau mengadopsi penuh sistem dari vendor ERP.
Tiga pendekatan umum implentasi ERP
1. Penggunaan satu paket software yang utuh (Vendor tunggal)
2. Kombinasi dari beberapa paket software (berbagai vendor, best of breed)
3. Kostumissi atau membuat sendiri paket software ERP
Tahapan Implementsi ERP
1. Membangun organisasi proyek
2. Menentukan pendekatan implementasi
3. Membangun rencana implementasi
4. Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukurannya
Strategi Implementasi
1. Fase I Basic ERP
Modul yang diimplentasikan meliputi Sales & Operations Planning, Demand
Management, Rough-Cut, Capacity Planning, Master Scheduling, MRP dan Plant Scheduling.
Modul ini bersifat praktis dan dibutuhkan oleh fungsi akuntansi dan keuangan, ditambah
dengan modul yang diperlukan untuk mendukung keakurantan inventory, keakuran dan
struktur bill of material, serta aktivitas umpan balik dari bagian manufaktur dan pengadaan

2. Fase II Integrasi Supply Chain

Proses yang termasuk dalam fase ini adalah pengembangan ERP baik ke arah depan
dan belakang, sehingga membangun sebuah rantai pasok (supply chain). Pengembangan ke
arah belakang meliputi proses pengadaan barang dari supplier dengan menggunakan
teknologi (produk) tertentu misalnya penjadwalan pasokan barang dan e-commerce melalui
web. Lama fase biasanya memerlukan waktu 3-6 bulan.
3. Fase III Perluasan dan Pengembangan untuk
Mendukung Strategi Perusahaan, Perluasan dapat berati implementasi elemen atau
modul-modul yang belum diterapkan secara lengkap atau menyambungkan antarunit bisnis,
mengimplementasikan modul pendukung, seperti modul untuk SDM, pemeliharaan,
pengembangan produk dsb. Waktu yang diperlukan untuk fase ini bervariasi mulai dari
beberapa bulan hingga satu tahun, tergantung sejauh mana sistem akan diperluas dan
dikembangkan.