PENGENDALIAN REKAMAN

No.Dokumen : SPO /2.3.11.3 /TU/ 031 Ditetapkan Oleh

No.Revisi : 00 Kepala UPTD Puskesmas Sentolo I
PUSKESMAS
SENTOLO 1
SPO Tgl Mulai Berlaku
Halaman
: 2 Januari 2015
: 1-3
dr Sandrawati Said, M.Kes
NIP: 19610402 198903 2 007

1. Pengertian Rekaman adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari setiap

tahapan proses/ kegiatan yang telah dilaksanakan.

Rekaman dapat berupa surat masuk atau keluar, formulir yang sudah terisi,

dokumen kegiatan yang sudah dilaksanakan, prosedur kerja yang telah

kadaluarsa, disket, hard-disk, micro film, gambar dan lain-lain.

Rekaman dapat berupa surat masuk atau keluar, formulir yang sudah terisi,

dokumen kegiatan yang sudah dilaksanakan, prosedur kerja yang telah

kadaluarsa, disket, hard-disk, micro film, gambar dan lain-lain.

2. Tujuan Untuk menjaga rekaman agar senantiasa berada dalam kondisi aman,

mudah ditemukan bila diperlukan dan dimanfaatkan untuk keperluan

pembuktian efektivitas suatu kegiatan maupun untuk keperluan

perbaikan-perbaikan.
3. Kebijakan Pedoman Mutu / Manual Mutu Puskesmas Sentolo I
4. Refensi Permenkes RI No 75 tahun 2014 tentang Puskesmas

PENGENDALIAN REKAMAN
No.Dokumen : SPO /2.3.11.3 /TU/ 031
SPO No.Revisi
Tgl Mulai Berlaku
: 00
: 2 Januari 2015
 PUSKESMAS Halaman : 2-3
SENTOLO 1

5. Langkah - langkah a. Petugas mengelola dan mengendalikan rekaman sebaik mungkin sehingga
memenuhi persyaratan Akreditasi
b. Petugas memastikan rekaman aman, dicegah dari kerusakan, kehilangan
maupun penyalah-gunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
c. Petugas menata rekaman dengan rapi dan diberikan kode-kode
sedemikian rupa sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan
dan dapat dikembalikan pada tempat semula dengan mudah setelah
digunakan.
d. Koordinator unit harus menunjuk petugas pengelola Pengendalian
Rekaman untuk mengelola dan mengendalikan arsip-arsip yang ada pada
Unit tersebut.
e. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman dibekali pelatihan
Pengendalian Rekaman yang diperlukan.
f. Petugas pengelola/pengendali Pengendalian Rekaman bertanggung jawab
langsung kepada Koordinator Unit
g. Koordinator unit wajib mempunyai log book untuk
mencatat/membukukan semua rekaman yang masuk dan log book untuk
mencatat/membukukan semua rekaman yang keluar dan disimpan pada
unit masing-masing
h. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman menyiapkan dokumen/surat
masuk yang belum menjadi rekaman untuk diberi disposisi oleh pejabat
yang dituju sebelum didistribusikan kepada pihak-pihak terkait/yang
berkepentingan.
i. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman mencatat setiap pendistribusian
suatu rekaman dalam log book/buku eksepedisi sehingga setiap rekaman
yang didistribusikan dapat ditelusuri dengan mudah dan cepat.
j. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman mencatat setiap rekaman yang
dikeluarkan dari tempat penyimpanannya untuk berbagai keperluan dalam
buku peminjaman rekaman.
k. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman memastikan rekaman yang
dikeluarkan/dipinjam dikembalikan ke tempatnya semula.
l. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman mengkoordinasi/ mengatur
penyimpanan/ pengeluaran/ peminjaman untuk pemakaian.
m. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman memisahkan rekaman yang
telah lewat masa retensi pada tempat khusus bila dipandang perlu.
n. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman dapat menghancurkan
Rekaman yang telah kedaluarsa, maka sebelum dihancurkan harus
mendapat persetujuan minimal dari Koordinator Unit
o. Petugas pengelola/pengendalian Rekaman membuat berita acara singkat
pada setiap penghancuran rekaman yang berisi keterangan tentang arsip
yang dihancurkan, tanggal penghancuran/siapa yang menghancurkan dan
bagaimana arsip tersebut dihancurkan.
p. Masing-masing Koordinator Unit menentukan Masa retensi/waktu
penyimpanan setiap arsip, berdasarkan kesepakatan/keperluan. Kecuali
arsip-arsip yang menyangkut masalah keuangan /hukum disimpan sesuai
ketentuan undang-undang yakni minimal selama sepuluh tahun. Bila
masa retensi tidak ditetapkan secara spesifik sesuai keperluannya
dianggap masa retensi arsip adalah 3 tahun.

PENGENDALIAN REKAMAN
No.Dokumen : SPO /2.3.11.3 /TU/ 031
No.Revisi : 00
PUSKESMAS
SENTOLO 1
SPO Tgl Mulai Berlaku
Halaman
: 2 Januari 2015
: 3-3
 5. Diagram Alir
Koordinator Unit menunjuk petugas pengelola Arsip

Pengelola arsip:
Mendapat pengetahuan pengelolaan Arsip .
bertanggung jawab kepada koordinator unit

Arsip dipastikan aman, dicegah dari kerusakan,

kehilangan maupun penyalah-gunaan oleh pihak-
pihak yang tidak berhak.

Arsip dibedakan menurut jenisnya

Arsip aktif
Arsip tidak aktif
Arsip pending

Pedoman
Arsip diberi identitas dan dikelompokkan sehingga
klasiikasi arsip
mudah dalam menemukan dan mengembalikan

Form. Daftar Arsip

Pengelola Arsip mengisi formulir daftar arsip

Buku arsip masuk

Pengelola Pengendalian arsip membuat
-buku arsip masuk untuk mencatat semua arsip Buku arsip keluar
yang masuk
Buku distribusi arsip
-buku arsip keluar untuk mencatat semua arsip yang
Buku peminjaman
keluar arsip
-buku distribusi arsip untuk mencatat distribusi
-buku peminjaman arsip untuk mencatat arsip yang
dipinjam

Setiap arsip yang masuk dan keluar harus diketahui

oleh koordinator unit

Masa simpan setiap arsip ditentukan Koordinator

Unit, berdasarkan kesepakatan/keperluan.

Arsip lewat masa

simpan, Tidak dipisahkan pada tempat khusus
Dimusnahkan?

Ya

Berita acara Dimusnahkan dengan cara dibakar, dengan

Pemusnahan Arsip
persetujuan minimal dari Koordinator Unit

6. Unit terkait Semua Unit

PENGENDALIAN REKAMAN
No.Dokumen : SPO /2.3.11.3 /TU/ 031
No.Revisi : 00
PUSKESMAS
SENTOLO 1
SPO Tgl Mulai Berlaku
Halaman
: 2 Januari 2015
: 4-4
7. REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

NO ISI PERUBAHAN TANGGAL MULAI BERLAKU