dan Personalia
A. PENDAHULUAN
Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan
pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam
penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industri lainnya.
Penilaian dan pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba
bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber daya perusahaan dapat
terbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan.
Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan, audit atas siklus penggajian dan personalia
juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengendalian,
pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analisis, serta pengujian
atas rincian saldo. Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan
personalia serta siklus lainnya meliputi :
Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus lainnya
memasukkan setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh siklus penjualan dan penagihan
memasukkan baik transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali melibatkan
retur penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya memiliki satu
kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui
penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun akun
yang terkait dalam penggajian seperti misalnya penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan kecil sekalipun. Penalty yang tinggi yang dikenakan pemerintah Negara
bagian federal telah mendorong efektifnya pengendalian atas pemotongan dan pembayaran
pajak penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat mengemuka jika karyawan
tidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil.
Karena ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor
menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan prosedur analitis.
Pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian besar akun yang
berhubungan dengan penggajian.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar di atas.
Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui
berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar system, akun gaji
dan upah akrual hanya akan diguakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan,
beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika biaya
tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir
periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Lihat tabel di atas. Kolom ketiga mengidentifikasi 4 fungsi bisnis dalam siklus penggajian
dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi,
akun-akun dan dokumen serta catatan. Auditor harus memahami fungsi bisnis dan dokumen serta
catatan tersebut sebelum dapat menilai resiko pengendalian dan merancang pengujian
pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi.
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk
mewawancarai dan merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga
merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah.
Termasuk penambahan dan penghapusan gajiserta perubahan upah dan pengurangan.
Catatan personalia (personel records) meliputi data seperti tanggal mulai bekerja,
investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan
tanggal berhenti bekerja.
Formulir otorisasi pengurangan. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi
pengurangan gaji, termasuk jumblah pembebasan untuk pemotongan pajak pengasilan, 401(K)
dan program tabungan pension lainnya, obligasi tabungan A.S. serta iuran serikat pekerja.
Formulir otorisasi tingkat pembayaran. Formulir ini digunakan untk mengotorisasi
tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh
manajemen, atau dlam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.
Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang penting
dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap
periode. Untuk mencegah salah saji dalam epat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang
memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
kecurangan. Akun penggajian impress (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah
dimana saldo bernilai kecil dipertahankan. Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan
cek atau transfer dana elektronik dari akun umum ke akun impress segera sebelum distribusi
penggajian.
Formulir W-2 adalah formulir yang dikirim kesetiap karyawan untuk mengikhtisarkan
setiap menghasilan karyawan slama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, dan potongan
FICA (jaminan sosial). Informasi yang sama juga diserahkan kepada internal revenue service
dan komisi pajak Negara bagian serta local jika dapat diberlakukan. Informasi ini disiapkan dari
file induk penggajian dan biasanya dibuat oleh koputer.
SPT pajak penghasilan. Adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local, Negara
bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
Sifat dan tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung pada jenis pajaknya.
Formulir trsebut disiapkan dari informasi yang ada pada induk file penggajian dan biasanya
dibuat oleh computer.pembayaran pemotongan pajak federal dan jaminan social akan jatuh
tempo secara setengah mingguan atau bulanan, tergantung pada julah pemotongan
pajaknya.sebagian besar pajak pengangguran negaara bagian jatuh tempo secara kuartalan.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan
baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para
karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait
serta catatan penggajian biasanya diproses oleh komputer. Karena perihal pembayaran gaji relatif
umum dari perusahaan ke perusahaan, maka harus tersedia sistem komputer yang berkualitas
tinggi.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program harus
dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak, umumnya perusahaan
menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Auditor juga dapat
mengandalkan pada pengendalian internal organisasi jasa. Hal ini bisa diterima jika auditor
organisasi jasa menerbitkan laporan (yang sering kali disebut sebagai laporan SAS 70) mengenai
pengendalian internal organisasi jasa.
Biasanya tidaklah sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam
siklus penggajian dan personalia, besarnya transaksi relatif homogen dan berjumlah kecil.
Sebagai akibatnya auditor jarang menemukan pengecualian ketika menguji transaksi penggajian.
Kadang-kadang, terjadi deviasi pengujian pengendalian, tetapi sebagian besar salah saji moneter
dikoreksi oleh pengendalian verifikasi internal atau ketika merespons keluhan karyawan.
Meskipun ada salah saji, salah saji tersebut jarang bersifat material.
Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian-pengujian tersebut ditekankan karena tidak adanya bukti pihak ketiga yang
independen, seperti konfirmasi, untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang
dipotong, pajak penggajian akrual, dan akun neraca lainnya.
Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak
bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang rendah atau
minimal walaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total beban,
disebabkan karena tiga alasan berikut:
1. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
menyangkut pemotongan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak pengangguran.
Tujuan dari banyak pengendalian internal dan sifat pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi bagi sebagian besar pengujian terpampang dari deskripsinya pada tabel
berikut:
Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan Audit yang Pengendalian Internal Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif
Berkaitan dengan Transaksi Kunci Umum atas Transaksi Umum
Pembayaran penggajian yang Kartu waktu disetujui oleh Memeriksa kartu untuk indikasi Mereview jurnal penggajian,
tercatat adalah untuk pekerjaan penyelia. persetujuan. buku besar umum, dan
yang dilaksanakan oleh karyawan catatan gaji yang diperoleh
yang benar-benar ada Jam waktu digunakan untuk Memeriksa kartu waktu. menyangkut jumlah yang
(keterjadian)
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan Audit yang Pengendalian Internal Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif
Berkaitan dengan Transaksi Kunci Umum atas Transaksi Umum
mencatat waktu. Mereview kebijakan personalia. besar atau tidak biasa.
Transaksi penggajian yang ada Cek gaji telah dipranomori dan Memperhitungkan urutan cek Merekonsiliasi pengeluaran
telah dicatat (kelengkapan) diperhitungkan. gaji. dalam jurnal penggajian
dengan pengeluaran pada
Akun bank telah direkonsiliasi Membahas dengan karyawan dan rekening bank penggajian.
secara independen. mengamati rekonsiliasi.
Membuktikan rekonsiliasi
bank.
Transaksi penggajian yang dicatat Perhitungan dan jumlah telah Memeriksa indikasi verifikasi Menghitung ulang jam yang
adalah untuk jumlah waktu yang diverifikasi secara internal. internal. digunakan dari kartu
benar-benar dikerjakan dan pada waktu.
tingkat upah yang sesuai; Total batch dibandingkan dengan Memeriksa file total batch untuk
pemotongan pajak telah dihitung laporan ikhtisar komputer. melihat tanda tangan klerk Membandingkan tingkat
dengan benar (keakuratan) pengendali data; upah dengan kontrak
Tingkat upah, gaji, atau tingkat membandingkan totalnya serikat pekerja,
komisi diotorisasi secara layak. dengan laporan ikhtisar. persetujuan oleh dewan
Pemotongan termasuk jumlah direksi, atau sumber
Memeriksa catatan penggajian
untuk asuransi dan tabungan lainnya.
menyangkut indikasi otorisasi.
penggajian telah diotorisasi Menghitung ulang
secara layak. Memeriksa otorisasi dalam file pembayaran kotor.
personalia.
Mengecek pemotongan
dengan mengacu pada
tabel pajak dan formulir
otorisasi dalam file
personalia.
Menghitung ulang
pembayaran bersih.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan Audit yang Pengendalian Internal Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif
Berkaitan dengan Transaksi Kunci Umum atas Transaksi Umum
Transaksi penggajian telah Bagan akun yang memadai telah Mereview bagan akun. Membandingkan klasifikasi
diklasifikasikan dengan benar digunakan. dengan bagan akun atau
(klasifikasi) Memeriksa indikasi verifikasi prosedur manual.
Klasifikasi akun telah diverifikasi internal.
secara internal. Mereview kartu waktu
karyawan departemen dan
tiket pekerjaan untuk
penugasan pekerjaan serta
menelusuri ke distribusi
tenaga kerja.
Transaksi penggajian telah dicatat Prosedur memerlukan pencatatan Memeriksa prosedur manual dan Membandingkan tanggal cek
pada tanggal yang benar transaksi sesegera mungkin mengamati kapan pencatatan yang tercatat dalam jurnal
(ketetapan waktu) setelah penggajian dibayarkan. dilakukan. penggajian dengan tanggal
pada cek yang dibatalkan
Transaksi telah diverifikasi secara Memeriksa indikasi verifikasi dan kartu waktu.
internal. internal.
Membandingkan tanggal
pada cek dengan tanggal
cek tersebut dicairkan
bank.
1. Pengendalian Kunci
Pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan personalia dalah sebagai berikut:
a. Pemisahan tugas yang memadai
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
yang menyiapkan dokumen tersebut adalah orang baru, tidak ada verifikasi internal,
dan masalah arus kas yang dikadapi klien.
b. Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tepat waktu
Auditor harus menguji apakah bagian penggajian telah menyetorkan potongan pajak
atas karyawan, walaupun biasanya dilakukan dari pengeluaran kas umum. Pengujian
tersebut termasuk potongan pajak, iuran pensiun, JHT, JKK, Potongan asuransi, dan
tabungan penggajian. Pertama tama, auditor harus tau aturan pajak nya berdasarkan
undang undang dan aturan turunannya, termasuk kontran kerja karyawan. Setelah itu,
auditor dapat dengan mudah untuk menentukan apakah klien telah melakukan
pepembayaran dengan jumlah benar dan tepat waktu dengan membandingkannya
dengan catatan penggajian.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
mendeteksi hal itu, auditor dapat meng-cross check absen dengan catatan lainnya
pegawai untuk menguji tanda tangan yang diotorisasi dan kelayakan endorsment.
Auditor juga memeriksa endorsment atau endorsment kedua untuk melihat adanya
jumlah yang tidak biasa atau kemungkinan penyalahgunaan check. Untuk menguji
karyawan yang tidak ada, auditor dapat menguji transaksi jurnal penggajian ke catatan
pada bagian SDM untuk menguji apakah karyawan tersebut benar benar ada pada
periode penggajian.
Untuk mengetahui bahwa karyawan yang telah berhenti ditangani dengan layak adalah
memilih beberapa file karyawan tersebut pada tahun berjalan dari bagian personalia
untuk menentukan apakah karyawan tersebut telah diberikan pesangon secara tepat.
Jika karyawan telah berhenti namun masih digaji terus, maka dapat di cek dengan
memeriksa catatan penggajian periode periode selanjutnya. Namun metode ini tidak
efektif bila bagian SDM tidak diberitahu jika karyawan tersebut telah berhenti.
Dalam beberapa kasus, auditor akan meminta untuk dilakukan pembayaran gaji
kejutan. Ini adalah pengujian dimana semua karyawan harus mengambil cek gaji dan
menandatangani di depan penyelia dan auditor. Setiap cek yang tidak diambil dan
ditandatangani harus diinvestigasi untuk menentukan apakah itu adalah kecurangan
atau penipuan. Prosedur ini sangat mahal namun mungkin merupakan satu satunya cara
membuktikan penggelapan uang.
c. Pengujian atas kecurangan waktu
Seringkali terjadi jika karyawan melaporkan jam kerjanya lebih banyak daripada
sebenarnya. Caranya adalah menguji catatan penggajiann dengan catatan jam kerja
yang independen seperti yang sering dilakukan oleh pengendalian produksi. Contohnya
dengan mengamati kemungkinan karyawan memasukkan kartu absen temannya. Akan
tetapi akan jauh lebih mudah bagi klien untuk melakukan pengendalian internal
daripada auditor untuk mengujinya.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
dengan penggajian yang kompleks, seperti rencana kompensasi berdasarkan saham yang
dapat meningkatkan risiko inheren yang berhubungan denngan akuntansi dan pengungkapan
kesepakatan tersebut.
3. Menilai Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang Terkait (Tahap I dan
II)
Telah dijelaskan sebelumnya di atas atas penilaian risiko pengendalian, pengujian
pengendalian, serta pengujian substantif atas transaksi yang berhubungan.
4. Melaksanakan Prosedur Analitis (Tahap III)
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
5.
Merancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Kewajiban dan
Beban (Tahap III)
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah:
a. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)
b.Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar
(cut off)
Perhatian utama dari kedua tujuan adalah untuk memastikan bahwa todak ada kurang saji
atau akrual yang dihilangkan. Selanjutnya kita akan membahas akun kewajiban yang utama
dalam siklus penggajian dan personalia.
a. Jumlah potongan dari gaji karyawan: Pajak penghasilan yang dipotong tetapi belum
dibayarkan kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan
jurnal penggajian, formulir pajak penghasilan yang dibuat pada periode selanjutnya,
dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Pos lainnya dapat dilakukan pengujian
dengan cara yang serupa.
b. Gaji dan upah akrual: setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk
mengakrualkan upah dan mengetahui bahwa hal tersebut konsisten dengan tahun
sebelumnya, untuk mengujia cut off dan keakuratan adalah dengan meghitung ulang
akrual klien. Salah saji yang sering terjadi adalah kelalaian memasukkan jumlah hari
yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
c. Komisi Akrual : konsepnya sama dnegan gaji akrual namun lebih sulit karena adanya
ragam perjanjian komisi yang berbeda-beda. Yang harus dilakukan pertama adalah
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Prosedur audit merupakan hal umum yang ditemukan dalam mengaudit siklus penggajian dan
personalia :
1. Memeriksa jurnal semua periode untuk mencari transaksi yang tidak biasa untuk menentukan
apakah mereka dicatat dengan benar.
2. Memeriksa ulang bukti mengenai tingkat penggajian dan perhitungan oleh seseorang yang
independen.
3. Memperoleh skedul dari semua kewajiban penggajian dan menelusuri ke buku besar umum.
4. Memilih sampel 20 cek gaji yang dibatalkan dan akun untuk urutan numerik.
5. Memfoot dan mengcross-foot jurnal penggajian untuk dua periode dan menelusuri jumlah total
ke buku besar umum.
6. Untuk kewajiban penggajian memeriksa pengeluaran kas selanjutnya dan dokumen pendukung
seperti SPT pajak, penerimaan setoran, dan penerimaan pajak.
7. Memilih sampel 20 cek gaji yang dibatalkan dan menelusuri ayat jurnal penggajian untuk nama,
tanggal, dan jumlah.
8. Menghitung tenaga kerja langsung, tenaga kerja tidak langsung, dan komisi sebagai persentase
dari penjumlahan bersih dan membandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya.
9. Memeriksa persetujuan pemilik untuk tingkat pembayaran dan potongan.
10. Menghitung beban pajak penggajian sebagai persentase dari total upah, gaji, dan komisi.
11. Membahas dengan manajemen setiap kewajiban penggajian yang dicatat di dalam tahun
sebelumnya yang tidak disediakan untuk saat ini.
12. Memilih sampel 40 jurnal di jurnal penggajian dan menelusuri masing-masing ke kartu waktu
yang disetujui.
Diminta:
a. Pilih salah satu jenis pengujian untuk setiap prosedur audit berikut:
1. Pengujian pengendalian
2. Pengujian subtantif atas transaksi
3. Prosedur analitis
4. Pengujian atas rincian saldo
b. Untuk setiap pengujian pengendalian atau pengujian subtantif atas transaksi, identifikasikan
tujuan audit yang terkait dengan transaksi yang dapat diterapkan.
c. Untuk setiap pengujian atas rincian saldo, identifikasikan tujuan audit yang terkait dengan
saldo.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Jawaban :