TUGAS KELOMPOK DOSEN PEMBIMBING

PERANCANGAN STRATEGIS TEKNLOGI INFORMASI LOLA OKTAVIA, SST, MSi

PERANCANGAN STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI

Studi Kasus : Kantor Badan Arsip Kota Pekanbaru

KELOMPOK 1:
AGUNG SURYA LESMANA
ALI UMAR
DIRGAHAYU PUTRA
FEGY FERNANDA
MAULANA IHSAN
MUHAMMAD FAJRI
SYAFRONI MEGI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU
PEKANBARU
2016
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullahhi Wabarakatuh.

Puji syukur kehadirat Allah SWT berkat limpahan rahmat dan karunia-
Nya, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan tugas besar
Perancangan Strategis Teknologi Informasi studi kasus: Kantor BPA Kota
Pekanbaru tepat pada waktunya. Shalawat beriringkan salam tak lupa kita
hadiahkan buat panutan kita yakni Nabi Muhammad SAW, yang telah berjasa
membawa umat islam dari zaman kegelapan ke zaman yang terang benderang
akan ilmu pengetahuan.

Dalam penyusunan laporan ini, tentunya masih jauh dari kesempurnaan

baik dari segi penulisan maupun dari segi materi. Hal ini dikarenakan
keterbatasannya pengetahuan yang dimiliki penulis, oleh karena itu demi
melengkapi kesempurnaan dari laporan ini diharapkan adanya kritik dan saran
yang bersifat membangun. Penulisan laporan ini merupakan salah satu syarat
untuk mata kuliah pilihan Perancangan Strategis Teknologi Informasi, untuk itu
penulis mengucapkan terimakasih kepada Ibu Lola Oktavia selaku dosen pengajar
mata kuliah Perancangan Strategis Teknologi Informasi yang dengan sabar
mengajarkan materi. Serta teman-teman yang membantu dan memberi semangat
kepada penulis untuk menyelesaikan laporan ini.

Akhir kata, semoga laporan ini dapat diterima dan bermanfaat bagi
pembaca. Wassalamualaikum Warahmatullahhi Wabarakatuh.

Pekanbaru, Desember 2016

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan tidak bisa dipisahkan dari pembelajaran siswa-siswi di
sekolah maupun diluar sekolah dalam mencari informasi mengenai beberapa
bidang ilmu pengetahuan. Perpustakaan menyediakan fasilitas yang dapat
mendukung pembelajaran siswa apabila dimanfatkan semaksimal mungkin.
Dengan meningkatkan fungsi perpustakaan, diharapkan perputakaan dapat
melaksanakan tugasnya sebagai media pendukung belajar dan mengajar selain di
sekolah.

Selain berfokus pada proses bisnis perpustakaan, BPA Kota Pekanbaru

juga berfokus pada pengelolaan arsip dokumentasi pemerintahan. Dengan
banyaknya proses bisnis yang ada di kantor BPA Kota Pekanbaru tentunya akan
banyak pekerjaan yang harus selesaikan demi tercapainya visi besar yaitu
Terwujudnya Pusat Informasi dan Dokumentasi serta Pusat Baca di Kota
Pekanbaru. Oleh karena itu perlu adanya perencanaan strategi yang baik dan
tepat sasaran untuk menghindari kegagalan dari implementasi system informasi
dan penerapan infrastruktur TI. Perencanaan strategis system informasi adalah
proses penyelarasan antara strategi system informasi dengan strategi organisasi
bisnis. (Biyati Ahwarumi, 3).

Perencanaan Strategi Sistem Informasi merupakan sekumpulan tujuan

jangka panjang yang menggambarkan tujuan sistem dan arsitektur teknologi
informasi untuk mencapai tujuan perusahaan. (Turban 2003, p432). Isi dari tugas
besar ini adalah berupa analisis perancangan strategis SI/TI kantor BPA Kota
Pekanbaru.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka didapatlah
rumusan masalah yaitu Bagaimana menganalisa perencanaan strategis SI/TI di
kantor BPA Kota Pekanbaru untuk mencapai visi dan misi kedepannya.

1.3 Batasan Masalah

Oleh karena keterbatasan waktu serta pengetahuan penulis, maka agar
pembahasan ini tidak menyimpang dari tujuan, dilakukan pembatasan masalah
sebagai berikut:

1. Menganalisis keadaan kantor BPA Kota Pekanbaru menggunakan

metode SWOT.

2. Menganalisis keadaan kantor BPA Kota Pekanbaru menggunakan

metode CSF.

3. Menganalisis keadaan kantor BPA Kota Pekanbaru dari sisi internal

SI/TI

4. Menganalisis keadaan kantor BPA Kota Pekanbaru dari sisi

eksternal SI/TI

1.4 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan laporan tugas besar ini adalah sebagai
berikut :

1. Memahani dan mendalami bagaimana mengalisis perancangan

strategis di suatu instansi.

2. Belajar berfikir kritis dan dinamis untuk memberikan solusi berupa

perencanaan strategis.

3. Untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah Perencanaan Strategis

Teknologi Informasi
 BAB II
PROFIL INSTANSI

2.1 Sejarah Umum Instansi

Perpustakaan sebagai sistem pengelolaan rekaman gagasan, pemikiran,
pengalaman, dan pengetahuan umat manusia, mempunyai fungsi utama
melestarikan hasil budaya umat manusia tersebut, khususnya yang berbentuk
dokumen karya cetak dan karya rekam lainnya, serta menyampaikan gagasan,
pemikiran, pengalaman, dan pengetahuan umat manusia itu kepada generasi-
generasi selanjutnya. Sasaran dari pelaksanaan fungsi ini adalah terbentuknya
masyarakat yang mempunyai budaya membaca dan belajar sepanjang hayat. Di
sisi lain, perpustakaan juga berfungsi untuk mendukung Sistem Pendidikan
Nasional sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003
tentang Sistem Pendidikan Nasional.

Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi, ilmu pengetahuan,

teknologi, kesenian, dan kebudayaan.Berdasarkan sejarah dan fungsi perpustakaan
menurut Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional di atas, maka dapat disimpulkan bahwa perpustakaan memiliki beberapa
fungsi, yaitu fungsi pendidikan, fungsi penelitian, fungsi pelestarian, fungsi
informasi, fungsi rekreasi. Undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang
perpustakaan juga menjelaskan mengenai fungsi perpustakaan itu sendiri,
Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian,
informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa.

Agar fungsi perpustakaan dapat terlaksana, salah satu upaya yang dapat
dilakukan adalah dengan penyelenggaraan perpustakaan umum di tiap daerah baik
provinsi maupun kota. Hal ini berdasarkan Undang-undang nomor 43 tahun 2007
tentang perpustakaan. Pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota
menyelenggarakan perpustakaan umum daerah yang koleksinya mendukung
pelestarian hasil budaya daerah masing-masing dan memfasilitasi terwujudnya
masyarakat pembelajar sepanjang hayat.

Badan Perpustakaan dan Arsip (BPA) Kota Pekanbaru hadir sebagai salah satu
wujud keseriusan Pemerintah Kota Pekanbaru dalam melaksanakan amanat
Undang-undang untuk mencerdaskan kehidupan bangsa.

Keberadaan BPA Kota Pekanbaru diharapkan dapat membantu program

pemerintah kota Pekanbaru khususnya dan Indonesia umumnya melalui bidang
pendidikan luar sekolah bagi seluruh lapisan masyarakat dengan informasi/koleksi
serta layanan yang disediakan.

Selain itu, keberadaan BPA Kota Pekanbaru juga diharapkan dapat

menjadi partner yang baik bagi masyarakat dalam pemenuhan kebutuhan
informasi serta menumbuh kembangkan minat baca masyarakat sehingga
terciptanya masyarakat yang memiliki budaya baca serta kaya akan informasi dan
ilmu pengetahuan.

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

2.2.1 Visi

Terwujudnya Pusat Informasi dan Dokumentasi serta Pusat Baca di Kota

Pekanbaru.

2.2.2 Misi

1. Meningkatkan kualitas perpustakaan umum serta mencerdaskan

masyarakat Kota Pekanbaru melalui pengembangan, pembinaan,
pelayanan dan informasi.

2. Melaksanakan promosi, sosialisasi, dan penyuluhan di bidang kearsipan

dalam rangka meningkatkan tata kelola arsip.
 3. Melestarikan khasanah literatur, bibliografi Kota Pekanbaru dan
mewujudkan tertibnya penyimpanan dokumentasi administrasi negara
yang bermanfaat bagi masyarakat.

4. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas sumberdaya manusia melalui

peningkatan pengetahuan dan keterampilan aparatur.

5. Mengoptimalkan kinerja dalam menunjang manajemen operasional

perkantoran.

2.3 Struktur Organisasi

Di kantor Badan Perpustakaan dan Arsip (BPA) Kota Pekanbaru terdiri
dari bagianbagian yang saling bekerja sama dalam menyelesaikan tugasnya.
Semuabagian tersebut dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang juga
bertanggung jawab mengorganisir struktur kantor agar dapat menjalankan fungsi
fungsi dari setiap bagian bidang. Adapun untuk lebih jelasnya dapat melihat
struktur organisasi pada gambar dibawah ini:
Gambar 1 Struktur Organisasi BPA Kota Pekanbaru
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1. Analisis SWOT

Perencanaan merupakan langkah pertama dalam kegiatan apapun tidak
terkecuali dengan perencanaan bisnis. Meskipun Badan Arsip Kota Pekanbaru
merupakan instansi pemerintahan yang notabene bukan mencari keuntungan,
BPA Kota pekanbaru tentunya memilki misi yaitu Membudayakan minat
membaca dari usia dini yang dimana jika misi ini tercapai tentunya akan
menaikan citra BPA Kota Pekanbaru sebagai instansi pemerintah yang sukses
dalam pendidikan usia dini dalam menanamkan semangat membaca generasi
muda.

Pada tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang
menyeluruh. Bila perencanaan ini berhasil maka sama artinya dengan
merencanakan keberhasilan, dan sebaliknya bila gagal dalam perencanaan maka
sama artinya dengan merencanakan kegagalan. Sehingga alat analisis dalam
perencanaan ini juga menjadi bagian penentu dalam keberhasilan perencanaan.

Salah satu alat analisis dasar dalam perencanaan adalah dengan

menggunakan metode SWOT. Metode SWOT menganalisis internal kekuatan
(strengths) dan kelemahan (weaknesses) serta analisis ekternal peluang
(opportunities) dan ancaman (threats). SWOT merupakan cara sederhana untuk
memperkirakan cara terbaik untuk melakukan strategi. Implementasi SWOT
sangat bergantung dengan situasi dan kondisi, baik itu situasi kondisi internal
maupun eksternal. Agar mencapai hasil yang maksimal dalam analisis SWOT,
Anda harus mampu merangkum berbagai indikasi yang digunakan untuk
menghitung analisis SWOT itu sendiri.

Analisis SWOT yang dilakukan bersama dengan sekretaris BPA Kota

Pekanbaru yaitu bapak Syahyarwan Zam, M.Si yang dilakukan untuk
mendapatkan hasil identifikasi berupa poin-poin dari analisis SWOT yaitu
kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman sesuai dengan kondisi BPA Kota
Pekanbaru Maka hasil hasil analisis SWOT yang dilakukan sesuai dengan aspek-
aspek pada kondisi internal dan eksternal suatu institusi pendidikan serta
berdasarkan hasil wawancara adalah sebagai berikut:

Kekuatan Kelemahan

Faktor Internal 1. Koleksi buku BPA Kota

A. Keadaan Pegawai Kantor
1. Pustakawan dan staf
administrasi di perpustakaan
memahami tentang tugasnya
dan dapat memanfaatkan
teknologi informasi dengan
baik.
2. Terpenuhinya SDM sesuai
dengan bidang keahlian untuk
menunjang operasional kantor
BPA Kota Pekanbaru
B. Keadaan Infrastruktur
pekanbaru masih sedikit
terutama di bagian pendidikan
umum sekolah, koleksi buku
BPA Kota Pekanbaru di
dominasi dengan buku sejarah
kota Pekanbaru sekitar 35%,
sisanya yaitu dibagian
pendidikan umum,
keterampilan, novel, buku
anak-anak, dll.
2. Ruang baca menjadi ribut bila
terdapat pengunjung yang
sedang berdiskusi.

1. Kantor sudah terhubung 3. Pada proses peminjaman buku

dengan jaringan komputer baik
itu pada bagian local(private)
maupun publik(internet).
2. Kantor juga memiliki server
untuk melayani kebutuhan data
penyimpanan seperti: data
pegawai, arsip buku, dll.
3. Pada bagian absensi kantor
masih dilakukan dengan cara
manual.
4. Tidak adanya pengamanan
terhadap koleksi buku
perpustakaan BPA Kota
Pekanbaru.
5. Beberapa pegawai masih
belum awam dengan penerapan
 sudah memiliki absensi
pegawai berbasis fingerprint
absent .
4. Adanya OPAC (Online Public
Acces Catalog) untuk melihat
koleksi yang dimiliki
perpustakaan.
5. Terdapat alternatif pembangkit
listrik (Genset) jika listrik PLN
padam.
C. Keadaan Gedung
1. Fasilitas gedung dan sarana
pendukung seperti meja baca,
rak buku, dan tempat pengguna
hot spot sebagai penunjang
keberhasilan pelayanan
tersedia dan tertata dengan
baik.
Peluang
Faktor Internal
1. Tersedianya layanan Hotspot
atau Internet Gratis sebagai
alternatif bagi pengunjung
dalam menemukan informasi.
2. Dengan perubahan kurikulum
belajar oleh kemendikbud yang
lebih membuat siswa menjadi
sistem terkomputerisasi seperti
pembuatan kartu anggota
perpustakaan BPA Kota
Pekanbaru.
Faktor Eksternal
1. Pamor dari perpustakaan BPA
Kota Pekanbaru masih kalah
saing dengan perpustakaan
kota yaitu Perpustakaan
Soeman HS.
2. Letak dari kantor BPA Kota
Pekanbaru yang sedikit sulit di
akses, karena terletak di sekitar
pemukiman ramai penduduk
bukan di tengah tengah kota
seperti kantor pemerintahan
pada umumnya.
Ancaman
Faktor Internal
1. Tidak tersedianya perangkat
pengamanan server kantor BPA
Kota Pekanbaru dalam
mengatasi beberapa kejadian
yang tidak terduga seperti
kebakaran hal tersebut sangat
penting karena menyangkut
data pegawai dan operasional
 lebih aktif dalam mencari
informasi mengenai materi
pembelajaran mereka.
Faktor Eksternal
1. Letak geografis dari kantor
BPA Kota Pekanbaru dekat
dengan beberapa sekolah
seperti SD, SMP Kartika
Pekanbaru, SMA Handayani,
SMA Negeri 9, SMA Negeri 1,
SMP Negeri 10, SMP Negeri 4,
SMP Negeri 14, SMP Negeri 1.
3. Jaringan BPA Kota Pekanbaru
kerjasama dengan bebeapa
resource sharing antar
pepustakaan di beberapa
universitas di kota pekanbaru.
kantor.
2. Kurangnya alokasi dana
anggaran untuk perpustakaan
BPA Kota Pekanbaru untuk
melengkapi koleksi buku.
Faktor Eksternal
1. Rendahnya kepercayaan
pengguna karena banyak
informasi yang mereka
butuhkan tidak tersedia di
perpustakaan.
2. Degan semakin menjamurnya
penggunaan smartphone saat
ini lebih banyak orang mencari
informasi lewat internet dari
pada mencari informasi lewat
buku.

Setelah mengetahui kondisi internal dan eksternal Kantor Badan Arsip

Kota Pekanbaru melalui tabel diatas dibuatlah matriks analisis pemanfaatan dari
beberapa faktor SWOT yang telah dijabarkan diatas.

Internal
Kekuatan Kelemahan
Eksternal
Strategi mengatasi
Strategi pemanfaatan
kelemahan dengan
Peluang kekuatan dan peluang
memanfaatkan peluang
 Internal
Kekuatan Kelemahan
Eksternal
Strategi pemanfaatan
Strategi mengatasi
kekuatan dalam
Ancaman kelemahan dan ancaman
mengatasi ancaman

Strategi Pemanfaatan Kekuatan dan Peluang

1. Dengan tersedianya beberapa SDM yang menguasai penggunaan
Teknologi Informasi seperti pembuatan kartu anggota dan pengoperasian
OPAC dapat meminimalisir pengeluaran dana pelatihan oleh pihak
ketiga dalam mentraining pegawai kantor yang masih belum bisa
mengoperasikan beberapa sistem yang sudah berjalan di Kantor Badan
Arsip Kota Pekanbaru.

2. Dengan posisi Kantor Badan Arsip Kota Pekanbaru yang strategis bagi
pelajar tentunya dapat menarik minat para siswa/siswi sd, smp dan sma
untuk mencari informasi berupa materi sekolah di perpustakaan Badan
Arsip Kota Pekanbaru dan juga dengan tersedianya layanan internet
gratis juga dapat menarik minat para pengunjung untuk dapat
berkunjung ke perpustakaan Badan Arsip Kota Pekanbaru.

3. Dengan menjalin kemitraan dengan beberapa perpustakaan universitas

yang ada di pekanbaru tentunya akan lebih menarik minat pengunjung
khususnya mahasiswa dalam mencari informasi terkait tugas kampus
dan penelitian.

Strategi mengatasi Kelemahan dengan memanfaatkan Peluang

1. Dengan menjalin kerjasama dengan beberapa perpustakaan di
universitas yang ada di pekanbaru tentunya dapat menutupi kekurangan
koleksi buku yang ada di perpustakaan BPA Kota Pekanbaru hal tersebut
 juga merupakan kelebihan yang tidak dimiliki oleh perpustakaan utama
Soeman HS.

2. Adanya jaringan internet gratis bagi pengunjung juga merupakan nilai

tambah yang akan menaikan brand perpustakaan BPA Kota Pekanbaru.

Strategi Pemanfaatan Kekuatan dalam mengatasi Ancaman

1. Perlu adanya penambahan anggaran operasional dalam mengatasi
beberapa ancaman seperti:

a) Kurangnya kepercayaan pengunjung terhadap koleksi buku

perpustakaan Kantor Badan Arsip Kota Pekanbaru.

Solusi :

Menjalin kerjasama dengan pihak-pihak luar dalam

membantu pengadaan koleksi buku

Meningkatakan konektivitas internat publik kantor sehingga

dalam kedaaan dimana pengunjung sangat ramai koneksi
internet masih stabil dan pengunjung tidak kesulitan dalam
akses internet mencari referensi informasi lain.

b) Tidak tersedianya perangkat pengamanan server kantor BPA

Kota Pekanbaru dalam mengatasi beberapa kejadian yang
tidak terduga.

Solusi :

Pengadaan beberapa mekanisme pengamanan perangkat

server untuk melindungi data internal kantor, dimana opsi
paling bijak adalah menyediakan dana lebih untuk
pengadaan rak server anti kebakaran.

Strategi mengatasi Kelemahan dan Ancaman

1. Perlu adanya tambahan anggaran untuk melindungi beberapa asek kantor
seperti server, arsip dokumentasi, infrastruktur, dan koleksi buku.

2. Dengan sudah adanya beberapa infrastruktur yang mendukung proses bisnis

seperti server, peralatan jaringan, dana anggaran pemerintah untuk kantor
BPA Kota Pekanbaru dapat digunakan untuk kebijakan lain seperti promosi,
sehingga tidak hanya siswa/i sekitar kantor yang tahu akan keberadaan
perpustakaan BPA Kota Pekanbaru.

3.2. Analisis CSF

Analisa CFS merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan
lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CFS dapat
ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari analisa CFS
adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas
yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan (Pipin, 2012). CFS
berperan sebagai penguhubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi
sistem informasi yang dimiliki. Dengan adanya CFS, akan dengan mudah
memfokuskan proses perencanaan strategis sistem informasi pada area yang
strategis.

Critical success factors (CSF) merupakan sebuah strategi analisa yang

membantu seorang manajer untuk mencapai tujuan dari perusahaan, termasuk
faktor-faktor yang akan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian
tujuan. CSF dapat ditentukan jika objektif atau arah dan tujuan organisasi telah
diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih
jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang
dibutuhkan.

Analisa CSF (Faktor Penentu Keberhasilan) merupakan sebuah metode

yang kuat untuk mengkonsentrasikan kunci kebutuhan yang diperlukan oleh
sebuah organisasi. Untuk menganalisa CSF ini, penulis mengambil misi organisasi
yaitu dari misi kantor BPA Kota Pekanbaru yang menghasilkan tujuan strategis
yang dapat diwujudkan sebagai dasar pelaksanaan dari setiap nilai misi yang
dibuat oleh pihak kantor BPA Kota Pekanbaru.

Misi BPA Kota Faktor Penentu

Tujuan Strategis
Pekanbaru Keberhasilan
Mengadakan sarana dan Memiliki rencana Menambah koleksi
prasarana pendukung pengembangan buku perpustakaan
Perpustakaan dan koleksi supaya dapat
Kearsipan. memenuhi
Tersedianya
kebutuhan
pedoman Teknis
pengunjung akan
Pengolahan aset
informasi
kantor (Koleksi
Buku dan Data Agar terciptanya
Arsip) suatu mekanis
pelolaan koleksi
Adanya suatu
buku dan arsip yang
mekanisme
terpadu
kerjasama dengan
lembaga/perpustaka
an dalam dan luar
negeri dalam
pengembangan
koleksi buku
perpustakaan
Mengikut sertakan Tersedianya Agar meningkatkan
tenaga Perpustakaan dan pedoman teknis kualitas pegawai
Kearsipan pada diklat- pelaksanaan training dengan mengikuti
diklat yang diadakan bagi tenaga standar yang
Perpustakaan Nasional, Perpustakaan dan diterapkan di skala
Arsip Nasional, Badan Kearsipan nasional di bagian
Dilkat Perpustakaan, pengelolaan arsip
Pusdiklat ANRI, serta dan perpustakaan
Instansi terkait.

Melaksanakan sistem Tersedia anggaran Memudahkan

manajemen pengelolaan tahunan terhadap kegiatan operasional
perpustakaan dan sistem pengadaan sistem kantor serta
manajemen pengelolaan informasi meningkatkan
kearsipan yang berbasis produktivitas
Membuat sistem
teknologi informasi dan pegawai dengan
informasi dalam
komunikasi. penerapan sistem
memudahkan proses
terkomputerisasi di
bisnis kantor dalam
beberapa bagian.
memangemen data
kearsipan dan
perpustakaan
Mengembangkan dan Membuat standar Menghasilkan SDM/
meningkatkan kualitas kualifikasi pegawai yang
sumberdaya manusia penerimaan SDM bermutu dalam
melalui peningkatan berdasarkan mengerjakan
pengetahuan dan pendidikan yang pekerjaan sesuai
keterampilan aparatur. ditempuh sesuai dengan bidang
dengan posisi yang keahlian demi
dibutuhkan tercapainya visi dari
kantor BPA Kota
Mengadakan
Pekanbaru
evaluasi kerja
bulanan pegawai
dan memberikan
reward ketika suatu
target tecapai
Mengoptimalkan kinerja Tersedianya Untuk mengetahui
dalam menunjang informasi mengenai tingkat kedisiplinan
manajemen operasional data aktivitas pegawai terhadap
perkantoran. pegawai (absensi, tanggung jawabnya
lembur, dll.) yang sesuai dengan
terkomputerisasi. peraturan kantor

Tersedianya Agar terciptanya

perangkat kemandirian dalam
pendukung kegiatan pengelolaan aset
pemeliharaan, kantor dan
perawatan, restorasi meminimalisir
aset- aset arsip dan penggunaan jasa
perpustakaan pihak ketiga untuk
menghemat biaya.

3.3. Analisis Lingkungan Internal SI/TI

Analisis lingkungan internal SI/TI mencakup seluruh sumber daya SI/TI
dalam organisasi. Sumber daya yang dimaksud adalah seluruh sistem, teknologi,
dan manajemen informasi yang ada dan dimanfaatkan oleh organisasi untuk
keperluan bisnis dan teknis. Analisis lingkungan bisnis ini merupakan kegiatan
untuk mengetahui posisi, keadaan dan kekuatan SI/TI organisasi. Ketiga hal
tersebut menjadi patokan dan pertimbangan melakukan renstra guna pemanfaatan
SI/ TI bagi organisasi di saat mendatang.

Berikut ini tabel Current Portofolio atau portofolio SI/TI yang ada pada
kantor BPA Kota Pekanbaru saat ini:

Strategic High Potential

1. E-mail (Gmail). 1. Microsoft Office.

2. OPAC (Online Public Access

Catalog).

3. Sistem Informasi website utama

 kantor.

4. Mobile Aplication i-Pekanbaru,

Digital Library.
1. Microsoft Office. 1. Adobe Photoshop.

2. Sistem informasi Absensi 2. Xampp.

Pegawai 3. Notepad++.
Key Operational Support

Melihat tabel diatas beberapa proses bisnis utama masih dilakukan secara
manual oleh pegawai-pegawai kantor BPA Kota Pekanbaru, oleh karena itu perlu
adanya pengembangan dari sisi SI/TI kantor, untuk mengatasi hal tersebut berikut
ini Future Portfolio yang mungkin dapat dipertimbangkan demi kelancaran proses
bisnis kantor:

Strategic High Potential

1. OPAC (Online Public Access 1. Sistem informasi pembuatan kartu
Catalog). anggota perpustakaan

2. Sistem Informasi website utama 2. Sistem informasi perpustakaan

kantor.
3. Mobile Aplication i-Pekanbaru,
Digital Library
1. Sistem Informasi pengelolaan
data pegawai (Absensi, lembur,
cuti, tunjangan, dll.)
(peminjaman, pengembalian,
denda, dll.)
3. Sistem informasi kearsipan
(peminjaman, pengembalian,
denda, dll.)
1. Sistem informasi pengelolaan surat
menyurat

2. Sistem informasi keuangan

3. Sistem informasi management

aset kantor (Arsip, buku
 perpustakaan).
Key Operational Support

Berdasarkan prioritas kebutuhan sistem informasi, maka aplikasi yang

akan diterapkan terlebih dahulu adalah :

a) Sistem Informasi pengelolaan data pegawai (Absensi, lembur, cuti,

tunjangan, dll.).

b) Sistem informasi keuangan.

c) Sistem informasi management aset kantor (Arsip, buku perpustakaan).

d) Sistem informasi pembuatan kartu anggota perpustakaan.

e) Sistem informasi perpustakaan (peminjaman, pengembalian, denda,

dll.).

f) Sistem informasi kearsipan (peminjaman, pengembalian, denda, dll.)

g) Sistem Informasi website utama kantor. (Pengembangan dari segi

konten dan promosi).

h) Mobile Aplication i-Pekanbaru, Digital Library penyempurnaan dan

promosi dari aplikasi i-Pekanbaru untuk menaikan branding kantor
BPA Kota Pekanbaru.

Agar aplikasi yang akan dibuat itu memiliki nilai tambah, tidak hanya
sekedar otomatisasi dariproses manual, maka dilakukan integrasi aplikasi melalui
sistem informasi yang terpadu yaitu :

a) Sistem Informasi pengelolaan data pegawai -- terintergrasi dengan

b) Sistem informasi keuangan

c) Sistem informasi management aset kantor

d) Sistem informasi perpustakaan

e) Sistem informasi kearsipan

 3.4. Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI
Analisis lingkungan eksternal SI/TI berguna untuk mengetahui
perkembangan teknologi dalam organisasi dan menelaah teknologi tersebut guna
dimanfaatkan dalam mendukung strategis bisnisnya di saat yang akan datang.
Ada beberapa proses yang dilakukan guna mengetahui perkembangan teknologi
dalam organisasi yaitu:

1. Mengetahui perkembangan teknologi dalam organisasi.

2. mengetahui peluang keunggulan kompetitif terhadap pesaing.

Pada instansi pemerintahan khususnya yang bergerak berorienstasi pada

jasa, tentunya pemberian layanan yang memuaskan adalah tujuan utama, untuk itu
perlu adanya infrastruktur yang dapat mendukung untuk mencapai hal tersebut.
Berikut ini tabel analisis lingkungan eksternal SI/TI :

Trend Teknologi Ketersediaan Keterangan

Jaringan Komputer :
Sudah diterapkan dan
a) LAN (Local Area sedang berjalan
Network) dengan baik
b) MAN x
Belum diterapkan
(Metropolitan
Area Network) Sudah diterapkan dan

c) WAN (Wide Area butuh peningkatan

Network) kecepatan akses dan

kehandalan perangkat
keras

Webservice (Website BPA Sudah diterapkan dan

Kota Pekanbaru) berjalan dengan baik
dengan alamat :
 bpa.pekanbaru.go.id
CBIS (Computer Based Sudah diterapkan untuk

Information System) beberapa proses seperti
absensi
Mobile Application Sudah diterapkan dengan
nama i-Pekanbaru

OPAC Sudah diterapkan bahkan

sudah menjalin kerjasama
sama dengan beberapa
perpustakaan di
universitas yang ada di
pekanbaru seperti UIN
dan UNRI
Cloud Computing Sudah diterapkan dengan
menggunakan utilitas dari
Google Drive
 BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil Analisa pada bab-bab sebelumnya perancangan strategis
teknologi informasi di badan arsip kota pekanbaru dapat diambil kesimpulan,
Perancangan strategis teknologi informasi dapat membantu BPA pekanbaru dalam
memanfaatkan teknologi guna mencapai tujuan yang termuat dalam visi dan misi
BPA, dan agar perancangan stategis teknologi informasi tetap sasaran diperlukan
analisis mendalam mencakup keadaan Internal dan eksternal BPA saat ini, dengan
menggunakan metode SWOT yang melihat kondisi BPA dari segi kekuatan
(strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities) dan ancaman
(threats) serta menggunakan metode Critical success factors (CSF) sehingga
dapat dibentuk perancangan strategis teknologi informasi yang sesuai dengan
proses bisnis dari BPA.
 DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, (2007), Sistem Informasi Strategik untuk keunggulan

kompetitif. Penerbit Andi : Yogyakarta.
Nur Salisah, Feby, Analisis Perencanaan Strategi Sistem Informasi pada
Institusi Pendidikan, UIN Suska Riau.
Amir, T, (2002), Manajemen Strategik Konsep dan Aplikasi, PT. Raja
Grafindo Persada : Jakarta.