Project Charter

for
Sistem Informasi
Bimbingan Konseling

Version 1.0 approved

Oleh
Ade Supriatin, Agung Surya, Maulana Ihsan, Linda Yuliana

24 June 2016

Copyright 2007 by Karl E. Wiegers. Permission is granted to use and modify this
template.

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Page

Daftar Isi
1. Deskripsi Proyek........................................................................................................
2. Tujuan Pelaksanaan...................................................................................................
3. Struktur Organisasi.....................................................................................................
4. Visi Proyek.................................................................................................................
5. Ruang Lingkup Proyek...............................................................................................
6. Milestones / WBS (Work Breakddown Structure).......................................................
7. Rancangan Anggaran Biaya.....................................................................................
7.1. Biaya Langsung Personil...................................................................................
7.2. Biaya Non Personil............................................................................................
Persetujuan Proyek........................................................................................................
Revision History.............................................................................................................

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

1. Deskripsi Proyek
SMK Negeri 2 Pekanbaru merupakan salah satu sekolah menengah kejuruan
terbesar di kota Pekanbaru dimana terdapat lebih dari 11 jurusan di dalamnya.
Dengan semakin banyaknya murid di setiap tahunnya membuat pengelolaan
bimbingan konseling yang berkaitan dengan pendisiplan siswa menjadi lebih
kompleks jika tidak di kelola secara sistematis. Saat ini kegiatan bimbingan
konseling di SMK Negeri 2 masih dilakukan secara manual dengan mencatat di
sebuah buku catatan konseling. Karena rawannya kehilangan data dan demi
meningkatkan akreditasi sekolah, oleh karena itu pihak sekolah menginginkan suatu
sistem informasi bimbingan konseling yang dapat mengelola kedisiplinan siswa agar
menjadi lebih tersusun dan terdokumentasi berbasis sistem informasi.
Berdasarkan masalah diatas kami akan membuat suatu sistem informasi
bimbingan konseling berbasis web untuk memenuhi kebutuhan sekolah di bagian
pengelolaan informasi konseling siswa SMK Negeri 2 Pekanbaru.

2. Tujuan Pelaksanaan
Sebagian besar instansi pemerintahan masih menerapkan sistem pengerjaan
suatu bidang secara manual dengan menggunakan media buku sebagai
dokumentasi suatu program kerja, tidak terkecuali di SMK Negeri 2 Pekanbaru. Saat
ini proses bimbingan konseling di SMK Negeri 2 Pekanbaru masih dilakukan secara
manual, dengan jumlah siswa yang kurang lebih 1000 orang proses bimbingan
konseling akan menjadi lebih kompleks jika masih menerapkan sistem manual yaitu
pencatatan di buku.
Dengan adanya sistem ini diharapkan proses manual tersebut dapat di
tinggalkan dengan beberapa keuntungan diantaranya pengelolaan konseling siswa
dan pendisiplinan siswa menjadi lebih terkomputerisasi dan terdokumentasi dengan
baik oleh sistem ini. Selain itu, penggunaan teknologi informasi juga dapat
meningkatkan efektifitas kerja guru BK sehingga pihak instansi (Sekolah) tidak
membutuhkan banyak guru BK untuk menghandle kegiatan konseling siswa di SMK
Negeri 2 Pekanbaru.

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Berikut ini fitur dari sistem yang akan di kembangkan :

1. Sistem Informasi bimbingan konseling berbasis web
2. Menggunakan SMS Gateway sebagai pusat informasi terkait poin
pelanggaran siswa
3. Pengelolaan surat panggilan orang tua
4. Dokumentasi penggunaan sistem
Dari beberapa fitur program yang di tawarkan di atas berikut ini tujuan dari
pelaksanaan proyek pengembangan:
1. Dapat menjadi solusi dari peralihan sistem manual menjadi lebih
terkomputerisasi dengan adanya sistem informasi.
2. Dapat memenuhi kebutuhan dari instansi dalam mengelola bimbingan
konseling dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi.
3. Sistem informasi yang dihasilkan dapat di aplikasikan di jaringan lokal
maupun public tergantung kebutuhan instansi (sekolah).
4. Kemampuan dari server database dalam memanagemen data siswa
yang banyak dan kehandalan sistem dalam melalukan proses.
5. Dapat meningkatkan produktivitas guru BK dalam mengelola bimbingan
konseling sekolah menjadi lebih baik dan terdokumentasi dengan rapi.

3. Struktur Organisasi
Pada proses pembuatan sistem, kami memiliki tim pengembang yang
masing masing memiliki tanggung jawab yang berbeda beda untuk lebih
detailnya dapat di lihat pada gambar struktur organisasi dibawah ini:

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Gambar 1 Struktur Organisasi

Keterangan:
No
1

Resource
Project Manager

Description and Source

Sebagai pimpinan proyek dimana bertugas

mengkoordinasikan setiap sub sub anggota agar
proses pengerjaan sesuai dengan SOP dan
menghasilkan sistem yang sesuai dengan kontrak
kerja.

System Analys

Sebagai anggota yang memiliki tanggung jawab

menganalisa kebutuhan sistem, perancangan
sistem, dan apa apa saja yang akan ditampilkan
pada sistem.

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan relevan

dengan goal yang diharapkan

Data Research

Sebagai anggota yang memiliki tanggung jawab

mengumpulkan informasi atau data data apa saja
yang dibutuhkan dalam pembuatan perangkat lunak.

Designer

Sebagai anggota yang memiliki tanggung jawab

membuat prototype User Interface dan menganalisa
User Experience sistem yang akan dibuat agar
dapat dengan mudah digunakan oleh client.

Programmer

Membuat dokumentasi hasil desain

Sebagai anggota yang memiliki tanggung jawab

mengimplementasikan hasil analisa dan prototype
sistem dalam bentuk coding program.

Tester

Membuat dokumentasi program

Sebagai yang memiliki tanggung jawab menguji

program yang dihasilkan apakah sesuai dengan apa
yang sudah dianalisa sebelumnya.

Melakukan pengujian terhadap program aplikasi

yang telah dibuat

Membuat daftar perbaikan, dan mmberikan

rekomendasi solusi tentang permaslaahan yang
dihadapi

Dokumentator

Membuat dokumentasi tentang hasil pengujian

Sebagai yang memiliki tanggung jawab

mendokumentasikan proyek dan memberikan
edukasi penggunaan program kepada client.

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

4. Visi Proyek
Berikut ini visi dari tim kami dalam mengerjakan projek pengembangan sistem
informasi bimbingan konseling SMK Negeri 2 Pekanbaru :
1. Projek sistem informasi ini di tujukan untuk SMK Negeri 2 Pekanbaru
dalam mengelola kegiatan konseling siswa.
2. Dengan semakin banyaknya siswa di setiap tahunnya tentunya
pengelolaan konseling menjadi lebih sulit untuk di laksanakan dengan
sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual,oleh
karena

itu

perlu

adanya

sistem

terkomputerisasi

yang

dapat

menghandle kegiatan konseling siswa agar lebih terstruktur dan

terdokumentasi.
3. Sistem Informasi Bimbingan Konseling diharapkan menjadi jawaban dari
peralihan sistem lama yang di kerjakan secara manual menggunakan
dokumentasi buku catatan konseling.
4. Dengan sistem informasi ini tentunya membuat kinerja dari Guru BK
menjadi lebih mudah dan ringan.
5. Sistem Informasi Bimbingan Konseling merupakan solusi yang tepat
untuk meninggalkan sistem manual karena beberapa manfaat yang di
hasilkan salah satunya adalah : Dapat di back up di cloud, lebih
terstruktur,

memiliki

basis

data

digital,

kemudahan

dalam

pengoperasian, dll.
6. Sistem informasi ini berbasis web dan menggunakan fitur SMS Gateway
yang membuat pengelolaan konseling menjadi lebih mudah dan
pengelolaan informasi pendisiplinan siswa menjadi lebih fleksibel
dengan fitur SMS Gateway. Dengan fitur SMS Gateway admin dapat
mengirimkan pesan kepada siswa dan wali murid terkait pelanggaran
yang dilakukan siswa dan pemanggilan wali murid.
7. Sistem informasi ini direkomendasikan di bagian Bimbingan Konseling
SMK Negeri 2 Pekanbaru agar pengelolaan informasi konseling menjadi
lebih baik dan dengan menerapkan sistem ini di harapkan dapat

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

menaikan akreditasi sekolah karena sudah menerapkan sistem

terkomputerisasi di beberapa bidang.

5. Ruang Lingkup Proyek

Agar pengembangan sistem informasi bimbingan konseling ini tidak melebar
dari yang sudah di sepakati, berikut ini adalah batasan batasan project yang
ditinjau dari beberapa aspek supaya membuahkan hasil yang efektif dan efisien :
1. Schedule / Penjadwalan

: Proses pembuatan sistem ini di mulai

terhitung pada awal bulan april sampai akhir juni sesuai kesepakatan
bersama.
2. Policy / Kebijakan

Pengelolaan Hak akses

User yang ada dalam sistem antara lain : Administrator ( Sebagai
pengelola data master), Guru BK (Sebagai staff yang mencatat
bimbingan siswa, mencatat poin pelanggaran, mengirimkan pesa
kepada siswa dan wali murid terkait poin pelanggaran, dan
pembuatan surat penggilan, Wali kelas (Sebagai guru kelas yang
melihat

data

siswa

kelasnya

yang

terdata

melalukan

pelanggaran), dan Kepala Jurusan untuk melihat hasil bimbingan

konseling dan mencetak laporan yang terdiri dari (Rekapitulasi
bimbingan siswa, pelanggaran siswa, dan surat panggilan).

Pengelolaan Data Master :

Data yang dikelola di dalam sistem antara lain : Data User, Data
Siswa, Data Guru, Data Kelas, Data Jurusan, Data Jenis
Pelanggaran, Data Kategori Pelanggaran, dan Data Sanksi.

Pengelolaan Proses :
Data proses dikelola di dalam sistem antara lain : proses
pencatatan

bimbingan

siswa,

proses

pencatatan

poin

pelanggaran, proses pengiriman pesan kepada siswa dan wali

murid terkait poin pelanggaran, dan proses pembuatan surat
penggilan sekolah.

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Sistem tidak memiliki fitur export file kedalam format .xls, .ppt,
sistem hanya dapat membuat laporan bulanan dalam format
.word dan .pdf.

3. Technology / Teknis

Proses

pebuatan

sistem

ini

menggunakan framework laravel sebagai framework program dan

bootstrap sebagai framework interface, untuk server basis data /
database menggunakan MySQL. Sistem ini tidak diperuntukan untuk
mobile, sistem ini berbasis web dengan sasaran desktop.

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Page 8

6. Milestones / WBS (Work Breakddown Structure)

Berikut ini adalah penjadwalan dari pengembangan sistem informasi bimbingan konseling SMK Negeri 2 Pekanbaru :
TIMELINE
No

WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

April
1

Perencanaan
1.1 Perencanaan Konsep Dasar Sistem
1.2 Pengumpulan Data
1.2.1 Pengumpulan Data Siswa
1.2.2 Pengumpulan Data BK

Analisa
2.1 Analisa proses bisnis saat ini
2.1.1 Menganalisa sistem yang sedang berjalan
2.1.2 Menganalisa sistem yang akan dikembangkan
2.1.3 Menentukan permintaan pemakai sistem informasi
2.1.4 Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik
2.2 Analisa pengembangan sistem
2.2.1 Analisa kebutuhan sistem
2.2.1.1

Analisa kebutuhan Software

Mei
4

Juni
4

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

2.2.1.2
3

Analisa kebutuhan Hardware

Perancangan
3.1 Perancangan Alur Sistem
3.1.1 Usecase Sistem
3.1.2 Data Flow Diagram Sistem
3.2 Perancangan basis data
3.3 Merancang struktur menu
3.4 Merancang Interface sistem
3.4.1 Analisa Uxer Experience
3.4.2 Analisa User Interface
3.4.3 Prototyping

Implementasi
4.1 Pengkodingan sistem

Pengujian
5.1 Internal
5.2 User Acceptance Test

Dokumentasi
6.1 Dokementasi Proyek

Page 9

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Page 10

7. Rancangan Anggaran Biaya

7.1. Biaya Langsung Personil
Pada proses pembuatan perangkat lunak, kami memiliki tim pengembang yang masing masing memiliki tanggung jawab
yang berbeda beda untuk lebih detailnya dapat diliat pada gambar dibawah :
BIAYA LANGSUNG PERSONIL
Personil

Qty

Mandays

Salary

Subtotal

Project Manager

90

500.000,00

45.000.000,00

System Analys

35

350.000,00

12.250.000,00

Data Research

14

200.000,00

2.800.000,00

Designer

14

180.000,00

2.520.000,00

Programmer

21

250.000,00

15.750.000,00

Tester

175.000,00

1.225.000,00

Documentator

150.000,00

1.050.000,00

TOTAL

80.595.000,00

7.2. Biaya Non Personil

Berikut ini adalah rincian biaya non personil dalam projek pembuatan sistem informasi bimbingan konseling :
BIAYA NON PERSONIL

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Jenis Biaya

Qty

Konsumsi

Komunikasi

TOTAL
GRAND TOTAL

Jumlah
2

Page 11

Jumlah Hari

Biaya

Subtotal

90,00

50.000,00

81.000.000,00

90,00

25.000,00

4.500.000,00
85.500.000,00
166.095.000,00

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Persetujuan Proyek
Approval Decision:
Approved, development of detailed project plan is authorized
Approved, project execution is authorized
Approved, but project is on hold until future notice
Revise charter and resubmit for approval
Charter and project proposal are rejected

Role or Title

Name and Signature

Project Manager
Maulana Ihsan

Kepala Sekolah
SMK Negeri 2 Pekanbaru
Dra. Hj. Dwi Gusneli, MPSA

Bagian Kesiswaan
SMK Negeri 2 Pekanbaru
Feb Junaidi, S.Pd

Date

Project Charter for Vocational High School 2 Pekanbaru

Revision History
Name

Date

Reason For Changes

Version