HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 00
1/2
Ditetapkan oleh
Direktur Utama
SPO Tanggal Terbit

PELAYANAN INFORMASI

DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS

NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Adalah pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lingkungan unit kerja Rumah
Sakit Universitas Udayana.

TUJUAN Sebagai acuan penerapan agar publik atau masyarakat umum mendapat pelayanan
informasi yang cepat dan tepat.
KEBIJAKAN 1. Setiap pemohon informasi berhak mendapatkan pelayanan yang cepat dan
tepat.
2. Setiap permohonan informasi rumah sakit yang bersifat formal agar
menyertakan surat permohonan yang di tujukan kepada direktur rumah sakit.
3. Setiap permohonan informasi Rumah Sakit Universitas Udayana yang
bersifat formal harus melalui proses persetujuan kepala bagian dari unit
kerja humas dalam hal ini adalah kepala bagian pelayanan medik.
4. Setiap informasi yang dipublikasikan harus melalui tahapan verifikasi dari
pihak-pihak terkait agar informasi yang disampaikan tepat.
PERSIAPAN 1. Form permohonan informasi (formal)
2. Alur permohonan informasi formal
3. Alur permohonan informasi infromal
PROSEDUR KERJA ProsedurKerja
1. Pemohon informasi melalui Humas Front Desk
2. Pemohon mengisi formulir permohonan informasi
3. Verifikasi kelengkapan data pemohon informasi
4. Petugas memberikan tanda bukti pemohon informasi yang ditandatangani
pemohon
5. Petugas memproses informasi yang diminta berdsarkan klasifikasi rahasia
dan konsumsi publik
6. Jangka waktu proses pelayanan informasi paling lambat 10 hari kerja, baik
itu ditolak atau dikabulkan permohonannya.

1
 HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 00
2/2
Ditetapkan oleh
Direktur Utama
Tanggal Terbit
SPO
PELAYANAN
INFORMASI

DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS

NIP. 195911041989032004

UNIT TERKAIT Seluruh unit, sub bagian dan bagian kerja RSPTN UNUD terkait permohonan
informasi pemohon.

2
 1/1

HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 00

Ditetapkan oleh
Direktur Utama
SPO Tanggal Terbit
PENYAJIAN INFORMASI

DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS

NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Merupakan tatacara dalam penyajian data daninformasi, penyiapan bahan kompilasi
produk informasi

TUJUAN Untukmempermudahpembacamemahamimaksuddari data

daninformasitersebutdalamcara yang tepat, efektif, danefisien.
KEBIJAKAN Data yang digunakan dibagi menjadi empat varian:
1.Verbal
2. Non verbal
3.Tabel
4. Gambar
PERSIAPAN Platform media cetak, platform media elektronik

PROSEDUR KERJA Setiap seksi kerja unit Humas mempersiapkan bahan/materi informasi yang akan
disajikan/ditayangkan melalui proses verifikasi sebelum naik tayang melalui
persetujuan Kanit kerja Humas dan pengetahuan Kabag UMOP.
UNIT TERKAIT Seluruh unit, sub bagian dan bagian kerja RSPTN UNUD terkait informasi yang
akan ditayangkan.

1
 1/1

HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 00

Ditetapkan oleh
Direktur Utama
SPO Tanggal Terbit
PUBLIKASI
INFORMASI

DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS

NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Adalah tata cara kelola siaran /publikasi informasi

TUJUAN Sebagaiacuanpenerapan untuk mempermudah pengaturan tata kelola siaran
informasi
KEBIJAKAN Publikasi informasi dibagi menjadi 4 saluran disribusi publikasi:
1. Media cetak (koran, leaflet, brosur)
2. Media TV (TV Nasional/Lokal, TV intern)
3. Media Internet (website)
4. Papan pengumuman.
PERSIAPAN Platform media cetak dan platform media digital
PROSEDUR KERJA Setiap seksi yang terkait pada unit kerja Humas mengumpulkan data yang akan
disiarkan melalui proses verifikasi Kanit kerja Humas dan persetujuan Kabag
Yanmed.
UNIT TERKAIT Seluruh unit, sub bagian dan bagian kerja RSPTN UNUD terkait informasi yang
akan ditayangkan.

1
 HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 1/1
00

SPO Ditetapkan oleh

PENGUMUMAN MELALUI Direktur Utama
Tanggal Terbit
PENGERAS SUARA

DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS

NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Adalah tata cara melakukan pengumuman melalui pengeras suara intern
RSPTN UNUD

TUJUAN Untuk memberikan aturan dalam menggunakan pengeras suara intern

RSPTN UNUD
KEBIJAKAN Siaran informasi di bagi menjadi dua kategori:
1. Urgent/mendesak
2. In Planing/ yang direncanakan
Yang dapat melaksanakan pengumuman melalui pengeras suara intern
RSPTN UNUD hanyalah petugas Humas yang terlatih.
Kategori urgent/mendesak adalah informasi yang bersifat segera seperti:
kebakaran, gempa bumi, banjir dan lain-lain force majeur.
Kategori In Planing adalah siaran informasi yang bersifat direncanakan
seperti pengumuman dan lain-lain yang menjadi siaran informasi yang
direncanakan.
PERSIAPAN Sistem pengeras suara intern RSPTN UNUD

PROSEDUR KERJA Setiap pemohon siaran informasi untuk datang ke Humas desk mengisi
formulir siaran informasi (In Planing), dilanjutkan oleh petugas Humas
desk menyiarkan informasi melalui pengeras suara berdasarkan formulir
permohonan siar melalui proses verifikasi dan persetujuan kanit Humas.

UNIT TERKAIT Seluruh satuan unit dan bagian kerja RSPTN UNUD

1
 HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 00 1/1

Ditetapkan oleh
SPO Direktur Utama
Tanggal Terbit
KEGIATAN PELIPUTAN

DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS

NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Adalah pengumpulan dan penyusunan keterangan atau informasi secara

akurat dan aktual tentang peristiwa maupun kegiatan RSPTN UNUD
dalam bentuk naskah berita, foto maupun rekaman gambar/suara.

TUJUAN Memberikan panduan dalam melakukan kegiatan peliputan agar tercapai

liputan yang tepat dan efektif.
KEBIJAKAN Petugas yang melakukan kegiatan peliputan adalah petugas yang terlatih
menggunakan alat peliputan, seperti kamera foto dan video.

PERSIAPAN 1. Alat-alat yang diperlukan dalam kegiatan peliputan

2. Form pengawasan penggunaan fasilitas

PROSEDUR KERJA Pengarahan, pemberian tugas, pembentukan tim, persiapan alat, peliputan,
pengolahan hasil liputan, laporan persetujuan.

UNIT TERKAIT IT pengolahan hasil liputan

1
 HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 1/1
00

SPO Ditetapkan oleh

Direktur Utama
Tanggal Terbit
PENGAWASAN
PENGGUNAAN
FASILITAS
DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS
NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Adalah fungsi kontrol terhadap penggunaan alat dan fasilitas dilingkungan
RSPTN UNUD.

TUJUAN Sebagaiacuanpenerapan untuk mengetahui kondisi alat atau fasilitas

sehingga dapat dilakukan program perawatan alat dan fasilitas dengan baik.
KEBIJAKAN Setiap penggunaan alat dan fasilitas wajib mengisi form yang berisi
informasi kondisi alat pada saat keluar dan masuk. Pengguna alat atau
fasilitas wajib mengisi form pengawasan alat dan fasilitas sesuai dengan
kondisinya.
PERSIAPAN Form alat keluar masuk

PROSEDUR KERJA Pengguna alat atau fasilitas, meminta form penggunaan alat atau fasilitas
kepada unit kerja Humas sebelum menggunakan alat atau fasilitas di
lingkungan kerja RSPTN UNUD.

UNIT TERKAIT IT, Enginering

1
 HUMAS DAN PROTOKOLER

RS 1/1
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 00

Ditetapkan oleh
Direktur Utama
Tanggal Terbit
SPO
PELAKSANAAN
KEGIATAN ACARA
DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS
NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Adalah tata cara dalam melaksanakan kegiatan yang di organisir oleh unit kerja
HUMAS

TUJUAN Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan acara

KEBIJAKAN 1. Setiap unit kerja atau bagian kerja yang akan menyelenggarakan acara agar
mengajukan surat permohonan support kegiatan ke Kabag Yanmed selaku
Kabag unit kerja Humas.
2. Kabag Yanmed mendisposisi tugas kerja ke Kanit Humas untuk melakukan
persiapan atas permohonan support kegiatan kerja bagian atau unit kerja
pemohon support kegiatan.
3. Setiap unit/bagian kerja agar mengisi form permohonan support kegiatan
acara selambat-lambatnya 10 hari sebelum kegiatan acara.
4. Seluruh biaya yang ditimbulkan kegiatan acara unit atau bagian kerja
pemohon akan ditanggung unit/bagian kerja itu sendiri.
PERSIAPAN Form permohonan support kegiatan acara, Alat-alat yang diperlukan dalam
penyelenggaraan acara.
PROSEDUR KERJA Pengarahan, pemberian tugas, pembentukan tim, persiapan, pelaksanaan kegiatan,
laporan dan evaluasi.

UNIT TERKAIT Seluruh unit/bagian kerja RSPTN UNUD

1
 HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
UDAYANA 00 1/1

SPO Ditetapkan oleh

Direktur Utama
MENGURUS KEPERGIAN Tanggal Terbit
PIMPINAN KELUAR
DAERAH & LUAR
NEGERI
DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS
NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Adalah tata cara dalam mengurus kepergian tugas dinas Direktur keluar
daerah dan luar negeri.

TUJUAN Memberikan panduan dalam pelaksanaan pengurusan Direktur keluar

daerah dan luar negeri dalam rangka tugas dinas.
KEBIJAKAN Pengurusan kepergian perjalanan dinas Direktur dan eselon 1?

PERSIAPAN Pas masuk bandara

PROSEDUR KERJA 1. Direktur memberikan salinan surat tugas dinas kepada kanit
Humas.
2. Kanit Humas menindak lanjuti kebutuhan perjalanan dinas dengan
mencari informasi harga kebutuhan perjalanan dinas Direktur.
3. Kanit Humas memberikan rincian harga kebutuhan perjalanan
Direktur kepada bagian keuangan.
4. Setelah mendapat persetujuan dari Kabag keuangan dan
sepengetahuan Direktur, Kanit Humas melakukan pemesanan dan
pembayaran kebutuhan perjalanan dinas Direktur.
UNIT TERKAIT Keuangan, SDM

1
 HUMAS DAN PROTOKOLER

RS
UNIVERSITAS No. Dokumen Revisi Halaman
1/1
UDAYANA 00

SPO Ditetapkan oleh

Direktur Utama
Tanggal Terbit
PENYELESAIAN
SENGKETA

DR.dr.RA. Tuty Kuswardhani, SpPD, Kger,MARS

NIP. 195911041989032004

PENGERTIAN Tata cara dan pedoman penyelesaian sengketa di lingkungan RSPTN

UNUD melalui proses mediasi.

TUJUAN Mampu menjadi mediator yang baik dalam hal sengketa dan tidak
berlarut-larut dan menimbulkan sengketa yang berkepanjangan.
KEBIJAKAN 1. Team Humas menyiapkan bahan-bahan terkait kronologi sengketa
2. Humas desk yang bertugas diwajibkan meminta identitas subyek
sengketa.
3. Apabila tidak tercapai mufakat melalui mediasi atas sengketa,
Humas desk berhak melimpahkan kejadian sengketa ke Polisi
melalui security RSPTN yang sedang bertugas.
PERSIAPAN Formulir kronologi sengketa

PROSEDUR KERJA 1. Humas desk mengumpulkan informasi terkait sengketa

2. Petugas Humas desk meminta identitas subyek sengketa untuk di
photocopy sebagai informasi subyek sengketa.
3. Petugas Humas desk melakukan mediasi dengan subyek sengketa.
4. Apabila tidak menemukan hasil akhir mufakat atas mediasi,
petugas Humas desk dapat melimpahkan kejadian sengketa ke
pihak Kepolisian atas persetujuan Kabag UMOP melalui security
yang bertugas.
UNIT TERKAIT Seluruh unit kerja RSPTN UNUD terkait informasi unit kerja masing-
masing.