BAGAIMANA MEMBANGUN KOMUNIKASI KERJA YANG BAIK

DAN BENAR SERTA MUDAH DIMENGERTI

Dalam suatu organisasi diperlukan suatu sistem yang dapat menunjang kinerja organisasi
tersebut. Pencapaian tujuan organisasi memerlukan kerjasama yang baik antar komponen di
dalamnya. Kerjasama terbentuk karena adanya kesatuan persepsi tentang apa yang akan
dicapai. Untuk itu diperlukan sekali adanya komunikasi yang baik antar anggota didalamnya,
peran komunikasi dalam suatu organisasi dapat menciptakan hubungan kerja yang kondusif
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Menurut Wursanto (2003:153), Istilah komunikasi (bahasa inggris; communication)

mempunyai banyak arti. Asal katanya (etimologi), istilah komunikasi berasal dari bahasa
latin, yaitu communis, yang berarti sama (common). Dari kata communis berubah menjadi
kata kerja communicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan. Jadi menurut asal
katanya, komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain
guna mendapatkan pengertian yang sama.

Menurut T. Hani Handoko (1995:272) komunikasi adalah proses pemindahan pengertian

dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Dalam perpindahan
pengertian tersebut tidak hanya sekedar kata-kata yang digunakan dalam sebuah percakapan,
tetapi juga dibutuhkan ekspresi wajah, intonasi, titik putus vocal dan lain sebagainya.
Menurut Katz dan Kahn dalam Rakhmat (200:12) komunikasi adalah suatu proses tukar
menukar informasi dan transmisi dari suatu arti, dan semuanya itu merupakan sesuatu yang
sangat penting di dalam suatu organisasi.

Efektifnya sebuah komunikasi adalah jika pesan yang dikirim memberikan pengaruh terhadap
komunikan, artinya bahwa informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik sehingga
menimbulkan respon atau umpan balik dari penerimanya. Seperti contohnya; adanya
tindakan, hubungan yang makin baik dan pengaruh pada sikap.

Menurut Suranto AW, ada beberapa indikator komunikasi efektif, ialah:

a. Pemahaman

Ialah kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh

komunikator. Tujuan dari komunikasi adalah terjadinya pengertian bersama, dan untuk
sampai pada tujuan itu, maka seorang komunikator maupun komunikan harus sama-sama
saling mengerti fungsinya masing-masing. Komunikator mampu menyampaikan pesan
sedangkan komunikan mampu menerima pesan yang disampaikan oleh komunikator.

b. Kesenangan

Apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga dapat
berlangsung dalam suasana yang menyenangkan ke dua belah pihak. Suasana yang lebih rilex
dan menyenangkan akan lebih enak untuk berinteraksi bila dibandingkan dengan suasana
yang tegang. Karena komunikasi bersifat fleksibel. Dengan adanya suasana semacam itu,
maka akan timbul kesan yang menarik.

c. Pengaruh pada sikap

Tujuan berkomunikasi adalah untuk mempengaruhi sikap. Jika dengan berkomunikasi dengan
orang lain, kemudian terjadi perubahan pada perilakunya, maka komunikasi yang terjadi
adalah efektif, dan jika tidak ada perubahan pada sikap seseorang, maka komunikasi tersebut
tidaklah efektif.

d. Hubungan yang makin baik

Bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar
hubungan interpersonal. Seringkali jika orang telah memiliki persepsi yang sama, kemiripan
karakter, cocok, dengan sendirinya hubungan akan terjadi dengan baik.

e. Tindakan

Komunikasi akan efektif jika kedua belah pihak setelah berkomunikasi terdapat adanya
sebuah tindakan. Alexis Tan mengemukakan bahwa. Perlu ada daya tarik dengan similarity
(kesamaan), familiarity (keakraban) dan proximity (kesukaan). Seseorang biasanya akan
cenderung lebih tertarik dengan orang lain karena memiliki faktor kesamaan (sama hobi,
sama sifat), keakraban (keluarga, teman karib) dan kesukaan. Dengan kondisi seperti itu
orang tidak merasa sungkan untuk berbicara, yakni menceritakan masalah hidupnya secara
jujur tanpa adanya kecanggungan berkomunikasi dintara kedunya. Jika sudah demikian, maka
antara satu dengan yang lainnya akan saling mempengaruhi dan dengan sendirinya
komunikasi akan berlangsung secara efektif. Komunikasi efektif menuntut kepekaan
seseorang dalam situasi dan kondisi yang ada, bahkan telah banyak kegagalan organisasi
dikaitkan dengan komunikasi yang buruk. Masalah yang paling sulit dalam komunikasi
adalah bagaimana cara mendapatkan perhatian dari para pendengar untuk memastikan bahwa
mereka mendengarkan.

Menurut Suranto dalam (www.kapanlagi.com), 9 Febuari 2007. Sebuah komunikasi yang

efektif membutuhkan kontak mata, ekspresi wajah, postur tubuh, dan penampilan fisik secara
eksternal:

1) Kontak Mata

Kontak mata adalah hal yang harus dilakukan dalam berkomunikasi. Orang akan merasa
diperhatikan ketika orang yang berbicara saling bertatap mata. Ini dapat diartikan bahwa mata
bisa dijadikan sebagai media untk memperjelas informasi yang disampaikan. Dengan melihat
mata orang akan merasa bahwa dirinya tidak diabaikan.

2) Ekspresi Wajah

Arti dari sebuah ekspresi adalah mencoba mengungkapkan atau ingin memberi tahu sesuatu
hal dengan tanpa berbicara, akan tetapi orang mengerti. Dalam komunikasi ekspresi wajah
sangat menentukan jelas tidaknya suatu pesan. Dengan ekspresi mengangguk, ini
menandakan bahwa orang tersebut mengerti. Dengan tersenyum, ini berarti orang sedang
bergembira. Dengan mengacungkan jari telunjuk ke atas ini berarti ungkapan untuk
mempertegas. Untuk itu dengan adanya ekpresi wajah ini pesan yang disampaikan oleh
komunikator akan mampu meyakinkan komunikan untuk memahami isi pesan.

3) Postur Tubuh

Setiap gerak-gerik tubuh bisa menjadikan sebuah tambahan dalam berkomunikasi secara
efektif. Kondisi atau keadaan tubuh bisa menimbulkan penilaian seseorang ketika pertama
kali bertemu, seperti halnya ungkapan. Kesan pertama begitu menggoda.. Misalkan, postur
badan yang lebih besar dengan postur badan orang yang lebih kecil, bila sama-sama
dipandang postur yang lebih besar akan lebih enak dipandang serta menimbulkan kesan
perkasa, kuat dan lebih dihormati.

4) Selera Berbusana

Busana atau bisa dibilang penampilan mencerminkan kepribadian seseorang. Contoh; orang
berpenampilan menarik, bersih, rapi, seseorang akan mengambil kesimpulan bahwa dia orang
baik, padahal bisa jadi dia adalah seorang koruptor. Akan tetapi beda dengan penampilan
acak-acakan, apa-adanya, celana sobek-sobek, maka orang akan memandang bahwa dia
seorang preman, padahal bisa jadi dia adalah anak teater. Dari contoh yang diuraikan tersebut,
menandakan bahwa begitu berartinya busana dalam menimbulkan sebuah kesan. Dengan
berbusana yang menarik orang akan lebih tertarik, sehingga pesan yang disampaikan akan
mudah untuk diterima. Menurut

Saul W. Gellerman, (1983:66) komunikasi bisa disebut efektif jika pesan:

a) Diterima oleh pendengar yang dimaksud.

b) Diinterpretasikan dengan cara yang pada dasarnya sama oleh penerima dan si penerima.

c) Diingat dalam jangka waktu yang cukup lama, dan

d) Digunakan jika timbul keadaaan yang tepat.

Keempat dari unsur ini penting sekali, dan jika salah satu tidak ada, maka komunikasi
tidaklah efektif. Dengan demikian, komunikasi hanya akan efektif jika memberikan pengaruh
bagi perilaku. Menurut Jimmy Sentoso dalam www. Sinarharapan.co.id, 2003, 9 Febuari
Prinsip dasar yang harus kita perhatikan dalam berkomunikasi dapat kita rangkum dalam
satu kata, yaitu REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble), yang berarti
merengkuh atau meraih

a) Hukum pertama dalam berkomunikasi adalah Respect

Respect merupakan sikap hormat dan sikap menghargai terhadap lawan bicara kita. Dengan
sikap ini kita belajar untuk berhenti sejenak agar tidak mementingkan diri kita sendiri akan
tetapi lebih mengutamakan kepentingan orang lain. Dengan informasi yang telah
disampaikan kita berusaha untuk memahami orang lain dan menjaga sikap bahwa kita
memang butuh akan informasi tersebut.

b) Hukum kedua adalah Empati

Yaitu kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi
oleh orang lain. Dalam hal ini kita berusaha untuk memahami sikap seseorang serta ikut
dalam kondisi yang sedang dialami oleh seseorang tersebut, sehingga hubungan emisional
pun akan lebih mudah terjalin. Biasanya orang akan lebih senang berkomunikasi dengan
orang yang bisa membuat perasannya nyaman. Arti nyaman di sini adalah lebih pada
perhatian dan pengertian seseorang dalam memahami sikap orang lain.

c) Hukum ketiga adalah Audible

Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Kunci utama
untuk dapat menerapkan hukum ini dalam mengirimkan pesan adalah:

(a) Buat pesan Anda mudah untuk dimengerti

(b) Fokus pada informasi yang penting

(c) Gunakan ilustrasi untuk membantu memperjelas isi dari pesan tersebut

(d) Taruhlah perhatian pada fasilitas yang ada dan lingkungan di sekitar Anda

(e) Antisipasi kemungkinan masalah yang akan muncul

(f) Selalu menyiapkan rencana atau pesan cadangan (backup). (Ibid, 9 Februari 2007).

Berdasarkan uraian di atas menunjukkan bahwa komunikasi yang efektif memerlukan

kemampuan seseorang dalam menyampaikan pesan, menganalisis, serta cepat tanggap
tehadap situasi dan kondisi yang ada.

d) Hukum keempat adalah kejelasan dari pesan yang kita sampaikan (Clarity)

Kejelasan dari pesan dibutuhkan adanya simbol atau isyarat, bahasa yang baik, penegasan
kata dsb. Untuk itu agar lebih jelas kita perhatikan uraian di bawah ini. Cara untuk
menyiapkan pesan agar jelas yaitu:

(1) Tentukan goal yang jelas

(2) Luangkan waktu untuk mengorganisasikan ide kita

(3) Penuhi tuntutan kebutuhan format bahasa yang kita pakai

(4) Buat pesan Anda jelas, tepat dan meyakinkan

(5) Pesan yang disampaikan harus fleksibel. (Ibid, 9 Februari 2007)

Berdasarkan uraian bahwa untuk menyampaikan pesan tidak bisa hanya sekali saja, akan
tetapi harus berulang kali, karena sifat dari pesan atau informasi biasanya informasi yang
lama akan kalah dengan informasi yang baru. Agar pesan yang lama tersebut tidak dilupakan
maka perlu diingatkan kembali. Maka dari itu, ketika menyampaikan sebuah pesan
diusahakan semenarik mungkin, sehingga kesan dari epsan tersebut mampu bertahan lama.

e) Hukum kelima dalam komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati (Humble)

Sikap seperti ini berarti juga tidak sombong, karena dengan kerendahan hati, seseorang akan
lebih menghargai seseorang baik sikap, tindakan serta perkatannya. Dengan sikap seperti ini
juga akan lebih memudahkan seseorang untuk menyampaikan pesan, karena pada dasarnya
sikap seperti ini lebih mengutamakan kepentingan orang lain dari pada kepentingannya
sendiri. Karena sikap ini lebih kepada bagaimana memahami orang lain, bukannya
bagaimana orang lain memahami kita.