8 INFOKAM Nomor II / Th.

IX/ September / 13

SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP

PADA SMA IBU KARTINI SEMARANG

Putri Vita
Wiweko Setyadie
(Dosen AMIK JTC Semarang)

Abstrak :

Pembayaran uang iuran perbulan atau SPP mempunyai peran penting dalam aktivitas
sekolah. Didalam aktivitas tersebut SMA Ibu Kartini Semarang selama ini masih melakukan
sistem secara manual, dimana pencatatan laporan masih menggunakan buku besar.Karena itu
perlu adanya peningkatan sistem secara komputerisasi pada pencatatan laporan pembayaran
SPP di SMA Ibu Kartini Semarang
Untuk itu penulis mencoba membuat suatu sistem aplikasi pembayaran spp yang
bertujuan untuk meningkatkan keakuratan, kecepatan, serta ketepatan dalam pembuatan
laporan sehingga mengurangi banyak kesalahan.Pembuatan aplikasi ini berbasiskan bahasa
pemprogaman vb 6.0 dengan microsoft access 2007 sebagai databasenya.
Proses pembangunan program pembayaran SPP ini menggunakan model pengembangan
waterfall yaitu model pengembangan sistem secara bertahap mulai dari analisa, perancangan
awal sampai pada tahap implementasi program dengan metode terstruktur yaitu DFD (Data
Flow Diagram) dan Flowchart , dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi, dokumentasi,
wawancara.
Kesimpulan yang diperoleh dari program pembayaran SPP ini yaitu dapat melakukan
pencatatan data siswa, data bayar per kelas, data transaksi, serta mencetak rekap pembayaran
dalam bentuk laporan.

Kata kunci : pembayaran spp, metode waterfall,vb 6.0

A. Pendahuluan
Pada era globalisasi sekarang ini perkembangan teknologi informasi di Indonesia
khususnya Kota Semarang telah berkembang dengan begitu pesat. Teknologi informasi
yang berkembang sekarang ini membuat kita harus selalu siap dan tanggap mengikuti
berbagai perkembangannya. Dampak dari berkembangnya teknologi informasi ini yaitu
kehidupan yang semakin maju dan modern yaitu tuntutan bagi setiap orang akan
kebutuhan informasi. Oleh sebab itu informasi yang cepat, akurat dan terpercaya menjadi
bagian yang paling penting dalam kehidupan manusia sekarang ini.
Begitu pula dalam sebuah organisasi atau perusahaan, salah satu aspek yang
terpenting dalam organisasi atau perusahaan adalah pengolahan data, hal ini disebabkan
karena penggolahan data diperlukan dalam menentukan berbagai kegiatan suatu
organisasi atau perusahaan. Akan menjadi hal yang kurang efektif dan efisien bila
pengolahan data masih dilakukan dengan cara manual pada sebuah organisasi atau
perusahaan.
Terbatasnya kemampuan manusia dalam pengolahan data pada sebuah organisasi
atau perusahaan yang semakin komplek adalah kurangnya daya mengingat, kecepatan,
ketepatan dan daya menghitung. Hal tersebut menyebabkan semakin banyaknya kertas-
kertas kerja yang menumpuk dan pelayanan yang kurang memuaskan menjadi masalah
dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Untuk itulah diperlukan suatu alat yang
mempunyai kemampuan melakukan kegiatan rutin, memberikan informasi dalam jumlah
besar dalam waktu yang cepat serta mengefisiensikan penggunaan bahan seperti kertas.
Dalam hal ini komputer merupakan alat yang paling tepat untuk digunakan sekarang ini.
Dengan pengunaan komputer sebagai alat bantu dalam berbagai kegiatan manusia,
 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 9

organisasi maupun perusahaan dihrapkan mampu mengatasi berbagai masalah yang telah
ada, sehingga diharapkan nantinya dapat memberikan peranan yang paling besar bagi
suatu organisasi atau perusahaan.
Sejalan dengan meningkatnya perkembangan teknologi informasi yang semakin
pesat di dunia pendidikan khususnya di tingkat SMA, dimana Sekolah Menengah Atas Ibu
Kartini Semarang sebagai salah satu sekolah menengah atas yang sedang berkembang,
termotivasi untuk meningkatkan pelayanan seoptimal mungkin bagi sekolah itu sendiri
dan juga siswanya. Untuk itulah dengan adanya komputer yang keberadaannya
dibutuhkan untuk membantu dan mendukung kelancaran proses pengolahan data yang
terdapat didalamnya. Adapun proses tersebut yaitu pengolahan informasi pembayaran
SPP, merupakan proses yang cukup komplek dan rumit. Sehingga hal ini akan menemui
banyak kesulitan apabila penyelesaianya masih menggunakan cara manual, misalnya
dalam pengolahan data Pembayaran SPP dan pembuatan laporan pembayaran SPP Siswa.
Oleh karena itu, kehadiran sistem informasi sangat penting bagi Yayasan atau Sekolah
tersebut terutama dalam hal Informasi Pembayaran SPP siswa SMA Ibu Kartini Semarang.
Karena dengan adanya sistem informasi ini akan dapat mempercepat pekerjaan yang
tepat guna terutama dalam memberikan informasi pembayaran SPP siswa SMA Ibu Kartini
Semarang.

B. Metode Penelitian
Suatu penelitian maupun penulisan ilmiah memerlukan suatu metode yang akan
diterapkan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Hasil dalam penelitian maupun
penulisan tersebut dipengaruhi oleh metode yang dipakai dan penerapan konsisten.
Metodologi adalah kerangka teoritis yang dapat dipergunakan untuk menganalisis,
mengerjakan, atau mengatasi masalah yang dihadapi itu (Gorys Keraf, 2004).

1. Jenis Data dan Sumber Data

1.1. Jenis Data
Dalam proses pengumpulan data, data yang diperoleh harus sesuai
dengan persoalan yang dihadapi, saling berkaitan dan dapat digunakan dengan
tepat. Adapun jenis data yang digunakan dalam proses penelitian adalah : Jenis
Data menurut sifatnya
Jenis data menurut sifatnya dibagi menjadi dua yaitu :
a. Data kualitatif
Data kualitatif adalah data yang diukur secara tidak langsung seperti
keterampilan, aktivitas, sikap, dan sebagainya. (Marzuki, 2002:55).
b. Data kuantitatif
Data kuantitatif adalah data yang bisa dihitung atau diukur secara
langsung. Misalnya lama bekerja, jumlah gaji, jumlah karyawan dan
sebagainya. (Marzuki, 2002:55).
1.2. Sumber Data
Adapun sumber data yang digunakan dalam penulisan penelitian ini
adalah menggunakan data primer yaitu data yang berasal dari objek yang
diteliti, dalam hal ini adalah para staff dan para guru SMA Ibu Kartini
Semarang. Meliputi antara lain sejarah berdirinya, struktur organisasinya,
sarana dan prasarana yang dimiliki, job description, prosedur Pembayaran SPP
siswa.
10 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13

2. Metode Pengumpulan Data

Untuk mendukung penulisan tugas ini, penulis berusaha untuk mendapatkan
data-data yang diperlukan. Metode yang digunakan penulis untuk mengumpulkan
data adalah sebagai berikut :

a. Metode Wawancara (Interview)

Yaitu metode pengumpulan data dengan menanyakan secara langsung kepada
seorang petugas atau seorang autoris (ahli yang berwenang dalam bidangnya).
Penulis melakukan wawancara mengenai prosedur Pemberian informasi
Pembayaran SPP siswa, struktur organisasi, dan dokumen yang digunakan dalam
pemberian informasi pembayaran SPP.
b. Metode Observasi (Observation Method)
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan
langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang terjadi pada objek yang diamati dalam
hal ini SMA Ibu Kartini Semarang.
c. Studi pustaka
Mencari data-data ke perpustakaan guna mendapatkan landasan teoritis berupa
pendapat atau tulisan dari para ahli untuk memperoleh informasi baik dalam
bentuk ketentuan formal maupun data melalui naskah resmi yang ada.
3. Metode Analisis Data
Dalam menganalisis data, penulis menggunakan metode analisis kualitatif.
Adapun metode kualitatif adalah analisis yang dilakukan dengan cara menjabarkan
melalui uraian-uraian sekumpulan data. Dalam program aplikasi ini penulis akan
menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan alat bantu analisa dan
perancangan yaitu konteks diagram, Tingkatan DFD, Kamus Data, Diagram Hubungan
Entitas, Normalisasi dan Diagram Alir Data.

C. Hasil dan Pembahasan

1. Analisa Sistem Lama
Sistem pembayaran SPP pada SMA Ibu Kartini sekarang ini masih menggunakan
sistem manual, karena keberadaan media komputer masih belum dimanfaatkan
secara optimal. Hal ini mengakibatkan proses pembayaran serta perhitungan
nominalnya kurang efisien selain itu sistem ini mengakibatkan banyaknya kesalahan-
kesalahan dalam memasukkan data dalam pembukuannya.
1.1. Gambaran Kerja Sistem Lama
Prosedur Pembayaran SPP di SMA Ibu Kartini yaitu siswa memberikan
uang beserta kartu SPP kepada wali kelas masing-masing setelah itu wali kelas
mencatat pembayaran tersebut kedalam kartu pembayaran SPP, kemudian wali
kelas mencatatnya dalam sebuah buku khusus yang dipergunakan untuk
mencatat pembayaran SPP yang dipegang oleh setiap wali kelas, setelah dicatat
kartu SPP dikembalikan kepada siswa yang bersangkutan, selanjutnya wali
kelas menyerahkan buku catatan pembayaran SPP tersebut beserta uangnya
kepada bagian tata usaha yang selanjutnya oleh petugas tata usaha dicatat
dalam buku jurnal pembayaran SPP dan membuat laporan yang akan
dilaporkan kepada Kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah.
1.2. Diagram Alir Data Sistem Lama
Berikut gambaran aliran data sistem lama yang di peroleh penulis dari
riset yang dilakukan secara garis besarnya saja, yaitu sebagai berikut :
 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 11

2. Analisa Sistem Baru

2.1. Gambaran Kerja Sitem Baru
Gambaran sistem kerja baru yang penulis lakukan pada Sekolah
Menengah Atas SMA Ibu Kartini Semarang diharapkan dapat membantu
memudahkan proses pembayaran SPP sehingga dapat berjalan dengan efektif
dan efisien.
Adapun gambaran dari sistem pembayaran SPP yang baru adalah
sebagai berikut :
a. Siswa membawa kartu pembayaran SPP beserta sejumlah uang yang akan
dibayarkan kepada petugas bagian tata usaha (TU) yang khusus menangani
pembayaran SPP.
b. Setelah itu petugas akan menginput data siswa yang akan membayar SPP
sesuai dengan bulan yang siswa bayarkan selanjutnya petugas juga
mencatat pembayaran tersebut dalam kartu pembayaran SPP, kemudian
petugas mencetak kwitansi pembayaran SPP sebagai bukti bahwa siswa
tersebut telah membayar SPP. Kwitansi dan kartu SPP di berikan kembali
kepada siswa.
c. Dari transaksi pembayaran SPP yang telah dilakukan petugas akan mencetak
laporan pembayaran SPP baik harian, bulanan atau per-kelas yang nantinya
akan dilaporkan kepada Kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah.
2.2. Diagram Alir Data Sistem Baru
Gambaran dari sistem diagram alir data baru ini dirancang oleh penulis
yang diharapkan dapat menunjang proses pengolahan data.

3. Perancangan Sistem
3.1. Diagram Kontek

0
Siswa bukti pembayaran Sistem daftar pembayaran SPP TU
Pembayaran data siswa,
SPP data SPP

Lap. data siswa,

Lap. data spp,
Lap. Cetak SPP per siswa
Lap. Cetak SPP per kelas

Kepala
TU

Gambar 1. Diagram Context Sistem Pembayaran SPP Siswa

12 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13

3.2. ER Diagram
tlahir

SPP UAS Alamat tgllahir

Tambah
Kelas Nama jkelamin
pelajaran

Thajaran Blain Nis

Agama

m 1
SPP membayar Siswa

Kelas

nokuintansi jmlbayar

tglbayar blbayar

Nis

Gambar 2. Diagram ER Sistem Pembayaran SPP Siswa

3.3. Perancangan Database

Dalam perancangan database terdapat dua file yaitu : file master dan
file transaksi, dua file tersebut akan menjalankan program yang nantinya akan
membantu dalam mengetahui penggambaran dari file yang digunakan untuk
membentuk serangkaian database dalam Sistem Informasi Pembayaran SPP :
a. File Master
1. File data siswa
No Filed Type With
1 NIS Text 9
2 Nama Text 20
3 Jenis Kelamin Text 10
4 Agama Text 10
5 Tempat lahir Text 20
6 Tgl Lahir Date 8
7 Alamat Text 30
8 Kelas Text 10

Tabel 1 File Database Tabel SISWA

Nama File : SISWA

Key Filed : NIS
Nama indeks : TBSISWA
Type file : Master
Fungsi : mencatat data siswa

2. File data SPP

No Filed Type With
2 Tahun Ajaran Text 9
3 Kelas Text 10
4 SPP Double 8
5 UAS Double 8
6 Tambahan pelajaran Double 8
7 Biaya lain-lain Double 8

Tabel 2 File Database Tabel Biaya

 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 13

Nama File : BIAYA

Key Filed : TAHUNAJAR
Nama indeks : BIAYADX
Type file : Master
Fungsi : mencatat data SPP

b. File Transaksi
File transaksi yang peneliti ajukan adalah sebagai berikut :

No Filed Type With

1 No. Kwitansi Text 9
2 Tahun Ajaran Text 9
3 NIS Text 9
4 Tgl Bayar Date 8
5 Bulan Bayar Text 12
6 Jumlah Bayar Double 8

Tabel 3 File Database Tabel Transaksi Pembayaran SPP

Nama file : PEMBAYARAN. Dbf

Key field : No. Kwitansi, Tahun Ajaran, Nis, Kelas dan Pembayaran
SPP
Type file : Transaksi
Fungsi : Untuk mencatat kejadian yang berhubungan dengan
pembayaran SPP

3.4. Perancangan Input/Output

a. Tampilan Menu

Gambar 3. Menu Utama

14 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13

b. Tampilan Menu Siswa

Gambar 4. Menu Siswa

c. Tampilan Menu SPP

Gambar 5. Menu Master Biaya

d. Tampilan Menu Pembayaran SPP

Gambar 6. Menu Pembayaran SPP

 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 15

e. Tampilan Laporan Bukti Pembayaran SPP

Gambar 7. Menu Pembayaran SPP

f. Tampilan Laporan SPP Per Kelas

Gambar 8. Menu Laporan SPP per kelas

g. Tampilan SPP Per Siswa

Gambar 9. Menu Laporan SPP per siswa

16 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13

D. Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan
Berdasarkan data-data yang diperoleh melalui penelitian dan analisa yang
dilakukan di SMA Ibu Kartini Semarang, dapat diambil kesimpulan bahwa dengan
adanya komputer dan di dukung oleh aplikasi program dalam menyelesaikan masalah
pendataan transaksi pembayaran SPP dapat menjadi solusi alternatif untuk
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada sistem informasi pembayaran SPP.
Kelebihan dari sistem berbasis komputer adalah segala aktifitas pendataan transaksi
pembayaran SPP dan penyajian data laporan transaksi pembayaran SPP lebih efisien
dan efektif, yang artinya adalah sebagai berikut :
a. Informasi yang dibutuhkan dapat terpenuhi secara cepat dan tepat waktu,
karena dalam pengerjaan laporan-laporan yang dibutuhkan telah tertangani oleh
komputer.
b. Pengawasan atas kelancaran arus data pembayaran SPP lebih mudah karena
pengawasan sewaktu-waktu dapat dilakukan.
c. Dengan adanya sistem komputerisasi pada transaksi pembayaran spp ini dapat
membantu dalam kegiatan pendataan transaksi pembayaran SPP sehingga
menjadi lebih efektif dan efisien, serta mempermudah kerja petugas TU.
d. Keseragaman informasi yang dihasilkan sehingga akan mempermudah para
pengguna informasi untuk mendapatkan data atau informasi yang dibutuhkan.
e. Tingkat keamanan yang tinggi pada data maupun prosesnya seperti data dan
laporan pembayaran.

2. Saran
Penulis berharap bahwa dengan adanya perancangan sistem baru yang
direncanakan akan berpengaruh dan berdampak baik bagi kemajuan dan
perkembangan SMA Ibu Kartini Semarang.
Saran untuk terwujudnya suatu sistem informasi penggolahan data
pembayaran SPP SMA Ibu Kartini Semarang yang berbasis Komputer berjalan dengan
baik dan lancar, maka penulis memberikan saran sebagai berikut :
a. Untuk menjaga agar sistem yang telah berjalan ini tetap dalam kondisi baik
sebaiknya perlu dilakukan perawatan terhadap sistem tersebut.
b. Penambahan beberapa sarana Komputer sangat dibutuhkan dalam sistem baru
ini sehingga mnfaatnya benar-benar dapat terasa bagi seluruh sistem kerja SMA
Ibu Kartini.
c. Untuk menerapkan program tersebut diperlukan pelatihan bagi petugas TU yang
menangani transaksi pembayaran SPP, sehingga program yang akan diterapkan
dapat beroperasi secara maksimal.
d. Sistem komputerisasi yang baru ini diharapkan tidak hanya berhenti disini saja
tetapi setidaknya harus dapat melahirkan ide / gagasan pengembangan sistem
komputerisasi secara terpadu, efisien dan efektif. Misalnya dikembangkan juga
dengan metode jaringan / networking.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. (2007), Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta
Hariyanto, Bambang. (2008), Dasar Informatika & Ilmu Komputer, Graha Ilmu, Yogyakarta
Hartono, Jogiyanto. (2005) Analisa dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta.
Keraf, Gorys (2004), Komposisi Sebuah Pengantar Kemahiran Bahasa, Nusal Indah, Flores
Krismiaji. (2005), Sistem Informasi Akuntansi, unit penerbit dan percetakan-Akademi
Manajemen Perusahaan YKPN, Yogyakarta.
Sanjaya, Ridwan. (2008), Kolaborasi Visual Basic 6.0 dan Access 2007, PT Elex Media
Komputindo, Kelompok Gramedia, Jakarta.
Ladjamudin, bin Al-Bahra. (2005), Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu,
Yogyakarta.
 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 17

Sangadji,Etta Manang dan Sopiah. (2010). Metodologi Penelitian Pendekatan Praktis dalam
Penelitian. Andi Yogyakarta.
Sutabri, Tata (2004). Analisa Sistem Informasi. Andi Yogyakarta