PERENCANAAN DAN PEMBAGIAN KETENAGAAN KEPERAWATAN

Perencanaaan merupakan dasar atau titik tolak dan kegiatan pelaksanaan kegiatan
tertentu dalam usaha mencapai usaha organisasi.apabila proses perencanaan
dilakukan dengan baik akan memberikan jaminan pelaksanaan kegiatan menjadi
baik sehingga dapat mencapai tujuan organisasi yang berdaya guna dan berhasil
guna.Kebijakan dirumuskan dalam suatu rencana mencakup struktur organisasi
yang akan diciptakan,pengadaan dan penggunaan tenaga kerja,sistem dan
prosedur yang hendak di gunakan serta peralatan yang dibutuhkanb untuk
kelancaran suatu kegiatan .Perencanaan harus memenuhi prinsip yang sesuai
dengan situasi dan kondisi dan suatu organisasi.

Perencanaan tenaga keperawatan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan

pelayanan keperawatan yang optimal dan bermutu tinggi.perencanaan
ketenagaan ,menjadi permasalahan besar di berbagai organisasi
keperawatan,seperti di tatanan rumah sakit,perawat dirumah(nursing home),dan
tempat-tempat pelyanan lain.oleh karena itu ,perencanaan ketenagaan harus sesuai
dengan ketentuan/pedoman yang berlaku,tenaga yang dibutuhkan dalam
memberikan pelayanan keperawatan harus sesuai dengan standar keperawatan
yang ada.

Perencanaan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain

lingicungan(eksternal cage),keputusan,organisasi yang dapat berbentuk
pensiun,ketenagaan merupakan suatu proses yang kompleks,yang memerlukan
ketelitian dalam menerapkan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk melaksanakan
kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi.jumlah tenaga yang ada perlu
ditata/dikelola dalam melaksanakan kegiatan melalui penjadwalan yang sistematis
dan terencana secara matang sehingga kegiatan dapat dilakukan secara optimal.

A.prinsip perencanaan

Menurut siagian (1983),perencanaan yang baik harus memiliki prinsip-prinsip

sebagai berikut:

1. Mengetahui sifat atau ciri suatu rencana yang baik yaitu :

a. Mempermudah tercapainya tujuan organisasi karena rencana merupakan
suatu keputusan yang menentukan kegiatan yang akan di lakukan dalam
rangka mencapai tujuan
b. Dibuat oleh orang yang benar-benar mamahami tujuan organisasi
c. Dibuat oleh orang yang sungguh-sungguh mendalami teknik
perencanaan.
d. Adanya suatu perincian yang teliti,yang berati rencana harus segera di
ikuti oleh program kegiatan terinci.
e. Tidak boleh terlepas dari pemikiran pelaksaan,artinya harus menggambar
bagaimana rencana tesebut dilakukan.
 f. Bersifat sederhana yang berati disusun secara sistematis dan prioritasnya
jelasa terlihat.
g. Bersifat luwes yang berati,bisa diadakan penyesuaian bila ada perubahan.
h. Terdapat tempat pengambilan resiko karena tidak ada seorang pun yang
mengetahui apa yang akan terjadi di masa yang akan datang.
i. Bersifat praktis,yang berati bisa dilaksanakan sesuai dengan kondisi
organisasi.
j. Merupakan perkiraan atau peramalan keadaan yang mungkin terjadi

2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rancangan kegiatan yang

harus dijawab dengan mamuaskan menggunakan pendekatan 5W1H.

kontak 5.1 pendekatan 5W1H:

what kegiatan apa yang harus di jalankan dlm rangka pencapai tujuan yang telah
di sepakati.

Where di mana kegiatan akan dilakukan?

When kapan kegiatan tersebut akan dilakukan?

Who siapa yang harus melakukan kegiatan tersebut?

Why mengapa kegiatan tersebut perlu dilakukan?

How bagaimana cara melaksakan kegiatan tersebut ke arah mencapai tujuan?

3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus di

selesaikan dengan menggunakan teknik ilmiah,artinya harus di ssusun
dengan cara sisternatis dan di dasarkan pada langkah sebagai berikut:

a. mengetahui sifat hakiki dan masalah yang dihadapi.

b. mengetahui data yang akurat sebelum menyusun rencana.
c. menganalisis dan menginterprestasi data yang telah terkumpul.
d. menetapkan beberapa altermatif pemecahan masalah.
e. memilih cara yang tebaik untuk menyelesaikan masalah.
f. melaksanakan rencana yang telah di susun.
g. menilai hasil yang telah di capai.

Jika ketiga prisip tersebut dilaksanakan,maka dapat tersusun suatu perencanaan

yang baik termasuk perencanaan tenaga keperawatan.

B. perencanaan tenaga keperawatan

Perencanaan tenaga atau staffing merupakan salah satu fungsi utama seorang
pemimpin organisasi,termasuk organisasi keperawatan. Keberhasilan suatu
organisasi salah satunya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusianya.hal ini
berhubungan erat dengan bagaimana seorang pimpinan merencanakan
keternagaan di unit kerjanya.

Langkah perencanaan tenaga keperawatan menurut drucicter dan gillies (1994)

meliputi hal sebagai berikut :

a. Mengidentifikasi bentuk dan beban pelayanan keperawatan yang akan di

berikan.
b. Menentukan kategori perawat yang akan ditugaskan untuk melaksanakan
pelayanan keperawatan.
c. Menentukan jumlah masing-masing kategori perawat yang dibutuhkan.
d. Menerima dan menyaring untuk mengisi posisi yang ada.
e. Melakukan seleksi calon-calon yang ada.
f. Menentukan tenaga perawat sesuai dengan unit atau shifi.
g. Memberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugak pelayanan
keperawatan.

Penentuan tenaga kerja keperawatan dipengaruhi oleh keinginan untuk

menggunakan tenaga keperawatan yang sesuai. Untuk lebih akuratnya selain
perencanaan tenaga keperawatan, maka pimpinan keperawatan harus
mempunyai keyakinan tertentu dalam organisasi nya seperti :
a.Rasio antara perawat dan klen didalam mangan keperawatan intensif
adalah 1:1 atau 1:2
b. Perbandingan perawat ahli dan terampil diruang medikal
bedah,kebidanan,anak dan psikiatry adalah 2:1 atau 3:1
c.Raasio antara perawat dan iclien sant shift pagi atau sore adalah 1:5, untuk
malam hari diruang rawat dan lain-lain 1:10

Jumlah tenaga terampil di tentukan oleh tingkat ketergantungan klien. Menurut

abdullah dan levine(1965) dalam gillies (1994),seharusnya dalam suatu unit ada
55% tenaga ahli dan 45% tenaga terampil.

c. perkiraan kebutuhan tenaga

penetapan jumlah tenaga keperawatan harus disesuaikan dengan kategori yang

akan dibutuhkan untuk asuhan keperawatan kilen disetiap unit. Beberapa
pendekatan dapat digunakan untuk memperkirakan jumlah staf yang dibutuhkan
berdasarkan kategori klien yang dirawat, rasio perawat, dank lien untuk memenuhi
standar praktik keperawatan.

Kategori keperawatan :
 1. Perawatan mandiri (self cae), yaitu klien memerlukan bantuan minimal dalam
melakukan tindakan keperwatan dan pengobatan. Klien melakukan aktifitas
perawatan diri secara maniri.
2. Perawatan sebagai (partial care) klien memerlukan bantuan sebagian dalam
tidakan keperawatan dan pengobatan tertentu, misalnya pemberian obat
intravena, mengatur posisi, dll.
3. Perawatan total (total care) yitu klien memerlukan banttuan secara penuh
dalam perawatan diri dan memerlukan obserfasi ecara ketat.
4. Perawatan intensif (intensif care) yaitu klien memerlukan obsrvasi dan
tindakan keperawatan yang secara terus menerus.

Cara menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk setiap unit sbb :

1. Rasio perawat klien disesuaikan dengan standar perkiraan jumlah klien

sesuai data sensus.
2. Pendekatan teknik industri yaitu identitas tugas perawat dengan
menganalisis alur kerja perawat, atau word flow rata-rata frekuensi dn waktu
kerja ditentukan dengan data sensus klien, dihitung untuk menentukan
jumlah perawat yang dibutuhkan.
3. System approach staffing atau pendekatan system ketenangan
dapatmenentukan jumlah optimal yang sesuai dengan kategori perawat
untuk setiap unit serta mempertimbangkan komponen input-proses-otuput-
umpan balik

Kebutuhan tenaga dapat ditinjau berdasarkan waktu perawatan langsung, waktu

perawatan tidak langsung, dan waktu pendidikan kesehatan.

Perkiraan jumlah tenaga dapat dihitung berdasarkan waktu perawatan langsung

yang dihitung berdasarkan tingkat ketergantungan klien. Rata-rata waktu yang
dibutuhkan untuk perawatan langsung (diretcare) adalah berkisar 4-5 jam atau klien
atau hari. Menurut Minetti dan Haurchinsun (1975) dalam Gilliees (1994), waktu
yang dibutuhkan untuk perawatan langsung didasarkan pada kategori berikut :

1. Perawatan mandiri (self care) adaah *4 jam = 2 jam

2. Perawatan sebagin (partial care) adalah *4 jam = 3 jam
3. Perawatan total (total care) adalah 1-1 *4 jam = 4- 6 jam
4. Perawatan intensif (intensif care) adalah 2*4 jam = 8 jam

Perkiraan jumlah tenaga juga dapat didasarkan atas waktu perawatan tidak
langsung. Berdasarkan penelitian perawat di rumah sakit, grace, detroyit dalarn
gillies (thun 1994), menyatakan bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
perawatan tidak langsung adalah 36 menit/ klien/hari. Di pihak lain, menurut wolf
dan young (1965) dalam buku yang sama menyatakan sebesar 60 menit/klien/hari.
Selain cara yang diatas, waktu pendidikan kesehatan dapat juga digunakan sebagai
dasar perhitungan kebutuhan tenaga. Menurut Billies (1994), waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan pendidikan kesehatan berkisar 15 menit klien/hari.

Menghitung waktu yang dibutuhkan dalam perawatan klien/hari, perlu

menjumlahkan ketiga cara tersebut , yaitu waktu perawatan langsung, waktu
perawatan tidak langsung, dan waktu pendidikan kesehatan. Selanjutnya jumlah
tenaga yang dibutuhkan dihitung berdasarkan beban kerja perawat.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan beban kerja perawat yaitu :

1. Jumlah klien yang dirawat setiap hari/bulan/tahun di unit tersebut.

2. Kondisi/tingkat ketergantungan
3. Rata-rata harm perawatan
4. Pengukuran keperawatan langsung, perawatan tidak langsung, dan
pendidikan kesehatan
5. Frekuensi tindakan perawatan yang dibutuhkan klien
6. Rata-rata waktu perawatan langsung, tidak langsung, dan pendidikan
kesehatan

Disamping itu, ada beberapa faktor lain yang mempengaruhi beban kerja perawat,
yaitu masalah komonitas, bencana alam, kemajuan IPTEK, pendidikan konsumen,
keadaan ekonomi, iklim/musim, politik, dan hokum/peraturan.

Denagn mengelompokkan klien menurut jumlah dan kompleksitas pelyanan

keperawatan yang dibutuhkan klien, pimpinan keperawatan, dapat
memperhitungkan jumlah tenaga keperawatan yang dibutuhkan untuk masing-
masing unit. Metode penghitungan yang digunakan, yaitu metode rasio, metode
gillies, metode lokakarya keperawatan, metode di Thailand dan fhiliphina dan
metode penghitungan ISN (indicator staf need).

Metode rasio didasarkan atas surat keputusan mentri kesehatan nomor 262 tahun
1979, kenutuhan tenga didasarkan pada rasio tempat tidur yang tersedia di kelas
masing-masing. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada :

Rumah Sakit Perbandingan

Kelas A dan B Tempat tidur : tenaga medis = 4-7 : 1

tempat tidur : tenaga keperawatan = 2 :
3 4 tempat tidur : tenaga non
keperawatan 3:1 tempat tidur : tenaga
non medis = 1:1

Kelas C Tempat tidur : tenaga medis = 9:1

tempat tidur : tenaga keperawatan = 1:1
 tempat tidur : tenaga non keperawatan
= 5:1 tempat tidur : tenaga non medis =
3:4

Kelas D Tempat tidur : tenaga medis = 15:1

tempat tidur : tenaga keperawatan = 2:1
tempat tidur : tenaga non medis = 6: 1

Metode gillies (1994), digunakan khusus untuk menghitung tenaga keperawatan

dengan menggunakan rumus sebagai berikut : jumlah tenaga =
A*B*365

(365 hari libur)* jam kerja/hari

Keterangan :

A jumlah kerja tenaga keperawatan/hari

B jumlah pasien rata-rata/hari

Metode berikutnya yang dapat digunakan untuk memperhitungkan jumlh kebutuhan

tenaga adalah metode lokakarya keperawatan (1989). Metode ini juga dikhususkan
untuk menghitung tenaga keperawatan dengan menggunakan rumus sebagai
berikut :

Jumlah tenaga = A*52*7(TT * BOR)

41 40

Metode ke empat adalah metode Thailand dan fhiliphina yang didasarkan pada
jumlah jam perawatan yang dibutuhkan/pasien, harm kerja efektif perawat dalam
satu tahun, dan jumlah jam kerja efektif dalam 1 tahun, jumlah jam perawatan
pasien terbagi dalam unit rawat inap selama 24 jam yang terdiri dari penyakit
dalam (3,4 jam), post-vartum (3 jam), bail neonates (2,5 jam), dan anak (4 jam)
sehngga rata-rata jam perawatan yang dibutuhkan/pasien selama 24 jam adalah 3
jam, unit rawat jalan yang jam perawatan/pasiennya adalah 0,5 jam, kamar operasi
untuk rumah sakit kelas A dan B ( 5-8 jam/24 jam), untuk rrumah sakit tipe C dan D
(3 jam), kamar bersalin sebanyak 5-8 jam. Hari kerja efektif perawatan dalam
1tahun diperinci berdasarkan jumlah hari dalam 1 tahun (365 hari), jumlah hari
kerja non efektif dalam 1 tahun (jumlah hari minggu 52 harm, libur nasional hari,
dan cuti bulanan 12 hari), jumlah harri efektif dalam 1 tahun yaitu 365 76 = 289
hari, dan jumlah hari efektif/minggu yaitu 289 :7 = 41 minggu. Jumlah jam kerrja
efektif dalam 1 tahun yaitu jam kerja dalam 1 tahun yaitu 41 minggu*40 jam =
1640 jam/tahun.
Cara penghitungan kebutuhan tenaga perawat dapat menggunakan rumus berikut :

1. Unit rawat inap ( URI )

Jumlah jam perawatan * 52 minggu * 7 hari * jumlah TT * BOR
41 jumlah Koreksi 25 minggu efektif * 40 jam
%
2. Unit Rawat Jalan (URJ)
Jumlah jam perawatan * 52 minggu *6 hari * jumlah kunjungan
Koreksi 25
41 jumlah minggu efektif * 40 jam
%
3. Kamar Bedah/operasi (KBd/O)
Jumlah jam perawatan * 52 minggu * 7 hari * jumlah anggota tim OK
41 jumlah Koreksi 25 minggu efektif * 40 jam
4. Kamar Bersalin (KB)
%
Jumlah jam perawatan * 52 minggu * 7 hari * jumlah kunjungan
41 jumlah Koreksi 10 minggu efektif * 40 jam
%
Selanjutnya dapat dihitung jumlah tenaga secara keseluruhan dan
penjumlahan URI, URJ, KBd/O, dan KB.

Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga adalah
dengan meode perhitungan ISN. Dasar yang digunakan dalam metode ini adalah
beban kerja dari tiap-tiap unit atau institusi. Setiap unit harus memproyeksikan
kegiatan/keluaran yang akan dihasilka oada masa mendatang. 3 faktor yang
mendasarkan formula ISN yaitu

1. Indicator beban kerja.

2. Bobot (weighting)
3. Kapassitas tenaga

Berikut merupakan salah satu contoh perhitungan tenaga berdasarkan salah satu
metode datas (gillies,1994).

Dikethui, kondisi tenaga keperawatan, disalah satu RS XY berasarkan laporan

tahunan 1995 sebagai berikut :

1. Bagian UPI, rata-rata pasien/hari adalah 2,6

2. Bagian bedah, rata-rata pasien/hari adalah 44,7
3. Bagian non bedah/non UPI rata-rata pasien/hari sebesar 211,3

Ditanyakan, beberapa tenaga keperawatan yang dibutuhkan untuk bagian UPI,

bagian bedah, dan bagian non bedah/non UPI berdasarkan data diatas?

Dijawab :
 1. Asumsi A (jumlah jam kerja tenaga keperawatan per hari) untuk bagian UPI
adalah 7 jam dan B (jumlah pasien rata-rata per hari) adalah 2,6; A bedah =
5 jam dengan B = 44,7; dan A non bedah/non UPI = 4 jam dengan B =211,3
2. Asumsi jumlah hari tidak kerja per tahun sebagai berikut
a. Hari minggu/sabtu = 104 hari
b. Hari libur nasional = 12 hari
c. Cuti tahunan = 12 hari
d. Izin/sakit = 12 hari
Jadi jumlah keseluruhannya adalah 140 hari.
3. Asumsi jumlah jam kerja per hari adalah 8 jam.
Jadi, kebutuhan tenaga keperawatan untuk masing-masing bagian adalah
sebagai berikut
a. UPI 7*2,6*365
4 (365 140)*8
b. orang Bedah 5*44,7*365
45 (365 140)*8
c. orang Non bedah/non UPI 4*2,11,3*365
171 (365 140)*8
orang
Dengan demikian, jumlah kebutuhan tenaga keperawatan secara keseluruhan di RS
XY adalah 220 orang, dengan perincian 4 perawat untuk bagian UPI, 45 perawat
untuk bagman bedah, dan 171 perawat untuk bagian non bedah/non UPI.

D. Pembagian Tenaga Keperawatan dan Penyusunan Jadwal

Penyusunan jadwal dinas merupakan tanggung jawabkepala ruangan atau

pengawas, tetapi lebih diutamakan kepala ruang karena lebih mengetahui tingkat
kesibukan ruangan dan karakteristik stafnya. Hal ini akan memudahkan dalam
menerapkan orang yang tepat untuk setiap periode jaga (shift).

Prinsip penyusunan jadwal hendaknya memenuhi beberapa prinsip, di antaranya

harus ada kesinambungan antara kebutuhan unit kerja dan kebutuhan staf.
Mmisalnya kebutuhan staf untuk rekreasi, memperhatikan siklus jadwal penugasan
yang sibuk dan tidak sibuk, berat dan ringan, harus dilalui oleh semua staf yang
terlibat dalam rotasi serta staf yang mempunyai jam kerja yang sama. Prinsip
berikutnya, yaitu setiap staf harus terlibat dalam siklus atau rotasi pagi-sore-malam;
metode yang dipakai harus sesuai dengan kuantitas dan kualitas staf dalam suatu
unit kerja; siklus yang digunakan mengikuti metode penugasan yang dipakai; dan
setia staf harus dapat mencatat hasil dinas, libur, shift.

Berdasarkan prinsip tersebut, dapat diperkirakan formulasi jumlah staf pada setiap
shiftnya. Menurut Swanburg (1990), dari hasil sensus harian selama 6 bulan di Unit
Medical Bedah dengan 25 unit tempat tidur, ditemukan 19 pasien rata-rata dirawat.
Rata-rata minimal perawat kontak dengan pasien adalah 5 jam per klien per 24 jam.
Dengan demikian, total jam perawatan yang dibutuhkan dalam sehari adalah 19
klien x 5 jam = 95 jam. Bila jam dinas adalah 8 jam, jumlah staf yang dibutuhkan
adalah 95 / 8 = 11,9 atau 12 staf dalam 24 jam.

Total jam kerja per minggu adalah 40 jam maka jumlah shift per minggu adalah 12
staf x 7 hari 84 jam. Bila jumlah staf setiap hasil kerja per minggu dan 8 jam per
shift maka jumlah staf yang dibutuhkan per hari adalah 84 jam/5jam = 16,8
orang(16-17 staf). Di samping itu, perlu dipertimbangkan juga tentang proporsi jaga
pagi, siang, dan malam. Menurut Wesler dalam Swenburg (1990) proporsi dinas
pagi,sore, malam adalah 47 % : 36 % : 17 %. Hal ini menunjukkan bahwa jika total
staf adalah 17 orang, yang akan didinaskan pagi adalah 8 orang, sore sebanyak 6
orang, dan malam adalah 3 orang.

E. Modifikasi Kerja Mingguan

Beberapa pendekatan digunakan untuk penyusunan jadwal dinas mingguan.

Pendekatan tersebut dilihat dari karakteristik staf yang ada dalam tim. Modifikasi
tugas mingguan meliputi :

1. Total jam kerja per minggu adalah 40 jam dengan 10 jam per hari dan 4 hari
kerja per minggu. Pada metode ini terjadi tumpang tindih kurang lebih 6 jam
per 24 jam, dimana jam-jam tersebut dapat dipergunakan untuk ronde
keperawatan, penyelesaian rencana keperawatan atau kegiatan lainnya.
Lelemahan cara ini adalah memerlukan staf yang banyak.
2. Perincian 12 jam dalam satu shift, yaitu 3 hari kerja, 4 hari libur, dan 4 hari
kerja. Sistem ini sama dengan sistem pertama yang membutuhkan tenaga
yang banyak.
3. Perincian 70 jam dalam 2 minggu yaitu 10 jam per hari (7 hari kerja dan 7
hari libur)
4. Sistem 8 jam per hari dengan 5 hari kerja per minggu. Sistem ini lebih banyak
disukai karena mengurangi kelelahan staf dan produktifitas staf tetap dapat
dipertahankan.

Selain pendekatan di atas, digunakan juga penjadwalan dengan metode Nursing

Management Information System (NMIS) atau pembagian jadwal dinas dengan
mempertimbangkan produktivitas kerja staf. Pengukuran produktivitas kerja staf.
Pengukuran produktivitas kerja dapat dilakukan dengan perbandingan output dan
input, atau perbandingan antara jam staf yang dibutuhkan dengan jam staf yang
tersedia dikalikan 100%. Hasil penelitian Swanburg (1990) tentang time motion
study diperoleh data bahwa rata-rata perbandingan jam staf yang dibutuhkan
dengan jam jam staf yang tersedia adalah 380,50/420,00 x 100% = 94,7 %. Dengan
kata lain, makin rendah jam staf yang tersedia, makin tinggi produktivitas kerja staf.
Meskipun demikian, aspek kelelahan staf perlu dipertimbangkan.