SOP OPERATOR KOMPUTER

TATA USAHA
Nomor : 0001 / 2016
Terbit ke :
SOP No.Revisi :
Tgl.Diberlaku : 01 Januari 2016 UPTD
Dinkes.Kota Halaman :1- PKM Langsa Baro
Langsa
Ditetapkan Kepala UPTD Nama : SAFRITA, SKM
PKM Langsa Baro NIP. 19730813 1990012 001

A.Pengertian
B. Tujuan Sebagai pedoman kerja bagian tata usaha untuk mengorganisir
surat-surat resmi yang ditujukan ke UPTD PKM Langsa Baro atau
dikeluarkan oleh UPTD PKM Langsa Baro sebagai instansi
pemerintah.
C. Kebijakan SK Ka. Puskesmas Langsa Baro tentang Nomor:
D. Referensi Di isi dengan referensi/sumber yang digunakan dalam penyusunan
SOP untuk kegiatan terkait.
E Langkah- langkah/ Mengorganisir Surat Masuk
Prosedur
1) Staf tata usaha menerima surat masuk
2) Menelaah isi surat masuk
3) Menyalin nomor surat ke buku agenda surat masuk
4) Melampirkan lembar disposisi pada surat yang diterima
5) Mengisi secara lengkap lembar disposisi, meliputi :
a. Surat dari
b. Tanggal surat
c. Diterima tanggal
d. Hal
e. Kode (diisi dengan nomor urut pada buku agenda surat
masuk)
f. Nomor (diisi dengan nomor surat yang masuk)
6) Menyerahkan surat yang lembar disposisinya sudah diisi
lengkap kepada Kepala Tata Usaha untu ditelaah dan diteruskan
kepada Kepala UPTD PKM Langsa Baro
7) Menindaklanjuti surat yang telah di disposisi sesuai instruksi
dari Kepala Puskesmas dan mengisi tanggal
penyelesaian/perkiraan penyelesaian tindaklanjut surat dimaksud
8) Mengarsipkan surat ke dalam map arsip.

[Type text]
 SOP OPERATOR KOMPUTER
TATA USAHA
Nomor : 0001 / 2016
Terbit ke :
SOP No.Revisi :
Tgl.Diberlaku : 01 Januari 2016 UPTD
Dinkes.Kota Halaman :2- PKM Langsa Baro
Langsa
Ditetapkan Kepala UPTD Nama : SAFRITA, SKM
PKM Langsa Baro NIP. 19730813 1990012 001

Mengorganisir Surat Keluar

1) Menyiapkan surat yang diperlukan

2) Meneliti surat yang sudah disiapkan
3) Menyerahkan surat kepada Kepala Tata Usaha untuk diperiksa
dan diparaf
4) Meneruskan surat ke Kepala Puskesmas Langsa Baro untuk
ditandatangani
5) Membubuhi nomor surat sesuai dengan urutan nomor agenda
surat
6) Membubuhi stempel Puskesmas Langsa Baro pada tanda tangan
Kepala Puskesmas
7) Melipat surat dan memasukkannya ke dalam amplop surat dinas
8) Membubuhi stempel Puskesmas Langsa Baro pada amplop dan
menuliskan nomor surat dan perihal surat pada pojok kiri atas
amplop.
9) Menuliskan tujuan surat dan alamat pihak yang dituju pada sisi
kanan amplop dengan tulisan yang mudah dibaca.
10) Staf mengisi buku ekspedisi sesuai identitas surat meliputi
tanggal surat diantar, pihak yang dituju dan perihal surat.

Mengorganisir Surat-surat Kedinasan

1) Mengkonsep balasan surat masuk sesuai pedoman dari surat

tersebut
2) Mengetik surat sesuai pedoman dengan menggunakan komputer
3) Menyerahkan surat ke Kepala Tata Usaha untuk ditelaah dan
diparaf untuk ditanda tangani Kepala Puskesmas
4) Menomor agendakan surat ke dalam buku agenda
5) Membubuhi stempel Puskesmas Langsa Baro pada tanda tangan
Kepala Puskesmas untuk dikirim ke tujuan surat tersebut

[Type text]
 SOP OPERATOR KOMPUTER
TATA USAHA
Nomor : 0001 / 2016
Terbit ke :
SOP No.Revisi :
Tgl.Diberlaku : 01 Januari 2016 UPTD
Dinkes.Kota Halaman :3- PKM Langsa Baro
Langsa
Ditetapkan Kepala UPTD Nama : SAFRITA, SKM
PKM Langsa Baro NIP. 19730813 1990012 001

6) Lipat surat dan masukkan amplop

7) Tulis nomor surat dan tujuan surat tersebut
8) Tulis perihal surat pada buku expedisi untuk diparaf oleh
penerima surat tersebut

Mengorganisir Jadwal Kegiatan Program

1) Menerima jadwal kegiatan dari pengelola program

2) Mengetik jadwal kegiatan sesuai dengan POA yang di setujui
atasan
3) Menyerahkan jadwal ke Kepala Tata Usaha untuk ditelaah dan
diparaf
4) Menyerahkan ke Kepala Puskesmas untuk ditanda tangani
5) Membubuhi stempel Puskesmas Langsa Baro pada tanda tangan
Kepala Puskesmas

Mengorganisir SPT dan SPPD Program

1) Mengetik SPT dan SPPD Program sesuai jadwal kegiatan

2) Menyerahkan SPT dan SPPD kepada Kepala Tata Usaha untuk
ditelaah dan diperiksa
3) Menyerahkan ke Kepala Puskesmas untuk ditanda tangani
4) Menyerahkan ke Pengelola Program untuk melaksanakan
kegiatan tersebut

Mengorganisir Absen Finger Print

1) Mentransfer data dari kotak absen finger print ke komputer
2) Merekap absen kehadiran dan menjumlahkan persen kehadiran
staf
3) Mengeprint absen yang telah direkapitulasi
4) Menyerahkan absen ke Kepala Tata Usaha untuk ditelaah dan
diparaf
5) Menyerah absen yang telah diparaf ke Kepala Puskesmas untuk
ditanda tangani
6) Mengirimkan absen tersebut ke Dinas Kesehatan dan BKPP
[Type text]
 SOP OPERATOR KOMPUTER
TATA USAHA
Nomor : 0001 / 2016
Terbit ke :
SOP No.Revisi :
Tgl.Diberlaku : 01 Januari 2016 UPTD
Dinkes.Kota Halaman :4- PKM Langsa Baro
Langsa
Ditetapkan Kepala UPTD Nama : SAFRITA, SKM
PKM Langsa Baro NIP. 19730813 1990012 001

Kota Langsa
F. Alir Proses

Mengorganisir Absen Manual

1) Menerima absen manual dari pemegang absen
2) Merekap absen kehadiran dan menjumlahkan persen kehadiran
staf ke komputer
3) Mengeprint absen yang telah direkapitulasi
4) Menyerahkan ke Kepala Tata Usaha untuk diperiksa dan diparaf
5) Menyerahkan absen yang telah diparaf ke Kepala Puskesmas
untuk ditanda tangani
6) Membuat surat pengantar absensi
7) Mengirimkan absen ke Dinas Kesehatan dan BKPP Kota Langsa

Mengorganisir Surat Masuk

Terima surat masuk

Telaah surat
[Type text]
 SOP OPERATOR KOMPUTER
TATA USAHA
Nomor : 0001 / 2016
Terbit ke :
SOP No.Revisi :
Tgl.Diberlaku : 01 Januari 2016 UPTD
Dinkes.Kota Halaman :5- PKM Langsa Baro
Langsa
Ditetapkan Kepala UPTD Nama : SAFRITA, SKM
PKM Langsa Baro NIP. 19730813 1990012 001

Salin nomor surat ke agenda surat masuk

Tempel lembar disposisi ke surat

Isi secara lengkap poin-poin yang

tersedia dalam lembar disposisi

Serahkan surat kepada Kepala Tata Usaha untuk

ditelaah dan diteruskan kepada Kepala
Puskesmas

Tindaklanjuti sesuai instruksi

Kepala Puskesmas

Arsipkan lembar disposisi dan

surat ke dalam map arsip

Mengorganisir Surat Keluar

Siapkan Surat

Teliti surat yang sudah disiapkan

[Type text]
 SOP OPERATOR KOMPUTER
TATA USAHA
Nomor : 0001 / 2016
Terbit ke :
SOP No.Revisi :
Tgl.Diberlaku : 01 Januari 2016 UPTD
Dinkes.Kota Halaman :6- PKM Langsa Baro
Langsa
Ditetapkan Kepala UPTD Nama : SAFRITA, SKM
PKM Langsa Baro NIP. 19730813 1990012 001

Sampaikan surat ke KTU untuk dicek

dan diparaf

Minta tanda tangan Kepala UPTD PKM

Langsa Baro

Stempel surat

Lipat surat dan masukkan

dalam amplop

Stempel amplop dan tulis

nomor surat, perihal dan
kepada siapa surat ditujukan

F. Unit Terkait

[Type text]
 SOP OPERATOR KOMPUTER
TATA USAHA
Nomor : 0001 / 2016
Terbit ke :
SOP No.Revisi :
Tgl.Diberlaku : 01 Januari 2016 UPTD
Dinkes.Kota Halaman :7- PKM Langsa Baro
Langsa
Ditetapkan Kepala UPTD Nama : SAFRITA, SKM
PKM Langsa Baro NIP. 19730813 1990012 001

H. Rekaman Historis:
Diberlakukan Tgl.
No Halaman Yang dirubah Perubahan

[Type text]