AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU

QUALITY ASSURANCE SYSTEM AUDITS

Judi Suharsono. SE., Ak., MM., SPsi
1
The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402,
Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menent
ukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan
dan apakah pengaturan tersebut diimplementasi secara efektif dan cocok untuk men
capai tujuan.
DEFINISI
Auditor menguji kesesuaian terhadap standar sistem mutu yang berlaku dan mengide
ntifikasi perbaikan yang mungkin. Audit mutu (Quality Audit) kadang-kadang dinam
akan penilaian (assessment).
2
ISO 10011 lebih jauh menjelaskan dalam suatu catatan karateristik utama dari aud
it mutu, yang merupakan suatu audit mengenai sistem kepastian mutu dan unsur-uns
ur individualnya : "adalah tidak
terbataspada audit suatu sistem, akan tetapi termasuk proses, produk, dan jasa,
ini dapat dipertimbangkan sebagai sub sistem ...... ". Surveillance merupakan su
atu supervisi aktivitas umum, dan inspection merupakan verifikasi teknis
atas produk, atau spesifikasi jasa.
Audit berarti suatu aktivitas terdokumentasi yang dilakukan sesuai dengan prosed
ur tertulis dengan dasar berkala untuk memverifikasi, pengujian dan evaluasi ata
s bukti obyektif, sesuai dengan unsur-unsur dari program kepastian mutu yang dib
awah penelaahan tersebut sebab itu, suatu audit tidak termasuk aktivitas surveil
lance atau inspection untuk tujuan melaksanakan suatu program kepastian mutu ata
u melaksanakan penyelidikan mutu atau melaksanakan 3 penyelidikan keluhan atau a
nalisis kegagalan dari suatu alat.
TIPE AUDIT MUTU
1. Internal dan eksternal Tergantung pada siapa auditornya; audit eksternal dila
kukan oleh orang luar terhadap perusahaan. Hasil dari audit sering dibagi oleh p
erusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan audit. 2. Sistem, Produk, Pr
oses, Lokasi, dan Organisasional. Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi audi
tor.
3. Garis dasar (baseline) dan reguler. Baseline audit biasanya lebih menyeluruh
dan intensif. Audit reguler (regular audits) dapat diperluas dengan audit khusus
atau audit ac hoc dengan alasan seperti kerusakan yang banyak, perubahan peruba
han, dan ketersediaan sumber daya.
4
TIPE AUDIT MUTU
4. Audit khusus (special audits), seperti audit mutu, adalah terbatas, sedangkan
audit komprehensif (comprehensive audits) mencakup area-area lain seperti akunt
ansi, operasi, pemasaran. Ketaatan dengan standar audit generik memudahkan audit
simultan dan gabungan audit mutu dapat dilihat sebagai suatu sistem audit. Dala
m gambar dibawah ini, audit tampak secara hirarki dan juga mendekatkan dengan ca
ra tingkat wewenang dan tanggungjawab yang berbeda dalam organisasi.
Suatu audit sistem (systems audit) diprakarsai oleh manajemen eksekutif yang men
erima laporan audit. Baik audit proses (process audit) ataupun audit produk (pro
duct audit) memfokus pada eselon yang lebih bawah dan berurusan dengan unsur-uns
ur sistem khusus, juga dinamakan subsistem. Disini, manajemen penyeliaan dan seb
agian pekerja adalah auditee dan penerima utama dari pengamatan dan laporan audi
t, manajemen senior mungkin juga menerima satu copy laporan. 5
SISTEM MUTU DAN AUDIT
6
1. Menilai ketaatan prosedur pengendalian dan standar program mutu. 2. Menilai p
roses pengambilan keputusan untuk keabsahan. 3. Menilai karateristik mutu dari p
roduk serta proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau pendisa
in melalui pengendalian dari inspeksi reguler. 4. Memperbaiki efektivitas dari p
rogram manajemen mutu. 5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan,
dan masalah lain. 6. Memperoleh sertifikasi formal dari program manajemen mutu.
7. Mengarahkan dan memotivasi staf dalam masalah mutu, menunjukkan perhatian man
ajemen untuk mutu, dan menciptakan kesadaran mutu. 8. Menunjukkan perhatian mana
jemen untuk mutu terhadap pemasok dan pelanggan serta memperoleh perlindungan te
rhadap tuntutan liabilitas produk (Product Liability Claims). 9. Memperkenalkan
suatu formalitas yang perlu dan konsistensi dalam program mutu usaha yang kecil.
10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahuan teknis. 7
Tujuan dan manfaat potensial audit mutu yang direncanakan dengan baik
MAKSUD DAN TUJUAN AUDIT MENURUT ISO 10011
1. Menentukan ketidaksesuaian (Nonconformities). 2. Menentukan efektivitas siste
m mutu. 3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem. 4. memenuhi persyaratan pe
raturan. 5. Memudahkan registrasi atas sistem Mutu. 6. Menilai dan memverifikasi
sistem mutu pemasok 7. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri
.
8
PRINSIP AUDIT YANG SEHAT
1. Auditor harus berkualifikasi dan independen. 2. Maksud & tujuan audit harus d
iklarifikasi & disetujui. 3. Audit harus direncanakan & dipersiapkan secara mema
dai. 4. Orang yang bertanggungjawab atas aktivitas yang akan diaudit harus secar
a baik dan diberitahu sebelum dan setelah audit. 5. Rencana audit dan laporan ak
hir harus tertulis. 6. Auditor harus menindak lanjuti tindakan perbaikan. 7. Pen
ilaian terhadap standar harus obyektif,faktual, 9 dan apabila mungkin, kuantitat
if.
PRINSIP AUDIT YANG SEHAT
7. Penilaian terhadap standar harus obyektif, faktual, dan apabila mungkin, kuan
titatif.
8. Audit harus tidak terlalu mengganggu operasi yang berjalan. 9. Frekwensi audi
t harus bervariasi dengan kebutuhan aktual dan demikian juga intensitas dan luas
dari audit. 10. Kertas kerja dan dokumen -dokumen lain dari audit harus disimpa
n dalam bentuk yang baik dan teratur. 11. Uji petik untuk mengumpulkan bukti har
us tidak memihak dan dapat dipercaya (sampel yang cukup besar). 10
KLIEN, AUDITOR, AUDITEE
11
BAGAIMANA SBG AUDITOR ?
1. Menaati persyaratan-persyaratan, yaitu standar audit,dan berkomunikasi dan me
ngklarifikasi ini dengan mitra audit yang lain 2. Merencanakan dan melaksanakan
penugasan audit dengan baik 3. Mencatat observasi dan melaporkan 4. Memverifikas
i tindakan korektif 5. Mengamankan dokumen audit 6. Memelihara kerahasiaan. 7. B
ekerja sama dengan auditor yang memimpin.
12
PERAN LEAD AUDITOR
1. Membantu dalam menetapkan rencana audit 2. Mewakili tim audit 3. Menyampaikan
laporan audit
13
PERAN KLIEN
1. Menentukan kebutuhan untuk suatu audit dan memprakarsai audit. 2. Menerima la
poran audit 3. Menentukan tindaklanjut audit
14
BAGAIMANA AUDITEE
1. Memberitahu staf mengenai audit
2. Memberikan dukungan dan sumber lain untuk auditor 3. Memberikan akses terhada
p fasilitas dan material pembuktian. 4. Bekerjasama dengan auditor 5. Melakukan
tindakan korektif
15
LANGKAH POKOK AUDIT
16
17
PELAKSANAAN AUDIT
18
PELAPORAN & TINDAKLANJUT
19
PERENCANAAN AUDIT
Rencana audit memberitahu dan menuntun klien, manajemen audit, auditor, dan audi
tee. Dokumen ini dideskripsikan dalam ISO 10011; 1. Rencana audit harus disetuju
i oleh klien dan dikomunikasikan kepada auditor dan auditee. 2. Rencana audit ha
rus memungkinkan perubahan - perubahan atas informasi yang dikumpulkan selama au
dit dan memungkinkan penggunaan yang efektif atas sumber daya.
20
Rencana Audit Mencakup
1. Tujuan dan ruanglingkup audit. 2. Identifikasi partisipan audit. 3. Identifik
asi dari dokumen referensi seperti standar sistem mutu berlaku dan manual mutu a
uditee. 4. Bahasa audit. .,.,.. 5. Tanggal dan tempat audit. 6. Unit organisasio
nal yang diaudit. 7. Waktu yang diharapkan dari audit serta aktivitas 8. Jadwal
pertemuan manajemen. 9. Persyaratan kerahasiaan. 10. Distribusi laporan audit da
n tanggal penerbitan yang diharapkan.
21
Menyiapkan kertas kerja
Pemimpin proyek secara normal akan menyetujui kertas kerja dari auditor karena k
ertas kerja tersebut akan menjadi dokumen resmi kemudian. ISO 10011 menspesifika
si kertas kerja untuk seorang auditor sebagai berikut:
Daftar pertanyaan yang digunakan, 2. Formulir untuk melaporkan pengamatan audit,
3. Formulir untuk mendokumentasikan bukti pendukung untuk simpulan.
1.
22
Tipe daftar pertanyaan
a. Daftar butir audit yang sederhana, kriteria yang diaudit, & referensi standar
sistem mutu yang berlaku. b. Tipe A ditambah pertanyaan yg akan ditanyakan c. T
ipe A ditambah ukuran sampel &kriteria akseptasi. d. Tipe B ditambah kriteria ak
septasi & penilaian. e. Kumpulan instruksi untuk mengaudit suatu elemen, termasu
k periksa.
23
Penelaahan Pra Audit dari Sistem Mutu: Menilai Dokumentasi Sistem
1.
2.
Sebagai dasar untuk merencanakan audit, auditor harus men kecukupan deskripsi si
stem yang tercatat dari auditee, seperti manual mutu, Apabila sistem yang didesk
ripsikan oleh auditor tidak memadai/cukup memenuhi persyaratan, sumber day a yan
g lebih jauh seharusnya tidak diperluas atas audit.
24
Persiapan untuk Melakukan Audit : Tim Audit
Baik auditor ataupun auditee perlu secara baik dipersiapkan untuk permulaan yang
sebenarnya dari pelaksanaan audit. Menurut ISO 10011, auditee harus: 1. Memberi
tahukan karyawan yang relevan mengenai audit yg akan datang; 2. Menunjuk staf yg
bertanggungjawab u/ menemani auditor; 3. Memberikan semua sb daya yang diperluk
an tim audit; 4. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian; 5.
Bekerja sama dengan auditor dalam mencapai tujuan audit; 6. Menentukan dan memp
rakarsai tindakan korektif.
25
Melaksanakan Audit
Melakukan suatu audit di lokasi auditee mencakup: 1. Pemberitahuan kepada audite
e. 2. Orientasi tim audit. 3. Pertemuan tim audit. 4. Unsur-unsur sistem auditin
g. 5. Pertemuan wawancara harian. 6. Pertemuan Penutupan
26
Tujuan Pertemuan Auditor & Auditee sesuai ISO 10011
1. Memperkenalkan anggota tim audit kepada manajemen senior auditee, 2. Menelaah
ruanglingkup dan tujuan audit, 3. Memberikan ikhtisar yang ringkas mengenai met
ode dan prosedur audit, 4. Menetapkan kaitan komunikasi yang resmi antara tim au
dit dan auditee, 5. Mengkonfirmasikan bahwa sumber daya dan fasilitas yang diper
lukan oleh tim audit tersedia, 6. Mengklarifikasi setiap rincian yang tidak jela
s dari rencana audit.
27
Pertemuan Sebelum Penutupan
1. Pada akhir audit, sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit harus melakukan
suatu pertemuan dengan manajemen senior auditee dan orang yang bertanggungjawab
untuk fungsi yang bersangkutan. 2. Tujuan utama dari pertemuan ini adalah untuk
menyajikan observasi audit kepada manajemen senior dengan keadaan sedemikian ru
pa untuk memastikan bahwa mereka secara jelas memahami hasil audit. 3. Auditor y
ang memimpin harus menyajikan observasi dengan memper-timbangkan signifikansi me
nurut pandangan mereka. ,lJKini: 4. Auditor yang memimpin harus memberikan simpula
n tim audit yang berkaitan dengan efektivitas sistem mutu untuk memastikan bahwa
tujuan mutu tercapai. 5. Catatan pertemuan penutupan harus disimpan. 6. Apabila
diminta, auditor dapat juga melakukan rekomendasi untuk perbaikan sistem mutu p
ada auditee Rekomendasi tidak mengikat auditee. 7. Tergantung auditee untuk mene
ntukan sejauhmana, cara-cara dan alat-untuk tindakan memperbaiki sistem mutu. Me
nyiapkan dan memimpin pertemuan adalah tanggungjawab yang krusial dari aktivitas
bagi auditor yang memimpin dan seluruh tim audit. Pengetahuan, keterampilan dan
pengalaman diperlukan.
28
Mengumpulkan dan Menilai Bukti yang Obyektif
Standar ISO 10011 (1990), mendeskripsikan aktivitas auditor dan memuat beberapa
pertanyaan tipikal yang auditor harus dapat menjawab setelah suatu pengujian ata
s unsur audit. Pertanyaan yang dimaksud adalah: 1. Apakah prosedur, dokumen dan
informasi lain mendeskripsikan atau menyokong unsur-unsur yang diperlukan oleh s
istem mutu diketahui, tersedia, dipahami, dan digunakan oleh personel auditee? 2
. Apakah semua dokumen dan informasi lain digunakan untuk mendeskripsikan sistem
mutu yang cukup untuk mencapai tujuan mutu yang diperlukan
29
Arus & Urutan Wawancara :
1. Menentukan informasi yang dicari (menggunakan daftar periksa atau pedoman lai
n). 2. Menilai situasi dan mengutarakan dan/atau mengarah pada pertanyaan. 3. Me
ngajukan pertanyaan dan mengkonfirmasikan bahwa pertanyaan tersebut dipahami. 4.
Memberikan waktu untuk tanggapan dan kemudian mendengarkan secara teliti. 5. Me
nilai informasi yang diterima, mungkin mengklarifikasi dan mengulangi tanggapan
atau pertanyaan orisinil, atau mengutarakan kembali pertanyaan tersebut. 6. Menc
atat dan memverifikasi. Auditor yang memimpin (lead auditor) mengawasi semua akt
ivitas audit.
30
Menangani Pengamatan
Perilaku auditor khususnya ketika melakukan observasi harus kalem, sopan, wajar,
dan sudah tentu tidak memihak, faktual, dan independen. Menurut ISO 10011 audit
or harus: 1. Tetap dalam ruang lingkup audit; 2. Menggunakan obyektivitas. 3. Me
ngumpulkan & menganalisis bukti yang relevan & cukup untuk memungkinkan penarika
n simpulan yg berhubungan dengan sistem mutu yg diaudit. 4. Tetap bersiap-siap u
ntuk setiap indikasi bukti yang dapat mempengaruhi hasil audit dan mungkin memer
lukan auditing yang lebih ekstensif.
31
ISO 10011 menetapkan :
1. Semua observasi audit harus didokumentasikan. 2. Setelah semua aktivitas diau
dit, tim audit harus menelaah semua ketidaksesuaian mereka. 3. Tim audit kemudia
n harus memastikan bahwa ketidaksesuaian didokumentasikan dalam keadaan yang jel
as dan singkat dan didukung oleh bukti. 4. Ketidaksesuaian (Non-Comformities) ha
rus diidentifikasi dalam segi l pertanyaan khusus dari standar atau dokumen lain
yang berhubungan terhadap audit mana yang telah dilakukan. 5. Observasi harus d
itelaah oleh auditor yang memimpin dengan manajer auditee yang bertanggungjawab.
6. Semua observasi atas ketidaksesuaian harus diakui oleh manajemen auditee.
32
Tipikal Yg Sering Dilakukan Auditor
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ruang lingkup tanggungjawab & wewenang tidak jelas. D
eskripsi pekerjaan tidak cukup mengenai mutu. Independensi kepastian mutu tidak
memadai. Prosedur-prosedur tidak ada dan tidak ditaati. Instruksi kerja tidak in
dependen. Peralatan pengujian tidak secara baik dikalibrasi. Operator tidak dila
tih dan berkualifikasi. Gambar usang dan perubahan tidak diotoritasi. Pengerjaan
ulang, instruksi reparasi dan pengendalian tidak memadai. 10. Material pengemas
an yang salah digunakan. 11. Pembelian dilakukan dari pemasok yang tidak disetuj
ui. 12. Audit tidak dilakukan sesuai dengan instruksi.
33
HASIL & TINDAKLANJUT AUDIT
Auditor Kerpala : 1. Segera melaporkan ketidak sesuaian (Non Comformities) yg kr
itikal kepada auditee. 2. Melaporkan setiap rintangan yang ditemui dalam melaksa
nakan audit. 3. Menentukan tindaklanjut, apabila perlu, yang akan diambil dan me
mberitahu auditee mengenal hal tersebut. Klien: 1. Menerima laporan audit. 2. Me
nentukan tindakan tindaklanjut, apakah perlu, yang akan diambil dan memberitahu
auditee mengenal hal tersebut.
34
Isi Laporan Audit Mencakup :
1. Ruanglingkup dan tujuan audit. 2. Rincian dari rencana audit, identifikasi da
ri anggota tim audit dan representatif auditee, tanggal audit, dan identifikasi
dari organisasi khusus yang diaudit. 3. Identifikasi dari dokumen referensi yg a
udit lakukan (standar sistem mutu, dokumentasi auditee). 4. Observasi dari ketid
aksesuaian (non conformities). 5. Pertimbangan tim audit mengenai sejauhmana ket
aatan auditee dengan sistem mutu yang aplikabel dan dokumentasi yang berhubungan
. 6. Kemampuan sistem untuk mencapai tujuan mutu yang salah didefinisikan. 7. Da
ftar distribusi laporan audit.
35
Beberapa tindakan korektif sudah dapat dilakukan segera selama audit dan dicatat
dalam laporan. ISO 10011 menetapkan:
1. Laporan audit haras dikirim kepada klien oleh auditor kepala. Merupa-kan tang
gungjawab klien untuk menyediakan manajemen senior dari auditee dengan suatu cop
y laporan audit. Setiap distribusi tambahan harus ditetukan dengan konsultasi au
ditee. 2. Laporan audit yang mencakup infomasi rahasia dan pnbadi haras secara t
epat diamankan oleh organisasi auditing dan klien. 3. Laporan audit haras diterb
itkan segera mungkin. Apabila laporan audit tidak dapat diterbitkan dalam suatu
periode waktu yang disepakati, alasan untuk penundaan haras diberikan baik kepad
a klien ataupun auditee dan suatu tanggal penerbitan yang direvisi ditetapkan.
36
Penyelesaian Audit
1 . Auditee bertanggang jawab menentukan dan memprakarsai tindakan korektif yang
diperlukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian atau mengoreksi penyebab suatu ket
idaksesuaian. 2. Auditor hanya bertanggung jawab mengidentifikasi ketidaksesuaia
n. 3. Tindakan korektif dan audit tindaklanjut kemudian harus diselesaikan dalam
suatu periode waktu yang disetujui klien dan auditee dengan konsultasi dengan o
rganisasi auditing. 4. Organisasi auditing harus memberitahu klien status dari t
indakan korektif dan audit tindaklanjut. 5. Setelah verifikasi dari implementasi
tindakan korektif, organisasi auditing dapat menyiapkan suatu laporan tindaklan
jut dan mendistribusikan laporan tersebut dengan cara yang sama seperti laporan
audit orisinil.
37