14
I. TUJUAN PEMBELAJARAN
Adapun beberapa tujuan penting yang diharapkan dapat dicapai dalam mempelajari
mengenai Konsep Pengendalian Dalam Organisasi adalah sebagai berikut :
Dapat menjelaskan definisi, asas, jenis, proses dan pentingnya fungsi pengendalian
dalam organisasi.
Memahami dan dapat menganalisis hubungan pengendalian dan perencanaan.
Dapat mengerti perihal metode pengawasan yang baik dan benar dalam
menjalankan operasional kerja dalam suatu organisasi.
Dapat menjelaskan apa saja yang termasuk dalam alat pengendalian dalam
organisasi.
Dalam teori akuntansi dan organisasi, pengendalian intern atau kontrol intern
didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan
sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai
suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara
untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia
berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan
melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan)
maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).
B. Asas-Asas Pengendalian
1) Asas Tercapainya Tujuan
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan
mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari
rencana.
2) Asas Efisiensi
Pengendalian itu efisisen, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.
3) Asas Tanggung Jawab Pengendalian
Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan rencana.
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan
dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10) Asas Pengendalian Terhadap Strategi
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang
ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11) Asas Pengecualian
Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan
terhadap factor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.
12) Asas Pengendalian Fleksibel
Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
13) Asas Peninjauan Kembali
Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan
berguna untuk mencapai tujuan.
14) Asas Tindakan
Pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan actuating.
C. Jenis-Jenis Pengendalian
1) Pengendalian Karyawan
Ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan.
2) Pengendalian Keuangan
Ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan.
3) Pengendalian Produksi
Ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan,
apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4) Pengendalian Waktu
Ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu untuk mengerjakan suatu
pekerjaan sesuai atau tidak.
5) Pengendalian Teknis
Ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan
dan teknis pelaksanaan.
6) Pengendalian Kebijaksanaan
Ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
7) Pengendalian Penjualan
Ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual
sesuai dengan target yang ditetapkan.
8) Pengendalian Inventaris
Ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada
semuanya atau ada yang hilang.
9) Pengendalian Pemeliharaan
Ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris kantor dipelihara dengan baik
atau tidak, jika rusak apakah masih bisa diperbaiki atau tidak.
10) Internal Control
Pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.
11) External Control
Pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.
1. Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan
memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang
telah ditentukan.
2. Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci
dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun.
Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat
pertanggungjawaban.
3. Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)
Dalam tahap ini telah dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya
yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-
biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-
pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai
dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan
yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para
manajer.
Cara-cara pengendalian :
1. Pengawasan langsung, pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung
oleh seorang manajer.
2. Pengawasa tidak langsung, pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh
bawahan baik secara lisan maupun tulisan.
3. Pengawasan berdasarkan kondisi tertentu, pengendalian yang dikhususkan
untuk kesalahan-kesalahan atau kondisi tertentu, dilakukan dengan cara
kombinasi langsung dan tidak langsung.
Dalam kegiatan operasional suatu organisasi terdapat hubungan yang sangat erat
antara fungsi perencanaan dan pengendalian, mengingat antara kedua fungsi ini
mempunyai hubungan yang bersifet kausalitif. Perencanaan merupakan suatu proses
yang terus menerus untuk menentukan kejadian dan kegiatan yang diperlukan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan oleh manajemen merupakan suatu
kegiatan untuk merancang suatu keadaan dimasa depan yang dikehendaki dengan cara
seefektif mungkin untuk mewujudkannya. Tujuan utama dari proses perencanaan adalah
memberikan arahan atau petunjuk kepada tiap-tiap pemimpin guna menentukan
pengambilan keputusan operasional.
Karakteristik tersebut diatas diperlukan agar dapat dicapai pengendalian yang optimum.
Konsep yang digunakan sebagai pedoman adalah pengendalian yang optimum.
Pengendalian yang optimum berhubungan dengan pengendalian unit-unit organisasi
atau pusat-pusat pertanggungjawaban dengan cara yang masuk akal dengan
mendasarkan pada keseimbangan biaya dihubungkan dengan manfaatnya, dalam arti
manfaat pengendalian seharusnya lebih besar dibandingkan dengan biayanya. Konsep
pengendalian maksimum tidak dapat digunakan karena :
untuk mempengaruhi atau memotivasi para anggota organisasi untuk mencapai tujuan
secara efisien, efektif, dan hemat.
lingkungan yang dihadapi perusahaan, dapat juga terjadi tujuan sistem pengendalian
manajemen tidak tercapai karena proses sistem pengendalian manajemennya lemah.
workes, struktur organisasi yang pas dengan fungsi organisasi tersebut adalah yang
memiliki karakteristik, cepat respon, fleksibel dan inovatif. Struktur sistem
pengendalian manajemen diperlukan oleh organisasi perusahaan karena menuntut
semua perusahaan yang memasukil lingkungan tersebut memiliki kekuatan lebih
untuk bersaing. Agar dapat dipilih oleh costumer, produk dan jasa perusahaan harus
memiliki keunggulan tidak akan bertahan lama, karena pesaing akan mencari
berbagai cara untuk menghasilkan value terbaik bagi costumer. Oleh karena itu,
untuk tetap bertahan dan bertumbuh di lingkungan bisnis yang kompetitif,
perusahaan dituntut untuk secara berkelanjutan menemukan kembali keunggulan
daya saing.
Untuk dapat bertahan dan bertumbuh dalam lingkungan bisnis yang kompetitif,
organisasi perusahaan tidak cukup hanya mampu menjadi pencipta kekayaan
(wealth-creating institution) namun, dituntut untuk memiliki kemampuan jauh lebih
dari itu, perusahaan dituntut untuk menjadi institusi pelipatgandaan kekayaan
(wealth-multiplying institution) untuk membangun kemampuan perusahaan sebagai
pelipat gandaan kekayaan, manajemen perlu memanfaatkan sistem manajemen
yang khusus didesain untuk tujuan pelipatgandaan kekayaan.
Sistem pengendalian yang efektif adalah sistem yang diarahkan kepada dua
penyebab, diperlukannya pengendalian ketidakmampuan personel dalam mencapai
tujuan organisasi melalui perilaku yang diharapkan, ketidak mampuan personel di
dalam mencapai tujuan dapat dtingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan, serta
penyediaan teknologi memadai, ketidak mampuan personel dalam mencapai tujuan
organisasi melalui prilaku yang diharapkan dapat dikurangi atau dihilangkan melalui :
1. Perumusan Misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi secara
jelas.
2. Pengkomunikasian misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi
kepada personel perusahaan melaluipersonal behaviors para leaders
organisasi dan operational behavior.
Melalui proses internalisasi, misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi
dapat tertanam di dalam diri seluruh personel menjadi shared mission, shared vision,
shared beliefs dan shared values. Shared mission, shared vision, shared belief dan
shared values menjadikan karyawan berdaya untuk mengendalikan perilakunya
sesuai dengan yang diharapkan di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sistem pengendalian manajemen juga menyediakan berbagai sistem untuk
melaksanakan proses perencanaan dan implementasi rencana. Melalaui sistem
4) Penyusunan Anggaran
Penyusunan program adalah proses penyusunan rencana jangka panjang untuk
menjabarkan inisiatif strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik.
Pelaksanaan inisiatif strategik memerlukan perencanan sistematik langkah-
langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam jangka panjang ke depan
beserta taksiran sumberdaya yang diperlukan untuk menjalankan langkah-
langkah tersebut. penyusunan program menghasilkan program, suatu rencana
jangka panjang yang berisi langkah-langkah strategik yang dipilih untuk
mewujudkan sasaran strategik tertentu beserta taksiran sumberdaya yang
Menurut Winardi Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak
manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar
pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk
membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan
apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan
perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai
tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat
ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu
perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh
manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara
satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses
manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses
interaksi antara berbagai fungsi manajemen.
Fungsi Pengawasan : Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah
dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan
rencana semula.
dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer
dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang
terjadi atau perkembangan tujuan.
2) Pengawasan Concurrent (Concurrent Control)
Yaitu pengawasan Ya-Tidak, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi
syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan
pelaksanaan kegiatan.
3) Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control, Past-Action Controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur
penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
b. Pengawasan Kuantitatif
3. Analisis Break-Even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk
menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba
atau rugi.
4. Analisis Rasio
Menyangkut dua jenis perbandingan :
Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang
sejenis
5. Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan,
seperti :
Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu
yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang
telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam
hubunganya dengan waktu.
Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Jenis-Jenis Pengawasan
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi, yaitu :
6. Personnel budget
7. Cash dan financial budget
8. Master budget (budget keseluruhan)
B. Non-Budget
Alat pengenalian non budget :
1. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan
perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
2. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
3. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance
sheet dan Income Statement (neraca rugi laba).
4. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh
berlalu.
5. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapat laba ataupun rugi.
6. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang
meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah
keuangan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik,
pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang
yang telah dibayar benar-benar telah diterima.
Referensi :
http://sinikesini.blogspot.com/2011/01/controlling.html
http://ariszeko.blogspot.com/2011/11/perencanaan-dan-pengendalian-
manajemen.html
http://www.ilmu-ekonomi.com/2011/09/peranan-perencanaan-dan-pengendalian.html
http://jacko-manajemen.blogspot.com/2009/03/perusahaan-organisasi-ibarat-
manusia.html
http://carapedia.com/pengertian_definisi_pengendalian_info2135.html