Tugas Audit

Observasi Fisik
Persediaan

Oleh:
Kelompok 3
Erica Susanti Panyatama (13)
Niken Purbasari (27)
Venny Hanafi (43)
Observasi dan Pengujian Fisik Persediaan

Observasi penghitungan fisik merupakan prosedur pemeriksaan

umum. Keikutsertaan auditor pemeriksa dalam penghitungan fisik dan
observasinya akan memberikan kepuasan dalam menilai metode
penghitungan fisik yang dilakukan dan ketaatan perusahaan atas
penyajian kuantitas serta kondisi fisik persediaan.

Apabila auditor tidak dapat melakukan observasi atas penghitungan fisik

persediaan karena adanya pembatasan pemeriksaan, maka auditor dapat
memberikan pendapat dengan kualifikasi atau tidak memberikan
pendapat sama sekali atas laporan keuangan perusahaan yang
diperiksanya.

Ada beberapa metode penghitungan fisik persediaan, antara lain :

1. penghitungan fisik secara menyeluruh yang dilaksanakan setahun

sekali pada tanggal neraca atau pada tanggal tertentu yang dihadiri
auditor.

2. penghitungan yang kontinue yang dilakukan atas seluruh persediaan

sekurang-kurangnya sekali dalam setahun
3. penghitungan ulang atas semua seksi yang terbesar dengan
menghitung sekurang-kurangnya sekali dalam setahun untuk seksi-seksi
lainnya.

Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) SA Seksi 331 mengenai

Sediaan mengatur mengenai penghitungan fisik persediaan yang
dilakukan oleh auditor. Dalam paragraf 3 diatur bahwa jika kuantitas
sediaan hanya ditentukan melalui penghitungan fisik, dan semua
penghitungan dilakukan pada tanggal neraca atau pada suatu tanggal
dalam periode yang tepat, baik sebelum maupun sesudah tanggal neraca,
maka perlu bagi auditor untuk hadir pada saat penghitungan fisik sediaan
dan, melalui pengamatan, pengujian dan permintaan keterangan
memadai, untuk meyakinkan dirinya tentang efektivitas metode
penghitungan fisik sediaan dan mengukur keandalan yang dapat
diletakkan atas representasi klien tentang kuantitas dan kondisi fisik
sediaan.

Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan auditor dalam

penghitungan fisik persediaan, diantaranya adalah :

1. selama penghitungan fisik persediaan, auditor harus memastikan

bahwa pengendalian atas prosedur pemasukan dan pengeluaran barang
atau pergerakan intern barang selama penghitungan berlangsung telah
diikuti sebagaimana mestinya, untuk menilai kecermatan pisah batas (cut-
off) yang telah dilakukan. Jika memungkinkan, sebaiknya proses produksi
dihentikan sementara selama berlangsungnya penghitungan fisik
persediaan ataupun penghitungan fisik dilakukan pada saat tidak adanya
kegiatan penerimaan maupun pengeluaran barang di gudang.
2. auditor harus memperhatikan kemungkinan adanya barang konsinyasi
(titipan) yang bukan menjadi milik perusahaan, barang jaminan dan
lainnya

3. kemungkinan adanya persediaan yang tidak berada dalam pengawasan

perusahaan, misalnya barang yang berada di lokasi gudang umum,
barang yang dipegang oleh penjual, barang konsinyasi dan lainnya. Untuk
jenis persediaan ini, prosedur audit yang harus dilakukan adalah dengan
melakukan konfirmasi langsung secara tertulis ataupun dengan
penghitungan fisik.

4. Auditor harus memastikan bahwa persediaan dalam perjalanan benar-

benar belum diterima sampai pada saat penghitungan fisik persediaan
berlangsung.

Jika penghitungan fisik persediaan dilakukan setelah tanggal neraca,

auditor harus melakukan tarik mundur (draw back) hasil penghitungan
fisik persediaan ke saldo tanggal neraca. Prosedur ini terutama diperlukan
untuk memperoleh keyakinan memadai bahwa pencatatan saldo
persediaan pada tanggal neraca telah sesuai dengan fisik persediaan
yang ada di gudang.

Observasi Fisik
 Penting bagi auditor independen untuk hadir pada saat penghitungan dan observasi,
pengujian dan tanya jawab yang sesuai untuk mengetahui keefektifan metode penghitungan
persediaan (inventory taking) dan ukuran (tingkat) keandalan yang mungkin diberikan pada
pernyataan klien mengenai kuantitas dan kondisi fisik persediaan.

Klien bertanggung jawab menetapkan prosedur-prosedur untuk melakukan

penghitungan fisik yang akurat dan untuk melakukan penghitungan dan pencatatan secara
aktual. Auditor bertanggung jawab mengevaluasi dan mengamati setiap prosedur fisik klien
dan menarik kesimpulan mengenai kecukupan dari persediaan fisik.

Seandainya persediaan yang alam kegiatan sehari-hari perusahaan berada di gudang umum
atau para penyimpan pihak luar lainnya, maka konfirmasi tertulis dari penyimpanan tersebut
dapat diterima dengan syarat bahwa apabila jumlah yang terkandung menunjukkan proporsi
yang signifikan dari aktiva lancar atau keseluruhan aktiva tetap, keterangan-keterangan
tambahan harus dibuat untuk meyakinkan auditor independen mengenai tindak kejujuran
dalam situasi tersebut.

Pengendalian

Dalam kaitannya dengan penghitungan fisik persediaan klien, prosedur pengendalian

yang memadai terdiri dari instruksi-instruksi mengenai penghitungan fisik yang cermat,
pengawasan oleh petugas yang bertanggung jawab, verifikasi intern yang independen
terhadap setiap penghitungan, rekonsiliasi independen terhadap penghitungan fisik dengan
catatan perpetual, dan adanya pengendalian yang mencakup kartu-kartu atau formulir-
formulir penghitungan.
Keputusan Audit

Keputusan audit terdiri dari :

a. Waktu (timing)

Auditor memutuskan apakah penghitungan fisik dapat dilakukan sebelu akhir tahun terutama
berdasarkan keakuratan catatan persediaan perpetual.

b. Besar Sampel

Besar sampel (sample size) dalam pengamatan fisik baisanya mustahil dinyatakan dalam
bentuk jumlah item sebab penekanan selama pengujian terletak pada pengamatan terhadap
prosedur-prosedur klien dan bukan pada pemilihan item tertentu untuk diuji.

c. Pemilihan Jenis Item

Pemilihan jenis item/barang tertentu untu diuji merupakan suatu bagian keputusan audit yang
penting dalam observasi persediaan meliputi; pengamatan jenis barang yang paling signifikan
dan sampel yang mewakili jenis persediaan yang khas, persediaan yang rusak atau usang, dan
alasan-alasan pengecualian jenis barang yang material oleh pihak manajemen.

Pengujian Observasi Fisik

Bagian yang paling penting dari pengamatan atas persediaan adalah

penentuan apakah perhitungan fisik telah dilakukan sesuai dengan petunjuk-
petunjuk klien.

PROSEDUR PEMERIKSAAN FISIK

PERSEDIAAN

Memperoleh pemahaman atas bisnis klien bahkan lebih penting

untuk persedian dibandingkan untuk kelayakan aspek audit karena
persediaan bervariasi sangat signifikan untuk perusahaan yang berbeda.
Pemahaman yang baik mengenai bisnis klien dan industrinya
memungkinkan auditor menanyakan dan membahas masalah semacam
penilaian persediaan, potensi keusangan, dan adanya persediaan
konsinyasi yang bercampur baur dengan persediaa milik sendiri. Titik awal
yang berguna untuk lebih mengenal persediaan klien yaitu auditor
melakukan pemeriksaan ke fasilitas milik klien termasuk bagian
penerimaan, bagian penyimpanan, produksi, perencanaan dan
pembukuan.

Sebagai bagian dari perolehan pemahaman mengenai dampak

bisnis dan industri klien pada persediaa didalam tahap perencanaan audit,
auditor tersebut harus menilai resiko bisnis klien. Terdapat sumber yang
signifikan mengenai resiko bisnis yan terkait dengan persediaan karena
adanya faktor semacam siklus produk yangpendek dan resiko keusangan,
penggunaan persediaan JIT dan teknik manajemen saluran pasokan lain,
ketergantungan pada sedikit pemasok dan penggunaan teknologi
pengelolaan yang canggih.

Setelah melakukan penilaian resiko bisnis, auditor selanjutnya selanjutnya

menetapkan salah saji yang ditolerir, dan menilai resiko bawaan untuk
persediaan. Persediaan biasanya salah satu dari unsur paling material
didala laporan keuangan untuk perusahaan manufaktur, grosir dan
eceran. Risiko bawaan seringkali dinilai relatif tinggi tingkatannya untuk
perusahaan yang persediaannya signifikan. Persediaan dapat disimpan
dibanyak lokasi, sehingga akan meningkatkan kekhawatiran tentang
keberadaan persediaan, termasuk potensi untuk kecurian.

Penilaian harga persediaan sering kali kompleks, sehingga

meningkatkan risiko salah saji untuk tujuan akurasi. Terdapat juga
kekhawatiran mengenai keusangan persediaan, yang berhubungan
dengan tujuan nilai bersih yang dapat direalisasi. Dalam menilai resiko
pengendalian, auditor terutama tertarik pada pengendalian intern atas
catatan perpectual, pengendalian fisik, perhitungan persediaan dan
penilaian harga persediaan. Sifat dan luasnya pengendalian sangant
bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Catat bahwa hasil
pengujian dari beberapa siklus selain persediaan dan pergudangan juga
mempengaruhi pengujian terinci atas saldo untuk persediaan.

Proses pencatatan fisik

Auditor diharuskan melaksanakan pengujian pengamatan fisik atas

persediaan sejak dikemukakannya kecurangan yang besar di tahun 1938
di McKesson & Robbins Company, perusahaan itu membukukan jumlah
persediaan fiktif yang signifikan. Hal ini mungkin karena auditor tidak
mengamati fisik persediaan. Hal penting dalam ketentuan SAS 1 adalah
perbedaan antara pengamatan terhadap penghitungan persediaan fisik
dan tanggung jawab untuk melakukan perhitungan. Klien bertanggung
jawab menyusun prosedur yang akurat untuk pehitungan fisik persediaan,
serta betul-betul melakasanakannya dan membukukannya. Tanggung
jawab auditor adalah mengevaluasi dan mengamati prosedur fisik klien
tadi dan mengambil kesimpulan mengenai keberadaan persediaan fisik.
Ketentuan pemeriksaaan fisik itu tidak dapat diterapkan ke persediaan di
dalam gudang umum. Persediaan di dalam gudang umum atau yang
dilakukan pihak luar lainnya biasanya diversifikasi melalui konfirmasi
terhadap orang terebut. Akan tetapi, jika jumlah persediaan mrupakan
bagian yang signifikan dari aktiva lancar atau total aktiva, auditor harus
menerapkan prosedur tambahan. Tambahan ini meliputi menginvestigasi
kinerja penjaga gudang, menerima laporan akuntan independen
mengenai prosedur pengendalian penjaga gudang atas barang yang di
bawah tanggung jawabnyadan mengamati persediaan fisik barang yang
berada di bawah tanggung jawab penjaga gudang, seandainya itu praktis.
Apapun metode pembukuan persediaan klien, selalu ada perhitungan
secara periodik atas persediaan fisik yang ada.

Klien mungkin melakukan perhitungan pada saat atau di sekitar

tanggal neraca, beberapa waktu sebelumnya, atau berdasarkan siklus
sepanjang tahun. Dalam hubungannya dengan perhitungan fisik
persediaan, prosedur pengendalian yang memadai mencakup petunjuk
yang jelas mengenai perhitungan fisik, verifikasi intern yang independen
atas perhitungan, rekonsiliasi independen antara hasil perhitungan
dengan perhitungan dengan berkas induk perpetual, dan pengendalian
yang cukup mengenai kartu atau kertas kerja hasil perhitungan.

Aspek penting dari pemehaman auditor mengenai pengendalian

fisik persediaan klien adalah pengendalian menyeluruh terhadapnya dari
sejak persediaan itu ada. Hal ini perlu untuk mengevaluasi evektifitas
prosedur klien, tetpi itu juga memungkinkan auditor untuk memberikan
saran yang membangun kepada klien.

Keputusan audit dalam hal pengantan persediaan secara fisik umumnya

sama dengan bidang audit lainnya: memilih prosedur audit, menetapkan
saat pelaksanaan, mentapkan besarnya sampel dan memilih unsur yang
akan diuji.

Saat pelaksanaan. Auditor memutuskan apakah pengamatan

persediaan fisik dapat dilakukan sebelum tanggan neraca, terutama
berdasarkan akurasi berkas induk persediaan perpetual. Kalau
penghitungan persediaan fisik interim diijinkan, maka auditor saat itu
mengamati dan sekaligus menguji berkas persediaan perpetual untuk
transaksi dari tanggal perhitungan hingga tanggal neraca.
Besarnya sampel. Besarnya sampel yang diambil dalam pengamatan fisik
biasanya tidak mungkin dinyatakan dalam angka tertentu, karena
penekanan dalam pengujian ini, adalah pengamatan prosedur klien,
bukannya memilih unsur tertentu untuk diuji. Cara mudah memandang
besarnya sampel dalam pengamatan persediaan fisik adalah berdasarkan
total jam kerja yang digunakan, bukan jumlah persediaan yang dihitung.

Pemilihan unsur. Pemilihan unsur tertentu untuk diuji adalah bagian

terpenting dalam keputusan audit pada pengamatan persediaan secara
fisik. Kecermatan dibutuhkan untuk mengamati perhitungan unsur yang
paling signifikan dan sampel yang mewakili jenis persediaan tertentu,
menanyakan jenis barang yang mungkin mengalami kusangan atau rusak,
dan mendiskusikan dengan manajemen alasan unuk tidak mengikutkan
barang tertentu yang material.

Tujuan audit terkait sado yang sama yang telah digunakan dalam
bagian sebelumnya pada pengujian terinci atas saldo memberka kerangka
acuan untuk pembahasan pengujian pengamatan persdiaan fisik. Tapi,
sebelum membahas tujuan, perlu memahami beberapa komentar yang
belaku untuk semua tujuan.

Bagian terpenting dari pengamatan persediaan yaitu menentukan

apakah perhitungan persediaan secara fisik yang dilakukan sesuai dengan
instruksi klien atau tidak. Prosedur audit pengujian terinci atas saldo yang
umum dilakukan untuk pengamatan persediaan secara fisik. Sebagai
tambahan atas prosedur terinci, auditor harus menelusuri semua bagian
dimana peresediaan digudangkan untuk memastikan bahwa semua
persediaan telah dihitung dan diberi kartu yang memadai