Dalam kegiatan proyek terdapat berbagai macam stakeholder.

Setiap stakeholder
memiliki kepentingan dan keinginan yang berbeda-beda. Permasalahan yang biasa ditemui
adalah perbedaan penafsiran antar stakeholder. Sehingga terjadi perbedaan tujuan pada
akhirnya. Oleh karena itu dibutuhkan komunikasi proyek yang tepat sasaran agar tidak ada
kesalahpahaman. Elemen yang terdapat dalam komunikasi, yaitu

1. Komunikator, yaitu yang menyampaikan informasi tentang apa yang akan dikerjakan
2. Komunikan, yaitu pendengar yang mendapatkan informasi dari komunikator
3. Pesan, Gagasan dan informasi yang disampaikan
4. Media, Alat penyampaian informasi baik elektronik maupun non elektronik
5. Umpan balik, Tanggapan dari komunikan ke komunikator tentang informasi yang
disampaikan

Rapat adalah suatu sarana dalam membangun komunikasi antar stakeholder. Persiapan
yang baik membuat rapat menjadi efektif dalam mendukung terlaksananya proyek. Hal-hal
yang dibahas dalam rapat antara lain :

Tujuan. Kesamaan tujuan antar stakeholder diperlukan agar proyek yang dilaksanakan
tepat sasaran
Aksi. Dari tujuan yang telah ditentukan, kita dapat menyusun kegiatan untuk
mencapai tujuan tersebut
Sumber Daya. Dalam melaksanakan aksi dibutuhkan sumber daya agar proyek yang
dilaksanakan dapat berjalan dengan baik dan tepat waktu sesuai dengan kesepakatan
baik di dokumen kontrak maupun dalam rapat.
Pelaksanaan. Tata cara dalam realisasi proyek dibutuhkan koordinasi antar pelaksana
sehingga dapat terlaksana dengan lancar tanpa kendala.

Dalam rapat terdapat peserta dengan berbagai macam karakter. Karakter yang ada
memiliki sisi yang mendukung dan ada pula yang kurang mendukung keberjalanan rapat.
Karakter tersebut anatara lain :

Agresif. Tipe ini cennderung menyerang kepada sesuatu atau pihak yang dipandang
sebagai hal yang mengecewakan, menghalangi atau menghambat menurut dirinya.
Inisiatif. Merupakan suatu kemampuan dalam menmukan peluang, menemukan ide,
mengembangkan ide serta cara-cara baru dalam memecahkan suatu problema
(thinnking new things).
Supportif. Sikap memberi dukungan dan semangat kepada orang lain.
Pasif. Perilaku yang cenderung mengikuti alur dan tidak memiliki inisiatif.
 Oratif. Suatu tipe perilaku yang mempunyai kemampuan untuk membujuk dan
mengajak orang lain.
Akomodatif. Tipe yang memberikan umpan dan kesempatan kepada orang lain untuk
masuk kedalam suatu pembicaraan dalam membawa suasana.
Netral. Kondisi dimana tidak memihak dan siapapun dan sangat dibutuhkan oleh
seorang pemimpin rapat atau moderator.

Ketika rapat berlangsung, setiap kepentingan mempunyai kemauan untuk menjadi yang
terbaik dibanding dengan yang lain. Dan bagi pengambil keputusan atau pemangku
kepentingkan dibutuhkan kemapuan dalam pertimbangan keputusan yang adil dan berdasar.
Dan untuk setiap pemilik kepentingan diperlukan tata cara dalam bernegosiasi agar
kepentingan dia inginkan dapat tercapai. Teknik tersebut anatara lain menargetkan apa yang
ingin dicapai lebih dari sekedar win-win solution dengan tetap pada tujuan utama. Kadang
setiap argumen mempunyai andil yang berbeda-beda, oleh karena perlu kecermatan dalam
mempercayai orang lain dan melakukan diskusi dengan banyak pertanyaan.

Setelah rapat dilaksanakan, setiap keputusan dan informasi harus tersampaikan kepada
setiap anggota tanpa terkecuali dari struktur organisasi tertinggi hingga terendah. Informasi
tersbut harus lengkap tanpa ditambah ataupun dikurangi agar tidak ada miss-communication.
Untuk mempermudah alur komunikasi maka perlu dilakukan laporan berkala dari laporan
harian, mingguan, bulanan, dua bulanan, triwulanan, tahunan, dan laporan akhir.