TINJAUAN PELAKSANAAN SISTEM PENJAJARAN DOKUMEN

REKAM MEDIS DI RUANG FILLING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

dr. R. SOEDJATI SOEMODIHARJO
KABUPATEN GROBOGAN

Rully mirna septria1, Tri lestari2, Sri mulyono2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAK
Ruang penyimpanan (filing) merupakan tempat dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan
rawat darurat disimpan dengan metode tertentu berdasarkan standar operasional prosedur yang
telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Apabila standar operasional prosedur penyimpanan
yang memuat sistem penjajaran tidak dilaksanakan maka akan mempengaruhi kegiatan penjajaran
dokumen rekam medis di ruang filing dan menjadikan kesulitan dalam penemuan kembali
dokumen rekam medis serta pelayanan pada pasien menjadi lebih lama. Tujuan dari penelitian ini
adalah mengetahui pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis di ruang filing rumah
sakit umum Daerah dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan.
Jenis penelitian ini adalah cross sectional. Metode penelitian ini adalah observasi dan wawancara.
Subyek penelitian ini adalah petugas pendaftaran yang merangkap menjadi petugas filing. Obyek
penelitian ini adalah sistem penjajaran di ruang filing. Dan analisis data secara deskriptif.
Berdasarkan survei awal diketahui bahwa di Rumah Sakit Umum DR. R. Soedjati Soemodiharjo di
ruang filing sistem penyimpanan secara desentralisasi terbagi menjadi filing rawat jalan dan filing
rawat inap. Standar operasional prosedur penyimpanan yang berisi sistem penjajaran tidak
menerapkan sistem Terminal Digit Filing melainkan menerapkan sistem dua digit angka terakhir
rekam medis pasien tersebut serta penyimpanan dokumen rekam medis menggunakan
penyimpanan menurut bulan terahir kunjungan pasien kerumah sakit.
Oleh karena itu pada standar operasional khususnya tentang penjajaran dokumen rekam medis
sebaiknya dikelompokkan menurut Terminal Digit Filing, agar sesuai dengan standar operasional
prosedur yang telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Dan ditetapkan petugas filing sehingga
tidak mengganggu proses pelayanan pada pasien.

Kata kunci : Standar operasional prosedur, Sistem penjajaran

Kepustakaan : 11 ( 1997-2003)

PENDAHULUAN administrasi dalam rangka upaya

A. Latar Belakang peningkatan pelayanan kesehatan di rumah

Rumah sakit sebagai pemberi sakit. Tanpa didukung suatu sistem

pelayanan kesehatan selain memberikan pengelolaan rekam medis yang baik dan

pelayanan klinis juga memberi pelayanan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi

non klinis. Pelaksanaan pelayanan non klinis rumah sakit yang diharapkan. Sedangkan

meliputi penyelenggaraan rekam medis. tertib administrasi merupakan salah satu

(Wijono D, 1999). Salah satu pelayanan non faktor yang menentukan didalam upaya

klinis atau aspek pelayanan administrasi pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes,

(manajemen) adalah pengelolaan rekam 2006).

medik, denagn menunjang tercapainya tertib

66 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83

 Terselenggarakannya manajemen Berdasarkan survei pendahuluan di
informasi kesehatan dimulai dengan Rumah Sakit Umum DR. R. Soedjati
dibuatnya rekam medis secara baik dan Soemodiharjo Kabupaten Grobogan,
benar oleh tenaga kesehatan pada sarana diketahui bahwa ruang filing terbagi menjadi
pelayanan kesehatan yang kemudian filing rawat jalan dan filing rawat inap.
dikelola secara terencana (Gemala R, 2010). Ruang ruang filing tersebut mempunyai
Rekam medis adalah rekaman atau sistem penjajaran sendiri. Di Rumah Sakit
catatan mengenai apa, siapa, begaimana Umum DR. R. Soedjati Soemodiharjo
pelayanan yang diberikan kepada pasien Kabupaten Grobogan sudah terdapat standar
selama masa perawatan yang memuat operasional prosedur tentang penyimpanan
pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang berisi sistem penyimpanan.
yang diperoleh serta memuat informasi yang Pelaksanaan sistem penjajaran dimasing-
cukup untuk mengidentifikasi pasien, masing ruang filing harus sesuai dengan
membenarkan diagnosa dan pengobatan standar operasional prosedur yang berlaku.
serta rekaman hasilnya (Huffman, EK. 1992) Oleh karena itu peneliti mengambil judul
Salah satu bagian rumah sakit yang Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran
menunjang dalam pelayanan rekam medis Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing
pasien adalah ruang penyimpanan (filing). Rumah Sakit Umum dr. R. Soedjati
Dimana dokumen rekam medis rawat jalan, Soemodiharjo Grobogan.
rawat inap maupun rawat darurat disimpan Tujuan penelitian adalah mengetahui
karena rekam medis bersifat dan mempunyai pelaksanaan sistem penjajaran dokumen
aspek hukum maka keamanan fisik menjadi rekam medis diruang filing Rumah Sakit
tanggungjawab rumah sakit, sedangkan Umum Dr. Raden Soedjati Soemodiharjo
aspek isi rekam medis merupakan hak milik Kabupaten Grobogan. Mengetahui
pasien. Dalam pelaksanaan penyimpanan kebijakan (prosedur tetap) tentang sistem
dokumen rekam medis berpedoman pada penjajaran dokumen rekam medis diruang
standar operasional prosedur tentang filing Rumah Sakit Umum Dr. Raden
penyimpanan rekam medis di ruang Soedjati Soemodiharjo Kabupaten
penyimpanan. Ruang filing merupakan Grobogan. Mengetahui penjajaran dokumen
tempat penyimpanan dokumen rawat jalan, rekam medis di ruang filing Rumah Sakit
rawat darurat maupun rawat inap disimpan Umum dr. R. Soedjati Soemodiharjo
dan ditata dengan metode tertentu. kabupaten Grobogan.
Sistem penjajaran dokumen rekam
medis berfungsi sebagai kunci dokumen
yang akan memudahkan dalam pengambilan
dan pengembalian kembali dokumen
tersebut jika pasien berobat ulang.

Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk) 67

TINJAUAN PUSTAKA e. Membantu dalam penilai guna

A. Ruang Filing (Penyimpanan rekam medis.

Dokumen Rekam Medis) f. Menyimpan dokumen rekam

Ruang filing merupakan suatu ruang medis yang dilestarikan

penyimpanan dokumen rekam medis (diabadikan).

rawat jalan, rawat inap, dan rawat g. Membantu dalam pemusnahan

darurat, selain itu juga sebagai formulir rekam medis.

penyedia berbagai dokumen rekam 2. Fungsi bagian filing

medis untuk berbagai keperluan serta a. Penyimpanan dokumen rekam

melindungi dokumen rekam medis medis.

terhadap berbagai kerusaakan. Dan b. Penyedia dokumen rekam medis

merupakan salah satu bagian unit untuk berbagai keperluan.

rekam medis yang bertugas dalam c. Pelindung dokumen rekam

penyimpanan dokumen rekam medis medis terhadap bahaya

dan menjaga isi kerahasiaan isi dari kerusakan fisik, kimiawi dan

dokumen rekam medis. biologi.

1. Tugas Pokok Bagian Filing 3. Formulir dan catatan yang

Bagian filing dalam pelaksanaan digunakan diunit filing

pengelolaan rekam medis Formulir dan catatan yang

mempunyai tugas pokok sebagai digunakan diunit filing adalah:

berikut : a. Tracer yang dapat digunakan

a. Menyimpan dokumen rekam untuk:

medis dengan metode tertentu 1) Pejuntuk keberadaan rekam

sesuai kebijakan penyimpanann medis yang diambil dari rak

dokumen rekam medis. penyimpanan dokumen

b. Mengambil kembali (retrieval) rekam medis

dokumen rekam medis untuk 2) Penghitungan tingkat

berbagai keperluan. penggunaan dokumen rekam

c. Menyusutkan (meretensi) medis

dokumen rekam medis yang b. Buku catataan dokumen rekam

sudah tidak aktif sesuai dengan medis untuk bukti dokumen

ketentuan yang ditetapkan rekam medis sedang dipinjam

sarana pelayanan kesehatan. dan digunakan untuk keperluan

d. Memisahkan dokumen rekam tertentu dengan adanya catatan

medis in aktif dari dokumen tersebut bertujuan memudahkan

rekam medis aktif. dalam peminjaman dokumen

rekam medis dari filing dan

68 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83

 sebagai alat kontrol penggunan b. Pemberian nomor secara unit (Unit
tracer.(Shofari, B. 2002) Numbering Filing)
B. Sistem Penomoran Dalam Suatu sistem pemberian nomor
Dokumentasi Rekam Medis rekam medis dimana setiap pasien
Sistem penomoran dokumen rekam yang berkunjung ke rumah sakit
medis bertujuan untuk memberi untuk berobat baik pasien rawat
identitas dokumen rekam medis inap, rawat jalan, maupun rawat
seorang pasien agar tidak tertukar darurat. Mendapat satu nomor
dengan dokumen rekam medis pasien rekam medis digunakan untuk
lain. selamanya.
Ditinjau dari sistem penomoran Kelebihan pemberian nomor secara
dokumen rekam medis terbagi menjadi unit (Unit Numbering Filing)
3 yaitu : 1) Informasi klinis dapat
a. Pemberian nomor secara seri berkesinambungan karena
(Serial Numbering System) semua data dan informasi
Suatu sistem pemberian nomor mengenai pasien dan pelayanan
rekam medis dimana setiap pasien yang disimpan diberikan dalam
yang berkunjung di rumah sakit satu folder.
selalu mendapat nomor baru. Kekurangan pemberian nomor
Kelebihan pemberian nomor secara secara unit (Unit Numbering Filing)
seri (Serial Numbering System) 1) Pelayanan pasien lama akan
1) Memudahkan pekerjaan dan lebih lama
pasien tidak menunggu lama. c. Pemberian nomor secara seri unit
Kekurangan pemberian nomor (serial unit numbering system)
secara seri (Serial Numbering Suatu sistem pemberian nomor
System) dengan menggabungkan sistem seri
1) Membutuhkan waktu lama dengan sistem unit.
dalam mencari dokumen rekam Kelebihan pemberian nomor secara
medis seri unit (serial unit numbering
2) Informasi pelayanan klinis system)
menjadi tidak 1) Pelayanan jadi lebih lama
berkesinambungan karena tidak memilah antara
3) Mempercepat penuhnya rak /pasien baru dengan pasien
penyimpanan dokumen rekam lama, pasien yang datang seolah
medis olah dianggap sebagai pasien
baru

Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk) 69

 Kekurangan pemberian nomor 1) Data dan informasi hasil-hasil
secara seri unit (serial unit pelayanan dapat
numbering system) berkesinambungan karena
1) Petugas menjadi lebih repot menyatu dalam satu folder
setelah selesai pelayanan sehingga riwayatnya dapat
2) Informasi klinis pada saat dibaca seluruhnya.
pelayanan dilakukan tidak ada 2) Mengurangi terjadinya duplikasi
kesinambungan dalam pemeliharaan dan
C. Sistem Penyimpanan Dokumen penyimpanan rekam medis.
Rekam Medis 3) Mengurangi jumlah biaya yang
Penyimpanan dokumen rekam medis dipergunakan untuk peralatan
bertujuan untuk mempermudah dan dan ruangan.
mempercepat ditemukan kemnbali 4) Tata kerja dan peraturan
dokumen rekam medis yang disimpan mengenai kegiatan pencatatan
dalam rak filing. Dengan demikian medis mudah distandarisasi.
maka diperlukan sistem penyimpanan 5) Memungkinkan peningkatan
dengan mempertimbangkan jenis efisiensi kerja petugas
sarana dan peralatan yang digunakan, penyimpanan karena dokumen
tersedianya tenaga ahli dan kondisi rekam medis milik seorang
organisasi pasien berada dalam satu folder.
Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan 6) Memudahkan menerapkan
dokumen rekam medis, maka cara sistem unit record.
penyimpanan dibagi menjadi 2 yaitu : b. Sistem penyimanan secara
a. Sistem penyimpanan secara desentralisasi
sentralisasi Sistem penyimpanan dokumen
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi
rekam medis secara sentral yaitu yaitu suatu sistem penyimpanan
suatu sistem penyimpanan dengan dengan cara memisahkan milik
cara menyatukan formulir formulir seorang pasien antara dokumen
rekam medis milik seorang pasien rekam medis rawat jalan, rawat
kedalam satu kesatuan (folder). inap, dan rawat darurat pada folder
Dokumen rekam medis rawat jalan, tersendiri dan atau tempat
rawat inap, dan rawat darurat milik tersendiri. Biasanya dokumen
seorang pasien menjadi satu dalam rekam medis pasien rekam medis
kesatuan folder (map). pasien rawat jalan disimpan di satu
Kelebihan sistem penyimpanan tempat penyimpanan atau di
secara sentralisasi yaitu : poliklinik masing-masing,

70 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83

 sedangkan dokumen rekam medis Sistem penjajaran dengan nomor
pasien gawat darurat dan rawat inap langsung yaitu suatu sistem
disimpan di unit rekam medis. penyimpanan dokumen rekam
Adapun kelebihan dan kekurangan medis dengan mensejajarkan folder
dari sistem penyimpanan secar dokumen rekam medis bedasarkan
desentralisasi antara lain: urutan langsung nomor rekam
1) Kelebihan sistem penyimpanan medisnya pada rak penyimpanan.
secara desentralisasi: Lihat contoh nomor rekam medis
a) Efisiensi waktu, sehingga berikut ini :
pasien dapat pelayanan lebih 46-50-23 47-51-50 50-50-50
cepat. 46-50-24 47-51-51 50-50-51
b) Beban kerja yang 46-50-25 47-51-52 50-50-52
dilaksanakan petudas lebih
ringan.
4
2) Kekurangan sistem 4 6
4 6
penyimpanan secara 4 6 5
4 7 5 0
desentralisasi : 5 4 5
5 7 5 0 2
a) Terjadi duplikasi dalam 5 0 7 0
0 5 1 2 3
5 0 5 5 2
pembuatan rekam medis, 5 1 5 4
0 5 0 1 5
0 5
yaitu data dan informasi 5 0 5 5 0
5 1
pelayanan pada satu pasien 0 5 0 2
5 1
dapat tersimpan lebih dari 2
3
satu folder.
b) Biaya yang diperlukan untuk
Gambar 1. Contoh penjajaran dengan
peralatan dan ruangan lebih Straight Numerical Filing
banyak. (Shofari, B. 2002)
Dalam sistem penjajaran dengan
D. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam
nomor langsung terdapat kelebihan
Medis
dan kekurangan, adapun kelebihan
Dokumen rekam medis yang disimpan
dan kekurangan dari sistem
dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk
penjajaran langsung adalah :
melainkan disusun berdiri sejajar satu
1) Kelebihan SistemPenjajaran
dengan yang lain. Urutan penjajaran
Straight Numerical Filing
dokumen rekam medis tersebut
adalah :
mengikuti urutan no rekam medis dengan
a) Bila akan sekaligus
tiga cara yaitu :
mengambil 50 buah rekam
a. Sistem Penjajaran Straight
medis dengan nomor yang
Numerical Filing (SNF)
berurutan dari rak untuk

Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk) 71

 keperluan pendidikan, nomor rekam medis pada 2 angka
penelitian atau untuk kelompok akhir. Disini digunakan
diinaktifkan akan sangat nomor nomor dengan 6 angka yang
mudah. dikelompokkan menjadi 3
b) Mudah melatih petugas kelompok masing-masing terdiri
petugas yang harus dari 2 angka. Angka pertama adalah
melaksanakan pekerjaan kelompok 2 angka yang terletak
penyimpanan tersebut. paling kanan, angka kedua adalah
2) Kekurangan Sisten Penjajaran kelompok 2 angka yang terletak
Straight Numerical Filing ditengah dan angka ketiga adalah
adalah : kelompok 2 angka yang terletak
a) Petugas harus paling kiri.
memperhatikan seluruh 50 93 26
angka nomor rekam medis Angka angka angka
Ketiga kedua pertama
sehingga mudah terjadi
kekeliruan penyimpanan. (tertiary (secondary (primary
digits) digits) digits)
b) Petugas akan saling
berdesakan karena petugas
Lihat contoh nomor rekam medis
terkonsentrasi di rak
berikut ini :
penyimpanan nomor rekam
95-05-26 98-05-26 01-06-26
medis untuk nomor besar
96-05-26 99-05-26 02-06-26
yaitu rekam medis dengan
97-05-26 00-06-26 03-06-26
nomor terbaru.
c) Pengawasan kerapian
penyimpanan sangat sukar 9
9 9
karena tidak mungkin 9 4
9 6 5
memberikan tugas bagi 9 7 0
0 8 0 0
0 9 0 5
seorang staf untuk 0 0 0 5 5
1 0 5 2
bertanggung jawab pada rak- 0 2 0 5 2 2
3 0 5 2 6
rak penyimpanan tertentu. 0 6 2 6 6
0 6 2 6
6 2
b. Sistem Penjajaran Terminal Digit 6 2 6 96
2 6 8
Filing (TDF) 2 6
6
Sistem penjajaran Terminal Digit 6
Filing adalah sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan folder dokumen Gambar 2. Contoh penjajaran dengan
Terminal Digit Filing
rekam medis bedasarkan urutan

72 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83

 Dalam sistem penjajaran Terminal ditambahnya rekam medis
Digit Filing juga mempunyai baru di section tersebut.
kekurangan dan kelebihan dalam e) Jumlah rekam medis untuk
pelaksanaanya,antara lain : setiap section terkontrol dan
1) Kelebihan sistem penjajaran bisa dihindarkan timbulnya
Terminal Digit Filing adalah: rak-rak kosong.
a) Penambahan jumlah f) Dengan terkontrolnya rekam
dokumen rekam medis selalu medis, membantu
tersebar secara merata ke memudahkan perencanaan
100 kelompok (section) peralatan penyimpanan
didalam rak penyimpanan. (jumlah rak).
Petugas-petugas g) Kekeliruan menyimpan
penyimpanan tidak akan (misfile) dapat dicegah,
terpaksa berdesakan disatu karena petugas penyimpanan
tempat atau section, dimana hanya memperhatikan 2
rekam medis harus disimpan angka saja dalam
di rak. memasukkan rekam medis
b) Petugaspetugas dapat kedalam rak, sehingga
diserahi tanggung jawab jarang terjadi kekeliruan
untuk sejumlah section membaca angka.
tertentu misalnya ada 4 2) Kekurangan sistem penjajaran
petugas masing-masing Terminal Digit Filing adalah:
diserahi : section 00-24, a) Latihan dan bimbingan
section 25-49, section 50-74, bagi petugas penyimpanan
section 75-99. dalam hal sistem angka
c) Pekerjaan akan terbagi rata akhir, mungkin lebih lama
mengingat setiap petugas dibandingkan latihan
rata-rata mengerjakan menggunakan sistem
jumlah rekam medis yang nomor langsung tetapi
hampir sama setiap harinya umumnya petugas dapat
untuk .setiap section dilatih dalam waktu yang
sehingga mudah mengingat tidak lama.
letak dokumen rekam medis. b) Membutuhkan biaya awal
d) Rekam medis yang tidak lebih besar karena harus
aktif dapat diambil dari rak menyiapkan rak
penyimpanan dari setiap penyimpanan terlebih
section, pada saat dahulu.

Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk) 73

 c) Sistem Penjajaran Midle
5
Digit Filing (MDF)
5 5 8
Sistem penjajaran dengan sistem 8 7
5 8
angka tengah atau MDF yaitu suatu
5 8
5 8 7 7
9 9
sistem penyimpanan dokumen 5 9 7 8 8
5 7 6
9 7 8 9 9
rekam medis dengan mensejajarkan 5 9 8
7 8 9 8 7
folder dokumen rekam medis 9 7 0
7 8 0 0 99
bedasarkan urutan nomor rekam 8
8 0 1
0
medis pada 2 angka kelompok 0 3 2
tengah. Disini penyimpanan rekam 4
medis di urut dengan pasangan
Gambar 3. Contoh penjajaran dengan
angka-angka sama halnya dengan Midle Digits Filing
sistem angka akhir, namun angka
Dalam pelaksanaan sistem
pertama, angka kedua, dan angka
penjajaran Midle Digits Filing
ketiga, berbeda letaknya dengan
terdapat kekurangan dan
angka akhir. Dalam hal ini angka
kelebihannya antara lain :
yang terletak ditengah-tengah
1) Kelebihan sistem penjajaran
menjadi angka pertama, pasangan
Midle Digits Filing adalah :
angka yang terletak paling kiri
a) Memudahkan pengambilan
menjadi angka kedua, dan pasangan
100 buah rekam medis yang
angka paling kanan menjadi angka
nomornya berurutan.
ketiga. Lihat contoh nomor rekam
b) Penggantian dari sistem
medis dibawah ini :
nomor langsung ke sistem
58-78-96 58-78-99 59-78-02
angka tengah lebih mudah
58-78-97 59-78-00 59-78-03
daripada penggantian sistem
58-78-98 59-78-01 59-78-04
nomor langsung ke sistem
angka akhir.
c) Kelompok 100 buah rekam
medis yang nomornya
berurutan, pada sistem
langsung adalah sama persis
dengan kelompok 100 buah
rekam medis untuk sistem
angka tengah.
d) Dalam sistem angka tengah
penyebaran nomor-nomor
lebih merata dalam rak

74 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83

 penyimpanan, jika tersebut dapat terjadi (Arief, M. 2003).
dibandingkan dengan sistem Dalam penelitian ini melakukan pendekatan
nomor langsung tetapi masih secara cross sectional.
tidak menyamai sistem B. Definisi Operasional
angka akhir. Dokumen rekam medis adalah berkas
e) Petugas-petugas yang berisikan catatan identitas pasien,
penyimpanan, dapat dibagi pemeriksaan fisik, anamnesa, serta
untuk bertugas pada section pengobatan lanjutan guna menunjang
penyimpanan tertentu pengobatan lanjutan pasien.
dengan demikian kekeliruan C. Subyek dan Obyek
penyimpanan dapat dicegah. Dalam penelitian ini subyek yang
2) Kekurangan sistem penjajaran digunakan adalah petugas pendaftaran rawat
Midle Digits Filing adalah : jalan yang merangkap menjadi petugas
a) Memerlukan latihan dan filing, sedangkan obyek penelitian adalah
bimbingan yang lebih lama. sistem penjajaran di ruang filing.
b) Terjadi rak-rak kosong pada D. Instrumen Dan Cara Pengumpulan
beberapa section, apabila Data
rekam medis dialihkan ke 1. Instrumen pengumpulan Data
tempat penyimpanan tidak a. Pedoman wawancara
aktif. Pedoman wawancara berupa
c) Sistem angka tengah tidak daftar pertanyaan yang sudah
dapat digunakan dengan tersusun dan terencana dengan
baik untuk nomor nomor baik untuk mendapatkan
yang lebih dari 6 angka informasi tenteng kegiatan
(Depkes, RI. 1997). penjajaran dokumen rekam
medis yang dilakukan di ruang
METODE PENELITIAN filing.

A. Rancangan Penelitian b. Pedoman observasi

Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Pedoman yang digunakan dalam

Yaitu penelitian yang dilakukan dengan penelitian ini adalah daftar

menjelaskan atau menggambarkan dari pedoman pengamatan yang

variabel penelitian (Soekidjo. 2005). dibutuhkan dalam penelitian

Metode dalam penelitian ini adalah standar operasional prosedur

observasi yaitu melakukan poendekatan penyimpanan dokumen rekam

terhadap fenomena atau kejadian yang medis yang berisi penyimpanan

ditemukan tanpa mencoba melakukan dan penjajaran dokumen rekam

analisis bagaimana dan mengapa fenomena medis di ruang filing.

Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk) 75

 2. Cara pengumpulan data Soedjati soemodiharjo kabupaten Grobogan
a. Wawancara telah mempunyai 11 poliklinik, meliputi :
Suatu metode yang digunakan penyakit dalam, bedah, anak, Telinga
untuk mengumpulkan data, Hidung Tenggorokan (THT), fisioteraphi,
dimana peneliti mendapatkan syaraf, jiwa, kandungan, gigi dan mulut,
keterangan secara lisan dari mata, kulit dan kelamin.
seseorang sebagai sasaran Kebijakan tentang penjajaran dokumen
peneliti (responden) atau rekam medis di ruang filing. Di ruang filing
bercakap-cakap berhadapan Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. Soedjati
muka dengan orang tersebut Soemodiharjo Kabupaten Grobogan terdapat
(face to face) yaitu petugas lemari penyimpanan yang berupa rol opack,
filing (Notoadmodjo, S. 2002). terdapat 10 lemari yang teralokasi 7 lemari
b. Observasi untuk rawat jalan dan 3 lemari untuk rawat
Pedoman observasi guna inap, dalam setiap rak tidak terdapat
mendapatkan data pembagian untuk setiap sectionnya, serta
1) Standar operasional tidak terdapat kode warna untuk pembedaan
prosedur penyimpanan dokumen rekam medis satu dengan lainnya..
dokumen rekam medis di Ruang filing Rumah Sakit Umum
ruang filing Rumah Sakit Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo
Umum Daerah DR. R. Kabupaten Grobogan setiap harinya
Soedjati Soemodiharjo mempunyai 4 orang petugas rekam medis
Kabupaten Grobogan. yang di alokasikan untuk pendaftaran pasien
2) Pelaksanaan penjajaran sekaligus merangkap sebagai petugas bagian
dokumen rekam medis di filing. Petugas ruang filing tersebut
ruang filing Rumah Sakit menerapkan sistem penomoran unit yang
Umum Daerah DR. R. berarti setiap pasien baru mendapatkan
Soedjati Soemodiharjo nomor rekam medis dan digunakan oleh
Kabupaten Grobogan. pasien tersebut untuk berobet ke rumah sakit
selamanya.
HASIL PENELITIAN Dalam melaksanakan semua tugas dan

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. R. kegiatan tentang penjajaran dokumen rekam

Soedjati Soemodiharjo Kabupaten Grobogan medis mengacu kepada prosedur pelayanan

merupakan rumah sakit rujukan dengan rekam medik filing yang berisi prosedur

jangkauan Pati, Demak, dan Semarang pelayanan penyimpanan dan penjajaran

sesuai dengan visi, misi, dan budaya kerja. dokumen rekam medis diterbitkan pada

Dalam memberikan pelayanan terhadap tanggal 1 April 1997 dengan nomor

masyarakat rumah sakit umum daerah Dr. R. dokumen P. 05-01-02 merupakan revisi

76 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83

pertama dengan jumlah halaman sebanyak 2 medis lama disatukan dengan
halaman. dokumen rekam medis lama dan
Adapun isi dari kebijakan rumah sakit disimpan berdasarkan angka
tenteng penyimpanan dan penjajaran akhir, sedangkan untuk nomor
dokumen rekam medis di ruang filing baru diurutkan dan diberi map
antaralain: dan ditulis tanggal
a. Rawat jalan pengembaliannya, kemudian
1) Dokumen rekam medis yang disimpan.
telah selesai digunakan Mengetahui prosedur tetap tentang
selanjutnya dikembalikan ke penjajaran dokumen rekam medis di unit
urusan rekam medis bagian filing.
filing untuk dikelompokkan a. Prosedur tetap penjajaran dokumen
sesuai dengan dua angka akhir. rekam medis pasien rawat jalan
2) Dokumen rekam medis Dalam penjajaran dokumen rekam
disimpan dalam rak sesuai medis pasien berdasarkan prosedur
dengan angka akhir seperti yang pelaksanaannya, dokumen rekam
tertera dalam dokumen rekam medis pasien yang telah selesai
medis. digunakan selanjutnya
b. Rawat inap dikembalikan ke urusan rekam
1) Dokumen rekam medis rawat medis bagian filing untuk
inap yang telah selesai dikelompokan sesuai dengan
pengkodean dan indeksing Terminal Digit Filing (TDF) dan
diberikan kepada bagian filing. tidak mencantumkan petugas
2) Bagian filing mengelompokkan penanggung jawab pengembalian
dokumen rekam medis dokumen rekam medis ke unit
bedasarkan dua angka akhir. filing. Dalam pelaksanaannya
3) Petugas filing menyimpan dokumen rekam medis yang
dokumen rekam medis digunakan untuk pelayanan kepada
bedasarkan dua angka akhir. pasien dikembalikan setelah selesai
c. Rawat darurat pelayanan dari poliklinik ke ruang
1) Dokumen rekam medis pasien filing. Selanjutnya berdasarkan
rawat darurat baik berkunjung prosedur pelaksanaannya dokumen
pagi, siang, sore, maupun rekam medis pasien rawat jalan
malam dikembalikan ke bagian disejajarkan dalam rak sesuai
filing keesokan harinya. dengan Terminal Digit Filing
2) Dokumen rekam medis rawat (TDF) berdasarkan nomor rekam
darurat dengan nomor rekam medis seperti yang tertera dalam

Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk) 77

 dokumen rekam medis. Dalam
b. Pelaksanaan sistem penjajaran
pelaksanaanya tidak dilakukan
dokumen rekam medis pasien rawat
pengelompokan berdasarkan
inap
Terminal Digit Filing (TDF)
Dalam pelaksanaan sistem
dikarenakan tidak terdapat
penjajaran dokumen rekam medis
pengelompokan atau section pada
pasien rawat inap berdasarkan
setiap raknya, melainkan dokumen
prosedur pelayanan yang telah
rekam medis hanya disejajarkan
ditetapkan, dokumen rekam medis
menurut dua digit angka akhir tanpa
pasien rawat inap yang telah
memperhatikan dua angka tengah
dikoding dan di indeksing diberikan
maupun atas. Serta
pada bagian filing. Selanjutnya
penyimpanannya berdasarkan bulan
bagian filing mengelompokkan
kunjungan pasien berobat terakhir.
dokumen rekam medis berdasarkan
Contoh pejajaran dokumen rekam
terminal digit filing (TDF). Dalam
medis rawat jalan seperti pada
pelaksanaanya penyerahan
gambar 4 berikut ini :
4 dokumen rekam medis yang telah
4 diterima oleh bagian filing dari
4 0
0 bagian koding dikelompokkan
4 0 3
4 9 berdasarkan Terminal Digit Filing
4 0 9 6 (TDF). Menurut standar prosedur
4 0 0
0 8 2 0 pelayanan bagian rekam medis
4
0 8 1
4 4 0 1 3 penyimpanan petugas filing telah
0
4 0 4 0 melaksanakan tugas mensejajarkan
4 0 3 1 6
5
4 0 7 1 dokumen rekam medis dengan
0 1 1 7
4 3 Terminal Digit Filing (TDF), sesuai
0 3 2 8
4 4 2 9
0 2 contoh penjajaran dokumen rekam
4 6 1 1
0 1 2 medis rawat inap. Namun dalam hal
0 1
9 1 2
1 2 2 penyimpanan petugas
1 3
2 2 melaksanakan penyimpanan secara
2 3
2 desentralisasi sebelum pasien rawat
3 4
2
4 inap berkunjung kembali utuk rawat
2
4 jalan guna berobat lanjutan.
4
Gambar 4. Contoh pelaksanaan penjajaran
dokumen rekam medis rawat jalan bulan
maret tahun 2011di ruang filing Rumah
Sakit Umum Dr. R. Soedjati Soemodiharjo
Kabupaten Grobogan.

78 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83

 Umum Daerah Dr. R. Soedjati Soemodiharjo
2 Kabupaten Grobogan terdapat lemari
2 penyimpanan yang berupa rol opack,
2 4
2 3 terdapat 10 lemari yang teralokasi 7 lemari
2 4 2
3 untuk rawat jalan dan 3 lemari untuk rawat
2 4 6
4 2 inap, dalam setiap rak tidak terdapat
2 2 1
4 3 pembagian untuk setiap sectionnya, serta
2 2 3
1 4 5 3
2 tidak terdapat kode warna untuk pembedaan
4 6 3
7 1 3 dokumen rekam medis satu dengan lainnya.
6
2 3
2 8 Ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah
3
1 Dr. R. Soedjati Soemodiharjo Kabupaten
3 3
3 Grobogan setiap harinya mempunyai 4
3
orang petugas rekam medis yang di
Gambar 5. Contoh pelaksanaan penjajaran
alokasikan untuk pendaftaran pasien
dokumen rekam medis rawat inap di ruang
filing Rumah Sakit Umum Dr. R. Soedjati sekaligus merangkap sebagai petugas bagian
Soemodiharjo Kabupaten Grobogan.
filing. Petugas ruang filing tersebut
menerapkan sistem penomoran unit yang
berarti setiap pasien baru mendapatkan
PEMBAHASAN
nomor rekam medis dan digunakan oleh
Kebijakan atau prosedur tetap rekam
pasien tersebut untuk berobet ke rumah sakit
medis tentang sistem penjajaran dokumen
selamanya.
rekam medis diruang filing. Bahwa
Dalam penjajaran dokumen rekam
kebijakan atau prosedur tetap rekam medis
medis yang telah selesai pelayanan belum
bagian filing yang berisi tentang
sesuai dengan prosedur pelayanan yang telah
penyimpanan dokumen rekam medis yang
ditetapkan oleh rumah sakit. Metode
memuat juga tentang sistem penjajaran
penjajaran yang digunakan berdasarkan
rekam medis dengan nomor standar
metode dua digit angka terakhir tanpa
operasional prosedur P. 05-01-02 telah
memperhatikan dua digit angka tengah
dibuat namun belum diuraikan secara
maupun dua digit angka awal. Kemudian
lengkap khususnya tentang petugas
masing- masing dokumen dimasukkan ke
penanggungjawab bagian filing khususnya.
rak penyimpanan sesuai dengan bulan
Sehingga petugas pendaftaran rawat jalan
kunjungan pasien (gambar 5), hal ini
turut serta mencarikan dokumen rekam
menyebabkan dokumen rekam medis pasien
medis dalam rak filing. Hal ini menyebabkan
rawat jalan selalu berpindah mengikuti bulan
pelayanan untuk pasien menjadi lebih lama.
terahir pasien berkunjung, maka dari itu
Pelaksanaan sistem penjajaran dan
kejadian misfile masih terjadi. Sedangkan
penyimpanan dokumen rekam medis pasien
dalam prosedur pelayanan rekam medis
rawat jalan. Di ruang filing Rumah Sakit

Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk) 79

bagian filing tertulis bahwa dokumen rekam dan diindeksing oleh petugas koding
medis pasien rawat jalan disimpan dan diberikan kepada petugas filing untuk
dikelompokkan secara terminal digit filing dikelompokkan menurut dua angka ahir atau
(TDF). Pelaksanaan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF). Tetapi dalam
dokumen rekam medis secara Terminal hal penyimpanan dokumen rekam medis
Digit Filing (TDF) yang benar dapat dilihat belum sesuai standar operasional prosedur
pada gambar 6 berikut ini: no P. 05-01-02, karena penyimpanannya
secara terpisah antara dokumen rawat inap
9
dengan dokumen rawat jalannya atau
9
7 desentralisasi. Hal ini menyebabkan tidak
9 6
9 9 adanya kesinambungan informasi medis,
7 9
0 9 8 9 agar informasi tetap terjaga maka apabila
0 0 0 9 9 9 9 pasien yang telah selesai rawat inap dan
0 2
2 1 0 9 9 9 2 datang berkunjung ke rumah sakit guna
0 0 3 3
pengobatan lanjutan maka dokumen rekam
0 0 0 9 2 2 3
0 5 4 0 medis rawat inap dan rawat jalan dengan
0
0 0 2 2 3 3
0 7 6 0 0 0 nomor rekam medis yang sama diambil
2 2 4 3 semua.
8 0 0 0 0 2
4 4
0 0 0 2 2 4
SIMPULAN DAN SARAN
0 2 2 4 4
A. Simpulan
2 4 4
1. Kebijakan tentang sistem penjajaran
4 dokumen rekam medis diruang filing
adalah dokumen rekam medis pasien
baik rawat jalan maupun rawat inap
Gambar 6. pelaksanaan penjajaran
dokumen rekam medis secara Terminal disimpan berdasarkan Terminal Digit
Digit Filing (TDF) pada section 23 dan 24 Filing (TDF) yaitu sistem penjajaran
yang benar.
berdasarkan dua angka akhir. Prosedur

Pelaksanaan sistem penjajaran pelayanan tentang sistem penjajaran

dokumen rekam medis bagian filing untuk terdapat didalam prosedur pelayanan

pasien rawat inap. Dalam penjajaran rekam medis tentang penyimpanan

dokumen rekam medis rawat inap yang telah dokumen rekam medis di ruang filing

selesai pelayanan sudah sesuai dengan dengan nomor prosedur pelayanan P.

prosedur pelayanan yang ditetapkan oleh 05-02-01.

pihak rumah sakit yaitu dokumen rekam 2. Dari pelaksanaan prosedur pelayanan

medis pasien rawat inap yang telah dikoding rekam medis di unit filing

80 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83

 a. Pelaksanaan prosedur pelayanan dengan nomor rekam medis rawat
rekam medis pasien rawat .jalan inapnya.
terjadi ketidaksesuaian dalam B. Saran
pelaksanaannya khususnya dalam 1. Disarankan agar diadakan pelatihan
Pelaksanaan penjajaran dokumen tentang sistem penjajaran yang benar
rekam medis pasien rawat jalan kepada seluruh petugas rekam medis.
tidak dikelompokkan dan 2. Disarankan kepada petugas filing agar
disimpan berdasarkan terminal melaksanakan sistem penjajaran sesuai
digit filing (TDF) melainkan dua dengan prosedur pelayanan
digit angka akhir nomor rekam penyimpanan dan penjajaran.
medis tanpa memperhatikan dua 3. Disarankan agar ditetapkan petugas
digit angka awal maupun dua kusus bagian filing sehingga pada saat
digit angka tengah, tidak ada pengambilan dokumen tidak
pembagian untuk seperti pada menganggu proses pendaftaran pasien
gambar 5. Sedangkan yang akan berobat.
penyimpanan dokumen rekam 4. Sebaiknya dalam pengambilan
medis dibagi sesuai bulan dokumen rekam medis yang akan
kunjungan terakhir pasien diggunakan untuk keperluan pasien
berkunjung ke rumah sakit untuk maupun keperluan lain menggunakan
berobat, sehingga dokumen rekam tracer agar pada waktu pengembalian
medis pasien akan berpindah dapat dikembalikan ke rak semula
tempat setiap bulannya maka sehingga kerapian rak filing dapat
kerapian rak filing tidak dapat terjaga.
terjaga dan masih terjadi misfile.
b. Pelaksanaan sistem penjajaran DAFTAR PUSTAKA
Dokumen rekam medis pasien Arief, M. 2003. Metodologi Penelitian
rawat inap menggunakan sistem Kedokteran dan Kesehatan. CSGF
(Comunity of Self Help Group
Terminal Digit Filing (TDF). Forum): Klaten.
Sedangkan penyimpanannya tidak
disimpan secara sentralisasi . Metodologi Penelitian Kedokteran dan
melainkan terpisah Kesehatan. CSGF (Comunity of Self
Help Group Forum): Klaten.
(desentralisasi). Apabila pasien
berkunjung ulang hanya resume
Depkes, RI. 1991. Petunjuk Teknis
keluar yang, diambil kemudian Pennyelenggaraan RekamMedis /
disatukan dengan dokumen rekam Medical Record Rumah Sakit.
Direktorat Jenddral Peelayanan
medis rawat jalannya dengan Medik. Jakarta.
nomor rekam medis yang sama

Tinjauan Pelaksanaan Sistem...(Rully Mirna S, dkk) 81

Dirjen Pelayanan Medik Departemen
Kesehatan Republik Indonesia, 2006,
Pedoman Pengolahan Rekam Medis
Rumah Sakit Indonesia, Revisi I,
Jakarta.
Gemala, R Hatta. Pedoman manajemen
informasi kesehatan disarana
pelayanan kesehatan. Jakarta :
Indonesia University Press.
Huffman, E.K. 1994. Health Information
Management, Physician Record
Company, Berwyn Illionis, USA.
.Metodologi penelitian kesehatan. PT Rineka
cipta : Jakarta.
PORMIKI, 2003. Materi Pelatihan
Manajemen Rekam Medis Dan
Informasi Kesehatan. Yogyakarta.
(tidak dipublikasikan)
Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul
Pembelajaran Sistem dan Prosedur
Pelayanan Rekam Medis Buku I dan
Buku 2. PORMIKI, Semarang. (tidak
dipublikasikan)

Wijono, D. 1999. Manajemen Mutu

Notoadmodjo, S. 2002. Metodologi Pelayanan kesehatan. Surabaya:
penelitian kesehatan. PT Rineka cipta Airlangga University Press.
: Jakarta.

82 Jurnal Kesehatan, ISSN.1979-9551, VOL. V. NO.2, OKTOBER 2011, Hal 66-83