PROSES PEMBELIAN DALAM APLIKASI SAP

PROSES PEMBELIAN DLM SAP

High

1.Proses permintaan pembelian (Purchase Requisition)

Proses ini masuk dalam kategori High karena proses awal dalam Material Management
adalah proses permintaan pembelian, jika tidak terjadi permintaan pembelian, maka tidak
akan ada bahan baku masuk, yang akan menyebabkan terhentinya proses produksi. SAP telah
secara lengkap memberikan aplikasi untuk melakukan permintaan pembelian baik dari lokal
maupun head office.Sehingga tidakterjadi perubahan yang terlalu signifikan.

2.Laporan yang dibutuhkan

Ada beberapa laporan yang dibutuhkan departemen Purchasing, diantaranya:

a)Laporan Item masuk

b)LaporanItem release

c)Laporan PO release

d)Laporan PO diterima

e)Laporan History Price

f)Laporan Kecenderungan Harga

g)Laporan kemampuan item diproduksi per purchaser, dan per bulan

h)Laporan PR Outstanding

Kebutuhan laporan diatas dikategorikan High karena merupakan salah satu faktor penting
yang mendukung proses bisnis perusahaan terutama pada proses Procurement yang akan

membantu departemen Purchasing untuk mengetahui setiap pergerakan harga dan

pengukuran kinerja dalam memproses setiap tahapan dalam proses pembelian, mempermudah
perusahaan dalam monitoring dan pengambilan keputusan. Laporan yang disebutkan
diatastelah tersedia dalam SAP, namun belum digunakan secara maksimal sehingga masih
dikerjakan menggunakan program Microsoft Office Excel.
Dampak yang mungkin timbul akibat pengolahan data secara manual yaitu human error dan
mengurangi keefektifan penggunaan waktu. Sehingga akan berdampak cukup beresiko untuk
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang.

3.Proses pencatatan penerimaan (Good Receive)

Proses ini sangat kritikal dalam pencatatan perusahaan karena akan mempengaruhi
pencatatan aset/barang yang dimiliki dan biaya yang dikeluarkan perusahaan. Proses yang
dijalankan saat ini dengan menggunakan SAP telah menunjang kebutuhan pencatatan
penerimaan dengan tepat, relevan dan langsung (online).

4.Proses Pembelian (Purchase Order)

Proses pembelian merupakan kebutuhan penting perusahaan guna mendukung operasi

perusahaan, dalam hal ini proses procurement yang dibutuhkan untuk mendukung proses
produksi sehingga proses procurement dapat terus berjalan. Penggunaan sistem SAP untuk
pembuatan PO masih mengalami beberapa kendala diantaranya tidak adanya pembagian

nomor PO untuk mengidentifikasikan perusahaan asal pembuatan PO. Karena ini bernaung
pada sebuah Group, maka identifikasi ini sangat penting mengingat hanya ada 1 departemen
Purchasing untuk semua perusahaan dalam Grouptersebut. Hal ini akan berdampak pada
laporan PO yang diterima dan PO release yang akan dibuat untuk masing masing company
code. Permasalahan lain yang muncul yaitu tidak adanya reference nomor PR dalam
pembuatan PO sehingga membutuhkan effort lebih untuk mencatat dan memasukkan
kembali nomor tersebut. Sebagai dampaknya akan muncul kemungkinan human error
dengan memasukkan nomor yang salah ataupun mengurangi efisiensi waktu jika catatan
yang berisi nomor PRtersebut hilang. Untuk mengatasinya bisa dilakukan dengan melakukan
penambahan beberapa source codeuntuk memunculkan pilihan reference number.Belum ada
pencatatan atas biaya jasa transportasi sehingga tidak bisa secara langsung melihat Harga
Perolehan Barang. Untuk menanggulanginya, akan dibuatkan sebuah dokumen PO khusus
untuk pencatatan jasa transportasi.

5.Proses release PR

Proses release PR saat ini masih banyak mengalami keterlambatan dikarenakan user tidak
setiap saat membuka aplikasi SAP untuk melihat PR yang masuk. Sehingga user hanya
membuka aplikasi SAP ketika ada konfirmasi pengiriman PR dari departemen terkait. Hal ini
akan berdampak terhadap berhentinya proses produksi akibat belum tersedianya bahan baku.
Masih banyaknya keterlambatan yang terjadi disebabkan oleh change habit yang belum
berjalan
6.Proses release dan persetujuan PO

Sama halnya dengan proses presetujuan PR, proses

persetujuan PO mengalami jumlah keterlambatan paling besar, hal ini disebabkan karena
proses verifikasi bertingkat yang melibatkan bagian bagian seperti, Kepala
Departemen/Kepala Wilayah, Kepala Purchasing dan Direksi. Untuk proses release langsung
ditangani oleh Kepala Departemen sehingga tidak terjadi keterlambatan seperti proses
persetujuannya. Keterlambatan dalam proses persetujuan PO juga akan berdampak kepada
proses produksi yang terganggu/tidak berjalan akibat ketiadaan bahan baku. Terhentinya
proses produksi akan berdampak pada terganggunya siklus penjualan dan persediaan

7.Proses verifikasi pembayaran (Invoice Verification)

Verifikasi invoice tergolong dalam kategori High. Karena jika proses verifikasi tidak dila

kukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, akan mengakibatkan kesalahan
pencatatan ke dalam jurnal yang akan mempengaruhi cost benefitperusahaan. Dan bila hal ini
terjadi berulang kali maka akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dampak paling
buruk yang mungkin terjadi yaitu kebangkrutan. Sejauh ini SAP telah memenuhi kebutuhan
perusahaan melalui aplikasi verifikasi invoice, tidak ada perubahan yang signifikan dalam
proses ini.

Medium

Proses evaluasi vendor lama

Proses evaluasi ini masuk kategori medium mengingat bila

perusahaan mengaplikasikan proses ini dalam proses bisnisnya, akan menjadi suatu nilai
tambah yang akan meningkatkan kualitas dari proses procurement terutama kualitas barang
dan jasa serta efisiensi waktu. Proses ini membantu perusahaan dalam menilai kembali
kelayakan suatu vendor yang telah selama beberapa kurun waktu tertentu bekerjasama
dengan perusahaan. Evaluasi vendor dapat dilakukan dengan memberikan beberapa kriteria
seperti ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian jumlah barang, kondisi saat barang
diterima,serta pergerakan harga vendor. Perusahaan sampai saat ini belum melakukan proses
evaluasi tersebut dikarenakan prioritas mereka yang rendah terhadap evaluasi vendor. Oleh
karena itu memanfaatkan aplikasi vendor evaluation pada SAP dengan sedikit penyesuaian
program pada beberapa kriteria akan sangat membantu.
Low

Proses penawaran dan perbandingan harga dari vendor

Proses ini masuk dalam kategori low karena proses pembelian dapat terus dilakukan tanpa
adanya perbandingan harga terlebih dahulu. Bagian Purchasing dapat menggunakan

Vendor yang sudah biasa digunakan ataupun vendor yang disarankan.