PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS KEDIRI II

DINAS KESEHATAN KABUPATEN TABANAN

A. Pendahuluan
Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas, sehingga data maupun
dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik agar tidak sampai tercecer. Untuk
memudahkan didalam pengelolaan dokuman penting ditemukan system pengendalian
dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk
diberlakukan pelaksanaanya, sebagai pedoman di dalam pengelolaan dokumen di Puskesmas,
baikdokumen yang berkaitan dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen
akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu sebagai acuan didalam pengelolaan dokumen maka
wajib disusun pedoman pengelolaan dokemen Puskesmas.

B. Dasar Pengendalian Puskesmas Kediri II

Didalam penetapan pedoman pengendalian dokumen Puskesmas Kediri II sebagai dasarnya
adalah :
1. Undang undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Peraturan pemerintah No. 8 tahun 2003 tentang pedomanorganisai peangkat daerah
( Lembaga Negara Tahun 2003 No. 14, tambahan Lembaga Negara No 4262.
3. Peraturan pemerintahan Republik Indonesia no 38 Tahun 2007 tentang pembagian urusan
pemerintah Antara pemerintah daerah provinsi dan pemerintah daerah kabupaten / kota.
4. Peratutan daerah kabupaten Tabanan
5. Manajemen persiapan , alamsyah, gramedia pustaka utama 1995.
6. System kepersiapan, manajemen perkantoran, depkes RI 2009
7. Kepmenkes No. 269/Menkes/per/III/2008, tentang rekam medis.
8. Keputusan mentri kesehatan No.55 tahun 2013 tentangpekerjaan perekam medic
9. Standar akreditasi puskesmas kriteria 2.3.11. elemen penilaian 4.

C. Pengertian Pedoman Pengendalian Dokumen

1. Pedoman pengendalian dokumen UPTD Puskesmas Kediri II dengan system pengelolaan
dokumen / surat menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi system pedoman
maupun penyampaian dokumen puskesmas, baik dokumen perkantoranmaupun dokumen
akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah buku, peraturan, srtandar, surat keputusan, kebijakan, yang
merupakan acuan / referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi puskesmas.
3. Dokumen / arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi / masih tinggi
dipakai di dalam kegiatan, dan masih disimpan di unit pelayanan.
4. Dokumen yang frekuensi pemakaiannya masih rendah ,sudah tidak dipakai, untuk
dokumen rekam medic apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen akreditasi tang telah lengkap / telah dinomori, disyahkan dan sudah
ditandatangani namun belum dibubuhi cap puskesmas.
6. Kelompok dokumen / kelompok jenis jenis dokumen / rekaman ( contoh kelompok
SOP).

D. Ketentuhan Pengendalian Dokumen

Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut :
1. Pengkodean dokumen klompok pelayanan :
a. Administrasi dokumen dengan kode A,
 1) Bab I, (A/I),
2) Bab II, (A/II)
3) Bab III, (A/III)
b. Pelayanan upaya kesehatan masyarakat (UKM), Kode B
1) Bab IV, (B/IV)
2) Bab V, (B/V)
3) Bab VI, (B/VI)
4) Apabila dari upaya puskesmas dengan ditambahkan upaya KIA = B / KIA, upaya
promkes = B / promkes, dan lain lain )
c. Pelayanan klinis / upaya kesehatan program ( UKP) Kode C
1) Bab VII, (C/VII)
2) Bab VIII, (C/VIII)
3) Bab IX, (C/IX)
d. Standar prosedur operasional, disingkat SOP
e. Daftar tilik disingkat Dt
f. Kerangka acuan, disingkat KA
g. Surat Keputusan disingkat SK
h. Contoh 900/no surat keluar / bulan/th/akred/sop pembukuan
i. Kebijakan disingkat KB
j. Dokumen ekternak disingkat Dek
k. Manual Mutu disingkat MM
l. Pedoman disingkat PD
m. Audit internal disingkat AI

2. Penyimpanan dokumen atau arsip

a. Dokumen rekam klinik atau medik inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya dua
tahun, terhitung dari tanggal terkhir pasien meninggal, atau pasien pindah tempat,
seyelah batas waktu sebagai mana yang dimksud di atas dilampaui., rekam klinis dapat
dimusnahkan , kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan,
jangka waktu 10 tahun , terhitung dari tanggal dibuatnya.
b. System penyimpanan resep yang telah dilayang di Pusksmasharus dipelihara dan
disimpan minimal dua tahun dan setiap resep harus diberi tanda.
1) Umum, resep umum
2) Askes untuk resep yang diberi oleh asuransi kesehatan.
3) Gratis / jamkesmas / jamkesda / jampersal untuk resep yang debirikan kepada
pasien yang dibebaskan dari retribusi.

3. Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan system penyimpanan dokumen /

arsip aturan pemerintah daerah kabupaten Tabanan.

4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan masing masing kelompok pelayanan

sedangkan di administrasi dan menajemen ( admen) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program.

5. Sistem penomoran
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan peraturan daerak kabupaten Tabanan.
b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing-masing
disesuaikan dengan system pengkodean yeng tlah ditentukan.
c. Pemomeran dokumen diurut sesuai dengan pengkodean.
d. Urutan penomeran meliputi : kode pelayanan, kode dokumen, bulan, tahun, dan no urut
dokumen.
E. Penataan dokumen dan rekaman.
 Dokumen system penataannya dikelompkkan sesuai dengan jenis dokumen yang ada dan
penyimpenannya dimasing-masing pelayanan, sedangkan rekaman / hasil pelaksanaan
kegiatan dimasukkan ke dalam file secara berurutan untuk memudahkan didalam telusurnya.

F. Peminjaman dokumen
Peminjaman dokumen dari antar unit / lintas unit denganmempergunakan ekspedisi
peminjaman, sedangkan peminjaman yang dilakukan oleh lintas sektor atau dinas atasan harus
memakai surat resmi dan melewati ketatausahaan

G. Format format
Untuk menyeragamkan format yang dipergunakan di Puskesmas Kediri II dilampirkan format
format sebagai berikut:
1. Format standar prosedur operasional ( SOP )
2. Format rekaman klinis / medik
3. Format resep
4. Format rujukan ekternal
5. Format rujukan internal
6. Format persetujuan tindakan (inform consent )
7. Format penolakan tindakan,
8. Format permintaan rujukan eksternal
9. Format penolakan rujukan ekternal
10. Format prminaan pulang paksa
11. Format penolakan pasien pulang