Kertas Kerja II.

Halhal yang sudah memenuhi persyaratan SPI:

A. Lingkungan Pengendalian
1. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi
Manajemen Hotel Nine Eleven (9-11) berbentuk perseroan. Gaya operasi taking profit
dan konservatif, sehingga tidak terlalu mempedulikan perkembangan jaman.
2. Dewan Direksi dan Dewan Audit
Manager bertanggung jawab secara langsung terhadap pemegang saham. Verifikasi audit
data dilakukan setiap hari oleh auditor walaupun pencatatan night audit dilakukan oleh
recepsionist yang berbeda-beda tiap malam.
3. Struktur Organisasi
Wewenang dan pertanggungjawaban sepenuhnya ada pada General Manager. Sisi
positifnya, GM dapat memberikan kontribusi dalam hal memberikan kerangka secara
menyeluruh bagi perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian operasi.
4. Integritas nilai-nilai etis
Belum memenuhi, karena perusahaan belum memiliki kode etik tertulis yang
menjelaskan secara eksplisit perilaku-perilaku jujur dan tidak jujur.
5. Komitmen kepada kompetensi
Belum memenuhi karena General Manajer tidak mempekerjakan pegawai yang kompeten
dengan kebutuhan pengetahuan, pengalaman, pelatihan, dan kemampuan yang
diperlukan. Dimana General Manajer tersebut mengangkat Claudia sebagai General
Cashier, padahal latar belakang pendidikan Claudia tidak sesuai dengan pekerjaannya.
6. Kebijakan dan Praktik SDM
Belum memenuhi karena perusahaan belum memiliki kebijakan mengenai praktik SDM
seperti kebijakan perekrutan, kebijakan pelatihan, kebijakan kompensasi, kebijakan
liburan dan rotasi kerja, dan kebijakan pemberhentian,
B. Penilaian Risiko
1. Preventive Control
Untuk menghindari kecurangan, GM menempatkan keponakannya dan adik kandungnya
di bagian pencatatan akuntansi dan General Cashier.
C. Aktivitas Pengendalian belum memenuhi
D. Informasi dan Komunikasi belum memenuhi
E. Pemantauan belum memenuhi
Kertas Kerja II.3

Kelemahan Struktur Organisasi Hotel Nine Eleven (911):

1. Struktur Organisasi Hotel Nine Eleven (9-11) hanya terdapat 3 departemen. Seharusnya
terdapat 6 departemen, sehingga tidak terjadi rangkap pekerjaan pada satu departemen.
2. Departemen Accounting dan HRD Personalia harus dipisahkan, sehingga General Cashier
akan fokus pada pekerjaannya yang cukup krusial dalam bisnis ini.
3. Jobdesk Cost Control dan Store Keeper seharusnya dipisahkan. Karyawan yang
menempati store keeper harus terfokus pada pekerjaannya saja. Hal ini dilakukan untuk
menghindari kesalahan pencatatan serta kecurangan.
4. Penempatan karyawan untuk melakukan pembelian kepada supplier serta menerima
barang datang dari supplier. Karyawan ini nantinya yang melakukan pengecekan dengan
menyesuaikan jumlah barang datang dengan jumlah pesanan yang tertulis di nota.
Kelemahan Deskripsi Kerja Hotel Nine Eleven (911):
1. Inventory secara berkala setiap 6 bulan sekali. Hal ini kurang efektif, karena untuk
mengantisipiasi kurangnya persediaan, maka pemeriksaan inventory dapat dilakukan
setiap 1 bulan sekali.
2. Pembuatan jurnal penerimaan dan jurnal pengeluaran hendaknya dilakukan oleh bagian
akuntan, bukan oleh bagian cashier.
3. Laporan keuangan harian/balancing dilakukan oleh akuntan.
4. Departemen Cook hanya mencatat bahan apa saja yang dibutuhkan, mereka tidak ikut
dalam memastikan bahan baku yang dibeli sesuai dengan pesanan bersama Store Keeper.
5. Waiter dapat juga merangkap tugas membersihkan meja di restoran.
Kertas Kerja II.4

Ya. Menurut saya pembagian tugas dalam Hotel Nine Evelen ini harus disempurnakan lagi.
 Kertas Kerja II.5

Usulan deskripsi kerja Hotel Nine Eleven (911):

Deskripsi kerja yang telah ada perlu dilakukan pembagian tugas lagi berdasarkan departemen
masing-masing. Misalkan pembuatan laporan keuangan tidak dilakukan oleh receptionist, tetapi
dibuat oleh bagian akuntan. Bagian gudang harus terpisah dengan dapur agar tidak terjadi
kesalahan dalam pencatatan. Pihak yang menghitung inventory dengan pihak yang melakukan
pemesanan kepada vendor haruslah orang yang berbeda.
Pegawai di bagian pencatatan harus ditambah, karena pencatatan merupakan hal yang sangat
penting dalam dunia usaha.

Usulan Struktur Organisasi saat ini:

Departemen yang ada pada strutur organisasi saat ini, ditambah dengan departemen HRD
Personalia, Marketing, Logistik, dan perbaikan departemen Akuntansi dan Keuangan
Kertas Kerja II.6

Struktur organisasi untuk 2 tahun mendatang adalah sebagai berikut:

General Manajer

Marketing
Room Division Accounting F & B Departement
Logistik

Front Off.
House keeping Security
General Cashier & HRD Administration Service
Claudia Product

Receptionis Security
House ManD
Dino + 9 Staff Dani P + 19 Staff
Waiter
Dodi + 9 Staff
Income Auditor & Book Keeper Stuward Boni + 10 Staf
Cantika Bams + 10 Staff
Citra

Cost Control & Store Keeper

Room B/M Cinta Cook Chasier
Dido + 23 Staff Bragi + 6 StaffBim Bim + 2 Saff
Kertas Kerja 3.2
Pengendalian yang telah dibentuk pada siklus penghasilan Hotel Nine Eleven (9-11) berdasarkan
7 pengendalian umum:
1. Pengendalian Organisasi
Sebelum akhir shift Receptionist membuat laporan kas sederhana

Setelah tamu check-out kamar dibersihkan oleh housekeeping setelah ada laporan
dari receptionist
Reservasi dapat dilakukan via telepon atau walk-in
2. Pengendalian Dokumentasi
Untuk reservasi maka receptionist membuat reservation form yang terdapat
nomor reservasi
Untuk check-in receptionist mengisi registration card berdasarkan ID Card tamu

Deposit kamar di dokumentasikan dalam Deposit Received Form yang

selanjutnya dimasukkan dalam Guest Bill Rack
Saat check-out tamu menandatangani Guest Bill bila ada tambahan tagihan kamar
dan jika deposit yang diberikan kurang atau pas. Sedangkan jika deposit sisa
maka receptionist membuat paid out voucher untuk refund deposit
3. Pengendalian Akuntabilitas Aset
Night audit dilakukan oleh shift terakhir receptionist

Accounting membuat laporan pendapatan lainnya

Seluruh aktivitas tamu yang menghasilkan uang bagi pihak hotel dicatat dalam
Guest Bill dengan beberapa rangkap
4. Pengendalian Praktek Manajemen
Check-out maksimal 13.00 WIB dan kunci dikembalikan ke receptionist

Housekeeping membersihkan kamar dan mengecek persediaan amenities kamar

mandi
5. Pengendalian Operasi Pusat Informasi
Seluruh incoming call ditangani oleh receptionist

Semua form sudah pre-numbered

6. Pengendalian Otorisasi
 Receptionist mencatat Registrain Card sesui ID Card dan menginputnya dalam
Guest List
7. Pengendalian Akses
Akses tamu untuk bias menempati kamar yaitu melalui receptionist pada saat
check-in akan dilakukan pemberian kunci
Pembersihan kamar setelah tamu check-out dilakukan oleh housekeeping
Kertas Kerja 3.3
a. Kelemahan pengendalian internal pada siklus penghasilan Hotel nine eleven (9-11)
Night Audit hanya dilakukan oleh Receptionist shift terakhir

Terkadang tamu membawa makanan sendiri meskipun ada policy dari Hotel
bahwa dilarang membawa makanan dari luar
Tamu terkadang membawa perlengkapan kamar

Roommaid terkadang membawa perlengkapan kamar

Roommaid sering dituduh mengambil barang tamu yang ada dikamar saat
membersihkan kamar tamu yang sednag berada diluar
b. Identifikasi dan penjelasan kelemahan pengendalian internal pada siklus penghasilan
hotel 9-11
Night audit seharusnya tidak hanya dilakukan oleh pihak Receptionist shif
terakhir tetapi juga dilakukan oleh accounting shift terakhir juga
Dilakukan pemeriksaan untuk meminimalisir tamu yang membawa makanan dari
luar
Tamu yang membawa perlengkapan kamar diwajibkan membayar denda jadi saat
tamu lapor check-out, receptionist melaporkan pada housekeeping dan lalu
housekeeping malkukan pengecekan atas perlengkapan kamar dan seketika itu
melaporkan pada receptionist dan menuliskannya pada lembar checking room
check-out
Roommaid yang terkadang membawa perlengkapan kamar dapat diminimalisir
dengan ada nya perhitungan atas barang yang di bawa dalam cart. Jadi sebelum
meninggalkan storage room untuk me-resupply perlengkapan kamar dilakukan
otorisasi perhitungan banyaknya barang yang dibawa oleh rommaid dan otorisasi
dilakukan oleh supervisor. Saat pemebersihan kamar check-out roommaid
diwajibkan mengisi poin-poin barang yang diganti karena kotor maupun dibawa
pulang oleh pihak tmau
 Dituduhnya rommaid membwa barang tamu yang ada di kamar dapat
diminimalisir dengan adanya policy bahwa barang berharga tamu dapat dititipkan
pada Safe Deposit Room di Receptionist atau menaruhnya dalam Safe Deposit
Room yang ada di kamar. Diluar hal tersebut maka Hotel tidak bertanggung jawab
atas hilangnya barang tersebut
c. Moral Hazard Tamu :
Tamu melanggar peraturan hotel untuk membawa makanan dari luar dengan
membawa makanan sendiri.

Tamu membawa perlengkapan kamar yang seharusnya tidak dibawa seperti

handuk dan kamar dll.

Tamu tidak hati-hati menyimpan barang sehingga bila ada kehilangan

menyalahkan pihak hotel.

Late Check-out

Early Check-in
Moral Hazard Pegawai :
Pegawai (roomboy/roommaid) yang membersihkan kamar membawa perlengkapan
kamar pulang yang seharusnya tidak dibawa seperti handuk dan kamar dll.

Pegawai (roomboy/roommaid ) mengambil barang tamu

Pegawai (resepsionis shift terakhir ) yang melaksanakan Night audit bisa membuat
kecurangan.