PENGUMUMAN ANNOUNCEMENT
No: SRMI-400/HRD/PNG/04.2017
Kepada : Seluruh karyawan level Non
Staff di area West
Hal : Pengumuman mengenai
Implementasi Over Time (OT)
System
Sehubungan dengan telah dimulainya penggunaan
OT System dilingkungan SRMI khususnya area West,
maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam pelaksanaannya sebagai berikut:
1; Saat ini seluruh pengajuan OT sudah harus
menggunakan OT System dan tidak lagi
diperkenankan menggunakan proses manual
(hardcopy) sebagaimana sebelumnya,
kecuali bagi karyawan baru yang belum
teregistrasi Fingerprint (FP)-nya atau kondisi
force majore seperti mesin rusak dll yang
wajib ditandatangani oleh atasan terkait.
2; Pastikan bahwa seluruh karyawan sudah
teregistrasi FP-nya, apabila belum segera
berkoordinasi dengan HRD dan IT.
3; Karyawan yang sudah teregistrasi FP-nya
diwajibkan untuk selalu melakukan absensi
di mesin FP plant tempat yang bersangkutan
bertugas. Apabila terjadi mutasi atau
perjalanan dinas menuju plant lain yang
terkait maka segera informasikan ke HRD &
IT untuk bisa diregistrasikan FP-nya apabila
tidak bisa absen di plant tersebut.
4; Pengajuan OT dapat diakses di alamat:
dengan menggunakan user name dan
password yang sudah diberikan oleh IT.
Apabila ada karyawan baru yang terkategori
sebagai User OT System, maka segera
lakukan registrasi ke IT untuk mendapatkan
user name dan password OT System.
5; User OT System terbagi menjadi 3: User
yang mengajukan, User Approver dan User
HRD dengan matriks sebagai berikut:
No: SRMI-400/HRD/PNG/04.2017
To : All employee of Non Staff
level
in West area
Re : Announcement of
Implementation of Over Time
(OT) System
Related to implementation of OT System
that already started in SRMI, especially at
West Area, there are several things that
need to be attention as follows:
1; Currently, all of OT submission had to
use OT System and no longer allowed
to use the manual process (hardcopy)
as previously, except For new
employees who have not registered
their Fingerprint (FP) or force majore
conditions such as machines error, etc,
that must be signed by the related
superior.
2; Ensure that all employees have been
registered their FP, if not registered,
immediately coordinate with HR and IT.
3; Employees who have been registered
their FP must always do finger scan at
the FP machine where they work. In
case of a mutation or business trip to
another plant, please immediately
inform HRD & IT to register their FP if
employees can not do finger scan at
that plant.
4; Submission of OT can be accessed at
the following address:
by using the user name and password
that already provided by IT. If there is
a new employee was categorized as
User of OT System, then immediately
do the registration to IT to get a user
name and password.
5; User of OT System is divided into

6; 1 (satu) periode OT tetap sebagaimana
sebelumnya yaitu dimulai dari tanggal 16
setiap bulannya hingga tanggal 15 bulan
berikutnya dan akan dibayarkan setiap
tanggal 10 bulan berikutnya setelah 1
periode OT selesai.
7; Setiap pengajuan OT harus dimulai dengan
pembuatan SPL terlebih dahulu yang bisa
dibuat secara harian untuk kemudian
dibuatkan RKLnya sebagai realisasi dari
pelaksanaan OT.
8; Setiap pengajuan OT dari Batching Plant Spv
atau Senior Driver, baik itu SPL maupun RKL
akan melalui proses approval berjenjang
sebagaimana yang dijelaskan dalam point 5
di atas, dan pengajuan OT dianggap final
setelah RKL melalui keseluruhan tahapan
approval hingga akhir (BU General Manager).
9; HRD hanya akan melakukan proses
pembayaran OT berdasarkan pengajuan OT
yang sudah final sebagaimana yang
disebutkan dalam point 8.
10; Batas waktu (cut off) proses pengajuan OT
baru untuk periode OT yang telah berakhir
adalah per tanggal 21 jam 24.00 WIB bulan
tersebut. Dan cut off proses approval OT
untuk periode OT yang telah berakhir adalah
per hari kerja terakhir jam 24.00 WIB di
bulan tersebut.
11; Pengajuan OT baru dan approval OT yang
melebihi masa cut off sebagaimana point 10
maka akan dibayarkan pada pembayaran OT
berikutnya.
12; Mohon support dari tiap-tiap SBU dan
Section Manager untuk bisa
mengkoordinasikan dan memastikan bahwa
tiap-tiap plant sudah mengajukan OT
seluruhnya sehingga tidak ada yang terlewat
pembayarannya.
13; Permasalahan yang muncul terkait OT
System bisa langsung dikoordinasikan
dengan:
three: Requester User, Approver User
and HRD User with the matrix as
follows:
6; 1 (one) OT period remain as before
which starts on the 16th of each month
until the 15th of next month and will
be paid every 10th of the next month
after the 1 (one) OT period is
completed.
7; Each of OT submission must begin with
SPL making that can be made on a
daily basis and then create RKL as the
realization of the OT.
8; Each of OT submission from Batching
Plant SPV or Senior Driver, both the
SPL and RKL are going to through a
tiered approval process as described in
point 5th above, and OT submission
considered final after RKL through all
stages of approval until the end (BU
General Manager).
9; HRD will only process the OT payment
base on final OT submission as
mentioned in point 8th.
10; The deadline (cut off) of the new OT
submission process for the OT period
that already end, as per date 21st at
24.00 pm in the same month. And the
cut off of the OT approval process for
the OT period that already end, as per
last working day at 24.00 pm in the
same month.
11; New OT Submission and approval OT
which exceeding the cut-off time will
be paid on the next OT payment.
12; Please support from each SBU and
Section Manager in order to coordinate
and make sure that each plant had
submitted OT all, so there is no missed
payment.
13; The problems that arise related to OT
System can be directly coordinated
with:
 Please for all related parties can be do as this
annoucement.

Approver 2

Mohon semua pihak terkait bisa melaksanakan

Surachai Chobsri
sesuai ketentuan ini.
VP West Regional Business
Jakarta, 1 May 2016

Approver 1

Kurniati Mariani
HRM & HRIS Manager