SistemInformasi.

biz

PSBOnline Pro
Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru
Edisi SMA

2014
Dokumentasi

PSBOnline
Pro
Aplikasi Pendaftaran Siswa Baru

Edisi SMA

Tim Pengembang SistemInformasi.biz

2014 SistemInformasi.biz

2

Daftar Isi

Pendahuluan .......................................................... 5
Isi Paket Aplikasi ................................................... 6
Tentang PSBOnline Pro ....................................... 7
Ragam Edisi PSBOnline Pro ............................. 7
Cara Instalasi PSBOnline Pro .......................... 7
Tim Pengembang ............................................... 7
Instalasi PSBOnline Pro ....................................... 9
Instalasi Sebagai Plugin WordPress .............. 9
Instalasi Menggunakan FTP .......................... 11
Penggunaan PSBOnline Pro .............................. 12
Setting Awal PSBOnline Pro .......................... 12
Setting Nama & Keterangan Lembaga ... 12
Setting Formulir Pendaftaran .................... 13
Setting Proses Seleksi ................................. 14
Setting Upgrade PSBOnline Pro ................ 16
Pembuatan Halaman .......................................... 17
Pembuatan Halaman Formulir Pendaftaran17
Pembuatan Halaman Cetak Formulir ......... 18
Pembuatan Halaman Jurnal Pendaftaran .. 18
Pembuatan Halaman Peringkat Sementara19
Administrasi Pendaftaran ................................. 21
Alur Sistem Pendaftaran Siswa Baru .......... 21
Verifikasi Data & Berkas Pendaftaran ........ 21
Pelunasan Biaya Administrasi ...................... 25
Fasilitas Tambahan ............................................ 26
Pencarian Data Pendaftar .............................. 26

3

 Rekapitulasi Peringkat Sementara .............. 27
Rekapitulasi Administrasi Keuangan ......... 27
Eksport Data ..................................................... 28

4

Pendahuluan
Terimakasih atas kepercayaan anda menggunakan produk kami, PSBOnline Pro,
aplikasi pendaftaran siswa baru yang pertama kali di Indonesia didesain sebagai
plugin WordPress.

Dengan didesain sebagai Plugin WordPress, aplikasi ini akan melengkapi Situs
Sekolah anda yang berbasis WordPress, maupun digunakan secara independen
untuk situs khusus Pendaftaran Siswa Baru.

PSBOnline Pro didistribusikan sebagai software dengan kode sumber terbuka

namun tidak gratis, dimana anda hanya perlu membayar biaya pembelian Paket
Aplikasi ini yang berupa CD dan Buku. Setiap pembelian Paket Aplikasi ini
dilengkapi dengan ID yang dapat anda gunakan untuk mengupdate secara
GRATIS software ini dan sebagai ID voucher untuk pembelian produk lain dari
SistemInformasi.biz.

Selamat menggunakan produk ini. Kami tunggu saran dan kritiknya.

Semarang, Mei 2014

SistemInformasi.biz

5

Isi Paket Aplikasi
PSBOnline Pro didistribusikan secara offline dalam paket penjualan aplikasi yang
terdiri dari:

CD, berisi aplikasi PSBOnline Pro,

Buku, berisi dokumentasi PSBOnline Pro

Secara utuh setiap CD dalam paket tersebut berisi:

Aplikasi PSBOnline (ppdbonline-smta.zip)

WordPress 3.9 (wordpress-3.9.zip)
Dokumentasi PSBOnline Pro (dalam bentuk PDF)

Sedangkan Buku dalam paket aplikasi diatas adalah versi cetak dari file PDF yang
terdapat dalam CD.

6

Tentang PSBOnline Pro
PSBOnline Pro adalah plugin WordPress yang digunakan sebagai aplikasi
penerimaan siswa baru untuk sebuah sekolah. Sebagai sebuah plugin, PSBOnline
Pro akan melengkapi situs sekolah anda yang dibangun berbasis WordPress
dengan fasilitas pendaftaran siswa baru.

PSBOnline Pro dikembangkan dengan Bahasa PHP dan menggunakan

emkapluginkit sebagai framework plugin WordPress-nya. Plugin ini
dikembangkan sejak tahun 2012 dan telah mencapai versi stable 1.2.

PSBOnline Pro dikembangkan oleh SistemInformasi.biz sejak tahun 2013, setelah

mengakuisisinya dari code.emka.web.id untuk dipasarkan dan didistribusikan
secara luas ke masyarakat.

Ragam Edisi PSBOnline Pro

PSBOnline Pro dikembangkan dalam beberapa edisi, diataranya:

PSBOnline Pro Edisi SMA (produk ini)

PSBOnline Pro Edisi SMK
PSBOnline Pro Edisi MA

Edisi-edisi tersebut sejatinya sama, hanya satu per satu mengalami kustomasi
lebih karena kebutuhan yang berbeda antara SMA, SMK dan Madrasah Aliyah.

Jika alur bawaan (default) dari PSBOnline Pro ini kurang sesuai ataupun perlu
penambahan khusus bagi Sekolah anda, Anda pun bisa melakukan kustomasi
lebih lanjut pada produk PSBOnline Pro dengan melakukan kerjasama dengan
SistemInformasi.biz

Cara Instalasi PSBOnline Pro

Anda dapat menginstall PSBOnline Pro layaknya seperti anda menginstall plugin
WordPress lainnya. Cukup login ke Dashboard anda, pilih menu Plugins -> Add
New, pilih link Upload dan pilih file psbonlinepro.zip kemudian Install.

Tim Pengembang
Tim Pengembang PSBOnline Pro terdiri dari anak-anak muda berdedikasi dan
berpengalaman dibidang Web Development dari SistemInformasi.biz.

7

Dukungan & Kontak Teknis

Untuk dukungan dan kontak teknis seputar PSBOnline Pro, silakan hubungi:

- YM: luthfi.emka@yahoo.com
- e-Mail: sisteminformasibiz@gmail.com
- Pin BB: 7A43D86F
- SMS/WhatsApp: 0852 257 33685
- Twitter: @sisteminformas1

8

Instalasi PSBOnline Pro
Instalasi Sebagai Plugin WordPress
Berikut adalah cara instalasi PSBOnline Pro selayaknya plugin WordPress biasa:

1. Login Dashboard WordPress anda

http://namasitussekolahanda.sch.id/wp-admin
dengan user setara Administrator.

2. Pilih menu Plugins -> Add New

Pilih link/metode Upload

3. Upload file psbonlinepro.zip yang terdapat di CD. Browse dan klik tombol
Install Now.

9

 Tunggu sampai proses instalasi plugin selesai. Klik link Activate Plugin.

Atau kembali buka menu Plugins, sorot ke arah plugin Penerimaan Siswa
Baru Online. Klik link Activate.

Tanda plugin ini sudah aktif, jika sudah ada menu PSBOnline pada menu
Dashboard.

10

Instalasi Menggunakan FTP
Jika hosting/koneksi anda tidak memungkinkan mengupload file plugin
psbonlinepro.zip secara utuh dengan fasilitas bawaan dari WordPress anda bisa
menguploadnya dengan protokol FTP. Untuk dapat menggunakan cara ini, anda
harus memiliki akses FTP ke server anda (biasanya sama dengan user cpanel).

Anda memerlukan beberapa software seperti WinRAR/WinZip/7Zip untuk

mengekstrak file psbonlinepro.zip dan software FTP seperti FileZilla, WinFTP.

Ikuti cara berikut:

1. Ekstrak file psbonlinepro.zip dengan WinZIP/WinRAR/7Zip,

2. Upload folder ppdbsmta-online ke folder /wp-content/plugins/ pada

direktori aktif web anda dengan FileZilla/WinFTP.

3. Upload file logo.png (yang merupakan logo sekolah/kabupaten anda) ke

folder aktif (htdocs/public_html) sejajar dg folder wp-admin, wp-content,
index.php dll.

4. Login ke Dashboard WordPress (http://namasitusanda.sch.id/wp-admin)

5. Pilih menu Plugins, dan aktivasi plugin Penerimaan Siswa Baru Online Pro
dengan mengklik link Activate.

11

Penggunaan PSBOnline Pro
Setting Awal PSBOnline Pro
Untuk dapat digunakan dengan baik, plugin ini harus disetting ulang sesuai
kebutuhan sekolah anda. Beberapa hal yang harus diset antara lain: nama dan
keterangan tentang lembaga sekolah, formulir pendaftaran, proses seleksi,
urutan kriteria peringkat pendaftar dan mekanisme update PSBOnline.

Setting Nama & Keterangan Lembaga

Untuk mengatur nama dan keterangan lembaga dalam PSBOnline Pro, silakan
pilih menu PSBOnline pada dashboard anda, klik tab Lembaga.

Tuliskan dengan benar beberapa isian setting seperti:

- Nama Sekolah,
- Alamat Sekolah,
- Moto/tag Sekolah,
- Status BI (Bertaraf Internasional),
- Nama Kepala Sekolah,
- NIP Kepala Sekolah,
- Alamat Sekretariat Panitia PPDB,
- Telepon Sekretariat Panitia PPDB,
- E-Mail Panitia PPDB,
- Alamat Website Sekolah,
- Nomor Telepon Sekolah,
- dan e-Mail Sekolah.

12

Klik tombol Simpan untuk menyimpan pengaturan.

Setting Formulir Pendaftaran

Untuk mengatur formulir pendaftaran PPDB, silakan buka menu PSBOnline dan
pilih tab Formulir.

Beberapa hal yang bisa anda atur antara lain:

- besaran biaya administrasi pendaftaran,

- opsi upload data nilai raport
- nama kabupaten kota,
- nama dinas pendidikan,
- nama kabupaten/kota dalam surat menyurat,
- dan penanda produk PSBOnline.

13

Klik tombol Simpan untuk menyimpan pengaturan.

Setting Proses Seleksi

Untuk mengatur setting proses seleksi PPDB, anda bisa membuka menu
PSBOnline dan pilih tab Proses Seleksi.

Beberapa hal yang harus anda atur antara lain:

- tahun seleksi,
- gelombang seleksi,
- tahun ajaran seleksi,
- opsi penggunaan poin tambahan (prestasi kejuaraan/non-kejuaraan)
- opsi penggunaan poin tes tulis,
- opsi penggunaan tes wawancara,
- dan pesan setelah proses pendaftaran sukses.

14

Klik tombol Simpan untuk menyimpan pengaturan.

Untuk mengatur kriteria pemeringkatan pendaftar PPDB, pada tab Proses Seleksi
atur pada sesi Kriteria Pemeringkatan.

Secara default urutan kriteria yang dipakai adalah:

- Skor total,
- Nilai UN (dalam SKHUN),
- Nilai UN Bahasa Indonesia,
- Nilai UN Matematika
- Nilai UN IPA,
- Rerata Nilai Raport Bahasa Indonesia,
- Rerata Nilai Raport IPA,
- Rerata Nilai Raport IPS,
- Rerata Nilai Raport Bahasa Inggris,
- Rerata Nilai Raport Matematika,
- Poin tes tertulis,
- Poin tes wawancara,
- Poin tambahan

Anda bisa mengatur urutan kriteria ini dengan menggeser ke atas atau ke bawah
(drag n sort) dan klik tombol Simpan.

15

Kriteria ini akan digunakan secara real-time oleh halaman Peringkat Sementara.

Setting Upgrade PSBOnline Pro

Setting Upgrade PSBOnline dapat anda buka lewat menu PSBOnline dan tab
PSBOnline Pro.

ID Software dan Registrar Software dapat anda peroleh dengan mengirim email ke
sisteminformasibiz@gmail.com.

ID Software dan Registrarnya dapat anda gunakan untuk mendapatkan fasilitas

update gratis dari PSBOnline Pro.

16

Pembuatan Halaman
Pembuatan Halaman Formulir Pendaftaran
PSBOnline menyediakan fasilitas menampilkan formulir dan jurnal pendaftaran
penerimaan siswa baru dalam bentuk WordPress Shortcode. Dengan metode ini,
anda dapat menaruh kode tersebut disebarang halaman (pages) atau tulisan
(post).

Untuk menampilkan formulir pendaftaran siswa baru, silakan buat

halaman/tulisan baru (atau edit yang sudah ada) dan tambahkan kode:

[form_pendaftaran_siswa]

Contoh:

- Buka dashboard dan klik menu Pages -> Add New

- Tuliskan judul halaman, misalnya Formulir Pendaftaran
- Tuliskan kode [form_pendaftaran_siswa] pada bagian konten
- Klik tombol Publish untuk menerbitkan halaman

Cek halaman yang baru saja dibuat.

17

Pembuatan Halaman Cetak Formulir
Untuk menampilkan formulir cetak formulir, silakan buat halaman/tulisan baru
(atau edit yang sudah ada) dan tambahkan kode:

[form_cetak_bukti_pendaftaran]

Contoh:

- Buka dashboard dan klik menu Pages -> Add New

- Tuliskan judul halaman, misalnya Cetak Form Pendaftaran
- Tuliskan kode [form_cetak_bukti_pendaftaran] pada bagian konten
- Klik tombol Publish untuk menerbitkan halaman

Cek halaman yang baru saja dibuat.

Pembuatan Halaman Jurnal Pendaftaran

Untuk menampilkan halaman jurnal pendaftaran secara global, silakan buat
halaman/tulisan baru (atau edit yang sudah ada) dan tambahkan kode:

[jurnal_pendaftaran_total]

Contoh:

- Buka dashboard dan klik menu Pages -> Add New

- Tuliskan judul halaman, misalnya Jurnal Pendaftaran
- Tuliskan kode [jurnal_pendaftaran_total] pada bagian konten
- Klik tombol Publish untuk menerbitkan halaman

18

Cek halaman yang baru saja dibuat.

Pembuatan Halaman Peringkat Sementara

Untuk menampilkan formulir cetak formulir, silakan buat halaman/tulisan baru
(atau edit yang sudah ada) dan tambahkan kode:

[peringkat_sementara]

Contoh:

- Buka dashboard dan klik menu Pages -> Add New

- Tuliskan judul halaman, misalnya Peringkat Sementara
- Tuliskan kode [peringkat_sementara] pada bagian konten
- Klik tombol Publish untuk menerbitkan halaman

19

Cek halaman yang baru saja dibuat.

20

Administrasi Pendaftaran
Alur Sistem Pendaftaran Siswa Baru
Berikut adalah bagan alur sistem pendaftaran siswa baru yang didukung oleh
PSBOnline Pro:

1. Calon siswa membuka laman pendaftaran dan mengisikan datanya pada

form pendaftaran.
2. Calon siswa menyerahkan formulir pendaftaran dalam bentuk tercetak
dilengkapi dengan berkas-berkas yang sesuai dengan syarat pendaftaran
masing-masing sekolah.
3. Panitia melakukan verifikasi berkas berupa formulir pendaftaran (hasil
cetakan formulir online) dan berkas pelengkap sesuai syarat pendaftaran
masing-masing sekolah.
4. Panitia wajib mengisikan nilai atau poin tambahan (jika disetting untuk
digunakan).
5. Panitia memberikan keputusan tentang kelolosan verifikasi data
pendaftaran.
6. Panitia mencetakkan kuitansi pelunasan biaya administrasi pendaftaran dan
menyimpan salah satu salinannya sebagai arsip.
7. Siswa menunggu pengumuman resmi hasil Penerimaan Siswa Baru.
8. Panitia melakukan pengumuman resmi hasil penerimaan siswa baru dalam
bentuk SK Kepala Sekolah.

Jika alur pendaftaran ini sangat berbeda dan tidak cocok dengan mekanisme yang
akan digunakan di Sekolah, silakan sesuaikan source code PSBOnline Pro ini
dengan bantuan teknis tim SistemInformasi.biz (akan dikenakan biaya tambahan),
atau ubah sendiri sesuai kemampuan pemrograman anda.

Verifikasi Data & Berkas Pendaftaran

Proses verifikasi data & berkas pendaftaran adalah salah satu bagian tugas dari
Panitia dalam sistem PSBOnline Pro. Panitia akan bertugas melakukan verifikasi
terhadap biodata, data nilai rapor (jika disetting digunakan), data nilai Ujian
Nasional, data poin tambahan kejuaraan/sertifikat, test wawancara, test tulis (jika
disetting digunakan), data pelunasan biaya administrasi, berkas persyaratan yang
dibutuhkan, berkas tambahan, termasuk melakukan verifikasi ketidakmampuan
calon siswa baru jika yang bersangkutan melakukan pendaftaran pada Jalur Siswa
Kurang Mampu).

Untuk melakukan verifikasi data dan berkas tersebut silakan gunakan cara
berikut:

- Login dan buka dashboard

- Buka menu PSBOnline -> Jurnal Pendaftaran

21

 - Klik tombol Detail pada data peserta yang dimaksud.

- Cocokkan biodata calon siswa baru dengan data pendukung (KK, fotokopi
rapor, fotokopi Ijasah/SKHUN, dll).

22

 - Tuliskan angka tambahan pada bagian point tambahan untuk
kejuaraan/sertifikat, test wawancara atau test tulis (jika disetting untuk
digunakan).

- Pilih status pelunasan administrasi seleksi: Telah Bayar, atau Tidak

Bayar/Tidak Mampu.
- Tandai berkas yang dikumpulkan pada bagian Cek Kelengkapan Berkas
(secara default disajikan: Fotokopi Buku Raport, Fotokopi Ijasah, Fotokopi
SKHUN, Surat Keterangan Sehat, Surat Keterangan Kelakuan Baik dari
Kepala Sekolah, dan Foto)
- Tuliskan berkas tambahan yang dikumpulkan (misalnya piagam, sertifikat
dll) pada bagian berkas tambahan.

23

 - Tandai kelengkapan berkas Surat Keterangan Tidak mampu, Slip rekening
listrik dan fotokopi KK pada bagian Cek Kelengkapan Berkas Jalur Siswa
Kurang Mampu, jika calon ybs menggunakan pendaftaran jalur kurang
mampu.

- Pilih status verifikasi data pendaftaran, lolos atau tidak lolos. Jika tidak
lolos, pendaftaran calon siswa ybs tidak diakui dan dinyatakan tidak
diterima/gugur.
- Simpan proses verifikasi yang anda lakukan dengan mengklik tombol
Simpan.

Data hasil verifikasi ini tidak dapat anda ubah lagi jika sudah anda Simpan.

24

Tanda jika seorang calon siswa sudah diverifikasi adalah adanya tombol
Terverifikasi pada halaman Jurnal Pendaftaran (PSBOnline -> Jurnal Pendaftaran).

Pelunasan Biaya Administrasi

Pelunasan biaya administrasi adalah langkah lanjutan dari verifikasi data
pendaftaran dan berkas sesuai persyaratan. Panitia hanya menerima biaya
administrasi pendaftaran atau langsung mencetak kuitansi pelunasan
administrasi jika calon siswa menggunakan jalur siswa tidak mampu.

Untuk mencetak kuitansi pelunasan biaya administrasi, silakan buka menu

PSBOnline -> Jurnal Pendaftaran. Pada baris data siswa yang dimaksud, klik
tombol Cetak Kuitansi.

Secara otomatis file kuitansi akan diunduh oleh Webbrowser anda. Pastikan
komputer anda sudah bisa membaca file PDF (Silakan install Adobe PDF Reader
atau Foxit PDF Reader jika belum).

Catatan. Fasilitas ini mungkin akan terganggu jika anda menggunakan software
akselerator download, seperti Internet Download Manager dan webbrowser yang
tidak mendukung.

25

Fasilitas Tambahan
Pencarian Data Pendaftar
Fasilitas pencarian data pendaftar dapat anda gunakan dengan mengakses menu
PSBOnline -> Pencarian Data.

Ada 3 parameter pencarian yang didukung:

- Nama
- PIN, dan
- Sekolah

Klik tombol Cari untuk mencari data yang dimaksud. Data yang dihasilkan akan
ditampilkan sebagai tabel tepat dibawah form pencarian tersebut.

Untuk memastikan, anda bisa melihat data pendaftaran calon siswa yang
dimaksud dengan mengklik tombol Detail.

26

Rekapitulasi Peringkat Sementara
Secara otomatis PSBOnline Pro akan melakukan penghitungan dan pemeringkatan
terhadap data pendaftaran yang masuk. Kriteria/urutan pemeringkatan dapat
anda atur pada menu PSBOnline (lihat bagian awal dokumentasi ini tentang
setting seleksi).

Skor total dari pemeringkatan otomatis tersebut menggunakan rumus:

Skor Total = Total Nilai UAN + [ (point kejuaraan + point wawancara + poin
tes tulis) / 3) ]

Hasil pemeringkatan dapat anda lihat dengan menggunakan menu PSBOnline ->
Peringkat Sementara.

Atau anda dapat menampilkan pemeringkatan tersebut dengan menggunakan

shortcode [peringkat_sementara].

Rekapitulasi Administrasi Keuangan

Fasilitas rekapitulasi administrasi keuangan akan menampilkan data pelunasan
biaya administrasi keuangan (data calon siswa yang telah dicetak kuitansi
pembayarannya, selain calon siswa dari jalur kurang mampu).

Anda bisa mengakses fasilitas ini di menu PSBOnline -> Keuangan.

27

Eksport Data
PSBOnline menyediakan fasilitas eksport data pendaftaran ke dalam 2 (dua)
format, yaitu format CSV/Comma Separated Value yang bisa anda buka dengan
Microsoft Office Excel atau LibreOffice Spreadsheet, dan format SQL (Structured
Query Language) jika anda akan memproses lebih lanjut.

Fasilitas ini dapat anda akses pada menu PSBOnline -> Eksport Data. Silakan
klik pada tombol Eksport ke CSV atau Eksport ke SQL untuk mengunduh file
hasil ekspor.

28