MAKALAH

RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI SALAH SATU SYARAT MATA KULIAH MANAJEMEN

Drs. AGUS GARNIDA M.M

DISUSUN OLEH:

LUTHFIA RIZQI R (1503065)

VIRISYA A H (15030)

AKADEMI SEKRETARI dan MANAJEMEN TARUNA BAKTI

BANDUNG

2015
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, karena berkat rahmat dan karunia-
Nya penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul Motivating dengan baik dan tepat pada
waktunya. Makalah ini disusun dengan materi yang rinci dengan harapan dapat menambah dan
memperluas wawasan mahasiswa/i untuk mengetahui pentingnya pengambilan keputusan dalam
manajemen. Alur pemaparannya dibuat sedemikian rupa dengan bahasa yang sederhana agar para
pembaca lebih mudah untuk memahaminya. Kritik dan saran yang membangun sangat penulis
harapkan agar dalam membuat makalah selanjutnya penulis lebih teliti lagi. Akhir kata penulis
ucapkan terma kasih kepada dosen selaku mata kuliah teori pengambilan keputusan dan rekan-
rekan yang turut berpartisipasi dalam menyelesaikan makalah ini. Semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi kita semua.

Bandung, 24 Februari 2016

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................................................... 2
BAB I .............................................................................................................................................................. 4
PENDAHULUAN ............................................................................................................................................. 4
1.1 Latar Belakang............................................................................................................................... 4
2.1 Rumusan masalah ......................................................................................................................... 4
3.1 Tujuan penulisan ........................................................................................................................... 5
4.1 Manfaat Penulisan ........................................................................................................................ 5
BAB II ............................................................................................................................................................. 6
PEMBAHASAN ............................................................................................................................................... 6
1.1 Pengertian Pekerjaan Kantor ........................................................................................................ 6
2.1 Fungsi dan Peran Pekerjaan Kantor .............................................................................................. 7
3.1 Macam Macam Pekerjaan Kantor .............................................................................................. 7
4.1 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran...................................................................................... 8
5.1 Tata Usaha Pekerjaan Kantor........................................................................................................ 9
BAB III .......................................................................................................................................................... 13
PENUTUP ..................................................................................................................................................... 13
1.1 Kesimpulan.................................................................................................................................. 13
2.1 Saran ........................................................................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................................... 14
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Tidak banyak orang yang mengetahui betapa pentingnya serta luasnya aktivitas pekerjaan kantor atau
banyak di bilang pekerjaan yang berkaitan dengan kertas pada zaman yang modern ini. Pekerjaan kantor
makin lama makin berkembang dan menonjol, karena hal tersebut merupakan bagian yang sangat
penting dalam sebuah organisasi/perkantoran. Pekerjaan kantor merupakan kelompok pekerjaan
penting yang sama dengan para pekerja yang berkecimpung dalam bidang pertanian, pertambangan,
produksi, penjualan, pembangunan dan transportasi.

Manajemen adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah
kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat
proses tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat
disimpulkan bahwa manajemen kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud
pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor
antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin
diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien.

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan
perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam
mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara
bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu
yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

Untuk mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan pekerjaan kantor itu, serta apa saja ciri,
macam dan peran dan fungsinya maka kami akan membahasnya dalam makalah ini.

2.1 Rumusan masalah

1. Apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor?

2. Apa saja fungsi dan peranan pekerjaan kantor?

3. Apa saja macam-macam pekerjaan kantor?

4. Apa saja ruang lingkup manajemen perkantoran?

3.1 Tujuan penulisan

1. Untuk mengetahui apa itu pekerjaan kantor

2. Untuk mengetahui fungsi dan peranan pekerjaan kantor

3. Untuk mengetahui macam-macam pekerjaan kantor

4. Untuk mengetahui apa saja ruang lingkup dari manajemen perkantoran

4.1 Manfaat Penulisan

1. Bagi penulis, dapat menambah wawasan pembelajaran dan pengetahuan ilmu khususnya
mengenai pekerjaan kantor.

2. Bagi Mahasiswi, bisa membantu mahasiswi mengetahui materi yang berhubungan dengan
pekerjaan kantor.
 BAB II

PEMBAHASAN

1.1 Pengertian Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan
administratif). Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang
dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut
dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Melakukan bidang
pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang
dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas
dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap
pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah,
swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office Service). Menurut The Liang
Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan kantor.

G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut:

Office work includes verbal transmission of information and the producing of written records and
report providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual basis
for manajerial control.

(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat
tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan).

William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai berikut :

Office work is concerned primarily with the record of the enterprise-making records, using records, and
preserving them for future reference. These records may be the history of transactions of enterprise,
represented by the accounts, by correspondence, by contracts, by orders, by inventories, by plans and
schedules, by reports, and by written and printed memorandums of all kids.

(Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan
warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan
di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan
badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat
perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan
tercetak).
 2.1 Fungsi dan Peran Pekerjaan Kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan mempunyai kata dasar peran
artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai
peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena
fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara
keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, peranan pekerjaan
kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:

1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan
mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada
sasaran.

2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif
(tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan publik).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh
pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila data dan keterangan yang disiapkan
kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif
umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat
ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk

untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

3.1 Macam Macam Pekerjaan Kantor

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut :

1. Receiving, dispatching, and shipping orders.

2. Billing.
 3. Correspondence, dictation, typing.

4. Filing.

5. Passing credit and collecting outstanding accounts.

6. Handling, distributing, and dispatching mail.

7. Duplicating and addressing work.

8. Miscellaneous, such as telephone, reciving visitors, messenger service.

9. Special tasks. Objectives: simplication of system; eliminaton of unnecessary work.

10. Making record ( noting down desired data).

11. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.

12. Membuat rekening.

13. Surat - menyurat, mendikte, mengetik.

14. Menyimpan warkat.

15. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan - perhitingan yang belum diselesaikan.

16. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.

17. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.

18. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.

19. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan
yang tidak perlu.

20. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

4.1 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Charles O Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran dalam bidang ,sebagai berikut :

Offfice Space (Ruang Perkantoran)Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata
ruang, ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, perubahan
ruang, dan pemeliharaan ruang.

Office Communication (Komunikasi Kantor)Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat,

penanganan telepon, telex penerimaan tamu.
 Office Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia)Termasuk di dalamnya adalah
Seleksi pegawai,

Orientasi, Latihan, Pengujian,Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan

Pegawai,Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan Motivasi kerja, Disiplin,Pensiun,
Penilaian pegawai dan Pengaduan.

Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)Termasuk di dlamnya Meja, Kursi, Lemari,
Perlengkapan Arsip, Pemeliharaan dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang baru.

Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin kantor)Termasuk di dalamnya adalah Mesin
Tik, Mesin Komputer, printer, LCD, Facsimili,Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda,
Pemeliharaan dan Perbaikan Mesin, sertaPenilaian Peralatan dan Mesin baru.

Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis)Termasuk di dalamnya adalah Alat
Tulis kantor, Alat-alat kebersihan, Penilaian perbekalan.

Methods (Metode)Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan rutin,

danAnalisis Statistik.

Records (Warkat)Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola surat,

MetodePelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film, Jadwal Penyimpanan,Praktik
Kearsipan dan Penyimpanan warkat.

5.1 Tata Usaha Pekerjaan Kantor

Baik pengertian pekerjaan kantor maupun fungsi kantor dapat dinyatakan dengan istilah tata usaha.

Menurut The Liang Gie, tata usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam setiap organisasi. Tata usaha menpunyai 3 ciri utama yaitu:

1) Bersifat pelayanan.

2) Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organiasasi.

3) Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

Tata usaha terdiri dari 6 pola perbuatan, yaitu :

Menghimpun : mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum
ada atau berserakan menjadi siap untuk digunakan bilamana diperlukan.

Mencatat : membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang

diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim, dan disimpan.
 Mengolah : mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk
yang lebih berguna.

Mengganda : memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Mengirim : menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.

Menyimpan : menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

A. Pengorganisasian Kantor

Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk

mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal mengembangkanperusahaan.

Struktur Organisasi Kantor :

Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam membuat struktur
organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

a. Merumuskan tujuan usaha

b. Analisis pekerjaan kantor

c. Pembagian tugas

Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan. Pengorganisasian pekerjaan kantor
dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :

1. Sentralisasi

Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan
di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager.

2. Desentralisasi

Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran
diserahkan ke manajer fungsional.

B. Perencanaan dan pengawasan sistem kerja

Perencanaan Pekerjaan Kantor

Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara
pencapaian tujuan tersebut.
Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :

a. Pekerjaan apa yang akan dikerjakan

b. Cara atau metode mana yang akan dipakai

c. Bagaimana urut-urutan mengerjakannya

d. Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya.

Sistem Kerja

Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :

1. 1.Sistematis, Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah dimengerti dan
dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.

2. Fungsional, Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung setiap bagian dalam
mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan segala sumberdaya secara optimal.

3. Sederhana, Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana dan mudah
dilaksanakan.

4. Fleksibel dan adaptif, Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat seringnya
terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali. Sehingga sistem yang fleksibel akan
mudah untuk di lakukan.

C. Produk-produk perkantoran

Kesuksesan sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh hal-hal kecil yang menunjang kegiatan
operasional perusahaan tersebut.

Sebagai contoh, pada kenyataannya kualitas alat tulis memegang peranan penting dalam menentukan
kinerja perusahaan.

Contoh produk alat tulis antara lain :

1. Pena

2. Marker

3. Pensil

4. Penghapus

5. Penggaris ,dll.

D. Peralaatan kerja kantor

 Bukan kantor namanya kalau tidak ada peralatan kantor di dalamnya. Keberadaan peralatan kantor di
kantor bukanlah hanya untuk sekedar kebutuhan sekunder atau hanya sekedar "pemanis" desain
ruangan saja.

Peralatan Kantor tersebut meliputi :

1. Meja dan kursi

2. Rak buku dan lemari

3. Printer dan komputer

4. Fax dan telepon

5. Peralatan tulis

6. Peralatan penunjan, flash disk dan lainnya

7. Mesin teknologi penunjang kerja

E. Lingkungan kerja kantor

Lingkungan yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau karyawan merasa
nyaman dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan meningkat.

Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :

1. Harus mengalir secara terus menerus .

2. Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan.

3. Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah.

4. Tidak permanen agar fleksibel.

5. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan.

6. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh misalnya bagian produksi dijauhkan dari lainnya.

7. Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam
bekerja.

8. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga.
 BAB III

PENUTUP

1.1 Kesimpulan

Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan administratif).
Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud
terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut
dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Melakukan bidang
pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang
dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas
dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap
pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

2.1 Saran
Dalam makalah ini penulis menyajikan dan menjelaskan materi yang berisi tentang Ruang Lingkup
Pekerjaan Kantor yang di dapat dari beberapa referensi buku dan internet.

Dalam menyusun makalah ini tentu masih banyak kesalahan, kekurangan dan jauh dari kesempurnaan
karna manusia tak luput dari kesalahan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran
bagi para pembaca demi kesempurnaan makalah ini, Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan
menambah wawasan bagi para pembaca.
 DAFTAR PUSTAKA

MANAJEMEN PERKANTORAN EFEKTIFE, MC Maryati, Edisi Pertama : cetakan pertama, Januari 2008

http://alfifiena.blogspot.co.id/2014/04/ruang-lingkup-manajemen-perkantoran.html

http://richaafriakasihningsih.blogspot.co.id/2015/06/makalah-manajemen-perkantoran-ruang.html