Panduan Yan RM

RUMAH SAKIT MATA PADANG EYE CENTER (RSMPEC)
Ramah, Empati, Siaga, Proaktif, Exsclusive, dan

Competence
PANDUAN
Alamat : Jl. Pemuda No. 53, Telp. 0751-30094 (Hunting), Fax. 0751-30098, Padang, Sumatera Barat
Competence
TENTANG
Competence
PELAYANAN REKAM MEDIK
RS MATA PADANG EYE CENTER
BAB I
DEFINISI
Competence
A. Latar Belakang Rekam Medis.

Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1960, kepada semua petugas
kesehatan diwajibkan unatuk menyimpan rahasia kedokteran, termasuk berkas rekam medis.
Kemudian pada tahun 1972 dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.034/Birhup/1972,
ada kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan medical record.
Bab I ps 3 menyatakan bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk (master plan) yang
baik, maka setiap rumah sakit:
Mempunyai dan merawat statistik yang up to date.
Membuat medical record yang berdasarkan ketentuan ketentuan yang telah ditetapkan.
Maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut adalah agar di institusi pelayanan
kesehatan termasuk rumah sakit, penyelenggaraan rekam medis dapat berjalan dengan baik. Pada
tahun 1972-1989 penyelenggaraan rekam medis belum berjalan sebagaimana yang diharapkan.
Competence
Maka dengan diberlakukannya Permenkes No.749a menkes/per/XV/tahun 1989 tentang

rekam medis / medical record yang merupakan f semua tenaga medis dan para medis di rumah sakit
yang terlibat dalam penyelenggaraan rekam medis harus melaksanakannya. Dalam pasal 22 sebagai
salah satu pasal permenkes No. 749a tahun 1989 tersebut disebutkan bahwa hal-hal tehnis yang
belum diatur dan petunjuk pelaksanaan peraturan ini akan ditetapkan oleh Direktur Jenderal sesuai
dengan bidang tugas masing-masing. Sejalan dengan pasal 22 tersebut maka Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik telah menyusun Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis/Medical
Record di Rumah Sakit dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik No. 78 Tahun
1991 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.
Permenkes RI No 269/Menkes/Per/III/2008 menyempurnakan permenkes sebelumnya
sebagai dasar pengelolaan Rekam Medis di RS.
Dengan adanya perkembangan akan kebutuhan dengan mengantisipasi perkembangan
pelayanan maupun IPTEK dilakukan penyempurnaan petunjuk tentang pengelolaan rekam medis
rumah sakit.
Competence
BAB II
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mata Padang Eye Center meliputi
managemen rekam medis dan admission & registrasi.
Competence
1.1. Falsafah Rekam Medis.

Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan diberikan oleh dokter dan
tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu
orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Bukti tertulis pelayanan yang dilakukan
setelah pemeriksaan tindakan, pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Proses pelayanan diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri, maupun perjalanan
penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya yang akan dijadikan dasar di dalam
menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang
diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit.. Jadi falsafah Rekam Medis
mencantumkan nilai Administrasi, Legal, Finansial, Riset, Edukasi, Dokumen, Akurat, Informatif
dan dapat dipertanggungjawabkan (ALFRED AIR).
1.2. Pengertian Rekam Medis.

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan
pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan rekam medis.
Competence
Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan daripada
penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan
yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data
medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit dan dilanjutkan
dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta
pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman oleh pasien
atau untuk keperluan lainnya.
1.3. Tujuan Rekam Medis.

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan di RS. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi di RS. akan berhasil sebagaimana yang
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam
upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit .
Competence
1.4. Kegunaan Rekam Medis.

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:
Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan
berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai
tujuan pelayanan kesehatan.
Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai
dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya
jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta
penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
Aspek Keuangan
Competence
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan
untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti
catatan tindakan/pelayanan, maka pembayaran pelayanan di rumah sakit tidak dapat
dipertanggungjawabkan.
Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medik mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data/informasi
yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang
kesehatan.
Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi
tentang perkembangan kronologis dari kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien.
Informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan/referensi di bidang profesi si pemakai.
Aspek Dokumentasi.
Competence
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menjadi sumber ingatan
yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah
sakit.
1.5. Landasan Hukum.

Instalasi Rekam Medis di RS. adalah merupakan bagian yang harus terselenggara sesuai dengan :
1. UU 44 BAB VIII pasal 29 tahuh 2009 tentang Rumah Sakit.
2. Undang-undang Tenaga Kesehatan pasal 2 (Lembaran Negara Tahun 1963 No. 78).
3. Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang wajib simpan rahasia kedokteran.
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Rekam Medis.
5. Peraturan Pemerintah No.32 tahun 1996 tentang tenaga rekam medis.
6. Surat Keputusan Menkes RI No.034/BIRHUP/1972. Ada kejelasan bagi rumah sakit
menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis dengan kegiatannya
Competence
menunjang pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, meliputi membuat rekam medis
berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan, serta merawat statistik yang telah up to date.
Melalui peraturan- peraturan tentang rekam medis, diharapkan rumah sakit dapat
menyelenggarakan rekam medis berjalan sebagaimana yang diharapkan.
7. SK Dir Jen Yan Medik tahun 1991, Nomor : 78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.
8. Kebijakan RS
Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan
perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan
sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan
sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan bertujuan untuk
Competence
mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui

strategi pengembangan kontribusi.
Distribusi Ketenagaan
SDM Bagian Rekam Medis RS. berjumlah 4 orang dan sesuai dengan struktur organisasi.
Instalasi rekam medis RS. dikepalai oleh seorang koordinator pendidikan D3 Rekam Medis yang
bersertifikat.
Managemen Rekam Medis

Managemen rekam medis terbagi menjadi beberapa kegiatan yaitu :
Perakitan / Assembling.
Indeks Kode Penyakit / koding.
Penyimpanan / filling.
Pendistribusian rekam Medis.
Statistik dan pelaporan.
Competence
Adminstrasi / pemberkasan.
STANDAR FASILITAS
3.1. Denah Ruang Instalasi Rekam Medis. (sesuaikan dengan kondisi RS )
3.2. Standar Fasilitas Instalasi Rekam Medis. ( Sesuaikan dengan kondisi RS dan Standart Depkes.)
BAB III
TATA LAKSANA
Competence
Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan (Registrasi).

a. Pasien baru
Setiap pasien baru diterima di registrasi dan akan diwawancarai oleh petugas atau
Menunjukkan KTP/SIM/PASPOR guna mendapatkan data identitas yang akurat dan kemudian
akan ditulis diberkas rekam medis dan di entry pada komputer.
Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang juga akan dicetak pada kartu pasien atau
kartu Indeks Berobat sebagai kartu pengenal, yang harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya
di RS. , baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap.
Pasien baru dengan berkas rekam medisnya akan dikirim ke poliklinik sesuai dengan yang
dikehendaki pasien. Setelah mendapat pelayanan yang cukup dari poliklinik, ada beberapa
kemungkinan dari setiap pasien :
1. Pasien boleh langsung pulang atau
Competence
2. Pasien diberi kartu perjanjian/kartu kembali kontrol oleh petugas poliklinik untuk datang
kembali pada hari dan tanggal yang telah ditetapkan. Kepada pasien yang diminta datang
kembali, harus lapor kembali ke Admission.
3. Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain.
4. Pasien harus dirawat.
Untuk pasien yang harus dirawat, dokter yang merujuk membuat Admission Note yang
berisi alasan pasien harus dirawat inap, bisa berupa diagnosa, tindakan medis, ataupun tindakan
penunjang lainnya. Jika pasien yang harus dirawat rekam medisnya akan dikirim keruang
perawatan
b. Pasien lama
Pasien lama datang ke Admission dan akan diwawancarai oleh petugas, guna mendapatkan
informasi nomor rekam medis, dan tujuan berobat. Pasien ini dapat dibedakan :
Competence
Pasien yang datang dengan perjanjian

Pasien yang datang tidak dengan perjanjian (atas kemauan sendiri)
Baik pasien dengan perjanjian maupun pasien yang datang tanpa perjanjian , akan mendapat
pelayanan di registrasi. Pasien datang dengan perjanjian akan langsung dipersilahkan menuju
poliklinik yang dimaksud karena rekam medisnya telah disiapkan oleh petugas. Pasien yang datang
tidak dengan perjanjian (atas kemauan sendiri),Mengambil nomor antrian sesuai jaminan pelayanan
yang akan digunakan dan mempersiapkan persyaratan yang dibutuhkan. menunjukan nomor rekam
medis dan tujuan berobat, pasien dipersilahkan menunggu poliklinik yang dimaksud, sementara
rekam medisnya dimintakan oleh petugas registrasi ke bagian penyimpanan berkas rekam medis.
Setelah rekam medisnya dikirim ke poliklinik, pasien akan mendapat pelayanan di poliklinik
dimaksud.
c. Pasien Darurat Gawat
Competence
Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien lama yang biasa, disini pasien
ditolong terlebih dahulu baru penyelesaian administrasinya, meliputi pendaftaran pasien baik baru
maupun ulang seperti pasien datang tidak dengan perjanjian. Di RS. pendaftaran pasien darurat
gawat dilakukan di Instalasi Gawat Darurat untuk pasien baru maupun pasien lama. Setelah
mendapat pelayanan yang cukup, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien :
Pasien bisa langsung pulang.

Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit lain.
Pasien harus dirawat.
1. Pasien yang sudah diseleksi dan membawa surat pengantar untuk dirawat dapat langsung
daftar Rawat Inap ke petugas admission dengan memilih ruang rawat dahulu sesuai yang
diinginkan. Jika Pasien mempinyai jaminan pembiayayaan sendiri,pasien mendapatkan
jatah kamar sesuai tarif yang diberikan oleh pihak asuransi tersebut.
Competence
2. Jika pasien tidak sadar atau lupa alamat ayau identitasnya,dapat di data sesuai nama dan
tempat dimana dia ditemukan jika nama nama pasien tidak teridentifikasi,dapat
menggunakan nama dengan sebutan,MR atau MRS X
3. Petugas rekam medis mendaftar pasien sesuai nomor rekam medis pasien. Jika pasien lupa
membawa kartu berobat,petugas rekam medis dapat mencrinya melalui bantuan KIUP,dan
jika sudah diemukan,dicocokkan dengan alamat pasien,atau kelahiran pasien.
4. Bagi pasien yang pernah berobat/dirawat maka rekam medisnya segera dikirim ke Instalasi
Gawat Darurat yang bersangkutan dan tetap memakai nomor yang telah dimilikinya.
5. Bagi pasien yang belum pernah dirawat atau berobat di RS. maka diberikan nomor rekam
medis baru.
Pelayanan Pendaftaran Rawat Inap (Admission).

Penerimaan pasien rawat inap dilakukan di Admission. Tata cara penerimaan pasien rawat
inap harus wajar sesuai dengan keperluannya. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi
menjadi 3 kelompok yaitu :
Competence
1. Pasien yang tidak urgen, penundaan perawatan pasien tersebut tidak akan menambah
penyakitnya.
2. Pasien yang urgen, tetapi tidak darurat gawat, dapat dimasukkan ke dalam daftar tunggu.
3. Pasien gawat darurat (emergency), langsung dirawat.
Pembinaan dan pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien dengan baik menciptakan

tanggapan yang baik dari pasien-pasien yang baru masuk, menjamin kelancaran dan kelengkapan
catatan-catatan serta menghemat waktu dan tenaga. Untuk lancarnya proses penerimaan pasien 4
hal berikut ini perlu diperhatikan, yaitu :
Petugas yang kompeten.

Cara penerimaan pasien yang tegas dan jelas (clear cut ).
Ruang kerja yang menyenangkan.
Lokasi yang tepat dari bagian penerimaan pasien.
Competence
Untuk memperlancar tugas-tugas bagian lain yang erat hubungannya dengan proses
penerimaan pasien, aturan penerimaan pasien perlu ditetapkan.
Aturan yang baik harus memenuhi hal-hal berikut :
1. Bagian penerimaan pasien bertanggung jawab sepenuhnya mengenai pencatatan seluruh

informasi yang berkenaan dengan diterimanya seorang pasien di RS.
2. Bagian penerimaan pasien harus segera memberitahukan ke Instalasi terkait setelah
diterimanya seorang pasien dan setelah melalui pemeriksaan disetujui untuk dirawat,dan
telag selesai di lakukan admission rewat inap.
3. Semua bagian harus memberitahukan bagian penerimaan pasien, apabila sorang pasien akan
melengkapi persyaratan administrasi.
4. Membuat catatan yang lengkap, terbaca dan seragam harus disimpan oleh semua bagian
selama pasien dirawat.
Competence
5. Instruksi yang jelas harus diketahui oleh setiap petugas yang bekerja dalam proses
penerimaan dan pemulangan pasien.
Ketentuan Umum Penerimaan Pasien Rawat Inap
1. Semua pasien yang menderita segala macam penyakit, selama ruangan dan fasilitas yang
memadai tersedia dapat diterima di RS.
2. Sedapat mungkin pasien diterima di Admission pada waktu yang telah ditetapkan, kecuali
untuk kasus gawat darurat dapat diterima setiap saat.
3. Tanpa diagnosa yang tercantum dalam surat permintaan dirawat, pasien tidak dapat
diterima.
4. Sedapat mungkin tanda tangan persetujuan untuk tindakan operasi dan sebagainya (apabila
dilakukan ) dilaksanakan sebelum pasien dirawat.
Pasien dapat diterima, apabila :
Competence
1. Ada surat rekomendasi dari dokter yang mempunyai wewenang untuk merawat pasien di
rumah sakit.
2. Dikirim oleh dokter poliklinik.
3. Dikirim oleh dokter Instalasi Gawat Darurat.
4. Pasien darurat gawat perlu diprioritaskan.
Prosedur pasien untuk masuk untuk dirawat
1. Pasien yang sudah memenuhi syarat atau peraturan untuk dirawat, Perawat Membuatkan
Admision Note yang minimal berisi :
Labeling nama dan momor rkam medis pasien
Umur
Diagnosa pasien
Dokter DPJP
Competence
Ruangan yang diperlukan

Tambahan alat yang dibutuhkan pasien
2. Apabila ruangan sudah tersedia :
Memberi tahu keluarga pasien ternsedianya ruang rawat yang dibutuhkan
Pada saat mendaftar dia akan mendapat penerangan tentang :
Kapan dapat masuk
Bagaimana cara pembayaran serta tarif-tarifnya.
Peraturan selama pasien dirawat.
3. Di tulis oleh petugas admission di dalam buku register pendaftaran pasien rawat inap dan
dilengkapi dengan lembar ringkasn keluar masuk,perlengkapan asdministrasi lainnya,dan
stiker labeling untuk pditempel di gelang pasien
4. Jika pasien pernah berobat ke poliklinik atau pernah dirawat sebelumnya maka petugas
Admission mendaftar sesuai nomor rekam medis pasien dan mengambil rekam medis
pasien di ruang filling dan mengantarnya ke Instalasi Gawat Darurat
Competence
5. Selesai proses administrasi dan admission petugas memberitahukan petugas instalasi Gawat
darurat,jika kamar sudah disiapkan,pasien dapat segera diantar ke kamar
Prosedur selama pasien di ruang perawatan yang berkaitan dengan rekam medis antara lain :
1. Pada waktu pasien tiba di ruang perawatan dan diterima oleh perawat pasien diberi tanda
pengenal melalui identitas yang tertempel pada gelang pasien
2. Perawat menambah formulir-formulir yang diperlukan oleh dokter maupun perawat sendiri
3. Selama perawatan, perawat mencatat semua data perawatan yang diberikan dari mulai saat
pasien tiba di ruang sampai pasien tersebut pulang, dipindahkan atau meninggal yang di
rekap dalam sensus harian rawat inap
SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS
1. PENGERTIAN SISTEM PENOMORAN
Competence
Salah satu sistem dari penyelenggaraan RM dimana semua pasien yg datang ke instansi
pelayanan kesehatan diberikan suatu nomor Rekam Medis (No.RM) yg berfungsi sebagai salah
satu identitas pasien.
Rekam Medis pada hampir semua pasien pelayanan kesehatan disimpan menurut nomor,
yaitu nomor pasien masuk (admission number). Dahulu berbagai rumah sakit menyimpan rekam
medis berdasarkan : nama pasien, nomor keluar atau kode diagnose. Penyimpanan secara alphabets
menurut nama-nama pasien agak lebih sulit dan memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan
dibandingkan dengan penyimpanan berdasarkan nomor. Penggunaan nomor keluar (discharge
number) dan nomor kode diagnose (diagnostic kode number). Umumnya ternyata tidak memuaskan
karena rekam medis lain-lain/register sangat memerlukan nomor pasien masuk (admission
number).
Jika kartu pasien indeks hilang, nomor masuknya dapat diperoleh dari salah satu catatan,
dengan mengetahui nama dan tanggal masuknya. Tetapi jika menggunakan nomor keluar kartu
Competence
indeks tidak dapat menolong untuk menemukan nomor keluar, sehingga lokasi rekam medisnya
sukar diketahui.
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata-cara penulisan nomor yang
diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang
bersangkutan. Nomor rekam medis mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu, sebagai
identifikasi dari pasien, petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang
bersangkutan, Registrasi pasien (Pada waktu admission), untuk pedoman dalam tata-cara
penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen
rekam medis yang telah disimpan di filing.
Ketika pasien datang berobat, petugas rekam medis harus memberikan nomor rekam medis
dan mencatatnya kedalam beberapa formulir rekam medis yaitu, Kartu Identitas Berobat (KIB),
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), formulir data dasar pasien, formulir masuk keluar, buku
register pendaftaran pasien.
Competence
Sistem apapun yang dipakai untuk Rekam Medis yang baru harus berdasarkan nomor yang
di urut secara kronologis dan nomor tersebut digunakan oleh unit/bagian di RS/pelayanan
kesehatan yang bersangkutan.
2. SISTEM PEMBERIAN NOMOR

1. Pemberian nomor cara seri
Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah
suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas
selalu mendapat nomor yang baru. Pada sistem ini, KIB dan KIUP tidak diperlukan karena seorang
pasien dapat memiliki lebih dari satu nomor rekam medis.
Competence
Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas mudah mengerjakan. Sedangkan

kerugiannya yaitu, membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis lama,
informasi pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan, dan banyak menggunakan formulir.
2. Pemberian nomor cara unit
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah
suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien
berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien yang
berkunjung mendapat satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit atau
puskesmas, dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya. Maka dokumen rekam medis
pasien tersebut hanya tersimpan didalam satu folder dibawah satu nomor.
Kelebihan pada sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua
data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder.
Competence
Dengan demikian maka KIUP sebagai indeks utama pasien yang disimpan ditempat pendaftaran
dan KIB yang diberikan pasien akan sangat diperlukan.
Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau sebagai
pasien lama akan lebih lama dibanding cara SNS. Tapi kekurangan ini dapat diatasi dengan cara
membuat dua loket yaitu loket untuk pasien baru dan pasien lama. Untuk loket pasien lama
dibedakan menjadi dua lagi, yaitu untuk pasien lama yang membawa KIB dan pasien lama yang
tidak membawa KIB.
3. Pemberian nomor cara seri unit

Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah
suatu sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem unit. Dimana
setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan
dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis
Competence
pada dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah
berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan
memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis lama dicari di filing,
setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan satu, dan yang menjadi patokan
nomor rekam medis adalah nomor yang lama. Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang
lain.
Kelebihan sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena semua pasien dianggap
pasien baru. Sedangkan kekurangannya yaitu, petugas menjadi lebih repot setelah selesai
pelayanan, informasi klinis menjadi tidak berkesinambungan.
Sistem penomoran yang baik adalah dianjurkan sistem unit, karena memiliki kelebihan yaitu:
1. Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan dalam satu folder.
2. Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen, satu gambaran yang
lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien.
Competence
3. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang
terpisah pisah dalam sistem seri.
4. Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis, untuk disimpan ke nomor baru dalam
seri unit.
Sistem nomor yang digunakan juga mempengaruhi rencana perkembangan ruang temapat
penyimpanan. Perlu sekali ruang lowong pada rak penyimpanan 25% apabila menggunkan sistem
nomor unit, karena tempat tersebut berguna untuk menyimpan berkas rekam medis yang makin
tebal. Apabila sistim seri unit yang dipakai, dimana rekam medis selalu disimpan di tempat nomor
yang terbaru, sehingga terjadi lowong pada bagian - bagian tertentu dari rak penyimpanan. Lowong
ini akan terjadi apabila persentase masuk ulang tinggi (high admission rate). Dengan sistim seri rak
rak penyimpanan akan terisi secara konstan. Satu problem yang biasa timbul dalam sistim unit
adalah bertambahnya satu rekam medis menjadi berjilid jilid karena seringnya penderita tersebut
mendapatkan pelayanan di rumah sakit. Kadang-kadang begitu seringnya seorang penderita
dirawat, sehingga rekam medisnya harus dibuat jilid yang baru, karen terlalu tebal jika hanya satu
Competence
jilid saja. Untuk mengingatkan petugas penyimpanan tentang hal ini, maka pada saat jilid harus
dibuat catatan nomor jilid dan jumlah jilidnya, misalnya: Jilid 1 dari 2; Jilid 2 dari 2.
Pengambilan rekam medis yang tidak aktif dari rak penyimanan untuk dimusnahkan atau
untuk microfilm, sangat gampang dalam sistim seri atau sistim seri unit. Dalm sistim seri, makin
kecil nomor rekam medis, menunjukkan makin tuanya rekam medis tersebut. Dalam sistim seri
unit, rekam medis yang tua dimana pemiliknya datang lagi kerumah sakit untuk berobat, tentu
rekam medisnya akan disimpan dengan nomor yang lebih besar. Rekam medis yang tetap tinggal
ditempatnya dalam satu jangka waktu tertentu dapat digolongkan sebagai rekam medis yang tidak
aktif. Pada sistem seri rekam medis tua (yang nomo-nomor rendah) sangat mudah dipilih dari rak
penyimpanannya untuk disimpan ketempat penyimpanan rekam medis yang tidak aktif. Dalam
sistem unit, nomor-nomor rekam medis tidak menunjukan tua atau mudanya suatu rekam medis
sehingga untuk memilih rekam medis yang tidak aktif harus dilihat satu persatu tahun berapa
seorang penderita terakhir dirawat atau berkunjung ke poliklinik. Sehingga satu pasien hanya
Competence
mempunyai satu unit nomor seumur hidup kemanapun ia berobat di rumah sakit. Untuk itu
setiap pasien dapat dimasukkan kartu indeks pasien..
Dengan demikian unit pelayanan yang bersangkutan tidak perlu setiap kali pelayanan
menanyakan dan meminta nomor rekam medis kepada unit rekam medis untuk memperoleh nomor
bagi pasien yang dilayani. Namun demikian, agar nomor tersebut tetap terkendali maka unit
pelayanan maupun unit rekam medis harus memiliki catatan penggunaan nomor rekam medis.
PERBEDAAN SISTEM PENOMORAN
Serial Numbering System (SNS)
1. Ada NO. RM setiap kunjungan (banyak NO.RM)

2. Tempat penyimpanan bisa banyak tempat
3. Susah untuk melihat kronologis penyakit penderita
4. Susah dalam pencarian RM (banyak tempat)
Competence
5. Rak terisi penuh

6. Lebih mudah memilih RM yg tidak aktif
Unit Numbering System (UNS)
1. NO.RM untuk setiap pasien yg berkunjung
2. Dipakai untuk selanjutnya
3. Hanya 1 tempat penyimpanan
4. Dapat melihat gambaran riwayat penyakit & pengobatan secara cepat
5. Mengurangi kerepotan dalam pencarian RM
6. Tempat penyimpanan harus lebih luas (karna RM tebal)
Serial Unit Numbering System (SUNS)
1. NO.RM baru untuk setiap kali kunjungan
2. NO.RM lama digabungkan dengan yg baru
3. Disimpan ditempat dengan nomor yg baru
4. Sering terjadi nomor ganda
5. Pemborosan penggunaan formulir/berkas RM
SUMBER NOMOR
Competence
Satu rumah sakit biasanya membuat satu bank nomor dengan menentukan sampai nomor
tertinggi yang keberapa, baru mulai lagi dengan nomor satu. Sangat sukar untuk mengerjakan atau
mengingat nomor-nomor yang lebih dari enam angka, meskipun sistim angka akhir (terminal digit)
digunakan. Untuk hampir semua rumah sakit, nomor yang dimulai dari 000001 sampai dengan
999999 akan merupakan sumber (patokan) pemberian nomor yang bisa berjalan sampai bertahun
tahun. Satu cara nomor dengan memberikan seri nomor tiap tahun, misalnya dengan menuliskan
angka tahun pada awal nomor seperti 85456231 tidak dianjurkan. Karena kesalahan menulis angka
tahun mengakibatkan sangat sukarnya mengetahui lokasi atau rekam medis.
Nomor nomor disusun dalam satu Buku Induk atau register. Tempat dimana buku
rekam medis disimpan atau pengontrolan dilakukan ditentukan oleh kegunaan nomor dan prosedur
nomor. Tanggung jawab pemberian nomor, sebaliknya diberikan kepada satu orang yang khusus
menangani distribusi nomor.
PERUBAHAAN SISTEM PENOMORAN
Competence
Merubah sistem nomor seri atau seri unit menjadi sistem seri unit, dapat dilaksanakan
mengikuti langkah langkah sebagai berikut :
1. Tentukan satu tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya pada tanggal permulaan
tahun.
2. Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut, nomor terakhir dari rangkaian
seri yang belum tercapai dapat dipakai sebagai nomor permulaan unit atau sama sekali
mulai dengan nommor baru.
3. Berikan nomor unit baru pada penderita masuk ulang (readmit patients), ambil rekam medis
mereka yang lama dan disimpan di bawah nomor yang baru ; berikan petunjuk keluar pada
tempat penyimpanan rekam medis yang lama, dengan mencantumkan nomor yang baru
(cross reference).
4. Tinggalkan pada tempatnya semula rekam medis dari penderita-penderita yang tidak
mealakukan masuk ulang.
Lembaran form rekam medis RS mata padang eye center yang disediakan
Competence
1. Form rekam medis 1 berisi tentang identitas pasien

2. Form rekam medis 2 berisi tentang riwayat dan diagnosa pasien
3. Form rekam medis 3 berisi tentang lampiran pemeriksaan
4. Form rekam medis 4 berisi tentang
5. Form rekam medis 5 berisi tentang laporan operasi
6. Form rekam medis 6 berisi tentang resume medis
9. Form rekam medis 9 berisi tentang persetujuan rawat inap
13. Form rekam medis 13 berisi tentang diagnosa tindakan ppasien rawat inap
Competence
BAB IV
DOKUMENTASI

Panduan Yan RM

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Yan RM

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

RUMAH SAKIT MATA PADANG EYE CENTER (RSMPEC)

Ramah, Empati, Siaga, Proaktif, Exsclusive, dan

PELAYANAN REKAM MEDIK

RS MATA PADANG EYE CENTER

A. Latar Belakang Rekam Medis.

Maka dengan diberlakukannya Permenkes No.749a menkes/per/XV/tahun 1989 tentang

1.1. Falsafah Rekam Medis.

1.2. Pengertian Rekam Medis.

1.3. Tujuan Rekam Medis.

1.4. Kegunaan Rekam Medis.

1.5. Landasan Hukum.

Kualifikasi Sumber Daya Manusia

mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui

Managemen Rekam Medis

Pelayanan Pendaftaran Rawat Jalan (Registrasi).

1. Pasien boleh langsung pulang atau

Pasien yang datang dengan perjanjian

c. Pasien Darurat Gawat

Pasien bisa langsung pulang.

Pelayanan Pendaftaran Rawat Inap (Admission).

Pembinaan dan pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien dengan baik menciptakan

Petugas yang kompeten.

Aturan yang baik harus memenuhi hal-hal berikut :

1. Bagian penerimaan pasien bertanggung jawab sepenuhnya mengenai pencatatan seluruh

Ketentuan Umum Penerimaan Pasien Rawat Inap

Prosedur pasien untuk masuk untuk dirawat

Ruangan yang diperlukan

2. SISTEM PEMBERIAN NOMOR

Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas mudah mengerjakan. Sedangkan

3. Pemberian nomor cara seri unit

PERBEDAAN SISTEM PENOMORAN

Serial Numbering System (SNS)

1. Ada NO. RM setiap kunjungan (banyak NO.RM)

5. Rak terisi penuh

PERUBAHAAN SISTEM PENOMORAN

1. Form rekam medis 1 berisi tentang identitas pasien

Anda mungkin juga menyukai