MANUAL BOOK

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA

MANUSIA
BERBASIS WEB

SUBBAGIAN DATA DAN FORMASI 2011

BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karuniahNya
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Kementerian Perhubungan telah
dikembangkan dari program aplikasi berbasis windows menjadi program aplikasi
berbasis web. Migrasi data dari program aplikasi berbasis windows ke program aplikasi
berbasis web telah dilakukan pada bulan Februari 2009, sehingga untuk pemutakhiran
(updating) data kepegawaian setiap unit kerja di lingkungan Departemen Perhubungan
sudah dapat menggunakan aplikasi yang baru. Program aplikasi kepegawaian yang
baru tersebut dapat diakses melalui jaringan lokal Departemen Perhubungan dan
jaringan internet. Dengan digunakannya aplikasi baru ini, aplikasi yang lama sudah
tidak digunakan lagi, seluruh aktivitas pemutakhiran database kepegawaian harus
menggunakan aplikasi yang baru.
Mekanisme pemutakhiran data dan pengelolaan sistem informasi kepegawaian
Kementerian Perhubungan tetap mengacu pada Keputusan Menteri Perhubungan
Nomor 88 Tahun 2003. Untuk memudahkan para pengguna (user) program aplikasi
Sistem Informasi SDM Departemen Perhubungan telah disusun buku manual dan buku
standar operasi dan prosedur (SOP) penggunaannya.
DAFTAR ISI
1. Pendahuluan...
2. Maksud & Tujuan...
3. Login User
4. Proses Admin UPT.....
a. Menambah Data .............
b. Mengubah ...............
5. Tampilan Laporan..
1. PENDAHULUAN

Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan (PUSDATIN KEMENHUB)

merupakan institusi di bawah struktur Kementerian Perhubungan dengan salah satu
tugasnya sebagai penyedia layanan data dan informasi berbasis komputer di
lingkungan Kementerian Perhubungan. Dan berkaitan dengan data kepegawaian yang
ada, maka Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan (PUSDATIN
KEMENHUB) berpandangan akan pentingnya dibangun sebuah Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SDM) yang lebih memadai sekaligus dapat memberikan
informasi secara cepat, tepat dan akurat. Membangun kembali sebuah aplikasi dalam
rangka mengembangkan sistem informasi yang sudah ada di bidang sumber daya
manusia dengan menggunakan basis WEB, merupakan sebuah pandangan yang
mengacu pada kemajuan untuk keluar dari masalah yang ada. Misalnya saja ada kasus
jatuhnya masa pensiun seorang pegawai disebuah daerah tertentu, maka dalam waktu
bersamaan pula pihak administrasi dari kepegawaian akan mengetahuinya dalam
waktu singkat.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud, dan tujuan dari pembuatan buku petunjuk ini adalah untuk
mempermudah admin (pengelola kepegawaian) dalam menjalankan Sistem Informasi
SDM Berbasis WEB di lingkungan Kementerian Perhubungan.

3. LOGIN USER
Untuk masuk kedalam aplikasi harus menggunakan username dan password.
Agar setiap pegawai mempunyai username dan password, maka admin akan
memasukan data-data personal pegawai, ketika data sudah tersimpan maka secara
otomatis user tersebut akan mempunyai username dan password berupa NIP masing-
masing.
 Admin Login kedalam Aplikasi

Setelah masuk ke dalam aplikasi, maka admin akan memasukan data-data

perorangan untuk dapat membuat username dan password untuk masing-masing
pegawai. Ketika data disimpan setelah memasukan pada input halaman pertama,
secara otomatis username dan password dibuat dengan menggunakan nip masing-
masing.
4. PROSES UPDATE DATA

a. Menambahkan Data

menambahkan data halaman pertama

 Dalam proses menambahkan data halaman pertama Admin (pengelola
kepegawaian) dapat menambahkan data pegawai sesuai dengan komposisi pegawai di
unit kerja yang bersangkutan. Dalam pengisiian harus diisi secara lengkap dan tepat,
karena apabila tidak sesuai akan mempengaruhi pada menu laporan di menampilkan
data.

Menambahkan Data Pendidikan

Menambahkan pendidikan di input setelah proses menambah data halaman
pertama, untuk pengisian data pendidikan pertama harus menginput NIP pegawai yang
ingin di input datanya untuk memproses pencarian/ menghubungkan data pegawai
yang bersangkutan setelah itu isi data pendidikan pegawai tersebut secara lengkap.
Menambahkan data pendidikan harus sesuai dengan pendidikan Formal pegawai
tersebut. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik TAMBAH maka akan muncul/tampil
tabel data pendidikan pegawai tersebut.

Menambahkan Data Kursus

 Menambahkan data Kursus sama proses peng-inputannya dengan
menambahkan pendidikan hal pertama dilakukan ketik NIP pegawai yang ingin
ditambahkan, lalu isi data secara lengkap dan tepat. Data kursus yang harus di input
yaitu kursus yang dilaksanakan di Kementerian Perhubungan, seperti Diklat Teknis,
Diklat Fungsional, Workshop dan Seminar. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik
TAMBAH maka akan muncul/ tampil tabel data kursus pegawai tersebut.

Menambahkan Data Diklat Perjenjangan

Menambahkan Data Diklat Perjenjangan di input apabila pegawai sudah
mengikuti diklat PIM IV (SEPALA/ADUM), PIM III (SEPADYA/ SPAMA), PIM II
(SESPA/SPAMEN), PIM I (SPAT I) dan LEMHANAS. Apabila sudah diisi lengkap lalu di
klik TAMBAH maka akan muncul/ tampil tabel data Diklat Perjenjangan pegawai
tersebut.

Menambahkan Data Kepangkatan

 Menambah Data Kepangkatan

Menambahkan Data Kepangkatan di input untuk mengisi data

kepangkatan/Golongan Pegawai dan kenaikan pangkat pegawai. sehingga dapat
mengetahui Sejarah kepangkatan pegawai tersebut dari golongan terendah sampai
keatas. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik TAMBAH maka akan muncul/ tampil
tabel data kepangkatan pegawai tersebut.

Menambahkan Data Jabatan

Menambahkan data Jabatan di input untuk mengisi jabatan pegawai tersebut,

jabatan yang diisi harus JABATAN STRUKTURAL dan JABATAN FUNGSIONAL
apabila pegawai tersebut belum memiliki jabatan FUNGSIONAL maka diisi
FUNGSIONAL UMUM, tidak ada lagi istilah staf karena PNS diangkat sudah dalam
Jabatan karena nanti kedepannya pada masalah Reformasi Birokrasi Jabatan akan di
hitung besar Beban Kerjanya, Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik TAMBAH maka
akan muncul/ tampil tabel data jabatan pegawai tersebut.

Menambah data Tanda Jasa

Menambahkan Data Tanda Jasa di input untuk pegawai yang sudah memiliki
penghargaan dari Kementerian Perhubungan dan penghargaan dari Instansi
Pemeritahan. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik TAMBAH maka akan muncul/
tampil tabel data Tanda Jasa tersebut.

Menambahkan Data Kunjungan Luar Negeri

Menambahkan Data Kunjungan Luar Negeri di input bagi pegawai yang sudah
melakukan perjalanan dinas ke luar negeri atas biaya Kementerian Perhubungan atau
Instansi Pemerintah bukan atas biaya sendiri. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik
TAMBAH maka akan muncul/ tampil tabel Data Kunjungan Luar Negeri tersebut.
 Menambahkan Data Istri/ Suami

Menambahkan Data Istri/ Suami di input bagi Pegawai yang sudah Menikah atau
yang sudah memiliki Suami/ Istri. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik TAMBAH
maka akan muncul/ tampil tabel Data Istri/ Suami tersebut.

Menambahkan Data Anak

 Menambahkan Data Ayah dan Ibu

Menambahkan Data Ayah dan Ibu Mertua

Menambahkan Data Anak, Ayah dan Ibu, Ayah dan Ibu Mertua di input sesuai
dengan data pribadi Pegawai. Apabila sudah diisi lengkap lalu di klik TAMBAH maka
akan muncul/ tampil tabel Data Istri/ Suami tersebut.

b. Mengubah Data

Menu Mengubah Data Berfungsi Untuk Mengubah Data-data yang sudah diinput
apabila mengalami Kasalahan, Untuk Tampilan Menu Mengubah Data Sama dengan
Menu Menambahkan Data, Tetapi dalam pengubahannya Data Pegawai Harus
menginput NIP Pegawai yang ingin di ubah.
Berikut Contoh Mengubah Data Pegawai :

Tampilan Ubah Halaman Pertama

Tampilan Ubah Halaman Pertama

Cara manegubah Data Pendidikan Pegawai :

Tampilan mengubah Data Pendidikan

 Tampilan mengubah Data Pendidikan

Cara mengubah Data Kepangkatan :

5. TAMPILAN LAPORAN

Laporan pada Menu Menampilkan data Berfungsi Sebagai Tampilan

Keseluruhan data yang sudah diproses dalam beberapa bentuk tertentu dengan adanya
Menu ini kita dapat mempermudah menampilkan keseluruhan pegawai dan dapat
dengan cepat mengetahui Berapa jumlah pegawai yang sudah di input. Berikut data
yang dapat di tampilkan :

1. Struktur organisasi

Menampilkan Struktur Organisasi Per Unit Kerja Eselon I

2. Seluruh pegawai
3. Pegawai per unit kerja

4. Pejabat per eselon ...

5. Pejabat fungsional

6. Daftar pejabat

7. Pejabat [Perempuan] .

8. Pejabat [Laki-Laki] ...

9. DUK per golongan ...

10. DUK per unit kerja ...

11. Daftar nominatif ...

12. Pegawai per golongan ...

13. Sudah mengikuti diklat penjenjangan LEMHANNAS ...

14. Dapat mengikuti diklat penjenjangan LEMHANNAS ...

15. Dapat menduduki jabatan eselon ...

16. Akan naik pangkat ...

17. Akan naik gaji berkala ...

18. Telah memperoleh tanda jasa ...

19. Dapat memperoleh tanda jasa ...

20. Tingkat pendidikan ...

21. Disiplin ilmu S1 ...

22. Disiplin ilmu (lebih dari satu) ...

23. Sarjana teknik ...

24. Sarjana non teknik

25. Golongan IV tanpa jabatan struktural ...

26. NIP tertentu

27. Nama tertentu

28. Usia 55 tahun atau lebih

29. Akan pensiun (S1 - S3) dalam ..... tahun lagi

30. Akan pensiun (dibawah S1) dalam ..... tahun lagi

31. Telah pensiun ...

32. Mantan pejabat ...

33. Pejabat yang telah mencapai golongan puncak ...

34. Golongan III/b puncak ...

35. Komposisi pegawai berdasarkan golongan / ruang gaji

36. Komposisi pegawai berdasarkan eselon

37. Komposisi pegawai berdasarkan diklat penjenjangan

38. Komposisi pegawai berdasarkan tingkat pendidikan

39. Komposisi pegawai berdasarkan agama

40. Dokter ...

41. Ulang Tahun ...

42. Pejabat yang wajib membuat LKPN ...

43. Lahir di Provinsi ...

44. Lahir di Kabupaten ...

 45. Telah dikenai hukuman pelanggaran disiplin ...

46. Pegawai per Agama ...

47. Lancar berbahasa ...

48. Pendidikan S2 Transportasi

49. Daftar Konversi Per Unit Kerja

Dalam menampilkan data laporan hanya beberapa contoh yang ditampilkan atau
yang sering digunakan dalam pengelolaan data pegawai, seterusnya agar di cek satu
persatu dengan adanya Aplikasi Kepegawaian Berbasis Web, diharapkan dapat
mempermudah mengidentifikasi Kepegawaian Dilingkungan Kementerian
Perhubungan.