PEDOMAN MUTU

PUSKESMAS KASSI-KASSI

TIM MANAJEMEN MUTU

PUSKESMAS KASSI-KASSI
2017

KATA PENGANTAR
1
 Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten
ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu yang berlaku di
Puskesmas Kassi-Kassi. Sesuai dengan visi, misi, tujuan puskesmas
perbaikan mutu dan kinerja puskesmas dilaksanakan secara konsisten oleh
kepala puskesmas, tim penanggung jawab mutu, dan pengelola program.
Manual mutu ini disusun dan disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan
di Puskesmas Kassi-Kassi dalam rangka memenuhi kewajiban menyediakan
pelayanan kesehatan yang bermutu bagi masyarakat maupun sebagai langkah
pemenuhan standar akreditasi fasilitas pelayanan kesehatan.
Semoga manual mutu ini menjadi pedoman semua staf dalam
melaksanakan pelayanan kepada masyarakat. Namun jika masih terdapat
keterbatasan dalam manual ini, akan diperbaiki sesuai dengan standar dan
prosedur yang berlaku.

Kepala Puskesmas Kassi-Kassi

(Hj. A. Nurwahidah, SKM.M.Kes)

BAB I
PENDAHULUAN
2
A. Latar belakang :
1. Profil organisasi
a. Gambaran umum organisasi
Puskesmas Kassi-Kassi merupakan fasilitas kesehatan tingkat
pertama yang terdapat di wilayah Kecamatan Kassi-Kassi tepatnya
di Jalan Poros Banyorang Desa Nipa-Nipa Kecamatan pajukukang
Kabupaten Bantaeng Prov.Sulawesi Selatan. Puskesmas Kassi-Kassi
merupakan puskesmas kategori pedesaan tipe rawat inap dengan
kapasitas tempat tidur 14.
Puskesmas Kassi-Kassi melayani penduduk Kecamatan Kassi-
Kassi sebanyak 14069 jiwa. Jenis-jenis pelayanan yang dilaksanakan
di Puskesmas Kassi-Kassi adalah usaha kesehatan masyarakat
(UKM) dan usaha kesehatan perorangan (UKP), dan Jejaring
Pelayanan Puskesmas. UKM terdiri dari UKM esensial dan
keperawatan kesehatan masyarakat dan UKM Pengembangan. UKM
Esensial dan Keperawatan kesmas membawahi kesehatan
lingkungan, pencegahan dan pemberantasan penyakit, kesehatan
ibu dan anak serta keluarga berencana,keperawatan kesehatan
masyarakat, dan promosi kesehatan. UKM Pengembangan yang
membawahi Jiwa, Indera, Lansia, Batra, Olahraga, Gigi masyarakat,
dan PKPR. UKP kefarmasian dan laboratorium membawahi rawat
jalan, IGD, kefarmasian, Lab, KIA/KB, Kesgimul, Rawat Inap, Gizi
dan Persalinan. Jejaring pelayanan puskesmas terdiri dari
Puskesmas keliling, puskesmas pembantu, poskesdes/bidan di desa.
Puskesmas Kassi-Kassi memiliki 22 orang tenaga PNS, dan 79
Tenaga Magang. PNS terdiri dari tenaga Struktural 1 orang,Dokter
Umum 1 orang, Dokter Gigi 1 orang, Bidan 5 orang, Perawat 7 orang,
Nutrisionis 2 orang, Kesling 1 orang, Laboran 1 orang, Ass Apoteker
1 orang, Perawat Gigi 1 orang, dan Tenaga Kesmas 1 orang, dan 1
orang non kesehatan.
Pelayanan Puskesmas Kassi-Kassi didukung dengan sarana
dan prasarana serta peralatan sesuai standar Permenkes 75 tahun
2014 tentang puskesmas.

b. Visi organisasi
Puskesmas Kassi-Kassi mempunyai visi Mewujudkan Puskesmas
Kassi-Kassi sebagai pusat kesehatan yang berstandar
3
 c. Misi organisasi
Misi yang diemban adalah :
1) Meningkatkan layanan kesehatan yang bermutu secara merata
dan terjangkau oleh masyarakat
2) Meningkatkan peran aktif masyarakat melalui pembinaan dan
pemberdayaan masyarakat dalam bidang kesehatan dengan
memperhatikan kearifan lokal
3) Meningktakan tata kelola puskesmas yang baik melalui perbaikan
manajemen secara professional efektif, efisien, transparan dan
akuntabel.
4) Meningkatkan dan mengembangkan kerja sama semua lintas
sector dalam peningkatan kesehatan msyarakat.
5) Semangat tim yang solid dan proaktif
d. Struktur organisasi Puskesmas Kassi-Kassi terdapat dalam lampiran
Manual ini.
e. Motto
Motto Puskesmas Kassi-Kassi adalah Sehat Untuk Semua
f. Tata nilai
Tata nilai Puskesmas Kassi-Kassi adalah :
1) Partisipasi
2) Transparansi
3) Akuntabilitas
4) Tanpa Diskriminasi
2. Kebijakan mutu:
a. Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan
Puskesmas Kassi-Kassi berkomitmen untuk memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat dengan memperhatikan kebutuhan
dan harapan pelanggan. Kami berkomitmen untuk memperbaiki
proses pelayanan berdasarkan fakta.
b. Memberikan pelayanan ramah, cepat, akurat,
dan kemudahan mendapatkan informasi
c. Menerapkan sistem Manajemen Mutu
Puskesmas secara efektif dan efesien

3. Proses pelayanan (proses bisnis)

a. UKM esensial dan keperawatan kesehatan masyarakat terdiri dari :
1) pelayanan promosi kesehatan

4
 2) pelayanan kesehatan lingkungan
3) pelayanan KIA-KB yang bersifat UKM
4) pelayanan gizi yang bersifat UKM
5) pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit
6) pelayanan keperawatan kesehatan masyarakat
b. UKM Pengembangan terdiri dari :
1) pelayanan kesehatan jiwa
2) pelayanan kesehatan gigi masyarakat
3) pelayanan kesehatan olahraga
4) pelayanan kesehatan indera
5) pelayanan kesehatan lansia
6) pelayanan kesehatan kerja
7) pelayanan kesehatan lainnya
c. Penanggungjawab UKP, kefarmasian, dan laboratorium , terdiri dari :
1) pelayanan pemeriksaan umum
2) pelayanan kesehatan gigi dan mulut
3) pelayanan KIA-KB yang bersifat UKP
4) pelayanan gawat darurat
5) pelayanan gizi yang bersifat UKP
6) pelayanan persalinan
7) pelayanan rawat inap untuk Puskesmas yang menyediakan
pelayanan rawat inap
8) pelayanan kefarmasian
9) pelayanan laboratorium
d. Penanggungjawab jaringan pelayanan Puskesmas dan
jejaring fasilitas pelayanan kesehatan, yang membawahi:
1) Puskesmas Pembantu
2) Puskesmas Keliling
3) Bidan Desa
4) Jejaring fasilitas pelayanan kesehatan

B. Ruang Lingkup:
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan standar akreditasi
pukesmas, yang meliputi: persyaratan umum sistem manajemen mutu,
tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan
yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat, dan
Pelayanan Klinis.
C. Tujuan:
5
 Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas dalam
membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan UKM
maupun untuk penyelenggaraan pelayanan klinis
D. Landasan hukum dan acuan:
Landasan hukum yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini
adalah: Permenkes Nomor 74 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
E. Istilah dan definisi :
a. Dokumen adalah segala benda yang berbentuk arang, gambar, atau
tulisan sebagai bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting
dan absah
b. Efektifitas adalah keaktifan, daya guna, adanya kesesuaian dalam
suatu kegiatan dengan sasaran yang dituju
c. Efisiensi adalah ukuran tingkat penggunaan sumber daya dalam suatu
proses
d. Kebijakan mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari pimpinan
puncak organisasi tentang komitmen organisasi dalam memperhatikan
dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian
organisasi.
e. Kepuasan pelanggan adalah sejauh mana anggapan kinerja produk
memenuhi harapan pelanggan
f. Koreksi adalah menghilangkan ketidak sesuaian yang ditemukan
g. Pasien adalah pengguna jasa pelayanan kesehatan
h. Pedoman mutu adalah dokumen yang berisi pernyataan komitmen
organisasi terhadap penerapan ISO 9001:2008.
i. Pelanggan adalah instansi, lembaga, organisasi atau orang yang
membeli produk atau jasa perusahaan secara rutin atau
berkesinambungan karena produk yang dibelinya sangat bermanfaat
j. Perencanaan mutu adalah aktifitas pengembangan produk untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan
k. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupaan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses
l. Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara
alami atau didisain menggunakan awaktu, ruang, keahlian atau
sumber daya lainnya untuk menghasilkan produk
m. Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu
hasil telah dicapai atau suatu bukti kegaitan telah dilaksanakan.
n. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai untuk mencapai
tujuan
6
 o. Sasaran mutu adalah target dari suatu organisasi untuk melakukan
sebuah proses yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu
p. Tindakan korektif adalah tindakan menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki
q. Tindakan preventif adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang potensial

BAB II
SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN
PELAYANAN

A. Persyaratan umum:
Puskesmas Kassi-Kassi menetapkan, mendokumentasikan,
7
 memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi
puskesmas. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya
persyaratan pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan
pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya puskesmas
maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan
interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayanan, kejelasan penanggung
jawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri
mulai dari perencanaan yang berdasar kebutuhan masyarakat/pelanggan,
verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanan, dan
verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai,
monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang
berkesinambungan.
B. Pengendalian dokumen:
Semua staf di setiap unit menetapkan dokumen yang dianut melalui
pengelolanya. Dokumen tersebut dapat berupa dokumen internal dan
eksternal puskesmas. Seluruh dokumen sistem manajemen mutu
dikendalikan oleh Tata Usaha Puskesmas Kassi-Kassi agar dokumen yang
dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar. Cara pengendalian
dokumen diatur dalam Prosedur Pengendalian Dokumen yang secara garis
besar mengatur hal-hal sebagai berikut:
1. Cara Pembuatan Dokumen
Apabila dokumen tersebut dibuat secara internal maka sistematikanya
sebagai berikut :
a. Kebijakan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas
Kebijakan dibuat berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten
Bantaeng Nomor 11 Tahun 2007 tentang Susunan Organisasi dan
Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Bantaeng
b. Rencana Lima Tahunan/ Renstra Puskesmas
Dibuat berdasarkan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
FKTP oleh Dirjen Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2017.
Sistematika penyusunannya sebagai berikut :
Kata Pengantar
Bab I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Maksud Dan Tujuan
C. Landasan Hukum
D. Sistematika Penulisan
Bab II. Tugas Pokok dan Fungsi Puskesmas Rawat Inap Kass-Kassi
8
 A. Struktur Organisasi, Susunan Kepegawaian, Pembiayaan
Kesehatan, Tugas dan Fungsi, Upaya Kesehatan Yang
dilakukan
1. Tim mempelajari kebijakan, rencana strategis
Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan
Provinsi/Kabupaten/Kota,Pelayanan kesehatan yang
bersifat promotif dan kuratif,Keputusan Menteri
kesehatan RI, Nomor 128, target kinerja lima tahunan
yang harus dicapai oleh Puskesmas.
2. Tim mengumpulkan data:
a. Data umum
b. Data wilayah
c. Data penduduk sasaran
d. Data cakupan
e. Data sumber daya
3. Tim melakukan analisis data
4. Alternatif pemecahan masalah
B. Penyusunan rencana
1. Penetapan tujuan dan sasaran
2. Penyusunan rencana
a. Penetapan strategi pelaksanaan
b. Penetapan kegiatan
c. Pengorganisasian
d. Perhitungan sumber daya yang diperlukan
C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (Plan of Action)
1. Penjadwalan
2. Pengalokasian sumber daya
3. Pelaksanaan kegiatan
4. Penggerak pelaksanaan
D. Penyusunan Pelengkap Dokumen
Bab III. Gambaran Pelayanan puskesmas Rawat Inap Kassi-Kassi
Bab IV. Isu-Isu Strategis
1. Kendala Internal : Pelaksanaan Manajemen, Sarana Dan
Prasarana, Sumber Keuangan Puskesmas
2. Faktor Eksternal : menganalisis Kondisi Geografis, Keadaan
Ekonomi Penduduk, Kondisi pendidikan Penduduk.
Bab V. Visi, Misi, Tujuan dan Strategis

9
 Bab Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
1. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja
yang akan dilakukan yang meliputi antara lain:
a. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan
dalam kegiatan, misalnya: pengusulan, penambahan
SDM, seminar, workshop, dsb.
b. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan
dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana,
pengadaan alat-alat kesehatan, dsb.
c. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan
seterusnya.
2. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk
program kerja dan kegiatan yang direncanakan secara garis
besar.
Bab VI. Pemantauan dan Penilaian
Bab VII. Penutup Lampiran: matriks rencana kinerja lima tahunan
Puskesmas/ Klinik.
c. Perencanaan Tingkat Puskesmas/PTP Tahunan (RUK dan RPK)
Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat
Puskesmas (PTP) adalah dengan menyusun Rencana Usulan
Kegiatan yang meliputi usulan mencakup seluruh kegiatan
Puskesmas. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperha
kan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional
maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang
tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu memper mbangkan
masukan dari masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas
sektoral Puskesmas.
Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke
Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Berdasarkan
alokasi biaya yang telah disetujui tersebut, secara rinci RUK
dijabarkan ke dalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK).
Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan Januari tahun berjalan
dalam forum Lokakarya Mini yang pertama.
d. Pedoman/Panduan Pelayanan
Sistematika penulisan pedoman/panduan pelayanan adalah sebagai
berikut :
Kata pengantar
BAB I Pendahuluan
10
 BAB II Gambaran Umum FKTP
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan FKTP
BAB IV Struktur Organisasi FKTP
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kuali kasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
e. Kerangka Acuan
Kerangka acuan dapat menggunakan format yang diterapkan di
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota masing-masing atau contoh
Sistema ka Kerangka Acuan sebagai berikut:
1. Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal
yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/
kegiatan.
2. Latar belakang Latar belakang adalah merupakan jus kasi atau
alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya
dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan
program tersebut dapat lebih kuat.
3. Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan
tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara
garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara
rinci
4. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian
kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus
dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh
karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan
sejalan.
5. Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan
adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian
kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk
m, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
6. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesi k
dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan.
Sasaran Program/ kegiatan menunjukkan hasil antara yang
diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu
11
 7. Jadwal pelaksanaan kegiatan Jadwal adalah merupakan
perencanaan waktu untuk apa- apa rincian kegiatan yang akan
dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gan .
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud
dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan.
Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali
(kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui
ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat
segera diperbaiki sehingga dak mengganggu Program/ kegiatan
secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka
acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi
pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.
Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana
membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan
kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di
dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat
laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan
ditujukan kepada siapa.
9. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Pencatatan adalah
catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah
bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat
dokumentasi kegiatan.
f. Standar Operasional Prosedur
Model standar operasional prosedur yang diikuti adalah sesuai
dengan standar operasional prosedur yang terdapat dalam Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama oleh Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Dasar
Tahun 2015.
2. Cara Pengesahan Dokumen Sebelum Digunakan
Dokumen yang telah dibuat harus mendapatkan pengesahan dari kepala
puskesmas sebelum digunakan.
3. Cara melakukan peninjauan dan revisi dokumen
Revisi dokumen dapat dilakukan melalui fasilitas sistem informasi
manajemen mutu puskesmas sesuai dengan tanggung jawab dan
kewenangannya. Perubahan tersebut diisi dalam kolom histori
perubahan dokumen.
4. Cara menempatkan/menggunakan dokumen
12
 Dokumen induk akreditasi maupun dokumen puskesmas lainnya
ditempatkan di Tata Usaha dan dokumen hasil penggandaannnya
disimpan di masing-masing pihak yang berkepentingan dengan
dokumen tersebut.
5. Cara mengidentifikasi dan menelusuri dokumen
Untuk mengetahui dan menelusuri sebuah dokumen dapat dilakukan
dengan melihat daftar dokumen induk yang ada di TU.
6. Cara menangani dokumen eksternal
Dokumen eksternal disusun menurut daftar dokumen eksternal di TU
dan digandakan sesuai kebutuhan masing-masing bagian.
7. Cara menyimpan dokumen yang sudah tidak berlaku
Dokumen yang sudah tidak berlaku, diketahui dengan memperhatikan
daftar revisi dokumen. Dokumen yang sudah tidak berlaku ditarik
kembali oleh TU.
C. Pengendalian rekam implementasi (jelaskan bagaimana pengendalian
rekam implementasi di puskesmas)
Pengendalian Dokumen Dan Rekam Implementasi Puskesmas
adalah sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen dan rekam
implementasi, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi
Puskesmas. Dokumen Puskesmas adalah semua dokumen yang harus
disiapkan puskesmas yang merupakan regulasi internal yang berlaku di
puskesmas. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti
obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam
kegiatan puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan
yang direncanakan. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang
telah lengkap /telah dinomori, disahkan dan ditandatangani namun
belum dibubuhi cap Puskesmas. Kelompok dokumen adalah kelompok
jenis jenis dokumen / rekaman ( contoh kelompok SPO, kelompok
rekaman kegiatan
Pengendalian dokumen menerapkan hal hal sebagai berikut :
A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan :
1. Manajemen Puskesmas dengan kode : ADMIN,
a. Bab I, (ADMIN.I),
b. Bab II, (ADMIN.II),
c. Bab III, (ADMIN.III),
Contoh : (../SK-KPS/PKM-KSS/ADMIN.I/IV/2017)
2. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas dengan kode : UKM,

13
 a. Bab IV, (UKM/IV),
b. Bab V, (UKM/V),
c. Bab VI, (UKM/VI),
d. Apabila dari upaya Puskesmas maka ditambahkan upaya
(contoh upaya KIA=UKM/KIA, upaya Promkes=UKM/Promkes,
dll),
3. Pelayanan Klinis dengan kode : UKP,
a. Bab VII, (UKP.VII),
b. Bab VIII, (UKP.VIII),
c. Bab IX, (UKP.IX),
4. Pengkodean Dokumen SK Umum : TU,
Contoh : (../SK-KPS/PKM-KSS/TU/IV/2017)
5. Standar Prosedur Operasional, disingkat : SOP,
Contoh : (../PKM-KSS/SOP ADMIN I/IV/2017)
6. Daftar tilik, disingkat : Dt,
7. Kerangka Acuan disingkat : KA,
8. Surat Keputusan disingkat : SK,
9. Kebijakan disingkat : Kb,
10. Dokumen eksternal disingkat : Dek,
11. Manual Mutu disingkat : MM,
12. Pedoman Mutu disingkat : PM,
13. Audit Internal disingkat : AI.
B. Sistem Pembuatan/Penyusunan
1. Sistem pembuatan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan
aturan Pemerintah Kabupaten Bantaeng
2. Sistem pembuatan dokumen akreditasi sesuai dengan Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama
3. Sistem pembuatan rekam implementasi sesuai aturan yang
berlaku di masing-masing program,
C. Sistem Penomoran
1. Surat masuk dan keluar, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat
Perintah Kerja, Dokumen Pengadaan serta Dokumen Kerjasama
sesuai dengan aturan Pemerintah Kabupaten Bantaeng
2. Penomoran dokumen terpusat di Tata Usaha Puskesmas Kassi-
Kassi .
Contoh : 01/TU/PKM-KSS/I/2017( 01 adalah nomor urut

14
 dokumen, TU adalah nama penerbit dokumen, PKM-KSS adalah
singkatan dari Puskesmas Kassi-Kassi, I Bulan Januari , 2017
adalah tahun terbit dokumen).
3. Urutan penomoran dokumen akreditasi meliputi : Nomor Urut
Dokumen, Kode Penerbit, Kode Puskesmas Kassi-Kassi, Bulan
diterbitkan, tahun diterbitkan
D. Sistem Penyimpanan.
1. Dokumen rekam klinik / medik wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
meninggal atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan atau persetujuan lainnya harus
disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada
setiap resep harus diberi tanda :
a. Umum : resep umum
b. BPJS : resep peserta asuransi kesehatan, jamkesmas.
3. Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen / arsip aturan Pemerintah Kabupaten
Bantaeng.
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing masing
kelompok pelayanan , sedangkan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program disimpan di administrasi dan
manajemen (admen)
5. Penyimpanan Rekam implementasi disimpan di masing-masing
penanggung jawab program,
E. Sistem Regulasi dan Akses
1. Dokumen Klinik / Medik menjadi kewenangan dokter / dokter gigi
2. Dokumen perkantoran dan akreditasi menjadi kewenangan Kepala
Puskesmas
3. Rekam Implementasi menjadi kewenangan penanggung jawab
program,
F. Evaluasi
Evaluasi dokumen dilakukan minimal 2 tahun sekali atau jika ada
permasalahan terkait hal tersebut,

15
 BAB III
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

Bagian ini menjelaskan mengenai peran manajemen puncak Puskesmas

(Kepala Puskesmas, Wakil Manajemen dan pengelola program) dalam sistem
manajemen mutu. Manajemen puncak diminta untuk menunjukan
komitmennya terhadap manajemen mutu, memiliki fokus terhadap pelanggan,
memastikan adanya kebijakan mutu, menyusun rencana mutu, memastikan
adanya tanggung-jawab, wewenang dan komunikasi manajemen mutu, dan
memastikan terlaksananya tinjauan manajemen.
A. Komitmen manajemen
Kepala Puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu,
penanggung jawab upaya, penanggung jawab pelayanan klinis, dan
seluruh karyawan puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan
seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini
16
 Manajemen puncak melakukan sosialisasi kepada para staf tentang
pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan regulasi melalui
berbagai kesempatan seperti rapat, surat edaran, pidato pembukaan acara
dan sebagainya. Manajemen puncak menerbitkan Kebijakan mutu.
Manajemen puncak menetapkan Sasaran mutu . Manajemen puncak
memastikan adanya kegiatan untuk menilai efektifitas sistem manajemen
mutu melalui pelaksanaan Prosedur Tinjauan manajemen. Manajemen
puncak memastikan sumberdaya untuk melaksanakan sistem manajemen
mutu tersedia
B. Fokus pada sasaran/pasien:
Pelayanan yang disediakan oleh puskesmas dilakukan dengan
berfokus pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi
kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya
puskesmas dan pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan
evaluasi serta tindak lanjut pelayanan. Manajemen puncak harus
mengetahui persyaratan yang diminta oleh pelanggan. Untuk mengetahui
persyaratan pelanggan maka Puskesmas akan menjalankan Prosedur
Identifikasi Persyaratan Pelanggan. Manajemen puncak memastikan bahwa
persyaratan tersebut telah terpenuhi untuk mencapai kepuasan
pelanggan.

C. Kebijakan mutu:
Seluruh karyawan berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan
yang berfokus pada pelanggan, memperhatikan keselamatan pelanggan,
dan melakukan penyempurnaan yang berkelanjutan. Kebijakan mutu
dituangkan dalam surat keputusan Kepala Puskesmas yang meliputi
kebijakan mutu pelayanan klinis dan kebijakan mutu pelayanan UKM
Manajemen puncak menyusun Kebijakan Mutu sesuai dengan
tujuan Puskesmas, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan
dan perbaikan berkelanjutan serta menyediakan kerangka kerja untuk
menetapkan dan meninjau sasaran mutu. Manajemen puncak memastikan
bahwa Kebijakan Mutu dikomunikasikan dan dipahami oleh setiap staf.
Manajemen puncak akan meninjau Kebijakan Mutu secara berkala
minimal setiap tahun agar tetap sesuai.
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran
Kinerja/Mutu
17
 Manajemen puncak menetapkan Sasaran Mutu (termasuk
persyaratan produk) sesuai pada fungsi dan tingkatan yang relevan, dapat
diukur dan konsisten dengan Kebijakan Mutu. Manajemen puncak
menetapkan Rencana Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu termasuk
Rencana Pencapaian Sasaran Mutu.
Manajemen puncak memastikan integritas pelaksanaan sistem
manajemen mutu tetap terjaga meski sedang melakukan
perbaikan/penyempurnaan sistem manajemen mutu. Sasaran mutu
ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal yang
meliputi indikator-indikator pelayanan klinis, indicator penyelenggaraan
upaya puskesmas. Perencanaan disusun dengan memperhatikan
kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta
upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan. Perencanaan
mutu Puskesmas dan keselamatan pasien berisi program-program
kegiatan peningkatan mutu yang meliputi:
a. Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP
b. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien
c. Penerapan manajemen risiko pada area prioritas
d. Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga
e. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien
f. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium
g. Peningkatan mutu pelayanan obat
h. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan
pasien
E. Tanggung jawab, wewenang
Manajemen puncak menetapkan dan mengkomunikasikan Uraian
Tugas dan Wewenang seluruh staf terkait dengan sistem manajemen mutu.
Manajemen puncak menetapkan Wakil Manajemen melalui Surat
Keputusan Pengangkatan Wakil Manajemen yang memiliki tanggung jawab
dan wewenang sebagai berikut:
1. Memastikan Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, diterapkan dan
dipelihara.
2. Melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja Sistem
Manajemen Mutu dan perbaikan yang ada.
3. Membangkitkan kesadaran akan persyaratan pelanggan di seluruh
bagian/unit.
4. Manajemen puncak menetapkan Prosedur Komunikasi Internal dan
memastikan telah terjadi komunikasi untuk membahas efektivitas
18
 Sistem Manajemen Mutu
F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu
Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang
bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di
Puskesmas:
1. Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan,
dan dipelihara Melaporkan kepada manajemen kinerja dari sistem
manajemen mutu dan kinerja pelayanan
2. Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan
harapan sasaran/pasien
G. Komunikasi internal
Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (minilokakarya),
pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media lain yang tepat untuk
melakukan komunikasi

BAB IV
TINJAUAN MANAJEMEN

A. Umum
Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal dua kali dalam setahun
yakni setiap Februari dan Juni.
B. Masukan tinjauan manajemen meliputi
1. Hasil audit
pemaparan hasil audit yang telah dilakukan baik itu audit internal
maupun audit eksternal.
2. Umpan balik pelanggan
Berisi tentang berbagai keluhan pelanggan yang datang secara
langsung maupun dari survey kepuasan pelanggan yang telah
dilakukan. dalam hal ini patut dipertimbangkan untuk menampilkan
hasil rekapitulasi survey kepuasan pelanggan. Dan juga langkah
pencegahan dan perbaikan terhadap adanya keluhan pelanggan
3. Kinerja proses
19
 Masing-masing departemen menampilkan pencapaian sasaran mutu
yang telah di tentukan. yang perlu dicermati adalah langkah
pencegahan dan perbaikan untuk sasaran mutu yang tidak dapat
dicapai oleh suatu departemen.
4. Pencapaian sasaran mutu
Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan menampilkan
status dari tindakan pencegahan dan perbaikan termasuk dari hasil
audit internal/eksternal, keluhan pelanggan dan lain-lain.
5. Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
6. Perubahan terhadap Kebijakan mutu
Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen
mutu/sistem pelayanan perubahan yang telah dilakukan perusahaan
seperti perubahan prosedur, manual mutu, perubahan proses kerja
dan juga struktur organisasi yang berpengaruh pada sistem, termasuk
bila ada perubahan dalam peraturan perusahaan maupun peraturan
pemerintah
C. Luaran tinjauan
Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah peningkatan
efektivitas sistem manajemen mutu, peningkatan pelayanan terkait
dengan persyaratan pelanggan, dan identifikasi perubahan-perubahan,
termasuk penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan. Keluaran dari
tinjauan manajemen harus mencakup adanya keputusan dan tindakan
yang berhubungan dengan:
1. Peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya
2. Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan persyaratan
pelanggan
3. Kebutuhan sumber daya.

20
 BAB V
MANAJEMEN SUMBER DAYA

Untuk dapat menjalankan Sistem Manajemen Mutu, maka Puskesmas

memastikan sumber daya yang dimiliki dapat dikelola dengan baik. Sumber
daya tersebut berupa sumber daya manusia, sumber daya dalam bentuk
infrastuktur/sarana, dan sumber daya dalam bentuk lingkungan kerja.
A. Penyediaan Sumber Daya
Puskesmas menetapkan dan menyediakan sumber daya yang
dibutuhkan untuk menjalankan serta mengembangkan Sistem Manajemen
Mutu ini. Puskesmas menetapkan dan menyediakan sumber daya yang
dibutuhkan untuk meningkatkan kepuasan dan memenuhi persyaratan
pelanggan. Kepala puskesmas berkewajiban menyediakan sumber daya
yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan pelayanan di puskesmas.
Penyediaan sumber daya meliputi: (baik untuk penyelenggaraan UKM
maupun pelayanan klinis)
B. Manajemen Sumber Daya Manusia
Penyediaan sumber daya manusis, proses rekrutmen, proses
kredensial, proses pelatihan dan peningkatan kompetensi Puskesmas
21
 menetapkan Standar Kompetensi Staf (terdiri dari tingkat pendidikan, jenis
pelatihan, jenis ketrampilan dan pengalaman kerja) bagi setiap staf sesuai
dengan tugas dan wewenangnya. Puskesmas menyediakan pelatihan atau
kegiatan lain untuk memenuhi atau meningkatkan kompentensi staf, baik
diselenggarakan secara mandiri atau oleh pihak luar. Pelatihan dan
kegiatan tersebut antara-lain:
1. Puskesmas menilai efektifitas pelatihan dan kegiatan tersebut diatas
melalui Prosedur Evaluasi Pelaksanaan Pelatihan atau Kegiatan Lain
Dalam Peningkatan Kompetensi Staf
2. Puskesmas melalui berbagai kesempatan akan mendorong setiap staf
untuk menyadari arti penting dan kontribusi mereka dalam mencapai
sasaran mutu termasuk menyadari kaitan antara kompetensi dengan
tugas dan wewenangnya.
3. Puskesmas memelihara rekamanan mengenai pendidikan, pelatihan,
keahlian dan pengalaman kerja yang dialami oleh setiap staf.

C. Infrastruktur
Puskesmas menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur
yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan
produk, terdiri dari: Gedung, ruang kerja dan peralatan penunjang (misal:
mebel, komputer) Peralatan yang dipakai dalam proses Produk (misal:
tensimeter, timbangan). Sarana pedukung (misal: mobil ambulance,
pesawat telefon) Penetapan infrastruktur dituangkan dalam Daftar
infrastruktur yang dibutuhkan di setiap unit Penyediaan infrastruktur
sesuai dengan Prosedur Pembelian Barang Pemeliharaan infrastruktur
sesuai dengan Prosedur Pemeliharaan
D. Lingkungan kerja
Puskesmas menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan
untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk, antara lain:
1. Menetapkan bahwa lingkungan fisik didalam dan luar gedung
Puskesmas merupakan daerah bebas asap rokok, bersih, dan aman
dari limbah infeksius
2. Mengelola lingkungan kerja dengan cara menerapkan prinsip 5S sesuai
Prosedur Kegiatan Tata Graha Dengan Prinsip 5S

22
 BAB VI
PENYELENGGARAAN PELAYANAN

Untuk memastikan bahwa mutu pelayanan yang diberikan sesuai

dengan standar mutu yang ditetapkan, maka Puskesmas mengatur berbagai
proses berikut: Proses perencanaan realisasi produk; Proses yang
berhubungan dengan pelanggan; Proses perancangan dan pengembangan
A. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
1. Perencanaan UKM, akses, dan pengukuran kinerja
Puskesmas merencanakan dan mengembangkan proses yang
dibutuhkan untuk realisasi produk. Rencana realisasi Produk tersebut
disusun dengan menggunakan pendekatan proses sebagaimana
dijelaskan pada point 4.a, termasuk penetapan sasaran mutu,
persyaratan produk, dokumen, arsip/rekaman yang dibutuhkan.
Penyusunan Rencana Realisasi Produk Puskesmas berdasarkan:
Pedoman Penyelenggaran Puskesmas (Depkes RI) yang terdiri dari
Upaya Kesehatan Masyarakat dan Upaya Kesehatan Perorangan.
Standar Akreditasi Medik Dasar yang terdiri dari 3 komponen, yaitu
kontinuitas asuhan, manajemen asuhan klinik, peningkatan kinerja
klinik.
23
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran:
Puskesmas berusaha untuk mengidentifikasi secara jelas semua
persyaratan yang diminta pelanggan atau persyaratan yang
dibutuhkan pelanggan atau persyaratan yang ditentukan oleh
Puskesmas dan persyaratan lain seperti undang-undang, peraturan
pemerintah dan sebagainya yang terkait dengan Produk Puskesmas.
Puskesmas melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait untuk
meninjau/membahas semua persyaratan tersebut dan untuk menilai
apakah persyaratan itu dapat dipenuhi, termasuk apabila ada
perubahan persyaratan produk. Puskesmas melakukan komunikasi
dengan pelanggan dengan cara menyediakan:
a. Leaflet informasi produk
b. Papan pengumuman bagi pelanggan
c. Kotak saran untuk menerima keluhan secara langsung
d. Penetapan persyaratan sasaran
e. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
f. Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian
Puskesmas mengevaluasi dan memilih pemasok (rekanan)
berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan produk (barang dan
jasa) yang dibutuhkan oleh Puskesmas. Puskesmas menetapkan
kriteria untuk pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang terhadap
pemasok. Puskesmas memelihara rekaman dari hasil evaluasi dan
tindak lanjut dari setiap pemasok
a. Informasi Pembelian
Sebelum melaksanakan pembelian, Puskesmas menetapkan dan
menyediakan informasi kepada pemasok mengenai persyaratan
produk atau persyaratan kualifikasi personil atau persyaratan
sistem manajemen mutu yang dibutuhkan. Puskesmas memastikan
bahwa persyaratan tersebut telah mencukupi
b. Verifikasi produk yang dibeli
Puskesmas menetapkan dan melaksanakan cara melakukan
verifikasi terhadap produk yang dibeli baik dengan cara inspeksi
(dengan daftar tilik), uji-coba (test) atau cara lainnya
c. Verifikasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa produk yang
dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian.
4. Penyelenggaraan UKM
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
24
 b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifikasi dan mampu telusur
d. Hak dan kewajiban sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada)
f. Manajemen risiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan Sasaran Kinerja UKM:
a. Umum
Puskesmas menetapkan dan melaksanakan kegiatan pengukuran,
analisis dan perbaikan untuk :
1) Membuktikan kesesuaian produk melalui:
2) Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan,
3) Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Proses,
4) Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Produk,
5) Prosedur penanganan pelayanan tidak sesuai
6) Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu melalui
Prosedur Audit Mutu Internal
7) Melakukan perbaikan secara terus-menerus melalui: Prosedur
Tindakan Koreksi atau Pencegahan. Prosedur tersebut
mencakup metode yang dapat diterapkan, tehnik statistik dan
tingkat penggunaannya
b. Pemantauan dan pengukuran:
1) Kepuasan pelanggan
Puskesmas menetapkan Prosedur Survei Kepuasan
Pelanggan yang secara umum memuat metoda untuk
memperoleh informasi dan pemanfaatan informasi yang
diperoleh. Pengukuran dimaksudkan untuk menilai salah satu
kinerja sistem manajemen mutu yaitu apakah Puskesmas telah
memenuhi persyaratan pelanggan
2) Audit internal
Puskesmas melakukan audit internal untuk memastikan
sistem manajemen mutu telah diimplementasikan secara efektif
dan terpelihara sesuai standar ISO 9000:2000 dan sesuai
dengan ketetapan Puskesmas. Tim audit dibentuk oleh wakil
manajemen dan disahkan oleh Direksi dan dibekali pelatihan
yang cukup sebelum melaksanakan audit. Pelaksanaan internal
audit lebih lanjut diatur dalam Prosedur Audit Mutu Internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses

25
 Puskesmas menetapkan Prosedur Pemantauan dan
Pengukuran Proses yang menjelaskan metode pemantauan
proses produksi dalam mencapai hasil yang direncanakan dan
perbaikan serta tindakan yang harus diambil apabila hasil yang
direncanakan tidak terpenuhi
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
Puskesmas menetapkan Prosedur Pemantauan dan
Pengukuran Produk yang menjelaskan upaya Puskesmas dalam
memonitor dan mengukur karakteristik produk apakah telah
sesuai dengan persyaratan produk
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
Puskesmas menetapkan Prosedur penanganan pelayanan
tidak sesuai Untuk memastikan bahwa produk yang tidak sesuai
persyaratan produk dapat diidentifikasi dan dikendalikan. Secara
umum prosedur tersebut menjelaskan bahwa Puskesmas akan
melakukan salah satu atau lebih cara berikut apabila ada produk
yang tidak sesuai, yaitu:
1) Menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan
2) Tetap menggunakan produk tersebut dengan konsesi (ganti rugi)
yang diberikan dengan persetujuan petugas yang berwenang
atau persetujuan pelanggan
3) Menghindarkan penggunaan produk tersebut
4) Ketidaksesuaian produk dan tindakan yang diambil dicatat
dalam rekaman
d. Analisis data
Puskesmas menentukan, mengumpulkan dan menganalisis
ketepatan data untuk memastikan kelayakan dan efektifitas sistem
manajemen mutu
Analisis data yang dilakukan harus memberikan informasi yang
berhubungan dengan:
1) Kepuasan pelanggan
2) Kesesuaian dengan persyaratan produk
3) Karekteristik dan kecenderungan proses dan produk
4) Peluang tindakan pencegahan
5) Pemasok
e. Peningkatan berkelanjutan
Puskesmas meningkatkan secara berkelanjutan efektifitas

26
 sistem manajemen mutu dengan menggunakan kebijakan mutu,
sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan dan
pencegahan, dan tinjauan manajemen. Puskesmas menetapkan
Prosedur Tindakan Koreksi sebagai pedoman untuk mengambil
tindakan koreksi atas penyebab timbulnya ketidaksesuaian, baik
ketidaksesuaian produk maupun ketidaksesuaian pelaksanaan
sistem manajemen mutu. Prosedur tersebut secara umum
mencakup:
1) Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan konsumen.
2) Menentukan penyebab ketidaksesuaian
3) Mengevaluasi berbagai tindakan koreksi yang dapat diambil
4) Menetapkan dan melaksanakan tindakan koreksi
5) Menyimpan arsip tindakan koreksi
6) Meninjau efektivitas tindakan koreksi
7) Puskesmas menetapkan Prosedur Tindakan Pencegahan untuk
menghilangkan penyebab yang berpotensi menimbulkan
ketidaksesuaian. Prosedur tersebut secara umum mencakup:
8) Menentukan penyebab yang berpotensi menimbulkan
ketidaksesuaian
9) Mengevaluasi berbagai tindakan pencegahan yang dapat
diambil
10) Menetapkan dan melaksanakan tindakan pencegahan
11) Menyimpan arsip tindakan pencegahan
12) Meninjau efektivitas tindakan pencegahan
f. Tindakan korektif
Tindakan perbaikan merupakan dua prosedur prosedur wajib
yang harus didokumentasikan dalam ISO 9001. Ini penting
dilakukan untuk memastikan semua masalah terdeteksi dan
tercatat sehingga mudah untuk melakukan tindakan perbaikan dan
pencegahan. Dalam membuat prosedur tindakan perbaikan,
setidaknya harus memuat poin-poin berikut:
1) Mereview dan mendokumentasikan masalah
2) Melakukan Perbaikan produk sementara, spt : menghapus
produk cacat dan mengkarantina area yang ditunjuk untuk
investigasi
3) Menyelidiki penyebab terjadi masalah, bagaimana itu bisa
terjadi, mengapa bisa terjadi, apakah bisa terjadi lagi?

27
 4) Mengusulkan solusi yang tepat yang akan mencegah masalah
terjadi lagi. Hal ini sering berarti perubahan pada proses.
5) Anda perlu melaporkan tindakan apa yang benar-benar diambil
6) Setelah beberapa waktu berjalan, Anda perlu untuk menilai
apakah tindakan yang diambil berhasil dalam mencegah
masalah yang sama dan mendokumentasikan bukti untuk
mendukung keputusan Anda.
7) Setelah anda yakin masalah tidak akan berulang lagi anda bisa
menutup kasus ini
Tindakan perbaikan dapat dilakukan melalui :
1) Melakukan inspeksi tempat kerja
2) pengujian, memeriksa, dan pemantauan pabrik dan peralatan
3) konsultasi dengan staf
4) Feedback pelanggan
5) Audit
6) laporan bahaya
7) pengecekan dengan produk cacat
8) menyelidiki keluhan
9) meninjau kegagalan sistem
10) meninjau persyaratan dan peraturan perundang-undangan
g. Tindakan preventif
Adapun untuk prosedur tindakan pencegahan, setidaknya harus
memuat poin-poin berikut:
1) Bagaimana anda mengidentifikasi masalah
2) Dimana dan bagaiamana membuat catatannya
3) Bagaimana cara investigasi kasus dan dilakukan siapa?
4) Memutuskan tindakan apa yang diambil
5) Bagaimana merekam tindakan yang diambil
6) Menilai solusi efektif dan mendokumentasikan semua tindakan
preventif
7) Kapan dan siapa yang bisa menutup masalah
Tindakan pencegahan dapat dilakukan melalui cara :

1) Melalui proses tinjauan manajemen

2) Memonitor proses/performance

3) Menganalisa data garansi dan feedback pelanggan

4) Menganalisis proses

28
 5) Mencari akar masalah untuk tindakan perbaikan

6) Penilaian resiko

7) Saran karyawan untuk perbaikan

8) Jadwal produksi

9) Pemantauan aturan perundang-undangan dan aturan

10) Review marketplace

11) Mengikuti perkembangan teknologi

12) Temuan Audit mutu internal atau eksternal

13) Pengamatan karyawan

BAB VII

PENUTUP

Demikian Manual mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas
untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam
rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas, tanggung jawab masing-
masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan.

29
30
31