Anda di halaman 1dari 29

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Sistem Informasi pada saat ini mengalami perkembangan yang amat pesat yang

telah mempengaruhi seluruh bidang, baik itu bidang usaha maupun ekonomi. Sistem

Informasi itu sendiri adalah elemen-elemen yang saling berkaitan satu dengan yang

lain yang melakukan semua pengolahan data yang berguna bagi organisasi, dimana

organisasi juga akan memberi dukungan bagi pengambilan keputusan dari tingkat

rendah hingga tingkat tertinggi didalam suatu organisasi.

Oleh karena itu, peranan yang diberikan Credit Union adalah dalam bentuk

kredit atau pinjaman yang dapat membantu pemodalan anggota yang memiliki usaha.

Hal yang paling penting dalam menguasai sistem informasi yaitu mengenai

keakuratan dan kecepatan pengolahan data. Maka dari itu, diperlukan suatu sistem

komputerisasi untuk lebih mempermudah pelaksanaan penyimpanan data.

Didalam suatu usaha pada masa sekarang ini, komputer diharapkan akan

mampu menjawab berbagai macam tantangan yang terjadi di berbagai usaha, oleh

sebab itu komputer diharapkan dapat mempermudah pekerjaan baik dalam

pengolahan data, penyimpanan data serta dapat menghemat tenaga atau biaya apabila

perwujudannya berjalan dengan lancar dan terdapat pengolahan data yang cepat dan

tepat maka tujuannya pun mudah tercapai.

40
41

Sistem peminjaman di Credit union Pancur Kasih Menjalin masih bersifat

manual karena proses pengajuan peminjaman, persetujuan peminjaman, dan proses

pencairan masih menggunakan buku atau media kertas untuk mencatat laporan

peminjaman anggota.

Sistem yang diterapkan oleh Credt Union Pancur kasih memiliki kelebihan dan

kekurangan, seperti berikut :

a. Kelebihan

Sistem peberian kredit pada Credit Union Pancur kasih Menjalin sudah cukup

baik. Dalam memberikan pinjaman kepada anggota, pihak Credit Union Pancur

Menjalin, memberikan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap anggota.

Sebagai contoh pengisisan formulir permohonan pinjaman, dan disertai

jaminan, misalnya penyerahan BPKB dan fotocopy STNK. Proses pemberian

injaman bisa dilakukan apabila syarat-syarat tersebut bisa dipenuhi oleh

anggota, setelah itu baru prosedur pemberian pinjaman selantnya dapat

diteruskan. Walaupun melalui tahapan yang cukup panjang namun apabila

telah menjalankan prosedur yang telah ditetapkan maka tingkat kredit macet

dapat dikurangi.

b. Kekurangan

Dengan jumlah anggota yang cukup besar dan sistem peminjaman yang masih

manual serta jumlah pengurus Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin yang

sangat terbatas, tentu akan menimbulkan lambannya kinerja Credit Union

Pancur Kasih TP. Menjalin yang mengakibatkan ketidakpuasan anggota


42

terhadap koperasi tersebut, sedangkan memberi kepuasan pelayanan terhadap

anggota merupakan salah satu upaya Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin

untuk mensejahterakan setiap anggotanya.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin merupakan salah satu koperasi kredit

di Indonesia yang mengedepankan masyarakat agar dapat mengatasi kesulitan

ekonomi keluarga yang dihadapi terpadu. Saat ini Credit Union Pancur Kasih TP.

Menjalin telah memiliki 37 cabang yang tersebar di wilayah Kalimantan Barat.

Sebagai lembaga Simpan Pinjam, maka kegiatan utama yang dilakukan oleh

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin adalah menghimpun dana dari anggota dan

menyalurkan kembali kepada anggota melalui bentuk pinjaman. Setiap anggota

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin dapat melakukan transaksi simpanan

maupun pinjaman sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Credit Union Pancur

Kasih TP. Menjalin.

Kehadiran Credit Union ditengah-tengah masyarakat telah banyak membawa

berubahan positif. Diantaranya memperbaiki manajemen pengelolaan keuangan

masyarakat, khususnya masyarakat pedalaman. Maka rantai kemiskinan yang

melilit masyarakat pedalaman secara perlahan tapi pasti mulai tampak putus. Mulai

dari pendidikan, kesehatan hingga pada peningkatan penghasilan.

Dengan jumlah cabang yang banyak, maka diperlukan suatu cara untuk

mengintegrasikan data dari masing-masing cabang sehingga data dari seluruh kantor
43

cabang mempunyai integritas data yang tinggi. Selain itu, dengan jumlah anggota

yang terus bertambah dan tersebar maka diperlukan cara yang dapat mempermudah

proses transaksi yang dilakukan oleh anggota, terutama dalam transaksi pembayaran

dan penarikan simpanan maupun pinjaman.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Awalnya Credit Union Pancur Kasih di kecamatan menjalin di mulai di Desa

Raba Kecamatan Menjalin Kabupaten Landak. Prakarsa awalnya adalah atas

Perhatian seorang Tokoh Adat dan juga sesepuh yang bernama Bapak H. Nazarius,

kepada masyarakat sekitarnya agar dapat mengatasi kesulitan ekonomi keluaarga

yang dihadapi, terutama pada saat itu. Harapan beliau pada waktu itu agar

masyarakat lebih berdaya dalam mengelola hasil atau pendapatan yang diperoleh

sehingga dapat hidup sejahtera dan bermartabat.

Perhatian beliau adalah tidak luput dari perubahan jaman yang ada diamana

para penguasa dan pengusaha (kaum kapitalis) sudah mulai merambat ke arah

Kecamata Menjalin pada umumnya untuk mulai menguasai dan merampas tanah

yang merupakan hak masyarakat lewat perusahaan - perusahaan yang ada. Gagasan

yang beliau munculkan pada saat itu bahwa ketika masyarakat mempunyai tabungan

dan dapat dijadikan modal untuk mereka dapat mengelola sendiri sumber daya yang

ada.

Bapak H. Nazarius adalah seorang tokoh adat Kecamatan Menjalin yang pada

saat itu juga adalah aktivis dari Aliansi Masyarakat Adat Kalbar (AMA Kalbar).

Karena kepeduliannya kepada situasi ekonomi masyarakat pada waktu itu beliau juga
44

menyediakan waktu untuk menjadi kolektor agar orang orang dapat bergabung

dengan Credit Union Pancur Kasih mulai pada tahun 1994. Mulai pada saat itu

masyarakat kampung Raba mulai mengenal Credit Union Pancur Kasih dan

bergabung menjadi anggota. Seiring dengan berjalannya waktu dan proses yang

dilalui setelah dibangunnya kesadaran masyarakat akan pentingnya pengelolaan

pendapatan mereka. Maka menurut pemikiran beliau perlunya suatu kekuatan untuk

memepertahankan hak terutama hak atas tanah dan hutan masyarakat adat daya.

Karena tanah merupakan sumber penghasilan maka perlu adanya usaha untuk

mempertahankannya maka dibentuk YPB (Yayasan Pangingu Banua).

Yayasan Pangingu Banua juga merupakan yang menyuarakan pemberdayaan

ekonomi kerakyatan sehingga sangat membantu pertumbuhan anggota yang

bergabung.

Adapun Visi dan Misi Credit Union Pancur Kasih Kecamatan Menjalin

Kabupaten Landak, sebagai berikut:

1. Visi

Menjadi Credit Union masyarakat dayak yang terdepan dan berkesinambungan

di Kalimantan Barat.

2. Misi

Meningkatkan kesejahtraan sosial ekonomi anggota melalui mendidikan dan

pelatihan yang menghasilkan perubahan pada aspek fisik, mental, emosional ,

dan sepiritual, serta pelayanan keuangan yang profesional dan ramah.


45

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dan susunan untuk

mewujudkan pola tetap dari hubungan antar bagian-bagian atau posisi-posisi maupun

orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas, wewenang dan tanggung jawab

yang berbeda-beda dalam suatu lingkungan kerjasama. Struktur mutlak diperlihatkan

agar jelas hubungan antara unit-unit yang terdapat di dalam organisasi tersebut serta

bagaimana tugas, wewenang dan tanggung jawabnnya

Sumber: Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin, 2016


Gambar III.1 Struktur organisasi Pada Credit Union Pancur Kasih
TP.Menjalin

Fungsi dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur

organisasi Credit Union.Pancur Kasih TP. Menjalin sebagai mana pada gambar

III.1 di atas.

1. Manager

Yang dimaksud dengan manager adalah orang atau seseorang yang harus

mamapu membuat orang-orang didalam organisasi yang berbagai karakteristik,

latar belakang budaya, akan tetapi memiliki ciri-ciri yang sesuai dengan tujuan
46

(goals) dan teknologi (technology). Dan tugas seorang manager bagaimana

mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan

dan lain sebagainya)kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara

melakukan mekanisme penyesuaian.

Adapun tugas seorang manager adalah sebagai berikut:

a. Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan,

kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.

b. Rancangan organisasi dan pekerjaan.

c. Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.

d. Sistem komunikasi dan pengendalian.

2. Bagian Keuangan

Memiliki fungsi jabatan merencanakan dan melaksanakan segala transaksi

yang bersifat tunai, menjaga keamanan kas dan menyediakan laporan akhir

bulan, triwulandan tahunan untuk keperluan evaluasi.

3. Bagian Kredit

Melayani pada saat ada nasabah akan melakukan kredit, dan akan

mempertimbangkan sebelum memberi nasabah kredit atau pinjaman.

Melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon

anggotabertanggung jawab atas pembarian kartu kredit kepada nasabah.

.4. Kasir

Menerima daftar penerimaan kas, bukti kas masuk, dan kas/cek, kasir

membuat bukti setor bank dan menyetorkan kas tersebut ke bank kasir
47

mengarsipkan daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk urut tanggal

memberikan tanggal dan cap lunas pada tiap bukti penerimaan dan pengeluaran

kas berwenang bertanggung jawab dalam menerima dan mengeluarkan uang

kas perusahaan.

5. Transfer

Melayani nasabah yang akan mengirim dan menerima uang.

6. Keamanan

Menjaga keamanan disekitar kantor dan membantu nasabah saat membutuh

kan bantuan.

7. Staf RT

Mengatur, memelihara dan menjaga keharmonisan seluruh staf-staf yang ada,

dan mengatur RT.

8. Admin Kredit

Melayani nasabah yang akan melakukan kredit atau pinjaman, dan memebayar

pinjaman tersebut.

9. Penagihan

Melakukan penagihan yang telah jatuh tempo melakukan faktur penjualan

kertu kredit. Membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang

kartu kredit perusahaan dilampiri dengan faktur penjualan kartu kredit.

10. Kantor Akuntan

Mencatat setiap transaksi yang terjadi , memeriksa transaksi , melaporkan hasil

laporan tersebut.
48

3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Pada Tugas Akhir ini penulis ingin memaparkan apa yang di dapat dari riset

yang telah dilakukan. Dimana pada proses peminjaman uang yang ingin dilakukan

pada Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin ini harus melalui beberapa tahapan,

proses simpanan angggota, proses pengajuan pinjaman, proses persetujuan pinjaman,

pencairan pinjaman, pengembalian dan laporan.

1. Proses Pengajuan Pinjaman

Proses pengajuan pinjaman anggota terlebih dahulu harus sudah menjadi

anggota pada CUPK Menjalin, selanjutnya pada pada saat proses pengajuan

pinjaman anggota mengisi formulir permohonan pinjaman dan menyerahkan ke

bagian kredit dengan melampirkan fotocopy kartu keluarga, fotocopy KTP dan

pas photo 3 x 4 sebanyak 2 lembar.

2. Proses Persetujuan Pinjaman

Selanjutnya bagian kredit mengecek kelengkapan persyaratan, apabila data

anggota lengkap sesuai dengan persyaratan maka bagian kredit akan

melakukan penghitungan dari jumlah angsuran, suku bunga, maupun jangka

waktu yang ingin diselesaikan untuk pengembalian pinjaman, dan hasil ini

merupakan kesepakatan bersama antara anggota dan bagian kredit. Apabila

semuanya sudah selesai dilakukan maka bagian kredit akan menyerahkan surat

perjanjian pinjaman anggota dan surat persetujuan pinjaman yang telah

ditandatangani oleh manager sebagai bukti dari proses pinjaman. Persyaratan

dari anggota juga diarsipkan oleh bagian kredit.


49

3. Proses Pencairan Dana Pinjaman

Anggota menyerahkan surat persetujuan pinjaman ke bagian kasir, selanjutnya

kasir memberikan slip uang keluar yang harus diisi oleh anggota. Bersama

dengan mengeluarkan uang, kasir juga memberikan slip uang keluar tersebut

yang sudah dicap kepada anggota, sebagai bukti pinjaman telah dikonfirmasi

kemudian bukti dari slip uang keluar dan surat persetujuan pinjaman diarsipkan

oleh kasir sebagai bukti pinjaman anggota.

4. Proses Pembuatan Laporan

Setelah mengarsipkan semua bukti transaksi, dilakukan pembuatan laporan

pinjaman oleh bagian kredit yang telah dikoordinasi dengan bagian kasir untuk

diserahkan kepada manager Laporan ini dilakukan setiap kali memberikan

pinjaman. Setelah memberikan pinjaman kepada anggota, bagian kredit

membuat laporan kepada manager dengan diketahui kepala tempat pelayanan

dengan mencantumkan bukti pinjaman serta berkas berkas persyaratan yang

lain.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan

Dari prosedur sistem berjalan yang telah dianalisa, dapat diketahui bentuk

sistem peminjaman uang pada Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin secara garis

besar. Berikut ini adalah diagram alir data atau DAD dari sistem yang telah berjalan.
50

1. Diagram Konteks

Sumber: Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin, 2016


Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan pada Credit Union Pancur
Kasih TP. Menjalin

Keterangan :
FPP : Formulir Pengajuan Pinjaman
KK : Kartu Keluarga
KTP : Kartu Tanda Penduduk
SUK : Slip Uang Keluar
LPA : Laporan Pinjaman Anggota
SSPA : Surat Perjanjian Simpanan Anggota
SPP : Surat Persetujuan Pinjaman
51

2 Diagram Nol Sisem Berjalan

Sumber: Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin, 2016


Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan pada Credit Union Pancur Kasih TP.
Menjalin
52

3.5 . Spesifikasi Sistem Berjalan


Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses proses yang terjadi

didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk

mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran

(output)

3.5 1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada Credit

Union Pancur Kasih TP. Menjalin adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Formulir Pengajuan Pinjaman

Alias : FPP

Fungsi : Setiap Melakukan Pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Kredit

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar (2 rangkap)

Frekuensi : Setiap kali melakukan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A 1

2. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk

Alias : KTP

Fungsi : Syarat Pengajuan pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Kredit


53

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali terjadi pengajuan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A 2

3. Nama Dokumen : Kartu Keluarga

Alias : KK

Fungsi : Syarat Pengajuan pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Kredit

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali terjadi pengajuan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A 3

4. Nama Dokumen : Pas Photo

Alias : PP

Fungsi : Syarat Pengajuan pinjaman

Sumber : Anggota

Tujuan : Bagian Kredit

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali terjadi pengajuan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran A 4


54

3.5.2 Spesfikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk spesifikasi dokumen keluaran yang di gunakan Credit Union Pancur

kasih TP. Menjalin adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Surat Persetujuan Pinjaman Anggota

Fungsi : sebagai bukti kesepakatan antara anggota dengan bagian

kredit

Sumber : Bagian Kredit

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali melakukan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Surat Perjanjian Pinjaman Anggota

Fungsi : sebagai bukti kesepakatan antara anggota dengan baagian

kredit

Sumber : Bagian Kredit

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali melakukan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran B.2


55

3. Nama Dokumen : Slip Uang Keluar

Alias : SUK

Fungsi : Sebagai bukti pencairan dana

Sumber : Kasir

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap kali terjadi permohonan pinjaman

Bentuk : Lihat Lampiran B.3

4. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman Anggota

Alias : LPA

Fungsi : Laporan Setiap Akhir Bulan

Sumber : Bagian Kredit

Tujuan : Manager

Media : Kertas

Jumlah : tidak menentu

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Bentuk : Cetakan Komputer


56

3.6. Permasalahan

Dilihat dari pembahasan yang penulis sampaikan, dapat disimpulkan bahwa

sistem yang sedang berjalan pada Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin, masih

terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut seperti berikut ini

diantaranya:

1. Proses pencatatan laporan masih menggunakan media kertas atau buku.

2. Proses pencarian data peminjam masih dilakukan dengan membuka data

peminjam secara satu per satu pada buku besar,oleh karena itu dapat

memperlambat kinerja karyawan.

3. Proses perhitungan masih menggunakan kalkulator sehingga membutuhkan

waktu yang lama ,selain itu juga terdapat kesalahan dalam penekanan tombol

yang akan memperlambat proses perhitungan.

4. Terjadi kerusakan data-data peminjam yang dicatat kedalam buku.

5. Sering terjadi kesalahan dalam memasukan data peminjam.

3.7. Pemecahan Masalah

Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam proses

peminjaman, maka penulis mengusulkan alternatif dari pemecahan masalah berupa

perancangan sistem informasi dengan menggunakan program Microsoft Visual Basic

6.0 serta menggunakan tempat penyimpanan data atau database yaitu dengan

mengunakan MySQL sehingga dapat mempermudah sistem peminjaman di credit

Union Pancur Kasih TP. Menjalin. Sistem tersebut adalah sebagai berikut:
57

1. Dengan sistem komputerisasi dapat mengatasi proses pencatatan laporan

peminjam dengan media komputer, sehingga dalam pencatatan laporan tersebut

tidak dilakukan secara tertulis lagi.

2. Dapat memudahkan pencarian data dan pembuatan laporan peminjam.

3. Dengan adanya sistem ini proses perhitungan akan terhitung secara otomatis

shingga proses pelaksanaan dapat mencapai sasaran karena penggunaan waktu

yang efektif dan efisien.

4. Dalam memasukan data peminjam tidak akan terjadi kesalahan, karena dengan

adanya sistem ini data peminjam telah tersimpan dengan baik dan aman.

5. Dengan menggunakan sistem ini, akan memudahkan dalam memasukan

asalkan data dari peminjam tersebut benar, sehingga dapat memenimalisirkan

kesalahan yang terjadi.

.
58

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Sarana pendukung sebuah perusahaan adalah dengan adanya sistem Informasi,

dimana dapat membuat aktivitas kerja perusahaan tersebut menjadi lebih baik, dalam

arti perusahaan telah menggunakan yang namanya sistem komputer. Bila perusahaan

masih menggunakan sistem yang manual maka bisa membutuhkan waktu yang lama.

Setiap perusahaan mempunyai sistem yang berbeda-beda dari yang menggunakan

sistem manual sampai yang menggunakan sistem terkomputerisasi, dan cara kerjanya

pun pasti berbeda.

Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin saat ini masih menggunakan sistem

yang manual sebagai sistem informasi dalam proses peminjaman, proses kerjanya

bisa dikatakan belum maksimal dari segi pencarian data, perhitungan, sampai

pembuatan laporan. semuanya masih menggunakan arsip media kertas dimana

keamanan datanya kurang baik.

Dari analisa yang penulis lakukan, penulis menyarankan sebuah sistem

terkomputerisasi yang akan penulis rancang. Berikut ini akan penulis bahas

mengenai sistem akuntansi usulan yang baik untuk digunakan pada Credit Union

Pancur Kasih TP. Menjalin.


59

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Pada prosedur sistem akuntansi usulan penulis akan menjelaskan tentang

sistem peminjaman uang pada Credit Union Pancur Kasih TP. Menjalin. Adapun

sistem akuntansi usulan adalah sebagai berikut:

1. Proses Login

Pada proses menu login karyawan yang menggunakan sistem komputer

haruslah terlebih dahulu melakukan login pengguna kedalam sistem komputer.

2. Proses Master

Pada menu master terdapat pilihan beberapa form, apabila ingin mengisi data

pengguna maka masuk ke file pengguna, apabila ingin mengisi data pinjaman

masuk kedalam file pinjaman, dan apabila ingin mengisi data pencairan maka

masuk ke dalam file pencairan.

3. Proses Pengajuan Pinjaman

Proses pengajuan pinjaman anggota terlebih dahulu harus sudah menjadi

anggota pada CUPK Menjalin, selanjutnya pada pada saat proses pengajuan

pinjaman anggota mengisi formulir permohonan pinjaman dan menyerahkan ke

bagian kredit dengan melampirkan fotocopy kartu keluarga, fotocopy KTP dan

pas photo 3 x 4 sebanyak 2 lembar.

4. Proses Persetujuan Pinjaman

Selanjutnya bagian kredit mengecek kelengkapan persyaratan, apabila data

anggota lengkap sesuai dengan persyaratan maka bagian kredit akan

melakukan penghitungan dari jumlah angsuran, suku bunga, maupun jangka


60

waktu yang ingin diselesaikan untuk pengembalian pinjaman, dan hasil ini

merupakan kesepakatan bersama antara anggota dan bagian kredit. Apabila

semuanya sudah selesai dilakukan maka bagian kredit akan menginput data

anggota yang melakukan pinjaman tersebut ke dalam file pinjaman kredit dan

mengecek data anggota kedalam file Anggota dan kemudian menyerahkan

surat perjanjian pinjaman anggota dan surat persetujuan pinjaman yang telah

ditandatangani oleh manager sebagai bukti persetujuan pinjaman.

5. Proses Pencairan Dana Pinjaman

Anggota menyerahkan surat persetujuan pinjaman ke bagian kasir, kemudian

kasir menginput data tersebut ke dalam file transaksi pinjaman, kedalam file

jurnal umum. Bersama dengan mengeluarkan uang, kasir juga memberikan

slip uang keluar tersebut yang sudah dicap kepada anggota, sebagai bukti

pinjaman telah dikonfirmasi.

6. Proses Pembuatan Laporan

Pada proses pembuatan laporan ini, berdasarkan dari transaksi pinjaman dan

jurnal yang ada, dibuatlah laporan yang terdiri dari laporan jurnal umum dan

jurnal khusus pinjaman oleh bagian kredit yang telah dikoordinasi dengan

bagian kasir untuk diserahkan kepada manager. Laporan ini dilakukan setiap

kali memberikan pinjaman. Setelah memberikan pinjaman kepada anggota,

bagian kredit membuat laporan kepada manager dengan diketahui kepala

tempat pelayanan dengan mencantumkan bukti pinjaman serta berkas-berkas

persyaratan yang lain. Hasil laporan tersebut juga bisa diakses langsung oleh
61

pemilik, jadi pembuatan laporan tidak perlu dicetak menggunakan kertas.

Selain untuk menghemat penggunaan biaya kertas, keamanan dari sebuah

laporan juga terjaga karena tidak adanya penyimpanan laporan berbentuk arsip

yang dapat menyebabkan rusak maupun hilangnya data.


62

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akutansi Usulan

1. Diagram Konteks Usulan

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan Pada Credit Union
Pancur Kasih TP. Menjalin

Keterangan:

FPP : Formulir Pengajuan Pinjaman


KK : Kartu Keluarga
KTP : Kartu Tanda Penduduk
SUK : Slip Uang Keluar
LJU : Laporan Jurnal Umum
LJKP : Laporan Jurnal Khusus Pinjaman
SPPA : Surat Perjanjian Pinjaman Anggota
SPP : Surat Persetujuan Pinjaman
63

2. Diagram Nol Usulan

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan Pada Credit Union Pancur
Kasih TP. Menjalin
64

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi

yang tetap dan sesuai dengan sistem. Sehingga user dan analisis sistem mempunyai

pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store.

Adapun kamus data dari sistem peminjaman uang pada Credit Union Pancur

Kasih TP. Menjalin adalah sebagai berikut:

4.4.1. Kamus data dokumen data masukan

1. Nama arus Data : Formulir Pengajuan Pinjaman


Alias : FFP
Tipe Data : Manual / kertas
Arus Data : Anggota - Proses 1.0 Bagian Kredit
Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pengajuan pinjaman
Periode : Setiap melakukan pengajuan pinjaman
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :-
Isi :{}
Footer :-
2. Nama Arus Data : Kartu Tanda Penduduk
Alias : KTP
Tipe Data : Manual / kertas
Arus Data : Anggota - Proses 1.0 Bagian Kredit
Penjelasan : Sebagai salah satu syarat dalam pengajuan pinjaman
Periode : Setiap adanya pengajuan pinjaman
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
65

Header :Nama Provinsi

Isi :{ +Nama+Ttl+JK+Alamat+RT/RW+Desa/Kel+

Kecamatan+Kab/Kota+Agama+Pekerjaan+Berlaku Hingga }

Footer : Ttd Pemegang Kartu+Stempel Instansi Pemerintah+

Ttd Kepala Dinas

3. Nama Arus Data : Kartu Keluarga

Alias : KK

Tipe Data : Manual / kertas

Arus Data : Anggota - Proses 1.0 Bagian Kredit

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat dalam pengajuan pinjaman

Periode : Saat melakukan pinjaman

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul

Isi :{Nama+NIK+JK+Ttl+Agama+Pendidikan+Pekerjaan+

Status+Kewarganegaraan+Dok Imigrasi}

Footer : Ttd Kepala Keluarga+Stempel dan Ttd Kepala Dinas

4. Nama Arus Data : Pas Photo

Alias : PP

Tipe Data : Manual / kertas

Arus Data : Anggota - Proses 1.0 Bagian Kredit

Penjelasan : Sebagai salah satu syarat dalam pengajuan pinjaman


66

Periode : Saat melakukan pinjaman

Volume : 1 lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header :-

Isi :{-}

Footer :-

4.4.2. Kamus data dokumen data keluaran

1. Nama arus Data : Surat Perjanjian Pinjaman Anggota


Alias : SPPA
Tipe Data : Manual / kertas
Arus Data : Bagian Kredit - Proses 2.0 Anggota
Penjelasan : Sebagai salah satu perjanjian dari pinjaman
Periode : Setiap adanya pinjaman
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama_Perusahaan
Isi :{}
Footer :-
2. Nama Arus Data : Surat Persetujuan Pinjaman
Alias : SPP
Tipe Data : Manual / kertas
Arus Data : Bagian Kredit - Proses 2.0 Anggota
Penjelasan : Sebagai salah satu persetujuan dari pinjaman yang nantinya
akan diserahkan anggota kepada kasir untuk melakukan
pencairan
Periode : Setiap adanya pinjaman
Volume : 1 Lembar
67

Struktur Data : Header + Isi + Footer


Header :
Isi :{ }
Footer :
3. Nama Arus Data : Slip Uang Keluaar
Alias : SUK
Tipe Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Kasir - Proses 3.0 Anggota
Penjelasan : Sebagai salah satu bukti pencairan dana
Periode : Setiap adanya transaksi pencairan dana
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama_Perusahaan
Isi :{}
Footer : Total
4. Nama Arus Data : Laporan Jurnal Umum
Alias : LJU
Tipe Data : Tampilan Layar
Arus Data : Bagian Kredit - Proses 5.0 Manager
Penjelasan : Sebagai salah satu proses pembuatan laporan jurnal umum
Periode : Setiap proses pelaporan
Volume :-
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Nama_Perusahaan+Judul_Laporan
Isi : {no_jurnal+tgl_jurnal+kd_akun+nm_akun+
ket_jurnal+jml_debet+jml_kredit}
Footer : Total
5. Nama Arus Data : Laporan Jurnal Khusus Pinjaman
Alias : LJKP
68

Tipe Data : Tampilan Layar


Arus Data : Bagian Kredit - Proses 5.0 Manager
Penjelasan : Sebagai laporan jurnal khusus pinjaman
Periode : Setiap proses pelaporan
Volume :-
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama_Perusahaan+Judul_Laporan
Isi : {no_trans_pin+tgl_pin+tgl_jth_tempo+jml_debet+
jml_kredit}
Footer : Total
6. Nama Arus Data : Laporan Buku Besar
Alias : LBB
Tipe Data : Tampilan Layar
Arus Data : Bagian Kredit - Proses 5.0 Manager
Penjelasan : Sebagai laporan jurnal khusus pinjaman
Periode : Setiap proses pelaporan
Volume :-
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Nama_Perusahaan+Judul_Laporan
Isi : {}
Footer : Total