DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 04.04.04.

RUMAH SAKIT TK.IV 04.07.02. SLAMET RIYADI

PANDUAN KOMUNIKASI EFEKTIF

DI RS TK IV 04.07.02 SLAMET RIYADI
SURAKARTA

A. PENDAHULUAN
RS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi melakukan banyak fungsi komunikasi baik internal maupun
eksternal untuk menunjang dan mensosialisasikan pelayanan yang dilaksanakan. Fungsi
komunikasi tersebut tidak hanya dilakukan oleh salah satu bagian saja, oleh karena itu perlu
menetapakan sebuah panduan agar semua komunikasi yang dilakukan sesuai dengan
kewenangan /kompetensi yang dimiliki.

Karumkit RS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi menetapkan sebuah panduan untuk membangun
sistem komunikasi internal maupun ekternal RS Tk.IV 04.07.02 Slamet riyadi agar dapat
menunjang efektivitas pelayanan yang berorientasi implementasi sistem manajemen mutu.

B. PENGERTIAN
1. Komunikasi internal adalah media edukasi, sosialisasi dan informasi internal RS. Tk.IV
04.07.02 Slamet Riyadi
2. Kumunikasi ekternal adalah media edukasi, klarifikasi, dan informasi oleh RS Tk.IV
04.07.02 Slamet Riyadi untuk masyarakat dan lembaga lain.

C. TUJUAN
1. Membangun komunikasi internal sebagai media edukasi, sosialisasi dan informasi agar
tercipta kerjasama yang solid sehingga aktivitas semua unit kerja di RS Tk.IV 04.07.02
Slamet Riyadi terlaksana secara efektif dan efisien .
2. Mengembangkan komunikasi eksternal sebagai media edukasi, klarifikasi, informasi dan
pemasaran dalam rangka menciptakan kemitraan yang saling menguntungkan.

D. BENTUK /MEDIA KOMUNIKASI

1. Komunikasi Antar Personal (Lisan).
2. Komunikasi Manggunakan Media (cetak /tulisan).
3. Informasi /Penjelasan (Lisan)
1
 4. Sosialisasi Dokumen.
5. Rapat
6. Komunikasi Sebagai Media Edukasi
7. Media Masa
8. Pelayanan Informasi Per Telepon.

A.1. KOMUNIKASI ANTAR PERSONAL (LISAN)

Dalam menjalin hubungan kerja dengan komunikasi antar personal baik pemimpin dengan
bawahan, staf dengan staf maupun pelaksana dengan pelaksana dalam satu unit maupun
antar unit tugas, harus tetap dalam hubungan yang saling menghormati dan tetap
memperhatikan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berikut :
a. Komunikasi sebagai sebuah proses harus memperhatikan siapa yang menyampaikan
apa kepada siapa dengan maksud apa menggunakan media apa dan dengan
dampak apa.
b. Pastikan tujuan komunikasi dapat dipahami dengan jelas sebelum melakukan
komunikasi.
c. Komunikasi adalah menyampaikan pesan dengan menggunakan symbol-simbol verbal
maupun non verbal.
d. Komunikasi dapat menimbulkan dampak seperti yang diinginkan maupun dampak yang
tidak diinginkan.
e. Dalam komunikasi seringkali tiap orang memiliki arti yang berbeda untuk simbol yang
sama, atau dengan kata lain tiap orang sering kali memberi arti yang berbeda dalam
tindakan atau kata-kata yang sama.
f. Gunakan umpan balik yang timbul dalam komunikasi untuk membantu meningkatkan
efektivitas dalam komunikasi.
g. Gunakan waktu secukupnya untuk komunikasi antar personal.
h. Bersikaplah ramah, hormat kepada siapapun pada saat berkomunikasi.
i. Hindari simbol-simbol yang dapat menyinggung perasaan orang lain.
j. Setiap atasan bertanggungjawab untuk membina stafnya dalam melakukan komunikasi
internal agar proses interaksi dalam bekerja dapat berjalan secara efisien dan efektif.

Ad.2. KOMUNIKASI MENGGUNAKAN MEDIA CETAK /TULISAN

Selain komunikasi secara lisan dan antar personal, komunikasi dapat dilakukan dengan
menggunakan media cetak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :
2
 a. Komunikasi dengan media cetak dilakukan dengan beberapa pertimbangan, misalnya agar
komunikasi dapat terekam dan bisa disimpan, materi komunikasi bisa disimpan, komunikasi
bersifat formal, komunikasi dapat direncanakan dulu secara lebih seksama, komunikasi
untuk menyampaikan hal-hal yang bersifat rinci /detail.
b. Komunikasi dengan media cetak dapat berupa: memo, leaflet, brosur,poster,buku, surat,
papan pengumuman dst.
c. Rencanakan komunikasi sebelum dilaksanakan, pertimbangkan aspek-aspek yang bersifat
penting, kritis, etik dan kerahasiaan.
d. Gunakan kata-kata secukupnya, tidak bertele-tele dalam menyampaikan pesan /informasi
/instruksi.
e. Untuk komunikasi secara internal unit tugas bisa menggunakan format memo.
f. Komunikasi antar unit tugas atau rumah sakit kepada unit tugas menggunakan format surat
resmi, ber-kop rumah sakit dan stempel resmi.
g. Penggunaan surat resmi harus memperhatikan aturan resmi rumah sakit untuk digunakan
secara tepat dan benar.
h. Pemasangan pengumuman secara luas kepada seluruh karyawan, hanya boleh dilakukan
setelah mendapat persetujuan Karumkit.
i. Pemasangan pengumuman internal unit tugas hanya boleh dilaksanakan setelah ada
persetujuan dari Kepala Unit Tugas masing-masing.
j. Surat-surat selebaran yang berisi pengumuman atau pemberitahuan /informasi /undangan
dsb, yang ditempelkan di papan pengumuman harus mendapat persetujuan dari Kepala
Rumah Sakit atau Kabid terkait.

Ad.3. INFORMASI /PENJELASAN (LISAN)

Informasi /penjelasan langsung dapat dilaksanakan :
a. Kepala Rumah Sakit dan Kepala Bagian RS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadipada rapat
koordinasi.
b. Informasi /penjelasan yang disampaikan bisa berisi informasi kegiatan manajemen,
evaluasi pelayanan, edukasi, (penyegaran, transfer pengetahuan), pembinaan,
pendampingan, informasi tentang rencana kegiatan dll.
c. Informasi /penjelasan dapat disampaikan oleh staf /karyawan lainnya yang ditunjuk oleh
Kepala Rumah Sakit atau Kepala Bagian

Ad.4. SOSIALISASI DOKUMEN

3
 a. Sosialisasi dokumen secara lisan biasa dilaksanakan oleh Kepala Rumah Sakit, Kepala
Uniti, Staf lainnya atau Karyawan Pelaksana yang ditugaskan.
b. Dokumen yang perlu disosialisasikan adalah dokumen yang harus diketahui dan
dilaksanakan /ditindaklanjuti.
c. Peserta sosialisasi adalah staf, karyawan pada unit tugas yang harus mengetahui dan
melaksanakan /menindaklanjuti isi dokumen yang disosialisasikan.
d. Sosialisasi dokumen bisa juga dilakukan dengan menempelkan dokumen pada tempat
tertentu yang mudah dibaca.
e. Dokumen yang bisa ditempelkan adalah dukumen yang bukan rahasia dan harus sudah
ditentukan atau mendapat persetujuan dari manajemen /Kepala Rumah Sakit.
f. Selain sosialisasi dokumen yang disebut di atas, sosialisasi dokumen juga bisa dilakukan
dengan mendistribusikan dokumen kepada Unit Tugas /Unit /Pejabat terkait yang sudah
ditentukan di dalam dokumen yang bersangkutan.

Ad.5. RAPAT
Salah satu media komunikasi formal yang diadakan di RS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi, yaitu
rapat yang sudah diatur tersendiri di dalam Pedoman Penyelenggaran Rapat dan ditetapkan
dengan Surat Keputusan Kepala Rumah Sakit.

Ad.6. KOMUNIKASI SEBAGAI MEDIA EDUKASI

a. STUDI KASUS
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan studi kasus :
1) Dilaksanakan dalam rangka menganalisis kasus tertentu misalnya kasus kematian, KTD
dll, bersama beberapa profesi terkait dengan tujuan edukasi (transfer pengetahuan)
untuk mencegah terjadinya kasus serupa atau lainnya.
2) Materi dipersiapkan dan dipresentasikan oleh Dokter, Perawat atau profesi lain yang
pandang memahami kasus yang terjadi.
3) Materi dan hasil studi kasus merupakan rahasia yang harus dijaga demi kepentingan
rumah sakit, profesi terkait dan pasien yang bersangkutan.
4) Hasil studi kasus (notula) tidak ditandatangani.
5) Hasil studi kasus (notula) disimpan oleh ketua SMF atau Kabag dimana kasus terjadi
dan tidak didistribusikan.

b. SEMINAR
4
 1) Seminar ilmiah dilakukan untuk profesi tertentu (Medik, Perawatan, Penunjang Medik)
atau untuk karyawan non profesi (non medik), dilaksanakan secara terbatas (RS Tk.IV
04.07.02 Slamet Riyadi) atau tidak terbatas.

2) Seminar ilmiah (kesehatan) yang dilaksanakan untuk masyarakat umum.

3) Seminar dipersiapkan oleh sebuah tim /panitia dibawah koordinasi Diklat.

c. PKMRS
PKMRS adalah kegiatan penyuluhan tentang hal-hal yang terkait dengan kesehatan yang
dilaksanakan di dalam RS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi PKMRS dilaksanakan oleh
sebuah tim dibawah koordinasi UPKMRS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi Kegiatan PKMRS
dilaksanakan minimal 1 kali dalam sebulan untuk keluarga pasien dan masyarakat

d. PENJELASAN TENTANG HAK DAN KEWAJIBAN PASIEN

1) Penjelasan tentang hak-hak dan kewajiban pasien adalah salah satu bentuk sosialisasi
untuk memastikan pasien mengetahui hak-hak dan kewajibannya.
2) Proses pemenuhan hak pasien diatur tersendiri di dalam Pedoman Pemenuhan Hak
Pasien di RS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi yang ditetapkan dengan SK Karumkit RS
Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi

Ad.7. PELAYANAN INFORMASI PER TELEPON

1) Melayani permintaan informasi tentang pelayanan medik baik rawat jalan maupun rawat
inap.
2) Melayani permintaan informasi tentang jadwal praktek dokter.
3) Melayani permintaan ambulance Siaga (Call Service)
4) Melayani penggilan dokter untuk datang ke RS. Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi
5) Melayani permintaan informasi /pertanyaan tentang pasien yang dirawat di RS. Tk.IV
04.07.02 Slamet Riyadi
6) Melayani telpon masuk maupun keluar (dinas) untuk dihubungkan ke nomor atau orang
yang dituju.
7) Pelayanan informasi per telpon dilayani oleh Bagian informasi 24 jam.

5
E. PENUTUP
a. Hal-hal yang belum /belum cukup diatur di dalam Panduan Komunikasi di RS Tk.IV
04.07.02 Slamet Riyadi ini bisa diatur lebih lanjut oleh masing-masing unit tugas terkait.
b. Panduan Komunikasi di RS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi ini buat untuk dapat dilaksanakan
dengan sebaik-baiknya.
c. Panduan Komunikasi di RS Tk.IV 04.07.02 Slamet Riyadi ini dapat ditinjau sewaktu-waktu
untuk direvisi sesuai dengan kebutuhan.

Surakarta, Juni 2015

Penyusun

Sari Mulyani
Kapten Ckm NRP 575008