IMPLEMENTATION GUIDE Page 1 of

23

PENDAHULUAN

Buku Panduan ini dibuat bertujuan untuk membantu team Implementasi untuk
melaksanakan Implementasi Komputerisasi dari setiap produk Perangkat
Lunak yang dibuat oleh pt Realta Chakradarma.

Tanpa didukung tahapan Implementasi yang benar maka suatu langkah

Komputerisasi disebuah perusahaan akan mengalami banyak kendala dan
rintangan sehingga sering menghasilkan kegagalan Komputerisasi.
Dimana kegagalan suatu Komputerisasi sangatlah merugikan perusahaan yang
bersangkutan, karena bukan hanya nilai dari perangkat lunak itu sendiri saja
yang perlu diperhitungkan melainkan juga nilai dalam bentuk jumlah waktu
yang telah terbuang sia-sia.

Oleh karena itu maka untuk membantu menjalankan tahapan Implementasi

suatu Komputerisasi yang baik, maka kami telah membakukan semua langkah-
langkah yang biasa kami lakukan dan telah teruji keberhasilannya.
Buku panduan Implementasi ini menjadi buku wajib dibaca, dimengerti oleh
setiap staff Implementasi dan bahkan dipergunakan sebagai panduan staf
Implementasi dalam melakukan Implementasi Komputerisasi sehingga dapat
menghasilkan jasa yang bermutu.

Untuk meningkatkan mutu dari tahapan Implementasi maka kami sangat

mengharapkan sekali perbaikan-perbaikan yang memang dibutuhkan.

PT. Realta Chakradarma

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 2 of
23

TAHAPAN-TAHAPAN IMPLEMENTASI

Berdasarkan pengalaman selama ini maka kami telah membakukan beberapa

tahapan-tahapan penting yang memang perlu dilakukan.
Dimana untuk setiap tahapan Impelementasi harus dilakukan dengan benar
sehingga apabila telah dilakukan dengan benar maka niscaya hasil akhir dari
Implementasi yang dijalankan akan berhasil.

Tahapan-tahapan Impelementasi ini juga telah dibakukan dalam bentuk

prosedur flow yang diperlukan untuk memenuhi kelengkapan dari ISO-9002.

Tahapan-tahapan Implementasi yang telah dibakukan adalah terdiri dari :

1. Coordination Meeting
2. Implementation Survey
3. S/W Installation
4. Kick Off Meeting
5. General Explanation
6. Inter Department Training
7. Operator Training
8. Static Data and Master Data
9. Outstanding Transaction and Beginning Balance
10. System Life
11. Assistance
12. Audit Status
13. Close Off Meeting

Penjelasan dari setiap tahapan diatas akan dijelaskan secara terperinci

dihalaman berikut dan dilengkapi juga dengan bahan-bahan apa saja yang akan
digunakan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 3 of
23

01. INTERNAL MEETING

Tahapan INTERNAL MEETING adalah tahapan awal dari suatu Implementasi

dan dilakukan setelah mendapatkan Kontrak Pembelian Perangkat Lunak atau
Jasa Implementasi (RC08).
Tahapan ini diprakasi oleh divisi/departemen yang melakukan transaksi
penjualan, dalam hal ini bisa dari divisi Sales atau dari divisi Maintenance
tergantung siapa yang melakukannya (lihat prosedur flow).

Tujuan dilakukannya tahapan ini adalah :

1. Penjelasan isi dari Kontrak tentang produk perangkat keras maupun
perangkat lunak yang terjual, tahapan pembayaran dan lingkup
pekerjaan yang telah dijanjikan.
2. Menentukan Jadwal Pengadaan & Persiapan Barang.
3. Jadwal Pelaksanaan Implementasi.
4. Menentukan Team Pelaksana.

Tahapan ini harus dihadiri oleh wakil dari departemen yang terkait
tergantung dari produk yang terjual, yaitu dari departemen :
1. Departement yang melakukan transaksi penjualan (Sales Department,
Maintenance Department).
2. Project Department.
3. Development Department, apabila terdapat modifikasi program.
4. SE Department.
5. Purchasing Department, apabila ada produk-produk yang harus dibeli.
6. Finance Department.

Semua keputusan yang telah ditentukan harus tercatat didalam Notulen

Rapat dan dilengkapi dengan daftar hadir, dimana setiap departemen yang
mengikutinya akan mendapatkan satu kopi dari notulen rapat dan daftar hadir
tersebut sebagai acuan yang perlu dilakukan.
Khususnya untuk departemen Project harus menyimpan satu buah copy dari
Kontrak, Notulen Rapat dan Daftar Hadir tersebut harus disimpan ke binder
Pelanggan dan digunakan sebagai bukti bahwa tahapan Internal Meeting telah
dilakukan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 4 of
23

Dari hasil tahapan ini maka Team Implementasi bertanggung jawab untuk
membuat beberapa hal yaitu :
Jadwal Implementasi (lihat lampiran IMP-01-01).
Daftar anggota team, Project Leader dan anggota team berikut dengan
lingkup pekerjaannya masing-masing (lihat lampiran IMP-01-02).

Sesuai dengan tahapan Implementasi maka tahapan berikut yang harus

dilakukan adalah tahapan Coordination Meeting dengan pihak pelanggan, untuk
itu maka sipembuat kontrak harus melakukan konfirmasi ke pelanggan dengan
membuat undangan Coordination Meeting yang isinya tentang :
Jadwal kapan akan dilakukannya Coordination Meeting.
Agenda dari Coordination Meeting.
Menjelaskan siapa saja yang akan hadir dari pihak Realta.
Siapa saja yang diharapkan hadir dari pihak Pelanggan.
Hasil konfirmasi diatas harus dikonfirmasikan kembali kesemua departemen
yang terkait bahkan perlu dilakukan tahapan Internal Meeting ulang apabila
mempengaruhi jadwal pelaksanaan yang ditentukan sebelumnya.

Setelah tahapan ini dilakukan maka Project Leader harus memastikan

dibuatnya semua kebutuhan Internal terhadap aplikasi yang dipesan, yaitu :
Direktori Source (SRC), tempat menyimpan program yang telah
dimodifikasi.
Direktori Program(PRG), tempat program yang sedang dimodifikasi.
Direktori Compile (CMP), tempat program-program yang telah
dicompile oleh pihak Development dan juga sebagai tempat untuk
pengetestan program oleh pihak Project. Apabila program tersebut
telah lulus test maka program ini akan dipindahkan ke Direktori
Implementasi.
Direktori Implementasi (IMP), tempat penyimpan program yang siap
untuk dipasang di pelanggan dan yang sudah ditest oleh pihak Project.
Dierktori Database (DAT), untuk menyimpan Database yang akan
digunakan oleh pelanggan, yaitu Database Kosong dan Database coba-
coba.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 5 of
23

Semua informasi diatas harus tercatat di Configuration Management

Internal (lampiran IMP-01-03).

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 6 of
23

02. COORDINATION MEETING

Adalah tahapan yang penting dan harus dilakukan dimana tujuan dari tahapan
ini adalah mendapatkan kesepakatan bersama tentang rencana lingkup
pekerjaan secara keseluruhan yang akan dilakukan antara pihak Realta dan
pihak Pelanggan.
Untuk memperlancar pelaksanaan tahapan-tahapan Implementasi maka
kehadiran dari wakil departemen yang terkait pihak pelanggan menjadi hal
yang sangat penting.
Sedangkan siapa saja yang harus hadir dari pihak Realta adalah :
Sipembuat Kontrak.
Team Implementasi.

Agenda dari tahapan ini adalah :

Memperkenalkan anggota Team Implementasi Realta.
Konfirmasi Jadwal Implementasi dan menjelaskan secara umum
tentang tahapan-tahapan yang akan dilakukan.
Menentukan Person In Charge dari pihak Pelanggan untuk semua
tahapan yang akan dilakukan.
Membahas prosedur pembayaran.

Bahan-bahan yang diperlukan dalam tahapan ini adalah :

Kopi Kontrak Pembelian.
Daftar Anggota Team. (lihat lampiran IMP-01-02)
Jadwal Implementasi. (lihat lampiran IMP-01-01)
Notulen Rapat.
Daftar Hadir.

Peralatan yang perlu diperhatikan :

OHP atau Infokus, tergantung dari media bahan.
Laser Pointer.
Komputer jika diperlukan.

Semua keputusan hasil dari tahapan ini harus terekam dalam notulen rapat
dan dilengkapi dengan daftar hadir.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 7 of
23

Apabila dari keputusan diatas mengakibatkan terjadinya perubahan jadwal

maka perlu dilakukan tahapan Internal Meeting ulang dengan departemen
yang terkait.

Jadwal Implementasi, Notulen Rapat dan Daftar Hadir disimpan di binder

Pelanggan.
Untuk selanjutnya maka Project Leader harus melakukan Internal Project
Review secara periodik bersama anggota Teamnya untuk membahas status
dari projek tersebut, dimana hasil dari setiap Project Review harus terekam
didalam Notulen Rapat dan disimpan dibinder Pelanggan beserta daftar
hadirnya.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 8 of
23

03. MODIFICATION SURVEY

Tahapan ini dilakukan apabila didalam kontrak terdapat point modifkasi

program, yang bertujuan untuk mendapatkan kepastian secara lebih
mendetail dari perubahan yang akan dibuat.
Dan apabila diketemukan kebutuhan lain yang tidak tercantum didalam
kontrak maka pihak Development harus membahas hal tersebut dengan pihak
Pelanggan dan apabila hasil dari pembahasan tersebut menimbulkan biaya
tambahan maka harus dibuatkan penawaran baru dan di follow-up oleh pihak
Development.

Didalam tahapan Modification Survey terdiri dari beberapa tahapan, yaitu :

1. Detail Survey
Tahapan ini dilakukan kesemua departemen yang terkait dengan
perubahan program dan yang sesuai dengan kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan langkah ini
adalah prosedur flow, form input, laporan yang dibutuhkan dan jurnal
apa saja yang terkait. Semua hasil tahapan ini harus terekam yang
nantinya akan digunakan sebagai data untuk melakukan langkah Analist
and Design.
2. Analist and Design
Adalah langkah untuk menganalisa dan mendesign data hasil detail
survey agar perubahan yang akan dilakukan terintegrasi dengan sistem
standart yang ada. Hasil dari langkah ini adalah program-program baru
apa saja yang akan dibuat dan program-program mana saja yang
mengalami perubahan (termasuk format layar dan format laporan yang
akan dihasilkan) dan melengkapi system flow yang mengalami
perubahan.
3. Sebelum di konfirmasikan ke pelanggan hasil dari langkah Analis dan
Design ini harus di review kembali ke pihak Project dan pihak
Maintenance.
4. Confirmation
Dari semua hasil langkah Analist and Design diatas harus dilakukan
konfirmasi ke Pelanggan. Konfirmasi ini dibuatkan seraca resmi dan
ditanda tangani oleh pihak Pelanggan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 9 of
23

Tahapan ini dilakukan oleh anggota Team dari :

Dapertemen Development
Departemen Project

Dimana hasil dari tahapan ini harus dibuat dalam bentuk tertulis dan dalam
bentuk buku, yang isinya terdiri dari :
Hasil Survey Detail
Hasil Analist and Design
Daftar Program yang terkait dengan Modifikasi
Berita Acara Modifikasi
Penawaran Modifikasi baru untuk kebutuhan yang tidak tercakup dalam
Kontrak
Setelah mendapatkan kesepakatan dari pihak Pelanggan maka hasil dari
tahapan ini akan disimpan ke binder Pelanggan.

Tahapan-tahapan yang perlu dilakukan setelah tahapan Modification Survey

ini dilakukan adalah :
1. Design
2. Coding
3. Testing
Untuk penjelasan terperinci dari tahapan-tahapan diatas akan dijelaskan
lebih detail didalam buku Development Guide.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 10
of 23

04. IMPLEMENTATION SURVEY

Tahapan Implementation Survey adalah tahapan untuk mendapatkan semua

informasi yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan komputerisasi, dan
menentukan apa saja yang perlu dilakukan atau dipersiapkan pihak pelanggan
dalam hal untuk memenuhi kebutuhan sistem.
Memberikan konsultasi dan inputan apabila terdapat hal-hal yang memang
kurang sesuai dengan sistem yang akan dijalankan seperti prosedur kerja,
cara pengkodean, cara pembuatan Account No dan lain-lainnya.
Tahapan ini dilakukan oleh wakil dari departemen Project dan departemen
Hardware yang telah ditentukan didalam Team Implementasi.

Hal-hal yang perlu dipastikan dan dikonfirmasikan adalah :

Struktur Organisasi
Daftar user dan lingkup pekerjaannya.
Prosedur Kerja dan Alur Dokumen
Kondisi Perangkat Keras dan Jaringan.
Tempat dan Sarana untuk Pelatihan.
Kondisi Data yang ada saat ini.
Form-form dan Laporan-laporan yang digunakan.

Dikarenakan banyaknya hal yang perlu dikonfirmasikan didalam melakukan

tahapan ini maka telah dibuatkan buku panduan khusus yaitu Implementation
Survey Guide, sehingga akan sangat membantu dan mempermudah
pelaksanaannya.
Hasil dari tahapan ini juga harus disimpan didalam binder Pelanggan.

Apabila pada saat tahapan ini dilakukan dan diketemukan hal-hal yang perlu
dibeli oleh pihak pelanggan maka hal tersebut menjadi tanggung jawab dari
Project Leader untuk memastikan hal tersebut terjadi, dimana untuk
pengadaannya Project Leader dapat meminta bantuan dari departemen yang
terkait.

Selain hal diatas maka team Implementaation juga harus menjelaskan data
Master apa saja yang harus dipersiapkan oleh pihak pelanggan dan

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 11 of
23

memberikan media Form Data Master yang diperlukan serta penjelasan cara
penggunaannya.
Memastikan semua form yang digunakan dapat dipersiapkan pada waktunya
seperti PO Form, DO Form, Invoice Form, Slip Gaji dan lain-lainnya.

Bahan-bahan yang perlu dipersiapkan untuk menjalankan tahapan ini adalah :

Implementation Survey Guide
Form Data Master

Apabila dari hasil tahapan ini muncul suatu prosedur yang tidak tercakup
didalam sistem yang telah dibeli oleh pihak pelanggan dan pihak pelanggan
meminta hal tersebut untuk dapat diakomodir didalam sistem maka team
Implementation harus membahas hal ini dengan departemen Development dan
setelah itu akan ditindak lanjuti oleh departemen Development.
Sedangkan team Impelementasi itu sendiri tetap melanjutkan semua tahapan
Implementasi sesuai dengan kontrak yang telah disetujui.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 12
of 23

05. H/W INSTALLATION

Tahapan pemasangan Perangkat Keras atau pemasangan Jaringan yang dibeli

oleh pihak pelanggan.

Tahapan ini dilakukan oleh departemen Hardware (SE) dan penyelesaian dari
tahapan ini harus ditandai dengan Berita Acara Instalasi Perangkat Keras.
Departemen Project juga harus mempunyai satu buah copy dari Berita Acara
Perangkat Keras dan disimpan di binder Pelanggan.

Project Leader harus mengikuti status dari tahapan ini dan memastikan
bahwa semuanya telah terpasang sesuai dengan kebutuhan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 13
of 23

06. S/W INSTALLATION

Setelah kondisi Perangkat Keras yang ada di pelanggan sudah siap untuk
digunakan maka langkah selanjutnya adalah melakukan Instalasi atau
Pengiriman Perangkat Lunak yang telah dipesan oleh Pelanggan.

Sebelum melakukan Instalasi Perangkat Lunak di pelanggan maka Team harus

melakukan persiapan Instalasi, yaitu :
Mempersiapkan Form Register.
Mempersiapkan Disk Instalasi, yang terdiri dari :
o Database Kosong
o Program
o Register File
Mempersiapkan Installation Guide.
Mempersiapkan User Guide.
Mempersiapkan Configuration Management, untuk pengisian informasi
Eksternal.
Mempersiapkan Berita Acara Install (3 set), apabila kita sendiri yang
melakukan Instalasi Perangkat Lunak. 1 Set diberikan ke Pelanggan, 1
set yang kedua diberikan kebagian Keuangan Realta dan yang 1 set
lainnya disimpan dibinder Pelanggan.
Mempersiapkan Tanda Terima Pengiriman, apabila tahapan Instalasi
dilakukan oleh pihak Pelanggan dan kita hanya mengirimkan bahan
Instalasi diatas.

Apabila tahapan ini dikaitkan dengan tahapan pembayaran, maka berdasarkan

BA Instalasi atau berdasarkan Tanda Terima Pengiriman yang telah disetujui
oleh pelanggan akan dibuatkan Tagihan dengan nilai yang telah disepakati
dalam Kontrak Pembelian.
Project Leader harus mengikuti status dari Tagihan tersebut, sehingga
apabila terjadi permasalahan yang diakibatkan oleh tagihan diatas maka
Project Leader dapat mengkoordinasikan dengan team atau pihak yang
terkait.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 14
of 23

07. KICK OFF MEETING

Tujuan utama dari tahapan ini dilakukan adalah untuk :

Menjelaskan status terakhir dari project yang telah dijalankan.
Menjelaskan H/W Configuration yang ada.
Menjelaskan Global System Flow berikut tata kerjanya secara umum.
Menjelaskan dan mengkonfirmasi Jadwal Implementasi selanjutnya.

Untuk dapat menjalankan tahapan ini maka team Implementasi harus

mempersiapkan hal-hal diatas dalam bentuk buku (2 set) yang isinya terdiri
dari :
H/W Configuration.
Global System Flow.
Jadwal Implementasi, perlu kiranya jadwal Implementasi ini ditanda
tangani sebagai bukti kesepakatan kedua belah pihak.
Prosedur Kerja.
Hasil Implementasi Survey.

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

OHP atau INFOKUS
Laser Pointer
Komputer jika diperlukan
Tempat Meeting

Yang perlu hadir didalam tahapan ini adalah :

Team Implementasi Realta
Team Implementasi Pelanggan
Top Management dari pihak Pelanggan

Semua keputusan dari tahapan ini harus terekam dalam bentuk Notulen Rapat
dan Daftar Hadir semua peserta, yang kemudian disimpan kedalam binder
Pelanggan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 15
of 23

08. GENERAL EXPLAINATION

Dengan adanya suatu Komputerisasi disebuah perusahaan maka sedikit banyak

prosedur kerja yang ada akan mengalami perubahan.
Apabila perubahan-perubahan tersebut terkait kebanyak orang maka
sebaiknya Top-Management dari pihak pelanggan diminta untuk bersedia
memberikan komitmen dan supportnya kesemua jajaran yang terkait dalam
bentuk memberikan penjelasan tentang :
Tujuan dan keuntungan dari komputerisasi yang akan dijalankan.
Tahapan Kerja yang akan dilakukan.
Perubahan prosedur kerja apa saja yang akan terjadi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan sehubungan dengan perangkat keras
seperti Server, Kabel, UPS, Listrik dan lain-lainnya.

Dengan dijalankannya tahapan ini maka diharapkan semua orang yang terkait
akan memberikan support dan dapat bekerja sama dengan lebih baik sehingga
tahapan-tahapan berikutnya dapat berjalan dengan semestinya.
Perlu atau tidaknya tahapan ini dilakukan sangatlah tergantung dari lingkup
kerja yang akan dikomputerisasikan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 16
of 23

09. INTER DEPARTMENT TRAINING

Tahapan untuk menjelaskan keterkaitan antar departemen sehubungan

dengan prosedur kerja yang akan dijalankan dan yang telah disesuaikan
dengan sistem komputerisasi.

Tahapan ini sangatlah penting dilakukan sehingga masing-masing departemen

dapat mengerti apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan mengerti bahwa
hasil keluaran dari pekerjaan mereka akan menjadi inputan untuk departemen
yang lain, sehingga apabila ada satu tahapan yang tidak dilakukan maka akan
berakibatkan kesemua departemen yang lain.
Apabila sistem yang dibeli oleh pelanggan termasuk sistem Keuangan dan
Akutansi maka didalam menjalankan tahapan untuk departemen lainnya, wakil
dari departemen keuangan dan akutansi harus selalu ikut hadir.

Susunan agenda tahapan training ini adalah sebagai berikut :

Global System Flow.
Detail System Flow per department dan department terkait.
Konfirmasi Status Data Master.
Penjelasan pekerjaan apa saja yang perlu dilakukan oleh masing-masing
departemen.
Penjelasan data awal apa saja yang akan dibutuhkan untuk menjalankan
sistem per masing-masing modul.
Menentukan siapa saja yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan
data tersebut diatas.

Didalam melakukan tahapan ini maka team Implementasi harus membuatkan

Daftar Hadir dari peserta training dan membuatkan Notulen Rapat untuk
mencatat hal-hal yang telah diputuskan sehubungan dengan prosedur yang
akan dijalankan oleh pihak pelanggan.
Notulen Rapat dan Daftar Hadir harus disimpan dibinder pelanggan sebagai
arsip dan bukti bahwa tahapan Inter Department Training telah dilakukan.

Bahan-bahan yang perlu disiapkan untuk menjalankan tahapan ini adalah :

Global System Flow.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 17
of 23

Detail System Flow, sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Daftar persiapan data transaksi yang dibutuhkan.
Notulen Rapat.
Daftar Hadir.

Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menjalankan tahapan ini adalah :

Media untuk menjelaskan (OHP, Infocus, Computer)
Ruangan Training

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 18
of 23

10. OPERATOR TRAINING

Setelah dilakukan tahapan Inter Department Training maka tahapan

selanjutnya yang perlu dilakukan adalah tahapan Operator Training.
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memberikan pelatihan bagaimana cara
penggunaan dari sistem ke Operator sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilakukan permasing-masing operator.

Penentuan pekerjaan dari masing-masing operator didalam masing-masing

Departemen harus sudah ditentukan sebelumnya yaitu dalam tahapan
Implementation Survey.
Sehingga jadwal dan peserta dari tahapan Operator Training telah
ditentukan bersama antara team Implementasi dengan pihak pelanggan
sebelum tahapan ini dilakukan.

Bahan-bahan yang perlu dipersiapkan untuk melakukan tahapan ini adalah :

Operator Training Guide
Training Database
Bahan Training
Evaluation Form
Daftar Hadir

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan tahapan ini adalah :

Media untuk menjelaskan (Infocus, OHP)
Komputer dan Jaringan untuk peserta Training
Ruangan Training

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 19
of 23

11. STATIC DATA and MASTER DATA

Salah satu tahapan yang juga harus dilakukan sebelum sistem dapat
dijalankan adalah tahapan untuk memasukkan data master maupun data tabel
yang diperlukan.

Team Implementasi sebaiknya membantu pihak pelanggan untuk memastikan

bahwa semua data yang telah dimasukkan oleh pelanggan dalam keadaan
benar dan sesuai dengan kebutuhan sistem yang ingin dijalankan.
Setelah semua data dimasukkan maka semua data yang berhubungan dengan
seting sistem dicetak dalam bentuk laporan dan lakukanlah backup database.

Bahan-bahan yang diperlukan dalam tahapan ini adalah :

Daftar File Master / Table

Untuk selanjutnya apabila terjadi perubahan data Tabel maka disarankan

untuk selalu mencetak data Tabel setaip kali terjadi perubahan dan diarsip
sebagai histori perubahan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 20
of 23

12. OUTSTANDING TRANSACTION and BEGINNING BALANCE

Metode Implementasi yang kita lakukan adalah menganut metode CUT-OFF,

sehingga semua data transaksi yang diperlukan untuk menunjang hal diatas
harus dipersiapkan dan dimasukkan ke sistem.
Tahapan ini dapat dijalankan apabila semua tahapan Static and Master data
telah selesai dimasukkan.

Perlu diingat bahwa semua persiapan data Transaksi ataupun Data Saldo
terkait dengan tanggal Cut-Off yang telah ditentukan bersama.

Didalam tahapan ini Team Implementasi membantu memastikan bahwa

pelanggan dapat memasukkan semua data yang diperlukan dengan benar,
setelah semua data selesai dimasukkan maka semua laporan yang terkait
dicetak dan diperiksa ulang bersama-sama dengan pihak pelanggan.

Bahan-bahan yang diperlukan dalam melakukan tahapan ini adalah :

Daftar Outstanding Transaction dan Beginning Balance

Lakukan backup data setelah tahapan ini selelasi dilakukan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 21
of 23

13. SYSTEM LIFE

Setelah semua persiapan data master dan transaksi selasi dimasukkan maka
tahapan selanjutnya adalah Tahapan System Life yang artinya adalah
dimulainya menjalankan sistem dengan menggunakan data actual dan data up-
to-date.

Pada saat sistem ini dijalankan maka sistem lama harus sudah tidak dijalankan
lagi per tanggal yang sistem baru dijalankan (metode Cut-Off), pastikan
bahwa kita tidak menganut metode Pararel-Run.
Alasan mengapa kita tidak menganut metode Pararel-Run karena dengan
metode tersebut akan menimbulkan dualisme pekerjaan yang akan dapat
menghambat kelancaran komputerisasi, karena akan timbul prioritas kepada
pekerjaan dengan sistem yang lama.

Untuk memastikan bahwa sistem baru dapat berjalan dengan baik dan
semestinya maka pada saat tahapan ini dilakukan maka team Implementasi
harus mendampingi pelanggan sehingga siap membantu apabila terjadi hal-hal
yang tidak diinginkan.
Sebagai bukti bahwa tahapan ini telah dilakukan dan berjalan dengan baik
maka Project Leader harus membuat BA System Life (IMP-13-01) dan
ditanda tangani oleh pihak pelanggan.

Catatan :
Apabila tahapan ini dikaitkan dengan pembayaran maka Project Leader harus
memastikan terjadinya tagihan ke pelanggan dan terjadi pembayaran oleh
pelanggan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 22
of 23

14. ASSISTANCE

Setelah sistem berjalan maka team Implementasi tetap mendampingi pihak

pelanggan dalam menjalankan semua prosedur kerja yang terkait dengan
sistem yang digunakan.

Biasanya pada tahap awal setelah sistem dijalankan masih muncul beberapa
kendala, seperti :
Belum terbiasa menjalankan sistem baru.
Belum mengerti bagaimana caranya memasukkan data ke sistem untuk
beberapa kasus yang tidak tercakup didalam tahapan Operator
Training.

Selain hal-hal diatas maka team Implementasi harus membuatkan laporan

tentang status pekerjaan permasing-masing departemen dan melakukan
project review perminggu dengan semua kepala bagian yang terkait.
Project Review dilakukan untuk membahas segala permasalahan yang timbul
dan menentukan solusi yang tepat untuk semua permasalahan yang ada.
Laporan Project Status (IMP-14-01) diperlukan pada saat penanda tanganan
BA Implementasi ditahapan Close Off Metting.

Project Leader juga harus selalu memberikan laporan dari status project
yang sedang dijalankan ke Manager divisi Project dalam bentuk Project
Review Internal.

Semua hasil keputusan Project Review Internal maupun External harus

terekam dalam bentuk Notulen Rapat dan Daftar Hadir dan disimpan dibinder
pelanggan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM

 IMPLEMENTATION GUIDE Page 23
of 23

15. CLOSE OFF MEETING

Setelah semua tahapan Implementasi dijalankan dengan baik dan semestinya

berdasarkan hasil audit maka tahapan selanjutnya yang perlu dilakukan adalah
tahapan Close Off Meeting ini.
Dimana tujuan dari tahapan ini adalah untuk menandai akhir dari tahapan
Implementasi yang telah dilakukan dan dimulainya tahapan Maintenance atau
Warranty.

Hal-hal yang perlu disampaikan dalam melakukan tahapan ini adalah :

Kondisi akhir Komputerisasi.
Penanda tanganan BA Implementasi (IMP-15-01).
Memperkenalkan team Maintenance.
Menjelaskan hal-hal yang tercakup didalam Warranty / Maintenace.
Menjelaskan prosedur kerja sehubungan dengan komunikasi antara
pihak Pelanggan dengan pihak Realta.

Pihak-pihak yang perlu hadir didalam tahapan ini adalah :

Team Implementasi Realta.
Team Maintenance Realta.
Team Implementasi Pelanggan.
Top Management Pelanggan.

365383237.doc Last printed 1/8/2007 10:52:00 AM