PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENYIMPANAN ALAT

KONTRASEPSI MENGGUNAKAN APLIKASI PADA KANTOR PEMBERDAYAAN
PEREMPUAN DAN KELUARGA BERENCANA

KOTA BANDA ACEH

Disusun oleh :

Nama : Ermaniah, S.Sos

NDH : 20

BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN ACEH

BEKERJASAMA DENGAN BKPP KOTA BANDA ACEH
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN II
TAHUN 2014
 RINGKASAN

Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh

khususnya bagian Keluarga berencana selalu meningkatkan kualitas dan akses
pelayanan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan
meningkatnya kepedulian dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas
ketahanan keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga
berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan keluarga
berencana adalah tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) keluarga berencana
yang memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi
keluarga berencana adalah keluarga berencana salah satu unsur utama dalam
pelayanan keluarga berencana yang berkualitas. Dalam menunjang program keluarga
berencana tersebut diperlukan juga pengelolaan adminsitrasi penyimpanan alat
kontrasepsi secara optimal.

Perkembangan Iptek (ilmu pengetahuan dan teknologi) memicu banyak

kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah di bidang teknologi sistem
informasi. Penggunaan komputer sebagai alat bantu penyelesaian pekerjaan di bidang
teknologi sistem informasi kian marak dan berkembang di segala bidang. Komputer
memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat
disesuaikan dengan keinginan pemakainya. Pengelolaan administrasi penyimpanan
alat Kontrasepsi (Alkon) pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
Berencana belum berjalan secara optimal, karena masih dilakukan dengan cara
manual sehingga memunculkan beberapa kendala dan masalah. Oleh karena itu perlu
dilakukan proyek perubahan dengan membuat suatu aplikasi khusus untuk mengelola
administrasi penyimpanan alat kontrasepsi yang ada di Kantor Pemberdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh.
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena dengan pertolonganNya kami
dapat menyelesaiakan proposal yang berjudul Optimalisasi Pengelolaan Administrasi
Penyimpanan Alat Kontrasepsi Menggunakan Aplikasi Pada Kantor Pemebrdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh, meskipun banyak rintangan
dan hambatan yang kami alami dalam proses pengerjaannya, tapi kami berhasil
menyelesaikannya dengan baik. Kemudian tak lupa kami mengucapkan terimakasih
kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam mengerjakan proposal ini.
Kami juga mengucapkan terimakasih kepada teman-teman peserta diklat yang juga
sudah memberi kontribusi baik langsung maupun tidak langsung dalam pembuatan
proposal ini. Tentunya ada hal-hal yang ingin kami berikan kepada masyarakat dari
hasil proposal ini. Karena itu kami berharap semoga proposal ini dapat menjadi
sesuatu yang berguna bagi kita bersama.

Akhirnya penulis mengharapkan semoga penulisan Proposal Rancangan Perubahan

ini dapat barmanfaat bagi penulis maupun pembaca sebagai tambahan pengetahuan.

Banda Aceh, September 2014

Penulis

Ermaniah, S.Sos
NIP. 10611231 198603 2 030

i
 UCAPAN TERIMA KASIH

Pada kesempatan ini tak lupa pula kami ucapkan terima kasih atas dukungan dan
bantuan yang telah di berikan untuk penyelesaian atau penulisan proyek perubahan
ini kepada Yth:

1. Walikota Banda Aceh Hj. Illiza Saaduddin Djamal, SE

2. Kepala Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota
Banda Aceh Ir. Badrunnisa, M.Si
3. Bapak Said Fadil, SIP sebagai Penguji.
4. Mentor (Ir. Badrunnisa, M.Si)
5. Panitia.
6. Orang tua yang saya banggakan (Uamanur/Fatimah)
7. Suami tercinta (Drs. H. Helmi Zakir, ZA)
8. Anak-anak tersayang (Fermi Yanti Hizaz, Desi Khairumi Hizaz, Satria Hizaz)
9. Teman-teman senasib dan sepenanggungan Peserta PIM IV Angkatan II tahun
2014.
10. Para sahabat (staf) yang saya muliakan.
11. Semua pihak yang telah turut membantu kelancaran dalam penulisan Proposal
Rancangan Proyek Perubahan.

ii
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ................................................................................................. i

Daftar Isi ......................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

A. Gambaran Umum.............................................................................. 1
B. Latar Belakang .................................................................................. 1
C. Area Proyek Perubahan .................................................................... 2
D. Ruang Lingkup .................................................................................. 4

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ............................................... 8

A. Road map/mailstone Proyek Perubahan........................................... 8

B. Stakeholders Proyek Perubahan...................................................... 8
C. Strategi Komunikasi .......................................................................... 9

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ........................................ 10

A. Capaian Proyek Perubahan .............................................................. 10

B. Kendala ............................................................................................. 10
C. Strategi Mengatasi Kendala .............................................................. 11

BAB IV PENTUTUP ...................................................................................... 12

A. Kesimpulan ....................................................................................... 12
B. Rekomendasi .................................................................................... 12

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum

Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda

Aceh berdiri pada tahun 2009 dan kini berlokasi di Jl. K.H Ahmad Dahlan Gampong
Baro Kota Banda Aceh. Salah satu fungsi dari kantor ini khususnya bagian Keluarga
berencana adalah meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga Berencana
dan Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan meningkatnya kepedulian dan
peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan keluarga dan
meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga berencana. Salah satu
faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga Berencana adalah
tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang memadai
dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi Keluarga
Berencana adalah Keluarga Berencana salah satu unsur utama dalam pelayanan
Keluarga Berencana yang berkualitas. Kontrasepsi memiliki peranan dalam setiap
fase reproduksi, yaitu untuk menunda kehamilan atau menjarangkan kehamilan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai cara dapat dilakukan, antara lain
penggunaan pil Keluarga Berencana/ kontrasepsi oral, suntikan atau intravaginal,
penggunaan alat dalam saluran reproduksi (kondom, alat kontrasepsi dalam
rahim/implan), operasi (tubektomi, vasektomi) atau dengan obat topikal intravaginal
yang bersifat spermisid.

B. Latar Belakang

Sistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang primer bagi
kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah
memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk
mempermudah pekerjaan. Komputer sebagai unsur penting pengolahan data menjadi
perangkat yang dominan digunakan dalam berbagai perusahaan jasa, dagang
maupun industri. Keunggulan-keunggulan yang dimiliki oleh komputer dalam akurasi,
kecepatan, ketepatan, dan adaptabilitasnya terhadap hampir semua konfigurasi
sistem menjadikan komputer lebih dipilih untuk menggantikan banyak fungsi yang
tidak lagi efektif untuk dikerjakan secara manual.

1
 Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda
Aceh ingin berupaya meningkatkan kualitas kaum perempuan dalam berKeluarga
Berencana. Salah satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga
Berencana yaitu tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana
yang memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi
merupakan salah satu unsur utama dalam, yang didukung juga pengelolaan
adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.
Administrasi penyimpanan alat kontrasepsi (Alkon) pada Gudang Kantor
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh selama ini
masih kurang optimal karena masih dikelola secara manual sehingga memunculkan
beberapa kekurangan diantaranya:

1. Kurang efektif dan efisien

2. Alkon dicatat secara manual
3. SDM kurang terampil
C. Area Proyek Perubahan
1. Struktur Area Optimalisasi Gudang Alkon
Struktur yang terlibat dalam area proyek optimalisasi pengelolaan administrasi
penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi sebagai berikut:

Kepala PP&KB

Kasi KB BKKBN

Pengelola Gudang Alkon

TU PA PP

1. RSU
2. PKM
3. Pustu
4. RB

Pasangan Usia Subur

Gambar 1. Struktur Area Optimalisasi Administrasi Gudang Alkon

2
2. Analisis Area Proyek Perubahan

Berangkat dari uraian diatas permasalahan di atas maka perlu melakukan

proyek perubahan dengan membuat suatu aplikasi khusus untuk mengelola
administrasi penyimpanan alat kontrasepsi yang ada di Kantor Pemberdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh. Hal tersebut untuk
mempermudah dalam melakukan kontrol terhadap data distribusi alat
kontrasepsi dan mengurangi tingkat kesalahan data dan dapat dengan mudah
mengontrol kondisi input/output gudang Alkon. Jika dilihat dari alur data yang
diperlukan adalah sebagai berikut:

Kepala PP&KB BKKBN

KTU

PP PA KB

PLKB Gudang Alkon PUKB

RSU PKM PUSTU RB KKB

PUS

Gambar 2. Alur Data Distribusi Alat Kontrasepsi

3
D. Ruang Lingkup
1. Visi, Misi dan Tujuan Organisasi

Visi Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda

Aceh tahun 2012-2017 adalah : Terwujudnya kondisi perempuan dan anak
yang bermartabat dan keluarga yang berkualitas sesui syariat Islam.

Visi ini harus ditopang oleh nilai-nilai :

Kesetaraan dan keadilan gender bahwa semua manusia baik laki-laki

maupun perempuan memiliki hak dan kewajiban yang sama didepan hukum
dan Tuhan.
Kesejahteraan adalah kondisi dimana perempuan dan anak tepenuhi hak
dan kebutuhan dasarnya.
Bermartabat adalah kondisi dimana perempuan dan anak mendapatkan
penghargaan, pengakuan, dan kesempatan secara setara dan adil.
Nilai-nilai keislaman adalah dikembalikan kepada tujuan Syariat Islam yaitu
Perlindungan atas kehidupan, perlindungan atas agama, perlindungan atas
nalar, perlindungan atas harta, perlindungan atas keturunan, perlindungan
atas martabat yang kesemuanya adalah demokrasi dan keadilan.

Berdasarkan visi tersebut diatas, Misi yang akan dijalankan oleh Kantor PP
dan KB meliputi :

1. Meningkatkan Kualitas Hidup Perempuan dan Anak diberbagai bidang

kehidupan
2. Meningkatkan keterlibatan perempuan dalam proses politik dan jabatan
public
3. Mengupayakan penghapusan segala bentuk kekerasan terhadap
perempuan dan anak.
4. Mengupayakan keadilan ekonomi bagi perempuan.
5. Meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pemberdayaan perempuan
dan perlindungan anak.
6. Memperkuat kelembagaan Kantor PP dan KB sebagai penggerak
Pengarusutamaan gender di Kota Banda Aceh.
2. Tujuan Proyek Perubahan

4
Proyek perubahan ini bertujuan untuk mengoptomalisasi pengelolaan administrasi
penyimpanan alat kontrasepsi (Alkon) dalam menggunakan aplikasi khusus
sehingga diharapkan bisa berimbas pada meningkatnya pelayanan kepada
masyarakat dan mempermudah pola administrasi dengan rapi dan sistematis
sehingga memudahkan dalam distribusi alat kontrasepsi ke instansi terkait dan
proses pelayanan.
Sedangkan manfaat proyek perubahan ini diharapkan menghasilkan suatu karya
nyata dan semakin jelas serta terukur, memberikan masukan bagi perubahan pola
kerja dan metode pelayanan yang baik dilingkungan Kantor Pemberdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh dengan manfaat :
a. Membantu melaksanakan SOP yang jelas dilingkungan Kantor Pemberdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh dalam melakukan
kegiatan keluarga berencana serta pengelolaan data dan informasi.
b. Membantu mempermudah kinerja pegawai dalam mengelola data.

3. Kegiatan Utama

Kegiatan-kegiatan utama yang akan dilakukan sesuai dengan tujuan proyek

perubahan dapat dikelompokkan dalam beberapa tahapan yaitu:
a. Tahapan persiapan
Mengumpulkan data dan informasi terkait proyek perubahan optimalisasi
pengelolaan administrasi alat kontrasepsi menggunakan aplikasi. Data
tersebut mencakup data barang masuk, data barang keluar, jenis alat
kontrasepsi dan stok yang ada di gudang alat kontrasepsi.
b. Tahap sosialisasi
Melakukan sosialisasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
Berencana melalui rapat dan pertemuan dengan KTU, Kasi PA, Kasi PP dan
staf pengelola Gudang Alkon untuk menyepakati model aplikasi yang akan
digunakan untuk mengelola administrasi penyimpanan alat konntrasepsi di
gudang.
c. Tahap Implementasi
Merancang algoritma dan alur data yang diperlukan dalam pembuatan
aplikasi
Merancang tabel sebagai database penyimpanan data

5
 Merancang form input dan output data sesuai dengan keperluan
Menyelesaikan seluruh rangkaian aplikasi
Melakukan instalasi aplikasi di gudang alat kontrasepsi
Mensosialisasikan hasil aplikasi kepada pihak terkait
Melakukan bimbingan teknis dan monitoring kepada pengelola
data/operator
d. Tahap evaluasi
Melakukan evaluasi terhadap aplikasi yang digunakan untuk mengelola
administrasi penyimpanan alat kontrasepsi
Melakukan launching aplikasi
4. Standar kriteria keberhasilan
Standar keberhasilan dapat dilihat sesuai dengan tahapan kegiatan yang
dilakukan.
- Pada tahap persiapan:
Tersedianya data alat-alat kontrasepsi baik yang masuk maupun yang
keluar. Bgitu juga dengan data pengelompokan jenis alat kontrasepsi dan
jumlah stok yang masih tersimpan di gudang alat kontrasepsi
- Pada tahap sosialisasi:
Terlaksananya rapat dan pertemuan dengan kepala kantor, kepala bagian
dan kepala seksi serta staf di bagian penyimpanan alat kontrasepsi.
Terbentuknya tim pembuat aplikasi
- Pada tahapan implementasi
Terbentuknya alur data yang diperlukan untuk aplikasi
Tersedianya bentuk tabel yang perlu digunakan
Terbentuknya model form input dan output aplikasi
Terselesaikannya aplikasi secara keseluruhan
Aplikasi terinstalasi pada perangkat komputer di gudang alat kontrasepsi
Terlaksananya sosialisasi tentang penggunaan aplikasi di Kantor
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
- Pada tahap evaluasi
Adanya perubahan pola kerja bagian pengelola data dari menual menjadi
lebih akurat menggunakan aplikasi dan memudahkan operator dalam
pencarian data yang diperlukan.

6
7
 BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Road map/milestone Proyek Perubahan

Proyek optimalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi

menggunakan aplikasi dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kurun waktu:

1. Tahapan Persiapan

Dimulai pada bulan September dengan melakukan persiapan berupa

pengumpulan data dan informasi, melakukan pertemuan-pertemuan sosilasisasi
serta membentuk tim perancang dan pembuat aplikasi.

2. Tahapan Rancangan
Periode ini dilakukan pada bulan oktober-november dimana tim mulai merancang
database dan aplikasi yang akan digunakan untuk mengelola data penyimpanan
alat kontrasepsi
3. Tahapan implementasi dan evaluasi
Pada tahap ini akan dilakukan proses instalasi dan ujicoba aplikasi selama satu
bulan yaitu bulan januari untuk mengetahui apakah aplikasi sudah sesuai dengan
keperluan dan akan dievaluasi untuk perbaikan jika ada kekurangan pada aplikasi
tersebut.

B. Stakeholders Proyek Perubahan

Stakeholders atau pemangku kepentingan merupakan segenap pihak yang
terkait dengan pelaksanaan proyek perubahan ini. Pemangku kepentingan tersebut
merupakan kepala bagian dan kepala seksi serta bagian pengelola gudang yang
dapat memberikan dampak positif pada proyek perubahan ini. Identifikasi dan analisis
stakeholders perlu dilakukan karena proyek perubahan optimalisasi pengelolaan
adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi merupakan inovasi
yang diharapkan dapat diluncurkan pada awal tahun 2015.

Identifikasi dan analisis stakeholders tersebut berdasarkan peran dan fungsinya

diasumsikan menjadi:

8
 1. Stakeholders utama yang sangat berkepentingan dan kuat pengaruhnya
adalah: Kepala Kantor Pemberdayaaan Perempuan dan Keluarga Berencana
dan BKKBN
2. Stakeholders yang kurang berkepentingan namun sangat kuat pengaruhnya
kerena perannya dalam perencanaan penganggaran dan perbaikan sarana
dan prasarana adalah : Kasubag Tata Usaha
3. Stakeholders yang sangat berkepentingan karena keterkaitan SDM dan
pengelolaan penyimpanan alat kotrasepsi namun kurang pengaruhnya adalah
staf di bagian gudang alat kontrasepsi.
4. Stakeholders yang kurang pengaruhnya dan kurang berkepentingan adalah
Kasi Perlindungan Anak dan Kasi Pemberdayaan Perempuan.

Namun asumsi ini dapat saja berubah sesuai dengan situasi dan kondisi
perkembangannya.

C. Strategi Komunikasi

Proyek perubahan optimalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat

kontrasepsi menggunakan aplikasi pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan
Keluarga Berencana Kota Banda Aceh ini merupakan merupakan proyek dengan
tujuan jangka panjang pengelolaan data. Namun dalam hal ini selain tergantung dari
hal-hal fisik seperti pengadaan sarana dan prasarana juga meliputi aspek non fisik
yaitu peningkatan SDM pengelola aplikasi yang digunakan.

Kunci keberhasilan dari proyek perubahan ini adalah bagaimana komitmen

dan koordinasi diantara para stakeholders, untuk itu diperlukan strategi komunikasi
agar permasalahan dan perkembangan yang terjadi dapat diketahui bersama.
Komunikasi merupakan penyampaian informasi berupa pesan yang disampaikan
oleh pemberi pesan dan informasi dapat diterima oleh penerima pesan sesuai
dengan pesan yang disampaikan oleh pemberi pesan. Oleh karena itu berbagai cara,
teknik, sarana dan strategi komunikasi yang ada perlu dimanfaatkan baik komunikasi
langsung maupun tidak langsung.

Wadah komunikasi langsung yang sudah ada berupa rapat-rapat bersama

kabag dan kasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana serta
rapat kecil denga staf bagian penyimpanan alat kotrasepsi di gudang untuk dapat
menyampaikan data-data yang ada.

9
 BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek Perubahan

Untuk melihat capaian proyek perubahan perlu diketahui kegiatan yang sudah
dilakukan:

1. Sosialisasi di Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana

Sosialisasi ini dilakukan pada tanggal 5 September 2014 melalui rapat bersama
Kepala Kantor, Kabag Tata Usaha, Kasi Pemberdayaan Perempuan, Kasi
Perlindungan Anak dan staf di bagian gudang penyimpanan alat kontrasepsi.
Sosialisasi ini bertujuan untuk menyamakan persepsi dari semua bidang untuk
mendukung dan membenahi pola penyimpanan alat kontrasepsi yang selama ini
dilakukan. Dalam pertemuan ini juga disampaikan informasi mengenai data
penyimpanan alat kontrasepsi untuk sama-sama di review dan dianalisa. Proses
penyimpanan di gudang alat kontrasepsi dilakukan dengan membuat buku masuk
dan buku keluar barang untuk mencatat jenis barang dan stok yang ada di gudang.
Pencatatan data secara manual bukan suatu kesalahan namun di era modern
dimana penggunaan teknologi yang semakin canggih dirasakan cara tersebut tidak
efektif.

Dari hasil sosialisasi dan diskusi ini kemudian disepakati untuk merubah pola
pengelolaan data di gudang penyimpanan alat kontrasepsi dengan menggunakan
sebuah apilkasi khusus dan membentuk tim pembuat aplikasi untuk segera
merancang aplikasi sesuai dengan kebutuhan.

B. Kendala

Merancang dan membuat sebuah aplikasi bukanlah hal yang mudah dan bisa
dilakukan semua orang namun perlu keahlian khusus. Data administrasi pengelolaan
penyimpanan alat kontrasepsi dari buku sudah berhasil dibuatkan matrik atau tabel
sesuai kebutuhan. Namun yang menjadi kendala adalah tidak adanya staf yang

10
mengerti tentang tatacara pembuatan aplikasi. Aplikasi hanya bisa dibuat oleh orang-
orang yang mengerti bahasa pemrograman yang disebut programmer.

C. Strategi mengatasi kendala

Adanya informasi dan data penyimpanan alat kontrasepsi dangan bentuk tabel
yang sudah dibuat tentu akan memudahkan proses pembuatan aplikasi. Terkait
dengan tidak adanya staf yang mengerti tentang cara pembuatan aplikasi ini maka
untuk mengatasi kendala tersebut Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
Berencana akhirnya mengambil keputusan untuk bekerjasama dengan orang yang
mengerti tentang cara pembuatan aplikasi sehingga diharapkan dengan adanya
personal tersebut aplikasi administrasi pengelolaan alat kontrasepsi segera dapat
dibuat dan dipergunakan.

11
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Proyek perubahan optimalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat

kontrasepsi menggunakan aplikasi pada Kantor Pemberdayaan Perempuan dan
Keluarga Berencana merupakan program dengan tujuan jangak panjang untuk
memperbaiki dan menggantikan sistem lama yang masih dikerjakan secara manual.
Dengan adanya suatu aplikasi ini akan membawa manfaat besar dalam pengelolaan
data yaitu mempermudahdan mempercepat pengecekan dana serta data diharapkan
tersaji dengan lebih akurat.

B. Rekomendasi

Guna mewujudkan proyek perubahan optimalisasi pengelolaan administrasi

penyimpanan alat kontrasepsi menggunakan aplikasi pada Kantor Pemberdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana maka direkomendasikan untuk segera
merancang aplikasi dan bekerjasama dengan pihak terkait dalam hal ini
programmer untuk menyelesaikan apilkasi sehingga secepat mungkin bisa segera
digunakan untuk mengelola administrasi penyimpanan alat kotrasepsi.

12
PROJEC CHARTER
 FORMAT DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

1.0 IDENTITAS PROYEK

Judul OPTIMALISASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI PENYIMPANAN ALAT
KONTRASEPSI MENGGUNAKAN APLIKASI

Deskripsi Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota

Banda Aceh khususnya bagian Keluarga berencana selalu
meningkatkan kualitas dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan
Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan meningkatnya
kepedulian dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas
ketahanan keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan
dalam berkeluarga berencana. Salah satu faktor penting dalam
peningkatan kualitas pelayanan Keluarga Berencana adalah
tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang
memadai dengan sarana dan pra-sarana pendukungnya karena alat
kontrasepsi Keluarga Berencana adalah Keluarga Berencana salah satu
unsur utama dalam pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas.
Dalam menunjang program Keluarga Berencana tersebut diperlukan
juga pengelolaan adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara
optimal.

Sponsor Kepala Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana

Kota Banda Aceh

Project Leader Project Leader dalam proyek ini adalah Ermaniah, S.Sos Peserta
Diklat Kepemimpinan.
Sumber Daya Tim Dalam proyek ini melibatkan tim yang terdiri dari Pejabat Struktural
dan Pejabat Satker dan Pejabat Fungsional.

2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh berdiri pada
tahun 2009 dan kini berloaksi di Jl. K.H Ahmad Dahlan Gampong Baro Kota Banda Aceh. Salah
satu fungsi dari kantor ini khusunya bagian Keluarga berencana adalah meningkatkan kualitas
dan akses pelayanan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi yang didukung dengan
meningkatnya kepedulian dan peran serta masyarakat, meningkatnya kualitas ketahanan
keluarga dan meningkatnya kualitas kaum perempuan dalam berkeluarga berencana. Salah
satu faktor penting dalam peningkatan kualitas pelayanan Keluarga Berencana adalah
tersedianya Gudang Alat Kontrasepsi (alkon) Keluarga Berencana yang memadai dengan sarana
dan pra-sarana pendukungnya karena alat kontrasepsi Keluarga Berencana adalah Keluarga
Berencana salah satu unsur utama dalam pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas.
Kontrasepsi memiliki peranan dalam setiap fase reproduksi, yaitu untuk menunda kehamilan
atau menjarangkan kehamilan. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai cara dapat dilakukan,
antara lain penggunaan pil Keluarga Berencana/ kontrasepsi oral, suntikan atau intravaginal,
penggunaan alat dalam saluran reproduksi (kondom, alat kontrasepsi dalam rahim/implan),
operasi (tubektomi, vasektomi) atau dengan obat topikal intravaginal yang bersifat spermisid.
Dalam menunjang program Keluarga Berencana tersebut diperlukan juga pengelolaan
adminsitrasi penyimpanan alat kontrasepsi secara optimal.

1
Pengelolaan Administrasi penyimpanan alt kontrasepsi (Alkon) selama ini kurang optimal dan
tidak menggunakan metrik (tabel) sehingga memunculkan beberapa kekurangan diantaranya:
4. Data kurang rapi
5. Kesulitan dalam melakkukan pencarian data
6. Kurang efektif dan efisien
Kendala yang sering dihadapi dalam mengelola administrasi penyimpanan alat kontrasepsi ini
juga dikarenakan dipengaruhi beberapa faktor diantaranya:
1. Kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusianya ,
2. Keterbatasan sarana dan prasarana,
3. Kurangnya pembinaan/ diklat teknis,

3.0 TUJUAN
Dilakukannya optomalisasi pengelolaan administrasi penyimpanan alat kontrasepsi (Alkon)
dalam bentuk metrik diharapkan bisa berimbas pada meningkatnya pelayanan kepada
masyarakat.
Secara umum proyek perubahan ini bertujuan mempermudah pola administrasi dengan rapi
dan sistematis sehingga memudahkan dalam distribusi alat kontrasepsi ke instansi terkait dan
proses pelayanan.
4.0 MANFAAT
Secara umum dengan adanya proyek perubahan ini diharapkan menghasilkan suatu karya nyata
dan semakin jelas serta terukur, memberikan masukan bagi perubahan pola kerja dan metode
pelayanan yang baik dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
Kota Banda Aceh dengan manfaat :
a. Membantu melaksanakan SOP yang jelas dilingkungan Kantor Pemberdayaan Perempuan
dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh dalam melakukan kegiatan keluarga berencana
serta pengelolaan data dan informasi.
b. Membantu mempermudah kinerja pegawai dalam mengelola data.

5.0 RUANG LINGKUP

1. Rapat Internal dan External
a. Internal : dengan staff yang berhubungan dengan pengelolaan data alat kontrasepsi
b. External : dengan atasan langsung dan stakeholder (Kasi)
2. Diskusi tentang proyek perubahan,
3. Melakukan monitoring terhadap kondisi alat kontrasepsi,
4. Mengevaluasi dan melakukan kaji ulang terhadap kondisi eksisting,
5. Merumuskan hasil kajian monitoring dan evaluasi kedalam rencana peningkatan kinerja
Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Banda Aceh yang lebih
efektif dan produktif

2
6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PERFORMANCE DELIVERABLE)
Nama Deskripsi
- Evaluasi administrasi pengelolaan Alat Pengelolaan administrasi alat kontrasepsi pada
Kontrasepsi saat ini gudang alat kontrasepsi terlihat kurang optimal
- Tersepakatinya perlu ada proyek yang diakibatkan proses pengelolaan dilakukan
perubahan dangan cara menggunakan buku dan kartu.
- Tersepakatinya judul proposal proyek Proyek perubahan di bagian gudang alat
perubahan kontrasepsi menjadi fokus utama untuk
- Terdatanya alat kontrasepsi di gudang memperbaiki sistem penyimpanan alat
- Terbentuknya aplikasi pengelolaan kontrasepsi agar alat-alat kontrasepsi terdata
data dengan lengkap dan proses distribusi berjalan
- Terlaksananya perbaikan pengelolaan dengan lancar. Aplikasi khusus sangat diperlukan
administrasi alat kontrasepsi untuk menggantikan cara lama.

7.0 PENTAHAPAN (MILESTONES)

No Tahap Waktu
1 Sosialiasasi 2 minggu
2 Pengumpulan data dan informasi 2 minggu
3 Perancangan dan pembuatan aplikasi 2 bulan
4 Implementasi dan evaluasi 1 minggu
8.0 TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR Deskripsi
Sponsor: Kepala KPPKeluarga
Berencana
Kepala KPPKB Project Leader: Ermaniah, S.Sos,
Memimpin penyiapan dan
pelaksanaan proyek perubahan
Coach: Azhar , Memonitor dan
membantu Project Leader dalam
penyusunan proyek perubahan
Staff: Pelaksanaan Kegiatan di
COACH PROJECT Gudang Kontrasepsi.
LEADER Kasi TU, PP dan PA : Membantu
terlaksananya proyek perubahan

STAKEHOLDER

STAFF KASI TU, PP, PA

11111DE
R
9.0 ANGGARAN
JUMLAH Deskripsi

3
 Untuk koordinasi penyusunan,
perumusan dan pelaksanaan proyek.
Untuk pembuatan aplikasi
Sekitar 25 juta rupiah
Untuk sarana dan prasarana seperti
Laptop, printer dan ATK lainnya
Untuk rapat

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER (Potensi Stakeholders)

Stakeholder Internal
- Staff Keluarga Berencana
Stakeholder External
- Seluruh Kasi : Kasi Tata Usaha (TU), Kasi Pemberdayaan Perempuan (PP) dan Kasi
Perlindungan Anak (PA)

11. PERSETUJUAN
Project Sponsor/Atasan Peserta

Ir. Badrunnisa, M.Si.

NIP. 19621110 199203 2 004