BAB I

PENDAHULUAN

Puskesmas adalah pelaksana pembangunan kesehatan di kecamatan. Yang

dimaksud dengan unit pelaksana adalah unit pelaksana teknis dinas yang selanjutnya

disebut UPTD, yakni unit organisasi di lingkungan dinas Kabupaten atau kota yang

melaksnakan tugas teknis operasional.

Puskesmas harus bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan

diwilayah kerjanya. Artinya bila terjadi masalah kesehatan di wilayah kerjanya,

Puskesmaslah ang harus bertanggung jawab untuk mengatasinya.

Pemimpin yang ada di Puskesmas terdiri atas kepala Puskesmas , kepala unit

program dan pengelola program kegiatan. Kepala Puskesmas merupakan pejabat

struktural yang ditunjuk dan dilantik oleh pemerintah. Kepala unit program dan

pengelola program merupakan pejabat fungsional yang diberikan tugas tambahan.

Dinkes Kabupaten/Kota dan Provinsi secara rutin menetapkan target atau

standar keberhasilan masing-masing kegiatan program. Standar pelaksanaan program

ini juga merupakan standar untuk kerja (standar performance) staf. Standar untuk

kerja merupakan ukuran kualitatif keberhasilan program.

1
 BAB II

MANAJEMEN PUSKESMAS

1. Batasan Puskesmas

Puskesmas adalah pelaksana pembangunan kesehatan di kecamatan.

Yang dimaksud dengan unit pelaksana adalah unit pelaksana teknis dinas yang

selanjutnya disebut UPTD, yakni unit organisasi di lingkungan dinas

Kabupaten atau kota yang melaksnakan tugas teknis operasional.

Kriteria umum UPTD terdiri dari :

Tidak melaksanakan fungsi pengaturan, pembinaan, dan perizinan

Mempunyai misi atau tugas pokok yang jelas dan tidak berduplikasi

atau tumpang tindih dengan unit organisasi lainnya

Harus didukung oleh tiga factor, yaitu sumber daya manusia,

anggaran, dan sarana atau prasarana kerja

Memiliki rencana,program, dan kegiatan pengembangan yang

berkelanjutan

Yang dimaksud dengan pembangunan kesehatan adalah

penyelenggaraan upaya kesehatan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan,

dan kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk agar dapat mewujudkan

2
derajat kesehatan yang optimal. Pengertian pembangunan kesehatan juga

meliputi pembangunan yang berwawasan kesehatan, pemberdayaan

masyarakat dan keluarga, serta pelayanan kesehatan.

Yang dimaksud dengan wilayah kecamatan adalah batasan wilayah

kerja puskesmas dalam melaksanakan tugas dan fungsi pembangunan

kesehatan. Apabila dalam satu wilayah kecamatan terdapat lebih dari satu

puskesmas, maka tanggung jawab pembangunan merupakan tanggung jawab

bersama dan untuk mempermudah koordinasi dalam mewujudkan visi maka

Kepala Dinas Kabupaten atau kota dapat menunjuk salah satu puskesmas

sebagai coordinator.

Dari uraian singkat ketiga pengertian di atas jelas bahwa puskesmas

adalah satu satuan organisasi yang diberikan kewenangan dan kemandirian

oleh pemerintah kabupaten atau kota untuk melaksanakan tugas-tugas

opererasional pembangunan kesehatan di wilayah Kecamatan.

Adapun pengertian batasan puskesmas dengan kewenangan

kemandirian yang dimaksud disini adalah puskesmas yang mempunyai

kewenangan sebagai berikut:

1. Kewenangan menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi

pembangunan kesehatan di wilayah kecamatan sesuai dengan situasi

kondisi, kultur budaya, dan potensi setempat

3
 2. Kewenangan mencari, menggali, dan mengelola sumber pembiayaan

yang berasal dari pemerintah, masyarakat, swasta, dan sumber lainnya

yang dengan sepengetahuan dari Dinas Kesehatan kabupaten atau kota,

yang kemudian dipertanggung jawabkan untuk pembangunan kesehatan

di wilayah kerjanya

3. Kewenangan untuk mengangkat tenaga institusi atau honorer,

pemindahan tenaga, dan penyalahgunaan tenaga kesehatan di wilayah

kerjanya dengan sepengetahuan Dinas Kesehatan kabupaten atau kota

4. Kewenangan untuk melengkapi sarana dan prasarana termasuk peralatan

medis dan nonmedis yang dibutuhkan

2. Azas Pengelolaan puskesmas

a. Azas pertanggungjawaban wilayah

Puskesmas harus bertanggung jawab terhadap pembangunan kesehatan

diwilayah kerjanya. Artinya bila terjadi masalah kesehatan di wilayah

kerjanya, Puskesmaslah ang harus bertanggung jawab untuk

mengatasinya. Sebagai contoh bila di salah satu desa di wilayah kerjanya

ada kasus demam berdarah, Puskesmas harus bertanggung jawab segera

melakukan berbagai tindakan agar kasus tersebut tidak menyebar ke

4
 tempat lain. Untuk dapat memantau seluruh kerjanya, puskesmas harua

proaktif ke lapangan mengadakan pemantauan, pembinaan, dan

pemberdayaan masyarakat di bidang kesehatan.

b. Azas peran serta masyarakat

Dalam melaksanakan kegiatannya, puskesmas harus memandang

masyarakat sebagai subjek pembangun kesehatan, sehingga puskesmas

bukan hanya bekerja untuk mereka tetapi juga bekerla bersama masyrakat.

Oleh Karena itu puskesmas harus bekerjasama dengan masyarakat mulai

dari tahap identifikasi masalah, menggali sumber daya setempat,

merumuskan dan merencanakan kegiatan penanggulangannya,

melaksanakan program kesehatan tersebut dan mengevaluasinya. Untuk

itu perlu difasilitasi pembentukan wadah masyarakat yang peduli

kesehatan seperti Badan Peduli Kesehatan Masyarakat (BPKM) atau

Badan Penyantun puskesmas (BPP). BPKM / BPP bisa merupakan mitra

kerja yang konstruktif bagi Puskesmas dalam melaksanakan pembangunan

kesehatan di wilayah kerjanya.

Disamping itu berbagai elemen masyarakat juga diajak kerjasama,

terutama dalam menumbuhkembangkan UKBM (Upaya Kesehatan

Berbasis Masyarakat) yang sesuai dengan elemen masyarakat tersebut,

misalnya :

5
 1. Ibu-ibu anggota PKK atau organisasi wanita lainnya untuk

menumbuhkenbangkan posyandu dan polindes.

2. Organisasi remaja untuk mengembangkan SBH (Sakti Bakti

Husada) di lingkungan pramuka, santri husada dan poskestren

(pos kesehatan pesantren) di lingkungan pondok pesantren.

3. Kelompok pekerja untuk menumbuhkembangkan pos UKK

(Upaya Kesehatan Kerja)

4. Kelompok lanjut usia (lansia) untuk menumbuhkembangkan

posbindu lansia (ps pembinaan terpadu lansia)

c. Azas keterpaduan
Puskesmas dalam melaksanakan kegiatan pembangunan kesehatan di

wilayah kerjanya harus melakukan kerja sama dengan berbagai pihak,

bermitra dengan BPKM/BPP dan organisasi masyarakat lainnya,

berkordinasi dengan lintas sector, agar terjadi perpaduan kegiatan di

lapangan, sehingga lebih berhasil guna dan berdaya guna. Salah satu cara

memadukan berbagai kegiatan adalah dengan memfokuskan berbagai

kegiatan untuk menyehatkan masyarakat. Dari masalah kesehtansetempat

akan diketahui intervensi apa saja yang perlu dan program apa yang lebih

dulu masuk dan program apa yang belakangan dilaksanakan.

d. Azas rujukan
Puskesmas merupakan fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama,

yang bila tidak mampu mengatasi masalah karena berbagai keterbatasan,

bisa melakukan rujukan baik secara vertical ke tingkat yang lebih tinggi

atau secara horizontal ke puskesmas lainnya. Sebaliknya, puskesmas juga

bisa menerima rujukan dari kasus secara vertical dari tingkat yang lebih

6
 tinggi terhadap kasus yang sudah ditangani dan perlu pemeriksaan berkala

yang sederhana dan dapat dilakukan di puskesmas

3. Perencanaan di Puskesmas
a. Perencanaan di Puskesmas
Penyusunan Rencana Tingkat Puskesmas dilakukan dalam 4 tahap

yaitu tahap persiapan, tahap analisis situasi, tahap penyusunan

Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan tahap penyusunan Rencana

Pelaksanaan Kegiatan (RPK).

1. Tahap persiapan
Tahap ini bertujuan untuk mempersiapkan pihak-pihak atau

petugas yang akan terlibat dalam proses perencanaan agar

memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan dalam

melaksanakan langkah-langkah Perencanaan Tingkat Puskesmas.

Tahap ini dilaksanakan melalui pertemuan, pembahasan atau

pelatihan sesuai keperluannya.

2. Tahap analisis situasi
Pada tahap ini diperoleh data dan informasi untuk mengetahui

keadaan dan masalah operasional Puskesmas yang perlu

ditanggulangi. Yang dimaksud dengan masalah operasional adalah

tidak tercapainya target pelayanan kesehatan seperti yang

diharapkan dan penyebabnya. Data yang perlu dikumpulkan adalah

data situasi umum (data kependudukan, data wilayah, data

sekolah) dan data pencapaian target program.

3. Tahap penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)

7
 Tahap ini meliputi tiga langkah yaitu perumusan masalah dan

penyebabnya, langkah perumusan pendekatan pemecahan masalah

dan langkah penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK).

4. Tahap penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) yang disebut pula

dengan Plan Of Action (POA) adalah penyusunan rencana yang

mencakup rincian kegiatan, volume kegiatan, lokasi pelaksanaan,

tenaga pelaksana, sumber biaya dan penjadwalannya

b. Mikroplanning
Dalam rangka peningkatan menejemen di tingkat Puskesmas,

maka unsur-unsur menejemen yang terdiri atas perencanaan,

penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, pengendalian dan

penilaian telah dikembangkan. Secara umum perencanaan dapat

dikatakan sebagai suatu proses penyusunan yang sistematis mengenai

kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah-

masalah yang dihadapi dalam rangka pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan. Perencanaan di tingkat Puskesmas atau yang disebut juga

Microplanning dikeluarkan pada tahun 1986.

Microplanning atau perencanaan mikro di tingkat Puskesmas

adalah penyusunan rencana di tingkat Puskesmas untuk lima tahun

termasuk rincian tiap tahunnya. Mikroplanning ini dirasakan kurang

bersifat operasional karena kurun waktu rencana yang disusun

berjangka waktu lima tahunan. Disamping itu dijumpai permasalahan

bahwa belum semua Puskesmas melaksanakan mikroplanning dan

8
 kurang dimanfaatkannya hasil mikroplanning oleh Dinas Kesehatan II.

Oleh karena itu dikembangkan Pedoman Perencanaan Tingkat

Puskesmas (PTP) yang akan memuat petunjuk dalam menyusun

rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam kurun waktu satu

tahun. Diharapkan hasil penyusunan rencana tingkat Puskesmas ini

dapat seragam sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan

selanjutnya di tingkat Kabupaten menjadi suatu rencana tahunan

kesehatan di daerah tingkat ll. Disamping itu dengan adanya

Perencanaan Tingkat Puskesmas ini diharapkan adanya nilai tambah

berupa meningkatnya kemampuan menejemen Puskesmas dalam

merencanakan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukannya yang

meliputi seluruh kegiatan pokok Puskesmas.

4. Pengorganisasian
a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan susunan komponen-komponen (unit unit

kerja) dalam organisasi yang menunjukkan, unit-unit sebagai berikut:

- Pembagian kerja
- Bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-

beda tersebut diintegrasikan (koordinasi)

- Spesialisasi-spesialisasi pekerjaan
- Saluran perintah dan penyampaian laporan
Struktur suatu organisasi juga menggambarkan bagaimana organisasi itu

mengatur dirinya sendiri, bagaimana mengatur hubungan antar orang dan

antar kelompok. Suatu keputusan yang diambil oleh organisasi itu sendiri

berdasarkan situasi, kondisi dan kebutuhan organisasi merupakan sesuatu

9
yang ada dalam struktur organisasi. Struktur suatu Organisasi ada

kaitannya dengan tujuan, sebab struktur organisasi itu adalah cara

organisasi itu mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingin

dicapainya. Struktur Organisasi bersifat unik untuk setiap organisasi.

Variable Struktur Organisasi
- Ukuran (Size) : Jika suatu organisasi semakin besar, maka akan

semakin kompleks yang menyebabkan semakin impersonal.

Keadaan ini membuat semakin lugas ,dan semakin sulit diarahkan

hingga akhirya organisasi semakin sulit dipadukan

- Rentang Kendali : Pengertiannya adalah jumlah orang yang

langsung di bawah pengawasan dan tanggung jawab seorang

pejabat/pemimpin. Jumlah yang optimum suatu rentang kendali

adalah antara 6 - 10. Kalau terlalu banyak tidak akan bisa diawasi

dan disupervisi secara optimal

- Jumlah Tingkatan ; Jumlah tingkatan struktur organisasi jangan

terlalu panjang, sebab bila terlalu banyak bisa timbul kesulitan

komunikasi vertikal, harus tetap memperhatikan efektivitas

komunikasi
- Struktur Kewenangan : Merupakan orang-oran yang punya

kewenangan membuat keputusan bagi organisasi. Hindarkan hanya

satu orang dalam kewenangan sebab akan menyulitkan

- Struktur Komunikasi : Merupakan variabel yang paling penting,

karena dengan ada inilah satu organisasi menjadi lancar dan baik

10
 - Struktur Tugas : Struktur tugas memiliki persamaan dengan

struktur peranan. Merupakan cara organisasi membagi-bagi

tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya

- Struktur Status atau Prestise : Maksud dari variabel ini adalah

faktor apa saja yang akan didapatkan seorang anggota, misalnya,

dalam pengorbanannya pada organisasi. Setiap anggota dalam

organisasi harus mendapatkan nilai prestise yang sama agar

tercipta suasana yang baik dan tidak ada kesenjangan sosial

- Jarak Psikologis : Merupakan hubungan sifat antara yang di

puncak dengan orang-orang yang di bawahnya. Merupakan

komunikasi emosi antara orang-orang, baik secara vertikal maupun

horizontal.
Faktor-Faktor Pembentuk Struktur Organisasi
Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan dalam merancang

struktur organisasi adalah seberapa jauh kebutuhan untuk melakukan

diferensiasi dan integrasi. Dibedakan menjadi:

- Horisontal (pembagian kerja didasarkan pada spesialisasi)
- Vertikal (pembagian kerja didasarkan pada hirarkhi, otoritas, atau

rantai komando)
- Spasial (pembagian pekerjaan didasarkan pada wilayah geografis)
Sedangkan, Integrasi atau koordinasi dilakukan dengan cara:
- Formalisasi (kebijakan, aturan, prosedur)
- Sentralisasi (lokus pembuat kebijakan)
- Rentang kendali (membatasi jumlah anak buah yang harus

diawasi)
- Standardisasi (kerja, keahlian, output)
- Strategi Organisasi
- Usia dan besaran organisasi
- Teknologi

11
 - Kondisi lingkungan
- Pengendalian kekuasaan
Empat Elemen dalam Struktur Organisasi:
- Adanya spesialisasi kegiatan kerja
- Adanya standardisasi kegiatan kerja
- Adanya koordinasi kegiatan kerja
- Besaran seluruh organisasi
b. Lingkungan Wilayah Kerja Puskesmas
Ada 5 hal yang mempengaruhi wilayah kerja puskesmas, yaitu:
- Jumlah keluarga miskin (Gakin) terus bertambah di wilayah kerja

Puskesmas. Kelompok ini akan terus menjadi beban pembangunan

kesehatan di daerah jika Pemda tidak memiliki kebijakan khusus

untuk mengatasi masalah kesehatan mereka. Indeks Pembangunan

Manusia (IPM) dan Indeks Kemiskinan Manusia (IKM)

Kabupaten/Kota akan dipengaruhi oleh keberadaan kelompok

penduduk miskin ini. Kondisi social demografi seperti tersebut

akan tercermin pada peningkatan angka kekurangan gizi pada ibu

hamil dan balita. Kondisi kesehatan kedua kelompok ini saja

belum dapat ditangani secara efektif oleh Puskesmas. Analisis

efektivivtas biaya untk dana Jaring Pengaman Sosial (JPS) bidang

kesehatan dan bantuan dana yang bersumber dari kelebihan energy

akibat kenaikan harga BBM untuk penduduk miskin di daerah,

juga perlu dilakukan.

- Kemiskinan dan pengangguran terselubung di wilayah kerja

Puskesmas menjadi trigger munculnya masalah social baru dalam

bentuk peningkatan penggunaan narkoba, minuman keras, praktik

12
 seks bebas, dan berbagai bentuk kenakalan remaja lainnya.

Masalah ini akan meningkatkan resiko penyebaran penyakit

menular seksual, kehamilan pranikah, abortus, kematian maternal,

bunuh diri dan sebagainya di wilayah kerja Puskesmas. Keharusan

mencatat data yang dapat digunakan untuk mengungkap berbagai

masalah kesehatan masyarakat tersebut di wilayah kerja

Puskesmas perlu dijadikan kebijakan pemda.

- Dua Kabupaten/Kota (Denpasar dan Bandung) terus kebanjiran

migrant lokal dan igran antarprovinsi yang bertetangga dengan

Bali. Puskesmas perlu mengidentifikasi dan mewaspadai

keberadaan kelompok masyarakat tersebut di wilayah kerjanya.

Kelompok ini dijadikan sasaran pelayanan kessehatan Puskesmas

karena memiliki masalah kesehatan khusus akibat perilaku

penduduk ini yang beresiko.

- Masalah sampah merupakan masalah kesehatan lingkungan yang

belum mendapat penanganan secara intensif oleh Pemda. Masalah

kesehatan lingkungan akan menjadi kendala utama tercapainya

Bali sehat 2005 dan memudarkan citra Bali sebagai pusat

kepariwisataan dunia. Lingkungan yang tercemar oleh masalah

sampah akan meningkatkan resiko berkembangnya penyakit

Gastro Enteritis, DHF, dan penyakit menular lainnya. Puskesmas

harus memikul tanggung jawab menangani masalah lingkungan

13
 ini. Tangguang jawab penanggulangan sampah ada pada Dinas

Kebersihan dan Pertamanan (DKP).

- Pesatnya pembangunan di berbagai sector akan berdampak pada

kesehatan. Analisis dampak kesehatan pembangunan di sebuah

kawasan perlu diagendakan oleh Pemda secara teratur dan

konsisten. Kebijakan iniakan membantu Puskesmas

mengidentifikasi berbagai masalah kesehatan masyarakat yang

muncul di wilayah kerjanya akibat pembangunan sektoral yang

berdampak pada kesehatan masyarakat.

5. Pelaksanaan
a. Kepemimpinan
Pemimpin yang ada di Puskesmas terdiri atas kepala Puskesmas ,

kepala unit program dan pengelola program kegiatan.

Kepala Puskesmas merupakan pejabat struktural yang ditunjuk dan

dilantik oleh pemerintah. Kriteria personalia kepala Puskesmas

dipersyaratkan harus seorang sarjana di bidang kesehatan yang kurikulum

pendidikannya mencakup kesehatan masyarakat, misalnya Dokter, Sarjana

Kesehatan Masyarakat, Sarjana Farmasi, Sarjana Keperawatan. Kepala

Puskesmas adalah penanggung jawab pembangunan kesehatan di tingkat

kecamatan. Sesuai tanggung jawab tersebut dan besarnya peran Kepala

Puskesmas dalam penyelenggaraaan pembangunan kesehatan di tingkat

kecamatan. Menurut KEPUTUSAN MENTERI KESEHATAN RI NO.

128/Menkes/SK/II/2004 telah jelas menuliskan bahwa Kepemimpinan

14
 Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) semestinya ditangani oleh

Sarjana di Bidang Kesehatan Masyarakat secara eksplisit Sarjana

Kesehatan Masyarakat sehingga upaya administrasi & manajemen

kepemimpinan Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) itu ditangani

oleh sarjana kesehatan masyarakat.

. Umumnya pejabat kepala unit dan pengelola disesuaikan dengan

jabatan fungsional yang menjabat sehingga keahlian yang dimiliki sesuai

dengan tugas-tugas program yang akan dijalankan.

b. Motivasi Kerja
Menurut Stoner dan Freeman (1995), Ngalim Purwanto (2000),

Shortel & Kaluzni (1994) motivasi adalah karakteristik psikologi manusia

yang membrikan kontribusi pada tingkat komitmen seseorang. Hal in

termasuk faktor faktor yang menyebabkan, menyalurkan dan

mempertahankan tingkah laku manusia dalam arah tekad tertentu.

Motivasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu

organisasi, motivasi yang tepat dapat memajukan dan mengembangkan

oraganisasi. Unsur manusia dalam organisasi terdiri dari 2 kelompok

orang yaitu orang yang memimpin (manajer) dan orang yang dipimpin

(pegawai / pekerja). Manajer bertanggung jawab untuk memotivasi orang

yang dipimpinnya untuk mencapai tujuan organisasi.

Motivasi dalam organisasi kerja ditinjau dari segi perannya terdapat 2

macam yaitu motivasi positif dan motivasi negatif. Motivasi positif adalah

motivasi yang menimbulkan harapan yang sifatnya menguntungkan atau

menggembirakan bagi pegawai misalnya gaji, fasilitas, karier, jaminan

15
 hari tua, jaminan kesehatan, jaminan keselamatan dan lain lain.

Sedangkan motivasi negatif adalah motivasi yang menimbulkan rasa

takutmisalnya ancaman, tekanan, intimidasi dan semacamnya. Dengan

motivasi negatif orang lain dapat digerakkan oleh pihak yang memotivasi

untuk tujuan tertentu, namun hal ini tidak dapat dipertahankan dalam

waktu yang lama.

Stanford (1970), mengatakan bahwa ada 3 unsur penting dalam

motivasi yaitu antara kebutuhan, dorongan dan tujuan. Kebutuhan muncul

karena ada sesuatu yang kurang dirasakan oleh seseorang, baik fisiologis

maupun psikologis. Dorongan merupakan arahan untuk memenuhi

kebutuhan sedangkan tujuan adalah akhir dari suatu siklus motivasi.

c. Komunikasi Melalui Rapat Rutin
1. Rapat
Merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang

bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak

organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat

untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. Rapat

merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan

secara musyawarah untuk mufakat.

Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia

perlu mengadakan rapat apabila :

- Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari

para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak mau

mengambil keputusan secara sepihak.

16
 - Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia,

sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat

apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.

- Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan

melalui saluran administrasi karena masalah itu harus segera

dipecahkan.
- Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para

bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara langsung

kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang berhubungan

dengan kepentingan bersama.

- Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian melalui

rapat.
- Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau

telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala

[Wursanto 1990 : 137]

2. Macam-macam Rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada

segi peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan

menjadi :
- Rapat penjelasan, ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan

penjelasan kepada para anggota, tentang kebijakan yang diambil

oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau tata-cara

kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.

- Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan

tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah

17
 dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu

pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling

mengait. Masalah itu demikian sulitnya, demikian ruwetnya karena

keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh atau

akibat terhadap masalah yang lain.

- Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari

timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak

saling merugikan kedua belah pihak.

Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :
- Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu

perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan

pesertanya secara resmi mendapat undangan.

- Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu

perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja,

dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi

secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara

kebetulan, dan kemudian membicarakan suatu masalah yang

mempunyai kepentingan bersama.

- Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota.

Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

- Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta

tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah

yang masih bersifat rahasia.

3. Syarat Rapat yang Baik

18
 Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada

prinsipnya untuk mendapatkan saling pengertian. Dari pihak

pemimpin, rapat bertujuan memberikan kesempatan kepada bawahan

untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung kepada

pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik

untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf

lainnya. Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada

beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rapat. Rapat dikatakan

baik apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :

- Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik

adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat

memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat

berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak

mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan

yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya

- Suasana rapat terbuka, artinya tidak ada hal-hal yang

disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka,

obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif

terhadap peserta rapat yang lain

- Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya

monopoli pembicaraan
- Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan,

kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu

19
 mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan

terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara

individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

- Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat

yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu

dan tujuan rapat tidak tercapai.

d. Lokakarya Mini
Lokakarya Mini Puskesmas (LKMP) yaitu bentuk penjabaran Micro

planning (MP) kedalam paket-paket kegiatan program yang dilaksanakan

oleh staf, baik secara individu maupun kelompok. Lokakarya Mini

Puskesmas (LKMP) ini dilaksanakan setiap tahun.

Lokakarya Mini Puskesmas (LKMP) merupakan suatu pertemuan

antar petugas puskesmas dan petugas puskemas dengan sector terkait

(lintas sektoral) untuk meningkatkan kerjasama tim, memantau cakupan

pelayanan puskesmas serta membina peran serta masyarakat secara

terpadu agar dapat meninggatkan fungsi puskesmas.

6. Pengawasan
a. Supervisi
Pengawasan sangat penting dalam implementaasi karena dapat

mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan kegagalan dari kegiatan-

kegiatan dalam pelaksanaan yang sudah direncanakan. Pengawasan

menyangkut semua bagian kegiatan terutama hal-hal yang kecil yang

dapat diatasi segera oleh tenaga pelaksana dan oleh supervisor.

Pengawasan dapat dilakukan di tingkat dan dengan strategi yang berbeda.

20
Petugas pelaksana yang diminta sebagai kepala dalam tim melakukan

pengawasan secara langsung. Pengawasan oleh pihak agak jauh dari

pelaksana biasanya dalam bentuk supervisi.

Pengawasan yang fungsional bila kunjungan itu mampu mendeteksi

penyimpangan dan kemudian memberikan solusi di tempat atau tindak

lanjut yang berakhir pada perbaikan kegiatan. Pengawasan fungsional

minimal mengacu pada ketepatan pelaksanaan sesuai prosedur minimal

yang ditetapkan. Secara formal, langkah-langkah pengawasan meliputi

penetapan standar, penentuan pelaksanaan, dan evaluasi. Standar

pengawasan adalah standar kegiatan yang seharusnya pada suatu kegiatan.

Setiap kegiatan mempunyai standar berbeda. Standar tersebut tergantung

tujuan yang akan dicapai dari kegiatan tersebut. Setiap kegiatan di

pelaksanaan program puskesmas mempunyai standar kegiatan.

Situasi yang tidak terduga dan gap yang terjadi membutuhkan koreksi.

Koreksi-koreksi itu bisa datang dari review sejawat dan pengelolaan

keluhan. Birokrat kesehatan mudah menganggap masalah-masalah

lapangan itu terjadi karena ketidakmampuan tenaga pelaksana dalam

mengerjakan tugas mereka. Mereka kemudian membuat program-program

pelatihan. Tetapi yang kerap terjadi adalah kegagalan pelaksanaan itu

mencerminkan kesalahan pada lingkungan.

Penelitian terdahulu berkaitan dengan pengawasan puskesmas masih

sangat terbatas. Meskipun demikian penelitian-penelitian itu mengakui

bahwa kunjungan supervisi saat kegiatan puskesmas berlangsung

21
 mempengaruhi pengelola puskesmas untuk hadir dan meningkatkan hasil

cakupan kegiatan. Supervisi bisa memberikan bimbingan yang

meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kader. Hubungan antara

pemeriksaan pencatatan dan pelaporan puskesmas dengan pelaksanaan

kegiatan puskesmas. Dokumentasi tentang kepentingan pengawasan ini

jarang dikupas dari kepentingan yang luas yang menyangkut kebijakan

dinas kesehatan. Jika dinas kesehatan atau puskesmas mengembil sikap

yang tegas tentang seperti apa perkembangan posyandu di suatu

komunitas dan bagaimana keterlibatan dinas untuk membangun kegiatan

di sana akan dapat dikerjakan dengan strategi yang lebih tepat.

Praktik Supervisi.
Pengawasan pelaksanaan merupakan bagian dari fungsi manajemen dan

berkaitan dengan fungsi yang lain. Pengawasan dapat menemukan

penyimpangan dan gap terhadap standar yang telah ditetapkan. Pengawasan

dan supervisi dari puskesmas masih bersifat administratif. Puskesmas

melakukan supervisi dan memperoleh laporan tertulis yang menekankan

pencapaian target. Laporan tentang target dibutuhkan untuk pelaporan di

tingkat dinas dan propinsi.

Meskipun supervisi teknis banyak diperlukan seperti dalam hal cara

menimbang balita ataupun memberikan penyuluhan, yang dilaksanakan lebih

terbatas pada memelihara hubungan kerja antara kader dan petugas kesehatan

lain. Koordinator posyandu memperhatikan pengawasan jika cakupan

imunisasi yang dianggap jauh dari target atau ada permintaan dari kepala

22
puskesmas. Kepala puskesmas melakukan evaluasi dari mempelajari laporan.

Namun demikian, objek pengawasan biasanya terbatas pada sistem pelaporan.

Tujuan dari pengawasan adalah lebih pada pencapaian program dan

penggunaan dana pada kegiatan program posyandu. Dinas kesehatan

melakukan pengawasan sebagian besar melalui laporan tertulis. Staf dinas

kesehatan mengunjungi puskesmas secara insidentil tergantung jenis kegiatan

seperti dalam pekan imunisasi nasional dan lomba posyandu. Supervisi untuk

kegiatan rutin dianggap telah dilakukan puskesmas.

Kepala puskesmas memeriksa kelengkapan laporan lab. Supervisi kepala

puskesmas, dalam kegiatan pembinaan, bimbingan dan pengawasan terhadap

pelaksanaan program. Sebaiknya kegiatan supervisi dilakukan sesering

mungkin dalam mencapai keberhasilan program. Karena dapat memotivasi

bawahan untuk meningkatkan kinerja. Supervisi lapangan bisa menjadi

pengganti pelatihan. Petugas supervisi bisa secara langsung memperbaiki

kesalahpahaman dan praktik-praktik di bawah standar ketika kader dan

petugas kesehatan berada di lapangan.

b. Monitoring
Berdasarkan kelompok indikator sesuai dengan misi Puskesmas, maka

untuk pamantauannya bisa dilakukan melalui 2 jenis monitoring, yaitu:

1. Monitoring bulanan : dilakukan terhadap IPMS (Indikator Potensi

Masyarakat Sehat), melalui PWS (Pemantauan Wilayah Setempat)

program pokok Puskesmas khususnya IGA, imunisasi dan perbaikan

gizi. Hasil PWS dibahas pada monitoring bulanan ini, untuk ditindak-

23
 lanjuti, desa mana yang harus difasilitasi agar dapat mengejar

ketinggalannya dalam pencapaian program pokok Puskesmas.

Monitoring bulanan dengan PWS atau LAM
Merupakan implementasi fungsi manajemen "pemantauan dan

pengendalian". PWS dilakukan untuk mengetahui apakah program

yang dilaksanakan pada bulan tertentu, telah berjalan sesuai yang

diharapkan atau belum. Bila hasilnya belum sesuai dengan harapan,

dilakukan analisis faktor penyebabnya, untuk kemudian diintervensi.

Tujuan PWS adalah untuk memanfaatkan data yang paling minimal

dengan mengembangkan indikator yang cukup sensitif bagi

pemantauan penyelenggaraan program, serta memberikan motivasi

kepada para petugas pelaksana. Sampai saat ini program prioritas yang

melaksanakan PWS adalah imunisasi dan KIA.

2. Monitoring semesteran: dilakukan terhadap IPTS (Indikator Potensi

Tatanan Sehat) dan IPKS (Indeks Potensi Keluarga Sehat), melalui

pembahasan hasil MEM (Monitoring dan Evaluasi Manfaat) yang

dilakukan setiap semester.

Cara melakukan pemantauan dengan melakukan survei sederhana

terhadap sasaran (tatanan dan keluarga) khususnya sasaran yang menjadi

target intervensi kita pada tahun ini. Untuk monitoring semesteran dapat

dibuatkan format yang memuat data pada wal tahun (Januari), tengah

tahun (Juli) dan akhir tahun (Januari tahun berikutnya) sebagai berikut.
c. Evaluasi

24
 Pada akhir tahun dilakukan evaluasi secara menyeluruh, baik terhadap

IPTS, IPKS dan IPMS. Evaluasi menyeluruh ini merupakan hasil kerja

Puskesmas dengan segenap mitranya (lintas sektor, LSM, BPP dan pihak

terkait lainnya), yang bila dapat diurai selanjutnya sebagai berikut:

- IPTS terutama menunjukkan tingkat keberhasilan misi

'menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan', yang juga

menunjukkan terutama keterlibatan lintas sektor dan pemerintah

daerah setempat selaku 'pemegang kebijaksanaan

- UKBM, terutama menunjukkan tingkat keberhasilan misi

'pemberdayaan masyarakat' di bidang kesehatan

- IPKS terutama menunjukkan tingkat keberhasilan misi

'pemberdayaan keluarga

- IPMS terutama menunjukkan tingkat keberhasilan misi

'pelayanan kesehatan yang memadai dan sesuai 'demand'

masyarakat', yang juga menunjukkan terutama keberhasilan

petugas Puskesmas, termasuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas

Keliling dan Bidan di Desa.

d. Local Area Monitoring (LAM) & Pemantauan Ibu dan Anak-pemantau

Wilayah Setempat (PIAS)

Local Area Monitoring (LAM) atau Pemantauan Ibu dan Anak-

pemantau Wilayah Setempat (PIAS) adalah sistem pencatatan dan

pelaporan untuk pemantauan penyakit pada ibu dan anak atau untuk

penyakit menular yang dapat dicegah dengan imunisasi.

25
 LAM merupakan penjabaran fungsi pengawasan dan pengendalian

program. LAM dijabarkan khusus untuk memeantau kegiatan program

KIA disebut dengan pemantauan Ibu dan Anak setempat atau PIAS atau

PWS KIA.
e. Standart Keberhasilan Program Puskesmas
Dinkes Kabupaten/Kota dan Provinsi secara rutin menetapkan target

atau standar keberhasilan masing-masing kegiatan program. Standar

pelaksanaan program ini juga merupakan standar untuk kerja (standar

performance) staf. Standar untuk kerja merupakan ukuran kualitatif

keberhasilan program. Tingkat keberhasilan program secara kuantitatif

diukur dengan membandingkan target yang sudah ditetapkan dengan

output (cakupan pelayanan) kegiatan program.

Secara kualitatif keberhasilan program diukur dengan mebandingkan

standar prosedur kerja untuk masing-masing kegiatan program dengan

penampilan (kemampuan) staf dalam melaksanakan kegiatan masing-

masing program. Cakupan program dapat dianalisis secara langsung oleh

staf Puskesmas dengan menganalisis data harian setiap kegiatan program.

Perubahan pengetahuan, sikap dan perilaku masyarakat (effect

program) dan dampak program (impact) seperti tingkat kematian,

kesakitan (termasuk gamgguan gizi), tingkat kelahiran, dan kecacatan

tidak diukur secara langsungoleh Puskesmas. Impact program diukur

setiap lima tahun melalui Survei Kesehatan Rumah Tangga (SKRT) atau

Surkesnas (Survei Kesehatan Nasional) Depkes. Khusus untuk

26
perkembangan masalah gizi dipantau setiap tiga tahun, tetapi hanya

sampai tingkat kabupaten. Standar pelayanan minimal program kesehatan

pokok mulai diterapkan oleh Depkes tahun 2003 untuk menjamin bahwa

dilaksanakan tugas utama pemeriintah menyediakan pelayanan kesehatan

masyarakat yang esensial di daerah.

Indicator derajat kesehatan masyarakat yang paling peka untuk menilai

dampak (impact) program kesehatan adalah IMR, MMR, dan BR (Infant

Mortality Rate, Maternal Mortality Rate, Birth Rate). Untuk

meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, empat program pokok perlu

diprioritaskan oleh Puskesmas yaitu KIA, KB, P2M, dan Gizi. Keempat

program pokok tersebut juga dilaksanakan secara terpadu di luar gedung

Puskesmas melalui Pos kesehatan di tingkat dusun atau Pos Kesehatan

Terpadu (Posyandu). Sejak tahun 1992/1993 Pemerintah juga sudah

menempatkan bidan di desa. Bidan yang bertugas di desa, mengelola

pondok bersalin desa (Polindes).

27
PERTANYAAN

28
 DAFTAR PUSTAKA

Wursanto, Ig, Drs. 2000, Etika Komunikasi Kantor, Yogyakarta : Kanisius

Ludlow, Ron, 2000, The Essence of Effective Communication, Yogyakarta : ANDI

and Pearson Education Asia Pte. Ltd.

Widjaja, H.A.W, Prof. Drs, 1997, Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Jakarta

: Bumi Aksara

http://triharyantod4.blogspot.com/2008/07/lokakarya-mini.html

29