PENGELOLAAN DAN PELAKSANAAN UKM

PUSKESMAS
No. Dokumen : SOP/PGT/VI/01/2016
SOP No. Revisi :
TanggalTerbit : 30/ 09/ 2016
Halaman : 01 - 03
PUSKESMAS dr.Hj.IrmaRahmawati
PERAWATAN NIP.19740116200312200
PAGATAN 6

1. Pengertian : Dokumen adalah uraian tertulis terkait dengan seluruh proses yang
merupakan bagian penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas
Pengendalian Dokumen adalah pemantauan terhadap identifikasi,
validasi dan inventarisasi seluruh uraian tertulis terkait dengan proses
penerapan sistem Akreditasi Rumah Sakit.
Dokumen terkendali adalah dokumen master yang tercatat pada
daftar Induk Dokumen dibagian Dokumen Kontrol dan salinannya
yang disampaikan pada unit kerja Internal Puskesmas Perawatan
Pagatan sesuai dengan yang tercantum pada Daftar Distribusi
Dokumen Internal
Dokumen Tidak Terkendali adalah salinan dokumen yang
disampaikan kepada pihak Eksternal Puskesmas Perawatan Pagatan
sesuai dengan yang tercantum pada Daftar Distribusi Dokumen
Eksternal.
Dokumen Internal adalah dokumen terkait yang merupakan acuan
dan atau terkait dengan kegiatan operasional Puskesmas Perawatan
Pagatan.
Penempatan masterokumen pada ruang Komite Mutu dan copy
dokumen pada setiap unit kerja terkait
Pemantauan Dokumen dilakukan melalui stempel dokumen
terkendali dan stempel copy dokumen untuk distribusi internal
Puskesmas Perawatan Pagatan stempel dokumen tidak terkendali
untuk dokumen yang didistribusikan ke pihak eksternal Puskesmas
Perawatan Pagatan
Revisi Dokumen adalah perubahan uraian dokumen yang dilakukan
berdasarkan identifikasi ketidak sesuaian dari monitoring proses
maupun proses audit/ survey akreditasi Puskesmas Perawatan
Pagatan, diajukan oleh penanggung jawab proses terkait
Validasi dokumen adalah pengesahan dokumen yang digunakan dan
beredar di seluruh unit kerja
Penarikan dan pemusnahan dokumen adalah penghapusan dokumen
yang sudah kadaluarsa dan atau dokumen yang sudah di terbitkan
revisi.
2. Tujuan : Pedoman untuk memantau pembuatan, persetujuan, pengesahan,
 penertiban, pendistribusian, penggunaan dan perubahan seluruh
dokumen terkait dengan penerapan sistem Akreditasi Puskesmas
Perawatan Pagatan
3. Kebijakan : 1. Peraturan Gubernur Nomor 215 Tahun 2014 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Puskesmas Perawatan Pagatan
2. Dokumen tidak dapat digandakan tanpa persetujuan Kepala
Puskesmas
4. Prosedur : 1. Identifikasi Dokumen
- Komite Mutu mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan untuk
penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas Perawatan Pagatan
- Penanggung jawab unit mengidentifikasi dokumen yang
dibutuhkan untuk penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas
Perawatan Pagatan
2. Membuat Draft Dokumen
- Unit membuat draft dokumen yang dibutuhkan sesuai dengan
sistematika persyaratan Sistem Akreditasi Puskesmas Perawatan
Pagatan
- Penanggung jawab unit mengidentifikasikan dan membuat draft
dokumen yang dibutuhkan unit masing-masing sesuai standar
yang berlaku dengan persyaratan Sistem Akreditasi Puskesmas
Perawatan Pagatan
- Buku, pedoman, panduan, surat keputusan/ kebijakan, program,
SPO format yang dipakai untuk menyusun dokumen didaftarkan
kepada Komite mutu untuk dicatatkan judul, sumber, user, dan
tempat penyimpanan dalam daftar dokumen eksternal dan diberi
nomor.
3. Verifikasi Dokumen
- Penanggung jawab unit menyerahkan draft dokumen yang telah
disusun kepada Komite Mutu untuk diverifikasi kecukupannya
4. Disetujui / Revisi
Disetujui :

Komite mutu memeriksa draft dokumen untuk memberikan

keputusan disetujui/ tidak dokumen yang bersangkutan
Dokumen yang telah disetujui diproses lebih lanjut berupa proses
verbal dokumen oleh Wakil Direktur Pelayanan dan Wakil Direktur
Keuangan dan Umum.

5. Mekanisme Perubahan atau revisi dokumen melalui :

- Pengusulan perubahan dokumen oleh unit masing-masing
kepada Komite Mutu berupa hard copy dan soft copy
 - Setelah diverifikasi di cek kesesuaiannya sehingga Dokumen hasil
revisi diajukan kembali kepada Direktur/ Komite Mutu untuk
diputuskan disetujui atau tidak dan dilakukan proses verbal
kembali oleh Wakil Direktur
- Hasil verbal dirapihkan kembali di Komite Mutu dicetak hingga
diterbitkan.
- Komite Mutu menginventarisir seluruh dokumen yang telah
disetujui oleh Direktur Rumah Sakit dan mencatatnya pada daftar
Induk Dokumen
6. Penomoran
- Komite mutu mencantumkan penomoran SPO, tanggal terbit
nomor revisi dan halaman
- Di paraf oleh wakil direktur untuk pengesahan tanda tangan
Direktur
- Kemudian mencatatnya pada Daftar Induk Dokumen di komite
mutu
7. Penggandaan
- Komite mutu melakukan penggandaan / copy dokumen untuk
didistribusikan kepada unit terkait
- Penanggung jawab unit yang terkait menerima copy dokumen
dari Komite Mutu serta menandatangani daftar penerimaan
distribusi dokumen sesuai kebutuhan unit masing-masing,
selanjutnya penanggung jawab unit menyimpan dan
mensosilaisasikan kembali isi dokumen secara sistematis pada
unit masing-masing.
8. Penarikan dan Pemusnahan
- Komite Mutu menarik & memusnahkan dokumen yang telah
direvisi atau dokumen yang sudah tidak dibutuhkan sesuai
dengan persyaratan Akreditasi Rumah Sakit
- Komite Mutu mencatat dalam daftar Pemusnahan Dokumen.
5. Ruang
Lingkup
6. Prosedur
7. Referensi
8. Dokumen
Terkait
9. Unit terkait
10. Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl. mulai diberlakukan
historis
perubahan