GAMBARAN PENGELOLAAN PERSEDIAAN OBAT DI GUDANG FARMASI

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA SEKAYU KABUPATEN MUSI

BANYUASIN PALEMBANG TAHUN 2015

SKRIPSI

Oleh:

Mahmud Badaruddin

1111101000135

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN (MPK)

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1436 H / 2015 M
 iii

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

Skripsi, Desember 2015

Mahmud Badaruddin, NIM : 1111101000135

Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015
ABSTRAK

Pengelolaan obat merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan pengendalian guna
mendukung upaya pencapaian tujuan organisasi. Tujuan pengelolaan persediaan adalah
agar barang dapat tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat, serta berkualitas pada saat
dibutuhkan dengan biaya yang minimal. Di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu
pengelolaan persediaan obat belum efektif, ini terlihat dari data tahun 2015 ada 13 (1,6%)
dari 800 jenis obat yang kadaluarsa dan rusak serta 45 (5,6%) dari 800 jenis obat
mengalami kekosongan. Untuk itu perlu dilakukan pengelolaan persediaan yang efektif
di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif untuk mengetahui
gambaran pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu tahun
2015. Penelitian ini dilakukan mulai dari bulan september sampai november 2015 di
Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah
data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil observasi langsung dan
wawancara mendalam sedangkan data sekunder diperoleh dari telaah dokumen. Informan
penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi farmasi, Kepala Gudang Farmasi, dan Petugas
Pelaksana Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu tahun 2015.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan persediaan obat di gudang
farmasi RSUD Kota Sekayu belum efektif. Hal ini terlihat dari beberapa komponen Input
(SDM yang kurang, Sarana terutama gudang penyimpanan yang kurang memadai, serta
anggaran yang kurang), Proses (perencanaan yang kurang tepat dan penyimpanan yang
kurang memadai), dan Output (masih terdapat obat yang kadaluarsa dan rusak).
Diharapkan Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu lebih memperhatikan sistem
pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi mulai dari Input (SDM dua orang, sarana
(luas gudang 3,2 x 3), serta tidak adanya anggaran untuk pengadaan dan pemeliharaan),
Proses (perencanaan hanya menggunakan satu metode dan penyimpanan pada rak-rak
belum diberi kode), dan Output (masih terdapat obat yang kadaluarsa dan rusak).

Kata Kunci: Pengelolaan persediaan obat, Gudang Farmasi, Rumah Sakit.

Daftar Bacaan: 44 (1990-2014)

 iv

STATE ISLAMIC UNIVERSITY OF JAKARTA

FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCES
PUBLIC HEALTH PROGRAM STUDY
HEALTH CARE MANAGEMENT

Skripsi, Desember 2015

Mahmud Badaruddin : 111110101000135

Description Of Drug Supply Management in Pharmacy's Warehouse General

Hospital of Sekayu City 2015

ABSTRACT

Medication management is a series of planning, budgeting, procurement,

storage, distribution, deletion, and control to support the achievement of
organizational goals. Purpose of inventory management can be available in quantities
and timing, as well as quality in times of need with minimal costs. In the City
Hospital Pharmacy's Warehouse Sekayu yet effective in drug supply management, as
seen from data in 2015, there were 13 (1,6%) from 800 types of drugs expired and
damaged and approximately 45 (5,6%) from 800 drug items experienced a
vacuum. It is necessary for effective inventory management in the pharmaceutical
warehouse Sekayu City Hospital.
This research is qualitative descriptive. To find out description of drug supply
management in pharmacy's warehouse at pharmacy Installation in general hospital of
Sekayu City 2015. Data used in this study are primary data and secondary
data. Primary data obtained from direct observation and in-depth interviews and
secondary data obtained from the study documents. The informants consisted of
pharmaceutical Installation Head, Head of Warehouse Pharmacy and Pharmaceutical
Warehouse Executive Officer Sekayu City Hospital 2015
The results showed that drug supply management of medicine in the
pharmaceutical warehouse Sekayu City Hospital has not been effective. This is
evident from some of the components input (SDM less, Means mainly warehouse
inadequate, and the budget is less), process (planning a less precise and storage
inadequate), and output (there are some drugs still expired and damaged).
City Hospital Pharmacy expected Sekayu more attention to drug supply
management system in the pharmaceutical warehouse ranging from input (SDM two
people, facilities (warehouse 3,2 x 3 Meter), and the budget procurement and
maintenance is nothing), process (planning to use only one method) and storage on
the shelves not yet given a code), and output (there are some drugs still expired and
damaged).

Keywords: drug inventory management, warehouse Pharmacy, Hospital.

Reference : 44 (1990-2014)
 v

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang atas

rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penyusunan Skripsi di Rumah Sakit

Umum Haji Medan Tahun 2015 dapat diselesaikan. Sholawat dan salam tidak lupa

penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa

umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Skripsi ini merupakan syarat mahasiswa semester VIII (delapan) Program Studi

Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh gelar

Sarjana Kesehatan Masyarakat. Dengan pengetahuan, pengarahan dan bimbingan

yang diperoleh selama perkuliahan, penulis dapat menyusun skripsi yang berjudul

Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015

Penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua orang tua tercinta yang telah memberi semangat, memotivasi serta

doanya.

2. DR. Arif Sumantri. M.Kes sebagai Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu

Kesehatan UIN Syarif Hidayatukkah Jakarta.

3. Fajar Ariyanti, M.Kes, Ph. D sebagai Kepala Program Studi Kesehatan

Masyarakat.

4. Riastuti Kusuma Wardani S.KM, M.KM dan DR. M. Farid Hamzens M.Si selaku

pembimbing skripsi yang telah memberikan arahan dan bimbingannya.

 vi

5. Segenap bapak/ibu dosen Jurusan Kesehatan Masyarakat yang telah memberikan

ilmu pengetahuan yang sangat berguna bagi penulis dan mahasiswa pada

umumnya.

6. Direktur RSUD Kota Sekayu yang telah memberikan izin penelitian skripsi di

RSUD Kota Sekayu

7. Kepada pak Dedi, bu Hanif, dan Angga terima kasih telah membantu dan

memberikan informasi terkait dengan skripsi yang saya buat ini.

8. Untuk teman-teman kosan zona putsal terima kasih dukungannya.

9. Untuk keluarga Santri Jadi Dokter Musi Banyuasin terimah kasih juga atas

dukungan dan semangat kalian selama penulis menyelesaikan skripsi ini.

10. Untuk sahabat-sahabat Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2011 dan

seluruh teman-teman Kesmas lainnya.

11. Segenap pihak yang belum disebutkan satu persatu atas bantuan, semangat dan

doanya untuk penulis dalam menyelesaikan skripsi.

Dengan mengirimkan doa kepada Allah SWT penulis berharap semua kebaikan

yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Amin. Terakhir, penulis

berharap semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta

mengharapkan kritik dan saran yang membangun.

Jakarta, Desember 2015

Penulis
 vii

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERNYATAAN .................................................................................... i

ABSTRAK ............................................................................................................... iii

ABSTRACT............................................................................................................. iv

KATA PENGANTAR............................................................................................. v

DAFTAR ISI............................................................................................................ vii

DAFTAR TABEL ................................................................................................... xi

DAFTAR BAGAN .................................................................................................. xii

DAFTAR ISTILAH ................................................................................................ xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .............................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................................... 5
C. Pertanyaan Penelitian.................................................................................... 6
D. Tujuan Penelitian .......................................................................................... 6
a. Tujuan Umum ........................................................................................ 6
b. Tujuan Khusus ....................................................................................... 7
E. Manfaat Penelitian ........................................................................................ 7
a. Bagi Peneliti ........................................................................................... 7
b. Bagi Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Jakarta ...................... 7
c. Bagi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu .................................... 7
F. Ruang Lingkup Penelitian............................................................................. 8
 viii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit.................................................................................................. 9
B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).......................................................... 11
C. Pengertian Sistem.......................................................................................... 13
D. SDM .............................................................................................................. 14
E. Anggaran....................................................................................................... 15
F. Prosedur ........................................................................................................ 15
G. Manajemen Logistik Rumah Sakit................................................................ 16
1. Defenisi Manajemen Logistik.............................................................. 16
2. Fungsi-fungsi Manajemen Logistik ..................................................... 20
a. Fungsi Perencanaan Kebutuhan ................................................ 20
b. Fungsi Penganggaran................................................................. 28
c. Fungsi Pengadaan...................................................................... 29
d. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan....................................... 30
e. Fungsi Pendistribusian............................................................... 32
f. Fungsi Penghapusan .................................................................. 35
g. Pengendalian/Pengawasan......................................................... 37
H. Kerangka Teori ............................................................................................. 38

BAB III KERANGKA BERPIKIR DAN DEFENISI ISTILAH

A. Kerangka Konsep.......................................................................................... 40
B. Defenisi Istilah .............................................................................................. 42

BAB IV METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian .......................................................................................... 49
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................................ 49
C. Informan Penelitian Kualitatif ...................................................................... 49
D. Instrumen Penelitian ..................................................................................... 50
E. Pengumpulan Data ........................................................................................ 51
F. Validitas Data................................................................................................ 51
 ix

G. Pengolahan Data ........................................................................................... 52

H. Analisis Data ................................................................................................. 52
I. Penyajian Data .............................................................................................. 52

BAB V HASIL
A. Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ........................................................ 53
B. Pengelolaan Persediaan Obat di RSUD Kota Sekayu................................... 59
a. Input Pengelolaan Persediaan Obat........................................................ 60
1) SDM ................................................................................................. 60
2) Anggaran .......................................................................................... 67
3) Sarana&Prasarana ............................................................................ 68
4) Prosedur ........................................................................................... 71
b. Proses Pengelolaan Persediaan Obat...................................................... 74
1) Perencanaan...................................................................................... 74
2) Penganggaran ................................................................................... 77
3) Pengadaan ........................................................................................ 80
4) Penyimpanan .................................................................................... 83
5) Pendistribusian ................................................................................. 86
6) Penghapusan..................................................................................... 89
7) Pengendalian .................................................................................... 91
c. Output Pengelolaan Persediaan Obat ..................................................... 95
1) Ketersediaan Obat yang efektif dan efisien ..................................... 95

BAB VI PEMBAHASAN
A. Keterbatasan Penelitian................................................................................. 98
B. Pengelolaan Persediaan Obat di RSUD Kota Sekayu................................... 98
a. Input Pengelolaan Persediaan Obat........................................................ 99
1) SDM ................................................................................................. 100
2) Anggaran .......................................................................................... 103
3) Sarana&Prasarana ............................................................................ 104
 x

4) Prosedur ........................................................................................... 106

b. Proses Pengelolaan Persediaan Obat...................................................... 108
1) Perencanaan...................................................................................... 108
2) Penganggaran ................................................................................... 111
3) Pengadaan ........................................................................................ 113
4) Penyimpanan .................................................................................... 117
5) Pendistribusian ................................................................................. 121
6) Penghapusan..................................................................................... 123
7) Pengendalian .................................................................................... 125
c. Output Pengelolaan Persediaan Obat ..................................................... 128
1) Ketersediaan Obat yang efektif dan efisien .................................... 128

BAB VII SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan ....................................................................................................... 132
B. Saran ............................................................................................................. 133

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
 xi

DAFTAR TABEL

Nomor Tabel Halaman

Tabel 3.1 Defenisi Istilah ......................................................................................... 42

Tabel 5.1 Kelas Ranap dan Jumlah TT RSUD Kota Sekayu.................................... 58

Tabel 5.2 Jumlah Tenaga di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 .... 58

Tabel 5.3 Indikator Kinerja Pelayanan RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ................ 59

Tabel 5.4 Jumlah SDM di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ........ 61

Tabel 5.5 Karakteristik Informan............................................................................. 66

Tabel 5.6 Sarana dan Prasarana Penunjang di Gudang Farmasi .............................. 69

 xii

DAFTAR BAGAN

Nomor Tabel Halaman

Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik .................................................................... 18

Bagan 2.2 Kerangka Teori Pengelolaan Persediaan Obat ....................................... 39

Bagan 3.1 Kerangka Berfikir Pengelolaan Persediaan Obat.................................... 41

Bagan 5.1 Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RSUD Kota Sekayu.................. 60
 xiii

DAFTAR ISTILAH

Cito = Pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu
juga

Buffer Stock = Stok penyangga, stok pengaman/safety stock untuk menghindari

kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out)
Formularium = Dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan oleh profesional
kesehatan di rumah sakit
Lead Time = Waktu tunggu pemesanan atau waktu yang diperlukan mulai
pemesanan sampai obat diterima
Obat fast moving = Obat yang perputaran/pergerakannya cepat

Obat moderate = Obat yang perputaran/pergerakannya sedang

Obat slow moving = Obat yang perputaran/pergerakannya lambat

Revenue center = Pusat biaya produksi atau sumber pendapatan

Stock opname = Kegiatan mencocokan kondisi fisik barang gudang dengan kartu
stok

Stock out = Kekosongan stok

User = Pengguna obat (dokter)

 1

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam undang-undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 1

ayat 1 disebutkan bahwa yang dimaksud dengan Rumah Sakit adalah fasilitas

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan, dan gawat darurat.

Pelayanan rumah sakit pada saat ini merupakan bentuk pelayanan

kesehatan yang bersifat sosio-ekonomi, yaitu suatu jenis usaha walau bersifat

sosial namun diusahakan agar mendapatkan surplus keuangan dengan cara

pengelolaan profesional dengan memperhatikan prinsip-prinsip ekonomi

(Adikoesoemo, 1994). Oleh karena itu, rumah sakit sebagai suatu industri

jasa yang mempunyai fungsi sosial dan fungsi ekonomi, kebijakan yang

menyangkut efisiensi sangatlah bermanfaat untuk menjaga tetap

berlangsungnya hidup rumah sakit. Tanpa usaha efisiensi, rumah sakit jelas

akan cepat bangkrut dan akan tergusur dengan makin berkembangnya rumah

sakit baru sekarang ini.

Berkembangnya rumah sakit-rumah sakit baru ini menimbulkan

persaingan ketat antar rumah sakit, baik milik pemerintah maupun swasta

sehingga manajemen harus berusaha keras untuk merebut pasar pelayanan

kesehatan yang saat ini terbuka bebas (Djojodibroto, 1997). Oleh karena itu,

rumah sakit sebagai penyedia jasa pelayanan kesehatan harus tetap

 2

meningkatkan mutu pelayanan dan mampu memenuhi pelayanan kesehatan

yang baik, tercepat, berkualitas, tepat dan dengan biaya yang relatif

terjangkau sesuai dengan kemampuan masyarakat. Dalam rangka memenuhi

tuntutan tersebut rumah sakit harus mampu meningkatkan efisiensi dan

efektifitas di semua bidang pelayanannya, dan salah satu sistem yang mampu

mengelola hal tersebut adalah dengan sistem manajemen logistik.

Manajemen logistik merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari

perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu sama lainnya.

Kegiatan tersebut mencakup perencanaan kebutuhan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, disribusi, pemeliharaan, dan penghapusan, serta

pengendalian (Seto, 2004).

Salah satu bahan logistik yang dikelola oleh rumah sakit adalah

persediaan farmasi. Persediaan farmasi ini mencakup obat-obatan dan alat

kesehatan. Menurut Suciati dkk (2006) pelayanan kefarmasian merupakan

pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Hal

tersebut mengingat bahwa hampir 90 % pelayanan kesehatan di rumah sakit

menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi

bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medis), dan 50% dari

pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan pembekalan farmasi. Aspek

terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat,

ini termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan

keefektifan penggunaan obat. Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi

tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat

diprediksi bahwa pendapatan rumah sakit akan mengalami penurunan.

 3

Salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam persediaan obat di

rumah sakit adalah pengontrolan jumlah stok obat untuk memenuhi

kebutuhan. Jika stok obat terlalu kecil maka permintaan untuk penggunaan

sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien/konsumen tidak puas, selain itu

kesempatan untuk mendapatkan keuntungan hilang dan diperlukan tambahan

biaya untuk mendapatkan bahan obat dengan waktu cepat guna memuaskan

pasien/konsumen. Jika stok terlalu besar maka menyebabkan biaya

penyimpanan yang terlalu tinggi, kemungkinan obat akan menjadi

rusak/kadaluarsa dan ada resiko jika harga bahan/ obat turun (Seto, 2004).

Dengan banyaknya jumlah obat dan barang farmasi yang dikelola,

modal yang digunakan dan biaya yang ditimbulkan dengan adanya

persediaan meningkat. Oleh karena itu penting bagi rumah sakit untuk

mengadakan pengelolaan persediaan karena kegiatan ini dapat membantu

tercapainya suatu tingkat efisiensi penggunaan uang dalam persediaan (Seto,

2004).

Berdasarkan hasil penelitian Malinggas (2015) menyebutkan bahwa

pengelolaan persediaan obat di Instalasi Farmasi RSUD DR Sam Ratulangi

Tondano masih kurang efisien. Pengelolaan obat tidak menggunakan metode-

metode yang tepat, sehingga terjadi kekosongan obat pada waktu-waktu

tertentu. Hal ini dibuktikan dengan hasil observasi yang dilakukan oleh

Malinggas yang mengungkapkan bahwa masih terdapat obat yang tidak

tersedia di instalasi farmasi terutama pada obat fast moving. Hal ini

mengakibatkan pasien harus membeli obat di luar instalasi farmasi rumah

sakit.
 4

Selain itu juga penelitian Mellen (2013) di RSU Haji Surabaya

menyebutkan bahwa RSU Haji Surabaya juga mengalami stock out pada

tahun 2012. Selama Januari-April 2012 terdapat 116 jenis obat yang

mengalami stock out yang mengakibatkan terjadinya kerugian yang dialami

oleh RSU Haji Surabaya yaitu sebesar Rp 244.023.752.

Penelitian Irene (2010) di RSUD Kota Bekasi, menyebutkan bahwa

ada 10 jenis obat yang mengalami expired dan rumah sakit mengalami total

kerugian sebesar Rp 5.108.552. Hal ini disebabkan karena pengelolaan

penyimpanan persediaan obat kurang diperhatikan. Pernyataan tersebut

dibuktikan dengan hasil observasi yang dilakukan oleh Irene pada gudang

penyimpanan yakni kurangnya ventilasi udara, kapasitas gudang yang tidak

memadai untuk persediaan, akibatnya banyak persediaan obat yang ada di

dalam kardus ditumpuk. Selain itu juga ditemukannya vektor yang dapat

merusak persediaan obat seperti banyaknya semut, rayap, dan lain-lain.

Hal serupa juga di alami oleh Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu

yang merupakan salah satu Rumah Sakit di Kabupaten Musi Banyuasin.

Berdasarkan studi pendahuluan dengan wawancara tidak terstruktur kepada

informan yang dilakukan oleh peneliti di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

pada bulan juni 2015 didapatkan informasi bahwa di gudang farmasi sering

mengalami kekosongan obat.

Menurut informan, pada tahun 2014 terdapat 76 (9,5%) dari 800 jenis

obat mengalami kekosongan di waktu pertengahan atau akhir bulan. Pada

tahun 2015 selama periode Januari-Juni 2015 terdapat sekitar 45 (5,6%) dari

800 jenis obat mengalami kekosongan pada waktu yang sama. Hal ini

menyebabkan pasien harus membeli sendiri obat ke apotek luar, akibatnya

 5

resep banyak yang keluar. Selain itu juga informan menyebutkan bahwa

pemesanan dilakukan ketika stok obat hampir habis, dan tidak ada

perhitungan khusus dalam pemesanan dan berapa banyak jumlah yang

dipesan. Selain itu juga ditemukannya obat-obatan yang mengalami expired

dari bulan Januari sampai Juli 2015 sebanyak 13 (1,6%) dari 800 jenis obat.

Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana

gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan studi pendahuluan pada gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu pada bulan Juni 2015 sering mengalami kekosongan obat. Pada tahun

2014 terdapat sekitar 76 (9,5%) dari 800 jenis obat mengalami kekosongan di

waktu pertengahan atau akhir bulan. Pada tahun 2015 selama periode Januari-

Juni 2015 terdapat sekitar 45 (5,6%) dari 800 jenis obat mengalami

kekosongan pada waktu yang sama. Hal ini menyebabkan pasien harus

membeli sendiri obat ke apotek luar, akibatnya resep banyak yang keluar.

Selain itu juga informan menyebutkan bahwa pemesanan dilakukan ketika

stok obat hampir habis, dan tidak ada perhitungan khusus dalam pemesanan

dan berapa banyak jumlah yang dipesan. Selain itu juga ditemukannya obat-

obatan yang mengalami expired dari bulan Januari sampai Juli 2015

sebanyak 13 (1,6%) dari 800 jenis obat.

Dari permasalahan diatas menandakan bahwa obat tersebut belum dapat

disediakan dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan sehingga

menyebabkan pihak rumah sakit harus melakukan pembelian cito untuk

 6

memenuhi kebutuhan pelayanan pasien, bahkan tidak jarang resep banyak

yang keluar, akibatnya pasien harus membeli sendiri obat ke apotek luar.

Berdasarkan permasalahan yang ditemukan dalam pengelolaan obat,

maka dalam hal ini peneliti ingin mengetahui gambaran pengelolaan

persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu

tahun 2015.

C. Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan permasalahan di atas maka dalam penelitian ini

dirumuskan pertanyaan sebagai berikut:

1. Bagaimana gambaran Input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, dan

prosedur) pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.

2. Bagaimana gambaran Proses perencanaan, penganggaran, pengadaan,

penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, pengendalian persediaan

obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun

2015?

3. Bagaimana gambaran Output pengelolaan persediaan obat yaitu

ketersediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota

Sekayu tahun 2015?

D. Tujuan Penelitian

a. Tujuan Umum

Mengetahui gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang

Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015.

 7

b. Tujuan Khusus

1. Mengetahui gambaran Input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana,

dan prosedur) pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.

2. Mengetahui gambaran proses perencanaan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan,

pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015?

3. Mengetahui gambaran Output pengelolaan persediaan obat yaitu

ketersediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah

Kota Sekayu tahun 2015.

E. Manfaat Penelitian

a. Bagi Penelitian

Meningkatkan pengetahuan, pengalaman dan keterampilan yang lebih

aplikatif dan kemampuan manajerial di bidang manajemen pelayanan

kesehatan khususnya dalam bidang logistik.

b. Bagi Institusi Pendidikan

Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya.

c. Bagi RSUD Kota Sekayu

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan yang positif

bagi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu mengenai pentingnya

pelaksanaan pengelolaan obat yang baik.

 8

F. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian yang berjudul Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di

Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015

dilakukan di Gudang Obat RSUD Kota Sekayu. Penelitian ini akan dilakukan

selama bulan September-November 2015 menggunakan pendekatan kualitatif

deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer

dan data sekunder. Data primer didapat melalui wawancara mendalam

kepada kepala Instalasi Farmasi, kepala gudng farmasi, dan staf pelaksana

gudang, sedangkan data sekunder didapat melalui observasi dan telaah

dokumen.
 9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang

Rumah Sakit pasal 1 menyatakan bahwa rumah sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah kesehatan

yang meliputi peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit

(preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan

(rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu, dan

berkesinambungan.

Rumah sakit juga merupakan salah satu dari sarana kesehatan tempat

menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan

untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan menciptakan

derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat (Siregar, 2004).

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor

983/Menkes/SK/1992 tugas rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya

kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan

upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan

terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakn

rujukan.
 10

Dalam Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit pasal 5 menjelaskan fungsi rumah sakit antara lain yaitu:

a. Menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan sesuai dengan

standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan

kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai dengan

kebutuhan medis.

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam

rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

d. Penyelenggarakan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi

bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan

memperhatikan etika ilmu pengetahun bidang kesehatan.

Peraturan Menkes Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang

Klasifikasi Rumah Sakit Umum Pasal 6, 10, dan 14, berdasarkan bentuk

layanan kesehatan dan kemampuan pelayanan adalah sebagai berikut:

a. Rumah Sakit kelas A harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis dasar, 5

pelayanan spesialis penunjang medik, 12 pelayanan medik spesialis lain

dan 13 pelayanan medik sub spesialis. Mempunyai tempat tidur minimal

400 tempat tidur.

b. Rumah Sakit kelas B harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis dasar, 4

pelayanan spesialis penunjang medik, 8 pelayanan medik spesialis lain

 11

dan 2 pelayanan medik sub spesialis. Mempunyai tempat tidur minimal

200 tempat tidur.

c. Rumah Sakit kelas C harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis dasar, 4

pelayanan spesialis penunjang medik. Mempunyai tempat tidur minimal

100 tempat tidur.

d. Rumah Sakit kelas D harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayanan medik paling sedikit 2 pelayanan medik spesialis dasar,

Mempunyai tempat tidur minimal 50 tempat tidur.

B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah suatu bagian/unit/divisi atau

fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan

kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri. Seperti

diketahui, pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan, termasuk pengendalian

mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi

obat, pengelolaan obat pelayanan atas resep dokter, pelayanan informasi obat,

serta pengembangan obat, bahan dan obat tradisional. Tugas Utama IFRS

adalah pengelolaan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan,

penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita, sampai pada

pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan

dalam rumah sakit baik untuk penderita rawat inap, rawat jalan, maupun

untuk semua unit termasuk poliklinik rumah sakit (Siregar, 2004).

Pelayanan farmasi Rumah Sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan

dari sistem pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang berorientasi kepada

 12

pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan

farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat (Kemenkes,

2004). Tujuan tujuan pelayanan farmasi Rumah Sakit adalah pelayanan yang

paripurna sehingga dapat memberikan obat tepat pasien, tepat dosis, tepat

cara pemakaian, tepat kombinasi, tepat waktu dan tepat harga. Selain itu

pasien diharapkan mendapat pelayanan yang dianggap perlu oleh farmasi

sehingga pasien mendapat pengobatan efektif, efisien, aman, rasional dan

terjangkau (Maimun, 2008). Pelaksanaan pelayanan farmasi terdiri dari 4

pelayanan yaitu (Purwanti, 2003):

1. Pelayanan Obat Non Resep

Merupakan pelayanan kepada pasien yang ingin melakukan pengobatan

sendiri, dikenal dengan swamedikasi. Obat untuk semua medikasi meliputi

obat-obat yang dapat digunakan tanpa resep yang meliputi obat wajib di

apotik (OWA), obat bebas terbatas (OBT), dan obat bebas (OB).

2. Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE)

Apoteker hendaknya mampu menggalang komunikasi dengan tenaga

kesehatan lain, termasuk kepada dokter, termasuk memberi informasi

tentang obat baru atau obat yang sudah ditarik. Apoteker hendaknya aktif

mencari masukan tentang keluahan pasien terhadap obat-obatan yang

dikonsumsi.

3. Pelayanan Obat Resep

Pelayanan resep sepenuhnya tanggng jawab apoteker pengelola apotik.

Apoteker tidak diizinkan mengganti obat yang tertulis dalam resep dengan

obat lain.

4. Pengelolaan Obat
 13

Kompotensi penting yang harus dimiliki apoteker dalam bidang

pengelolaan obat meliputi kemampuan merancang, membuat, melakukan

pengelolaan obat yang efektif dan efisien.

C. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai

elemen yang berhubungan serta saling mempengaruhi yang dengan sadar

dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem

mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai, pada dasarnya

tercapainya tujuan atau sasaran ini adalah sebagai kerjasama dari berbagai

subsistem yang terdapat dalam sistem (Azwar, 1996). Sistem terbentuk dari

bagian atau elemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi, diantaranya

(Azwar, 1996) :

1. Masukan (Input) yaitu kumpulan berbagai elemen yang terdapat dalam

sistem dan yang diperlukan untuk berfungsinya sistem tersebut.

2. Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem

dan yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang

direncanakan.

3. Keluaran (Output) adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan

dari berlangsungnya proses dalam sistem.

4. Dampak yaitu akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem.

5. Umpan Balik yaitu kumpulan bagian atau elemen yang merupakan

keluaran dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut.

6. Lingkungan yaitu dunia diluar sistem yang tidak dikelola oleh sistem

tetapi mempunyai pengaruh besar terhadap sistem.

 14

D. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia menurut Sihotang (2007) adalah manusia

mengandung pengertian usaha kerja yang dapat disumbangkan dalam proses

produksi yaitu sumber daya manusia yang mampu bekerja untuk

menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat

umum.

Sumber daya manusia di Instalasi Farmasi sesuai dengan PMK no.58 tahun

2014 yaitu apoteker, tenaga teknis kefarmasian dan petugas penunjang lain agar

tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi rumah sakit. Uraian tugas tertulis dari

masing-masing staf Instalasi Farmasi harus ada dan sebaiknya dilakukan peninjauan

kembali paling sedikit setiap tiga tahun sesuai kebijakan dan prosedur di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit.

Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM Instalasi Farmasi

diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari :

1) Apoteker. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai

apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker.

2) Tenaga Teknis Kefarmasian. Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga

yang membantu apoteker dalam menjalani Pekerjaan Kefarmasian,

yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis Farmasi,

dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten Apoteker.

b. Untuk pekerjaan penunjang terdiri dari:

1) Operator Komputer/Teknisi yang memahami kefarmasian

2) Tenaga Administrasi

3) Pekarya/Pembantu pelaksana
 15

Instalasi Farmasi Rumah Sakit harus dikepalai oleh seorang Apoteker yang

merupakan Apoteker penanggung jawab seluruh Pelayanan Kefarmasian di Rumah

Sakit. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit diutamakan telah memiliki pengalaman

bekerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit minimal 3 (tiga) tahun.

E. Anggaran

Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan

obat adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan

kebutuhan untuk penyediaan perbekalan farmasi dirumah sakit. Anggaran

dalam pengelolaan perbekalan farmasi dirumah sakit bertujuan agar dapat

memenuhi kebutuhan obat dirumah sakit. Kendala yang umum dijumpai

dalam pengelolaan obat meliputi beberapa aspek antara lain sumber daya

manusia (SDM), sumber anggaran yang terbatas, sarana dan prasarana

(Depkes, 2008).

Sumber anggaran dapat bersumber dari pemerintah maupun pihak

swasta, diantaranya (Depkes, 2008):

1. Sumber anggaran yang berasal dari pemerintah antara lain dari APBN,

APBD dan Revolving funds (Walikota/Gubernur).

2. Sumber anggaran yang berasal dari swasta antara lain CSR (BUMN),

donasi, dan asuransi.

F. Prosedur

SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat lunak

pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja

tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan
 16

tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen

tertulis yang disebut sebagai SOP (Budiharjo, 2014).

Menurut PMK No.58 tahun 2014 bahwa penyelenggaraan Pelayanan

Kefarmasian di rumah sakit harus didukung oleh ketersediaan sumber daya

kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi kepada keselamatan pasien,

dan standar prosedur operasional.

G. Manajemen Logistik Obat di Rumah Sakit

1. Pengertian Manajemen Logistik

Menurut Siagian (2009) manajemen dapat didefinisikan sebagai

kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam

rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Istilah

logistik bersumber dari ilmu kemiliteran yang mengandung 2 aspek

yaitu perangkat lunak dan perangkat keras. Termasuk perangkat lunak

adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi perencanaan dan pelaksanaan

dalam lingkup kegiatan-kegiatan produksi, pengadaan, penyimpanan,

distribusi, evaluasi termasuk konstruksi. Sedangkan yang termasuk

perangkat keras adalah personil, persediaan dan peralatan.

Logistik berasal dari bahasa yunani yaitu logistikos yang artinya

pandai memperkirakan. Logistik merupakan suatu ilmu pengetahun dan

seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan

pengadaan, penyimpanan, penyaluran serta penghapusan material atau

alat-alat (Aditama, 2007). Dalam pelaksanaan pembangunan

pengelolaan logistik merupakan salah satu unsur penunjang utama

sistem administrasi yang berhubungan erat dengan unsur-unsur

 17

administrasi lainnya. Sedangkan manajemen logistik menurut

Bowersox (2006) merupakan proses pengelolaan secara strategis

terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang, dan

barang jadi dari pemasok diantara fasilitas-fasilitas serta

pendistribusiannya kepada pelanggan.

Menurut Aditama (2007), ada tiga tujuan logistik dalam sebuah

organisasi/institusi yaitu:

a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam jumlah

yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan.

b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya

yang rendah.

c. Tujuan kebutuhan adalah tercepainya persediaan yang tidak

terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak,

pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya. Serat nilai

persediaan yang tercermin dalam sistem akuntansi.

Agar tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dapat dicapai,

maka manajemen memerlukan unsur-unsur atau sarana sebagai

penunjang terlaksananya proses manajemen logistik. Menurut Seto

(2004) terdapat 5 unsur dalam manajemen yang perlu diketahui yaitu

antara lain:

a. Man : Sumber Daya Manusia

b. Money : Sumber Dana

c. Methods : Sistem atau cara yang digunakan untuk mencapai

tujuan
 18

d. Materials : Peralatan yang digunakan/sarana prasarana

e. Machines : Mesin-mesin yang digunakan

Kegiatan logistik di rumah sakit dilakukan berdasarkan siklus

yang berlangsung terus menerus secara berkesinambungan utukk

kepentingan produksi jasa pelayanan kesehatan yang bermutu. Fungsi-

fungsi tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik yang

satu sama lain saling berkaitan dan sangat menentukan keberhasilan

kegiatan logistik dalam organisasi (Seto, 2004). Berikut fungsi-fungsi

tersebut:

Bagan 2.1

Siklus Manajemen Logistik

Perencanaan &
peramalan kebutuhan

Penganggaran

Penghapusan

Pengendalian Pengadaan
Persediaan

Pendistribusian Pemeliharaan dan

Penyimpanan

Sumber: Seto (2004)

Sukses dan gagalnya pengelolaan logiatik ditentukan oleh

kegiatan di dalam siklus tersebut yang paling lemah. Apabila lemah

dalam perencanaan, misalnya dalam penentuan suatu item barang yang

seharusnya kebutuhannya di dalam satu periode (misalnya 1 tahun)

 19

sebesar kurang lebih 1.000 unit, tetapi direncanakan sebesar 10.000

unit. Akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik

secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran,

membengkaknya biaya pengadaan dan penyimpanan, tidak

tersalurkannya obat/barang tersebut sehingga barang bisa rusak,

kadaluarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak

akan membantu sehingga perlu dilakukan penghapusan yang berarti

kerugian (Seto, 2004). Oleh sebab itu dilakukan pengendalian pada

setiap fungsi fungsi tersebut.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di

Rumah Sakit, pengelolaan perbekalan farmasi berfungsi untuk:

a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah

sakit.

b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal.

c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan

yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku.

d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan

pelayanan kesehatan di rumah sakit

e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan

ketentuan yang berlaku.

f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan

persyaratan kefarmasian.
 20

g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di

rumah sakit

2. Fungsi Fungsi Pengendalian Persediaan Obat di Rumah Sakit

a. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas

dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan

bidang logistik. Penentuan kebutuhan menyangkut proses memilih jenis

dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan

barang/obat perjenis di apotek ataupun di rumah sakit. Penentuan

kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat

essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di

rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generik.

Adapun tujuan dari perencanaan kebutuhan obat adalah untuk

mendapatkan:

a. Jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan

b. Menghindari terjadnya kekosongan obat.

c. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

d. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

Menurut Depkes (2002) perencanaan kebutuhan obat merupakan

kegiatan utama sebelum melakukan proses pengadaan obat. Langkah-

langkah yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan kebutuhan obat

antara lain:

1. Tahap Pemilihan Obat

 21

Fungsi dari pemilihan atau penyeleksian obat adalah untuk

menentukan apakah obat bener-bener diperlukan dan disesuaikan

dengan jumlah penduduk serta pola penyakit. Dasar-dasar seleksi

kebutuhan obat meliputi:

a) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang

memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan

resiko efek samping yang ditimbulkan.

b) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari

duplikasi dan kesamaan jenis. Apabila jenis obat dengan

indikasi sama dalam jumlah banyak, maka memilih berdasarkan

drug of choise dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

c) Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi

yang lebih baik.

d) Mudah dipilih dengan harga terjangkau.

e) Obat sedapat mungkin merupakan sediaan tunggal.

Pada tahap seleksi obat harus pula dipertimbangkan antara lain

sepeti dampak administrasi, biaya yang ditimbulkan, kemudahan

dalam mendapatkan obat, kemudahan dalam penyimpanan,

kemudahan obat untuk di distribusikan, dosis obat sesuai dengan

kebutuhan terapi, obat yang dipilih sesuai dengan standar yang

terjamin. Sedangkan untuk menghindari resiko yang dapat terjadi

harus pula mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan

perhatian juga juga efek samping obat.

2. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat

 22

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui

pemakaian bulanan tiap-tiap jenis obat selama setahun dan sebagai

data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapatkan dari

kompilasi pemakaian obat adalah:

a) Jumlah pemakaian tia jenis obat pada tiap Unit Pelayanan

Kesehatan.

b) Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian

setahun seluruh Unit Pelayanan Kesehatan.

c) Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat

kabupaten/kota.

Manfaat dari informasi-informasi yang di dapat yaitu sebagai

sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian

tahun mendatang dan sebagai sumber data dalam menghitung

stok/persediaan pengaman dalam rangka mendukung penyusunan

rencana distribusi.

3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat

Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat bagi

seorang apoteker dan tenaga farmasi yang bekerja di Unit Pelayanan

Kesehatan maupun di Gudang Farmasi. Masalah kekosongan obat

atau kelebihan jenis obat tertentu dapat terjadi apabila perhitungan

hanya berdasarkan teoritis. Dengan koordinasi dan proses

perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui

tahapan, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis,

tepat jumlah, serta tepat waktu. Menurut Depkes RI (2008),

 23

pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui

beberapa metode, antara lain:

a) Metode konsumsi

Yaitu metode yang paling mudah bila terdapat data yang

akurat. Tidak memerlukan data epidemiologi dan standar

pengobatan. Dengan metode ini dapat menghitung perkiraan

kebutuhan:

Pemakaian nyata pertahun

yang merupakan hasil perhitungan dari stok awal ditambah

dengan penerimaan dikurangi sisa stok dan dikurangi jumlah

hilang atau rusak atau kadaluarsa.

Pemakaian Pertahun

Merupakan jumlah obat yang dikeluarkan ditambah dengan

perkiraan kebutuhan saat kosong selama setahun.

Perkiraan Kebutuhan Tahun Depan

Dengan menghitung perkiraan kenaikan jumlah kunjungan

Kebutuhan Selama Lead Time

Pemakaian rata-rata perbulan dikalikan waktu tunggu (dalam

bukan).

Kebutuhan Buffer Stock

Kebutuhan pelayanan kesehatan akan logistik obat dapat

dihitung dengan pendekatan ini, berdasarkan persediaan barang

yang masih tersedia pada akhir tahun, kebutuhan tahun lalu dan

kecendrungan yang akan terjadi di masa yang akan datang.

 24

b) Metode Epidemiologi

Dengan menggunakan metode ini perkiraan kebutuhan

mendekati realisasi, karena menggunakan standar terapi dapat

menunjang usaha perbaikan. Kebutuhan obat dianalisis dengan

menggunakan pendekatan epidemiologi yang dilakukan dengan

menghitung jumlah kunjungan dan jenis kebutuhan yang

dilakukan dengan menghitung jumlah kunjungan dan jenis

penyakit yang dilayani pada tahun-tahun sebelumnya. Dalam hal

ini data tentang jenis penyakit, standar terapi BOR, ALOS, untuk

masing-masing penyakit sangat menentukan. Perhitungan

diperoleh dengan cara mengalikan antara standar terapi (dosis

obat) dengan ALOS dan jumlah pasien yang menggunakan obat

tersebut selama 1 tahun.

c) Metode Kombinasi

Yaitu menggunakan gabungan antara metode konsumsi

dengan metode epidemiologi.

Beberapa cara untuk mengklasifikasikan persediaan yaitu:

a. Analisis ABC (Seto, 2004)

Menurut Seto (2004), sistem ABC, semua obat dalam

persediaan digolongkan menjadi salah satu dari kategori:

1) Kelompok A, Persediaan yang memiliki nilai volume

tahunan rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70%

dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya

sedikit, bisa hanya 20% dari seluruh item. Persediaan yang

 25

termasuk dalam kelas ini memerlukan perhatian yang tinggi

dalam pengadaannya karena berdampak biaya yang tinggi

serta pengawasan harus dilakukan secara intensif.

2) Kelompok B, Persediaan dengan nilai volume tahunan

rupiah menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari

total nilai persediaan tahunan, dan sekitar 30% dari jumlah

item. Disini diperlukan teknik pengendalian yang moderat.

3) Kelompok C, Barang yang nilai volume tahunan rupiahnya

rendah, yang hanya mewakili sekitar 10% dari total nilai

persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item

persediaan. Disini diperlukan teknik pengendalian yang

sederhana, pengendalian hanya dilakukan sesekali saja.

Kelompok A merupakan obat yang cepat laku dan dalam

beberapa kasus obat merupakan obat yang sangat mahal. Hanya ada

sedikit kelompok A dalam persediaan apotik. Tetapi karena kelompok

tersebut sangat tinggi permintaannya, merupakan obat yang berputar

dengan cepat (atau karena obat itu sangat mahal), kelompok A

merupakan mayoritas penjualan apotik. Kelompok A seharusnya

dimonitor dengan hati-hati, angka pemesanan ulang dan EOQ-nya

seharunya dihitung (Seto, 2004).

Kelompok B dan C merupakan agak lambat lakunya. Kelompok

B mempunyai penjualan rata-rata dan perputaran inventaris. Kelompok

C adalah obat yang paling lambat lakunya, obat produk yang paling

kurang diminta. Karena kelompok B dan C merupakan jumlah yang

 26

jauh lebih besar dan merupakan proporsi penjualan yang lebih kecil,

tidak perlu dan tidak efisien untuk memonitor obat-obat tersebut seketat

kelompok A. Kelompok B dan C biasanya dapat cukup dikendalikan

dengan menggunakan kartu stok gudang dan kartu stok di ruang

peracikan dan penjualan eceran (Seto, 2004).

Pengelola secara periodik seharusnya memonitor kelompok C

untuk menentukan apakah obat tersebut semestinya disingkirkan dari

persediaan. Menyingkirkan kelompok C yang lambat lakunya

merupakan metode praktis mengurangi jumlah obat dan investasi dalam

persediaan, tapi memberikan pengaruh yang kecil pada penjualan dan

biaya kehabisan persediaan (Seto, 2004).

b. Sistem VEN ( Depkes RI, 2008)

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan

dana obat yang terbatas adalah dengan mengkelompokkan obat

yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan.

Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan

kedalam 3 (tiga) kelompok berikut:

1) Kelompok V

Adalah kelompok obat-obatan yang harus tersedia (Vital)

karena dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup manusia,

atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian.

Obat yang termasuk dalam kelompok ini antara lain, life

saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan dasar dan obat

 27

untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian

terbesar.

2) Kelompok E

Adalah kelompok obat-obatan esensial yang banyak

digunakan dalam tindakan atau dipakai diseluruh unit di

Rumah Sakit, biasanya merupakan obat yang bekerja secara

kausal atau obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.

3) Kelompok N

Merupakan obat-obatan penunjang atau pelengkap yaitu

obat yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk

menimbulkan kenyamanan atau mengatasi keluhan ringan.

4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah:

a) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.

Rancangan stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian

antara waktu tunggu estimasi pemakaian rata-rata/bulan

ditambah stok penyangga.

b) Menghitung rancangan pengadaan obat peiode tahun yang akan

datang.

c) Perancangan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat

dirumuskan sebagai berikut, yaitu: a = b + c + d + e + f.

Keterangan:

a : Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang.

b: Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (Januari-

Desember).
 28

c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.

d : Rncangan stok akhir.

e : Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember Gudang

Obat

f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan.

d) Menhitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat

dengan cara:

1) Melakukan analisis VEN

2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian

3) Menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuian

kebutuhan berdasar data 10 penyakit terbesar.

b. Penganggaran

Penganggaran adalah semua kegiatan dan usaha untuk

merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu

standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya, 1994).

Terbatasnya anggaran dapat mempengaruhi penilaian atau

pemeliharaan barang-barang yang ditawarkan sehingga memungkinkan

pengorbanan mutu barang yang hendak kita beli. Menurut Seto (2004)

fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha-

usaha merumuskan perincian penerimaan kebutuhan dalam satu skala

standar yaitu dengan skala mata uang.

Dalam melakukan penganggaran, hal yang perlu diperhatikan

adalah penentuan kebutuhan dari anggaran yang ada, satuan harga yang

sesuai dengan harga pasar, dan peramalan terhadap inflasi. Semua

 29

rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan untuk

disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia.

Pengkajian mengenai hambatan-hambatan dan keterbatasan perlu

dilakukan agar anggaran tersebut dapat diandalkan. Umpan balik

diperlukan untuk penyesuaian atau perencanaan alternatif rencana-

rencana. Anggaran yang terbatas dapat memperngaruhi penilaian atau

pemeliharaan barang-barang yang ditawarkan (Subagya, 1994).

Anggaran yang dibutuhkan untuk menyempurnakan anggaran

perlengkapan atau logistik yaitu anggaran pembelian, anggaran

perbaikan dan pemeliharaan, anggaran penyimpanan dan penyaluran,

anggaran penelitian dan pengembangan barang, anggaran

penyempurnaan administrasi, anggaran pengawasan, dan anggaran

pengawasan serta anggaran penyediaan dan peningkatan mutu.

Penanganan anggaran merupakan proses dari perncanaan atau

penyusunan anggaran sampai pertanggung jawaban anggaran (Subagya,

1994).

c. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan

yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi, dan

sumbangan. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan

farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman

barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak

memerlukan tenaga serta waktu berlebihan (Depkes RI, 2008).

Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus

diperhatikan yaitu (Depkes RI, 2008) :

 30

1) Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya

tinggi.

2) Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sama (harga kontrak =

visible cost + hidden cost), sangat penting untuk menjaga untuk

menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya

persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu, yaitu

harus mempunyai Material Sefety Data Sheet (MSDS), untuk bahan

berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai

certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak, dan

lain-lain.

3) Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu dan

tempat.

Beberapa jenis obat, bahan aktif yang mempunyai masa

kadaaluarsa relatif pendek harus diperhatikan waktu pengadaanya.

Untuk itu harus dihindari pengadaan dalam jumlah besar.

d. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dan menenmpatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang

dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak

mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu

sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung

jawab, menjaga ketersediaan, dan memudahkan pencarian dan

pengawasan (Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

 31

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi,

menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip

FEFO dan FIFO dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin

ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Adapun

faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang

adalah sebagai berikut (Depkes RI. 2008) :

1) Kemudahan bergerak

Untuk memudahkan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :

a) Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan

sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruagan. Jika

digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk

mempermudh gerakan.

b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan

farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus

garis lurus, arus U atau arus L.

2) Sirkulasi dara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan

gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam

ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur

hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaar dalam

memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam

gudang terdapat AC atau bisa dengan menggunakan kipas angin

dan ventilasi yang cukup melalui atap. atau jendela.

3) Rak dan Pallet

 32

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat

meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan

farmasi. Keuntungan penggunaan pallet adalah:

Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir.

Peningkatan efisiensi penangan stok.

Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak

Pallet lebih murah dari pada rak.

4) Kondisi Penyimpanan Khusus

Vaksin memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi

dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari

khusus dan selalu terkunci.

Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus

dismpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di

bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

5) Pencegahan kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang

mudah terbakar seperti dus, karton dan lain-lain. lat pemadam

kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah ijangkau dan

dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran agar

diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau

tidak.

e. Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi

di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasin
 33

rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.

Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di uni-

unit pelayanan kesehatan secara tepat waktu tepat jenis dan jumlah

(Depkes RI, 2008).

Menurut Subagya (1994), hal-hal yang harus diperhatikan dalam

pendistribusian barang yaitu:

1) Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan

2) ktepatan nilai logistik yang disampaikan

3) Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan

4) Ketepatan waktu penyampaian

5) Ketepatan tempat penyampaian

6) Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan.

Sistem pelayanan distribusi perbekalan farmasi menurut

PerMenKes RI no 58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian

di Rumah Sakit adalah:

1) Sistem persediaan lengkap diruangan

Pendistribusian Obat-obatan, alat ksehatan, dan bahan habis pakai

untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh

Instalasi Farmasi.

Obat-obatan, alat kesehatan, dan bahan habis pakai yang disimpan

di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat

dibutuhkan.
 34

Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang

mengelola maka pendistribusiannya didelegasikan kepada

penanggung jawab ruangan.

Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor

stock kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.

Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan

kemungkinan interaksi Obat pada setiap jenis Obat yang

disediakan di floor stock.

2) Sistem resep perorangan

Pendistribusian Obat-obatan, alat kesehatan dan bahana habis pakai

berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap

melalui Instalasi Farmasi.

3) Sistem unit dosis

Pendistribusian Obat-obatan, alat kesehatan, bahan habis pakai

berdasarkan resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis

tunggal atau ganda, untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem

unit dosis ini digunakan untuk pasien rawat inap.

Menurut Depkes RI (2008) Selain tiga sistem tersebut terdapat

satu metode distribusi lainnya yaitu sistem distribusi kombinasi. Sistem

kombinasi merupakan sistem distribusi yang selain menerangkan

distribusi resep atau order individual sentralisasi juga menerangkan

distribusi persediaan di ruangan yang terbatas. Perbekalan farmasi yang

disediakan di ruangan adalah perbekalan farmasi yang diperlukan oleh

banyak penderita, setiap hari diperlukan, dan biasanya adalah

perbekalan farmasi yang harganya murah mencakup perbekalan farmasi

 35

berupa resep atau perbekalan farmasi bebas, Kegiatan pendistribusian

perbekalan farmasi adalah:

1) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap

merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk

memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang

diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan

sistem persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan,

sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh Instalasi Farmasi

2) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan

merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk

memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang

diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan

sistem resep perorangan oleh Apotek Rumah Sakit.

3) Pendistribusian perbekalan farmasi di luar jam kerja merupakan

kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi

kebutuhan pasien di luar jam kerja yang diselenggarakan oleh:

Apotek rumah sakit/satelit farmasi yang dibuka 24 jam

Ruang rawat menyediakan perbekalanfarmasi emergensi.

f. Penghapusan

Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap

perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu

tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan

perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang

 36

berlaku. Tujuan pengahapusan adalah untuk mrnjamin perbekalan

farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan

standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban

penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang

sub standar (Depkes RI, 2008).

Dalam PerMenKes No 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Rumah Sakit menyebutkan bahwa penghapusan

dilakukan untuk Obat-obatan, Alat Kesehatan dan bahan habis pakai

jika:

1) Produk tidak memenuhi persyaratan mutu.

2) Telah Kadaluarsa.

3) Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan

kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan

4) Dicabut izin edarnya.

Dalam PerMenKes No 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Rumah Sakit juga menyebutkan beberapa tahapan

penghapusan obat terdiri dari:

1) Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan habis

pakai yang akan dimusnahkan.

2) Menyiapkan berita acara penghapusan.

3) Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempatpemusnahan kepada

pihak terkait.

4) Menyiapkan tempat pemusnahan.

 37

5) Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk

sediaan serta peraturan yang berlaku.

g. Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan

program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan. Pengendalian

persediaan bertujuan untuk menciptakan keseimbangan antara

persediaan dan permintaan. Oleh karena itu, hasil stock opname harus

seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu

tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan atau kurang dari satu tahun

(Aditama, 2007). Rangkuti (2002) menyebutkan bahwa sistem

persediaan bertujuan untuk menetapkan dan menjamin tersedianya

sumber daya yang tepat, dalam jumlah dan waktu yang tepat serta dapat

meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa, dan kapan

pesanan dilakukan secara optimal. Tujuan lain dari pengendalian

persediaan adalah:

a. Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan

b. Agar pembentukan persediaan stabil

c. Menghindari pembelian kecil-kecilan

d. Pemesanan yang ekonomis

Kegiatan pengendalian persediaan mencakup (Depkes RI, 2008) :

1) Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu.

 38

2) Menentukan:

- Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit

pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan.

- Stok pengaman adalah jumlahstok yang disediakan untuk

mencegah terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya

karena keterlambatan pengiriman.

- Menentukan waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan dari

mulai pemesanan sampai obat diterima.

Pengendalian persediaan sangat penting bagi semua perusahaan

terutama bagi rumah sakit atau apotek. Persediaan obat merupakan

harta paling besar bagi sebuah rumah sakit atau apotek. Karena begitu

besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian

persediaan obat yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung

terhadap perolehan kembali atas investasi rumah sakit atau apotek

(Seto, 2004).

H. Kerangka Teori

Kerangka teori yang digunakan oleh peneliti adalah Depkes RI

(2008). Teori ini cocok digunakan untuk melihat gambaran pengelolaan

persediaan obat. Dalam teori ini, pengendalian persediaan di pengaruhi

oleh fungsi-fungsi manajemen yang merupakan suatu siklus kegiatan

yang saling berhubungan yaitu perencanaan, penganggaran, pengadaan,

penyimpanan, pendistribusian, dan penghapusan. Dari fungsi-fungsi

tersebut, keseluruhannya saling berhubungan satu sama lain secara

tidak langsung. Adapun Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

 39

Bagan 2.2

Pengelolaan Persediaan Obat

Perencanaan &
peramalan kebutuhan

Penganggaran

Penghapusan

Pengendalian Pengadaan
Persediaan

Pendistribusian Pemeliharaan dan

Penyimpanan

Sumber: Seto (2004)

 40

BAB III

KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI ISTILAH

A. Kerangka Konsep

Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya,

pengelolaan obat-obatan menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan

dalam pelayanan kefarmasian. Hal ini dikarenakan hampir 90% pelayanan

kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi terutama obat-

obatan, dan 5% dari keseluruhan pemasukkan rumah sakit berasal dari

pengelolaan obat-obatan (Suciati dkk, 2006). Tujuan dari pengelolaan

persediaan obat adalah untuk memastikan tersedianya obat-obatan yang tepat

guna, tepat sasaran dan jumlah agar tidak terjadi kekosongan atau kelebihan

persediaan.

Berdasarkan kerangka teori tersebut, dapat disusun alur pikir penelitian.

Penelitian ini akan melihat gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang

Farmasi RSUD Kota Sekayu. Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem

yang terdiri dari 3 bagian yaitu input, proses, dan output. Dalam pendekatan

sistem, setiap bagian menjadi suatu rangkaian yang saling berkaitan satu

dengan yang lainnya. Input pengelolaan persediaan obat terdiri dari SDM,

anggaran, sarana&prasarana, dan kebijakan. Proses dari pengelolaan

persediaan terdiri dari perencanaan, pengganggaran, pengadaan,

pendistribusiaan, dan penghapusan. Sedangkan output dari pengelolaan

persediaan adalah tersedianya persediaan obat yang efektif dan efisien.

 41

Dengan demikian, kerangka konsep yang dapat digambarkan adalah

sebagai berikut:

Bagan 3.1 Kerangka Konsep

Pengelolaan Persediaan Obat

INPUT PROSES OUTPUT

SDM Perencanaan
Anggaran Penganggaran Tersedianya
persediaan obat yang
Sarana dan Prasarana Pengadaan efektif dan efisien
Prosedur Penyimpanan
Pendistribusian
Penghapusan
Pengendalian

Sumber: Seto (2004)

 42

B. Definisi Istilah

Tabel 3.1

Definisi Istilah

No. Substansi Pengertian Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur

1 Sumber Daya Tenaga Wawancara Pedoman Informasi terkait:

Manusia kefarmasian yang mendalam, wawancara, Jumlah petugas

bertugas dalam observasi, Check list, pengelola obat di gudang

pengelolaan telaah dokumen farmasi dengan

persediaan obat di dokumen kesesuian Dirjen Bina

RSUD Kota Kefarmasian dan Alat

Sekayu Kesehatan terdiri dari:

1 orang atasan kepala

gudang (minimal S1

Farmasi), 1 orang kepala

gudang (minimal S1

farmasi), 1 orang

pengurus barang

(minimal SMA/SMK

Farmasi), 1 orang staf

pelaksana (minimal

SMA/SMK Farmasi)

Informasi mengenai

kesesuaian pengetahuan
 43

dan keterampilan dengan

pendidikan yang

diperoleh.

2 Anggaran Dana yang Wawancara Pedoman Informasi mengenai

disediakan oleh mendalam, wawancara, sejumlah uang yang

pihak rumah sakit Telaah Dokumen disediakan dan

untuk menunjang dokumen dipergunakan untuk

kegiatan pengelolaan persediaan obat

pengelolaan obat di RSUD Kota Sekayu

di gudang farmasi Tahun 2015.

3 Sarana dan Fasilitas yang Wawancara Pedoman Informasi mengenai fasilitas

Prasarana digunakan untuk mendalam wawancara yang digunakan untuk

mendukung dan dan Check mendukung proses

proses observasi list pengelolaan persediaan obat

pengelolaan di gudang farmasi RSUD

persediaan obat di Kota Sekayu.

gudang farmasi

RSUD Kota

Sekayu.

4 Prosedur Pedoman yang Wawancara Pedoman Informasi mengenai

digunakan oleh mendalam, wawancara, prosedur kegiatan

gudang farmasi observasi, Check list, pengelolaan persediaan obat

RSUD Kota Telaah Dokumen di gudang farmasi RSUD

Sekayu dalam dokumen Kota Sekayu.

 44

pengelolaan

persediaan obat di

gudang farmasi

seperti SOP dan

Job des

5 Perencanaan Kegiatan yang Wawancara Pedoman Informasi mengenai

dilakukan oleh mendalam, wawancara, kegiatan perencanaan

gudang farmasi observasi, dokumen, persediaan yang dilakukan

untuk telaah dokumen di gudang farmasi RSUD

menentukan dokumen Kota Sekayu.

jumlah obat-

obatan yang

dibutuhkan di

RSUD Kota

Sekayu.

6 Penganggaran Kegiatan Wawancara Pedoman Informasi mengenai

dilakukan oleh mendalam, wawancara, kegiatan merumuskan

gudang farmasi telaah dokumen jumlah anggaran yang

RSUD Kota dokumen dikeluarkan oleh RS untuk

Sekayu untuk kebutuhan obat-obatan di

merumuskan gudang farmasi RSUD Kota

perincian penentu Sekayu.

kebutuhan dalam

skala tertentu
 45

yaitu skala mata

uang dan jumlah

biaya untuk

pengadaan obat-

obatan yang

dibutuhkan

berdasarkan harga

satuan.

7 Pengadaan Kegiatan Wawancara Pedoman Informasi mengenai

pembelian yang mendalam, wawancara, kegiatan pengadaan sediaan

dilakukan oleh Telaah dokumen obat-obatan oleh gudang

gudang farmasi dokumen farmasi RSUD Kota

untuk persediaan Sekayu.

obat-obatan

sesuai dengan

yang telah

direncanakan.

8 Penyimpanan kegiatan yang Wawancara Pedoman Informasi mengenai

dilakukan oleh mendalam, wawancara kegiatan penyimpanan dan

gudang farmasi Telaah mendalam, metode yang digunakan

untuk menyimpan dokumen Dokumen dalam proses penyimpanan

dan memelihara dan dan Check di gudang farmasi RSUD

dengan cara observasi list Kota Sekayu.

menempatkan
 46

obat-obatan yang

diterima pada

tempat yang

dinilai aman dari

pencurian serta

gangguan fisik

yang dapat

merusak mutu

obat.

9 Pendistribusian kegiatan yang Wawancara Pedoman Informasi mengenai proses

dilakukan oleh mendalam, wawancara yang dilakukan oleh gudang

gudang farmasi Telaah mendalam, farmasi untuk menyalurkan

untuk dokumen Dokumen obat-obatan di unit-unit

menyalurkan pelayanan RSUD Kota

obat-obatan di Sekayu.

unit-unit tertentu

di rumah sakit

untuk pelayanan

individu.

10 Penghapusan Kegiatan Wawancara Pedoman Informasi mengenai

menghilangkan mendalam, wawancara kegiatan menghilangkan

yang dilakukan Telaah mendalam, obat-obatan yang

oleh gudang dokumen Dokumen kadaluarsa, rusak, yang

farmasi RSUD dilakukan oleh gudang

 47

Kota Sekayu farmasi RSUD Kota

terhadap obat- Sekayu.

obatan yang tidak

terpakai karena

kadaluarsa, rusak,

dan lain-lain.

11 Pengendalian Kegiatan dalam Wawancara Pedoman Informasi mengenai

persediaan menjaga mendalam, wawancara kegiatan yang dilakukan

ketersediaan obat observasi, mendalam, oleh SDM gudang farmasi

sehingga tidak Telaah Pdoman dalam menjaga ketersediaan

terjadi kelebihan dokumen Observasi, obat sehingga tidak terjadi

dan dokumen kelebihan dan

kekurangan/kekos kekurangan/kekosongan

ongan obat di obat di Gudang Farmasi

Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu.

RSUD Kota

Sekayu.

12 Keamanan dan Kondisi dimana Pedoman Wawancara Hasil pengendaliaan obat

ketersediaan tersedianya obat di wawancara, mendalam sesuai dengan tujuan

obat gudang farmasi telaah dan dokumen pengendalian obat yang

RSUD Kota dokumen ditetapkan Depkes, terdiri

Sekayu dengan dari :

kebutuhan meliputi 1) Tidak terjadi kekosongan

tepat jumlah, obat di gudang farmasi,

waktu, dan tepat obat tersedia dengan tepat

 48

jenis. jumlah, tepat jenis dan

tepat waktu.

2) Obat kadaluarsa dan rusak

3) Stock Opname
 49

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

A. Desain Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan

cara wawancara mendalam. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moloeng

(2007), penelitian kualitatif merupakan prosedur penelitian yang

menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-

orang dan perilaku yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan

pendekatan kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang

lebih mendalam tentang pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi

RSUD Kota Sekayu.

B. Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian yaitu di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Kota

Sekayu dengan waktu penelitian mulai dari bulan September-November

2015.

C. Informan Penelitian

Informan penelitian adalah orang yang dimanfaatkan untuk

memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar belakang penelitian

(Moleong, 2007). Informan merupakan orang yang benar-benar mengetahui

permasalahan yang akan diteliti. Informan dalam penelitian ini ditetapkan

dengan prinsip kecukupan dan kesesuaian. Kesesuaian berarti sampel dipilih

 50

berdasarkan pengetahuan yang dimiliki yang berkaitan dengan pengelolaan

persediaan obat seperti pendidikan, jabatan, lama kerja dan pengalaman.

Kecukupan berarti data yang diperoleh harus dapat menggambarkan seluruh

kejadian yang berhubungan dengan logistik.

Berdasarkan prinsip diatas, terdapat 3 informan yang terkait dengan

pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

diantaranya:

1. Informan Kunci :

Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Kepala Instalasi Farmasi

yaitu orang yang dianggap sangat memahami permasalahan yang

diteliti.

2. Informan Utama:

Informan utama dalam penelitian ini yaitu Kepala Gudang Farmasi

yaitu orang yang dianggap memahami dan terlibat langsung dalam

pengelolaan persediaan obat.

3. Informan Pendukung

Informan pendukung dalam penelitian ini yaitu Staf Pelaksana

Gudang Farmasi yaitu orang yang dianggap dapat memberikan

informasi meskipun tidak terlibat sepenuhnya dalam permasalahan

yang diteliti.

D. Instrumen Penelitian

Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara secara

langsung kepada informan, selain itu peneliti juga melakukanobservasi

langsung pada kegiatan pengelolaan obat dan telaah dokumen. Instrumen

 51

yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara, telaah

dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan alat perekam suara.

Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen mengacu kepada

pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan Departemen

Kesehatan tahun 2010 dan beberapa referensi terkait dengan pengelolaan

persediaan farmsi dan logistik obat di rumah sakit.

E. Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data primer yang

diperoleh dari observasi dan wawancara mendalam, data sekunder diperoleh

dari laporan bulanan dan dokumen yang mendukung.

F. Validitas Data

Pendekatan penelitian kualitatif memiliki sampel yang sedikit, sehingga

untuk menjaga kabsahan data yang didapat dapat dilakukan dengan

triangulasi, diantaranya:

1. Triangulasi Sumber

Dilakukan dengan cara cross check data dengan fakta dari sumber

lainnya yang terkait untuk menggali topik yang sama.Seperti melakukan

wawancara mendalam terhadap kepala instalasi farmasi, kepala gudang,

dan staf pelaksana gudang.

2. Triangulasi Metode

Dilakukan dengan menggunakan metode pengumpulan data yang

berbeda-beda untuk mendapatkan data, diantaranya wawancara

 52

mendalam, observasi dan telaah data sekunder berupa SOP daan

dokumen pendukung pengelolaan persediaan obat.

G. Pengolahan Data

Hasil wawancara mendalam dalam bentuk rekaman suara dipindahkan

ke dalam bentuk transkrip wawancara lengkap untuk setiap informan.

Transkrip dikelompokkan berdasarkan variabel-variabel yang diteliti.

Kemudian data yang terdapat dalam transkrip tidak semuanya digunakan

dalam penelitian, untuk itu dilakukan reduksi untuk menghilangkan data-data

yang tidak berhubungan dengan variabel penelitian. Transkrip yang telah

direduksi, dituangkan ke dalam matriks wawancara berdasarkan variabel

penelitian, untuk kemudian ditriangulasi. Transkrip dan matriks wawancara

merupakan pedoman untuk menyajikan hasil penelitian dan dengan

menambahkan data-data hasil observasi dan telaah dokumen.

H. Analisis Data

Analisis data dilakukan dengan menelaah dan mengurutkan data hasil

observasi, wawancara mendalam dan penelusuran dokumen yang

dikatagorikan dalam kelompok input, proses, output. Kemudian hasil

pengelompokan tersebut dibandingkan dengan kepustakaan.

I. Penyajian Data

Hasil penelitian disusun dan disajikan bentuk matriks dan bentuk narasi

dari pengelolaan persediaan obat di RSUD Kota Sekayu dan dibandingkan

dengan teori tentang pengelolaan persediaan obat.

 53

BAB V

HASIL PENELITIAN

A. Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Seiring dengan upaya mewujudkan visi dan misi kabupaten Musi

Banyuasin tersebut, pemerintah Republik Indonesia nomor 23 tahun 2005

tanggal 13 Juni 2005 tentang pengelolaan keuangan badan penyelenggara

umum (BLU), Rumah Sakit pengalami perubahan status institusi dari unit

pelaksana teknis daerah Musi Banyuasin berdasarkan surat keputusan Bupati

Banyuasin nomor 451 tahun 2008 pada tanggal 31 maret tentang penerapan

Rumah SakitUmum Daerah Sekayu sebagai satuan kerja perangkat daerah

Kabupaten Musi Banyuasin yang menerapkan pola pengelolaan keuntungan

badan pelayanan umum daerah (PKK BLUD) secara penuh. RSUD Kota

Sekayu adalah rumah sakit negeri kelas C. Rumah sakit ini mampu

memberikan pelayanan kedokteran spesialis terbatas. Rumah sakit ini juga

menampung pelayanan rujukan dari puskesmas.

Tujuan pemerintah kabupaten Musi Banyuasin mengubah status

kelembagaan Rumah Sakit Daerah Sekayu menjadi bahan layanan umum

daerah (BLUD) adalah memberi kewenangan dalam pengelolaan keuangan

Rumah Sakit Umum Daerah Sekayu dalam upaya menjadi pelayanan RUSD

Sekayu sebagai Rumah Sakit yang berstandar internasional, merupakan

Rumah Sakit rujukan dari 2 (dua) buah Rumah Sakit, RSUD Bayung Lincir

dan RSUD Sungai Lilin, 25 Unit Puskesmas, 103 puskesmas pembantu, 142

poliklinik desa dan 22 puskesmas keliling serta sebagai lahan praktek bagi
 54

akademi keperawatan pemerintah kabupaten Musi Banyuasin dan institusi

pendidikan kesehatan lain yang berada di Provinsi Sumatera Selatan.

Selain melayani masyarakat kabupaten Musi Banyuasin dengan

Jamkesmas Muba Semesta bagi penduduk Muba, juga melayani masyarakat

luar kabupaten bagi dengan Jamkesos Sumsel Semesta, maupun Jamkesmas

Nasional, sehingga RSUD Sekayu mempunyai peranan sangat besar dalam

menunjang pelayanan unggulan dibidang penyakit dalam khususnya diabetes

dan klinik-klinik rawat jalan.

1. Visi dan Misi RSUD Sekayu

a. Visi

Mewujudkan pelayanan Rumah Sakit yang prima dalam rangka

mengsukseskan permata MUBA tahun 2017 mewujudkan Rumah

Sakit dunia (Word Class Hospital).

b. Misi

1) Mengembangkan education medical hospital

2) Menyelenggarakan pusat pelayanan kesehatan ibu dan anak di

Sumatera Selatan

3) 3 Budaya Rumah Sakit

Memberikan pelayanan yang efektif berkualitas dikenal dengan

PRIMA yaitu:

P = Profesional, dalam melaksanakan setiap tugas RSUD Kota

Sekayu harus profesional tanpa memandang pangkat, jabatan

setara ekonomi hubungan keluarga dan suku budaya melayani

sama kedududkannya sebagai makhluk ALLAH SWT yang

berorientasi hanya kepada pelanggan.

 55

R= Ramah, semua petugas rumah sakit dalam memberikan

pelayanan kepada seluruh masyarakat harus bersikap ramah

tamah dengan mewujudkan wajah yang jernih dan antusias.

I= Ikhlas, dalam melaksanakan tugasnya seluruh rumah sakit

harus dilandasi ikhlas, sehingga akan terpancar antusialisme

dalam bekerja dan menyadari bahwa bekerja adalah salah satu

ibadah.

M= Memuaskan, semua yang diberikan pada pasien/pelanggan

(eksternal/internal) Rumah Sakit diberikan seoptimal dan

semaksimal mungkin dalam rangka meningkatkan kepuasan

pelanggan/masyarakat.

A= Andalan, upaya meningkatkan mutu pelayanan pada Rumah

Sakit Umum Daerah Sekayu di laksanakan secara

berkesinambungan.

2. Maksud dan Tujuan Badan Pelayanan Umum

a. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat senantiasa berorientasi

kepada kepentingan masyarakat.

b. Menuwujudkan pelayanan yang berkualitas internasional sesuia

dengan standar dan perkembangan ilmu pengetahuan dan ilmu

teknologi.

c. Menghasilkan sumber daya manuasi yang profesional berkualitas

dan moral yang tinggi.

d. Menyelenggarakan kerja sama baik dengan pihak intrnal maupun

external.
 56

e. Meningkatkan fungsi sistem rujukan yang responsive dan

berkesinambungan.

Rumah Sakit Umum Daerah Sekayu yang terletak di Jalan Kolonen

Wahid UdiN lingkungan I Kayuara Sekayu. Mempunyai fasilitas yang

menyelenggarakan berbagai jenis pelayanan spesialis dan sub spesialis dan

menjadi pusat rujukan diwilayah Kabupaten Musi Banyuasin dan sekitarnya.

RSUD Sekayu terdiri dari gedung A, B, C, dan D. Masing-masing 2 lantai

dengan uraian sebagai berikut:

1. Gedung A

a. PoliklinikFarmasi

b. IGD

c. Radiologi

d. Ruang rapat

e. Aula

f. Ruang komite medik

g. Administrasi

h. Kantin

i. Bank Sumsel

j. Ruang verifikator

k. Rehabilitasi medic

l. Klinik bungur (VCT)

m. Ruang humas

n. ICU/ICCU/NICU

o. Kebidanan (VK dan Neonatus)

 57

p. Kamar bedah

q. Haemodialisa

r. Rekam medic

2. Gedung B

a. Ruang Pelayanan Inap

1) Kelas III Non infeksi diberi nama Ruang Sungkai

2) Kelas II infeksi diberi nama Ruang Medang

3) Kelas II diberi nama Ruang Meranti (Bangsal Kebidanan dan

Nonatus)

4) Kelas I diberi nama Ruang Tembesu

5) Kelas VIP diberi nama Ruang Petanang

3. Gedung C

a. Ruang gizi

b. Laudry

c. Mushallah

d. Bermain Anak

e. Ruang makan karyawan

f. Sekretariat rumah sakit ibu dan anak

g. Ruang tim pengadilan asuransi dan klaim

4. Gedung D

a. IPSRS

b. Bengkel

c. Gneset

d. Kamar jenazah

e. Instalasi gas medic

 58

Tabel 5.1
Kelas Ranap dan Jumlah TT RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

No Uraian Jumlah
1 Kelas Utama VIP (Tembesu) 10
2 Kleas I (Petanang) 20
3 Kelas II (Meranti) 20
4 Kelas II (Bangsal Kebidanan) 4 dan 18
5 Kelas III non infeksi (Sungkai) 40
6 Kelas III Infeksi (Medang) 40
7 ICU 4
8 NICU 4
9 Neonatus 5
Total 165 tempat tidur
Sumber: Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Adapun jumlah tenaga medis dan non medis RSUD Kota Sekayu tahun

2015 adalah sebagai berikut:

Tabel 5.2

Jumlah Tenaga Medis dan Non Medis RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

No Tipe tenaga Medis dan Non Medis Jumlah

1 Dokter Umum 22 orang
2 Spesialis 25 orang
3 Dokter gigi 3 orang
4 Spesialis Gigi 1 orang
5 Dokter Bedah 2 orang
6 Perawat 180 orang
7 Pegawai Khusus Terapi 2 orang
8 Teknisi Medis 30 orang
9 Pegawai Khusus Bidan 68 orang
10 Pegawai Khusus Gizi 6 orang
11 Pegawai Khusus Kefarmasian 29 orang
12 Pegawai Kesehatan Masyarakat 9 orang
13 Pegawai Non Kesehatan 130 orang
Total 507 orang
Sumber: Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Indikator kinerja pelayanan rumah sakit digunakan untuk mengetahui

tingkat pemanfaatan, mutu, dan efesiensi pelayanan rumah sakit. Indikator

 59

pelayanan rawat inap di RSUD Kota Sekayu tahun 2015, dapat dilihat dari

indikator berikut.

Tabel. 5.3

Indikator Kinerja Pelayanan RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

No Indikator Tahun Standar

2015 Ideal
1 BOR (Bed Occupancy 92,7% 60-85%
Ratio)
2 GDR (Gross Death Rate) 4% -
3 NDR (Net Death Rate) 1% -
4 ALOS (Average Length of 3 hari 6-9 hari
Stay)
Sumber: Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Berdasarkan tabel diatas BOR pada tahun 2015 sebesar 92,7%, GDR

sebesar 4%, NDR sebesar 1% dan AlOS selama 3 hari.

B. Pengelolaan Obat di RSUD Kota Sekayu

Pengelolaan perbekalan farmasi dilakukan di dalam ruang lingkup

Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu. Pelaksanan Pelaksanaan semua

kegiatan pengelolaan obat dilakukan di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

oleh SDM yang ada di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu. Gudang farmasi

RSUD Kota Sekayu berada di bawah tanggung jawab Apoterker Instalasi

Farmasi RSUD Kota Sekayu. Meskipun berada di bawah tanggung jawab

Apoteker, namun letak gudang farmasi terpisah dengan Apotek RSUD Kota

Sekayu. Adapun letak gudang farmasi dalam struktur organisasi RSUD Kota

Sekayu adalah sebagai berikut:

 60

Bagan 5.1

Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RSUD Kota Sekayu

Gudang farmasi RSUD Kota Sekayu bersama apotek RSUD Kota

Sekayu berada dibawah unit Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu. Oleh

karena itu, gudang farmasi masih merupakan tanggung jawab dari Kepala

Instalasi Farmasi.

a. Input

Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia

untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Input dari sistem

pengelolaan persediaan obat terdiri dari sumber daya manusia, anggaran,

sarana dan prasarana, prosedur pengelolaan.

1) SDM

SDM yang ada di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu dikepalai

oleh Apoteker sebagai penanggung jawab gudang farmasi dan adapun

petugas pelaksananya dipegang oleh D3 farmasi.

Jumlah tenaga yang ada di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

dengan rincian sebagai berikut:

 61

Tabel 5.4

Jumlah SDM di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

Jumlah Latar Belakang Jabatan Status Lama

Pendidikan Pegawai Bekerja
1 orang S1 Farmasi (Apt) Kepala PNS 5 Tahun
Gudang
1 orang D3 Farmasi Staf pelaksana Non PNS 2 Tahun
gudang
Sumber : Bag.Kepegawaian RSUD Kota Sekayu tahun 2015

Berdasarkan tabel diatas bahwa jumlah SDM yang mengelola

persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu pada tahun

2015 berjumlah 2 orang dengan tenaga apoteker berjumlah 1 orang

menjabat sebagai kepala gudang dan 1 orang menjabat sebagai staf

pelaksana gudang. Jumlah ini mengalami penurunan dari 2 tahun

sebelumnya yang berjumlah 3 orang.

Dari hasil observasi dan telaah dokumen berupa SOP,

penanggung jawab gudang farmasi di RSUD Kota Sekayu dipegang

oleh Apoteker yang merupakan kepala gudang. Adapun tugas

Kepala Gudang Farmasi dalam pengelolaan persediaan obat di

RSUD Kota Sekayu antara lain:

a. Membuat usulan perencanaan kebutuhan obat

b. Melaksanakan penyediaan obat berdasarkan ketentuan

c. Mengajukan permintaan pembelian

d. Memeriksa kebenaran laporan pemasukkan

e. Pendistribusian dan pemakaian obat di setiap unit terkait

 62

f. Mengawasi dan mengendalikan kebutuhan obat serta

bertanggung jawab untuk memastikan keseuaian rencana dan

kebutuhan obat di Gudang Farmasi.

Dari hasil observasi dan telaah dokumen diatas, ditemukan

bahwa kepala Gudang Farmasi sudah melakukan tahapan-

tahapan sesuai dengan prosedur kerja yaitu bertanggung jawab

atas semua kegiatan yang ada di Gudang Farmasi termasuk dalam

proses pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi RSUD

Kota Sekayu. Pernyataan tersebut didukung dengan hasil

wawancara yang telah dilakukan peneliti. Berikut kutipan

wawancaranya:

ya kalau peran saya disini, ya sebagai kepala gudang, jadi

semua kegiatan yang ada di gudang farmasi ini ya saya yang

bertanggung jawab, termasuk pengelolaannya, jadi misalnya

obat habis ya dilakukan perencanaan obat dengan melihat

formularium yang ada di rumah sakit ini, terus bikin surat

usulan untuk pengadaan, ya sampai ke pengawasan-

pengawasan obat yang ada di gudang ini (GF-2)

Sementara itu, berdasarkan hasil observasi dan telaah

dokumen berupa SOP yang telah dilakukan oleh peneliti, peran

petugas gudang farmasi dalam pengelolaan persediaan obat

adalah berdasarkan standar operasional prosedur yang berlaku di

RSUD Kota Sekayu. Adapun tugas petugas pelaksana gudang

 63

farmasi dalam pengelolaan persediaan obat di RSUD Kota

Sekayu antara lain:

a. Menerima barang yang datang dari supplier dan menata

barang di gudang farmasi

b. Menghitung jumlah persediaan stock barang farmasi di

gudang.

c. Menginput data obat yang ada di gudang

d. Melakukan mutasi barang farmasi ke unit instalasi farmasi.

e. Membuat laporan mutasi barang

f. Melakukan pengecekan terhadap obat kadaluarsa.

g. Membuat laporannya serta membuat arsip faktur penerimaan

obat.

Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa SOP ditemukan

bahwa informan melakukan tahapan-tahapan sesuai dengan yang

ada di prosedur tersebut. Akan tetapi berbeda dengan hasil

observasi di gudang farmasi, ada beberapa tahapan yang jarang

dilakukan oleh petugas gudang yaitu petugas gudang jarang

sekali untuk melakukan pengecekan terhadap obat-obat

kadaluarsa, hal ini dikarenakan pekerjaan yang terlalu padat dan

tidak adanya petugas lain yang membantu pekerjaanya. Hasil

observasi pun didukung dengan hasil wawancara yang telah

dilakukan peneliti sebagai berikut:

kalau urusan gudang ya saya, disini tugas saya cuma

menerima barang datang, terus menyimpanannya, bikin
laporan, mencatat obat masuk obat keluar, tapi ya kadang
itu mas, kadang ada pekerjaan yang seharusnya saya
 64

lakukan enggak saya lakukan, seperti ngecek obat yang

sudah kadaluarsa, itu jarang saya lakukan karena saya
sibuk, semua tugas gudang saya yang ngerjain, jadi kadang
tidak sempat.. (GF-3)

Hal ini menunjukkan bahwa Instalasi Farmasi RSUD Kota

Sekayu belum memiliki tenaga pelaksana gudang farmasi yang

cukup dalam melakukan pekerjaan pengelolaan persediaan obat di

gudang farmasi. Ini terlihat ada beberapa ada beberapa peran yang

seharusnya dilakukan oleh petugas pelaksana akan tetapi tidak

dilakukan.

Hal ini juga didukung juga dengan hasil kegiatan wawancara

yang telah dilakukan dengan semua informan, yang menyebutkan

bahwa SDM yang ada di gudang farmasi masih kurang, karena

hanya ada 2 orang yang mengelola gudang farmasi, seharusnya

berdasarkan PP No.51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian

dibawah petugas pelaksana gudang ada satu orang pembantu

pelaksana yang berlatar belakang Ahli Madya Farmasi atau SMK

Farmasi. Berikut kutipan wawancaranya:

kalau untuk petugas pelaksana di gudang saya rasa kurang

cukup ya.... (GF-1)

Pada dasarnya SDM yang ada saat ini kurang jumlahnya, tidak
ada yang bertugas untuk mengecek barang yang akan dikirim ke
unit, kemudian mengecek obat yang sudah kadaluarsa atau
rusak (GF-2)

saya rasa perlu adanya penambahan karyawan lagi deh,

karena kalau cuma saya repot jadinya, apalagi untuk ngecek-
ngecek barang yang kadaluarsa atau pun rusak (GF-3)

Kalau saat barang banyak saya butuh tambahan tenaga lagi,

karena selain menyusun barang, saya juga harus menyiapkan
 65

barang sesuai dengan pesanan dari unit, belum lagi pengecekan

obat (GF-3)

Kurangnya tenaga pelaksana di gudang farmasi membuat waktu

kerja overtime pada petugas, hal ini mengakibatkan ada beberapa tugas

pelaksana yang seharusnya dilakukan segera menjadi tertunda.

Kualitas dari SDM yang ada di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu dalam melaksanakannya tugasnya, dapat dipengaruhi oleh

banyak faktor seperti latar belakang pendidikan, usia, status pegawai

dan sebagainya. Secara individu SDM sudah dikatakan baik dalam

melaksanakan tugasnya di gudang farmasi. Hal ini dikarenakan mereka

sudah secara rutin mengerjakan pekerjaan di gudang farmasi, walaupun

menurut kepala instalasi farmasi dan kepala gudang, petugas pelaksana

pada awalnya belum tahu tentang pengelolaan persediaan obat terutama

di gudang obat. Akan tetapi dengan berjalannya waktu, petugas gudang

farmasi dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Pernyataan tersebut

didukung dengan hasil wawancara yang telah dilakukan peneliti seperti

dibawah ini:

Bagian gudang selama ini kinerjanya cukup baik dan

terampil, sampai saat ini belum pernah terjadi masalah yang
berkaitan dengan pengelolaan obat... (GF-1)

....pengetahuan yang dimiliki tenaga yang ada cukup baik,

walaupun pada awalnya tidak tahu tentang pengelolaan
obat, karena dia juga orang baru disini, tapi kalo sekarang
sudah tahu (GF-2)

Latar belakang dari petugas pengelola persediaan obat sudah

sesuai dengan jabatan yang dipegang oleh masing-masing SDM.

 66

Menurut Permenkes Nomor 58 tahun 2014 bahwa kualifikasi SDM

pekerjaan kefarmasian dirumah sakit terdiri dari Apoteker dan Tenaga

teknis kefarmasian (S1 Farmasi, D3 Farmasi, atau SMF). Berikut

adalah latar belakang pendidikan dari informan dalam penelitian ini :

Tabel 5.5

Karakteristik Informan di RSUD Kota

No Informan Umur Jabatan Pendidikan

1 Informan I 48 thn Kepala S1 Farmasi
Instalasi Apoteker
Farmasi
2 Informan II 34 thn Kepala S1 Farmasi
Gudang Apoteker
Farmasi
3 Informan III 24 thn Staf Gudang D3 Farmasi
Farmasi
Sumber: Bag.Kepegawaian RSUD Kota Sekayu tahun 2015

Sedangkan untuk pelatihan pengelolaan persediaan obat belum

pernah dilakukan oleh pihak rumah sakit. Hal ini dikarenakan

pengetahuan petugas cukup baik dalam pengelolaan persediaan obat.

Ini terlihat dari petugas gudang yang melaksanakan pekerjaan sesuai

dengan prosedur yang ada. Pernyataan tersebut juga didukung dengan

hasil wawancara yang telah dilakukan peneliti seperti dibawah ini:

Tenaga yang ada saat ini menurut saya sudah cukup baik (GF-
1)

....kalau menurut saya tenaga yang sekarang sudah cukup

terampil ya, kalau pelatihan saya rasa belum perlu dilakukan
karena selama ini juga tidak pernah ada masalah, kalo misalnya
dia ada yang di tahu ditanya ke saya (GF-2)

selama saya disini belum pernah ikut pelatihan, pihak gudang

atau rumah sakit pun belum pernah mengadakan pelatihan-
pelatihan tentang manajemen logistik.. (GF-3)
 67

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan

wawancara dan data sekunder maka dapat disimpulkan kuantitas SDM

yang tersedia di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu saat ini memang

dirasa kurang, terlebih dengan adanya proses pengurangan jumlah

SDM dari tahun sebelumnya. Hal ini menyebabkan beban kerja SDM

yang ada saat ini menjadi bertambah karena penambahan tenaga SDM

sampai saat ini belum dilakukan.

2) Anggaran

Terkait pendanaan atau sumber dana yang dimiliki oleh RSUD

Kota Sekayu dalam pengelolaan persediaan obat berasal dari dua

sumber dana yaitu APBD dan BLUD. Akan tetapi dalam proses

pengelolaan obat belum ada penganggaran khusus yang disediakan dan

menurut kepala instalasi penganggaran masih belum dibutukan saat ini,

karena tidak ada kegiatan khusus yang membutuhkan dana dalam

pengelolaan persediaan obat. Sementara itu, untuk keperluan ATK dan

buku-buku pencatatan petugas hanya tinggal mengajukan permintaan

kepada bagian logistik umum dan di bagian logistik umum sudah

tersedia sehingga penganggarannya masuk kedalam penganggaran

bagian umum bukan ke anggaran pengelolan obat di gudang farmasi.

Berikut pernyataan informan:

kalau anggaran khusus untuk pengelolaan obat tidak ada ya,

karena menurut saya belum perlu diberikan anggaran, karena
tidak ada kegiatan khusus dalam proses pengelolaan obat ya,
jadi sejauh ini belum ada (GF-1)
 68

sejauh ini tidak ada ya anggaran khusus untuk pengelolaan

obat, dari atasnya belum menyediakan, paling kalau misalnya
digudang kurang buku catatan, atau alat tulis lah, tinggal minta
saja kebagian logistik umum (GF-2)

....ya tinggal minta saja kebagian logistik umum, disana sudah

ada semua tersedia kalau untuk ATK dan lain-lainnya (GF-3)

Berdasarkan wawancara yang dilakukan, RSUD Kota Sekayu

belum menyediakan anggaran khusus untuk kegiatan pengelolaan

persediaan obat di gudang farmasi. Sedangkan untuk keperluan ATK

dan lainnya petugas gudang farmasi meminta ke bagian logistik umum.

3) Sarana dan Prasarana

Untuk menunjang para petugas di gudang farmasi dalam

melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, ketersediaan akan sarana

dan prasarana merupakan salah satu hal yang penting dan perlu

diperhatikan. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa

ketersediaan kelengkapan dan kelayakan sarana dan prasarana yang

digunakan untuk menunjang kerja petugas dalam pengelolaan

persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu pada dasarnya

sudah baik dan lengkap. Berikut kutipan wawancaranya:

sarana dan prasarana yang digunakan cukup lengkap tentunya

ya.... (GF-1)

Pernyataan tersebut juga didukung oleh pernyataan yang

diberikan oleh kepala gudang dan petugas pelaksana gudang.

 69

kalau fasilitas yang digunakan ya banyak ya, ada kantor, ada

telpon, ada tempat penyimpanan dan lain-lain, banyak kalau mau
disebutin satu-satu.... (GF-2)

banyak ya kalau fasilitas, ada rolli untuk ngangkut barang

kalau datang, ada telpon untuk pemesana barang dari unit-unit,
ada lemari, rak-rak, banyak deh pokoknya... (GF-3)

Dari hasil pernyataan informan diatas, diketahui bahwa fasilitas

atau peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan persediaan

obat sudah cukup lengkap. Hal ini juga dibuktikan juga dengan hasil

observasi di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu. Berikut hasil

observasinya:

Tabel 5.6

Sarana dan Prasarana Penunjang di Gudang Farmasi

No. Pernyataan Observasi Jumlah

1 Tersedianya ruangan/kantor untuk kepala gudang 1 buah ruangan
2 Terdapatnya komputer. 2 buah
komputer
3 Terdapatnya meja, kursi, lemari, di 3 meja, 4
ruangan/kantor. kursi, 2 lemari
4 Terdapatnya ATK di ruangan/kantor
5 Tersedia telepon yang mendukung 1 buah telepon
6 Adanya buku harian penerimaan obat 3 buah buku
7 Adanya buku harian pengeluaran obat 3 buah buku
8 Terdapatnya prosedur untuk pengelolaan
persediaan obat
9 Gudang penyimpanan yang ideal 3,2 m2 x 3 m2
10 Terdapatnya AC/kipas angin 3 buah kipas
angin
1 Terdapatnya rolli 1 buah rolli
Sumber: Hasil observasi di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu tahun

2015

Selain sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang

pekerjaan para petugas terdapat juga sarana dan prasarana yang

 70

berhubungan dengan fungsi gudang farmasi yaitu penyimpanan.

Kondisi dari gudang penyimpanan obat RSUD Kota Sekayu masih

dalam kondisi yang baik, hanya saja dalam penataannya yang kurang

baik, karena rak-rak yang ada masih kurang memadai untuk meletakkan

barang-barang akibatnya barang-barang yang ada menjadi menumpuk,

apalagi ditambah dengan pemesanan barang yang dalam jumlah besar,

selain itu juga gudang farmasi RSUD Kota Sekayu tidak hanya

digunakan untuk menyimpan obat tetapi juga digunakan untuk

menyimpan alat-alat kesehatan lainnya.

Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat

petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat di gudang

tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada saat akan

menyusun obat-obatan yang baru diterimanya. Minimnya luas gudang

farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus menumpuk

obat-obatan. Tidak hanya obata-obatan yang ada di gudang farmasi

akan tetapi alat kesehatan pun disimpan didalamnya. Ini tentu sangat

menyulitkan petugas saat akan melakukan pengambilan obat.

Pernyataan tersebut didukung dengan hasil wawancara yang telah

dilakukan peneliti sebagai berikut:

......sebenarnya kalau saya lihat fasilitasnya sudah cukup

memadai ya, tapi memang gudang penyimpanan agak sempit ya,
karena mungkin banyak barangnya, sebenarnya sudah saya
usulkan ke atas untuk perbesaran gudang, tapi belum ada
tanggapan, enggak tau saya kenapa... (GF-1)

.....Saya rasa cukup kalo fasilitasnya, paling gudang ya,

sebenarnya gini kami pihak gudang sudah beberapa kali
mengusulkan untuk perbesaran gudang, karena kondisi gudang
 71

saat ini tidak lagi cocok untuk pengadaan barang yang besar,
jadi kalau misalnya kami mengadakan barangnya banyak
tergantung kebutuhan juga ya, ya seperti ini numpuk jadi nya,
mau tidak mau harus ditumpuk, karena kondisi gudang nya yang
seperti ini (GF-2)

...kalau dari segi sarana dan prasarana yang ada sebenarnya

sudah ada cukup ya, hanya saja kalau menurut saya itu
gudangnya masih menjadi kendala disini, kalo misalnya barang
datang, saya susah untuk nyusunnya, jangankan nyusunnya,
meletakkannya saja saya bingung, mangkanya di tumpuk seperti
ini (GF-3)

Dari hasil wawancara diatas juga didukung oleh hasil observasi di

gudang farmasi didapatkan bahwa kondisi gudang cukup baik akan

tetapi luas gudang penyimpanan obat yang kurang memadai. Hal ini

terlihat dari ukuran gudang yang hanya 3,2 x 3 m2 saja.

Dari hasil wawancara dan observasi mengenai sarana dan

prasarana, maka dapat disimpulkan bahwa fasilitas yang digunakan

dalam proses pengelolaan persedian obat di gudang farmasi sudah

cukup baik dan lengkap. Hanya saja khusus untuk kondisi gudang

farmasi masih kurang memadai.

4) Prosedur

Prosedur merupakan dasar bagi petugas kefarmasian dalam

melaksanakan seluruh kegiatan operasional di rumah sakit. Dalam

menjalankan suatu proses kerja diperlukan standar atau prosedur yang

digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan segala pekerjaan

yang ada. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala instalasi farmasi

dan kepala gudang, bahwa RSUD Kota Sekayu memiliki prosedur

 72

pengelolaan obat antara lain yaitu prosedur perencanaan, prosedur

penganggaran, prosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, prosedur

pendistribusian, prosedur penghapusan, dan prosedur pengendalian

persediaan obat. Berikut kutipan wawancaranya:

....prosedur kita ada, dibuat sebagai landasan untuk

pengelolaan obat di gudang farmasi ya (GF-1)

kalau prosedur atau SOP kita ada disini, jadi semua kegiatan
kita sesuai SOP yang ada (GF-2)

Hasil wawancara juga didukung oleh hasil observasi dan telaah

dokumen bahwa prosedur atau Standar Operasional Prosedur (SOP)

yang berlaku di Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu terkait kegiatan

pengelolaan obat, antara lain adalah prosedur perencanaan, prosedur

penganggaran, prosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, prosedur

pendistribusian, prosedur penghapusan, dan prosedur pengendalian

persediaan obat.

SOP kegiatan pengelolaan obat di instalasi farmasi yang

digunakan dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi dan ditetapkan serta di

tanda tangani oleh Direktur RSUD Kota Sekayu. SOP yang berlaku

pada tahun ini pada dasarnya masih menggunakan SOP pada tahun-

tahun sebelumnya

Setiap SOP yang ada terdiri dari beberapa konten seperti

pengertian, tujuan, kebijakan, penanggung jawab, persiapan,

pelaksanaan dan unit terkait. Jika dilihat pada masing-masing SOP,

dapat dikatakan bahwa SOP yang ada cukup singkat dan jelas. Setiap

konten hanya berisi uraian singkat saja dan hanya berjumlah 1 halaman.
 73

Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para SDM yang ada dalam

mengaplikasikan setiap SOP yang ada.

SOP yang ada sudah lengkap, mudah dalam pelaksanaannya dan

telah disesuaikan dengan kegiatan rutin pengelolaan persediaan obat

dirumah sakit. Tidak ada kendala ataupun hambatan dalam

implementasi SOP dirumah sakit karena prosedur telah dibuat lebih

mudah dalam pengaplikasiannya. Hal ini seperti yang dikatakan oleh

informan dalam kutipan di bawah ini :

kalau hambatan tidak ada ya, prosedur bagus tidak menjadi

hambatan kalau prosedurnya, kan prosedur dibuat untuk
mempermudah kerja kita disini (GF-3)

Berdasarkan hasil wawancara dengan semua informan diketahui

bahwa pelaksanaan kegiatan pengelolaan obat di gudang farmasi RSUD

Kota Sekayu juga sudah mengacu dan sesuai dengan SOP yang ada.

Hal ini sesuai dengan penyataan informan, berikut :

Prosedur sudah sesuai ya, kita pakai prosedur yang ada di

rumah sakit ini ya, jadi semua kegiatan pengelolaan obat ada
prosedurnya (GF-1)

ya kegiatan kita disini sesuai dengan SOP yang ada, fleksibel

saja kalo untuk prosedurnya, tidak ada hambatan atau masalah
(GF-2)

kalau menurut saya semuanya sudah sesuai prosedur ya,

khususnya kegiatan disini.. (GF-3)

Dari pernyataan diatas, juga didukung oleh hasil observasi dan

telaah dokumen prosedur kerja didapatkan bahwa sudah mengacu pada

SOP yang ada.

 74

Dari hasil penelitian yag dilakukan dengan menggunakan

wawancara, telaah dokumen dan observasi maka dapat disimpulkan

bahwa SOP yang ada terkait dengan proses pengelolaan logistik

perbekalan farmasi sudah lengkap dan baik. Setiap SOP sudah dibuat

secara singkat dan jelas agar mudah dimengerti oleh para petugas.

Selain itu pengaplikasian SOP juga sudah dapat dikatakan baik, karena

semua proses yang ada sudah sesuai dengan SOP yang ada.

b. Proses

Proses pengelolaan persediaan obat merupakan serangkaian kegiatan

untuk mengelola obat yang dilakukan dengan menggunakan input sudah

disediakan. Proses dalam penelitian ini mengenai gambaran pengelolaan

persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu, ini merupakan

elemen-elemen yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran

yang direncanakan. Variabel yang terdapat pada proses dalam penelitian ini

adalah proses pengelolaan persediaan obat yang terdiri dari perencanaan,

penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan

pengendalian.

1) Perencanaan Kebutuhan

Kegiatan perencanaan digudang farmasi RSUD Kota Sekayu

mengacu kepada prosedur yang telah ditetapkan. Kegiatan perencanaan

dan penentuan kebutuhan obat di gudang farmasi menggunakan metode

konsumsi. Metode ini digunakan karena lebih mudah dalam

penerapannya. Kegiatan perencanaan diawali dengan melihat dan

merekap obat bulan sebelumnya dan stok akhir bulan kemudian

memprediksi jumlah obat untuk kebutuhan dalam sebulan dan

 75

menambahkan dengan stok pengaman (buffer stock). Penentuan

kebutuhan ini dibuat dalam dokumen perencanaan berupa draf usulan

yang kemudian diserahkan ke kepala gudang farmasi untuk dibuat surat

pemesanan ke distributor yang nantinya akan disetujui oleh kepala

instalasi farmasi. Berikut pernyataan Informan:

...prosesnya mulai dari pembuatan daftarnya oleh kepala

gudang, obat apa saja yang akan di adakan atau dipesan,
kemudian baru disampaikan ke saya, baru nanti diketahui oleh
direktur dan disetujui oleh bagian keuangan, kalau sudah
disetujui baru obatnya diadakan. Nah untuk perencanaannya
disini kami pakai konsumsi, kita lihat pemakaian obatnya, berapa
sisanya kemudian berapa yang keluar, kemudian ditambah
dengan buffer stokc juga (GF-1)

Proses perencanaannya ya kami buat daftar obat apa saja yang

akan di beli, nah daftar tersebut berdasarkan metode konsumsi
kan. Jadi misalnya obat apa saja nih yang kira-kira yang banyak
digunakkan oleh user atau masyarakat banyak yang konsumsi,
nah kami lihat pemakaian, disana kan ada rekapannya, jadi
melihat histori data obat itu sendiri, nantikan dilihat tuh ya,
misal obat amoxilin tablet stok akhirnya 500, kemudian mutasi
keluar 4000, berarti kan 4000-500 = 3500, nah 3500 ini nanti
ditambah dengan stok pengamannya. ... (GF-2)

biasanya dari jumlah konsumsi bulan sebelumnya saja, lalu

ditambahin berapa persen dari jumlah yang akan dipesan. untuk
melihat stoknya dari komputer sudah jelas, soalnya semuanya
kan disana semua data obat-obatan.(GF-3)

Menurut informan obat-obatan yang akan diusulkan dalam

perencanaan adalah obat-obatan yang sudah sesuai dengan formularium

RSUD Kota Sekayu dan berdasarkan konsumsi diantaranya yaitu obat-

obat yang berjenis tablet, injek, salp, cair, kapsul dan lain sebagainya.

Beikut kutipan wawancaranya:

 76

....semua jenis obat yang ada di formularium ya, jadi disini

patokan nya formularium dan konsumsi.. (GF-1)

kalau obat yang masuk keperencanaan ya sesuai dengan

formularium ya, kita kan ada formularium nih, nah ditambah
juga dengan jumlah konsumsi dari pasien juga, jadi berapa
banyak dan obat apa saja nanti yang habis dan nah dilihat
dari sana (GF-2)

Dari pernyataan diatas juga didukung oleh hasil telaah dokumen

berupa Laporan Keadaan Obat Tahun 2015 didapatkan hal yang sama

yaitu obat-obat yang berjenis tablet, injek, salp, cair, kapsul dan lain

sebagainya.

Selama ini dalam proses perencanaan kebutuhan obat sudah

sesuai dengan standar operasional prosedur yang ada di rumah sakit.

Namun tetap saja ada kendala yang sering terjadi dalam proses

perencanaan kebutuhan obat. Kendala tersebut adalah ketidaksesuaian

harga obat yang ada di e-katalog dengan harga yang sebenarnya pada

distributor. Berikut pernyataan dari informan:

perencanaannya sudah sesuai kalau menurut saya, tapi

kendalanya obat yang kami pesan terkadang tidak sesuai
harganya dengan harga distributornya... (GF-1)

...kita kan disini pakai e-katalog, jadi kendala yang sering

muncul itu tidak sesuainya harga obat yang di e-katalog dengan
distributor, jadi kami ganti saja obatnya dengan obat yang
terapinya sama dan harganya juga sama (GF-2)

Masalah yang dapat menyebabkan terjadinya stock out dalam

proses perencanaan diantaranya ketidaksesuaian realisasi dengan

perencanaan, meningkatnya jumlah pasien dan pola konsumsi yang

berubah. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut:

 77

...kadang realisasinya tidak sesuai dengan yang kita

rencanakan, misal perencanaan kita segini, tiba-tiba pasien
banyak kan, ya akhirnya stok kita habis (GF-1)

masalah stok out banyak ya. misal masalah pada perencanaan,

bulan kemaren tidak ada kasus, dan kita tidak pesen, nah tapi
bulan ini tiba-tiba ada kasus, biasanya untuk penyakit yang pola
nya tidak menentu, akhirnya kita pesen cito (GF-2)

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara

mendalam dan data sekunder, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan

perencanaan kebutuhan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

pada dasarnya sudah dilakukan sesuai dengan standar operasional

prosedur yang ada di rumah sakit. Obat-obatan yang masuk dalam

perencanaan juga berdasarkan Formularium Rumah Sakit dan

berdasarkan metode konsumsi. Akan tetapi dalam pelaksanaannya

terkadang terdapat masalah yang berkaitan dengan ketidaksesuaian

harga obat yang ada di e-katalog dengan harga distributor/supplier.

2) Penganggaran

Pengganggaran adalah dana yang disediakan oleh pihak rumah

sakit untuk menunjang kegiatan pengelolaan obat di gudang farmasi.

Proses penganggaran untuk pengadaan obat di RSUD Kota Sekayu

menjadi tanggung jawab bagian keuangan dan kepala instalasi farmasi.

Berdasarkan hasil telah dokumen berupa Laporan Keadaan Obat

Menggunakan Dana Operasional BLUD Tahun 2015 dana yang

dikeluarkan untuk pengadaan obat sebesar 10 M pertahun. Hal ini

juga didukung oleh hasil wawancara kepada informan kepala instalasi

farmasi dan kepala gudang farmasi yang menyebutkan bahwa dana

 78

yang disediakan untuk pengadaan obat di RSUD Kota Sekayu sebesar

10 M pertahun. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut:

kalau untuk obat lebih besar ya anggarannya, kurang lebih

sekitar 10 M pertahun, itu untuk obat ya, belum untuk yang lain
GF-1)

.... nah kalau dana yang dikeluarkan oleh RS untuk obat

pertahun itu bisa 10_an M, itu sudah dari dua sumber dana tadi,
biasanya (GF-2)

Adapun mekanisme penganggaran obat yaitu sebelum menyetujui

pembelian obat yang diajuhkan oleh kepala gudang, kepala instalasi

menghitung anggaran berdasarkan harga obat yang dibeli sebelumnya

tanpa mengabaikan perkiraan kenaikan harga. Kemudian kepala

instalasi farmasi memberikan data dan laporan pembelian ke bagian

keuangan. Setelah itu, oleh bagian keuangan data-data tersebut akan

diinput untuk segera dibayarkan jika sudah jatuh tempo waktu

pembayaran. Seperti yang diungkapkan oleh kepala instalasi farmasi

dibawah ini.

....penganggarannya diusulkan dulu, dibuat dulu oleh kepala

gudang, kemudian dilaporkan kesaya, nanti saya data dulu, saya
cek dulu, kemudian kalau sudah sesuai baru saya ajuhkan ke
bagian keuangan... (GF-1)

Pernyataan diatas didukung juga oleh pernyataan kepala gudang.

Berikut pernyataannya:

usulan dana pembelian obatnya kami yang bikin, nanti di

ajuhkan ke ibu Hanif sudah itu baru ke bagian keuangan... (GF-
2)
 79

Adapun sumber dana yang digunakan dalam proses pengadaan

obat berasal dari dua sumber dana yaitu dari APBD dan BLUD. Dana

APBD di lakukan perencanaan setiap 3 bulan sekali sedangkan untuk

dana BLUD dilakukan perencanaan setiap bulannya. Berikut penyataan

informan:

disini kami melakukan pemesanan obat biasanya setiap bulan

ya, kalau menggunakan dana BLU sebulan sekali biasanya, kalau
pake APBD pesannya 3 bulan sekali... (GF-1)

Kami ada dua dana ya, kalau APBD itu kami lakukan
pertrisemester artinya 3 bulan sekali, kalau yang BLUD kami
lakukan setiap bulan. Nah kenapa kami lakukan seperti ini,
karena kalau misalnya dari APBD nya kekurangan obat, ya kami
tutup dengan dana obat dari BLUD. Kalau misalnya obatnya
habis di pertengahan sebelum datang pemesanan lagi ya kami
pesan lagi, jadi dalam 1 bulan itu bisa 2 kali mesannya (GF-2)

Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat tentu terdapat

masalah atau kendala. Masalah yang sering dihadapi oleh RSUD Kota

Sekayu adalah kurangnya anggaran untuk pengadaan obat. Hal ini

dikarenakan permintaan kebutuhan obat meningkat dan obat yang

dikeluarkan oleh user terkadang tidak sesuai dengan rincian anggaran

yang ada dalam perencanaan. Seperti yang diuangkapkan oleh informan

dibawah ini.

kendalanya terkadang anggaran yang ada saat ini sepertinya

kurang, pada hal kita sudah pakai dua sumber dana ya, dana
APBD dan dana BLUD (GF-1)

...sebenarnya kendala dalam penganggaran itu dananya ya,

dananya kurang terus ya meskipun sudah pakai dana BLUD dan
APBD tetap saja kurang, karena permintaan pasien meningkat
dan juga ada harga itu yang mahal dan urgent, nah itu yang
bikin dana kita cepat habis (GF-2)
 80

Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara

mendalam, maka dapat disimpulkan bahwa dalam proses penganggaran

persediaan obat yang ada di RSUD Kota Sekayu menggunakan dua

anggaran yaitu anggaran APBD dan BLUD. Akan tetapi terdapat

kendala yang sering dihadapi adalah kurangnya anggaran untuk

pengadaan obat.

3) Pengadaan

Pengadaan merupakan salah satu kegiatan merealisasikan

perencanaan dan penentuan kebutuhan obat dirumah sakit. Dari hasil

wawancara yang dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa proses

pengadaan yang ada di RSUD Kota Sekayu dimulai dari pengajuan dari

gudang farmasi ke kepala instalasi farmasi sesuai dengan kebutuhan

yang telah ditetapkan, setelah itu kepala instalasi membuat Surat

Pemesanan yang diketahui oleh Direktur dan disetujui oleh bagian

keuangan, setelah disetujui barulah pemesanan dilakukan dan diajuhkan

ke distributor masing-masing. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh

informan dibawah ini.

...kalau pengadaan perbekalan ya lewat saya dulu, jadi dari

gudang farmasi yang akan diadakan mengajuhkan ke saya, nanti
saya yang bikin suratnya, kemudian baru saya ajuhkan ke
direntur untuk minta persetujuaan... GF-1)

...kami ngajuhkan usulan ke kebutuhan obat sekian ke bu Hanif,

nah nanti dia yang bikin suratnya pemesanan barangnya,.. (GF-
2)
 81

Dalam pelaksanaannya pengadaan obat di RSUD Kota Sekayu

sudah menggunakan sistem e-purchasing secara online melalui web

LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah). Hal

ini untuk mempermudah petugas dalam pemesanan, selain itu juga

pengadaan obat berdasarkan tender. Sebagaimana pernyataan informan

berikut :

sekarang kan sudah ada e-katalog, jadi pemesanan lewat itu

lebih mudah, apalagi itu seperti bersifa wajib ya karena ada
Surat edaran dari Menkes tentang pengadaan obat lewat e-
katalog atau kalau misalnya ada obat yang enggak sesuai dengan
yang diinginkan RS, ya kita pakai sistem tender atau lelang,.
(GF-1)

kalau pengadaan obat kita pakai e-katalog ya, ada juga pakai
sistem tender, itu kalau misalnya obat yang di e-katalog tidak
sesuai dengan harga, ada juga pakai pembelian langsung, jadi
distibutor menawarkan ke RS (GF-2)

Menurut Informan, obat yang diusulkan dalam proses pengadaan

adalah obat-obat yang sudah ada di formularium RSUD Kota Sekayu.

Berikut pernyataannya:

semua jenis obat yang akan diadakan berdasarkan

formularium rumah sakit (GF-1)

Panduan pengadaan obat disini ya berdasarkan formularium

rumah sakit, jadi jenis obatnya sudah ada di formularium itu
(GF-2)

Selain itu juga, menurut informan proses pengadaan obat

dilakukan setiap bulan sekali, akan tetapi jika pergerakan obat cepat

maka pemesanan obat dilakukn 2 kali dalam 1 bulan. Berikut

pernyataan informan:
 82

....biasanya 1 bulan sekali ya, tapi tergantung obatnya, kalau

obatnya cepat habis ya pihak gudang pesan lagi, tapi kalau
perencanaannya ya tergantung dana yang digunakan (GF-1)

Kalau pengadaannya ya kami lakukan 1 bulan sekali, atau bisa

jadi 2 kali dalam 1 bulan, itu kalau obatnya cepat habis ya...
(GF-2)

Setahu saya obat yang diadakan biasanya sebulan sekali, atau

tidakk kalo obat nya cepat habis, pak Dedi mesan lagi, bisa
sebulan itu 2 kali (GF-3)

Kendala yang sering terjadi dalam kegiatan pengadaan adalah

datang dari distributor yang sering terlambat dalam melakukan

distribusi ke rumah sakit dikarenakan jarak yang cukup jauh dan

anggaran yang kurang. Akibatnya pihak gudang sering melakukan

pembelian cito ke apotek di luar rumah saki. Hal ini seperti yang

diungkapkan oleh informan dibawah ini.

kendalanya ya itu kadang anggarannya yang kurang dan tidak

cukup, kalau dari eksternalnya sering mengalami keterlambatan
dari distributornya, itu dikarenakan jarak yang jauh ya dari
tempat pemesanan (GF-1)

Pernyataan diatas didukung juga oleh pernyataan kepala gudang.

Berikut pernyataannya:

masalah yang terjadi ya dari ditributornya, kadang kita

melakukan pemesanannya hari ini, distributornya datang 3 hari
yang akan datang, atau obat yang kami pesan tidak ada sama
distributor tersebut, terpaksa kami pesan dengan distributor
lainnya dan itu memakan waktu atau kalau memang mendesak
melakukan cito dan kadang dananya yang kurang, akibatnya
kosong lagi obat yang dibutuhkan (GF-2)

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti dengan

menggunakan wawancara dan telaah dokumen, maka dapat

 83

disimpulkan bahwa proses pengadaan obat di gudang farmasi RSUD

Kota Sekayu sudah berjalan sesuai dengan standar operasional prosedur

yang ada di rumah sakit. Namun terdapat kendala dalam proses

pengadaan obat yaitu anggaran yang kurang dan terlambatnya

distributor dalam mendistribusikan obat ke rumah sakit atau obat yang

dipesan tidak ada atau kosong di distributor, sehingga harus memesan

ke distributor lainnya atau dilakukannya pembelian cito oleh pihak

gudang.

4) Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan pengamanan terhadap obat-

obatan yang diterima agar tidak hilang, terhindar dari kerusakan fisik

maupun kimia, serta mutunya tetap terjamin. Berdasarkan hasil

wawancara diketahui bahwa penyimpanan obat dilakukan berdasarkan

jenisnya seperti tablet, sirup, salep, atau jenis lainnya, penyimpanan

obat ini menggunkan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First

Expired First Out). Obat-obat yang baru datang sebagian diletakkan di

belakang dan sebagian didepan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh

informan dibawah ini.

Kami disini terapkan sistem FIFO ya, setelah obat diterima,

maka langsung disimpan di gudang, penyimpanan ini jadi
tanggung jawab petugas pelaksana harian gudang.. (GF-1)

Proses penyimpananya ya kami mulai dari barang datang terus

di cek sesuai tidak dengan yang di pesan, kemudian diangkut ke
gudang menggunakan rolli ya, terus baru disimpan. Kami disini
penyimpanannya pakai FIFO/FEFO ya, kemudian berdasarkan
abjad juga (GF-2)
 84

obat saya simpan secara abjad berdasarkan jenis sirup, tablet,

salep atau lainnya. Obat yang baru datang saya letakkan di
belakang, tapi ada juga di depan, karena dibelakang sudah
penuh, jadi mau tidak mau didepan.. (GF-3)

Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi yang

dilakukan oleh peneliti di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

diketahui bahwa penyimpanan sesuai dengan prosedur penyimpanan

yang ada di RSUD Kota Sekayu. Berikut hasil observasi di gudang

farmasi terhadap petugas dalam proses penyimpanan obat antara lain:

a. Pada saat penyusunan obat, petugas gudang farmasi menyusun

obat-obat pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada

penamaan pada rak-rak obatnya. Penyusunan dilakukan

berdasarkan sistem FIFO. Jika masih ada obat yang tersisa

sebelumnya, petugas meletakkan obat tersebut bersamaan dengan

obat yang tersisa. Obat yang baru datang diletakkan di belakang

atau di depan obat yang sudah ada sebelumnya.

b. Obat-obatan Tablet, kapsul dan obat kering disimpan dalam wadah

yang kedap udara di rak bagian atas.

c. Sementara untuk obat jenis salep/cream, obat tetes, bedak,

diletakkan dalam satu lemari yang sama.

d. Untuk obat-obatan jenis narkotika dan spikotropika penyimpanan

dilakukan dilemari terpisah, yaitu lemari khsusus obat narkotika

dan psrikotropika yang dilengkapi dengan kunci. Obat-obatan

narkotika dan spikotropika yang baru datang diletakkan didepan

obat yang sudah ada kemudian dicatat jumlah yang masuk di kartu

stok.
 85

Masalah atau kendala yang terjadi di gudang farmasi yang

berhubungan dengan penyimpanan diantaranya adalah kondisi gudang

yang tidak memungkinkan untuk melakukan penyimpanan. Hal ini

mengakibatkan ketidakleluasan petugas dalam melakukan pekerjaannya

di dalam gudang farmasi dan terjadinya penumpukkan barang atau

kardus obat di dalam gudang farmasi. Hal ini sesuai dengan penjelasan

yang diberikan oleh kepala instalasi farmasi seperti kutipan dibawah

ini:

kalau untuk saat ini yang menjadi masalah itu kondisi gudang
ya penyimpanan sebenarnya tidak ada kendala yang besar ya,
cuma hanya kurang SDM nya saja, soalnya petugas
pelaksananya cuma satu.... (GF-1)

Pernyataan tersebut juga didukung oleh pernyataan yang

diberikan oleh kepala gudang dan petugas gudang farmasi. Berikut

pernyataannya:

Kalau kendala tidak ada ya, semuanya berdasarkan prosedur,

tapi ya itu kita kekurangan SDM itu yang pertama, yang kedua
kondisi gudang tidak memungkinkan lagi untuk penyimpanan
dalam skala besar. Sebenarnya sudah kami ajuhkan ke atasan
tapi belum ada omongan lagi dari atas, ya kami mau bagaimana
lagi, cuma bisa nunngu saja (GF-2)

kalau menurut saya kondisi gudangnya yang tidak layak lagi

kalau untuk penampungan barang-barang lagi, soalnya kalau
misalnya obat datang terus saya simpan digudang, saya bingung
mau diletakkan dimana lagi, jadi saya tumpuk-tumpuk saja
seperti ini, nanti kalau sudah ada tempat yang kosong baru saya
pisahin (GF-3)
 86

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, maka dapat

disimpulkan bahwa proses penyimpanan di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu dilakukan oleh petugas gudang farmasi belum sesuai dengan

standar operasional prosedur yang ada di gudang farmasi. Selain itu ada

beberapa kendala atau masalah yang ditemukan dalam proses

penyimpanan antara lain yaitu kurangnya petugas pelaksana yang ada

di gudang farmasi membuat beberapa pekerjaan yang seharusnya

dilakukan menjadi tertunda dan terjadinya penumpukkan kardus yang

berisi obat-obatan, hal ini disebabkan oleh kondisi gudang yang kurang

memadai.

5) Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat

kepada unit pelayanan kesehatan sesuai dengan permintaan yang

diajuhkan. Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa distribusi

obat dilakukan dengan permintaan dari user atau unit-unit pelayanan

kesehatan yang ada di RSUD Kota Sekayu kepada petugas gudang

dengan mengisi bon permintaan barang atau obat. Setelah itu petugas

gudang meneliti dan memeriksa obat yang akan didistribusikan.

Mengecek saldo barang yang tersedia, dan menghitung jumlah saldo

obat yang tersisa setelah barang dikeluarkan. Jika obat yang diminta

oleh user tidak ada di gudang, maka petugas menghubungi unit

pelayanan yang bersangkutan. Jika obat yang diminta ada, maka

selanjutnya dilakukan penditribusian ke user atau unit pelayanan. Hal

ini seperti yang diungkapkan oleh informan dibawah ini.

 87

Kalau distribusi ke unit-unit pelayanan orang gudang ya yang

lebih tahu, tapi biasanya unit yang membutuhkan menghubungi
dulu pihak gudang untuk meminta obat (GF-1)

....Kalau distribusi ke unit-unit biasanya mereka telpon dulu,

perlu obat apa dan berapa jumlahnya terus nanti oleh petugas
gudang dicatat sebagai obat keluar, terus kalau ada obatnya ya
dianter, kalau tidak ada kami telpon balik orang unit yang mesan
tadi... (GF-2)

Biasanya mereka nelpon dulu, nanyain ada atau tidaknya obat

yang mereka minta, kalau ada ya saya cek dulu terus saya catat
jumlah dan jenis obat keluarnya baru saya kasih antar atau kalau
saya lagi banyak kerjaan ya saya telpon balik. Kalo misalnya
obatnya tidak ada ya saya telpon unit yang minta tadi (GF-3)

Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi dan telaah

dokumen berupa prosedur kerja bahwa proses pendistribusian obat di

gudang farmasi diawali dengan permintaan obat oleh unit yang

dibuktikan dengan pengisian bon permintaan obat yang ditanda tangani

oleh penanggung jawab unit, kemudian bon tersebut diserahkan kepada

pengurus gudang, setelah itu disesuaikan dengan persediaan yang ada,

setelah itu obat dikeluarkan dan didistribusikan ke unit yang

bersangkutan. Jika obat yang tersedia di gudang kurang memadai, maka

jumlah yang diterima oleh unit kurang dari yang di minta.

Dalam proses distribusi obat dipengaruhi oleh banyak sedikitnya

jumlah permintaan obat, jika obat yang tersedia di gudang jumlahnya

memungkinkan, maka bisa dilakukan pendistribusian ke unit tersebut,

akan tetapi jika obat yang diminta jumlahnya tidak memungkinkan

untuk dilakukan pendistribusian sesuai permintaan, maka obat yang

disediakan oleh pihak gudang hanya sedikit dan bahkan tidak dapat
 88

dilakukan distribusi karena obat yang dipesan kosong. Berikut

pernyataan wawancaranya:

kalau misalnya obat yang dipesan ada yang kami distribusikan,

kalau tidak ada yang tidak bisa di kasih (GF-2)

distribusinya tergantung ada apa tidak obatnya ya, kalau

obatnya ada yang kami lakukan pendistribusian, tapi kalau
misalnya obatnya abis atau kosong, ya kami tidak lakukan
distribusi (GF-3)

Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu seringkali mengalami hambatan. Hambatan yang dialami

tersebut misalnya ketika petugas gudang farmasi sedang tidak bekerja

atau tidak diruangan sementara unit yang sangat membutuhkan obat

dari gudang farmasi. Biasanyanya petugas unit akan masuk ke gudang

farmasi dengan kunci cadangan dan mengambil obat dari gudang

farmasi tanpa mencatat di buku permintaan atau tanpa melakukan

konfirmasi kepada petugas gudang. Ini seringkali membuat petugas

gudang kebingungan ketika mengetahui stok dikomputer tidak sama

dengan stok yang ada di gudang farmasi. Hal ini sebagaimana

pernyataan informasi sebagai berikut:

Hambatannya waktu saya libur atau waktu saya lagi keluar kan
ada permintaan obat, karena ada kunci ganda yang ditinggal di
apotek jadi petugas apotek suka ada yang ngambil obat langsung
ke gudang tanpa laporan dulu ke saya dan tanpa mencatat
apapun, jadi saya bingung pas pendataan obatnya suka ada yang
kurang.. (GF-3)

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara

dan data sekunder, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan

pendistribusian obat selama ini dilakukan oleh petugas gudang farmasi

 89

pelaksana sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang ada

di rumah sakit. Akan tetapi ada beberapa kendala atau masalah yaitu

sering tidak ada konformasi atau pemberitahuan petugas lain dalam

mengambil obat di gudang farmasi ketika petugas gudang sedang tidak

ada di gudang atau sedang libur.

6) Penghapusan

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti

kepada informan bahwa kegiatan penghapusan obat-obatan yang

mendekati expired date adalah dengan cara penukaran kembali kepada

disributor. Pada awal kerjasama dengan distributor atau supplier dibuat

juga kesepakatan mengenai jangka waktu barang yang boleh diretur

atau dikembalikan kepada supplier atau disributor. Jika ada masa obat

yang yang mendekati expired date, petugas gudang akan mencatat masa

obat yang mendekati expired date tersebut, kemudian petugas gudang

melaporkan ke kepala gudang farmasi. Selanjutnya kepala gudang

menghubungi supplier atau distributor. Jika obat kadaluarsa itu

merupakan barang yang sering digunakan oleh rumah sakit atau barang

fast moving biasanya supplier akan mengganti barang yang kadaluarsa

dengan yang baru tanpa ada potongan menggunakan tanda terima dan

ditandatangani oleh kedua belah pihak. Berikut pernyataan dari

informan:

Kalau ada obat-obatan yang kadaluarsa atau rusak biasanya

kami kembalikan lagi ke distributor.... (GF-1)

jika ada obat yang kadaluarsa kami catat dan kami panggil
distributornya kesini, bilang bahwa ada beberapa obat yang jenis
 90

A sudah kadaluarsa atau rusak, biasanya distributornya datang

dan membawah penggatinya (GF-2)

kalau ada obat yang sudah kadaluarsa, saya catat dan saya
laporkan sama kepala gudang, terus pak dedi menghubungi
ditributornya (GF-3)

Sedangkan untuk obat-obatan yang telah rusak dan tidak dapat

dikembalikan lagi ke distributor dan tidak dapat lagi dimanfaatkan,

maka rumah sakit akan melakukan penghapusan sesuai dengan

prosedur yang ada di rumah sakit dengan cara di bakar. Penghapusan

obat yang dilakukan di RSUD Kota Sekayu dilaksanakan oleh panitia

penghapusan yang dibentuk oleh pihak RSUD Kota Sekayu sesuai

dengan prosedur yang ada. Berikut kutipan wawancaranya:

obat-obatan yang dilakukan penghapusan biasanya obat yang

sudah expired date ya, obat yang tidak bisa dimanfaatkan lagi,
untuk prosesnya itu dibakar (GF-1)

Disini baru 2 kali melakukan penghapusan ya, terakhir itu

tahun 2013, obat-obat yang dihapuskan biasanya seperti obat
yang expired date, rusak, dan tidak bisa dimanfaatkan lagi,
biasanya yang melakukan penghapusan ya petugas sini, nantikan
dibentuk panitia penghapusan sesuai dengan surat edaran dari
RS, penghapusannya biasanya di bakar.. (GF-2)

Menurut kepala gudang, dalam pelaksanaan penghapusan tidak

ada kendala atau masalah yang dirasa. Berikut pernyataannya:

selama ini tidak ada kendala dalam penghapusan, cuma

distributornya datang agak lama saja. Kalau kita telpon hari ini,
dua hari kedepan mereka baru datang (GF-2)

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi dokumen dapat

disimpulkan bahwa ada dua macam kegiatan penghapusan yang

 91

dilakukan leh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu yaitu pengahapusan

dilakukan dengan mengembalikan atau menukarkan kembali obat yang

mendekati expired date ke distributor yang telah kerja sama dengan

pihak Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu dan penghapusan dengan

cara di bakar untuk obat-obat yang rusak dan tidak dapat dimanfaatkan

lagi.

7) Pengendalian Persediaan

Kegiatan pengendalian persediaan obat yang dilakukan oleh

gudang farmasi RSUD Kota Sekayu yaitu melalui stock opname dan

kartu stok. Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa tupoksi

pengendalian persediaan di gudang farmasi, kegiatan stock opname di

RSUD Kota Sekayu dilakukan setiap 2 bulan sekali di gudang farmasi

untuk memeriksa kesesuaian jumlah fisik barang di gudang dengan data

jumlah barang yang ada dalam sistem komputer. Akan tetapi berbeda

dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada informan

semua yang menyebuhkan bahwa kegiatan stock opname dilakukan

setiap 3 samapai 4 bulan sekali, hal ini dikarenakan kegiatan stock

opname dilakukan setelah adanya surat edaran dari direktur untuk

melakukan stock opname gudang. Berikut kutipan wawancaranya:

....kalau stcok opname kami lakukan 3 bulan sekali ya, jadi

setiap 3 bulan dilakukan stock opname (GF-1)

....kalau kegiatan stock opname disini dilakukan 3 atau tidak 4

bulan sekali biasanya kami lakukan, kalau di SOP memang 2
bulan sekali, nah karena stock opname ini harus ada surat
edaran dulu ya dari atasan, kalau surat itu udah keluar, kami
langsung stock opname (GF-2)
 92

.....stok opname 3 bulan sekali kami lakukan bisa jadi 4 bulan

sekali kadang-kadang, kita hitung jumlah stok obat, masing-
masing obat sisa nya berapa, yang diapotik juga dihitung, kalau
misalnya ada obat yang mendekati kadaluarsa, kami lancarkan
dulu obat itu, mangkanya kami pakai sistem FIFO/FEFO (GF-
3)

Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh

petugas diantaranya metode stock opname yang masih manual dan

belum didukung oleh teknologi yang modern, terdapatnya

ketidaksesuaian antara fisik barang dan data komputer dan banyaknya

jenis dan jumlah barang perbekalan farmasi. Metode dalam stock

opname yang masih manual dan banyaknya jumlah obat menyulitkan

dan membutuhkan waktu yang lebih lama bagi petugas untuk

menyelesaikannya. Hal ini sebagaimana pernyataan informan dalam

kutipan wawancara berikut :

kalau disini masih manual, belum menggunakan sistem

teknologi, jadi bisa butuh 1 sampai 2 hari kalau melakukan stock
opnamenya.. (GF-2)

yang menghambat itu biasanya jumlah obat yang banyak,

sehingga sulit dan lama mwnghitungnya, apa lagi obatnya
kepencar-pencar, jadi susah harus mencari dulu.. (GF-3)

Kejadian seperti ini dapat mengakibatkan tidak terkontrolnya

persediaan obat dan sulit untuk menentukan waktu pemesanan karena

tidak mengetahui jumlah stok yang tersedia dan terkadang tidak

terdeteksinya tanggal kadaluarsa obat, sehingga nantinya akan dapat

terjadi kekosongan obat. Salah satu yang menyebabkan obat expired

date adalah tidak terdeteksi saat kegiatan stock opname sehingga

 93

barang sudah tidak dapat digunakan kembali. Hal ini diungkapkan oleh

petugas gudang farmasi.

Masalahnya itu susah ngotrol obatnya, disini kan obatnya

banyak, untuk stock opname asja butuh waktu sehari sampai dua
hari baru selesai, obat-obat yang slow moving biasanya yang
sering kadaluarsa, secara stok kan obatnya banyak tapi kita cek
juga masa kadaluarsanya waktu stock opname ternyata sudah
kadaluarsa (GF-3)

Hal ini juga dibuktikan dengan hasil observasi yaitu

ditemukannya obat-obatan yang mengalami expired dari bulan Januari

sampai Juli 2015 sebanyak 13 jenis obat.

Sedangkan pengendalian dengan kartu stok sebagai pendataan

keluar masuknya obat di gudang farmasi sebagai pencatatan

permintaan, pengiriman, dan sisa stok di gudang farmasi. Dari

pencatatan kartu stok maka dapat terlihat jumlah sisa stok yang

tersedia. Berikut kutipan wawancara dengan informan:

Kalau pengendalian perharinya kita pakai kartu stok saja,

biasanya dilihat di kartu stok, kita tandai obat yang keluar, terus
sisanya berapa, biar tahu pemakaiannya (GF-2)

Kartu stok juga kami pakai disini untuk pendataan obat, jadi
kalau ada obat yang keluar masuk ya kami catatnya di kartu stok,
itu dilakukan setiap hari, jadi kelihatan mana obat yang mau
habis atau belum (GF-3)

Pernyataan diatas juga didukung leh hasil observasi dan telaah

dokumen berupa kartu stok didapatkan bahwa pengendalian persediaan

perharinya dilakukan dengan menggunakan kartu stok yang berisi

Nomor, Nama Obat, Jumlah masuk dan keluarnya obat, Tanggal

kadaluarsa, dan keterangan.

 94

Salah satu upaya dalam pengendalian persediaan obat di gudang

farmasi adalah melalui sistem pencatatan. Sistem pencatatan persediaan

yang digunakan adalah dengan karu stok. Penggunaan kartu stok

manual berfungsi untuk kemudahan penelusuran obat secara langsung

apabila terjadi kesalahan.

Dalam kegiatan pengendalian persediaan obat di gudang farmasi

RSUD Kota Sekayu tidak menggunakan metode khusus. Hal ini sesuai

dengan hasil wawancara berikut :

tidak ada metode khusus, hanya menggunakan kartu stok dan stock
opname saja (GF-1)

kalau metode khususnya tidak ada ya, pengendalian lewat stock

opname saja dan untuk setiap harinya pakai kartu stok (GF-2)

metode khusus tidak ada, cuma bikin pencatatan saja tiap hari
dengan karu stok, terus dilakukan stock opname setiap per 3 bulan
sekali.. (GF-3)

Dari hasil penelitian dengan wawancara dan observasi, maka

dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengendalian persediaan obat di

gudang farmasi RSUD Kota Sekayu masih bersifat sederhana yaitu

meliputi kegiatan pencatatan dan pelaporan melalui stock opname dan

menggunakan kartu stok. Kegiatan ini sudah sesuai dengan standar

prosedur yang berlaku di RSUD Kota Sekayu.

 95

c. Output

1) Ketersediaan dan Keamanan Obat di Gudang Farmasi RSUD

Kota Sekayu

Berdasarkan hasil observasi di gudang farmasi terhadap obat-

obatan yang tersedia di gudang penyimpanan, diketahui bahwa secara

garis besar ketersediaan obat di gudang farmasi sudah sesuai dengan

kebutuhan, akan tetapi memang ada beberapa obat terkadang tidak

tersedia di gudang itu disebabkan karena permintaan yang terlalu

tinggi. Jika dilihat dari segi waktu, karena biasanya diawal tahun obat

belum dilakukan pengadaan dengan menggunakan dana APBD dan

baru dilakukan pengadaan pada trisemester ke tiga, jika menggunakan

dana BLUD, maka dapat diadakan setiap bulan sekali. Jika dilihat dari

segi kualitas, sejauh ini ketersediaan obat dapat dipenuhi, hanya saja

waktu pemenuhannya yang perlu diperhatikan. Sedangkan dari segi

kualitas ketersediaan obat, karena pengadaan yang dilakukan adalah

pengadaan langsung, maka barang yang datang adalah barang yang

sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.

Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara kepada ketiga

informan. Berikut pernyataan informan:

kalau untuk ketersediaan saya rasa sudah cukup baik, memang

ada beberapa obat yang kadang kosong, namun dengan adanya
dana BLUD, obat-obat yang cito dapat dipenuhi dengan cepat
(GF-1)

kalau ketersediaannya sudah cukup, memang itulah yang bisa

direncanakan dan diadakan oleh rumah sakit, ya sesuai dengan
formularium, tapi memang ada beberapa obat yang tidak ada di
dalam formularium rumah sakit, ini biasanya user yang sering
 96

seperti ini, yang memberikan resep tidak sesuai dengan obat

yang ada digudang, ditambah lagi ada beberapa obat yang
memang kosong, dikarenakan permintaan obat tersebut yang
tinggi, tapi itu tidak terlalu lama kosongnya, karena kami
melakukan pemesanan kemballi (GF-2)

Kalau ketersediaanya sudah lumayan cukup, kalo misalnya obat

kosong ya dipesan lagi, kalau memang tidak ada dari
distributornya ya mau bagaimana lagi. kalo keamanannya ya
yang saya bilang tadi, kadang ada pihak-pihak yang tidak
tanggung jawab, mengambil terus tidak di catat atau dilaporkan
kesaya, kalau faktor lain tidak ada ya(GF-3)

Sementara itu, untuk masalah penumpukkan obat yang terjadi di

gudang farmasi tidak berbeda dengan masalah kekosongan obat.

Penumpukkan barang dapat terjadi karena beberapa faktor diantaranya

adalah perencanaan yang belum sesuai dengan kenyataan, kurangnya

luasnya gudang juga menjadi faktor karena seakan barang terlihat

menumpuk dengan banyaknya barang yang diletakkan dilantai, dan

sebagainya.

Dalam menjaga ketersediaan dan keamanan obat di gudang

farmasi RUSD Kota Sekayu, maka Instalasi Farmasi harus lebih

meningkatkan sistem pengelolaan obat. Hasil akhir dari pengelolaan

obat adalah ketersediaan obat sesuai dengan kebutuhan dan

berkurangnya penolakan resep karena kekosongan obat. Selain itu

dengan pengelolaan obat yang baik diharapkan jumlah dan jenis obat

dapat terdapat dengan akurat yang dapat menggambarkan jumlah asset

yang dimiliki setiap tahun. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh

informan sebagai berikut:

output yang diinginkan dari pengelolaan obat adalah

tersedianya obat sesuai dengan kebutuhan, terdatanya dengan
 97

baik jumlah obat dan jenis obat yang dapat menggambarkan

jumlah asset yang dimiliki setiap akhir tahunnya (GF-1)

yang diinginkan adalah tersedianya data yang akurat tentang

jumlah dan jenis obat. yang bisa dijadikan sumber informasi bagi
perencanaan kebutuhan dan stok opname setiap 6 bulan sekali,
serta berkurangnya jumlah obat yang tidak terdata ketika diambil
dari gudang... (GF-2)

kalau pengelolaan obat saya rasa berjalan baik ya, penolakan

resep karena kekosongan obat mungkin bisa dihindari, terkecuali
misalnya untuk obat yang memang tidak tersedia, ya yang saya
bilang tadi, dari distributornya kosong... (GF-3)

Dari hasil penelitian yang dilakakukan, maka dapat disimpulkan

bahwa ketersediaan obat merupakan output utama dalam pengelolaan

persediaan obat di rumah sakit. Di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu,

ketersediaan juga selalu dijaga agar tetap dalam jumlah yang efektif

dan efisien guna memenuhi kebutuhan para user. Namun, masalah

terkait dengan ketersediaan barang di gudang farmasi juga dialami

selama periode tertentu. Masalah yang terkait diantaranya kekosongan

obat dan penumpukkan barang di gudang farmasi. Kedua masalah ini

terjadi pada waktu tertentu. Namun dalam hal kekosongan obat yang

dialami, sejak RSUD pengelolaan keuangannya menjadi BLUD,

kekosongan obat dapat diatasi dengan dana BLUD.

 98

BAB VI

PEMBAHASAN

A. Keterbatasan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan metode kualitatif deskriptif.

Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan wawancara,

observasi, dan telaah dokumen. Adapun keterbatasan dalam penelitian yang

dilakukan tentang pengelolaan persediaan obat di RSUD Kota Sekayu tahun

2015 antara lain:

1. Wawancara yang dilakukan pada saat jam kerja, sehingga peneliti tidak

banyak mempunyai waktu untuk secara lebih mendalam mendapatkan

informasi yang lebih banyak. Satu informan hanya mendapatkan waktu

sekitar 30 menit untuk wawancara.

2. Peneliti tidak bisa mendapatkan prosedur atau SOP yang ada di

Instalasi Farmasi maupun di Gudang farmasi terkait dengan kegiatan

pengelolaan persediaan obat. Hal ini dikarenakan peneliti tidak

mendapatkan izin untuk mengambil atau memfotokopikan SOP atau

prosedur tersebut, tetapi peneliti diperbolehkan membaca dan

mempelajari SOP sehingga dapat mengambil beberapa data yang

berkaitan dengan hasil.

B. Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan

farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan

 99

sampai ke pengahapusan serta evaluasi yang saling terkait antara satu sama

dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan pengendalian

(Seto, 2004).

Pengelolaan perbekalan farmasi dilakukan di dalam ruang lingkup

Instalasi Farmasi. Pengelolaan persediaan obat yang baik tentunya

memerlukan manajemen yang baik pula. Namun hal tersebut tidak terlepas

dari faktor-faktor yang yang mempengaruhinya. Sebagaimana disebutkan

oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 bahwa untuk

melihat efektifitas dari pengelolaan persediaan obat perlu diperhatikan faktor-

faktor input sebagai penunjang terlaksananya proses manajemen logistik dan

proses pengelolaan itu sendiri. Faktor input terdiri dari sumber daya manusia,

anggaran, sarana dan prasarana, dan prosedur. Sementara itu, proses dari

pengelolaan persediaan obat yang perlu diperhatikan mulai dari perencanaan,

penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pengahapusan, dan

pengendalian. Sedangkan outputnya adalah ketersediaan obat yang efektif

dan efisien. Sehingga bisa melihat sistem pengelolaan obat yang

dilaksanakan di gudang farmasi rumah sakit.

a. Input Pengelolaan Obat

Input merupakan suatu elemen yang terdapat di dalam sistem dan

merupakan elemen yang sangat penting di dalam berfungsinya suatu

sistem (Azwar, 2010). Jika input tidak tersedia dengan baik, maka

dapat menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada suatu

sistem. Bahkan tidak tersedianya input dapat menghambat suatu sistem

 100

dalam mencapai tujuannya. Begitu juga dalam penelitian ini. Dalam

kegiatan pengelolaan obat, suatu rumah sakit harus menyediakan input

dengan baik. Adapun input pengelolaan obat di gudang farmasi RSUD

Kota Sekayu adalah sebagai berikut:

1) Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting yang

berperan dalam pelaksanaan pengelolaan obat. Berdasarkan hasil

wawancara, observasi, dan telaah dokumen diketahui bahwa jumlah

sumber daya manusia yang ada di gudang farmasi yang berkaitan

dengan pengelolaan obat di gudang farmasi hanya 2 orang. Satu orang

sebagai kepala gudang dan satu orang sebagai petugas pelaksana.

Jumlah SDM tersebut mengalami penurunan dari 2 tahun sebelumnya

yang berjumlah 3 orang. Oleh karena itu menurut informan, petugas

pelaksana harian gudang farmasi dirasa sangat kurang, karena petugas

gudang bertanggung jawab mengurusi seluruh rangkaian penyimpanan

obat, mulai dari penerimaan, penyusunan obat, pengeluaran obat hingga

pelaporan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan yang ada

di gudang farmasi.

Berdasarkan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, diketahui bahwa sumber daya manusia dalam pengelolaan

persediaan obat di gudang farmasi terdiri dari satu orang atasan kepala

gudang, satu orang kepala gudang, satu orang pengurus barang, dan

satu orang pelaksana. Jika dibandingkan dengan kebijakan tersebut

 101

memang sumber daya manusia yang berperan dalam pengelolaan obat

di gudang farmasi masih kurang mencukupi.

Pada hasil ini petugas pelaksana gudang farmasi juga berperan

sebagai petugas pengurus barang, sedangkan dalam PP No. 51 tahun

2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian dilakukan oleh orang yang

berbeda. Selain itu juga menurut PP No. 51 tahun 2009 tentang

Pekerjaan Kefarmasian BAB III pasal 33 (2), seharusnya tenaga teknis

kefarmasian berlatar belakang pendidikan sarjana farmasi, D3 Farmasi,

Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi.

Kurang mencukupinya SDM yang ada di gudang farmasi

terutama untuk pertugas pelaksana harian gudang menyebabkan

petugas pelaksana sering merasa kelelahan dan merasa pusing untuk

menyelesaikan pekerjaannya. Beban kerja yang dimiliki menjadi lebih

banyak dan itu harus ia kerjakan sendiri, akibanya ada pekerjaan yang

tidak dapat terlaksana.

Minimnya jumlah petugas gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

menyebabkan terhambatnya kegiatan pelayanan yang dilakukan di

gudang farmasi tersebut. Ketika terjadi kekosongan stok pada unit

rumah sakit dan petugas farmasi sedang libur atau sedang keluar

sementara tidak ada petugas yang menjaga gudang farmasi, maka

petugas unit akan mengambil obat yang dibutuhkan sendiri ke gudang

farmasi. Dan terkadang petugas unit tidak mencatat obat apa saja yang

diambil. Hal ini menyulitkan petugas gudang saat pencatatan sehingga,

menyebabkan data obat tidak sesuai dengan jumlahya.

 102

Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki

oleh SDM pengelolaan obat di gudang farmasi dinilai sudah sesuai,

meskipun memang masih perlu diberikan pelatihan untuk petugas

pelaksana yang ada di gudang farmasi terkait dengan proses

penyimpanan obat yang baik. Dalam pelaksanaannya pun tugas gudang

tidak merasa kesulitan untuk melaksanakan tugasnya di gudang farmasi

dan tidak memerlukan waktu yang lama unuk belajar mengenai

kegiatan yang ada di gudang farmasi karena pada dasarnya

pendidikannya adalah ahli madya farmasi.

Ini sejalan dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh

Mardiyoko (2008), diketahui bahwa tingkat pendidikan sangat

berpengaruhi terhadap kemampuan seseorang dalam melaksanakan

tugasnya yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kompetensi.

Menurut penelitian tersebut dapat diartikan bahwa semakin tinggi

tingkat pendidikan seseorang maka semakin memahami pula rasa

tanggung jawabnya dalam menjalankan tugasnya.

Hasibuan (2006) juga menyebutkan bahwa faktor penting yang

perlu diperhatikan dalam penempatan jabatan adalah kesesuaian

pengetahuan dan keterampilan petugas, kemudian dari situ akan mencul

disiplin kerja. Penelitian Oskar (2005) menunjukkan bahwa kesesuaian

pengetahuan dan keterampilan dalam penempatan jabatan kerja

memiliki pengaruh sebesar 63,9% dalam menentukan prestasi kerja

seorang pegawai.

Terjadinya permasalahan pada sumber daya manusia yang

terdapat di gudang farmasi rumah sakit, dapat menghambat kegiatan

 103

pengelolaan persediaan obat terutama pada proses penyimpanan obat.

Minimnya sumber daya manusia yang tersedia di gudang farmasi dapat

membuat kegiatan dalam proses penyimpanan tidak dapat berjalan

dengan baik. Oleh karena itu perlu adanya proses rekrutmen dan seleksi

untuk memenuhi kebutuhan akan SDM, karena SDM yang ada saat ini

untuk pendistribusian obat hanya dilakukan satu orang.

C. Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang menunjang

pelaksanaan dalam proses pengelolaan obat di gudang farmasi.

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa tidak adanya anggaran

yang khusus disediakan oleh Rumah Sakit yang berkaitan dengan

pengelolaan persediaan obat. Rumah sakit hanya menyediakan

anggaran rutin untuk pengadaan obat-obatan saja. Karena sejauh ini

rumah sakit belum merasa perlu untuk menyediakan anggaran terkait

dengan pengelolaan persediaan obat.

Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina

Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) menyebutkan bahwa salah satu

input yang perlu disediakan dalam pengelolaan obat adalah anggaran.

Anggaran rutin pengelolaan yang perlu disediakan antara lain anggaran

untuk pemeliharaan gudang dan prasarana lainnya yang terdapat di

gudang farmasi seperti perawatan AC, printer dan komputer. Akan

tetapi pengelolaan anggaran untuk pemeliharaan gudang dan sarana dan

prasarana lainnya di gudang farmasi sudah dianggarankan dalam

anggran Logistik Barang Umum.

 104

Pemeliharaan gudang farmasi dan seluruh peralatannya dengan

baik merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan oleh pihak

manajemen rumah sakit. Berdasarkan hasil penelitian Damanik (2003)

menyebutkan bahwa paling tidak manajemen perlu menyisihkan biaya

untuk pemeliharaan sebesar 1% dari biaya peralatan yang ada. Kurang

baiknya pemeliharaan terhadap gudang farmasi dan peralatan yang

terdapat didalamnya sering kali berakibat pada pendeknya masa pakai

peralatan tersebut, dan berdampak pada meningkatnya tambahan biaya

yang diperlukan untuk pemeliharaan mencapai 20%-30%.

Tidak tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi dalam

proses pengelolaan obat. Jika terdapat barang gudang yang rusak, dapat

menghambat pekerjaan petugas dan petugas mejadi tidak bisa

menyelesaikan pekerjaannya. Belum lagi manajemen harus

memperbaiki barang rusak dan mengeluarkan biaya yang cukup besar.

Ini tentu akan menimbulkan kerugian ganda bagi rumah sakit.

D. Sarana dan Prasarana

Kelengkapan fasilitas merupakan suatu faktor yang harus

dipenuhi oleh setiap wadah pemberi pelayanan kesehatan, dengan

terlengkapinya fasilitas yang digunakan dalam memberikan suatu

pelayanan, maka pelayanan akan dapat diberikan dengan maksimal.

Begitu juga dengan fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan

persediaan obat di RSUD Kota Sekayu. Berdasarkan hasil penelitian

yang dilakukan di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu diketahui bahwa

fasilitas yang digunakan untuk pengelolaan persediaan obat sudah

 105

mencukupi. Fasilitas-fasilitas tersebut digunakan untuk mendorong

terwujudnya pelayanan kefarmasian di gudang farmasi dengan baik.

Menurut Buchri (2001) dalam Ermiati dan Sembiring (2012)

mengatakan bahwa fasilitas adalah penyedia perlengkapan-

perlengkapan fisik untuk memberikan kemudahan kepada

penggunanya, sehingga kebutuhan-kebutuhan dari pengguna fasilitas

tersebut dapat dipenuhi.

Namun ada beberapa kendala yang ditemukan diantaranya kurang

memadainya kondisi luas gudang dan tata letak barang-barang sehingga

terjadi penumpukkan barang dilantai. Berdasarkan hasil observasi dan

wawancara diketahui bahwa luas gudang penyimpanan ini dinilai masih

kurang mencukupi untuk kegiatan penyimpanan obat di RSUD Kota

Sekayu. Sarana penyimpanan obat yang tersedia di RSUD Kota Sekayu

berupa gudang penyimpanan yang memiliki 3,2 m2 x 3 m2, sedangkan

Departemen Kesehatan dalam pedoman pengelolaan gudang

menyebutkan bahwa luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3

x 4 m2.

Hasil tersebut sesuai dengan hasil penelitian Prihatiningsih (2012)

yang menyebutkan bahwa adanya hubungan antara luas gudang dengan

kegiatan penyimpanan. Luas gudang yang kurang memadai tentunya

sangat menghambat petugas dalam melakukan tugas penyimpanan obat

di gudang farmasi. Dari hasil penelitian tersebut juga diketahui bahwa

gudang penyimpanan tidak hanya digunakan untuk menyimpan obat,

namun juga digunakan untuk menyimpan alat kesehatan, selain itu

dengan kondisi gudang yang kurang memadai tersebut, banyak barang-

 106

barang yang menumpuk. Oleh karena itu petugas gudang menjadi tidak

leluasa bergerak pada saat melakukan pekerjaannya.

Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat

petugas dalam melakukan tugas penyimpanan obat di gudang tersebut.

Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada saat akan

menyusun barang atau obat-obatan yang baru diterimanya. Minimnya

luas gudang farmasi juga menyebabkan petugas terpaksa harus

menumpuk kardus obat-obatan yang disimpan didalamnya. Ini tentu

menyulitkan petugas dalam melakukan pengambilan obat.

Lengkap atau tidaknya suatu fasilitas atau sarana dan prasarana

yang dimiliki oleh rumah sakit akan mempengaruhi terhadap kegiatan

pengelolaan persediaan obat, sehingga dengan kelengkapan sarana dan

prasarana yang ada di gudang farmasi, maka dapat dinilai apakah

pengelolaan persediaan obat berjalan dengan lancar atau tidak.

Kegiatan akan terlaksana dengan baik jika segala fasilitas atau sarana

dan prasarana dilihat sudah cukup baik dan lengkap.

E. Prosedur

Menurut Oktaviani (2011) Standar operasional prosedur (SOP)

adalah pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan

menggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah:

1. Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi.

2. Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan

menggunakan biaya yang seminimal mungkin.

 107

3. Prosedur menunjukkan urutan-urutan yang logis dan sederhana.

4. Prosedur menunjukan adanya pnetapan keputusan dan tanggung

jawab.

5. Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan.

6. Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-

anggota organisasi.

7. Mencegah terjadinya penyimpangan

8. Membantu efesiensi, efektivitas, dan produktivitas dari suatu

organisasi.

Prosedur yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan obat

sudah ada dan sudah digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan obat

di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu, meskipun petugas tidak

mengingat seluruh prosedurnya secara mendetail.

Prosedur pengelolaan persediaan obat terdiri dari prosedur

perencanaan, prosedur penganggaran, prosedur pengadaan, prosedur

penyimpanan, prosedur pendistribusian, prosedur penghapusan, dan

prosedur pengendalian, serta tupoksi yang ada di gudang farmasi.

Prosedur yang dibuat sudah cukup baik. Namun masih kurang lengkap,

karena dalam salah satu prosedur yaitu prosedur penyimpanan hanya

disebutkan bahwa penyimpanan dilakukan oleh petugas gudang,

penyimpanan menggunakan sistem FIFOdan FEFO. Tapi tidak

dijelaskan seraca rinci tentang bagaimana pengklasifikasian

penyimpanannya, bagaimana pengaturan suhunya dan kelembapan

ruangan. Sehingga petugas gudang sering mengabaikan hal tersebut. Ini

didukung oleh hasil penelitian Yudha (2012) yang menyatakan bahwa

 108

ketidaklengkapannya prosedur dapat menghambat proses pengelolaan

persediaan obat terlebih lagi kegiatan yang dilakukan sudah menjadi

rutinitas harian.

Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah dijalankan

oleh SDM yang melakukan pengelolaan persediaan obat di gudang

farmasi RSUD Kota Sekayu, meskipun terkadang masih ada point yang

terlewatkan dan tidak terlaksanakan. Tidak dilaksanakan point-point

tersebut, akan menyebabkan kegiatan pengelolaan persediaa mejadi

terganggu.

SOP dapat dijadikan sebagai pedoman yang digunakan dalam

proses pelaksanaan pengelolaan persediaan obat, sehingga tujuan dari

pengelolaan tercapai. Dengan adanya prosedur setiap petugas dapat

mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawab pekerjaan yang haru

dilakukan, sehingga dalam pengelolaan obat dapat berjalan dengan baik

dan terhidar dari kesalahan, keraguan dan dapat membuat pekerjaanya

lebih efisien.

Hal ini sesuai dengan yang dijelaskan oleh Tedjakusnadi (2002)

bahwa prosedur merupakan pedoman yang disusun secara tertulis

dengan jelas dan mengambarkan urutan kegiatan yang dilakukan dan

siapa yang bertanggung jawab melaksanakan prosedur tersebut.

b. Proses

1) Perencanaan

Perencanaan dan penetapan kebutuhan merupakan langkah awal

dalam proses pengelolaan obat. Dalam Permenkes No. 58 Tahun 2014

 109

perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah

dan periode pengadaan obat sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan

untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat waktu, tepat

jumlah dan efisien. Perencanaan dilakukan untuk menghindari

kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat

dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah

ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi dan kombinasi metode

konsumsi dan epidemiologi dan disesuiakan dengan anggaran yang

tersedia.

Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

Kementrian Kesehatan tahun (2010) menyebutkan bahwa tujuan dari

perencanaan kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan:

e. Jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan

f. Menghindari terjadnya kekosongan obat.

g. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

h. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

Berdasarkan hasil penelitian di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu Perencanaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu dibuat

pada periode tiga bulan (triwulan). Perencanaan kebutuhan obat di

gudang farmasi dilakukan berdasarkan pada rata-rata jumlah konsumsi

obat atau jumlah pemakaian pada periode sebelumnya dan ditambah

dengan stok pengaman. Metode ini digunakan karena lebih mudah

dalam penerapannya. Pada tahap perencanaan obat-obatan yang akan

dibuat dalam perencanaan adalah obat-obatan yang ada di formularium

rumah sakit.
 110

Hasil ini sejalan dengan hasil penelitian Pratiwi (2012) yang

menyebutkan bahwa metode yang digunakan di Sub Unit Gudang

Farmasi RSUD Kota Depok adalah menggunakan metode konsumsi

yang merupakan dasar perencanaan melalui data laporan jumlah

pemakaian. Dari hasil penelitian tersebut juga diketahui bahwa

perencanaan kebutuhan obat berdasarkan pada rata-rata jumlah

kebutuhan obat pada periode sebelumnya, selain itu dilihat slow moving

dan fast moving dari masing-masing obat.

Selain itu juga menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan (2010) menyebutkan bahwa untuk mengantisipasi

melonjaknya permintaan dan penggunaan obat, maka dalam

perencanaan kebutuhan harus disertakan stok pengaman (buffer stock).

Menurut Herjanto (2008) Buffer stock merupakan persediaan tambahan yang

diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan

bahan (stock out).

Pada perencanaan kebutuhan obat di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu pun disertai dengan stok pengaman. Stok pengaman yang dilakukan

oleh gudang farmasi sebesar 10% sampai 20% dari persediaan yang ada. Hal

ini dilakukan untuk mengantisipasi melonjaknya permintaan kebutuhan. Ini

sejalan dengan hasil penelitian yang di lakukan oleh Utari (2014) di RS

Zahirah yang menyatakan bahwa gudang farmasi harus menambahkan stok

pengaman (buffer stock) sebesar 10% sampai 20% pada setiap kali melakukan

perencanaan dan pengadanaan obat, hal ini dilakukan untuk mengantisipasi

kelonjakan permintaan kebutuhan persediaan obat, maka perlu dilakukan

perhitungan stok pengaman. Hal ini juga sesuai dengan teori yang
 111

dikemukakan oleh John dan Harding (2010), keputusan mengenai kapan

mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor yaitu pertama

pertimbangan tingkat pemesanan kembali secara langsung berdasarkan

pemakain normal, dan yang kedua sedian pengaman berdasarkan derajat

ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta.

Masalah yang dihadapi dalam perencanaan obat di gudang

farmasi adalah perencanaan hanya menggunakan metode konsumsi dan

kurang memperhatikan pola penyakit, oleh karena itu ada obat yang

sering kosong dan ada juga obat yang mengalami over stock. Dalam

Depkes (2008) telah disebutkan bahwa perencanaan harus melihat dari

segi konsumsi dan pola penyakit, karena dengan menggunakan dua

metode tersebut dapat menghitung jumlah kenjungan dan jenis penyakit

yang dilayani pada tahun-tahun sebelumnya. Selain itu, masalah lain

yang dihadapi adalah ketidaksesuaian harga obat yang ada di e-katalog

dengan harga yang sebenarnya pada distributor, hal ini menyebabkan

pihak rumah sakit mengganti obat dengan obat jenis lain dengan terapi

yang sama dan dengan mnyesuaikan harga yang ada di e-katalog.

2) Penganggaran

Sumber dana merupakan salah satu input yang mendukung

terlaksananya suatu proses. Proses akan berjalan sesuai dengan

keinginan apabila didukung penuh dari segi pendanaannya. Begitu juga

dengan pelayanan yang ada di RSUD Kota Sekayu, pelayanan

kesehatan akan berjalan dengan baik apabila didukung oleh pendanaan

yang memadai.
 112

Hasil wawancara mendalam yang dilakukan oleh peneliti kepada

informan diketahui bahwa anggaran yang dikeluarkan oleh RSUD Kota

Sekayu untuk pengadaan obat sebesar 10 M pertahun. Dana tersebut

berasal dari dua sumber dana yaitu APBD dan dana BLUD.

Berdasarkan undang-undang no 36 tahun 2009 pada bab XV dan pasal

170 yang mana sumber pembiayaan kesehatan berasal dari pemerintah,

pemerintah daerah, swasta/masyarakat dan sumber lainnya.

Pembiayaan yang berasal dari pemerintah daerah yaitu APBD,

sedangkan pembiayaan yang berasal dari swasta atau masyarakat yaitu

seperti halnya pendapatan atau penghasilan dari rumah sakit itu sendiri.

Akan tetapi kendala yang sering terjadi dalam proses

penganggaran adalah kurangnya dana untuk pembelian obat. Dengan

dana yang tersedia sekarang dirasa masih belum cukup untuk

memenuhi permintaan kebutuhan yang meningkat. Kurangnya

anggaran untuk penyediaan obat dapat menyebabkan pelayanan

kefarmasian menjadi terganggu. Menurut Suciati dkk (2006) Pelayanan

kefarmasian merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan

revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa hampir 90 %

pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi

(obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi bahan alat kesehatan, alat

kedokteran dan gas medis), dan 50% dari pemasukan rumah sakit

berasal dari pengelolaan pembekalan farmasi termasuk obat-obatan.

Dalam melakukan penganggaran, hal yang perlu diperhatikan adalah

penentuan kebutuhan dari anggaran yang ada, satuan harga yang sesuai

dengan harga pasar, dan peramalan terhadap inflasi.

 113

Dengan tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi

dalam proses perencanaan dan pengadaan obat. Dengan anggaran yang

cukup maka kebutuhan obat akan terpenuhi dengan baik, sebaliknya

jika anggaran yang disediakan untuk pengadaan obat terbatas maka

pelayanan kefarmasian rumah sakit akan terganggu dan rumah sakit

dapat mengalami kerugian. Pernyataan ini sesuai dengan pedoman

perbekalan kefarmasian yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan 2010 yang menyebutkan bahwa salah satu

komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan perbekalan

farmasi adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan

kebutuhan untuk penyediaan perbekalan farmasi di rumah sakit.

3) Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan

yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi, dan

sumbangan. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan

farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman

barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak

memerlukan tenaga serta waktu berlebihan (Depkes RI, 2008).

Dari hasil paparan beberapa informan dan pengamatan

dokumen, pengadaan dilakukan dengan sistem e-purchasing dan sisem

tender atau lelang. Sistem e-purchasing dilakukan agar mempermudah

petugas dalam melakukan pembelian, karena barang atau obat yang

akan dibeli dalam e-catalog sudah memuat daftar, jenis, dan spesifikasi

termasuk harga obat tersebut. Dalam penelitian Sumangkut dan Jansen

 114

(2014) menyebutkan hal yang sama yaitu pengadaan secara e-

purchasing dilakukan secara langsung kepada penyedia barang,

pengadaan seperti ini untuk mempermudah petugas dalam melakukan

pemesanan barang kepada penyedia barang.

Proses pengadaan persediaan melalui e-purchasing ini dirasa

cukup efektif karena proses pengadaannya dilakukan secara online dan

langsung kepada penyedia yang telah telah terdaftar di Lembaga

Kebijakan Pengelolaan Barang/Jasa (LKPP) tanpa adanya kompetisi.

Penelitian Wibowo, dkk (2011) juga menyebutkan bahwa manfaat dari

pengadaan melalui e-purchasing adalah membuat efisiensi dari sisi

biaya yang dibutuhkan relatif tidak banyak, dan membutuhkan lebih

sedikit waktu, tenaga, dan biaya. Akan tetapi sistem pengadaan ini

terkadang belum sesuai dengan yang diharapkan, karena terkadang

sering terjadi masalah pada jenis dan harga obat yang tidak sesuai

dengan perencanaan. Oleh sebab itu, untuk menutupi kekurangan

tersebut maka gudang farmasi melakukan pengadaan dengan sistem

tender.

Sistem tender merupakan tata cata pemilihan penyedia obat yang

dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang

atau obat yang terdaftar dalam sistem pengadaan penyediaan obat.

Pembelian obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu dilakukan

dengan tender terbuka atau pun dengan tender terbatas kepada

pedagang farmasi yang menyediakan obat. Tender terbatas dilakukan

hanya untuk pengadaan obat-obatan yang bernilai di bawah Rp

50.000.000 juta, sedang kan untuk tender terbuka dilakukan pengadaan

 115

bernilai diatas Rp 50.000.000. Namun untuk pemesanan obat jenis

narkotika dan psikotrapika terdapat sedikit perbedaan. Untuk narkotika

dan psikotrapika petugas pembelian harus mengisi data lengkap yang

tertera pada lembar pemesanan.

Pengadaan dengan sistem tender dilakukan karena harga obat

yang ada di e-catalog terkadang tidak sesuai dengan harga obat yang

telah direncanakan. Untuk menutupi kekurangan tersebut maka pihak

Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu melakukan pengadaan persediaan

obat di gudang farmasi dengan sistem tersebut. Hal ini dilakukan untuk

menutupi kebutuhan obat yang tidak ada atau tidak sesuai dengan harga

yang ada di e-catalog.

Untuk kegiatan pengadaan obat dilakukan satu bulan sekali

bahkan dapat dilakukan dua kali pemesanan dalam satu bulan

tergantung dengan pergerakan obatnya. Ini sesuai dengan pernyataan

semua informan yang menyatakan bahwa pengadaan persediaan obat

dilakukan untuk memenuhi kebutuhan diadakan satu kali dalam satu

bulan, akan tetapi tidak menutup kemungkinan bahwa obat juga dapat

diadakan dua kali dalam satu bulan, mengingat permintaan kebutuhan

yang tinggi.

Selain itu juga, tidak jarang rumah sakit melakukan pengadaan

dengan pembelian cito ke apotek diluar rumah sakit, hal ini

dikarenakan permintaan yang tinggi dan mendesak, sedangkan

persediaan yang dibutuhkan yang ada di dalam gudang mengalami

kekosongan dan untuk memesan kembali dibutuhkan waktu yang lama.

 116

Dalam proses pengadaan obat, kendala yang sering terjadi ketika

melalukan pembelian obat adalah distributor yang sering terlambat

dalam melakukan distribusi kerumah sakit atau obat yang dipesan tidak

ada sama distributor tersebut, dan pihak gudang farmasi melakukan

pemesanan dengan distributor lainnya. Waktu tunggu yang di berikan

oleh pihak gudang farmasi ditentukan oleh pihak gudang farmasi

RSUD Kota Sekayu maksimal dua hari setelah pemesanan ke supplier.

Akan tetapi pada kenyataannya rata-rata waktu tunggu pemesanan obat

ke supplier atau distributor adalah tiga hari bahkan lebih setelah

pemesanan, hal ini dikarenakan jarak distributor yang jauh dari rumah

sakit.

Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas bahwa proses

pengadaan persediaan obat berjalan dengan baik, karena setiap tahapan

dari pengadaan harus dilaksanakan sesuai dengan apa yang dijelaskan

dalam prosedur pengadaan persediaan di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu dan Pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan (2010).

4) Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara

dan menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang

dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak

mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu

sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung

 117

jawab, menjaga ketersediaan, dan memudahkan pencarian dan

pengawasan (Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa pelaksanaan

kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Artinya dalam penyusunan,

obat-obatan yang baru datang diletakkan dibelakang dan obat-obatan

yang lama diletakkan di bagian depan. Hasil penelitian ini juga

didukung oleh hasil penelitian Sheina dan Umam (2010) yang

menyebutkan bahwa penyimpanan dan penyusunan obat di gudang

Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit I

menggunakan metode FIFO dan FEFO dan berdasarkan abjad, metode

ini digunakan agar mempermudah petugas dalam pengambilan obat-

obatan dan menjaga mutu obat-obatan di Instalasi Farmasi RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta Unit I. Menurut Dina (2012) pengaturan

obat yang dilakukan di rak/lemari penyimpanan dapat memberikan

kemudahan bagi petugas gudang dalam mencari barang saat dibutuhkan

dan dapat membuat penyimpanan menjadi lebih efisien.

Dalam kegiatan penyimpanan, barang yang sudah diterima dan

sudah diperiksa oleh petugas gudang farmasi disimpan di gudang

farmasi. Akan tetapi penyusunan obat yang dilakukan di rak-rak dan

lemari penyimpanan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu belum

dilakukan pemberian nama dan kode, begitu juga dengan obat yang

mendekati expired date juga tidak diberi kode atau pelabelan. Akan

tetapi menurut Dirjen Bina Kefarmasian, proses penyimpanan harus

menggunakan sistem FIFO/FEFO, abjad, berdasarkan sedian dan diberi

 118

kode atau nama agak untuk mempermudah dalam pengambilan obat.

Jika dibandingkan dengan teori, memang belum sesuai dengan

pedoman Dirjem Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Namun, untuk

obat-obatan yang memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti

vaksin sudah diletakkan di lemari es/kulas dengan suhu yang sudah

diatur sebelumnya.

Menurut G Jeetu dan T Girish (2010) dalam hasil penelitian

menyebutkan bahwa 25% dari semua kesalahan obat yang dikaitkan

dengan nama obat dan 33% untuk kemasan dan pelabelan. Hasil

penelitian ini juga didukung oleh hasil penelitian Wardhana (2013)

yang menyebutkan bahwa terjadinya medication error disebabkan

karena obat-obatan yang disimpan tidak menggunakan kode atau tanda

khusus baik obat yang expired date maupun yang tidak expired date.

Dengan menggunakan tanda khusus atau kode atau pun pelabelan

tersebut diharapkan agar lebih mudah membedakan obat yang akan

kadaluarsa dengan obat yang belum kadaluarsa.

Untuk menghindari kesalahan dalam penyusunan dan pemberian

kode pada obat, maka pihak gudang farmasi RSUD Kota Sekayu bisa

menerapkan sistem kanban. Menurut Monden (2000) sistem kanban

merupakan sistem informasi yang secara serasi mengendalikan

produksi produk dalam jumlah yang diperlukan pada waktu yang

diperlukan dalam setiap proses. manfaat dari sistem kanban adalah

Kelebihan persediaan bisa dihilangkan atau dikurangi, bagian produksi

hanya akan memproduksi sesuai dengan kebutuhan pasar, produksi

 119

setiap proses menjadi sinkrong atau selaras, komunikasi dan kerja sama

terpelihara

Selain itu, dalam proses penyimpanan ada faktor hambatan yang

mempengaruhi proses tersebut yaitu kondisi gudang yang kurang

memadai. Gudang farmasi yang dimiliki oleh RSUD Kota Sekayu saat

ini masih kurang dari standar yang telah ditetapkan oleh Dirjend

Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) yaitu 3 x 4 m2,

akan tetapi pada hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh

peneliti, ternyata luas gudang farmasi tempat penyimpanan obat-obatan

hanya 3,2 x 3 m2. Hal ini tentu tidak sesuai dengan standar yang telah

ditetapkan Dirjend Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

(2010) untuk luas gudang farmasi.

Menurut hasil penelitian Palupiningtiyas (2014) yang

menyebutkan bahwa luas gudang yang kurang memadai tentunya

sangat menghambat petugas dalam melakukan tugas penyimpanan obat

di gudang farmasi. Dari hasil penelitian tersebut juga diketahui bahwa

gudang farmasi RSUD Kota Sekayu tidak hanya digunakan untuk

menyimpan obat, namun juga digunakan untuk menyimpan alat

kesehatan, selain itu dengan kondisi gudang yang kurang memadai

tersebut, banyak barang-barang yang menumpuk.

Menurut Seto (2008) gudang farmasi adalah awal dari

penyimpanan perbekalan farmasi yang datang dari supplier, perbekalan

farmasi tersebut kemudian didistribusikan ke bagian rawat inap, rawat

jalan, dan unit-unit pelayanan rumah sakit yang membutuhkannya.

 120

Persyaratan gudang penyimpanan perbekalan farmasi: 1) Accesibility,

adalah ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses. 2) Size,

ruang penyimpanan harus cukup untuk menampung barang yang ada.

Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat

petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat di gudang

tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada saat akan

menyusun obat-obatan yang baru diterimanya. Minimnya luas gudang

farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus menumpuk

obat-obatan dan alat kesehatan yang disimpan didalamnya.

Menurut Depkes RI (2007) menyebutkan bahwa untuk

mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian

dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang

gudang dengan baik. Departemen Kesehatan juga menyebutkan bahwa

dalam penataan gudang farmasi harus dibagi menjadi ruang produksi,

ruang kantor, ruang arsip dokumen, dan ruang penyimpanan. Hal ini

berfungsi untuk mempermudah kegiatan di gudang farmasi.

Berdasarkan pernyataan diatas, kegiatan penyimpanan belum

sesuai dengan SOP yang ada di gudang farmasi dan pedoman Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehaan yaitu belum adanya pelabelan

untuk rak-rak atau kode khusus untuk obat-obat yang mendekati

expired date. Selain itu hambatan yang di alami adalah kondisi gudang

yang kurang memadai dan tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan

Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehaan. Dalam pedoman

pengelolaan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat
 121

Kesehatan (2010) sudah diatur tentang bagaimana cara atau sistem

penyimpanan obat-obatan yang baik dan benar. Tujuannya adalah

untuk mempertahankan mutu obat dan menghindari kerugian akibat

kesalahan penyimpanan obat.

5) Pendistribusian

Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010)

menyebutkan bahwa sistem distribusi dilakukan dua metode yaitu

sistem distribusi senntralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi dilakukan

oleh IFRS sentral ke semua unit rawat inap di rumah sakit secara

keseluruhan. Artinya, di rumah sakit itu mungkin hanya satu IFRS

tanpa depo/satrelit IFRS di beberapa unit pelayanan. Sedangkan sistem

desentralisasi dilakukan oleh beberapa depo/satelit IFRS di sebuah

rumah sakit. Pada dasarnya sistem distribusi desentralisasi ini sama

dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruangan, hanya

saja sistem distribusi desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh

apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS

sentral.

Proses pendistribusian obat di RSUD Kota Sekayu dilakukan

dengan sistem desentralisasi yaitu melalui Apotk dan unit-unit yang ada

di Rumah Sakit. Permintaan setiap unit akan obat semua ditujukan ke

apotek bukan ke gudang farmasi. Pendistribusian obat-obatan ke uni-

unit rumah sakit di pusatkan ke apotek tujuannya adalah untuk

memudahkan pendataan terhadap obat-obatan yang dikeluarkan dan

memudahkan bagi pasien untuk mendapatkan obat secara langsung

serta memudahkan pagi apoteker untuk berkomunikasi kepada dokter

 122

jika ada permasalahan terhadap pemberian resep obat. Jika stok obat di

apotek tersebut sudah habis atau sedikit jumlahnya, maka pihak apotek

akan melakukan permintaan ke gudang farmasi yang disertai dengan

bukti berupa surat permintaan obat.

Dalam proses pendistribusian obat dipengaruhi oleh banyak

sedikitnya jumlah permintaan obat, jika obat yang tersedia di gudang

jumlahnya memungkinkan, maka bisa dilakukan pendistribusian ke unit

tersebut, akan tetapi jika obat yang diminta jumlahnya tidak

memungkinkan untuk dilakukan pendistribusian sesuai permintaan,

maka obat yang disediakan oleh pihak gudang hanya sedikit dan

bahkan tidak dapat dilakukan distribusi karena obat yang dipesan

kosong.

Sementara itu, dalam proses pendistribusian seringkali

mengalami masalah. Berdasarkan informasi dari petugas gudang,

masalah yang sering terjadi adalah ketidaksamaan data obat yang ada di

komputer dengan jumlah obat yang ada digudang farmasi. Hal ini

dikarenakan sering petugas unit yang membutuhkan obat tidak

melaporkan terlebih dahulu sewaktu melakukan pengambilan obat, hal

ini terjadi ketika petugas yang bertugas di gudang farmasi sedang tidak

berada di gudang.

Menurut Taxis (1999) dalam jurnal penelitiannya yang berjudul

Hospital Drug Distribution Systems in the UK and Germany

menyatakan bahwa pengukuran kualitas untuk semua sistem distribusi

salah satunya dapat dilihat dengan mengetahui seberapa besar

terjadinya medication errors dan human errors. Banyak kesalahan yang

 123

dilakukan akibat kelalaian petugas menyebatkan terganggunya proses

pengelolaan persediaan obat.

Berdasarkan pernyataan diatas maka dapat disimpulkan bahwa

proses penditribusian sudah sesuai dengan prosedur yang ada di rumah

sakit yaitu didistribusikan secara berkala kepada seluruh unit pelayanan

kesehatan yang ada di rumah sakit. Namun ada beberapa kendala yang

sering terjadi yaitu ketidaksamaan data obat di komputer dengan yang

ada di gudang farmasi, yang disebakan oleh kurangnya komunikasi

antar petugas.

6) Penghapusan

Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi

yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang

berlaku (Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Ada

beberapa alasan dilakukannya penghapusan antara lain adalah

(Subagya, 1994):

a. Barang hilang akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana

alam, dan lain-lain.

b. Teknis dan ekonomis, yaitu setelah nilai barang dianggarap

tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan oleh

kerusakan yang tidak dapat diperbaiki.

c. Tidak bertuan,yaitu barang-barang yang tidak diurus

Dari hasil penelitian yang dilakukan diketahui bahwa kegiatan

penghapusan obat-obatan yang telah rusak atau kadaluarsa adalah

dengan cara penukaran kembali kepada distributor bagi obat-obatan

 124

yang hampir mendekati expired sedangkan penanganan untuk obat

yang rusak dilakukan penghapusan dengan cara di bakar.

Penukaran kembali kepada supplier dilakukan pada awal

kerjasama dengan distributor atau supplier dibuat juga kesepakatan

mengenai jangka waktu barang yang boleh diretur atau dikembalikan

kepada supplier yaitu 3 bulan sebelum masa expired . Jika obat yang

rusak atau kadaluarsa itu merupakan obat yang sering digunakan oleh

rumah sakit atau obat yang tergolong fast moving biasanya supplier

akan mengganti barang tersebut dengan obat baru. Namun jika barang

tersebut adalah obat yang tergolong slow moving, maka obat tersebut

akan diambil oleh supplier dan kemudian melakukan pemotongan

terhadap total pembelian obat tersebut. Sedangkan obat-obatan yang

masa expired nya sudah habis dan tidak bisa dikembalikan lagi atau

obat rusak, maka penanganan yang dilakukan oleh gudang farmasi

RSUD Kota Sekayu dengan cara di bakar. Penghapusan dengan cara di

bakar dilakukan agar obat-obatan yang sudah tidak dapat digunakan

lagi atau rusak tidak menumpuk di gudang farmasi dan tidak

mengganggu mutu obat-obatan yang lainnya.

Penghapusan yang dilakukan oleh RSUD Kota Sekayu berfungsi

untuk mengendalikan persediaan dan menjamin perbelakan farmasi

yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang

berlaku. Dangan adanya penghapusan akan mengurangi beban

penyimpanan maupun mengurangi risiko terjadi penggunaan obat yang

tidak layak digunakan lagi. Hasil penelitian ini sejalan dengan hasil
 125

penelitian Rahmanto (2013) yang menyebutkan bahwa aktivitas

penghapusan berperan penting dalam rangka pengendalian barang-

barang logistik yang menumpuk tidak berguna. Penghapusan untuk

barang-barang yang memiliki batas kadaluwarsa dilakukan penarikan

maksimal 2 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa yang telah ditentukan.

Penyataan diatas sesuai dengan tujuan dari penghapusan yang di

buat oleh Departemen Kesehatan RI (2007) yang menyatakan bahwa

penghapusan dilakukan untuk menghindarkan pembiayaan (biaya

penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang

sudah tidak layak untuk dipeliharan serta mejaga keselamatan dan

terhindar dari pengotoran lingkungan.

Berdasarkan hasil wawancara dan telaah dokumen, proses

penghapusan yang dilakukan oleh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

sudah sesuai dengan prosedur penghapusan yang ada di rumah sakit. Ini

juga sesuai dengan pedoman yang di buat oleh Dirjend Kefarmasian

dan Alat Kesehatan (2010) yang menyebutkan bahwa obat-obatan yang

mendekati expired akan di harus dan dikembalikan ke pada supplier

yang sudah bekerjasama.

7) Pengendalian

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan

tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan

program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan (Aditama, 2007).

Rangkuti (2002) menyebutkan bahwa sistem persediaan bertujuan

 126

untuk menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat,

dalam jumlah dan waktu yang tepat serta dapat meminimumkan biaya

total melalui penentuan apa, berapa, dan kapan pesanan dilakukan

secara optimal.

Di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu terdapat 800 lebih item

obat, yang sangat bervariasi jenis maupun golongannya. Untuk

mengendalikan ketersediaan obat tersebut agar selalu dapat memenuhi

kebutuhan untuk setiap pasien merupakan suatu hal yang tidak mudah.

Dari hasil penelitian melalui wawancara dengan ketiga informan dan

observasi di gudang farmasi diketahui bahwa kegiatan pengendalian

yang dilakukan dengan stock opname dan pencatatan kartu stok.

Berdasarkan Standar Operasional Prosedur yang telah ditetapkan

oleh Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu kegiatan pengendalian

dengan stock opname dilakukan setiap 2 bulan sekali. Namun pada

kenyataanya stock opname di gudang farmasi dilakukan setiap 3 bulan

sekali bahkan lebih. Ternyata pada pelaksanaanya kegiatan stock

opname dilakukan setelah adanya surat edaran dari direktur untuk

melakukan stock opname gudang.

Tidak pastinya kegiatan stock opname membuat kegiatan

perencanaan obat yang dilakukan gudang farmasi pun menjadi

terhambat. Obat-obatan yang kadaluarsa pun terlambat terdeteksi,

selain itu laporan kerugian akibat obat kadaluarsa pun terlambat

diketahui. Karena melalui kegiatan stock opname tersebut bis diketahui

obat-obatan yang sudah mendekati kadalursa sehingga obat tersebut

 127

dapat ditukarkan kembali ke distributor dan tidak merugikan rumah

sakit.

Menurut Dirjend Kefarmasian dan Alat Kesehatan RI (2010),

stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit dan perencanaan yang

wajib dilaksanakan. Stock opname merupakan salah satu cara menilai

kelancaran kegiatan penyimpanan dan pencatatanya. Oleh karena itu

hasil stock opname harus sesuai antara data pencatatan dengan jumlah

stok fisik di gudang farmasi. Jika terdapat ketidaksesuaian harus segera

dilakukan analisis untuk mengetahui kerugiannya (Febriawati, 2013).

Selain itu juga, pengendalian persediaan obat di gudang farmasi

dilakukan dengan menggunakan kartu stok, Pengendalian persediaan

dengan cara memonitor jumlah stok obat setiap hari dengan pencatatan

melalui kartu stok yang berisikan keterangan tanggal dan jumlah obat

masuk dan keluar, kemudian mencocokkan jumlah obat yang tercatat

pada kartu stok dengan jumlah fisik persediaan obat pada rak

penyimpanan di gudang farmasi.

Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010),

kegiatan pengendalian mencakup antara lain yaitu:

1. Memperkirakan atau menghitung rata-rata periode tertentu.

2. Menentukan stok opname

3. Menentukan waktu tunggu.

Dalam pengendalian persediaan obat, gudang farmasi RSUD

Kota Sekayu belum mempunyai metode khusus untuk pengendalian

persediaan, metode dalam pengendalian merupakan tindakan yang

sangat penting dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat

 128

persdiaan yang diharuskan, serta kapan saatnya melaui mengadakan

pemesanan kembali.

Rangkuti (2002) menjelaskan bahwa salah satu metode dalam

penendalian yang cukup efektif ideal adalah dengan menggunakan

metode analisis ABC, EOQ, dan ROP. Kemudian Rangkuti juga

menambahkan untuk perencanaan persediaan harus disertai dengan

persediaan pengaman (buffer stock) untuk mengantisipasi apabila

terjadi kekurangan stok.

Metode tersebut merupakan satu kesatuan yang saling berkaitan

dalam proses pengendalian persediaan. Hal ini sesuai dengan

pernyataan Seto (2004) yang menyatakan bahwa untuk menjawab 3

pertanyaan mendasar dalam pengendalian persediaan yaitu metode

analisis ABC digunakan untuk menjawab apa yang akan dikendalikan,

Economic Order Point (EOQ) untuk menjawab berapa banyak yang

hendak dipesan, dan Reorder Point (ROP) untuk mengetahui kapan

waktu pemesanan kembali.

c. Output

1) Ketersediaan dan Keamanan Obat di Gudang Farmasi

Tujuan dari pengelolaan persediaan obat adalah tersediaanya

obat-obatan dalam jumlah yang tepat dan mutu memadai serta waktu

yang dibutuhkan dengan biaya yang serendah-rendahnya dengan hasil

yang optimal serta persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,

pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, penyusutan yang tidak

wajar, serta nilai persediaan obat yang sesungguhnya.

 129

Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa ketersediaan obat di

gudang farmasi telah sesuai dengan kebutuhan, akan tetapi ada

beberapa obat terkadang tidak tersedia di gudang, disebabkan oleh

permintaan yang tinggi. Jika dilihat dari segi waktu, karena biasanya

diawal tahun obat belum dilakukan pengadaan dengan menggunakan

dana APBD dan baru dilakukan pengadaan pada trisemester ke tiga,

jika menggunakan dana BLUD, maka dapat diadakan setiap bulan

sekali. Jika dilihat dari segi kualitas, sejauh ini ketersediaan obat dapat

dipenuhi, hanya saja waktu pemenuhannya yang perlu diperhatikan.

Sedangkan dari segi kualitas ketersediaan obat, karena pengadaan yang

dilakukan adalah pengadaan langsung, maka barang yang datang adalah

barang yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.

Berdasarkan data tahun 2014 terdapat sekitar 76 (9,5%) item obat

mengalami kekosongan di waktu pertengahan atau akhir bulan. Pada

tahun 2015 selama periode Januari-Juni 2015 terdapat sekitar 45 (5,6%)

item obat mengalami kekosongan pada waktu yang sama. Sedangkan

data obat yang kadaluarsa pada tahun 2015 periode Januari sampai Juni

sekitar 13 (1,6%) item obat yang kadaluarsa.

Menurut hasil penelitian Somantri (2013) juga menyebutkan

bahwa stok obat kadaluarsa dan rusak di rumah sakit X didapat

persentase sebanyak 0,2 %. Adanya persentase nilai obat kadluarsa

karena pengelolaan obat yang kurang baik khususnya pada tahap

penyimpanan hingga penyebabkan obat kadaluarsa. Hal ini disebabkan

karena peresepan dokter bervariasi, sehingga menyebabkan obat-obat

 130

yang digunakan berubah, akibatnya banyak obat yang tidak keluar atau

tidak digunakan dan menumpuk.

Hasil penelitian Sheina (2010) yang dilakukan di RS PKU

Muhammadiyah Unit I didapatkan hasil persentase obat kadaluarsa dan

rusak sebesar 0,03 %. Hal tersebut disebabkan penyimpanan dan

penyusunan belum sesuai dengan jenis dan sediaan, selain itu kondisi

gudang yang tidak memadai serta pengaturan suhu yang tidak teratur.

Hal ini tentu belum dikatakan efisien dan belum sesuai dengan standar

yang dibuat oleh Dirjen Kefarmasian dan Alat Kesehatan Tahun 2010

yang menyatakan bahwa persentase obat kadaluarsa dan rusak sebesar

0%.

Ketidakefisienan ini mencerminkan ketidaktepatan perencanaan,

kurangnya pengamatan dalam penyimpanan. Adanya persentase nilai

obat kadaluwarsa karena pengelolaaan obat yang kurang baik

khususnya pada tahap penyimpanan hingga menyebabkan obat

kadaluwarsa dan rusak. Hal ini disebabkan karena peresepan dokter

yang terkadang bervariasi, sehingga menyebabkan obat-obat yang

digunakan berubah, selain itu juga perencanaan hanya menggunakan

ametode konsumsi dan kurang memperhatikan pola penyakit, akibatnya

banyak obat yang tidak keluar atau tidak digunakan dan menumpuk,

yang akhirnya bisa menjadi kadaluwarsa. Walaupun sudah menerapkan

sistem FIFO dan FEFO, tetapi kadang petugas merasa barang selalu

cepat berputar, padahal hal tersebut mungkin tidak berlaku pada

beberapa obat karena obat tersebut tidak bersifat fast moving juga

kesibukan pada saat pelayanan dan kurangnya petugas.

 131

Menurut Hatry yang dikutip oleh dalam Tjandra (2006), output

adalah jumlah barang atau jasa yang berhasil diserahkan kepada

konsumen (diselesaikan) selama periode pelaporan. Dengan masih

adanya obat yang mengalami kekosongan dan kadaluarsa, gudang

farmasi seharusnya meningkatkan pengelolaan persediaan yang lebih

efektif dan efisien agar kebutuhan obat di rumah sakit dapat terpenuhi

dengan baik dan rumah sakit tidak mengalami kerugian.

Gusti (2008) mengatakan bahwa output adalah barang atau jasa

yang dihasilkan secara langsung dari pelaksanaan kegiatan berdasarkan

input yang digunakan. Bagusnya pencapaian output tidak lepas dari

baiknya input yang dimiliki, begitu juga sebaliknya apabila input yang

dimiliki tidak baik, maka output yang dihasilkan akan tidak baik juga.

Dari hasil penelitian ini menunjukkan bahwa output persediaan

dan belum sesuai dengan standar yang dibuat oleh Dirjen Kefarmasian

dan Alat Kesehatan Tahun 2010 yang menyatakan bahwa persentase

obat kadaluarsa dan rusak sebesar 0%. Berdasarkan data yang diperoleh

masih ada obat-obatan yang mengalami kekosongan dan ada obat-

obatan yang kadaluarsa. Dengan masih adanya obat yang sering

mengalami kekosongan dan kadaluarsa atau rusak maka dapat

dikatakan bahwa input masih kurang baik diantaranya sumber daya

manusia yang kurang di gudang farmasi, prosedur kerja yang tidak

lengkap, dan perencanaan yang kurang baik serta sarana yang kurang

memadai seperti gudang penyimpanan.

 132

BAB VII

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

a. Input

1) Sumber daya manusia yang tersedia di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu hanya ada dua orang yaitu kepala gudang farmasi dan staf

pelaksana gudang, sehingga beban kerja yang dimiliki menjadi lebih

banyak dan dapat mempengaruhi proses pengelolaan persediaan

obat.

2) Tidak adanya anggaran untuk pengadaan dan pemeliharaan fasilitas

di gudang farmasi sehingga dapat mempengaruhi proses pengelolaan

persediaan obat.

3) Prosedur pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD

Kota Sekayu cukup lengkap.

4) Sarana dan prasarana di gudang farmasi sudah lengkap yang terdiri

dari ruang kantor, ATK, telpon, lemari, kursi, meja, kipas angin,

AC, dll. Akan tetapi luas gudang masih belum sesuai dengan

ketentuan minimal yang dibuat oleh Dirjen Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010.

b. Proses

1) Perencanaan kebutuhan obat hanya berdasarkan metode konsumsi.

2) Anggaran yang digunakan untuk pengadaan obat di RSUD Kota

Sekayu berasal dari dana APBD dan dana BLUD.

 133

3) Pengadaan dilakukan dengan menggunakan sistem e-catalog dan

tender.

4) Penyimpanan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu

berdasarkan sistem FIFO dan FEFO, namun pada rak rak-rak

penyimpanan belum diberi label atau kode.

5) Pendistribusian dilakukan melalui apotek dan unit-unit yang ada di

rumah sakit.

6) Penghapusan dilakukan dengan cara penukaran kembali kepada

supplier yang bekerjasama dan dibakar.

7) Pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota

Sekayu dilakukan dengan stock opname dan pencatatan kartu stok.

c. Output

Persentase obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi pada

bulan januari sampai juli 2015 sebanyak 13 (1,6%) item obat dan 45

(5,6%) dari 800 jenis obat yang mengalami kekosongan.

B. Saran

a. Bagi Petugas Gudang Farmasi

1. Petugas gudang farmasi diharapkan melakukan pemisahan obat yang

mendekati kadaluarsa dan rusak dengan obat yang belum mendekati

kadalursa dan memberikan label atau kode untuk obat-obatan yang

mendekati kadalursa atau rusak dengan obat yang belum kadaluarsa

atau rusak, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengambilan.

 134

2. Diharapkan petugas gudang bisa menerapkan sistem Kanban, agar

tidak terjadi kesalahan dalam penyusunan dan pemberian kode pada

rak-rak penyimpanan obat.

3. Jika obat-obat tidak muat diletakkan di rak, maka petugas gudang

bisa menyusunnya dan memasukkan obat tersebut kedalam satu

kardus dan diberi keterangan (nama obat, jumlah, dan tanggal

kadaluarsa).

b. Bagi Instalasi Farmasi

1. Diharapkan Kepala Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu bisa

melakukan perhitungan terhadap beban kerja petugas gudang

farmasi, sebagai pertimbangan dalam membuat deskripsi kerja

petugas gudang dan pertimbangan penambahan jumlah petugas

gudang.

2. Diharapkan Kepala Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu lebih

memperhatikan sarana gudang farmasi yang kurang memadai untuk

proses penyimpanan persediaan obat.

3. Diharapkan Kepala Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu

melakukan evaluasi yang berkesinambungan, misalnya evaluasi

pelaksanaan prosedur tetap penyimpanan dengan pelaksanaan di

lapangan, selanjutnya Kepala Instalasi Farmasi melakukan tindak

lanjut dari hasil evaluasi yang dilakukan.

4. Diharapkan Kepala Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu lebih

melakukan pemantauan kepada petugas gudang farmasi dalam

melakukan tugas-tugasnya.
 135

5. Diharapkan Kepala Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu untuk

menunjau kembali kebijakan terkait dengan pelaksanaan stock

opname.
 Daftar Pustaka

Adikoesoemo, Suparto. 1994. Manajemen Rumah Sakit. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta.

Aditama, Tjandra Yoga. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2. UI-Press.
Jakarta.

Ali, Maimun. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi
dengn Analisis ABC dan Reorder Point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Rasio
di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal. Tesis.
Universitas Diponegoro.

Anief, Moh. 2001. Manajemen Farmasi. Cet. 1. Gajah Mada University Press. Yogyakarta.

Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi Edisi 4. Lembaga Penerbit Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta.

Bowersox, D.J. 2006. Manajemen Logistik. Edisi ke-2. Jakarta: Bumi Aksara.

Blanchard, B.S. 2004. Logistical Engineering and Management 6th ed. Pearson Prentice
Hall. New Jersey.

Damanik, C. 2003. Analisis Fungsi-Fungsi Pengelolaan Obat Rumah Sakit Umum di Provinsi
Bali. Tesis. Universitas Gajah Mada. Yogyakarta.

Dedik, Oskar. 2005. Pengaruh Faktor Ketepatan Penempatan Dalam Jabatan Terhadap
Prestasi Kerja di Kantor Sekretariat Pemerintah Kabupaten Gresik Tahun 2005. Diakses
dari www.subscribe.com pada 5 November 2015

Depkes RI. 2004. Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Di
Puskesmas. Ditjen Yanfar dan Alkes. Jakarta.

Depkes RI. 2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta:
Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan RI
bekerja sama dengan Japan Interntional Cooperation Agency (JICA).

Depkes RI, 2010. Materi-Materi Kefarmasian Di Instansi Farmasi Kabupaten/Kota.

Direktorat Bina Obat Publik Dan Perbekalan Kesehatan Direktorat Jendral Bina
 Kefarmasian Dan Alat Kesehatan Kementrian Kesehatan RI bekerja sama dengan
International Coorperation Agency(JICA). Jakarta.

Dirjen POM, 2002. Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat. Depkes RI. Jakarta.

Djojodibroto, R. Darminto. 1997. Kiat Mengelola Rumah Sakit. Jakarta: Hipocrates.

Ermiati, Cut dan Teridah Sembiring. 2012. Pengaruh Fasilitas dan Pengembangan Sumber
Daya Manusia Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan Studi Kasus Ptpn Kebun
Sampali Medan. Darma Agung.

Herjanto, Eddy. 2008. Manajemen Operasi. Edisi ketiga. Grasindo. Jakarta.

Heizer, Jay dan Render, Barry. 2010. Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba Empat

Maria, Irene. 2010. Analisis Pelaksanaan Penyimpanan Perbekalan Farmasi di Gudang Farmasi
RSUD Kota Bekasi Tahun 2010. Skripsi. FKM UI. Depok.

Jeetu G, Girish T. 2010. Prescription Drug Labeling Mediction Errors: A Big Deal for
Pharmacists. Journal of Young Pharmacists.

Johns, D.T dan Harding, H.A. 2001. Manajemen Operasi untuk Meraih Keunggulan
Kompetitif. PPM. Jakarta.

Kementrian Kesehatan RI. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
Tentang Rumah Sakit. Jakarta.

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan

Farmasi di Rumah Sakit.

Lumenta, A. Nico. 1990. Manajemen Logistik Rumah Sakit Konsep dan Prinsip Manajemen
Rumah Sakit, Jilid 2. Direktorat Rumah Sakit Khusus dan Swasta. Departemen
Kesehatan RI. Jakarta.

Malinggas dkk. 2015. Gambaran Manajemen Logistik Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah DR Sam Ratulangi Tondano. Vol. 5, No. 2b April 2015. Jurnal.

Mordiyoko, Ibnu. 2008. Hubungan Kualifikasi Petugas Penerimaan Pasien Baru Rawat Jalan
Dalam Kualitas Pelayanan di RS Bethesda Yogyakarta. Skrispsi. Universitas
Muhammadiyah. Surakarta.
Moleong, J Lexy. 2007. Metode Penelitian Kualitatif. PT Remaja Rosdakarya. Bandung.

Palupiningtiyas, Retno. 2014. Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah
Sakit Mulya Tangerang Tahun2014. Skripsi. FKIK UIN. Jakarta.

Peraturan Menkes Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit.

Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan

Kefarmasian di Rumah Sakit.

Pratiwi, Sauzan. 2012. Gambaran Perencanaan Obat Antibiotik Menggunakan Analisis ABC
di Sub Unit Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok Tahun 2012.
Skripsi. FKM UI. Depok.

Purwanti, A. Harianto. Supardi, S. 2004. Gambaran Pelaksanaan Standar Pelayanan Farmasi

Di Apotek DKI Jakarta Tahun 2003. Majalah Ilmu Kefarmasian.

Rangkuti, Freddy. 2002. Manajemen Persediaan: Aplikasi di Bidang Bisnis. PT Raja

Grafindo Persada. Jakarta.

Rohayati, T. 2008. Evaluasi Efisiensi Pengelolaan Penyimpanan dan distribusi Obat Rawat
Inap di Instalasi Farmasi RSUD Karawang Tahun 2007. Tesis Magister Manajemen
Farmasi. Fakultas Farmasi. Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta.

Sarwono, Jonathan. 2011. Mixed Methods: Cara Menggabungkan Riset Kuantitatif dan Riset
Kualitatif Secara Benar. PT Elex Media Komputindo. Jakarta.

Sheina, Baby. M.R. Umam, Solikhah. (2010). Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi
Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit I. FKM Universitas Ahmad
Dahlan. Yogyakarta. Vol. 4, No. 1, Januari 2010:1-75

Seto, S, dkk. 2004. Manajemen Farmasi, Edisi kedua. Airlangga University Press. Surabaya.

Siagian, S.P. 2009. Manajemen sumber daya manusia. Bumi Aksara. Jakarta.

Siregar. C.J.P. 2004. Farmasi Rumah Sakit dan Teori Penerapan. Buku Kedokteran EGC.
Jakarta.
Somantri, Anggiani Pratiwi. 2013. Evaluasi Pengelolaan Obat di Instalasi Farmasi di Rumah
Sakit X. Naskah Publikasi. Diakses pada tanggal 15 November 2015 dari
http://eprints.ums.ac.id/26269/10/NASKAH_PUBLIKASI.pdf

Subagya, M S. 1994. Manajemen Logistik: Cetakkan Keempat. PT Gunung Agung. Jakarta.

Suciati, Susi dkk. 2006. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol 09, No.1: Analisis
Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. Jakarta:
Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan FKM UI.

Utari, Anindita. 2014. Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis
ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP)
di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014. Skripsi. FKIK UIN. Jakarta.

Wardhana, Zendy Priscillia. 2013. Profil Penyimpanan Obat di Puskesmas Pada Dua
Kecamatan Yang Berbeda Di Kota Kediri. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas
Surabaya Vol.2 No.2.

Warman, J. 2004. Manajemen Pergudangan, Terjemahan Begdjomujo. Pustaka Sinar

Harapan. Jakarta.

Wibowo, dkk. (2011). Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (E-

Procurement) Pada Pemerintah Kota Yogyakarta. Volume 23, Nomor 2, Juni 2011,
Hal:237-429.
 PEDOMAN WAWANCARA

PENGELOLAAN PERSEDIAAN OBAT DI GUDANG FARMASI RSUD KOTA

SEKAYU TAHUN 2015

Karakteristik Informan

Nama Informan :
Umur :
Pendidikan :
Jabatan :
Masa Kerja :
Pertanyaan:

I. INPUT
A. SDM
1. Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan persediaan obat di gudang
farmasi RSUD Kota Sekayu?
2. Bagaimana peran mereka masing-masing dalam pengelolaan persediaan
obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu?
3. Bagaimana komposisi (jumlah dn kualifikasi) tenaga terkait pengelolaan
persediaan obat?
4. Dari segi jumlah, apakah staf yang ada mencukupi dan dapat
menyelesaikan semua pekerjaan yang ada?
5. Apakah pernah dilakukan upaya untuk meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan terkait dengan pengelolaan persediaan obat?

B. Anggaran
1. Apakah ada dana khusus untuk pengelolaan persediaan obat di gudang
farmasi?
2. Darimana sumber anggaran dan Bagaimana mekanisme pencairan
anggaran tersebut?
3. Dana yang dikeluarkan dipergunakan untuk kegiatan apa saja dalam
pengelolaan persediaan obat?
4. Apakah ada kendala atau masalah dalam proses penganggaran?
 C. Sarana dan Prsarana
1. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam proses pengelolaan persediaan
obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu?
2. Apakah fasilitas tersebut sudah cukup memadai dalam melaksanakan
proses pengelolaan obat?
3. Bagaimana kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki dalam kegiatan
pengelolaan persediaan obat?
4. Apakah ada kendala atau permasalahan berkaitan dengan sarana dan
prasarana yang dapat menghambat proses pengelolaan obat?

D. Prosedur
1. Apakah terdapat prosedur kerja dalam proses pengelolaan obat?
2. Seperti apa prosedur pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi?
Siapa saja yang berperan dalam pembuatan prosedur tersebut?
3. Apakah prosedur yang ada sekarang sudah efektif dalam proses
pengelolaan persediaan obat?
4. Apakah prosedur kerja sudah dilaksanakan dengan baik untuk setiap
kegiatan?
5. Apakah ada kendala yang menghambat pelaksanaan prosedur pengelolaan
obat?

II. PROSES
A. Perencanaan Kebutuhan Obat
1. Bagaimaan proses perencanaan kebutuhan persediaan obat yang dilakukan
oleh Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu?
2. Siapa saja yang terlibat dalam proses perencanaan tersebut?
3. Metode apa yang digunakan dalam proses perencanaan penentuan
kebutuhan obat?
4. Apakah ada metode khusus yang digunakan dalam perencanaan penentuan
kebutuhan obat?
5. Kapan perencanaan penentuan kebutuhan obat dilakukan? Jenis obat apa
saja yang termasuk dalam perencanaan?
6. Apakah perencanaan kebutuhan obat yang selama ini dilakukan oleh pihak
Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu sudah efektif?
 7. Adakah kendala dalam proses perencanaan kebutuhan obat? jika ada,
Bagaimana solusinya?

B. Penganggaran
1. Bagaimana proses penganggaran dalam kegiatan pengadaan obat?
2. Siapa saja SDM yang terlibat langsung dan bertanggung jawab dalam
proses penganggaran obat?
3. Berapa dana yang dikeluarkan dalam setiap proses pengadaan obat? Dana
tersebut berasal dari mana saja?
4. Apakah terdapat kendala atau masalah dalam proses penganggaran obat?
5. Bagaimana cara mengatasi kendala tersebut?

C. Pengadaan
1. Bagaimana proses pengadaan obat yang dilakukan oleh pihak Gudang
Farmasi RSUD Kota Sekayu?
2. Siapa saja yang terlibat langsung dan bertanggung jawab dalam proses
pengadaan tersebut?
3. Jenis obat obat apa saja yang diadakan dan berapa jumlah setiap kali
pengadaan?
4. Kapan pengadaan obat dilakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk pengadaan obat?
5. Apakah ada kendala dalam proses pengadaan? Jika ada, Bagaimana
solusinya?

D. Penyimpanan
1. Bagaimana proses penyimpanan yang dilakukan oleh petugas gudang obat
RSUD Kota Sekayu?
2. Siapa saja yang terlibat dalam proses penyimpanan obat-obatan tersebut?
3. Metode apa yang digunakan dalam proses penyimpanan?
4. Apa saja yang mempengaruhi proses penyimpanan persediaan obat?
5. Bagaimana pendapat anda mengenai kondisi gudang tempat penyimpanan
obat? Apakah sudah sesuai dengan aturan tata ruang penyimpanan?
6. Apakah ada kendala dalam proses penyimpanan? jika ada, bagaimana
solusinya?
 E. Pendistribusian
1. Bagaimana proses distribusi obat di RSUD Kota Sekayu?
2. Siapa saja yang terlibat langsung dan bertanggung jawab dalam proses
distribusi tersebut?
3. Sarana prasarana apa saja yang digunakan dalam proses distribusi obat?
4. Apakah ada kendala yang terdapat pada proses pendistribusian obat? Jika
ada, bagaimana solusinya?

F. Penghapusan
1. Bagaimana proses penghapusan yang dilakukan oleh pihak gudang jika
ada obat-obatan yang mengalami kadaluarsa atau rusak?
2. Siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab dalam proses penghapusan
tersebut?
3. Apakah penghapusan sudah sesuai dengan prosedur yang ada?
4. Apakah ada kendala dalam proses penghapusan? Jika ada, bagaimana
solusinya?

G. Pengendalian
1. Apakah dilakukan pengendalian dan Bagaimana proses pengendalian
persediaan yang dilakukan oleh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu?
2. Siapa saja yang terlibat langsung dan bertanggung jawab dalam proses
pengendalian persediaan obat?
3. Metode apa yang digunakan dalam proses pengendalian persediaan obat?
Apakah ada metode khusus dalam proses pengendalian tersebut?
4. Apakah ada kendala dalam melakukan pengendalian persediaan obat? Jika
ada, bagaimana solusinya?

III. OUTPUT
A. Keamanan dan Ketersediaan Obat
1. Bagaimana ketersediaan dan keamanan obat yang disimpan di gudang obat
RSUD Kota Sekayu?
2. Apakah yang diharapkan dari proses pengelolaan obat di gudang farmasi
ini?
3. Bagaimana output yang dihasilkan selama ini? apakah sesuai dengan yang
diharapkan?
 Lembar Observasi

Instrumen Penelitian Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat

di RSUD Kota Sekayu Tahun 2015

SDM

Ketersediaan SDM
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Terdapat atasan kepala gudang
2 Terdapat kepala gudang
3 Terdapat staf administrasi gudang
4 Terdapat staf pelaksana gudang

SDM Gudang Farmasi Umur Pendidikan Lama Kerja

Kepala isntalasi farmasi
Kepala gudang
Staf admin gudang
Staf pelaksana gudang

Sarana dan Prasarana

No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan

Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor untuk kepala
gudang
Tersedianya ruangan/kantor untuk kepala
Instalasi Farmasi
2 Ruangan/kantor terpisah dengan gudang obat
3 Terdapatnya komputer.
4 Terdapatnya meja, kursi, lemari, di
ruangan/kantor.
5 Terdapatnya ATK di ruangan/kantor
6 Tersedia telepon yang mendukung
7 Terdapatnya dokumen obat kadaluarsa.
8 Adanya buku harian penerimaan obat
9 Adanya buku harian pengeluaran obat
10 Terdapatnya prosedur untuk pengelolaan
persediaan obat
11 Gudang penyimpanan yang ideal
12 Terdapatnya AC/kipas angin
13 Terdapatnya tabung apar
Prosedur

No Pernyataan Variabel Hasil Keterangan

Ya Tidak
1 Tersedia peraturan yang mengatur
perencanaan kebutuhan Obat
2 Tersedia peraturan yang mengatur
penganggaran kebutuhan Obat
3 Tersedia peraturan yang mengatur pengadaan
kebutuhan Obat
4 Tersedia peraturan yang mengatur
penyimpanan kebutuhan Obat
5 Tersedia peraturan yang mengatur
pendistribusian kebutuhan Obat
6 Tersedia peraturan yang mengatur
Pengahapusan kebutuhan Obat
7 Tersedia peraturan yang mengatur
pengendalian kebutuhan Obat

Penyimpanan

Sarasan&Prasaarana

No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan

Ya Tidak
1 Tersedia rak/lemari penyimpanan obat
2 Tersedianya lemari khusus yang terkunci
untuk penyimpanan Narkotika dan
Psikotropika
3 Tersedia lemari pendingin untuk menyimpan
jenis obat tertentu yang memerlukan suhu
dingin
4 Tersedia lemari khusus untuk obat-obat yang
rusak dan kadaluarsa
5 Rak/lemari tidak langsung menelpel pada
lantai
6 Rak/lemari tidak menempel langsung pada
dinding
7 Tersedianya alat bantu pemindahan obat
dalam Gudang
8 Tersediaya kartu stok obat untuk memberikan
keterangan di rak/lemari penyimpanan
9 Tersedianya pallet/papan alas unuk barang
10 Jarak pallet dengan lantai (min.10 cm)
11 Jarak pallet dengan dinding (min.30 cm)
12 Tersedia pendingin ruangan/AC
13 Pintu ruangan dibuat berlapis
14 Tersedia kunci ruangan dibuat ganda
15 Tersedia tralis pada jendela
16 Tersedia termometer pada ruangan
17 Tersedia alat pemadam kebakaran
18 Gudang bebas dari tikus, kecoa, dan hama
lain.

Pengaturan Penyimpanan

No. Pernyataan Observasi Hasil Keterangan

Ya Tidak
1 Obat di letakkan di atas rak/lemari penyimpanan
2 Obat disimpan dalam gudang/ruang khusus untuk
obat, tidak dicampur dengan peralatan lain
3 Obat tidak diletakkan diatas lantai
4 Obat tidak diletakkan menempel pada dinding
5 Obat diletakan sesuai metode FIFO/FEFO
6 Penggolongan obat berdasarkan jenis dan sediaan
7 Penggolongan obat berdasarkan abjad
8 Penggolongan obat berdasarkan kelas
terapi/khasiat
9 Tablet, kapsul dan obat kering disimpan dalam
wadah yang kedap udara di rak bagian atas
10 Obat narkotika dan psikotropika diletakkan
dilemari terpisah
11 Lemari obat narkotika dan psikotropika selalu
dikunci
12 Obat yang rusak/kadaluarsa diletakkan terpisah
dengan obat yang masih baik.
13 Obat-obatan yang bentuknya besar dan berat
tidak diletakkan ditempat yang tinggi.
14 Obat-obatan yang bentuknya kecil tidak
diletakkan ditempat yang tersembunyi
15 Adanya penumpukkan barang atau kardus di
dalam gudang obat
16 Diberikan pelabelan (nama obat) pada rak
penyimpanan.
17 Gudang bebas dari hama yang berpotensi
merusak mutu obat seperti semut, kecoa, tikus,
dll.
18 Tinggi tumpukan barang max. 2,5 m
19 Petugas melakukan pencatatan secara teratur
terhadap obat masuk dan obat keluar pada kartu
stok
20 Pengecekan dan pencatatan terhadap mutu obat
dilakukan secara periodik
 MATRIKS WAWANCARA

INPUT

No Pertanyaan Variabel SDM Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)

1 Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan Semua SDM yang ada di gudang menurut saya semuanya terlibat,
persediaan obat di gudang farmasi RSUD farmasi tentunya terutama di gudang ini
Kota Sekayu?
2 Bagaimana peran mereka masing-masing kalau saya kan yang bertanggung ya kalau peran saya disini, ya
dalam pengelolaan persediaan obat di jawab atas semuanya, kalau kepala sebagai kepala gudang, jadi semua
gudang farmasi RSUD Kota Sekayu? gudang kan pak dedi dia juga kegiatan yang ada di gudang
betanggung jawab dan terlibat
farmasi ini ya saya yang
langsung dalam pngelolaan nya juga, bertanggung jawab, termasuk
ada petugas gudangnya yang pengelolaannya, jadi misalnya obat
melakukan tugas harian di gudang abis ya dilakukan perencanaan
obat dengan melihat formularium
yang ada di rumah sakit ini, terus
bikin tuh surat usulan untuk
pengadaan, ya sampai ke
pengawasan-pengawasan obat
yang ada di gudang ini.
Kalau menurut saya, ya kepala
instalasinya, kepala gudangnya,
dan semuanya yang ada di gudang
farmasi
kalo urusan gudang ya saya,
disini tugas saya cuma
menerima barang datang, terus
menyimpanannya, bikin
laporan, nyatet obat masuk obat
keluar, tapi ya kadang itu mas,
kadang ada pekerjaan yang
seharusnya saya lakuin eh
enggak saya lakuin, kayak
ngecek obat yang udah
kadaluarsa, itu tu jarang saya
lakuin karena saya sibuk, semua
tugas gudang saya yang
ngerjain, jadi kadang enggak
sempat, itu aja sih

3 Bagaimana komposisi (jumlah dn kalau untuk petugas pelaksana di Pada dasarnya SDM yang ada saya rasa agar kinerja bagian
kualifikasi) tenaga terkait pengelolaan gudang saya rasa kurang cukup saat ini kurang jumlahnya, tidak logistik di gudang obat ini lebih
persediaan obat? apakah staf yang ada ya.... ada yang bertugas unuk mengecek optimal, perlu adanya
mencukupi dan dapat menyelesaikan barang yang akan dikirim ke unit, penambahan karyawan lagi deh,
semua pekerjaan yang ada? kemudian mengecek obat yang karena kalo cuma saya repot
sudah kadaluarsa atau rusak jadinya, apalagi untuk ngecek-

4 Apakah pernah dilakukan upaya untuk Bagian gudang selama ini
meningkatkan pengetahuan dan kinerjanya cukup baik dan terampil,
keterampilan terkait dengan pengelolaan sampai saat ini belum pernah terjadi
persediaan obat? masalah yang berkaitan dengan
pengelolaan obat...
....pengetahuan yang dimiliki
tenaga yang ada cukup baik,
walaupun pada awalnya tidak tau
tentang pengelolaan obat, karena
dia juga orang baru disini, tapi
kalo sekarang sudah tau.
....kalo menurut saya tenaga yang
sekarang sudah cukup terampil ya,
kalau pelatihan saya rasa belum
perlu dilakukan karena selama ini
juga tidak pernah ada masalah,
kalo misalnya dia ada yang tiaki
tau ditanya ke saya
ngecek barang yang kadaluarsa
atau pun rusak
Kalau saat barang banyak
saya butuh tambahan tenaga
lagi, karena selain menyusun
barang, saya juga harus
menyiapkan barang sesuai
dengan pesanan dari unit,
belum lagi pengecekan obat
selama saya disini belum
pernah ikut pelatihan, pihak
gudang atau rumah sakit pun
belum pernah mengadakan
pelatihan-pelatihan tentang
manajemen logistik gitu..

No Pertanyaan Variabel Anggaran Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)

Apakah ada dana khusus untuk pengelolaan persediaan .....kalo anggaran khusus ....sejauh ini enggak ada ya ....ya tinggal minta aja
obat di gudang farmasi? untuk pengelolaan obat tidak anggaran khusus untuk kebagian logistik umum,
 ada ya, karena menurut saya
belum perlu diberikan
anggaran, karena tidak ada
kegiatan khusus dalam proses
pengelolaan obat ya, jadi
sejauh ini belum ada
Darimana sumber anggaran ? dari BLUD sama APBD
Dana yang dikeluarkan dipergunakan untuk kegiatan apa - -
saja dalam pengelolaan persediaan obat?
Apakah ada kendala atau masalah dalam proses - -
penganggaran?
No Pertanyaan Variabel Sarana dan Prasarana Informan 1 (GF-1)
Fasilitas apa saja yang digunakan dalam proses sarana dan prasarana yang
pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD digunakan cukup lengkap
Kota Sekayu? tentunya ya....
Apakah fasilitas tersebut sudah cukup memadai dalam ......sebenarnya kalau saya
melaksanakan proses pengelolaan obat? lihat fasilitasnya sudah cukup
memadai ya, tapi memang
gudang penyimpanan agak
sempit ya, karena mungkin
banyak barangnya,
pengelolaan obat, dari disana sudah ada semua
atasnya belum menyediakan, tersedia kalo untuk ATK dan
paling kalo misalnya lain-lainnya
digudang kurang buku
catatan, atau alat tulis lah,
tinggal minta aja kebagian
logistik umum
ada BLUD dan APBD Kurang tahu
-
-
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
kalau fasilitas yang digunakan ...banyak ya kalo fasilitas, ada
ya banyak ya, ada kantor, ada rolli untuk ngangkut barang kalo
telpon, ada tempat datang, ada telpon untuk
penyimpanan dan lain-lain pemesana barang dari unit-unit,
hhahahah banyak kalau mau ada lemari, rak-rak, banyak deh
disebutin satu-satu pokoknya..
.....Saya rasa cukup kalo ...klo dari segi sarana dan
fasilitasnya, paling gudang prasarana yang ada
ya, sebenarnya gini kami sebenarnya sudah ada cukup
pihak gudang sudah beberapa ya, hanya saja klo menurut
kali ngusulin untuk saya itu gudangnya masih
perbesaran gudang, karena menjadi kendala disini, kalo
 sebenarnya sudah saya kondisi gudang saat ini tidak
usulkan ke atas untuk lagi cocok untuk pengadaan
perbesaran gudang, tapi barang yang besar, jadi kalo
belum ada tanggapan, enggak misalnya kami ngadain
tau saya kenapa... barangnya banyak tergantung
kebutuhan juga ya, ya gini
numpuk jadi nya, mau enggak
mau harus ditumpuk, karena
kondisi gudang nya yang
seperti ini
Bagaimana kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki Cukup lengkap dan baik Lengkap lah, tapi gudangnya kalo fasilitas sudah cukup ya,
dalam kegiatan pengelolaan persediaan obat? kurang memadai
Apakah ada kendala atau permasalahan berkaitan dengan Tidak ada saya rasa enggak ada ya, kalo kendala alat enggak ada
sarana dan prasarana yang dapat menghambat proses semuanya lengkap
pengelolaan obat?
No Pertanyaan Variabel Prosedur Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2)
Apakah terdapat prosedur kerja dalam proses pengelolaan ....prosedur kita ada, dibuat kalau prosedur atau SOP
obat? sebagai landasan untuk kita ada disini, jadi semua
pengelolaan obat di gudang kegiatan kita sesuai SOP yang
farmasi ya ada
Siapa saja yang berperan dalam pembuatan prosedur Semua pihak terlibat, mulai Nah kalau itu saya kurang tau
tersebut? dari Direktur, saya, bagian mutu ya, paling direktur, kepala
misalnya barang datang, saya
susah untuk nyusunnya,
jangankan nyusunnya,
naroknya aja saya bingung,
mangkanya di tumpuk kayak
gini
tapi kalao gudang kayknya
belum pas, soalnya gudangnya
enggak memadai lagi untuk
penampungan barang
ya, semuanya lengkap, tapi ya
itu yang saya bilang td...
Informan 3 (GF-3)
Prosedur ada
Tidak Tahu
 juga, semuanya terlibat
Apakah prosedur yang ada sekarang sudah efektif dalam saya rasa efektif ya, semuanya
proses pengelolaan persediaan obat? berjalan dengan baik..
Prosedur sudah sesuai ya,
kita pakai prosedur yang ada
di rumah sakit ini ya, jadi
semua kegiatan pengelolaan
obat ada prosedurnya
Apakah ada kendala yang menghambat pelaksanaan tidak ada
prosedur pengelolaan obat?
Proses
No Pertanyaan Variabel Perencanaan Informan 1 (GF-1)
Bagaimaan proses perencanaan kebutuhan persediaan ...prosesnya mulai dari
obat yang dilakukan oleh Gudang Farmasi RSUD Kota pembuatan daftarnya oleh
Sekayu? kepala gudang, obat apa saja
yang akan di adakan atau
dipesan, kemudian baru
disampaikan ke saya, baru
nanti diketahui oleh direktur
dan disetujui oleh bagian
keuangan, kalau sudah
disetujui baru obatnya
instalasinya....
ya kegiatan kita disini sesuai
dengan SOP yang ada,
fleksibel aja kalo untuk
prosedurnya, enggak ada
hambatan atau masalah
Sejauh ini tidak ada
Informan 2 (GF-2)
Proses perencanaannya ya
kami buat daftar obat apa
saja yang akan di beli, nah
daftar tersebut berdasarkan
metode konsumsi kan. Jadi
misalnya obat apa saja nih
yang kira-kira yang banyak
digunakkan oleh user atau
masyarakat banyak yang
konsumsi, nah kami lihat
kalo menurut saya semuanya
sudah sesuai prosedur ya,
khususnya kegiatan disini..
kalau hambatan enggak ada
ya, prosedur bagus enggak
menjadi hambatan kalo
prosedurnya, kan prosedur
dibuat untuk mempermudah
kerja kita disini
Informan 3 (GF-3)
....biasanya si dari pola
konsumsi dari bulan
sebelumnya aja, lalu
ditambahin 30% dari jumlah
yang dipesan.. dari
komputernya aja si lihat
stoknya..
 diadakan. Nah untuk
perencanaannya disini kami
pakai konsumsi, kita lihat
pemakaian obatnya, berapa
sisanya kemudian berapa
yang keluar, kemudian
ditambha dengan buffer stokc
juga
Siapa saja yang terlibat dalam proses perencanaan kalau pembuatan
tersebut? formularium obat semua
telibat, mulai dari unit rawat
jalan, rawat inap, terus
kepala gudang, saya, bagian
keuangan dan direktur, serta
unit-unit yang lain. Hanya
saja ketika pemesanan ya
yang mengajuhkan orang
gudang dan obat-obat yang
akan dipesan..
Metode apa yang digunakan dalam proses perencanaan disini kami pakai konsumsi
penentuan kebutuhan obat? sama pola penyakit
Apakah ada metode khusus yang digunakan dalam tidak ada
pemakaian, disana kan ada
rekapannya, jadi melihat
histori data obat itu sendiri,
nantikan dilihat tuh ya, misal
obat amoxilin tablet stok
akhirnya 500, kemudian
mutasi keluar 4000, berarti
kan 4000-500 = 3500, nah
3500 ini nanti ditambah
dengan stok pengamannya.
...
ya biasanya kepala isntalasi, -
terus direkturnya, kemudian
unit-unit pelayanan, keuangan
juga, dan lain-lain, semuanya
yang merencakan obat apa
saja yang akan ada di
formularium Rumah sakit.
alau perencanaan obat yang
akan diadakan yang
melakukan ya kami disini
dengan laporan-laporan yang
ada..
ya... yang saya bilang tadi, -
kami pakai 2 metode, yang
pertama metode konsumsi dan
kedua metode epidemiologi
sejauh ini tidak ada, kalau -
perencanaan penentuan kebutuhan obat?
Jenis obat apa saja yang termasuk dalam perencanaan? ....semua jenis obat yang ada
di formularium ya, jadi disini
patokan nya formularium dan
konsumsi..
Kapan perencanaan kebutuhan obat dilakukan? disini kami melakukan
pemesanan obat biasanya
setiap bulan ya, kalau
menggunakan dana BLU
sebulan sekali biasanya,
kalau pake APBD pesannya 3
bulan sekali...
misalnya pakai metode lain,
kan ada tuh ya perhitungan-
perhitungan secara teori, tapi
susah untuk nerapinnya di
sini, karena faktor usernya
keuangannya dan lain-lain
kalau obat yang masuk
keperencanaan ya sesuai
dengan formularium ya, kita
kan ada formularium nih, nah
ditambah juga dengan jumlah
konsumsi dari pasien juga,
jadi berapa banyak dan obat
apa saja nanti yang habis dan
nah dilihat dari sana
Kami ada dua dana ya, kalo -
APBD itu kami lakukan
pertrisemester artinya 3 bulan
sekali, kalau yang BLUD
kami lakukan setiap bulan.
Nah kenapa kami lakukan
seperti ini, karena kalau
misalnya dari APBD nya
kekurangan obat, ya kami
tutup dengan dana obat dari
BLUD. Kalau misalnya
obatnya habis di pertengahan
sebelum datang pemesanan
lagi ya kami pesan lagi, jadi

Adakah kendala dalam proses perencanaan kebutuhan perencanaannya
obat? jika ada, Bagaimana solusinya?
No Pertanyaan Variabel Penganggaran
Bagaimana proses penganggaran dalam
pengadaan obat?
sudah
sesuai kalau menurut saya,
tapi kendalanya obat yang
kami pesan terkadang tidak
sesuai harganya dengan
harga distributornya...
... kadang realisasinya tidak
sesuai dengan yang kita
rencanakan, misal
perencanaan kita segini, eh
tiba-tiba pasien banyak kan,
ya akhirnya stok kita habis
Informan 1 (GF-1)
kegiatan penganggarannya diusulkan
dulu, dibuat dulu oleh kepala
gudang, kemudian dilaporkan
dalam 1 bulan itu bisa 2 kali
mesannya
...kita kan disini pake e- -
katalog, jadi kendala yang
sering muncul itu tidak
sesuainya harga obat yang di
e-katalog dengan distributor,
jadi kami ganti saja obatnya
dengan obat yang terapinya
sama dan harganya juga
sama
masalah stok out banyak ya.
misal masalah pada
perencanaan, bulan kemaren
tidak ada kasus, dan kita
enggak pesen, nah tapi bulan
ini tiba-tiba ada kasus,
biasanya untuk penyakit yang
pola nya tidak menentu,
akhirnya kita pesen cito
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
usulan dana pembelian -
obatnya kami yang bikin, nati
di ajuhkan ke ibu Hanif
 kesaya, nanti saya data dulu, (Kepala Instalasi Farmasi)
saya cek dulu, kemudian sudah itu baru ke bagian
kalau sudah sesuai baru saya keuangan...
ajuhkan ke bagian
keuangan...

Siapa saja SDM yang terlibat langsung dan bertanggung ya direktur, bagian
jawab dalam proses penganggaran obat? keuangan, terus saya juga
Berapa dana yang dikeluarkan dalam setiap proses kalau untuk obat lebih besar
pengadaan obat? Dana tersebut berasal dari mana saja? ya anggarannya, kurang lebih
sekitar 10 M pertahun, itu
untuk obat ya, belum untuk
yang lain
disini kami melakukan
pemesanan obat biasanya
setiap bulan ya, kalau
menggunakan dana BLU
sebulan sekali biasanya,
kalau pake APBD pesannya 3
bulan sekali...
yang terlibat itu direktur, -
bagian keuangan, bu H
(Kepala Instalasi Farmasi),
kalau kami disini cuma ngasih
daftar obat sesuai
formularium dan disana
sudah ada anggaran per item
obatnya...
.... nah kalau dana yang -
dikeluarkan oleh RS untuk
obat pertahun itu bisa 10_an
M, itu sudah dari dua sumber
dana tadi, biasanya
Kami ada dua dana ya, kalo
APBD itu kami lakukan
pertrisemester artinya 3 bulan
sekali, kalau yang BLUD
kami lakukan setiap bulan.
Nah kenapa kami lakukan
seperti ini, karena kalau
misalnya dari APBD nya
kekurangan obat, ya kami

Apakah terdapat kendala atau masalah dalam proses kendalanya terkadang
penganggaran obat? anggaran yang ada saat ini
sepertinya kurang, pada hal
kita sudah pakai dua sumber
dana ya, dana APBD dan
dana BLUD
No Pertanyaan Variabel pengadaan Informan 1 (GF-1)
Bagaimana proses pengadaan obat yang dilakukan oleh ...kalau pengadaan
pihak Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu? perbekalan ya lewat saya
dulu, jadi dari gudang
farmasi yang akan diadakan
mengajuhkan ke saya, nanti
saya yang bikin suratnya,
kemudian baru saya ajuhkan
tutup dengan dana obat dari
BLUD. Kalau misalnya
obatnya habis di pertengahan
sebelum datang pemesanan
lagi ya kami pesan lagi, jadi
dalam 1 bulan itu bisa 2 kali
mesannya
...sebenarnya kendala dalam -
penganggaran itu dananya
ya, dananya kurang terus ya
meskipun sudah pake dana
BLUD dan APBD tetap saja
kurang, karena permintaan
pasien meningkat dan juga
ada harga itu yang mahal dan
urgent, nah itu yang bikin
dana kita cepat habis
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
...kami ngajuhkan usulan ke -
kebutuhan obat sekian ke bu
Hanif, nah nanti dia yang
bikin suratnya pemesanan
barangnya,..
kalau pengadaan obat kita
pakai e-katalog ya, ada juga
 ke direntur untuk minta
persetujuaan...
sekarang kan sudah ada e-
katalog, jadi pemesanan lewat
itu lebih mudah, apalagi itu
kayak bersifa wajib ya karena
ada Surat edaran dari Menkes
tentang pengadaan obat lewat
e-katalog atau kalau misalnya
ada obat yang enggak sesuai
dengan yang diinginkan RS,
ya kita pakai sistem tender
atau lelang,.
Siapa saja yang terlibat langsung dan bertanggung jawab semuanya saya, jadi semua
dalam proses pengadaan tersebut? proses pengelolaan farmasi
saya yang bertanggung
jawab, termasuk proses
pengadaan
Jenis obat obat apa saja yang diadakan dan berapa jumlah semua jenis obat yang akan
setiap kali pengadaan? diadakan berdasarkan
formularium rumah sakit
Kapan pengadaan obat dilakukan dan berapa lama waktu ....biasanya sih 1 bulan Kalau pengadaannya ya
pakai sistem tender, itu kalau
misalnya obat yang di e-
katalog enggak sesuai dengan
harga, ada juga pakai
pembelian langsung, jadi
distibutor nawarin ke RS
kalau proses pengadaan ya -
saya yang terlibat langsung
dan bertanggung jawab,
selain saya juga ibu H juga
selaku kepala instalasi
farmasinya, jadi apa yang
saya usulkan harus melewati
dia dulu
Panduan pengadaan obat -
disini ya berdasarkan
formularium rumah sakit, jadi
jenis obatnya sudah ada di
formularium itu
Setau saya sih obat yang
 yang dibutuhkan untuk pengadaan obat? sekali ya, tapi tergantung kami lakukan 1 bulan sekali, diadakan biasanya sebulan
obatnya, kalau obatnya cepat atau bisa jadi 2 kali dalam 1 sekali, atau enggak kalo obat
habis ya pihak gudang pesan bulan, itu kalau obatnya cepat nya cepat habis, pak Dedi
mesan lagi, bisa sebulan itu 2
lagi, tapi kalau habis ya...
kali
perencanaannya ya
tergantung dana yang
digunakan

Apakah ada kendala dalam proses pengadaan? Jika ada, kendalanya ya itu kadang
Bagaimana solusinya? anggarannya yang kurang
dan enggak cukup, nah kalau
dari eksternalnya sering
mengalami keterlambatan
dari distributornya, itu
dikarenakan jarak yang jauh
ya dari tempat pemesanan
masalah yang terjadi ya dari -
ditributornya, kadang kita
melakukan pemesanannya
hari ini, distributornya datang
3 hari yang akan datang, atau
obat yang kami pesan tidak
ada sama distributor tersebut,
terpaksa kami pesan dengan
distributor lainnya dan itu
memakan waktu atau kalau
memang mendesak melakukan
cito dan kadang dananya
yang kurang, akibatnya
kosong lagi obat yang
dibutuhkan

No Pertanyaan Variabel Penyimpanan Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)

Bagaimana proses penyimpanan yang dilakukan oleh Kami disini terapkan sistem Proses penyimpananya ya obat saya simpan secara
petugas gudang obat RSUD Kota Sekayu? FIFO ya, setelah obat diterima, kami mulai dari barang abjad berdasarkan jenis
 maka langsung disimpan di
gudang, penyimpanan ini jadi
tanggung jawab petugas
pelaksana harian gudang..
Siapa saja yang terlibat dalam proses penyimpanan ya itu tugas petugas gudang,
obat-obatan tersebut? mereka yang menyimpan kalau
barang datang
Metode apa yang digunakan dalam proses kami pakai FIFO
penyimpanan?
Apa saja yang mempengaruhi proses penyimpanan tidak ada, semuanya lancar-
persediaan obat? lancar saja
Bagaimana pendapat anda mengenai kondisi gudang kondisinya cukup baik, cuma
tempat penyimpanan obat? Apakah sudah sesuai dengan luasnya saja yang kurang
aturan tata ruang penyimpanan?
Apakah ada kendala dalam proses penyimpanan? jika kalau untuk saat ini yang
ada, bagaimana solusinya? menjadi masalah itu kondisi
gudang ya penyimpanan
sebenarnya tidak ada kendala
datang terus di cek sesuai sirup, tablet, salep atau
enggak dengan yang di pesan, lainnya. Obat yang baru
kemudian diangkut ke gudang datang saya letakkan di
menggunakan rolli ya, nah belakang, tapi ada juga di
terus baru disimpan. Kami depan, karena dibelakang
disini penyimpanannya pake udah penuh, jadi mau enggak
FIFO/FEFO ya, kemudian mau didepan..
berdasarkan abjad juga
yang nyimpan barang kalau kalo penyimpanan saya yang
barang datang ya itu si A, melakukannya, barang datang
dia juga yang nyusun di cek kalo sudah sesuai saya
barangnya masukkan ke gudang
disini kami terapkan metode biasanya berdasarkan abjad
FIFO dan FEFO sama dan FIFO
berdasarkan abjad....
sejauh ini enggak ada ya, kalo menurut saya
hanya kalau dapat proses gudangnya ya yang sudah
penyimpanan yang sempit, sama petugasnya yang
mempengaruhi penyimpanan kurang
ya kondisi gudang
ya itu tadi, luas gudangnya belum sesuai sih kalo
yang kurang memadai menurut saya, sempit, banyak
barang numpuk
Kalau kendala enggak ada kalo menurut saya kondisi
ya, semuanya berdasarkan gudangnya yang enggak layak
prosedur, tapi ya itu kita lagi klo untuk penampungan
kekurangan SDM itu yang barang-barang lagi, soalnya
 yang besar ya, cuma hanya
kurang SDM nya saja, soalnya
petugas pelaksananya cuma
satu....
Pertanyaan Variabel Penditribusian Informan 1 (GF-1)
Bagaimana proses distribusi obat di RSUD Kota Sekayu? Kalau distribusi ke unit-unit
pelayanan orang gudang ya
yang lebih tau, tapi biasanya
unit yang membutuhkan
menghubungi dulu pihak
gudang untuk meminta obat
pertama, yang kedua kondisi
gudang enggak
memungkinkan lagi untuk
penyimpanan dalam skala
besar. Sebenarnya sudah
kami ajuhkan ke atasan tapi
belum ada omongan lagi dari
atas, ya kami mau gimana
lagi, cuma bisa nunngu aja
Informan 2 (GF-2)
....Kalau distribusi ke unit-
unit biasanya mereka telpon
dulu, perlu obat apa dan
berapa jumlahnya terus nanti
oleh petugas gudang dicatat
sebagai obat keluar, terus
kalau ada obatnya ya dianter,
kalo enggak ada kami telpon
balik orang unit yang mesan
tadi...
kalau misalnya obat yang
dipesan ada yang kami
distribusikan, kalau enggak
ada yang enggak bisa di kasih
nih kalo misalnya obat datang
terus saya simpan digudang,
saya bingung mau diletakkan
dimana lagi, jadi saya
tumpuk-tumpuk aja kayak
gini, nanti klo sudah ada
tempat yang kosong baru saya
pisahin
Informan 3 (GF-3)
Biasanya sih mereka nelpon
dulu, nanyain ada atau
tidaknya obat yang mereka
minta, kalo ada ya saya cek
dulu terus saya catet jumlah
dan jenis obat keluarnya baru
saya kasih anter atau kalo
saya lagi banyak kerjaan ya
saya telpon balik. Kalo
misalnya obatnya enggak ada
ya saya telpon unit yang
minta tadi
distribusinya si tergantung
ada apa enggak obatnya ya,
kalo obatnya ada yang kami
 lakukan pendistribusian, tapi
kalo misalnya obatnya abis
atau kosong, ya kami enggak
lakukan distribusi
Siapa saja yang terlibat langsung dan bertanggung jawab ....Yang mengurusinya ....yang bertugas distribusi yang ngedistribusi obat ya
dalam proses distribusi tersebut? semua barang datang petugas ya petugas gudang karena cuma saya, tapi kalo saya
gudang... semua harus melalui banyak kerjaan ya saya
pendataan petugas gudang nyuruh orang unit yang
ngambilnya...
Sarana prasarana apa saja yang digunakan dalam proses mereka nganggutnya pake enggak ada sih, cuma pake pake roli, kalau distribusi ke
distribusi obat? roili kalau barangnya roli kalau barangnya banyak, unit ya telpon
banyak kalau sedikit ya diangkut pake
tangan aja, kalau ke unit
lewat telpon
Apakah ada kendala yang terdapat pada proses enggak ada kendala ...kalau kendala yang khusus Hambatannya waktu saya
pendistribusian obat? Jika ada, bagaimana solusinya? semuanya lancar enggak ada ya, cuma libur atau waktu saya lagi
petugasnya yang kurang.. keluar kan ada permintaan
obat, karena ada kunci ganda
yang ditinggal di apotek jadi
petugas apotek suka ada yang
ngambil obat langsung ke
gudang tanpa laporan dulu ke
saya dan tanpa mencatat
apapun, jadi saya bingung
pas pendataan obatnya suka
ada yang kurang gitu.
Pertanyaan Variabel Penghapusan Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
Bagaimana proses penghapusan yang dilakukan oleh Kalau ada obat-obatan yang ...jika ada obat yang kalo ada obat yang udh
pihak gudang jika ada obat-obatan yang mengalami kadaluarsa atau rusak kadaluarsa kami catat dan kadaluarsa, saya catet dan
kadaluarsa atau rusak? biasanya kami kembalikan kami panggil distributornya saya laporin sama kepala
lagi ke distributor.... kesini, bilang bahwa ada gudang, terus pak dedi
beberapa obat yang jenis A ngubungi ditributornya
obat-obatan yang dilakukan sudah kadaluarsa atau rusak,
penghapusan biasanya obat nah biasanya distributornya
yang sudah expired date ya, datang dan membawah
obat yang tidak bisa penggatinya
dimanfaatkan lagi, nah
prosesnya itu dibakar Disini baru 2 kali melakukan
penghapusan ya, terakhir itu
tahun 2013, obat-obat yang
dihapuskan biasanya seperti
obat yang expired date, rusak,
dan tida bisa dimanfaatkan
lagi, nah biasanya yang
melakukan penghapusan ya
petugas sini, nantikan
dibentuk panitia penghapusan
sesuai dengan surat edaran
dari RS, penghapusannya
biasanya di bakar..
Siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab dalam instalasi farmasi terutama bertanggung jawab untuk yang bertanggung jawab
proses penghapusan tersebut? pihak gudang pengahapusan obat kami kepala gudang kali ya, tapi
disini, jadi seperti yang saya kurang tahu juga sih, hhhhh
bilang tadi, obat yang

Apakah penghapusan sudah sesuai dengan prosedur yang saya rasa sudah ya, mereka
ada? melakukannya sesuai
prosedur
Apakah ada kendala dalam proses penghapusan? Jika Tidak ada, tidak ada
ada, bagaimana solusinya? kendala
Pertanyaan Variabel Pengendalian Informan 1 (GF-1)
Bagaimana proses pengendalian persediaan yang iya dilakukan, proses
dilakukan oleh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu? pengendaliannya dengan
menggunakan kartu stok dan
stock opname, kalau stcok
opname kami lakukan 3 bulan
sekali ya, jadi setiap 3 bulan
dilakukan stock opname
kadaluarsa atau rusak kami
lakukan pengembalian ke
distributornya
sudah sesuai
selama ini tidak ada kendala
dalam penghapusan, cuma
distributornya datang agak
lama aja. Kalo kita telpon
hari ini, dua hari kedepan
mereka baru datang
Informan 2 (GF-2)
pengendaliannya ya dengan
kartu stok dan stock opname.
kalo kegiatan stock opname
disini dilakukan 3 bulan
sekali sampai 4 bulan kami
lakukan, kalo di SOP kan
memang sebulan sekali tuh,
nah karena stock opname ini
harus ada surat edaran dulu
ya dari atasan, kalo surat itu
udah keluar, kami langsung
stock opname, gituu
Kalau pengendalian
sudah sesuai
tidak ada kendala
sama sekali
Informan 3 (GF-3)
pengendaliannya biasanya
dengan kartu stok sama
pencatatan rutin tiap 3 bulan
sekali. biasanya stok opname
3 bulan atau 4 bulan sekali
kami lakukan, kita hitung tuh
jumlah stok obat, masing-
masing obat sisa nya berapa,
yang diapotik juga dihitung,
kalau misalnya ada obat yang
mendekati kadaluarsa, kami
lancarkan dulu obat itu,
mangkanya kami pake sistem
 perharinya kita pakai kartu
stok saja, biasanya dilihat di
kartu stok, kita tandai obat
yang keluar, terus sisanya
berapa, biar tau
pemakaiannya
Siapa saja yang terlibat langsung dan bertanggung jawab .....pengendalian persediaan pengendalian obat kami
dalam proses pengendalian persediaan obat? obat dilakukan oleh petugas yang lakukan, kami gunakan
yang ada di gudang farmasi, kartu stok saja dan enggak
saya hanya mengawasinya ada metode khusus, karena
saja.... susah untuk diterapkan
disini....
Metode apa yang digunakan dalam proses pengendalian tidak ada metode khusus, kalau metode khusus yaa
persediaan obat? Apakah ada metode khusus dalam hanya menggunakan kartu tidak ada ya, pengendalian
proses pengendalian tersebut? stok dan stock opname saja lewat stock opname saja dan
untuk setiap harinya pakai
kartu stok
Apakah ada kendala dalam melakukan pengendalian tidak ada masalah kalau disini masih manual, yang
FIFO/FEFO
Kartu stok juga kami pake
disini untuk pendataan obat,
jadi kalo ada obat yang
keluar masuk ya kami
catetnya di kartu stok, nah itu
lakuin setiap hari, jadi
kelihatan mana obat yang
mau habis atau belum
....ya saya, saya kan petugas
pelaksananya, jadi apa-apa
yang tugasnya nyimpan,
nyusun-nyusun, nyatet ya saya
yang ngelakuinnya, tugas
saya disini hanya mencatat
masa obat di kartu stok,
mengecek obat tersebut
apakah rusak atau
kadaluarsa, kalo misalnya
ada obat yang rusak atau
kadaluarsa ya saya laporin ke
kepala gudang....
metode khusus enggak ada,
cuma bikin pencatatan aja
tiap hari dengan karu stok,
terus dilakukan stock opname
setiap per 3 bulan sekali..
ngehambat itu
 persediaan obat? Jika ada, bagaimana solusinya? belum menggunakan sistem
teknologi, jadi bisa butuh 1
sampai 2 hari kalau melakuka
stock opnamenya..
biasanya jumlah obat yang
banyak, sehingga sulit dan
lama ngitungnya, apa lagi
obatnya kepencar-pencar
gitu, jadi susah, harus nyari
dulu..
Masalahnya itu susah
ngotrol obatnya, disini kan
obatnya banyak, nah untuk
stock opname aja butuh waktu
sehari sampe dua hari baru
selesai, obat-obat yang slow
moving biasanya yang sering
kadaluarsa, secara stok kan
obatnya banyak tapi kita cek
juga masa kadaluarsanya
waktu stock opname ternyata
udah kadaluarsa

OUTPUT

No Pertanyaan Variabel Output Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)

Bagaimana ketersediaan dan keamanan obat yang kalau untuk ketersediaan kalau ketersediaannya sudah Kalo ketersediaanya sudah
disimpan di gudang obat RSUD Kota Sekayu? saya rasa sudah cukup baik, cukup, memang itulah yang lumayan cukup, kalo misalnya

Bagaimana output yang dihasilkan selama ini? apakah output yang diinginkan dari yang diinginkan adalah
sesuai dengan yang diharapkan?
memang ada beberapa obat bisa direncanakan dan
yang kadang kosong, namun diadakan oleh rumah sakit, ya
dengan adanya dana BLUD, sesuai dengan formularium,
obat-obat yang cito dapat tapi memang ada beberapa
dipenuhi dengan cepat obat yang tidak ada di dalam
formularium rumah sakit, nah
ini biasanya user yang sering
seperti ini, yang ngasih resep
tidak sesuai dengan obat yang
ada digudang, ditambah lagi
ada beberapa obat yang
memang kosong, dikarenakan
permintaan obat tersebut
yang tinggi, tapi itu enggak
terlalu lama kosongnya,
karena kami melakukan
pemesanan kembali
kalau pengelolaan obat saya
pengelolaan obat adalah tersedianya data yang akurat
tersedianya obat sesuai tentang jumlah dan jenis obat.
dengan kebutuhan, terdatanya yang bisa dijadikan sumber
dengan baik jumlah obat dan informasi bagi perencanaan
jenis obat yang dapat kebutuhan dan stok opname
menggambarkan jumlah asset setiap 6 bulan sekali, serta
yang dimiliki setiap akhir berkurangnya jumlah obat
tahunnya yang tidak terdata ketika
diambil dari gudang...
obat kosong ya dipesan lagi,
kalo memang enggak ada dari
distributornya ya mau gimana
lagi. kalo keamanannya ya
yang saya bilang tadi, kadang
ada pihak-pihak yang enggak
tanggung jawab, ngambil
terus enggak di catet atau
dilaporin kesaya, kalo faktor
laen enggak ada ya
rasa berjalan baik ya,
penolakan resep karena
kekosongan obat mungkin
bisa dihindari, terkecuali
misalnya untuk obat yang
memang tidak tersedia, ya
yang saya bilang tadi, dari
distributornya kosong...