SIKLUS PENGELUARAN 1

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

SISTEM KONSEPTUAL

I. Prosedur Pemprosesan Pembelian

Prosedur pemprosesan pembelian melibatkan identifikasi kebutuhan inventori,
melakukan order, menerima inventori, dan mencatat terjadinya utang. Perusahaan
Dagang dan Perusahaan manufaktur sama-sama melakukan proses Pembelian.
Perbedaanya, Perusahaan Manufaktur melakukan pengolahan Raw Material hingga
menjadi Barang jadi, dan yang meng-otorisasi penerimaan barang ada Bagian
Perencanaan dan Pengendalian Produksi, sementara perusahaan jasa membeli
inventori untuk dijual kembali, sehingga yang mengotorisasi adalah Bagian
Pengendalian Inventori.
a. Monitor Penjurnalan Inventori
Bagian Pengendalian Inventori secara rutin mengecek kebutuhan Inventori
dan persediaan Inventori yang ada di gudang, jika jumlah Inventori memasuki
jumlah batas minimum pada level tertentu, maka Bagian Inventori akan
mengirim Purchase Requisition ke Bagian Order Pembelian. Informasi yang
dikandung dalam Purchase Requisition diperoleh dari Buku Besar Pembantu
Barang Dagang dan Valid Vendor File. Informasi tersebut antara lain, nama
dan alamat Supplier, Kuantitas barang yang perlu diorder, serta kategori dan
standar kualitas barang yang dibutuhkan. Selain itu Valid Vendor File dapat
menjadi pengendalian internal yang sangat ampuh untuk mencegah Supplier
Ilegal serta praktik Kolusi antara Bagian Pembelian dan Supplier.
b. Bagian Order Pembelian
Bagian Order Pembelian menerima Purchase Requisition untuk dibuatkan
Purchase Order yang akan dikirimkan ke Supplier. Sebelum dikirm, PO
dibuatkan 3 kopian, yang pertama dikirim ke Bagian Utang, yg kedua Blind
Copy dikirimkan ke Bagian Penerimaan Barang, dan yang ketiga diarsipkan
pada Open/Closed PO File.
c. Bagian Penerimaan Barang
Bagian Penerimaan barang memperoleh Blind Copy, dan ketika barang yang
dipesan sampai, maka petugas akan sangat sibuk dalam membongkar
barang dan langsung menandatangi Bill of Lading dari Penjual. Blind Copy
adalah kopian PO yang tidak dicantumkan Harga & Kuantitas barang yang
dipesan dengan tujuan agar petugas pada bagian penerimaan barang fokus

Andi Muhammad Alief Ichwan Mawladri

A31115052
 SIKLUS PENGELUARAN 1

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

untuk mengecek jumlah kutantitas barang yang sampai dan berapa

harganya, sehingga menjadi instrument yang cukup efektif dalam
pengendalian barang. Ketika Inspeksi dan Pemeriksaan barang yang telah
diterima usai, maka akan dibuatkan Receiving Report yang isinya kuantitas
dan kualitas barang yang diterima. Receiving Report dibuatkan 4 kopian,
dimana yang pertama ikut menemani barang hingga sampai di gudang
ditangani oleh Bagian Inventori, yang kedua dikirm ke Bagian Utang sebagai
bukti barang telah sampai, dan yang ketiga dikirim ke Open/Closed PO File,
difilekan bersama dengan PO terkait, sebagai bukti bahwa PO tanggal
tersebut telah diselesaikan, dan kopian keempat disimpan pada Receiving
Report File sebagai arsip dari Bagian Penerimaan Barang.
d. Bagian Inventori
Bagian Invetori menerima barang dan mecatat Actual Cost Inventory
Ledger, dokumen yang dibutuhkan adalah Receiving Report File dan Invoice
dari Supplier.
e. Bagian Utang
Bagian Utang awalnya menerima PO dan difile-kan pada AP Pending File,
kemudian datang menyusul Receiving Report (RR), dan disusul datangnya
Invoice dari Supplier. Teknik menggunakan AP Pending File tersebut dikenal
dengan three-way-match,yakni teknik memferifikasi 3 komponen (apa yang
di-order, apa yang diterima, dan berapa yang dibayar). Jika ketiga dokumen
itu lengkap dan semuanya sudah ada di AP Pending File, maka Bagian Utang
akan menjurnal pada Jurnal Pembelian lalu Posting ke Buku Besar
Pembantu Utang, jika menggunakan model Batch Processing, maka di akhir
periode Jurnal Pembelian akan diiktisarkan dengan menggunakan Jurnal
Voucher berdasarkan Metode Penilaian Barang Dagang yang dianut
perusahaan (Perpetual/Periodic), jika perpetual Debitnya Inventory, jika
Periodic Debitnya Purchase, Kredit sama-sama Account Payable-control.

PO dan RR umumnya cepat sampai karena dokumen internal perusahaan.

Sementara Invoice merupakan dokumen input dari Supplier, yang biasanya
ada Time Lag. Ini biasanya akan jadi kendala di akhir periode tutup buku,
ketika Invoice belum sampai menyebabkan tidak dapat menjurnal Utang,
sehingga terdapat Misstatement Utang, yang menandakan saldo Utang

Andi Muhammad Alief Ichwan Mawladri

A31115052
 SIKLUS PENGELUARAN 1

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

yang tertera di Laporan Keuangan tidak akurat. Untuk itu akuntan tetap
melakukan membuat Jurnal Pembelian pada transaksi terkait berdasarkan
estimasi harga, dan memberikan keterangan. Jika invoice tiba di periode
berikutnya memiliki tagihan yang berbeda dengan yang disestimasikan,
maka wajib membuat Jurnal Penyesuaian, untuk menyesuaikan saldo
Utang, lalu diposting ke Buku Besar Pembantu Utang.
II. Sistem Utang Voucher
Sebagai alternative dari prosedur di Bagian Utang beberapa perusahaan
menggunakan Cash Disbursement Voucher yang berguna untuk mewadahi
seluruh invoice dari satu Supplier yang sama. CDV dibuat oleh bagian Utang
sebagai bukti pembayaran setelah melakukan three-way-match. Tiap-tiap CDV
terdaftar di Register Voucher. CDV yang sudah dibayar, dan kembali di
perusahaan akan menjadi source document untuk mengisi kolom nomor cek dan
tanggal dibayarnya Voucher (masuk sistem pengeluaran kas). CDV yang kolom
No. Check dan Date nya masih kosong pada Register Voucher artinya belum
di bayar dan masih menjadi saldo Utang pada Supplier tertentu.

Posting ke Buku Besar

Bagian Buku Besar menerima Jurnal Voucher dari Bagian Utang dan Ikhtisar
Buku Pembantu Inventori untuk mengecek keakuratan Jurnal Voucher. Jika
cocok, bagian buku besar akan melakukan posting, dan mengesahkan Jurnal
Voucher lalu mengarsipakannya di dalam Journal Voucher File.

III. Sistem Pengeluaran Kas

a. Identifikasi Utang Jatuh Tempo
Pertama-tama, sistem Pengeluaran Kas melakukan identifikasi Utang
terhadap Supplier yang sudah mau jatuh tempo, waktu ini dipastika tepat
waktu, agar tidak membayar bunga lebih dan kehilangan jatah potongan
pembelian. AP Packet (PO,RR, Invoice) kemudian dikirimkan ke Bagian
Pengeluaran Kas sebagai trigger document.
b. Persiapan Pengeluaran Kas
Bagian Pengeluaran kas menerima AP Packet dan dokumen tersebut
diperiksa akurasi dan kelengkapannya. Setelah itu, Bagian Pengeluaran Kas
kemudian membuat Check yang berisikan Nomor check dan jumlah nominal

Andi Muhammad Alief Ichwan Mawladri

A31115052
 SIKLUS PENGELUARAN 1

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Rupiah yang dibayarkan. Kemudian Check disahkan oleh Manager. Biasanya

sebelum pembayaran sudah terlebih dahulu ada negosiasi antar perusahaan
tentang harga atau negosiasi terkait pembelian lainnya, dimana negosiasi itu
melalui surat. Surat-surat negosiasi dan yang berhubungan dengan
pembelian kemudian disertakan dengan pengiriman check dan Remittance
Advice. Sering dengan pengiriman check, Bagian Pengeluaran Kas mencatat
jurnal pada Jurnal Penerimaan Kas yang juga disebut Check Register.

Bagian Pengeluaran Kas kemudian mengirimkan AP Packet dan Kopian

Check ke Bagian Utang. Pada akhir periode Bagian Pengeluaran Kas
mengirimkan Jurnal Voucher ke Bagian Buku Besar.
c. Menjurnal Utang
Bagian Utang kemudian menerima AP Packet dan Kopian Check lalu
diperiksa. Setelahnya, Bagian Utang kemudian mendebit Buku Besar
Pembantu Utang pada akun Suplier terkait, Jika sudah, maka Bagian Utang
akan mengarsipkan AP Packet pada Closed AP File.
d. Posting Buku Besar
Di akhir periode dua dokumen bertemu di Bagian Buku Besar, yang satu
adalah Ikhtisar Utang dari Bagian Utang, dan satu adalah Jurnal Voucher dari
Bagian Pengeluaran Kas, yang kemudian akan direkonsiliasi. Jika oke, maka
Bagian Buku besar akan memposting jurnal Voucher ke Akun di dalam Buku
besar, dan Jurnal Voucher tersebut disahkan lalu diarsipkan di dalam Jurnal
Voucher File.

SISTEM FISIKAL

GAMBARAN UMUM

Kita fahami bersama bahwa Sistem Fisikal adalah kombinasi teknologi komputer dan
aktivitas manusia yang terbagi ke dalam dua bentuk, ada yang menitikberatkan lebih
banyak menggunakan aktivitas manusia dan ada yang menitik beratkan pada
pengotimalan aktivitas Komputerisasi. Beda penekanan menghadirkan perbedaan sudut
pandang pengendalian Internal yang berbeda.

TEKNOLOGI DASAR SIKLUS PENGELUARAN

Andi Muhammad Alief Ichwan Mawladri

A31115052
 SIKLUS PENGELUARAN 1

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

I. Teknologi Dasar Sistem Pemprosesan Pembelian

Departemen Pengendalian Inventori mengakses Puchase Requisition dari
Komputernya dan kemudian mengirimkan satu kopian ke Departemen
Pembelian agar dibuatkan PO, PR yang satu kemudian diarsipkan pada Open
PR di Departemen Pengendalian Inventori. Departemen Pembelian kemudian
membuat PO di komputer lalu mengeluarkan 5 kopian, pertama di arsipkan, dan
sisanya satu ke Dept. Pengendallian Inventori, satu ke Dept. Utang (AP Pending
File), satu (Blind Copy) ke Dept. Penerimaan yg di-filekan hingga datangnya
barang, dan yang terkhir dikirim ke Supplier. Barang Datang, packing slip
direkonsiliasi dengan PO (Blind), dibongkar-muat, lalu petugas menandatagani
Bill of lading, Dept. Penerimaan kemudian membuat 4 Receiving Report yang
memuat kuantitas dan kualitas barang yang sampai. RR pertama menemani
barang hingga Gudang, RR kedua dikirim ke Dept. Pengendalian Inventori untuk
closed On-Order Requisiton, RR yang ketiga dikirim ke Dept. Pembelian untuk
closed PO dan yang keempat dikirim ke Dept. Utang. Di Dept. Utang hampir
sama dengan konsep.
II. Teknologi Dasar Sistem Pengeluaran Kas
Setiap hari Dept. Utang mengecek utang yang akan atuh tempo di Open AP
File. AP Packet yang maturity kemudian dibawa Pengeluaran Kas. Di
departemen Pengeluaran kas dibuatkan check berdasarkan AP Packet yang
sudah jatuh tempo dan ditandatangani. AP Packet kemudian dikembalikan ke
Dept. Utang ditemani dengan salinan check. Sebelum check dikirim, di input
terlebih dahulu ke dalam komputer pada Jurnal Pengeluaran Kas (Check
Register) lalu, di akhir periode dibuatkan Jurnal Voucher. AP. Packet dan salinan
Check sampai di Dept. Utang, dan petugas langsung mendebit akun Supplier di
Buku Besar Pembantu Utang sesuai check dan AP Packet. Kedua dokumen
tersebut kemudian diarsipkan dalam closed AP File yang menandakan bahwa
Utang tersebut telah dibayar. Di akhir periode Dept. Utang membuat Ikhtisar
Utang dan dikirim ke Dept. BB. Dua dokumen bertemu di Dept Buku Besar, yakni
Ikhtisar Utang dan Journal Voucher. Dokumen tersebut kemudian direkonsiliasi,
lalu Jurnalnya di Posting ke Buku Besar, dan pada akhirnya Dokumen tersebut
disahkan dan diarsipkan pada Journal voucher File.

Andi Muhammad Alief Ichwan Mawladri

A31115052
 SIKLUS PENGELUARAN 1

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI SIKLUS PENGELUARAN

Seperti yang kita pahami bersama, bahwa penggunaan teknologi secara intensif akan
mendorong peningkatan performa operasional perusahaan dan memperkecil biaya
dengan memangkas nonvalue-added dan juga human error.

SISTEM PEMPROSESAN PEMBELIAN YANG TERINTEGRASI

I. Operasi Komputer
1. Sistem membaca Purchase Requisition file bagi item yang sudah harus
ditambah.
2. Kemudian Sistem menyajikan daftar vendor yang menyediakan barang terkait.
3. Kemudian PO langsung disiapkan dan dikirim. Sistem kemudian menyimpan
secara digital PO open file yang akan diisi jika barang sudah datang.
II. Departemen Penerimaan Barang
1. Barang Sampai, dibongkar muat, dihitung dan dicek keadannya disesuaikan
dengan rekonsiliasi yang ada di Blind Copy PO. Blind Copy PO itu diperoleh dari
Komputer, dengan cara mengakses salinannya yang tersimpan di Databased
(Real Time) berdasarkan Nomor PO sesuai Packing Slip barang yang dibawa
pengantar, lalu kemudian di Print.
2. Catatan Receiving Report dibuat dengan menggunakan komputer. Lalu attach
bersama dengan PO.
3. Menutup Open PO dengan menginput kategori dan kuantitas barang yang
diantarkan
4. Meng-update Buku Besar Pembantu Inventori
5. Meng-updat Buku Besar Pembantu Utang
III. Departemen Utang
1. Invoice sampai dan langsung diinput ke dalam database
2. Masih menggunakan Nomor PO sebagai instrumen yang sangat umum dipakai
dalam sistem komputer terintegrasi ini,
3. Sistem langsung menghubungkan invoice, RR, dan PO dalam satu Open AP
Packet Virtual dan merekonsiliasi secara digital, dan sistem akan mengeluarkan
notifikasi jika Utang tersebut sudah mendekati jatuh tempo

Andi Muhammad Alief Ichwan Mawladri

A31115052
 SIKLUS PENGELUARAN 1

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

SISTEM PENGELUARAN KAS YANG TERINTEGRASI

Biasanya media pembayaran yang digunakan adalah check, namun pada sistem
komputer terintegrasi ini digunakan EFT (Electronic Funds Transfer) yang akan
dijelaskan pada BAB berikutnya.

1. Ketika sudah jatuh tempo, check secara otomatis diprint, dan ditandatangani,
lau diserahkan ke Departemen Surat untuk dikirim ke Supplier.
2. Kemudian sistem secara otomatis memasukkannya ke dalam Check Register
(Jurnal Pengeluaran Kas) File per tanggal transaksi.
3. Kemudian AP disclose flag dan informasi dari invoice mendebet akun Supplier
terkait pada Buku Besar Pembantu Utang.
4. Detail Transaksi dapat diakses dan dibuatkan laporan dari terminal yang masing-
masing terdapat di Dept. Utang dan Dept. Pengeluaran Kas

RESIKO SIKLUS PENGELUARAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL

I. Resiko Pembelian Inventori yang tidak-Terotorisasi

II. Resiko Keliru Menerima Item, Kuantitas, dan Barang Rusak
III. Resiko Penjurnalan dan Posting Buku Besar yang tidak Akurat
IV. Resiko Penyalahgunaan Kas dan Inventori
V. Resiko Akses Ilegal Data dan Laporan Akuntansi Internal

Andi Muhammad Alief Ichwan Mawladri

A31115052