3.

Metode Procurement (pengadaan)

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang direncanakan
dan disetujui, dapat melalui pembelian, produksi/pengemasan kembali, sumbangan.
Diharapkan memperoleh pembekalan yang efisien (tak terjadi stock out). Pengadaan obat
merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
dibutuhkan melalui:
a. Pembelian/pemesanan
1) Terbatas (Hand to mouth buying), pembelian/pemesanan (order) dilakukan sesuai dengan
kebutuhan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya satu minggu. Pembelian ini dilakukan
bila modal terbatas, ED cepat, dan PBF berada tidak jauh dari apotek, misalnya berada dalam
satu kota/wilayah sehingga lead time cepat dan selalu siap melayani kebutuhan obat sehingga
obat dapat segera dikirim.
2) Terencana, berkaitan dengan pengendalian persediaan barangyang dilakukan dengan cara
membandingkan jumlah pengadaan dengan penjualan tiap kurun waktu. Pembelian/pemesanan
dalam jumlah yang direncanakan untuk waktu tertentu. Biasanya dilakukan oleh apotek yang
mempunyai pelanggan tetap, barang laku/fast moving, mempertimbangkan waktu/musim
tertentu, jarak apotek jauh dari PBF/PBF di luar kota sehingga lead time panjang, PBF
berkunjung tidak tiap hari, dan pengiriman tidak setiap hari. Cara pembelian ini erat
hubungan dengan pengendalian persediaan barang. Pengawasan stok obat/barang sangat
penting untuk mengetahui obat/barang mana yang laku keras dan mana yang kurang laku. Hal
ini dapat dilakukan dengan menggunakan kartu stok. Selanjutnya dilakukan perencanaan
pembelian sesuai dengan kebutuhan per item.
Pengadaan secara intuisi, dilakukan pada sediaan farmasi yangdiperkirakan akan mengalami
peningkatan permintaan dalam kurun waktutertentu, misalnya karena adanya pengaruh wabah
suatu penyakit.
3) Spekulasi, dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan untuk mengantisipasi
akan adanya kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena ada diskon atau bonus untuk
pembelian jumlah besar. Pembelian/pemesanan dilakukan dengan pertimbangan diskon,
adanya penawaran bonus barang dan ada kemungkinan kenaikan harga. Metode spekulasi
harus dipertimbangkan kecepatan aliran barang karena bisa jadi apotek rugi karena harus
membeli dalam jumlah besar akibat mengejar diskon, bonus atau ada kemungkinan kenaikan
harga sehingga barang menumpuk. Apotek bisa untung jika barang tersebut fast moving cepat
laku atau solusi lain beli dalam jumlah besar namun bonusnya bagi dengan apotek lain jadi
kerja sama dengan apotek lain. (Kekurangan: obat menumpuk. Jadi, solusinya Spekulasi
 terencana yiatu boleh spekulasi tapi untuk obat fast moving). Cara pembelian ini dilakukan
dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan, dengan harapan ada kenaikan harga dalam
waktu dekat atau dikarenakan adanya diskon atau bonus. Meskipun pembelian secara
spekulasi memungkinkan mendapatkan keuntungan yang lebih besar tetapi cara ini
mengandung resiko yang besar untuk obat-obat dengan waktu kadaluarsa yang relative
pendek dan yang bersifat slow moving.
4) Konsinyasi, pemilik barang menitipkan barang kepada apotek.Apotek hanya membayar barang
yang terjual, sedangkan sisanya dapat diperpanjang masa konsinyasinya. Cara seperti ini biasanya
dilakukan pada produk baru. Pembayaran dilakukan jika barang terjual. PBF menitipkan
barang baru (produk baru) ke apotek, jika sudah laku terjual baru kemudian dibayar ke PBF
dan jika tidak laku dalam jangka waktu tertentu yang telah disepakati maka barang dapat
dikembalikan.
5) JIT (just in time), pembelian dalam jumlah kecil/terbatas, jika sedang butuh, baru memesan
atau membeli, biasanya meode ini dipilih untuk barang yang mahal, lama laku, dan keluarnya
sedikit.
(Kekurangan: barang kosong).