B.

PENDEKATAN SPA
Filosofi SPA adalah pengakuan bahwa sistem informasi harus mendukung kebutuhan informasi
semua pengguna informasi di dalam organisasi. Bagian ini akan menunjukkan kebutuhan
informasi yang sedang berubah dalam manajemen modern, keterbatasan akuntansi tradisional
dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut, dan reran SPA sebagai sebuah solusi
potensial.
Gambar Pemakai
Gambar pemakai (user view) adalah serangkaian data yang dibutuhkan se-orang pemakai
tertentu untuk melaksanakan tugasnya. Misalnya, sebuah gambar pemakai untuk karyawan
administrasi buku besar umum akan memasukkan daftar akun (chart of accounts) organisasi,
tetapi bukan data rinci transaksi. Gambar untuk manajer penjualan akan memasukkan rincian
data penjualan pelanggan yang dikelola menurut produk, wilayah, dan petugas penjualan.
Sebuah gambar untuk manajer produksi akan memasukkan persediaan barang jadi di tangan,
kapasitas manufaktur yang tersedia, dan waktu tunggu pemasok.

Para manajer modern memerlukan informasi keuangan dan non-keuangan dalam bentuk dan
tingkat kumpulan yang pada umumnya tidak dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi tradisional
yang berdasarkan Prinsip-prinsip Akuntansi yang Di-terima Umum (GAAP). Tanggapan dari
dalam organisasi terhadap sebuah gambar akuntansi informasi telah menciptakan sistem-
sistem akuntansi terpisah untuk men-dukung setiap gambar pemakai. Ini membuat organisasi
memiliki banyak sistem informasi yang sering kali tidak dihubungkan secara elektronis. Semua
data pada dasarnya dimasukkan ke dalam satu sistem yang harus dimasukkan kembali untuk
sistem lainnya. Dengan banyak duplikasi data seperti itu, ketepatan dan kekinian menjadi
masalah yang serius. Sering kali, sistem inforrnasi ini memberikan jawaban-jawaban yang
berbeda untuk permintaan informasi yang sama, yang nantinya me-nimbulkan kebingungan,
pengambilan keputusan yang buruk, dan tindakan-tindakan yang tidak tepat.

Para akuntan masa depan akan menghadapi sistem informasi yang semakin luas
jangkauannya, yang dirancang untuk mengatasi kelemahan-kelemahan infor-masi. Sistem
tersebut akan didasarkan pada model database relasional dan akan berorientasi pada
peristiwa, bukan berorientasi pada akun. Sistem seperti itu adalah SPA. Para akuntan modern
harus tanggap, proaktif, dan dilengkapi dengan pema-haman akan pendekatan SPA,
kekuatannya, dan keluwesannya.
Model SPA
Model SPA merupakan sebuah kerangka akuntansi alternatif untuk membuat model bagi
sumber daya, peristiwa, serta agen-agen organisasi (SPA) dan relasi di antara mereka. Ketika
sudah digunakan, baik data akuntansi maupun non-akuntansi tentang fenomena ini dapat
diidentifikasi, ditangkap, dan disimpan dalam sebuah database sentral. Dari tempat
penyimpanan data ini, gambar-gambar pemakai dapat dikonstruksi sehingga memenuhi semua
kebutuhan pemakai di dalam organisasi ter-sebut. Ketersediaan gambar majemuk
memungkinkan digunakannya transaksi data secara lebih fleksibel dan memungkinkan
pengembangan sistem informasi akuntansi yang bebas dari kelemahan-kelemahan.

Model SPA mensyaratkan bahwa fenomena dikarakterisasikan dengan cara-cara yang

konsisten dengan pengembangan gambar-gambar pemakai majemuk. Data bisnis tidak harus
diformat terlebih dahulu atau tidak harus dibatasi secara arti-fisial, dan harus mencerminkan
semua aspek relevan dari peristiwa-peristiwa eko-nomi yang mendasarinya. Oleh karena itu,
pembuatan model data SPA tidak me-masukkan elemen-elemen akuntansi tradisional seperti
jurnal, buku besar, daftar akun, dan akuntansi berpasangan (double entry accounting).
(Walalupun SPA dapat digunakanuntuk membuat salah satu elemen-elemen tersebut).

Organisasi menggunakan SPA untuk membuat laporan keuangan dan lapor-an-laporan secara
langsung dari data yang digerakkan oleh peristiwa, bukan dari buku besar dan jurnaljurnal
tradisional.

Elemen-elemen kunci untuk model SPA, sebagai berikut:

Sumber Daya (Resources)
Sumber daya ekonomi adalah aktiva organisasi. Mereka didefinisikan sebagai objek-objek yang
langka dan sekaligus berada di bawah kontrol perusahaan. Definisi ini menyimpang dari model
tradisional karena tidak memasukkan hal-hal lain yang dapat diambil dari data lainnya, seperti
piutang dagang, record artefak yang biasa digunakan untuk menyimpan dan mengirim data.
Harus diperhatikan bahwa ketika relevan untuk melakukan perencanaan, evalua-si, dan kontrol
terhadap peristiwa, sumber daya-sumber daya dalam model SPA memasukkan lokasi-lokasi di
mana peristiwa-peristiwa penting terjadi, seperti laci kas, catatan persediaan, dan meja
pemeriksaan.

Peristiwa (Events)
Peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan dalam sumber daya.
Peristiwa-peristiwa ini dapat berasal dari aktivitas-aktivitas seperti produksi, pertukaran,
konsumsi, dan distribusi. Peristiwa ekonomi merupakan elemen informasi yang penting dari
sistem akuntansi dan harus ditangkap dalam bentuk yang rinci untuk melengkapi kekayaan
database.
Di bawah pendekatan model SPA, peristiwa-peristiwa dibagi menjadi tiga kelas :
peristiwa operasi (apa yang terjadi),
peristiwa informasi (apa yang dicatat), dan
peristiwa keputusan/manajemen (apa yang dilakukan sebagai hasil).
Namun demikian, hanya peristiwa operasi yang dimasukan dalam model SPA.

Agen (Agents)
Agen-agen ekonomi adalah individu-individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi
dalam sebuah peristiwa ekonomi. Mereka merupakan pihak-pihak dari dalam dan luar
organisasi dengan kekuasaan bebas untuk menggunakan atau membuang sumber daya
ekonomi. Contoh agen antara lain petugas admi-nistrasi penjualan, pekerja produksi, petugas
administrasi pengiriman, pelanggan, dan pemasok.

Keunggulan Model SPA

Organisasi yang menggunakan pendekatan SPA dengan alasan berikut ini:
Operasi yang Lebih Efisien
Perusahaan yang menggunakan pendekatan SPA akan mengalami peningkatan efisiensi
operasional dalam tiga cara:
1. Pendekatan SPA untuk memodelkan proses-proses bisnis akan membantu para manajer
mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang tidak menambah nilai, yang nantinya akan dihapuskan
dari kegiatan operasi.
2. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan dalam database sentral yang sama akan
mengurangi kebutuhan akan pengumpulan, penyimpanan, dan pro-sedur pemeliharaan banyak
data.
3. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan tentang peristiwa bisnis dalam bentuk
rinci akan mendukung keputusan-keputusan manajemen yang jangkau-annya lebih luas.
 Produktivas Meningkat
Memperbaiki efisiensi operasional dari masing-masing departemen dengan meng-hapus
kegiatan yang tidak menambah nilai akan menghasilkan kapasitas berlebih. Kapasitas
tambahan ini dapat diarahkan untuk meningkatkan produktivitas kese-luruhan perusahaan
Keunggulan Kompetitif
Dengan mendukung banyak gambar pemakai, model SPA menyediakan informasi yang lebili
relevan, lebih tepat waktu, dan lebih akurat kepada para manajer. Hal ini akan menghasilkan
pelayanan pelanggan yang lebih baik, produk-produk yang lebih berkualitas, dan proses
produksi yang fleksibel.

Analisis Rantai Nilai

Manfaat menggunakan pendekatan SPA jelas terlihat dari perspektif rantai nilai (value chain).
Untuk tetap kompetitif, kebanyakan organisasi harus melaku-kan diferensiasi di antara aktivitas
bisnis mereka, memprioritasikan berdasarkan nilai mereka dalam mewujudkan tujuan-tujuan
organisasi. Organisasi harus beradaptasi dan tanggap terhadap perubahan lingkungan yang
menjadi tempat mereka ber-operasi. Dalam hal ini adalah industri mereka, pemasok,
pelanggan, dan pengaruh eksternallainnya yang secara terus menerus memeriksa dan
memperbaiki efektivitas dan efisiensi pendayagunaan sumber clara untuk memaksimalkan
pencapaian tujuan organisasi.

Pengambil keputusan harus bisa melihat operasi internal dan fungsi-fungsi organisasi mereka.
Pendekatan yang digunakan untuk tujuan ini disebut sebagai analisis rantai nilai. Analisis ini
membeda-bedakan aktivitas-aktivitas primer -- yang menciptakan nilai -- dan aktivitas-aktivitas
pendukung -- yang membantu mewujud-kan aktivitas primer.

Dengan menerapkan analisis ini, sebuah organisasi mampu melihat di luar dirinya dan
memaksimalkan kemampuannya untuk menciptakan nilai. Misalnya, dengan menerapkan
kebutuhan pelanggan-pelanggannya dalam produk-produknya, atau dengan menerapkan
fleksibilitas bagi para pemasok dalam membuat jadwal produksi.

C. APLIKASI DATABASE
Sebelum menjelaskan pembuatan model SPA, pertama-tama kita perlu me-lihat ke
aplikasi database tradisional. Khususnya, karakteristik operasional dari apli-kasi siklus
pendapatan dan pengeluaran yang menggunakan database relasional dan bagaimana mereka
berbeda dari sistem flat file ekuivalen.

Sistem Entri Pesanan Dan Penerimaan Kas

Bagan alur (flowchart) sistem entri pesanan (order entry system) yang ter-dapat dalam
Gambar 10-1 menunjukkan bahwa proses bisnis dalam aplikasi data-base ini secara mendasar
tidak berbeda dari lawannya, sistem flat file. Pesanan di-terima, kredit dicek, barang-barang
dikirimkan, dan pelanggan dikirimkan tagihan seperti sebelumnya.

Perbedaan yang paling signifikan di antara dua pendekatan ini adalah metode penyimpanan
data. Tabel-tabel relasional telah menggantikan flat file yang menan-dingi catatan akuntansi
klasik, termasuk jurnal, buku besar tambahan, dan buku besar umum. Data transaksi yang
ditangkap oleh sistem flat file dibuat strukturnya secara artifisial untuk memenuhi kebutuhan
pembuatan laporan keuangan. Sistem ini orientasinya didasarkan pada akun. Orientasi ini
sering kali membuat hilangnya kekayaan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai lainnya.
Sebuah lingkungan data-base relasional dimungkinkan untuk fokus pada peristiwa-peristiwa
transaksi eko-nomi daripada artifak-artifak akuntansi yang hanya menangkap dampak keuang-
an terhadap peristiwa-peristiwa tersebut. Gambar 10-2 menggambarkan struktur tabel-tabel
database yang disajikan dalarn, Gambar 10-1. Penjelasan tentang kegunaan-nya diberikan di
bawah ini.
 Gambar 10-2 Struktur Tabel Database untuk Siklus Penerimaan

KPNomor Nama Nagara

Alamat Kota Kode Pos Batas Kredit
Pelangg. Pelangg. Bagian Tabel Pelanggan

KP KF KF

Nomor Nomor Tanggal Tanggal Tgl Jatuh Tanggal No. Bukti

Jumlah Tabel Faktur Penjualan
Faktur
Faktur Pelangg. Penjualan Pengirimn tempo Penutupn Pen. Kas

KF
No. Bukti No. Cek.
Jumlah
Tanggal
Tabel Buku
KP Pen. Kas
Pen. Kas Pelangg.
Penerimaan Kas
Nomor Nomor Total
Harga Tabel Item Garis
Kuantitas
Penjualan
Faktur Item Harga
KF

KP
Biaya Per
Nomor Tkt.Pems. Kuantitas No.Pems. Harga
Lokasi Kuantitas Nomor Unit Tabel Persediaan
Keterangn
Gudang Ditangan Pemasok
Item Kembali Pesanan Pmbelian Ritel

No.Kono- Nomor
Tanggal
Kode Tabel Catatan Harian
KP KF
semen Faktur Kurir
Pengirimn
Pengiriman

Tabel Pelanggan
Tabel pelanggan berisi informasi diamat dan kredit pelanggan. Nilai Batas Kredit diguna-kan
untuk mensahkan transaksi penjualan. Jika jumlah saldo pelanggan yang sedang ber-edar dan
jumlah transaksi penjualan saat ini melebihi batas kredit yang ditetapkan, trans-aksi tersebut
akan ditolak.

Tabel Faktur Penjualan

Tabel Faktur Penjualan, bersama dengan tabel Item Garis, menangkap transaksi-transaksi
penjualan untuk periode tersebut. Sebuah record faktur penjualan dibuat ketika persetuju-an
kredit diberikan. Ketika pesanan dikirim ke pelanggan, tanggal pengiriman itu ditempat-kan
dalam field Tanggal Pengiriman untuk menandai, peristiwa tersebut dan untuk mema-sang
bendera "terbuka" pada record tersebut. Ketika bukti, penerimaan kas diterima, bukti tersebut
dicocokkan dengan record faktur yang terbuka, yang kemudian ditutup dengan menempatkan
tanggal saat ini dalam field Tanggal Penutupan. Juga, Nomor Bukti Pengi-riman Uang, yang
menjadi kunci primer bagi tabel Bukti Pengiriman Uang, ditambahkan ke record faktur sebagai
sebuah referensi silang.

Tabel Item Garis (Line Item Table)

Tabel Item Garis berisi sebuah record untuk setiap item yang dijual ke para pelanggani or-
ganisasi. Karena transaksi tunggal dapat melibatkan satu atau lebih produk, setiap record
dalam tabel Paktur Penjualan berkaitan dengan (dihubungkan ke) satu atau lebih record di
dalam tabel tersebut. Perhatikan bahwa tabel tersebut berisi dua kunci primer -- Nomor Paktur
dan Nomor Item. Kedua kunci dibutuhkan untuk secara unik mendefinisikan setiap record di
dalam tabel tersebut. Mereka juga menjadi penghubung ke record-record yang berkaitan dalam
Faktur Penjualan dan tabel-tabel Persediaan.

Harga pokok penjualan ditentukan dengan menghubungkan setiap record dalam tabel Item
Garis ke tabel Persediaan dan mengalikan nilai field Kuantitas dalam tabel Item Garis dengan
nilai field Biaya per Unit yang terdapat dalam tabel Persediaan. Tabel ini juga mendukung
pekerjaan-pekerjaan operasional seperti penagihan, pelayanan pelanggan, pemasaran, dan
audit. Misalnya, rincian penjualan dalam tabel tersebut memungkinkan bagian pemasaran untuk
mengevaluasi pemintaan akan produk-produk organisasi. Data-data ini juga menjadi bukti audit
yang dibutuhkan untuk menguatkan akurasi perhitungan harga kali kuantitas yang
dirangkumkan dalam faktur-faktur penjualan.

Tabel Persediaan
Tabel Persediaan berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang untuk setiap item
persediaan. Ketika produk dijual, field Kuantitas Di tangan yang berkaitan dalam record terkait
dikurangi oleh nilai field Kuantitas dalam record Item Garis. Field Kuantitas Di Tangan
ditingkatkan oleh penerimaan persediaan dari pemasok.

Tabel Catatan Harian (Log) Pengiriman

Tabel Catalan Harian (Log) Pengiriman berisi record semua pesanan penjualan yang di-kirim ke
pelanggan. Kunci primer untuk tabel ini adalah nomor konosemen (bill of lading, dokumen
tertulis yang dikeluarkan oleh pengantar yang merinci keadaan dan persyaratan kontrak untuk
barang yang dikirim, sekaligus menjadi bukti penerimaan barang). Data dalam tabel ini berguna
untuk memverifikasi bahwa semua penjualan yang ditampilkan dalam tabel Faktur Penjualan
telah dikirim dalam periode yang sedang diperiksa. Sebagai sebuah alat untuk mengukur
efisiensi, data buku harian pengiriman dapat juga digunakan untuk memeriksa apakah pesanan
pelanggan telah dikirim pada waktu yang tepat.

Sistem Pembelian Dan Pengeluaran Kas

Flowchart dalam Gambar 10-3 menunjukkan sebuah database untuk sistem pembelian dan
sistem pengeluaran kas. Kembali terlihat di sini, perbedaan di antara pendekatan ini dan flat file
ekuivalen adalah fokusnya pada peristiwa, bukan pada catalan akuntansi klasik. Gambar 10-4
menggambarkan struktur tabel untuk sistem ini. Berikut ini adalah diskusi untuk setiap tabel
dalam sistem tersebut.

Gambar 10-4 Struktur File untuk Siklus Pengeluaran

KP
Nomor Ttk.Pemsn
Keterangn
Lokasi Kuantitas Kuantitas No.Pemsn Nomor Biaya
Harga Ritel
Tabel Pelanggan
gudang Ditangan Pesanan Kembali Pemasok perunit
Item kembali
KF
KP

Nomor Jumlah Tanggal

Yang Me- Nomor No.Laporan
Tabel Pemesanan
KP nyetujui PP Pemasok Penerimaan
PP PP PP
Pembelian
Tabel Item Garis
Kuantitas
Nomor PP Nomor Item Keterangan
Pesanan
Pesanan Pembelian

KP
No.Laporan
Tanggal
Nomor Tabel Laporan
Nomor PP Kode Kurir
Diterima Penerimaan
Penerimaan Pemasok
KP
No.Faktur Tanggal Jumlah Nomor
Syarat
Pemasok Diterima Faktur Pemasok Tabel Faktur Pemasok

KP KF
KF
Nomor Nomor
Tgl. Jatuh Tanggal No.Faktur Nomor Tabel Voucher Pengeluaran
Nomor PP Jumlah
Tempo Cek Pemasok Pemasok
Voucher Cek
KP KF
Syarat
Nomor Nama Alamat Nomor Tabel Pemasok
Pemasok Pemasok Pemasok Telepon
Pembayarn

Tabel Persediaan
Tabel persediaan berisi data kuantitas, harga, pemasok, dan lokasi gudang untuk setiap item
persediaan produk. Proses pembelian dimulai dengan pemeriksaan pada catatan persediaan
untuk memeriksa item-item persediaan yang mungkin perlu dipesan kembali. Dalam organisasi
ritel, langkah ini dilakukan ketika penjualan barang jadi ke pelanggan dicatat dalam record
persediaan. Dalam kasus ini, proses pembelian melibatkan pengisian kembali stok persediaan
barang jadi.

Tabel Pesanan Pembelian

Tabel Pesanan Pembelian berisi record pembelian yang dipesan pada pemasok. Record
tersebut tetap terbuka sampai persediaan tiba. Penempatan nomor laporan penerimaan dalam
field yang dituju menutup record tersebut.

Tabel Item Garis Pesanan Pembelian

Tabel Item Garis Pesanan Pembelian berisi sebuah record untuk setiap item yang dipesan.
Karena satu transaksi bisa melibatkan satu atau lebih produk, setiap record dalam tabel
Pesanan Pembelian dihubungkan dengan satu atau lebih record dalam tabel lini. Perhati-kan
bahwa tabel itu berisi dua kunci primer :
Nomor Pesanan Pembelian dan
Nomor Item.
Kedua kunci ini diperlukan untuk secara unik mendefinisikan setiap record dalam tabel. Mereka
juga menjadi penghubung untuk record terkait dalam tabel Pesanan Pembelian dan tabel
Persediaan.

Tabel Laporan Penerimaan

Ketika item-item pesanan tiba dari pemasok, mereka dihitung dqn diperiksa dan dokume
penerimaan disiapkan. Melalui sebuah terminal, petugas administrasi di bagian penerimaa
memasukkan informasi tentang item-item yang diterima dalam tabel Laporan Peneri-maan.
Sistem tersebut secara otomatis akan melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut ini:
menambah jumlah field kuantitas di tangan dalam catatan persediaan;
menghapus kondisi pemesanan kembali dengan mengembalikan field Nomor Pesanan
Pembelian ke status normalnya, yaitu kosong;
membantu satu record dalam tabel Laporan Penerimaan; dan
menutup record pesanan pembelian dengan menempatkan nomor laporan penerimaan
dalam field yang dituju.

Tabel Voucher Pengeluaran

Bagi kebanyakan perusahaan, perbedaan antara jumlah yang dipesan, diterima, dan di-
tagihkan merupakan masalah yang harus dipecahkan sebelum pembayaran ke pemasok
disetujui. Karena kompleksitasnya, rekonsiliasi ini sering kali merupakan proses manual yang
dipicu oleh penerimaan faktur pemasok. Karyawan administrasi di bagian utang dagang
memeriksa catatan pendukung dalam tabel Pesanan Pembelian dan tabel Laporan
Penerimaan, dan membandingkannya dengan faktur tersebut. Jika item, kuantitas, dan
harganya cocok, maka dibuat sebuah voucher pengeluaran kas dan satu record ditambah-kan
ke tabel Faktur Pemasok. Berdasarkan syarat perdagangan pemasok dan ke-bijakan
pembayaran perusahaan, tanggal jatuh tempo pembayaran ditentukan dan ditempatkan dalam
record voucher pengeluaran kas.

Tabel Voucher Pengeluaran menyediakan tiga informasi renting yang secara tradisional
terdapat dalam catatan akuntansi resmi :
Pertama, sebuah record dari cek yang sudah ditulisi untuk membayar tagihan pada
periode tersebut dan karenanya menggantikan Jurnal Pengeluaran Kas tradisional.
Kedua, jumlah item-item yang terbuka (voucher yang belum dibayar) untuk pemasok
tertentu ekuivalen dengan Buku Besar Pembantu Utang Dagang untuk pemasok ter-sebut.
Ketiga, total semua voucher yang belum dibayar dalam tabel itu membentuk saldo (Buku
Besar) utang dagang perusahaan.

D. MENGEMBANGKAN SEBUAH MODEL SPA

Hal yang sentral dalam pendekatan ini adalah konsep peristiwa. Satu proses bisnis bisa terdiri
atas beberapa peristiwa. Sebelum mengembangkan model SPA, peristiwa-peristiwa harus
diklasifikasi sebagai salah satu peristiwa berikut ini:

Peristiwa operasi, yaitu aktivitas-aktivitas yang menghasilkan barang-barang dan jasa.

Peristiwa informasi, yaitu aktivitas-aktivitas yattg berkaitan dengan pencatatan,

pemeliharaan, dan pelaporan informasi.
Peristiwa keputusan/manajemen, yaitu aktivitas-aktivitas yang mengarah ke keputusan-
keputusan yang dibuat dan diimplementasikan.

Kelas-kelas peristiwa ini semuanya dihubungkan dengan gaya yang sirkular (melingkar):
peristiwa keputusan/manajemen, dan seterusnya. Dalam sistem infor-masi manual,
membedakan peristiwa dalam ketiga kelas ini cukup mudah.
Sayangnya, meningkatnya kompleksitas dari sistem informasi yang terkom-puterisasi
mempersulit penentuan di mana suatu kelas berakhir dan di mana suatu kelas dimulai. Namun
demikian, dari perspektif kontrol dan relevansinya pada item-item yang berkepentingan, penting
diingat bahwa mereka diidentifikasi secara ter-pisah ketika sebuah model SPA sedang
dikembangkan.
Peristiwa keputusan/manajemen.
Penentuan ini melibatkan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan perenca-naan, evaluasi,
dan kontrol. Misalnya, untuk membeli atau tidak membeli, untuk menjual atau tidak menjual,
untuk menyewa atau tidak menyewa, untuk me-minta laporan, untuk meminta informasi, dan
untuk menerapkan sebuah tolok ukur kontrol yang baru, semuanya merupakan peristiwa
keputusan/manajemen.

Peristiwa Informasi
Peristiwa-peristiwa informasi menghasilkan informasi yang membuat sebuah keputusan bisa
diambil. Termasuk dalam hal ini adalah tindakan-tindakan penca-tatan, perbaikan,
pembaruan, atau pemeliharaan. Di bawah ini adalah contoh-contoh peristiwa informasi:
- Mencatat data pelanggan baru,
- Memperbarui record persediaan setelah terjadi penjualan,
- Memperbaiki rincian data pelanggan yang alamatnya berubah,
- Menyiapkan estimasi biaya untuk produk-produk baru,
- Menyiapkan laporan rating kreditcuntuk pelanggan-pelanggan potensial,
- Menyiapkan sebuah analisis data pelamar pekerjaan untuk sebuah posisi dalam
organisasi,
- Menyiapkan faktur penjualan,
- Menyiapkan pesanan pembelian,
- Menyiapkan laporan kinerja divisi.

Peristiwa Operasi
Merupakan aktivitas fisik yang berkaitan dengan proses bisnis. Misalnya, meng-ambil pesanan
pelanggan, mengirimkan produk ke pelanggan, menerima bahan baku mentah dari pemasok,
dan membayar persediaan yang diterima dari peris-tiwa operasi. Menyiapkan faktur penjualan,
mencatat pengiriman dalam catatan harian pengiriman, mencatat penerimaan persediaan
dalam buku besar, me-nyiapkan sebuah voucher pengeluaran kas untuk membayar pemasok,
semua-nya merupakan peristiwa informasi yang saling berkaitan tetapi berbeda.
Peristiwa operasi diungkap dengan menjawab serangkaian pertanyaan: Siapa yang
melakukannya? Apa yang terjadi? Kapan terjadinya? Di mana terjadinya? Apa saja yang
terlibat? Bagaimana terjadinya?

Untuk menggambarkan proses pengembangan sebuah model SPA, digunakan kasus berikut
ini:
Horizon Books
Horizon Books adalah sebuah toko buku di tengah kota Philadelphia. Toko ini me-nyimpan
kurang lebih 5.000 buku. Para pelanggan datang dan melihat-lihat rak buku, memilih buku
yang diinginkan, dan kemudian membawanya ke salah satu dari tiga kasir, yang tersebar di
tempat-tempat yang berbeda di dalam toko. Salah satu kasir ditempatkan dekat meja
informasi, di mana para pelanggan dapat me-nemukan apakah buku tertentu tersedia,
menempatkan pesanan untuk buku yang belum tersedia dalam toko buku itu, dan
mengumpulkan serta membayar buku-buku yang sebelumnya dipesan. Kasir di meja
informasi memiliki sebuah database buku yang menjawab setiap pertanyaan. Tidak ada
penjualan kredit. Semua pe-langgan membayar pembelian mereka pada saat pembelian.

LANGKAH 1
Peristiwa operasi tidak dimasukkan dalam model yang diidentifikasi. Mereka merupakan peris-
tiwa-peristiwa yang mendukung tujuan strategis organisasi dan merupakan informasi yang
diperlukan. Pada bentuknya yang paling sederhana, model tersebut bisa hanya memiliki satu
peristiwa, penjualan. Tetapi itu bisa berarti tidak mengumpulkan data tentang waktu yang di-
habiskan pelanggan untuk melihat-lihat sebelum akhirnya membeli. Bisa juga berarti bahwa
tidak mengumpulkan data tentang para pelanggan yang bertanya tetapi tidak membeli. Untuk
menangkap data-data ini, diperlukan sebuah peristiwa kedatangan, sebuah peristiwa kebe-
rangkatan, dan sebuah peristiwa pertanyaan untuk dimasukkan ke dalam model tersebut. Untuk
sederhananya, asumsikan bahwa Horizon Books saat ini tidak memerlukan informasi tentang
kedatangan dan keberangkatan pelanggan. Namun demikian, informasi diperlukan untuk
sebuah peristiwa pembayaran pelanggan dan sebuah peristiwa pertanyaan pelanggan.

LANGKAH 2
Sekarang, peristiwa operasi perlu diorganisir dalam urutan terjadinya. Sementara banyak
penjualan terjadi tanpa ada pertanyaan yang diajukan, kapan pun pertanyaan diajukan, pe-
ristiwa itu akan mendahului setiap peristiwa penjualan yang terjadi setelahnya. Oleh karena itu,
urutan peristiwa dalam model tersebut adalah pertanyaan, penjualan, dan pembayaran. Ini
ditunjukkan dalam Gambar 10-6 dimana setiap peristiwa ditunjukkan sebagai kata kerja-objek.
Perhatikan juga bahwa kata kerja itu mewakili perspektif organisasi, bukan pelanggan.

Gambar 10-6 Peristiwa yang Berkepentingan dalam Model Penjualan SPA

untuk Horizon Books

Menjawab
Pertanyaan

Membuat

Penjualan
Menerima

Pembayaran

LANGKAH 3
Selanjutnya, sumber daya dan agen-agen yang terjadi dalam setiap peristiwa operasi harus
diidentifikasi. lni paling mudah dilakukan dengan menjawab pertanyaan siapa, apa, dan di mana
untuk setiap peristiwa. Misalnya, pertanyaan-pertanyaan berikut ini dapat ditanyakan. Siapa
yang terlibat? Apa yang terlibat? Di mana terjadinya?
Dalam kasus peristiwa Menjawab Pertanyaan, yang terlibat adalah pelanggan dan se-orang
kasir, database persediaan, dan terjadinya di meja informasi. Peristiwa Membuat Pen-jualan
melibatkan pelanggan, seorang kasir, dan buku yang dijual. Peristiwa ini terjadi di tempat
register kas. Peristiwa Menerima Pembayaran melibatkan pelanggan, seorang kasir, kas, dan
terjadi di tempat register kas.
Model ini disajikan dalam Gambar 10-7. Perhatikan bahwa sumber daya digambarkan di-
sebelah kiri, peristiwa di bagian tengah, dan agen-agen di sebelah kanan. Sebuah model SPA
biasanya digambar tanpa judul kolom dan pembagi-pembaginya. Gambar 10-7 untuk meng-
gambarkan penempatan objek-objek secara benar. Judul-judul kolom dan pembagi-pembagi-
nya tidak ditampilkan dalam diagram-diagram selanjutnya.

Gambar 10-7. SPA dalam Horizon Books yang diberi label untuk
Menunjukkan Posisi Mereka

Sumber Daya Peristiwa Agen

Database
Pelanggan
Persediaan
Menjawab
Meja Informasi
Pertanyaan

Buku-buku
Membuat

Penjualan Kasir
Meja Kasir

Menerima

Kas Pembayaran

LANGKAH 4
Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi hubungan antara sumber daya, peristiwa, dan
agen-agen. Dimulai dari setiap peristiwa dan menghubungkannya dengan sumber daya dan
agen-agen yang terlibat dalam peristiwa tersebut. Kemudian, gambarlah sebuah garis yang
menghubungkan peristiwa-peristiwa yang secara logis saling berkaitan. Representasi grafis ini
ditampilkan dalam Gambar 10-8.

Gambar 10-8. Relasi-relasi Proses Penjualan SPA dalam Horizon Books

Database
Pelanggan
Persediaan
Menjawab
Meja Informasi
Pertanyaan

Buku-buku
Membuat

Penjualan Kasir
Meja Kasir

Menerima

Kas Pembayaran

Karena model-model SPA digunakan untuk membuat database-database relasional, sistem

informasi yang berdasarkan-SPA menampilkan semua ciri dari sebuah database relasional.
Lihatlah tabel relasional yang diberi nama Pelanggan dalam Gambar 10-9, tabel itu dapat
disajikan dalam baris berikut:

Nomor
Nama Alamat Saldo Saat Ini
Pelanggan
 0 Kas 0 0

Namun demikian, Horizon Books mengoperasikan kebijakan hanya-penjualan-kas. Dalam

sistem akuntansi tradisional, di mana semua penjualan hanya dalam bentuk kas, tidak ada data
seorang pelanggan pun yang dipertahankan, dan karenanya tidak ada tabel data pelanggan.
Ketika bentuk pembayarannya dalam bentuk kas, dapat dikatokon bahwa dari sudut pandang
keuangan murni, kita tidak perlu mengetahui siapa yang membayar kas ter-sebut. Kita hanya
perlu tahu bahwa kastelah diterima. Jika setiap penjualan dengan kas di-identifikasi secara unik
untuk memisahkan transaksi-transaksi tersebut, tabel Pelanggan tidak diperlukan.

Di sisi lain, salah satu keunggulan SPA adalah menangkap data-data yang lebih luas
jangkauannya tentang peristiwa. Termasuk dalam hal ini adalah usia dan jender pelanggan,
jenis buku yang disukai pelanggan, dan nama serta alamat pelanggan. Dengan informasi ini,
toko buku tersebut dapat mengirimkan rincian buku-buku baru dan peristiwa-peristiwa khusus.
Jadi, bahkan jika semua penjualan yang terjadi dalam bentuk kas, di bawah sistem informasi
yang berbasiskan SPA, tabel Pelanggan tidak hanya dibuat, tetapi akan memiliki lebih banyak
atribut dibandingkan dengan sistem informasi tradisional.

Gambar 10-9. Tabel Relasional yang Diberi Nama Pelanggan

Artibut

Nama Tabel = Pelanggan

No. Pelanggan
Nama Alamat Saldo Saat Ini
(Kunci)

1875 J. Smith 18 Elm St. 1820,00

1876 G. Adams 21 First St. 2400,00

Tuples
1943 J. Hobbs 165 High St. 549,87
(records)
2345 Y. Martin 321 Barclay 5256,76

. . . .

. . . .

. . . .

5678 T. Stem 432 Main St. 643,67

LANGKAH 5
Langkah berikutnya adalah menetapkan kardinalitas (cardinalities) untuk semua relasi entitas.
Ingat kembali bahwa ada tiga asosiasi record yang fundamental (kardinalitas) yang didefinisi-
kan dan kemudian digunakan untuk membuat sebuah diagram RE, satu-dengan-satu (1:1),
satu-dengan-banyak (1:M), dan banyak-dengan-banyak (M:M). Sebuah entitas dalam suatu
relasi kardinalitas satu, dapat memiliki nol atau satu contoh dalam relasi tiu. Sebuah entitas
dalam relasi dengan kardinalitas banyak dapat memiliki nol, satu, atau banyak contoh dalam
relasi itu.

Dalam kasus relasi entitas pelanggan : membuat penjualan dalam Horizon Books, adanya
seorang pelanggan dapat menghasilkan nol, satu, atau banyak peristiwa membuat penjualan.
Ini diwakili proses yang menggunakan notasi (O,M) dalam model SPA, mewakili kardina1itas
minimum dan maksimum. Dengan cara yang sama, adanya satu peristiwa membuat penjual-an
terjadi dari adanya satu dan hanya satu entitas pelanggan, diwakili sebagai (1,1) dalam model
SPA. Ini ditunjukkan dalam Gambar 10-10. :

Gambar 10-10 Pelanggan Horizon Books: Kardinalitas Membuat Penjualan

Membuat (0,M
Pelanggan
(1,1
Penjualan

Kadang-kadang, ketika mendefinisikan kardinalitas untuk relasi entitas, akan sangat membantu
jika Anda membayangkan bahwa Anda sedang berdiri di bagian atas dari salah satu kotak
entitas dan melihat ke kotak-kotak entitas lainnya. Bayangkan apa yang Andai lihat. Jika Anda
berada di atas kotak entitas pelanggan, apa penjualan minimum dan maksimum yang dapat
anda lihat? Anda bisa melihat pada tingkat minimum sampai (pelanggan tidak ingin beli apa
pun) atau sampai pada tingkat maksimum, lebih besar dan" satu (jika pelanggan memutuskan
untuk membeli lebih dari satu item). Jadi, entitas membual penjualan dalam relasi ini adalah
nol-dengan-banyak (0,M). Sekarang, berdirilah di atas kotak entitas lainnya. Berapa banyak
pelanggan yang Anda lihat membeli item-item tertentu? Tingkat minimumnya adalah satu. Agar
entitas membuat penjualan itu ada, harus ada se-orang pelanggan Selain itu, karena hanya ada
satu pelanggan yang dapat membeli sebuah item spesifik, kardinalitas maksimumnya juga satu.
Oleh karena itu, kardi-nalitas dari entitas pelanggan dalam relasi ini adalah satu-dengan-satu
(1,1).

Dengan menggunakan prinsip-prinsip ini, kardinalitas ditetapkan pada relasi-relasi dalam model
SPA untuk proses penjualan Horizon Books. Kardinalitas ini digambarkan dalam Gambar 10-11.

Gambar 10-11. Model SPA untuk Proses Penjualan di Horizon Books

(1,1)
Database (1,1) (1,1) Pelanggan
(1,1)
(0,M)
Persediaan (0,M)
(1,1) Menjawab
Meja Informasi (0,M)
(0,M)
Pertanyaan
(0,1)

Buku-buku (0,1) (0,M) (1,1)

(0,M)
(0,M)
Membuat
Kasir
(0,M) (1,1)
Penjualan (0,M)

Meja Kasir (0,1)

(1,1)
(1,1)

(1,1)
(1,1)
(0,M)
Menerima
(0,M)
Kas (0,M)

Pembayaran
(1,1) (0,M)

D. MODEL SPA VERSUS DIAGRAM RE

Untuk menggambarkan perbedaan antara pembuatan model SPA dan RE, lihatlah GambaJl 10-
12. Walaupun mungkin sekilas tidak begitu jelas, gambar ter-sebut merupakan model SPA
untuk proses sama seperti yang dijelaskan oleh diagram RE tradisional dalam Gambar 10-15).

Entitas-entitas dalam model SPA dan diagram RE ditampilkan oleh persegi panjang dan garis-
garis yang menghubungkan mereka. Garis-garis yang menghu-bungkan entitas-entitas diagram
RE saling bersilangan pada simbol-simbol relasi berlian yang berisi kata kerja, yang
menunjukkan apa yang terjadi dalam relasi ter-sebut. Dampaknya, setiap simbol berlian
mewakili sebuah peristiwa. Namun demi-kian, diagram RE mewakili sejumlah peristiwa yang
lebih luas daripada model-model SPA. Termasuk dalam hal ini adalah peristiwa operasi
(menerima), peristiwa informa-si (menyiapkan atau memperbarui), dan peristiwa keputusan
(memeriksa). Sebalik-nya, hanya peristiwa operasi yang dimasukkan dalam model SPA, dan
hanya peris-tiwa itu yang penting secara strategis.

Gambar 10-12. Model SPA untuk Sebuah Perusahaan Manufaktur

Persedur Pembelian

(0,M) (1,1)
(0,M) Menempatkan Perenc. Produksi &
Permint. Persd. Megontrl Pelanggn
(1,1)

(1,M)
(0,M)
(1,1) Agen
(0,M)
(0,M) Menempatkan Pembelian
(1,M) (0,M)
Persediaan (1,1)

Pesanan Pemasok
Bahan Baku (1,1)
(1,M) (1,1)

(0,M) (0,M)
(0,M)

Meneriman (0,M) (1,1) Petugas

Bahan Baku (0,M) Penerimaan

(1,1)
Petugas
Gudang

Persedur Penjualan

(0,M) Menempatkan (0,M) (1,1) Petugas

Permint. Persd. (0,M)
Penjualan
(1,1)
(1,1)
(1,M) Pelanggan (1,1)

(0,M)
(0,M)

Persediaan
(1,M) Menempatkan
(0,M) (1,1)
Petugas
Bahan Baku
(1,M) Pesanan Gudang
(1,M)

(0,M)

(0,M) Petugas
(0,M) (1,1) Penerimaan
Meneriman
(0,M)
Bahan Baku
Di satu sisi, model SPA lebih sederhana daripada diagram RE, model ini me-nyediakan
informasi yang lebih relevan. Pendekatan SPA memungkinkan perancang sistem untuk fokus
Pada peristiwa-peristiwa kunci yang memfasilitasi desain dan pe-nempatan kontrol. Karena
peristiwa informasi dan pengambilan keputusan diisolasi dari peristiwa operasi primer, kontrol-
kontrol yang berbeda untuk kelas peristiwa ini dapat dengan mudah diidentifikasi dan disisipkan
dalam proses bisnis.
Model SPA menunjukkan dengan tepat di mana suatu organisasi dapat mem-buat rencana,
mengevaluasi, dan mengontrol peristiwa-peristiwa operasi penting dalam proses bisnis. Selain
menjadi sebuah perangkat analis sistem, model SPA ini juga merupakan perangkat
manajemen. SPA fokus Pada aktivitas-aktivitas bisnis yang terdapat dalam proses bisnis. SPA
didasarkan Pada peristiwa.

Menentukan Atribut-Atribut Entitas

Model SPA dapat digunakan untuk menentukan atribut-atribut entitas. Pelajari prosedur
pembelian yang disajikan dalam Gambar 10-12. Berikut ini penjelasan fenomena-fenomena
akuntansi yang berkaitan dengan proses tersebut.

Peristiwa-peristiwa operasi dalam proses tersebut adalah mengajukan permintaan

persediaan, mengajukan pesanan, dan menerima persediaan. Elemen-elemen data yang
menjelaskan peristiwa ini harus dispesifikasi dengan rinci untuk men-dukung sernua
kebutuhan pemakai. Untuk mengilustrasikannya, data keuangan dan non-keuangan untuk
peristiwa Pengajuan Pesanan adalah sebagai berikut:

Keuangan Non-Keuangan

- Nama Pemasok - Waktu Tunggu Pemasok

- Alamat Pemasok - Kurir yang Digunakan

- Nomor Item Persediaan - Record Pengiriman Tepat Waktu

- Kuantitas yang Dipesan - Record Pengiriman yang Tidak Lengkap

Persediaan bahan baku

- Biaya adalah sumber daya ekonomi
per Unit yang yang
- Record Pengiriman dipengaruhi
Rusak oleh peristiwa
tersebut. Atribut-atribut dataPembelian
- Nomor Pesanan yang diperlukan untuk merincikan
- Record Perselisihan Harga sumber daya ini dan
perubahan-perubahan yang dilakukan untuknya adalah:
- Tanggal Pesanan

Keuangan Non-Keuangan

- Nomor Item Persediaan - Tingkat Perputaran

- Keterangan - Waktu Tunggu

- Kuantitas di Tangan - Tingkat Pemakaian

- Titik Pemesanan Kembali - Lokasi Gudang

- Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ) - Sejarah Habisnya Persediaan

 Agen-agen utama adalah petugas administrasi di bagian perencanaan produksi dan kontrol,
agen pembelian, pemasok, petugas administrasi bagian penerimaan, dan petugas
administrasi gudang. Semua atribut yang relevan menjelaskan agen-agen ini akan
dispesifikasi dan dibuatkan modelnya ke dalam database. Dengan menggunakan pemasok
sebagai sebuah contoh, termasuk dalam data-data tersebut adalah:

Keuangan Non-Keuangan

- Nama Pemasok - Record Pengiriman Tepat Waktu

- Alamat Pemasok
- Nomor Telepon Pemasok
- Jumlah terutang Pada pemasok
- Record Barang-barang Rusak
- Rata-rata Waktu Tunggu
- Pendukung Lini Pembantu
- Akses EDI
- Akses Internet

Sekarang perhatikan- Nilai total pembelian

prosedur sampai saat inidalam Gambar 10-12. Berikut ini pen-jelasan
penjualan
fenomena akuntansi yang
- Syaratberkaitan dengan
perdagangan yang proses tersebut.
ditawarkan

Peristiwa-peristiwa dalam proses ini adalah penerimaan pesanan pelanggan, pengambilan

persediaan barang jadi, dan pengiriman persediaan. Elemen-elemen data yang
menjelaskan peristiwa-peristiwa ini harus dispesifikasi dengan cukup rinci untuk mendukung
semua kebutuhan pemakai. Untuk menggambarkannya, data keuangan dan non-keuangan
bagi peristiwa Menerima Pesanan Pelanggan adalah sebagai berikut:

Keuangan Non-Keuangan

- Nama pelanggan - Rating kredit pelanggan

- Alamat pelanggan
- Nomor item persediaan
- Kuantitas yang dipesan
- Harga per unit
- Nomor pesanan penjualan
- Tanggal pemesanan
- Kurir yang digunakan
- Record pengiriman tepat waktu
- Record pengiriman yang tidak lengkap
- Record pengiriman yang rusak
- Record pengaduan

Persediaan barang jadi adalah sumber daya ekonomi yang dipengaruhi oleh peristiwa
tersebut. Atribut-atribut data yang diperlukan merinci sumber daya ini dan perubahan yang
dilakukan terhadapnya adalah sebagai berikut:
 Keuangan Non-Keuangan

- Nomor item persediaan - Tingkat perputaran

- Keterangan
- Kuantitas di tangan
- Titik pemesanan kembali produk
- Kuantitas pemesanan ekonomis (EOQ)
- Waktu tunggu
- Tingkat pemakaian
- Lokasi gudang
- Sejarah habisnya persediaan
- Sejarah produk rusak
- Sejarah produksi yang tertunda

Agen-agen utamanya adalah petugas administrasi penjualan, pelanggan, petugas

administrasi gudang, dan petugas administrasi pengiriman. Semua atribut yang relevan
menjelaskan agen-agen ini akan dirinci dan dibuatkan modelnya ke dalam database.
Contoh pelanggan, termasuk dalam data-data tersebut adalah:
Kebutuhan data seperti produksi, penerimaan kas, dan lain, akan didapat dan dikombinasikan
untuk menghasilkan sebuah skema menyeluruh tentang kebutuhan atau persyaratan data
tersebut. Persyaratan akuntansi dan non-akuntansi turut me-nentukan database keseluruhan.
Dalam proses mengombinasikan persyaratan data, penting untuk mengenal dan
menghilangkan setiap pemborosan data dalam model tersebut. Misalnya, persediaan bahan
baku juga merupakan elemen dari proses produksi. Juga, pemasok sekaligus menjadi agen
dalam proses pengeluaran kas.

Persyaratan data untuk sumber daya, peristiwa, dan agen-agen berkaitan dengan banyak
proses bisnis yang harus diintegrasikan, bukan dibuatkan modelnya secara terpisah. Oleh
karena itu, sementara setiap proses dibuatkan modelnya se-cara terpisah, tabel-tabel database
sama yang mendasarinya digunakan lintas semua model. Tabel Pelanggan yang sama akan
digunakan dalam tabel penjualan dan dalam model pengumpulan kas; dan tabel Pemasok yang
sama akan digunakan dalam model pembelian, seperti dalam model pengeluaran kas, dan
sebagainya.

Ketika atribut-atribut sudah didefinisikan, tabel-tabel database dapat di-rancang. Proses

penetapan kunci-kunci primer dan aging dan normalisasi tabel untuk mendukung gambar
pemakai tidak berbeda dengan yang dijelaskan dalam Bab 9 sehingga tidak diulang lagi di sini.
Menciptakan Gambar Pemakai
Pendekatan SPA dapat menghasilkan sistem informasi yang mampu men-dukung banyak
gambar. Akibatnya, terdapat berbagai gambar yang mungkin harus diperhitungkan di tahap
awal pengembangan model. Hal ini dapat dicapai melalui pendefinisian serangkaian atribut data
yang mencakup gambar yang diinginkan.

Hal ini memerlukan serangkaian analisis yang ekstensif terhadap kebutuhan informasi
pemakai. Ketika analisis ini selesai dilakukan, perancang bisa mendapatkan serangkaian atribut
data (gambar pemakai konseptual) yang diperlukan untuk mem-produksi input dan output
tersebut. Sebagai representasi fisik dari gambar pemakai konseptual, laporan, dokumen, dan
layar komputer, disebut sebagai gambar pe-makai. Mereka membantu perancang untuk
memahami relasi-relasi kunci di antara data-data tersebut.
Gambar 10-13. Laporan Status Persediaan
Ajax Manufacturing Co.
Laporan Status Persediaan
Titik
No.Su Kuantita Kuantit
Peme Nomor
ku s as
Ktrg. sn Pemas Nama Alamat Telepon
Cadan Di Pesana
Kemb ok
g Tangan n
ali
22 Ozment Sup 123 MainSt 555-7895
1 Penopang 100 150 500 24 Buell Co. 2 Broadhead 555-3436
27 B&R Sup Westgate Mall 555-7845
22 Ozment Sup 123 Main St 555-7895
2 Besipenahan 440 450 1000 24 Buell Co. 2 Broadhead 555-3436
28 Harris Manuf 24 Linden St. 555-3316
22 Ozment Sup 123 Main St 555-7895
3 Kuningan 10 10 50 24 Buell Co. 2 Broadhead 555-3436
28 Harris Manuf 24 Linden St. 555-3316
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .
. . . . . . . . .

Ketika atribut-atribut tersebut telah diidentifikasi, bentuk dan prosedur untuk mengumpulkan
data peristiwa, sumber daya, dan agen-agen dapat dirancang dan tabel basis dapat diisi.
Ketika hal ini sudah dilakukan, sebuah alat penghubung pertanyaan dapat diciptakan untuk
menghasilkan gambar dan laporan. Alat peng-hubung pertanyaan tersebut harus mencakup
semua gambar format yang mungkin untuk laporan-laporan yang dihasilkan dari setiap
pertanyaan yang harus ditentukan.

Tiga gambar berikut ini merupakan contoh dari gambar fisik untuk tiga pemakai.
- Gambar pertama adalah untuk agen pembelian yang memerlukan informasi tentang item
persediaan untuk dipesan dan untuk pemasok persediaan. Gambar 10.13 menggambarkan
laporan status persediaan yang membawa informasi ini.
- Gambar kedua, untuk manajer penjualan yang memerlukan rincian aktivitas penjualan
 setiap hari yang diorganisir menurut produk dan pelanggan. Gambar 10-14 menunjukkan
laporan penjualan yang berisi informasi ini.
- Gambar ketiga, untuk departemen buku besar umum, menyajikan sebuah daftar voucher
jurnal yang merangkum aktivitas bisnis setiar harinya. Laporan voucher jurnal digambarkan
dalam Gambar 10-15.

Gambar-gambar ini semuanya di-dapatkan dari database yang sama. Masing-masing gambar
itu memuaskan kebutuhan informasi dari seorang pemakai dan menunjukkan data-data pada
tingkat rincian yang dlperlukan.

Gambar 10-15. Laporan Voucher Jurnal

No.
Tanggal Judul Nomor Akun Debet Kredit
VJ
Kas 101 1.000
1 20/9/01 Piutang Dagang 103 2.000
Penjualan 401 3.000
Harga pokok
501 2.500
2 20/9/01 penjualan
108 2.500
Persediaan
. . . . . .
. . . . . .
. . . . . .

Fleksibilitas desain gambar pemakai merupakan salah satu kekuatan SPA. Gambar pemakai
harus bisa diubah sesuai keinginan pemakai. Sebagai gambaran, Horizon Books. Jika manajer
penjualan ingin mengetahui penjualan yang dihasilkan dari sebuah pertanyaan pelanggan awal,
informasi itu dapat dengan mudah diberi-kan dalam sebuah laporan. Dengan cara yang sama,
seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 10-16, sebuah laporan dapat dihasilkan untuk manajer
pembelian Horizon Books dengan menunjukkan waktu yang dihabiskan setiap pertanyaan
pelanggan, sifat pertanyaan tersebut, apakah pertanyaan itu menghasilkan pertanyaan, dan
rincian demografis untuk pelanggan yang mengajukan pertanyaan. Hal ini dapat digunakan
untuk mengidentifikasi topik-topik atau pengarang-pengarang baru yang berpotensi dan harus
dimasukkan dalam koleksi Horizon Books.

Gambar 10-16. Laporan Pertanyaan Pelanggan

Laporan Pertanyaan Pelanggan 14/2/01 -14/7/01

No. No. Dala Wkt. yg
Usi Penjual
Pertanya Tgl. Pelangg Lk/Pr Topik Penulis m Diperluk Komentar
a an
an an Toko an
Kolek
- -
483 14/2 217 Lk 26 si Ya Ya 5
Wood,F -
484 14/2 142 Pr 19 - Tidak Tldak 7
Banks, Terlalu
485 14/2 723 Pr 54 Aerob Ya Tldak 3
J mahal
. . ik
. .