6. Tahap-Tahap Audit
1. Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang
terhadap objek yang diaudit.
2. Rewiew dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahapan ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap
pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas
pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
3. Audit Terperinci
Pada tahap ini auditor melakukan pengumulan nukti yang cukup dan kompeten
untuk mendukung tujuan audit yang telah di tentukan.
4. Pelaporan
Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk
rekomendasi yang diberikan kepada pihak yang berkepentingan.
5. Tindak Lanjut
Sebagai tahan akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk
mendorong pihak-pihak yang berwenang unuk melaksanakan tindak lanjut
(perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan.
Salah satu penyebab turunya laba perusahaan adalah operasi yang kurang
efisien. Hal ini di tunjukan dengan semakin kecilnya rasio antara output dan input
(jumlah ouput yang dibagi dengan jumlah input hasilnya tidak cukup tinggi). Tingginya
perputaran karyawn bukan semata-mata menunjukan ketidakmampuan perusahaan
dalam memenuhi kebutuhan karyawan, tetapi dapat juga disebabkan oleh factor lain,
misalnya karena memang karyawan tersebut tidak memiliki motivasi untuk beprestasi
atau kemampuan tidak sesuai dengan bidang kerja yang menjadi tugasnya,. Oleh karena
itu, penerimaan karyawan harus dilakukan secara selektif dan adil yang menjadi
tanggung jawabnya. Tingginya keluhan pelanggan bisa terjadi karena berbagai alasan
seperti rendahnya kualitas produk, pelayanan yang kurang baik, atau terlambatnya
produk sampai di pasar. Memahami secara dini permasalahan ini akan sangat membantu
perusahaan dalam mempertahankan dan bahkan meningkatkan kemampuan
bersaingnya. Keseluruhan dari permasalahan ini memerlukan penangan yang seeius dari
pihak manajemen.
Tindakan antisipasi terhadap kemungkinan yang lebih buruk di masa yang akan
dating, memerlukan penilaian yang tepat terhadap pengelolaan yang telah berjalan saat
ini dan identifikasi kekurangan atau kelemahan pengelolaan program/aktivitas yang ada
selama ini sehingga perusahaan dapat menentukan langkah-langkah perbaikan yang
diperlukan. Audit manajemen, melalui tahapan-tahapan auditnya, melakukan penilaian
secara tepat terhadap proses(pengelolaan) yang telah terjadi, mengindentifikasi
kelemahan dan memberikan rekomendasi perbaikan atas kekurangan tersebut. Berikut
(walaupun tidak terbatasa pada hal ini) adalah merupakan hal-hal yang menjadi
kegagalan perusahaan yang harus mendapat perhatian serius untuk menghindari akibat
buruk yang mungkin terjadi,seperti:
1. Tidak ada perencanaan bisnis
2. Pendanaan yang kurang
3. Sasaran dan tujuan operasional yang tidak selaras
4. Gagal mengukur sasaran dan tujuan
5. Gagal dalam mengatur arus kas
6. Gagal memahami industry dan target pelanggan
7. Tidak ada rencana pemasaran untuk menarik pelanggan baru
8. Estimasi yang rendah terhadap persaingan
9. Biaya yang tidak bersaing
10. Kurang perhatian terhadap piutang dalam persediaan
11. Kurang terampilnya pengelohan pada setiap orang
Efisiensi
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasi,
sehingga tercapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi
berhubungan dengan metode kerja (operasi). Dalam hubungannya dengan konsep input-
proses-output, efisiensi adalah rasio antara output dan input. Seberapa besar outpun
yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah input yang dimiliki perusahaan. Metode
kerja yang baik akan dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan
penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jadi efisiensi merupakan ukuran
proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan.
Seperti telah dikemukakan sebelumnya, audit manajemen bertujuan untuk
mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan,
sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantonya dapat dicapai perbaikan atas
pengolalaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Program atau
kegiatan yang dilakukan selalu mengonsumsi sumber daya. Pengolahan program-
program tersebut tersebut harus berjalan secara efisiensi. Pengolahan program secara
efisien membutuhkan komitmen bersama di antara bagian yang terlibat dalam
perusahaan. Operasi yang efisien tanpa mengabaikan tujuan perusahaan merupakan
tanggung jawab bersama secara proposional setiap bagian dan dan tingkatan yang
terlibat daam operasi perusahaan. Perbaikan secara terus-menerus (continuous
imptovement) menjadi dasar tercapainya proses operasi yang efisien.
Efisiensi proses membutuhkan pemahaman yang tepat tentang penyebab
terjadinya pemborosan. Perusahaan harus hanya melibatkan aktivitas-aktivitas yang
berguna bagi pelangganan dan perusahaan arau hanya melibatkan aktivitas-aktivitas
yang nemambah nilai (value added activity).
Efektivitas
Secara singkat pengertian fektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan
suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu
program/aktivitas telah mencapai tujuannya? Efektivitas merupakan ukuran dari output.
Hubungan antara ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berdasarkan konsep input-
proses-output disajikan pada Gambar dibawah ini.
1) Perencanaan (Planning)
Pada tahap ini, akan diuji komitmen manajemen dalam mengaktualisasikan
profesionalismenya. Auditor akan menilai apakah rencana manajemen telah
mencerminkan;
a. Komitmen manajemen untuk membawa perusahaan ke arah yang lebih baik
b. Tingkat produktivitas yang maksimal dari pengelolaan sumber daya yang
dimiliki perusahaan
c. Rencana-rencana peningkatan berkelanjutan yang dirancang manajemen untuk
mencapai kinerj terbaik perusahaan.
2) Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasin menyangkut bagaimana pengaturan sumber daya dilakukan
termasuk penempatan personel pada pekerjaan yang tepat sesuai dengan
kompetensinya, serta bagaimana pengalokasian sumber daya yang proporsoional untuk
mendukung penerapan strategi pencapaian tujuan perusahaan.
Audit pada tahap ini akan menekankan pada apakah sumber daya telah
teralokasikan dengan tepat, sehingga setiap sumber daya yang dimiliki perusahaan
dimanfaatkan secara optimal? Dan apakah tugas, wewenang, dan tanggung jawab telah
diorganisasi dengan tepat dan dipegang oleh personel yang kompeten di bidangnya
untuk menjamin efektivitas organisasi dalam mencapai tujuan.
3) Pengarahan (Actuating)
Pengarahan berkaitan dengan implementasi rencana, didukung oleh perangkat
organisasi dan sumber daya yang memadai. Auditor harus menilai apakah aktivitas
operasional telah sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku? Apakah setiap
individu telah menjalankan tugas wewenang dan tanggung jawabnya dengan baik sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi yang melekat padanya?
4) Pengendalian (Controlling)
Audit atas pengendalian menekankan pada penilaian terhadap efektivitas system
pengandalian dalam dalam memandu proses operasional agar mampu berjalan secara
ekonomis, efisien, dan efektif dalam pencapaian tujuannya.
B. Fungsi Bisnis
Audit manajemen pada berbagai fungsi bisnis perusahaan tergantung pada fungsi-
fungsi bisnis yang secara terorganisasi dikelola perusahaan.
Perencanaan produksi,
Pengendalian Kualitas,
Produktivitas dan Efisiensi,
Metode dan Standar Kerja,
Pemeliharaan Peralatan,
Organisasi Manajemen Produksi dan Operasi,
Plant dan Layout.
3) Audit Manajemen pada Fungsi Sumber Daya Manusia
Audit manajemen pada fungsi ini bertujuan untuk menilai apakah kebutuhan
SDM suatu perusahaan sudah terpenuhi dengan cara yang hemat, efisien, dan efektiv.
Ruang lingkup pada audit ini mencakup keseluruhan dari proses SDM yang meliputi:
AUDIT PENDAHULUAN
Audit pendahuluan, dilakukan dalam rangka mempersiapkan audit lebih
dalam.audit ini lebih ditekankan pada usaha untuk memperoleh informasi latar belakang
tentang objek audit. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan berkaitan dengan
pelaksanaan audit ini, antara lain:
1. Pemahaman auditor terhadap objekaudit
2. Penentuan tujuan audit
3. Penentuan ruang lingkup dari sasaran audit
4. Review terhadap peraturan dan prundang-undangan yang berkaitan dengan
objek audit
5. Pengembangan kriteria awal dalam audit
Dalam merumuskan tujuan ini, auditor dapat melakukannya dengan cara berikut.
Jika auditor memiliki wewenang yang besar untuk menentukan tujuan audit,
harus memperhatikan dengan cermat tentang arti penting dan risiko yang berkaitan
dengan audit tersebut. Kedua hal ini dapat memberikan petunjuk atau indikasi tentang
bidang-bidang yang harus diuji dalam audit. Dalam penentuan tujuan audit, auditor
harus memperkirakan dan mengukur dengan cermat apakah:
Tujuan audit yang di tentukan auditor harus sesuai dengan yang diingikan
pemberi tugas.hasil dari berbagai analisis yang dilakukan terhadap factor-faktor yang
mempengaruhi penetuan tujuan audit, harus di komunikasikan kepada pemberi tugas
audit untuk mrmdapatkan kesamaan sudut pandang dalam penentuan tujuan audit.
Sasaran audit adalah target yang akan diaudit.dalam target ini terkandung
pertanyaan auditor yang jawabannya akan dipreoleh melalui proses dan kesimpulan
hasil audit penentuan sasaran audit harus mengacuh kepada tujuan dan ruang lingkup
audit yang telah ditentukan.
Ada tiga elemen penting dalam setiap sasaran audit,yaitu kriteria,penyebab,dan akibat.
1. Kriteria
Merupakan norma standar,atau sekumpulan standar yang menjadi panduan
setiap individu(kelompok) dalam melakukan aktivitasnya sebagai pelaksanaan
atas wewenang dan tanggung jawab yang diberikan padanya.standar atau norma
ini dipergunakan untuk menilai aktivitas atau hasil aktivitas dari setian individu
atau kelompok pada objek audit
2. Penyebab
Merupakan tindakan atau aktivitas actual yang dilakukan oleh setiap
individu(kelompok) yang terdapat pada objek audit
3. Akibat
Merupakan hasil pengukuran dan pembandingan antara aktivitas
individu(kelempok) dengan kriteria yang telah ditetepkan terhadap aktivitas
tersebut
Dalam pengembang kriteria awal ini, auditor dapat mengacu pada beberapa
sumber, antara lain:
1. Realistis
2. Dapat dipercaya
3. Dapat diukur
4. Bebas dari pengaruh kelemahan manusia
5. Mengarah pada temuan-temuan dan kesimpulan untuk memenihi kebutuhan
informasi pemberi informasi pemberi tugas audit
6. Dirumuskan secara jelas dan tidak mengandung arti ganda yang dapat
menimbulkan interpetasi berbeda
7. Dapat dibandingkan
8. Diterima semua pihak
9. Lengkap
10. Memperhatikan adanya rentang waktu pada saat suatu kejadian/kegiatan
belangsung
Penyataan Tujuan
Pernyataan tujuan dapat memberikan arah kepada semua komponen dalam
perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya karena dengan pernyataan tujuan ini,
didukung dengan sosialisasi yang memadai akan membantu setiap komponen di dalam
perusahaan tidak saja mampu untuk melaksanakan berbagai aktivitas, tetapi juga
memahami untuk apa melakukan aktivitas tersebut, apa manfaatnya bagi perusahaan
dan bagaimana seharusnya melaksanakan aktivitas tersebut sehingga secara optimal
dapat mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dalam melakukan penelahaan
terhadap sistem pengendalian manajemen perusahaan, auditor harus memahami dengan
baik tujuan perusahaan.
Recana Perusahaan
Rencana yang merupakan penjabaran dari tujuan parusahaan, harus disusun
untuk mencapai sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang, yang
biasanya juga diikuti dengan penentuan strategi untuk mengimplementasikannya.
Dalam rangka mencapai sasaran perusahaan, rencana diimplementasikan dalam bentuk
berbagai program/aktivitas lengkap dengan anggaran yang ditetapkan untuk setiap
program/aktivitas tersebut. Rencana dalam bentuk anggaran dapat digunakan sebagai
sarana untuk mengendalikan berbagai program/aktivitas yang dilaksankan termasuk
sebagai alat untuk mengevaluasi pelaksanaan program/aktivitas tersebut.
Rencana biasanya disusun berdasarkan pencapaian terbaik perusahaan pada
waktu sebelumnya untuk menentukan pencapaian terbaik berikutnya. Oleh sebab itu,
penyusunan rencana harus diawali dengan adanya identifikasi terhadap ketersediaan
sumber daya, berbagai hambatan internal, peluang-peluang yang mungkin (ingin)
dicapai, dan berbagai hambatan eksternal yang mungkin dihadapi. Tidak kalah
pentingnya, selain realistis, rencana juga harus memuat tentang keinginan melakukan
perbaikan secara terus-menerus (continuous improvement).
Sementara, efektivitas audit internal dapat dinilai dari hal-hal berikut ini.
1. Apakah ada petugas auditor internal dan telah telah ditempatkan pada posisi
yang benar dalam organisasi?
2. Apakah ruang lingkup auditnya ditetapkan dengan jelas dan audit internal
tersebut telah memenuhi syarat kompetensi, dapat diandalkan, dan tepat waktu?
3. Apakah audit ditekankan pada perbaikan organisasi dan adakah prosedur yang
mengatur tindak lanjut atas hasil auditnya?
Kesimpulan hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen dapat
memberikan gambaran kepada auditor tentang hal-hal berikut.
1. Keandalan sistem pengendalian manajemen perusahaan dalam memandu
operasional yang berlangsung pada perusahaan tersebut dan kemampuannya
dalam memenuhi kebutuhan dokumentasi, pengukuran, dan penilaian terhadap
aktivitas yang dilaksanakan.
2. Apakah tersedia cukup bukti yang dibutuhkan dalam pengembangan tujuan audit
sementara (tentative audit objective) menjadi tujuan audit yang sesungguhnya
(definitive audit objective), sehingga dapat dipergunakan sebagai tujuan audit
selanjutnya, atau tidak tersedia cukup bukti sehingga pengembangan tujuan
audit sementara ini tidak perlu dilanjutkan.
3. Langkah kerja yang dilaksanakan pada tahap berikutnya untuk memudahkan
program kerja audit lanjutaan guna mengetahui:
a. Apakah ruang lingkup kegiatan audit telah ditetapkan dengan jelas dan
pekerjaan audit internal perusahaan telah memenuhi syarat kompetensi,
dapat diandalkan, dan tepat waktu.
b. Menentukan tujuan audit bersama penanggung jawab mengenai audit
lanjutan.
Ada tujuh langkah kunci yang harus diperhatikan auditor dalam melakukan
review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen perusahaan.
1. Meningkatkan tingkat penting (significance) dan kepekaan (sensitivity) hal-hal
pokokdari program/aktivitas yang diaudit.
2. Menilai tingkat kerentanan program/aktivitas tersebut terhadap penyalahgunaan
sumber daya, kegagalan pencapaian sasaran dan ketidaktaatan terhadap
ketentuan, peraturan, dan kebijakan yang ditetapkan perusahaan.
3. Mengidentifikasi dan memahami pengendalian-pengendalian manajemen yang
relevan.
4. Menetapkan apa yang sudah diketahui tentang efektivitas pengendalian.
5. Menilai kecukupan desain pengendalian.
6. Menetapkan melalui pengujian apakah pengendalian-pengendalian yang ada
sudah cukup efektif.
7. Melaporkan hasil-hasil penilaian manajemen dan mendiskusikan tindakan-
tindakan perbaikan yang diperlukan.
AUDIT LANJUTAN
Audit tahap ini bertujuan untuk memperoleh bukti yang cukup untuk
mendukung tujuan audit yang sesungguhnya, yang telah ditetapkan berdasarkan hasil
review dan pengujian pengendalian manajemen.
Langkah-langkah audit tahap ini, meliputi:
1. Mengumpulkan tambahan informasi latar belakang objek audit yang
diperlukan;
Langkah ini menekankan pada usaha untuk mendapatkan data yang lebih
lengkap dalam menganalisis aktivitas yang diaudit sebagai dasar pembuatan
kesimpulan audit.
2. Memperoleh bukti-bukti yang relevan, material, dan kompeten;
Bukti harus mempunyai hubungan dengan kriteria audit; objektif, relevan, dan
bermakna (material). Tujuan dari perolehan bukti ini adalah untuk menentukan
bahwa:
a. Kriteria atas kegiatan yang diaudit sudah sesuai dan dapat diterima;
b. Terdapat pelaksanaan yang menyimpang (baik tidak diterapkannya
prosedur yang sudah ditetapkan untuk setiap program/aktivitas atau tidak
dilakukannya pengendalian/supervisi yang semestinya atas kegiatan yang
diaudit) merupakan penyebab dari timbulnya akibat yang kurang
menguntungkan bagi kegiatan yang diaudit;
c. Terdapat akibat yang cukup penting dan material dari terjadinya
perbedaan antara kondisi dengan kriteria yang telah ditetapkan.
3. Membuat ringkasan atas bukti yang telah diperoleh dan mengelompokkannya
ke dalam kelompok kriteria, penyebab, dan akibat;
Bukti-bukti yang telah diperoleh dalam audit kemudian diringkas dan
dikelompokkan sesuai dengan elemen sasaran audit yang meliputi: kriteria,
penyebab, dan akibat.
Bukti-bukti yang masuk dalam kelompok kriteria adalah kesuluruhan
temuan audit yang berkaitan dengan normal/standar yang ditetapkan perusahaan
yang menjadi dasar bagi setiap komponen dalam perusahaan dalam melakukan
aktivitasnya.
Bukti yang masuk dalam kelompok penyebab biasanya berupa berbagai
tindakan menyimpang atau tindakan positif yang tidak dilakukan yang
merupakan sumber terjadinya ketidakekonomisan, ketidakefisienan operasi, dam
ketidakefektifan pencapaian tujuan.
Bukti-bukti yang masuk dalam kelompok akibat adalah bukti-bukti yang
biasanya ditemukan terlebih dahulu.
4. Menyusun kesimpulan atas dasar ringkasan bukti yang telah diperoleh dan
mengidentifikasi bahwa akibat yang ditimbulkan dari ketidaksesuaian antara
kondisi dan kriteria cukup penting dan material. Kesimpulan ini merupakan
pemantapan temuan hasil audit;
Pengembangan temuan merupakan pengumpulan dan sintesis informasi khusus
yang bersangkutan dnegan program/aktivitas yang doaudit, dievaluasi, dan yang
dianalisis karena diperkirakan akan menjadi perhatian dan berguna bagi
pengguna laporan. Pengembangan temuan harus dilanjutkan terus selama
temuan tersebut diyakini memberikan informasi yang mendukung keakuratan
kesimpulan audit.
PELAPORAN
Bagian akhir dari proses audit manajemen adalah pelaporan hasil audit. Ada dua
cara penyajian laporan audit manajemen, yaitu:
1. Cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang diperoleh selama
tahapan-tahapan audit.
2. Cara penyajian yang megikuti arus informasi yang menitikberatkan penyajian
kepada kepentingan para pengguna laporan hasil audit ini.
TINDAK LANJUT
Implementasi tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan auditor merupakan
bentuk komitmen manajemen dalam meningkatkan proses dan kinerja perusahaan atas
beberapa kelemahan/kekurangan yang masih terjadi. Auditor tidak memiliki
kewenangan memaksa dan menuntut manajemen untuk melaksanakan tindak lanjut
sesuai dengan rekomendasi yang diberikan, tetapi lebih menempatkan diri sebagai
supervisor atas rencana, pelaksanaan, dan pengendalian tindak lanjut yang dilakukan.