MATERI 6

PERANAN MANAJEMEN PEMBELIAN

DALAM PERUSAHAAN (Part 2...)
PERAN PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN.
Dari penjelasan di atas dan dari perkembangan purchasing management khususnya
selama dekade terakhir ini, terbukti bahwa fungsi pembelian mempunyai peran
dalam perusahaan setidak-tidaknya dilihat dari 2 pendekatan :
Dari sudut pandang bisnis perusahaan, mempunyai 3 peran yaitu
Salah satu fungsi penting dalam bisnis.
Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi.
Salah satu bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar
(outside manufacturing).
Dari sudut pandang strategi perusahaan,
Sebagai profit centre bagi perusahaan.
Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan.

Secara singkat peran-peran tersebut dalam dijelaskan sebagai berikut, dimulai dari 3
peran dipandang dari sudut bisnis perusahaan :

Salah satu fungsi penting dalam bisnis

Dalam semua bisnis perusahaan, selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan yakni
:
Creation function : pencipta ide atau design function
Finance function : pengumpul, perencana dan pengawas keuangan (capital
acquisition, financial planning and control function)

Materi E-Procurement Page 1

 Personnel function : pengelola sumber daya manusia (human resources and
labor relations function)
Purchasing function : pengadaan barang, jasa dan perlengkapan yang
diperlukan (materials, services and equipments acquisition function)
Conversion function : merubah barang-barang atau bahan mentah menjadi
barang jadi dan jasa untuk konsumen (manufacturing or production function)
Distribution function : menjual dan memasarkan barang yang telah dihasilkan
(marketing and sales function)
Tanpa adanya salah satu fungsi tersebut, mustahil suatu perusahaan dapat
berjalan dengan lancar. Tergantung dari besar kecilnya perusahaan, beberapa
fungsi tersebut dapat dirangkap atau dikerjakan oleh satu atau dua bagian,
tetapi fungsi-fungsi tersebut tetap harus ada. Harus dibedakan antara fungsi dan
organisasi.
Oleh karena itu, secara alamiah, pembelian merupakan salah satu bagian dasar
dan integral dari suatu perusahaan dan fungsi pembelian merupakan salah satu
bagian dasar dan integral dari manajemen perusahaan.
Hal tersebut sama sekali tidak berarti bahwa semua fungsi pembelian dalam
perusahaan sama tingkat pentingnya bagi masing-masing perusahaan karena ini
tergantung dari beberapafaktor seperti jenis bisnis, tujuan bisnis, pertimbangan
ekonomis, keadaan pasar dan sebagainya.

Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi.

Tujuan dasar dari aktivitas industri adalah mengembangkan dan memproduksi
barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh keuntungan. Tujuan ini
dapat dicapai dengan interaksi yang tepat antara beberapa hal yang oleh para
ahli manajemen secara historis dikenal dengan 5 M, yaitu machines, manpower,
materials, money and management. Materials atau barang-barang dewasa ini

Materi E-Procurement Page 2

 merupakan darah kehidupan suatu industri. Tidak ada satu industripun yang
mampu hidup tanpa itu.
Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang memadai, pada waktu
dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, di tempat diperlukan dan dengan harga
yang layak.
Sebelum tahun 1900an, pengadaan barang-barang tidak dianggap penting,
karena tersedianya barang-barang dianggap sudah seharusnya ada (taken for
granted). Baru sejak tahun 1900an, dimana mulai terasa bahwa barang-barang
untuk keperluan industri sebetulnya adalah barang yang relatif langka, maka
fungsi pengadaan barang dianggap sesuatu fungsi yang penting.
Disamping itu, hal tersebut disebabkan juga karena bertambah besarnya
penggunaan machine power dibandingkan dengan horsepower dan manpower
seperti tampak dalam gambaran sebagai berikut.

Tahun 1850 1900 1950

Machine Power 2% 50% 98%
Horse/Man Power 98% 50% 2%

Sebagai bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar

(outside manufacturing)
Barang yang digunakan dalam industri, sumbernya hanya ada 2, yaitu dibuat
sendiri atau dibeli dari sumber luar. Proses pembuatan sendiri biasanya dari
bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau bahan jadi atau dapat juga dari
bahan setengah jadi menjadi bahan jadi.
Barang yang dibeli oleh bagian pembelian, adalah bahan baku, atau bahan
setengah jadi, atau bahan jadi atau juga bahan-bahan untuk keperluan MRO
(maintenance, repair and operation)

Materi E-Procurement Page 3

 Kecenderungan yang terjadi pada industri dewasa ini adalah bahwa prosentase
pembelian komponan jadi makin lama makin besar dibandingkan dengan
pembelian bahan baku, atau dengan perkataan lain, pabrik makin lama makin
cenderung menjadi assembler dan bukan full manufacturer. Ini disebabkan oleh
spesialisasi pekerjaan, yang terbukti menghasilkan barang dengan mutu yang
lebih baik dan dengan harga yang lebih kompetitif.
Oleh karena itulah, dipandang dari hal tersebut di atas, bagian produksi dianggap
sebagai bagian yang bertanggung jawab atasinside manufacturing dan bagian
pembelian dianggap bagian yang bertanggung jawab atas outside manufacturing

Itu tadi adalah peran fungsi pembelian dilihat dari segi bisnis perusahaan. Seperti
disebutkan di atas, peran fungsi pembelian dapat juga dilihat dari segi strategi
perusahaan, yang menghasilkan 2 peran sebagai berikut.

Sebagai profit centre bagi perusahaan.

Sudah lama fungsi pembelian dianggap sebagai cost centre, yaitu bagian yang
melulu mengeluarkan uang saja dalam bentuk pembelian barang dan
perlengkapan.
Keadaan dan anggapan mulai berubah, sesudah disadari bahwa karena makin
lama prosentase anggaran untuk pembelian makin banyak, maka keuntungan
dapat ditingkatkan apabila pengelolaan pembelian ditangani dengan lebih baik
dan lebih profesional. Hal ini akan tampak dari gambaran sebagai berikut.
Tipikal industri manufaktur di USA
Tahun 1900an
Total Revenue $ 500.000.000
Total Purchase $ 320.000.000 (64%)
Total Salaries & Wage $ 100.000.000 (20%)
Financial & Other Costs $ 40.000.000 ( 8%)
Profit before Tax $ 40.000.000 ( 8%)

Materi E-Procurement Page 4

 5% Saving in Purchase i.e $ 16.000.000

Impact on Profitability 40% increase

Yang dimaksud dengan purchase di atas adalah pembelian barang- barang dan jasa.

Dari data tersebut dapat ditarik kesimpulan, bahwa dengan menghemat 5% saja
dari biaya pembelian, diperoleh tambahan keuntungan perusahaan sebesar 40%.
Oleh karena itu, maka sudah selayaknya bagian pembelian lebih dianggap
sebagai profit centre daripada sebagai cost centre.

Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan.

Fungsi strategis mengandung makna fungsi yang ikut menentukan atau sangat
berpengaruh dalam penentuan hidup matinya suatu perusahaan. Perencanaan
strategis misalnya berarti perencanaan yang dibuat untuk menjamin suatu
perusahaan dapat tetap hidup dan berkembang (survive and growth)
Kesimpulan ini dapat diambil juga dari tabel gambaran anggaran di perusahaan-
perusahaan di USA tersebut. Tingkat profit yang besar merupakan cushion yang
besar untuk menentukan harga penjualan, sehingga tersedia cukup kemampuan
untuk memenangkan persaingan yang makin lama makin ketat.
Kemampuan untuk tetap dapat bersaing, baik di pasar lokal, regional maupun
global, akan menentukan apakah suatu perusahaan dapat hidup atau tidak.
Kemampuan bersaing yang tinggi, tidak hanya menyebabkan perusahaan dapat
tahan hidup tetapi dapat juga meningkatkan pangsa pasarnya (market share),
atau dengan perkataan lain dapat lebih berkembang.
Dua kecenderungan pendekatan dan anggapan baru ini, yaitu 'sebagai profit
centre' dan 'sebagai fungsi strategis' menyebabkan bahwa kedudukan manajer
pembelian dalam perusahaanperusahaan menunjukkan kecenderungan yang

Materi E-Procurement Page 5

 meningkat, dari functional manager ke corporate manager dan bahkan sampai
pada Vice President for purchasing.

SPESIALISASI PETUGAS PEMBELIAN.

Dalam perusahaan yang kecil, tugas pembelian mungkin dapat dilakukan oleh satu
atau dua orang saja untuk semua jenis barang yang diperlukan oleh perusahaan itu.
Namun untuk perusahaan besar, dimana jenis barang yang dibeli mencapai puluhan
atau ratusan ribu, biasanya diperlukan spesialisasi untuk para buyer, karena
beberapa jenis barang mempunyai karakteristik yang khusus dalam hal
pembeliannya dan memerlukan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman khusus.
Oleh karena itu, di Purchasing Department sering kali ada pembagian tugas para
buyer. Pembagian ini dapat dilakukan atas dasar kriteria yang berlainan, misalnya :

Atas dasar divisi atau direktorat perusahaan yang bersangkutan, dibagi

menjadi :
Pembelian barang-barang Eksplorasi dan Produksi.
Termasuk pembelian perlengkapan (equipment) dan spare parts khusus
untuk kegiatan eksplorasi & produksi minyak dan gas bumi.
Termasuk di sini barang-barang program, dan general materials.
Kekhususan barang-barang eksplorasi adalah lebih sukar memprediksi
kebutuhan yang akan datang dan program eksplorasi sering berubah
sehingga keperluan barang juga berubah-ubah, yang memerlukan
penyesuaian dalam program pembeliannya.

Pembelian barang-barang Refinery.

Process chemicals, Catalyst dan sejenisnya masuk di sini.
Equipment dan spare parts untuk keperluan refinery termasuk dalam tugas
bagian juga ini.

Materi E-Procurement Page 6

 Kekhususan barang-barang keperluan refinery adalah relatif konstan,
kebanyakan barang program dan spare parts.
Kekhususan yang lain adalah bahwa setiap waktu tertentu, dilakukan 'shut
down' atau 'turn around' atau 'major overhaul' yang memerlukan
perencanaan dan pembelian barang-barang tertentu dalam jumlah besar.

Pembelian barang-barang Perkapalan.

Untuk seluruh keperluan kapal baik general materials dan spare parts,
maupun bahan makanan dan minuman, bahan bakar dan sebagainya.
Kekhususan keperluan kapal adalah bahwa kapal yang selalu bergerak dan
pembetulan/reparasi kapal dapat di lakukan di mana saja ada dock, entah di
dalam negeri maupun di luar negeri. Delivery harus diatur dengan cermat
agar datang di suatu tempat tepat pada saat kapal yang bersangkutan
singgah di tempat tersebut.
Kekhususan yang lain ialah dalam logistics management perkapalan, kapten
kapal mempunyai otoritas yang jauh lebih besar dalam pengambilan
keputusan dibanding dengan manajer di darat.
Pembelian Barang-barang Telekomunikasi & Komputer.
Kekhususan dari barang-barang ini adalah bahwa teknologi barang-barang ini
khusus dan sangat cepat berubah dan berkembang.
Kekhususan yang lain yaitu seringkali lebih ekonomis untuk menyewa saja
dari pada membeli.
Kekhususan yang lain lagi adalah mengenai perizinan untuk pemilikan dan
penggunaan alat-alat telekomunikasi yang biasanya cukup rumit.
Pembelian barang-barang niaga.
Kekhususan barang-barang niaga (resale commodity) adalah bahwa barang-
barang yang dibeli tersebut akan dijual lagi dalam bentuk tetap atau sesudah
sedikit di proses.

Materi E-Procurement Page 7

 Dengan demikian perlu kecepatan pengambilan keputusan karena sering
tergantung dari harga pasaran, pelanggan yang sudah komit, kesempatan
menjual dan sebagainya.
Harga dan kecepatan beli menentukan secara langsung kemampuan
perusahaan untuk memenangkan persaingan dalam menjual barang niaga
tersebut.

Atas dasar jenis material yang dibeli, dibagi menjadi :

Pembelian barang-barang Electronics.
Barang-barang electronics memerlukan pengetahuan khusus pula, yang
berlainan dengan barang-barang mekanikal dan chemical misalnya.
Juga kebiasaan dalam jual-beli alat-alat electronic kadangkadang ada
yang bersifat khusus.
Pembelian peralatan dan suku cadang rotary and moving equipment.
Yang dimaksud dengan rotary equipment adalah peralatan yang
mempunyai bagian yang terus menerus berputar, sehingga spare parts
nya lebih mudah dan cepat aus.
Contoh adalah centrifugal pumps, compressors, turbines dan sebagainya.
Yang dimaksud dengan moving equipment ialah peralatan yang
mempunyai bagian yang terus menerus bergerak selain berputar, seperti
reciprocating pumps dan sebagainya.
Karena sifatnya yang khusus dan lain dengan stationary equipment,
maka memerlukan pengetahuan dan penanganan yang khusus pula.
Pembelian peralatan dan suku cadang stationary equipment.
Berlainan dengan rotary equipment, stationary equipmenttidak
mempunyai bagian yang berputar, sehinggamempengaruhi umur dari
suku cadangnya.

Materi E-Procurement Page 8

 Contoh stationary equipment adalah boilers, heat exchanger,cooler dan
sebagainya.
Pembelian General Materials.
General Materials adalah barang yang umum, yang penggunaannya tidak
tergantung dari peralatan tertentu seperti halnya spare parts.
Contoh general materials : nails, hammer, paints, pipes, valves dan
sebagainya.
Material program biasanya dapat dimasukkan dalam bagian yang
menangani general materials ini. Tetapi kalau jumlah pembelian barang
program cukup banyak, dapat disendirikan menjadi bagian sendiri.
Pembelian Chemicals.
Chemicals merupakan barang khusus dan mempunyai komposisi dan
sifat-sifat khusus, baik cara pemesanannya, packingnya, penyimpanan
dan pengangkutannya.
Oleh karena itu, memerlukan pengetahuan dan penanganan khusus.
Tata niaga chemicals juga sering kali berlainan dengan material jenis
yang lain.
Pembelian barang-barang commissary.
Yang dimaksud dengan commissary adalah barang-barang yang biasanya
dijual di toko-toko (commisary stores) atau koperasi perusahaan seperti
bahan-bahan makanan dan minuman, tekstil dan keperluan rumah
tangga dan dapur.
Jelas jenis barang ini memerlukan penanganan lain dalam pembeliannya
dan distribusinya.
Perusahaan Negara di masa lalu misalnya diharuskan membeli beras dari
Bulog untuk karyawannya dan ini termasuk dalam kategori commissary.

Materi E-Procurement Page 9

 Pembelian alat-alat transpor.
Alat-alat yang dimaksud dalam kategori ini termasuk kendaraan (air,
darat, udara) dan spare partsnya.
Disamping sifatnya yang khas, alternatif pengadaan kendaraan tidak
hanya 'membeli' tetapi juga dapat 'menyewa' (renting) ataupun 'sewa
guna' (leasing), baik secara operational lease maupun capital lease.
Menyewapun dapat bermacam-macam, dapat secara dry lease (tanpa
crew) ataupun secara wet lease (dengan crew), dapat block charter dapat
full charter dan dapat voyage charter.
Pembelian bahan baku produksi.
Semua pembagian di atas adalah pembagian untuk pembelian barang-
barang yang digunakan untuk mendukung operasi perusahaan termasuk
untuk repair dan maintenance.
Disamping barang-barang untuk keperluan MRO tersebut (maintenance,
repair and operation), perusahaan perlu membeli bahan baku dan bahan
penolong bahan baku sebagai bahan untuk membuat produk akhir.
Umumnya bahan baku ini mempunyai sifat lain, seperti pembelian dalam
bulk/jumlah besar, dan banyak bahan baku termasuk komoditi khusus
yang mempunyai pasaran dan tata niaga khusus seperti copper, crude
oil, steel, cotton, timber dan sebagainya.
Komoditas seperti ini kadang-kadang pembeliannya dapat dilakukan
dalam future trading, yang penanganannya sangat berlainan dengan
transaksi pembelian biasa.
Ini memerlukan ketrampilan, pengalaman dan pengetahuan khusus dari
para buyer, oleh karena itu biasanya disendirikan dalam bagian khusus
atau bahkan departemen khusus atau tersendiri.

Materi E-Procurement Page 10

PERAN PEMBELIAN DALAM EKONOMI NEGARA.
Untuk banyak negara, baik negara yang sudah maju dan lebih-lebih negara yang
sedang berkembang, pembelian barang-barang dan jasa, baik yang dilakukan oleh
perusahaan milik negara maupun perusahaan milik swasta sering kali diatur atau
setidak-tidaknya dihimbau untuk diarahkan sedemikiana rupa untuk menunjang
kebijakan ekonomi atau keamanan negara. Negara yang sudah sangat majupun
seperti USA, yang menganut ekonomi liberal, bertindak serupa juga. Beberapa hal
yang sering diatur dalam bentuk lunak atau ketat oleh pemerintah negara-negara
adalah misalnya sebagai berikut.

Pembelian kepada golongan ekonomi lemah.

Maksudnya untuk memberikan kesempatan lebih banyak pada golongan
ekonomi lemah atau usaha kecil untuk mendapatkan kesempatan berusaha
dan kesempatan memperoleh penghasilan.
Misalnya diterapkan di Indonesia dengan Keppres 16 tahun 1994 dan
penggantinya Keppres 18 tahun 2000.

Pembelian setempat.
Maksudnya untuk membantu perkembangan ekonomi daerah yang biasanya
tertinggal dari pusat atau daerah yang dekat dengan pusat pemerintahan.
Juga untuk maksud pemerataan pembangunan daerah.
Misalnya diterapkan juga di Indonesia dengan Keppres tersebut di atas.

Pembelian kepada golongan minoritas.

Sebagai contoh, hal ini diterapkan di USA dalam bentuk himbauan untuk
memberi bantuan pada 'minority owned companies'.
Yang dimaksud dengan golongan minoritas adalah golongan negro, golongan
turunan Spanyol, dan bangsa turunan Asia.

Materi E-Procurement Page 11

 Hal ini juga untuk membantu mereka memperoleh kesempatan berusaha dan
meningkatkan pemerataan.

Pembelian kepada golongan perempuan.

Ini juga diterapkan di USA dalam bentuk himbauan untuk membantu 'women
owned companies'.
Golongan perempuan dianggap golongan yang perlu dibantu, karena dianggap
lemah dalam persaingan dengan kaum lelaki dalam menjalankan usaha.

Pembelian barang produksi daur ulang.

Beberapa negara membuat peraturan untuk merangsang pembelian dan
penggunaan barang-barang hasil dari proses 'daur ulang'.
Ini tentu saja dalam rangka promosi lingkungan yang bersih, aman dan ramah
lingkungan.
Rangsangan dapat diberikan dalam bentuk bermacam-macam misalnya
keringanan pajak tertentu.

Pembelian barang yang berbahaya bagi lingkungan.

Sebaliknya beberapa negara juga mengeluarkan larangan untuk memproduksi
atau membeli barang-barang yang berbahaya bagi lingkungan.
Contoh adalah barang-barang terbuat dari asbes, freon dan sebagainya.

Pembelian barang berteknologi tinggi.

Untuk menghindari bocornya teknologi tinggi yang merupakan 'milik strategis'
negara-negara maju, sering kali pembelian barangbarang tersebut sangat ketat
dikendalikan.
Sebagai misal, pembelian senjata atau komputer canggih dari USA harus ada ijin
resmi dan khusus dari Departemen Perdagangan mereka.

Materi E-Procurement Page 12