KISI-KISI SOAL MID MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN

APK

1. Manajemen kantor adalah perencanaan pengorganisasian pengkordinasian dan

pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Pengertian manajemen kantor ini dikemukakan oleh
a. William Spriegel d.The Liang Gie
b. Arthur Grager e.George R Terry
c. Edwin Robinson

2. Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman merupakan

a. Pengertian kantor d.Tujuan kantor
b. Fungsi Kantor e.tata letak kantor
c. Manfaat kantor

3. Tata ruang kantor,penerangan/cahaya,ventilasi,perlengkapan perabotan dan lain lain

merupakan bagian dari
a. lokasi kantor d.Pengawasan kantor
b. Pengorganisasian kantor e.Fasilitas kerja kantor
c. Perencanaan kantor

4. Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan

fungsi-fungsi organisasi merupakan pengertian dari
a. Perencanaan kantor d.Pengawasan kantor
b. Pengorganisasian kantor e.Fasilitas kerja kantor
c. Pengarahan kantor

5. Berikut yang termasuk unsur administrasi adalah

a. Manajemen d.rutin
b. Analisis e.Observasi
c. Teknis

6. Kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai
dengan harapan atau target merupakan pengertian
a. Pengawasan kantor d.Perencanaan kantor
b. Pengarahan kantor e.Pengkordinasian kantor
c. Pengorganisasian kantor

7. Yang bukan termasuk Sarana dan Fasilitas kerja kantor adalah

a. lokasi kantor d.Peralatan
b. Humas e.Mesin mesin kantor
c. Gedung

8. Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut

a. Office planning d. Office organizing
b. Office administrative e. Office work
c. Office management

9. Berikut ini yang termasuk dalam perencanaan perkantoran (office planning), yaitu
a. Anggaran (budgeting) d. Pengorganisasian perkantoran
b. Waktu perkantoran e. Pelayanan kantor
c. pegawai perkantoran

10. Ruang lingkup administrasi meliputi kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja
perkantoran. Berikut ini yang termasuk salah satu kegiatan kantor adalah
a. Tata usaha d. Analisis perkantoran
b. Tata hubungan e. Pengawasan perkantoran
c. Kepegawaian

11. Administrasi mempunyai 5 fungsi pendukung. Fungsi administrasi yang

membutuhkan pemikiran minimal mancakup pengarsipan dan penggandaan, merupakan
fungsi
a. Rutin d. Teknis
b. Analisis e. interpersonal
c. Manajerial

12. Berikut ini merupakan salah satu prinsip organisasi, kecuali

a. Prinsip perumusan tujuan d. Prinsip kekuasaan
b. Prinsip pembagian kerja e. Prinsip kesatuan perintah
c. Prinsip koordinasi
13. Dalam menjalankan kegiatannya, organisasi dibagi menjadi beberapa unit yang
diberi wewenang untuk melaksanakan tugas-tugas dan akan dimintai pertanggung
jawabannya, berarti organisasi tersebut menerapkan prinsip
a. Kesatuan perintah d. Pendelegasian wewenang
b. Koordinasi e. Rentang organisasi
c. Pembagian tugas

14. Karyawan lebih sulit untuk mengembangkan diri, merupakan kekurangan dari bentuk
organisasi
a. Staf d. Fungsional dan garis
b. Fungsional e. Garis/Lini
c. Garis dan staf

15. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah sebagai berikut,
kecuali
a. Memberikan pelayanan untuk mencapai tujuan organisasi
b. Menyediakan informasi bagi pimpinan
c. Menyediakan keterangan bagi pimpinan untuk mengambil keputusan
d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
e. Meningkatkan motivasi karyawan

16. Apa bila seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap
pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada
hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat
dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin tetapi sulit untuk melakukan tour
of duty, merupakan bentuk organisasi
a. Fungsional d. Fungsional dan garis
b. Staf e. Lini
c. Garis dan staff

17. Pekerjaan penunjang tugas utama, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis
menulis, catat mencatat yang berhungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan,
merupkan pengertian dari
a. Pekerjaan tulis d. Pekerjaan kertas
b. Manajemen e. Pekerjaan melayani
c. Pekerjaan kantor
18. Salah satu contoh pekerjaan kantor adalah
a. Traveling d. Maling
b. Mailing e. penunjang
c. Driving

19. Berikut ini termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor yang dilaksanakan di
sekolahan yaitu
a. Mengajar siswa d. Mencatat pesanan
b. Membuat soal-soal ulangan e. memeriksa pasien
c. Memberikan hukuman

20. Pekerjaan calculating (menghitung) berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh

George R. Terry dalam persentase adalah sebesar
a. 6,5 % d. 12,3 %
b. 8,8 % e. 19,5 %
c. 10,2 %
21. Lembaran kartu atau kertas yang mempunyai ukuran tertentu yang dicetak dan di
dalamnya terdapat beberapa informasi yang sifatnya tetap dan beberapa informasi yang
sifatnya tidak tetap disebut
a. Surat d. arsip
b. Laporan e. warkat
c. Formulir

22. Berikut ini yang bukan termasuk faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
adalah.
a. Sistem pencahayaan d. Sistem cuaca
b. Sistem warna e. Sistem udara
c. Sistem udara

23. Penggunaan cahaya yang berasal dari sinar matahari, biasannya memanfaatkan
dekorasi jendela, kaca, dinding dan cahaya langit yang berpadu adalah jenis
pencahayaan
a. Task lighting d. Accent lighting
b. Natural lighting e. Nurani lighting
c. Ambient lighting
24. Pemberian warna biru pada dinding kantor memiliki tujuan agar
a. Membangkitkan energy d. memberikan perasaan tenang,tentram dan sejuk
b. Mendatangkan energy e. memberi kesan romantis
c. Member efek energik

25. Untuk memperoleh karyawan yang handal dan cakap, sebuah perusahaan
melaksanakan tahapan-tahapan pengadaan personil sebagai berikut
a. Analisis jabatan, rekrutmen, dan seleksi
b. Pendaftaran, test, pengumuman
c. Analisis, wawancara, test
d. Iklan lowongan kerja, pendaftaran
e. Wawancara, tes tertulis, dan surat panggilan

26. Suatu proses mencari dan mempengaruhitenaga kerja agar mau melamar untuk
lowongan yang ada dalam perusahaan disebut
a. Seleksi d. analisis jabatan
b. Bursa kerja e. tenaga kerja
c. Rekrutmen

27. Tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam
perusahaan, yakni dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenuhi
spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru,
merupakan perekrutan karyawan dari sumber
a. Eksternal d. iklan
b. Internal e. surat kabar
c. outsourcing

28. Pada sebuah perusahaan, seorang personil kantor harus memenuhi persyaratan yang
meliputi beberapa hal berikut ini
a. Persyaratan pendidikan, kecantikan dan berpakaian
b. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemandirian
c. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, dan kepribadian
d. Persyaratan ketrampilan dan kebolehan
e. Persyaratan fisik dan intelektual
29. Dibawah ini merupakan manfaat dilaksanakannya pelatihan, kecuali
a. Dapat meningkatkan kinerja personil/ karyawan kantor
b. Karyawn dapat berkembang dengan cepat
c. Karyawan mampu melaksanakan tugas secara efektif dan efisien
d. Mampu meningkatkan etos kerja karyawan
e. Menimbulkan kecemburuan social antar karyawan

30. Pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam
suatu organisasi sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan dan statusnyapun
lebih rendah disebut
a. Promosi d. Mutasi
b. Demosi e. Rotasi
c. Demonstrasi

BANK SOAL ADM.PERKT X-

MANAJEMEN PERKANTORAN

BANK SOAL MANAJEMEN PERKANTORAN Kelas X

1. Komunikasi adalah proses penyampaian ide dari suatu sumber berita ke tempat tujuan. Pengertian
komunikasi ini adalah pendapat

a. Ensiklopedi Administrasi+ d. Keith Davisrat

b. Charles E. Redfield e. Phil astrid Susanto

c. Goerge R. Terry

2. Komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti. Pengertian

komunikasi seperti ini dikemukaan oleh

a. Ensiklopedi Administrasi d. Keith Davisrat

b. Charles E. Redfield e. Phil astrid Susanto+

c. Goerge R. Terry

3. Orang menerima berita disebut

a. Komunikator d. Enkode

b. Tanggapan / umpan balik e. berita / pesan / message

c. Komunikan+

4. Untuk lancarnya suatu pekerjaan, para karyawan sudah tahu akan tugasnya dan bagian
pekerjaannya. Hal ini dengan adanya fungsi dalam manajemen kantor.

a. Planning d. Organizing+
 b. Motivating e. Coordinating

c. Evaluating

5. Istilah directing mempunyai sifat

a. Pengendalian d. Penggerak

b. Memimpin e. Mendorong

c. Mengarah+

6. John F. Mee memakai istilah . Sebagai fungsi penggerak.

a. Actuating d. Commanding

b. Coordinating e. Motivating+

c. Directing

7. Pengawasan dari laporan tertulis adalah cara pengawasan

a. Manajemen d. Komunikatif

b. Operatif e. Administratif+

c. Konsultasi

8. Pemimpin adalah seseorang yang dapat mempersatukan orang-orang dalam mengejar suatu tujuan.
Perumusan ini dikemukakan oleh

a. Herbert A. Simon dan kawan-kawan+

b. Emory S. Bogardus

c. Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo

d. Prof. Dr. H. Arifin Abdurrahman

e. Prof. Dr. Sarwono Prawirohardjo

9. Program diartikan sama dengan

a. Planning+ d. Organizing

b. Staffing e. Directing

c. Controlling

10. Rencana tahunan, biasanya diperinci setiap

a. Bulan+ d. Tahun

b. Minggu e. Hari

c. Jam

11. Yang membuat rencana bulanan di kantor adalah

a. Pucuk Pimpinan d. Manager Kantor+

b. Kepala Bagian e. Kepala Seksi

 c. Karyawan

12. Pemimpin adalah orang yang mempengaruhi orang-orang lain agar menjalankan apa yang
dikehendakinya. Perumusan ini dikemukakan oleh

a. Herbert A. Simon dan kawan-kawan

b. Emory S. Bogardus

c. Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo+

d. Prof. Dr. H. Arifin Abdurrahman

e. Prof. Dr. Sarwono Prawirohardjo

13. Kepemimpinan dibuktikan oleh adanya kontak-kontak pribadi yang langsung antara orang yang
dipimpin dengan si pemimpin. Kepemimpinan yang demikian bertipe

a. Pribadi+ d. demokratis

b. Non pribadi e. Paternalistik

c. Otoriter

14. Kepemimpinan yang dibuktikan dengan para bawahan terutama yang cukup cerdas turut serta
memberikan pendapat mereka, disebut pemimpin bertipe

a. Pribadi d. demokratis+

b. Non pribadi e. Paternalistik

c. Otoriter

15. Isi dari kegiatan manajemen perkantoran yang meliputi perencanaan kantor, pengorganisasian
kantor, pengarahan kantor dan pengendalian kantor adalah

a. Ruang lingkup pekerjaan kantor d. Volume pekerjaan kantor

b. Ciri-ciri pekerjaan kantor e. Jenis-jenis kantor

c. Fungsi pekerjaan kantor+

16. Singkatan POAC adalah fungsi manajemen menurut

a. Hendry Fayol d. Luther Gullick

b. George R. Terry+ e. Harold Koontz

c. Dr. Sondang P. Siagian, MPA

17. Planning, organizing, staffing, directing dan controlling adalah fungsi manajemen menurut

a. Hendry Fayol d. Luther Gullick

b. George R. Terry e. Harold Koontz+

c. Dr. Sondang P. Siagian, MPA

18. Bawahan yang dipimpin oleh seorang pemimipin dengan jalan selalu dilindungi dan dijuruskan dan
segala sesuatunya selalu diarahkan oleh pimpinan. Sehingga kemandirian bawahan tersebut boleh
dikatakan tidak dapat berkembang. Kepemimpinan yang demikian bertipe
 a. Pribadi d. demokratis

b. Non pribadi e. Paternalistik+

c. Otoriter

19. Pemimpin mempunyai suatu kenyakinan bahwa sumber kebaikan itu berasal dari luar, dan jalan
satu-satunya untuk memperoleh apa yang diinginkannya adalah menerima dari sumber luar itu. Ditinjau
dari sudut psikologi, pemimpin yang demikian disebut bertipe

a. Bertahan/serba terima+ d. Marketing

b. Serba menimbun e. Produktif

c. Bersifat menyerang atau menghisap

20. Pemimpin yang senang mendidik dan mengembangkan para bawahan yang dipimpin, sehingga para
bawahan tersebut menjadi pimpinan yang baik di kemudian hari, ditinjau dari sudut psikologis pimpinan
yang demikian berarti bertipe

a. Bertahan/serba terima d. Marketing

b. Serba menimbun e. Produktif+

c. Bersifat menyerang atau menghisap

21. Pemimpin mempunyai suatu pendapat bahwa dirinya adalah seperti emas berlian serta nilai dirinya
adalah sebagai nilai pertukaran dan modal utamyanya adalah kepandaian memainkan suatu peranan.
Ditinjau dari sudut psikologis pimpinan yang demikian termasuk dalam tipe

a. Bertahan/serba terima d. Marketing+

b. Serba menimbun e. Produktif

c. Bersifat menyerang atau menghisap

22. Daya dorong yang timbul atau datangnya dari luar diri seseorang disebut

a. Motif d. Motivasi kerja

b. Insentif+ e. Motivasi

c. Negatif

23. Hal atau keadaan yang menimbulkan dorongan disebut

a. Motif d. Motivasi kerja

b. Insentif e. Motivasi+

c. Negatif

24. Menurut A.H. Maslow, kebutuhan akan sandang, pangan, dan pemuas seksual termasuk kebutuhan

a. Psychological+ d. Safety needs

b. Sosial needs e. Esteem needs

c. Self actualization needs

25. Kebutuhan akan keamaan yang meliputi keamaan jiwa maupun keamaan harta, termasuk kebutuhan

a. Psychological d. Safety needs+

b. Sosial needs e. Esteem needs

c. Self actualization needs

26. Manusia juga perlu akan kebutuhan akan perasaan diterima oleh orang lain, ingin dihormati,
perasaan ingin maju atau berprestasi dan kebutuhan akan perasaan ikut serta. Hal ini termasuk dalam
kebutuhan

a. Psychological d. Safety needs

b. Sosial needs+ e. Esteem needs

c. Self actualization needs

27. Ada beberapa orang yang bekerja bukan karena uang yang menjadi faktor nomor satu, tetapi faktor
kepuasan terhadap hasil kerja. Kebutuhan ini termasuk

a. Psychological d. Safety needs

b. Sosial needs e. Esteem needs

c. Self actualization needs+

28. Manusia sebaiknya menentukan tujuan tidak terlalu tinggi juga tidak terlalu rendah, tetapi tujuan itu
sudah cukup merupakan tantangan untuk dapat dikerjakan dengan baik, demikian menurut achievement
motivation theory. Teori tersebut dikemukakan oleh

a. George R. Terry d. David Mc. Clelland+

b. A.H. Maslow e. Chester T. Barnard

c. Douglas Mc. Gregor

29. Penyampaian berita / ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut

a. Komunikasi+ d. Surat menyurat

b. Telex e. Hubungan

c. Telegram

30. Dalam unsur tata hubungan pengiriman berita disebut

a. Komunikator+ d. Enkode

b. Tanggapan / umpan balik e. berita / pesan / message

c. Komunikan

31. Kata administratie dari bahasa belanda yang mempunyai arti

a. Administrasi sebagai proses penyelenggaraan kerja sama untuk suatu tujuan tertentu

b. Administrasi dalam arti luas

c. Sebagai suatu cara untuk menggerakan orang lain

 d. Sebagai pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis+

e. Pekerjaan kantor

32. Istilah menyelenggarakan menurut kamus umum Bahasa Indonesia, berarti

a. Memelihara, melakukan, mengatur, mengadakan, memperhatikan serta mendirikan.+

b. Perbuatan dan pemeliharaan

c. Diatur dan diadakan

d. Dilakukan dan menggandakan

e. Diadakan dan menyimpan

33. Kegiatan tata usaha adalah

a. Ciri-ciri pekerjaan kantor

b. Administrasi dalam arti luas

c. Administrasi dalam arti sempit+

d. Isi dari pekerjaan kantor

e. Rangkaian perbuatan penyelenggaraan.

34. Kegiatan pembagian tugas dari suatu kegiatan disebut

a. Administrasi d. komunikasi

b. Pengorganisasian+ e. Tata Usaha

c. Manajemen

35. Organisasi dinamis, menimbulkan dua hubungan dalam organisasi, yaitu

a. Hubungan intern dan ekstern d. Hubungan ke bawah dan ke atas

b. Hubungan vertical dan horizontal e. Hubungan dua orang karyawan

c. Hubungan formal dan informal+

36. Bentuk organisai yang menggambarkan jenjang-jenjang dari atas ke bawah dan semakin ke bawah
semakin luas disebut

a. Pyramid+ d. lingkaran

b. Mininggi e. Lukisan

c. Mendatar

37. Dalam organisasi terdapat beban pimpinan sangat berat karena tidak ada spesialisasi, merupakan

a. Kebaikan dari organisasi garis

b. Kelemahan dari organisasi garis+

c. Kebaikan dari organisasi garis dan staf

d. Kelemahan dari organisasi fungsional

 e. Kebaikan dari bagan meninggi

38. Yang termasuk dalam unsur pokok administrasi adalah

a. Organisasi kepegawaian dan keuangan

b. Kepegawaian, perbekalan dan tata usaha

c. Pengorganisasian, manajeman dan komunikasi+

d. Manajemen saja

e. Tata usaha saja

39. Bagian dari administrasi public nasional adalah

a. Administrasi Negara+ d. Administrasi Sosial

b. Administrasi Niaga e. Administrasi Pembukuan

c. Administrasi Internasional

40. Rangkaian aktivitas mengatur dan mengurus penggunaan tenaga-tenaga kerja yang diperlukan
dalam rangkaian aktivitas, disebut

a. Organisasi d. Kepegawaian+

b. Manajemen e. Keuangan

c. Komunikasi

41. Asal kata dari istilah manajemen dari bahasa latin yaitu manus, yang berarti

a. Mengendalikan d. Menggerakan

b. Tangan+ e. pengurusan

c. Pembinaan

42. Istilah ketatalaksanaan di Indonesia sering diartikan sebagai

a. Administrasi d. Organisasi

b. Personalia e. Manajemen+

c. Tata Usaha

43. Suatu tempat yang didalamnya mengandung pengertian gedungnya, peralatannya, pekerjaannya dan
orangnya adalah

a. Komunikasi d. Kepemimpinan

b. Kantor+ e. Birokrasi

c. Koordinasi

44. Seorang ketua kelompok memimpin anak buah tanpa belajar ilmu manajemen kepemimpinan seperti
ini, disebut

a. Manajemen sebagai ilmu d. Administrasi dalam arti luas

b. Manajeman sebagai seni+ e. Manajeman sistematis

 c. Administrasi dalam arti sempit

45. Manajemen sebagai seni sudah ada dari zaman Mesopotamia. Zaman itu termasuk fase

a. Pra sejarah d. Modern

b. Sejarah+ e. Hindu

c. Penyempurnaan

46. Perkembangan menajeman pada fase zaman modern ditandai dengan

a. Menejemen sebagai seni d. Manajemen tertutup

b. Manajemen sistematis e. Manajemen ilmiah+

c. Manajemen terbuka

47. Penulis buku On the Economy of Machinery and manufactures adalah

a. Goerge R. Terry d. Charles Babage+

b. F.W. Taylor e. Henri Taylor

c. The Liang Gie

48. Analisi tentang menajemen oleh Henri Fayol berorientasi pada

a. Tingkat terbawah perusahaan

b. Jabatan pimpinan atas+

c. Jabatan tingkat menengah

d. Semua karyawan

e. Pekerjaan dari tingkat pelaksana

49. Yang terkenal sebagai Bapak Manajemen Ilmiah adalah

a. Goerge R. Terry d. Charles Babage

b. F.W. Taylor e. Henri Taylor+

c. The Liang Gie

50. Salah satu prinsip umum dari Hendri Fayol adalah Division of work, artinya

a. Kekuasaan dan tanggungjawab d. kesatuan arah

b. Kesatuan perintah e. Semangat kesatuan

c. Pembagian kerja+

51. Sumber daya manusia merupakan salah satu sarana manajemen yang disebut

a. Man+ d. Money

b. Machine e. Methode

c. Materials
52. Ketua DPR pada siding legislative sebagi pejabat pemerintah merupakan

a. Top Manajemen+ d. Middle manajemen

b. Lower manajemen e. Bottom level

c. Middle manajemen

53. Yang termasuk menajeman tingkat bawah pada perusahaan swasta adalah

a. Presiden Direktur d. General Manager

b. Office Manager e. Direktur

c. Kepala Bagian+

54. Sarana manajemen harus bersifat kontemporer maupun inovatif. Maksudnya adalah

a. Sasaran harus logis dan nyata+

b. Sasaran dapat berguna kapan saja bila diperlukan

c. Sasaran harus berimbang

d. Sasaran merupakan partisipasi dari pelaksana

e. Sasaran ditetapkan untuk semua anggota

55. Kewibawaan berarti hak untuk memerintah (dalam suatu organisasi) dan kekuasaan untuk membuat
kita dipatuhi dan ditaati. Pengertian kewibawaan tersebut dikemukakan oleh

a. Goerge R. Terry+ d. Chester I Bernard

b. James D. Mooney e. Ralp Currier Davis

c. Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirdjo

56. Kewibawaan yang sifatnya percaya pada sahnya susunan dan peraturan-peraturannya menurut
hukum, adalah kewibawaan

a. Yang legal / formal+ d. Teknik

b. Yang serba tradisi e. Moral

c. Yang kharismatik

57. Kekuasaan atau kewibawaan ini timbul berdasarkan pengakuan kewibawaab atu penerimaan oleh
masyarakat akan wewenang yang ada pada seorang pimpinan. Ini adalah asal-usul kewibawaan jenis

a. Yang legal / formal d. Teknik

b. Yang serba tradisi e. Moral

c. Yang kharismatik+

58. Kewibawaan manager adalah hak untuk melakukan kepemimpinan yang eksekutif. Definisi tersebut
dikemukaan oleh

a. Goerge R. Terry d. Chester I Bernard

b. James D. Mooney e. Ralp Currier Davis+

 c. Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirdjo

59. Seorang akuntan karena keahliannya mendapat pengakuan sebagai berkewibawaan. Ini adalah jenis
kewibawaan berdasarkan

a. Kewibawaan resmi d. Kewibawaan yang kharismatik

b. Kewibawaan teknik+ e. kewibawaan moral

c. Kewibawaan pribadi

60. Tanggungjawab itu dapat berakhir bila pekerjaan/tujuannya

a. Masih berlanjut d. gagal

b. Masih berlangsung e. berhenti di tengah jalan

c. Sudah tercapai+

61. Tanggungjawab atau Responsibility adalah sesuatu untuk masa seseorang dapat diminta
pertanggungjawabannya. Definisi tanggung jawab tersebut dikemukakan oleh

a. Goerge R. Terry d. Alvin Brown+

b. James D. Mooney e. Ralp Currier Davis

c. Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirdjo

Soal Essay Prinsip-prinsip Dasar Administrasi Perkantoran :

1. Sebutkan pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, sebanyak

5 buah.

2. Apakah kegunaan dari perlengkapan kantor ?

3. Apakah yang dimaksud dengan Office Furniture

4. Sebutkan Mesin-mesin kantor, sebanyak 5 buah.

5. Apakah yang anda ketahui tentang Office Ornament ?

6. Sebutkan contoh barang yang termasuk dalam Office Ornament, 3 buah.

7. Jelaskan istilah dari beberapa jenis mesin kantor di bawah ini :

a. Type writers

b. Letter opener

c. Calculating Machines

d. Numbering Machines
8. Bila anda menjadi seorang pimpinan suatu perusahaan, maka peraturan-peraturan apa sajakah
yang akan dibuat, agar para bawahan merasa nyaman bekerja.

9. Bagaimanakah cara menyelesaikan suatu masalah yang berkaitan dengan sering terlambatnya para
bawahan masuk ke kantor, agar timbul kesadaran disiplin tepat waktu ?

10. Jelaskan pengertian dari istilah Kantor ?

11. Apakah yang kalian ketahui tentang Office Work ?

12. Sebutkan pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, sebanyak

5 buah.

13. Sebutkan pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis, sebanyak 3 buah.

14. Sebutkan 10 buah peralatan kantor.

15. Sebutkan 5 buah perlengkapan kantor.

16. Bagaimanakah fungsi kantor menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford ?

17. Menurut The Liang Gie terdapat beberapa pola perbuatan dari Tata Usaha, antara lain :

a. Menghimpun

b. Mencatat

c. Menyimpan

Jelaskan dari 3 kegiatan Tata Usaha tersebut di atas ?

18. Bagaimanakah peranan Tata Usaha dalam kegiatan suatu Organiasasi/Perusahaan ?

19. Salah satu ciri dari kegiatan Tata Usaha adalah Bersifat Pelanyanan, jelaskan ?

Mengelola Peralatan Kantor

MENGELOLA PERLATAN KANTOR

A. Pengertian
 Peralatan kantor merupakan perangkat keras yang digunakan untuk membantu proses penyelesaian

pekerjaan kantor yang menunjang aktvitas pencapaian tujuan kegiatan organisasi kerja terkait

dengan tugas pokok organisasi kerja. Perangkat keras ini merupakan rangkaian komponen / unsur -

unsur dalam peralatan kantor sehingga dapat menopang dalam membantu proses penyelesaian

pekerjaan administrasi.

B. Fungsi Peralatan

Dalam penggunaan proses penyelesaian kegiatan administrasi kantor terkait dengan kegiatan -

kegiatan sebagai berikut :

1. Membuat dokumen

2. Menggandakan dokumen

3. Mengolah data/ kata ( data processing/ word processing )

4. Berkomunikasi

5. Menyatukan dokumen

6. Menjilid dokumen

7. Memotong kertas

8. Dan sebagainya

PENGERTIAN DASAR KANTOR DAN TATA USAHA

Adapun jenis-jenis pekerjaan kantor sebagai berikut:

Pekerjaan kantor bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan
langsung dengan pekerjaan tulis menulis.

a. Pengurusan dan penanganan surat (surat masuk dan surat keluar)

b. Penyimpanan surat (kearsipan)

c. Pengetikan

d. Pengurusan kepegawaian

e. Pengurusan keuangan

f. Pengurusan perlengkapan

g. Penggandaan

h. Pembuatan laporan

Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak

banyak berhubungan dengan tulis menulis

a. Menelpon

b. Menerima tamu

c. Memelihara gedung kantor

d. Pelayanan keamanan

e. Pekerjaan pesuruh

A. PERBEKALAN TATA USAHA.

Jenis-Jenis perbekalan tata usaha

1. Barang lembaran :Kertas, karton, karbon, dan berkas

2. Barang bentuk :Lem, karet, penghapus, tinta

3. Alat tulis kantor (ATK) :Pensil, bolpoint, capnomor

4. Alat keperluan lainya :Alat pencabut jepitan, mistar, bantalan cap

5. Mesin kantor :Mesin tik, mesin hitung, mesin stencil

6. Perabot kantor :Meja , lemari, peti besi

7. Perlengkapan lainy :Lampu, kipas angina, AC

B. MESIN-MESIN KANTOR.

Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk

menghimpun, mencatat dan mengolah bahan bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.

Macam-macam mesin kantor

1. Mesin ketik (type writer)

2. Mesin dikte (dictating machine)

3. Mesin hitung (calculating machine)

4. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)

5. Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)

6. Mesin komunikasi(communication Equipment)

C. PERALATAN KANTOR

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha

Menurut kamus bahasa Indonesia, perlatan kantor berarti suatu yang dapat dipakai sebagai alat

dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi peralatan kantor atau media kantor juga berfungsi sebagai

syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu

Macam-macam peralatan kantor:

 Bak surat (dask trays)

Kalender meja (desk calendar)

Mistar (ruler)

Pena (pens)

Tangkai pena (pen holder)

Pensil (pencils)

Pena berwarna (colored pencil)

Penghapus pensil (eraser)

Kertas-kertas isap (blotter)

Gunting (shears) k. Penjepret kawat (setlaper)

Bak untuk jepitan kertas (tray for clips)

Bak untuk jarum-jarum (tray for pins)

Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands)

Berkas-berkas jepitan (binders)

Cap tanggalan (band dater)

Bantalan cap (stamp pad)

Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor

Mesin kartu berulang (purches card machines)

Mesin jumlah (adding machines)

Mesin hitung (calculating machines)

Mesin tulis (type machines)

Mesin pengganda reproducing machines) f. Mesin label labeling machines)

 Mesin penomor (numbering machines)

Mesin penghimpun lembar stensil (collator)

Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul surat (folding machine and mail inserter)

Mesin perekam (tape recorder Dictaphone, transcriber)

D. HIASAN KANTOR

Hiasan kantor adalah benda benda kantor yang pada umumnya menambah suasana menyenangkan

di dalam kantor

Dekorasi

Hiasan Dinding

Taman

Vas

Lukisan

Alat Bantu Peraga(Audio Visual Aids)

Audio : Audible artina kedengeran,pengalaman hasil pendengaran

Visual:Visible artinya kelihatan,Pengalaman hasil penglihatan

Jadi Audio Visual Aids diartikan Alat bantu peraga yaitu alat digunakan sebagai alat komunikasi

Contoh : Seorang penyanyi dengan para pendengar

Alat Bantu peraga di bagi menjadi 3

1. Alat bantu peraga yang dapat ditangkap oleh panca indra

2. Alat bantu peraga yang daat di proyeksikan atau dipntulkan

Contoh:

OHP(Over head Projector )

Slide projector
 Film strip

Movie flm

Opaque projector

MENGGANDAKAN DOKUMEN

Pengertian Penggandaan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni :

proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha

memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan

dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan

dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak,

antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya :

memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya

Fungsi Penggandaan

Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya

terdapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas

penunjang.

Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin

2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya

3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen,

sesuai keinginan pimpinan

4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya

5. Memberikan pelayanan informasi secara optimal dalam rangka efektivitas penyelesaian pekerjaan
kantor.

Macam-Macam Alat Pengganda

Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :

1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan

menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan

master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil untuk

digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah ditutup dengan

koreksi lak.

Untuk membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik ( dengan cara memindahkan tulisan

dengan mengetik di atas sheet stencil ), menggunakan printer ( mencetak di atas sheet stncyl tanpa

menggunakan tinta ), atau pena stylus ( dengan menulis di atas sheet stencyl ).

Hasil yang diperoleh terdapat lubang lubang sablon huruf , karakter, gambar yang akan digunakan

untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan pada mesin stensil.

Mesin Foto Copy

Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada

permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas

putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas

pelajarilah terlebih dahulu Bagian-bagian dari mesin foto copy, sebagai berikut :

1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau

memegang lembaran asli yang akan dicopy

2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan

terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli

agar tepat pada posisi tengah

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang

belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4. Tombol onoff (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan

mesin.

5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan

6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka

untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin

7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base).

Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki

memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5

Mesin Foto Copy Besar

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :

1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat

bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran
asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak

4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat

menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4

Pengoperasian Mesin Foto Copy

Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala

pada posisi yang tepat di tengah

2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF