PELAYANAN LOKET

No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPTD Puskesmas dr. Yunitawati Br. Bangun
Binjai Kota NIP. 197306102006042014
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adlah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan
dalam kegiatan pengendalian mutu.
1) Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dan
pengendalian dokumen-dokumen system manajemen mutu
yang mencangkup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur
dalam prosedur
2) Dokumen dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di update/diperbaharui secara
berkala sesuai dengan perubahan-perubahan yang terjadi
selama pemakaiannya
3) Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di
update/diperbaharui karena tidak diperuntukan sebagai
acuan kerja.
4) Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah
bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan
selanjutnya diperlukan sebagai arsip.
5) Pedoman Mutu
 Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu
yang memuat ketentuan-ketentuan/ persyaratan-persyaratan/
kebijakan-kebijakanyang digunakan sebagai acuan umum
dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisai.
6) Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah dokumen system manajemen mutu
yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/ proses secara
lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan
7) Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sitem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas
untuk mendukung pelaksanaan system manajemen mutu.

2. Tujuan
Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan SIstem Manajemen Mutu ISO-9001:2008
dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi
persyaratan standard Internasional ISO-9001:2008

3. Kebijakan
SK Kepala UPTD Puskesmas Binjai Kota No.

Tentang pengendalian dokumen dan rekaman

4. Referensi
Pemenkes RI Nomor : 269/MENKES/PER/III/2008

5. Alat dan Bahan

ATK, Formulir

6. Prosedu/langkah- 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala

langkah
Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit menetapkan
jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu,
Prosedur Kerja/SOP dan Formulir.
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR/Wakil manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut:
Posedur kerja dan Intruksi Kerja terdiri dari: pengertian, tujuan,
kebijakan, prosedur, diagram alir (jika diperlukan), unit terkait,
referensi, dokumen terkait, catatan revisi/perubahan
3. MENGESAHKAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi : judul dokumen, nomor kode
dokemen, terbitan (daudigit), revisi (daudigit), tanggal mulai berlaku,
halaman, penanggung jawab (disiapkan, diperiksa, disahkan)
5. MEMBERIKAN PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberikan nomor dokumen yang
terjadi menjadi 4 bagian:
a. Penomoran manual mutu, prosedur kerja dan intruksi kerja
Bagian I
- Menunjukkan jenis dokumen
- Untuk manual mutu
- PK untuk prosedur kerja
- FORM umtuk formulir yang digunakan
Bagian II
- Menunjukan unit yang membuat dkumen menunjukan nomor
urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukan tahun
penerbitan dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen : PK/BPG/001/15
Artinya:
PK: jenis dokumen prosedur kerja
BPG: BP Gigi
 001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
c. Contoh: FORM/BPG/001/15
Form menunjukan jenis dokumen dan rekaman artinya : jenis
dokumen formulir
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi formulir bukti
penerimaan dokumen
c. Sekertariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara daftar induk prosedur kerja, intruksi kerja dan
formulir yang ada pada bagian Sub Bag, Bidang atau seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi
cap TERKENDALI dengan persetujuan MR.
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Pemintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tia
dokumen.
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan sistem mutu
 b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama di tarik
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
DAN REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak
berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir berita acara
pemusnahan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnakan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik
diberi cap TAK TERKENDALI dan disimpan MR sebagai
arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen dilakukan tinjauan ulang setiap satu tahun sekali.
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator unit/pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen ekternal. Bila suatu dokumen ekternal sudah tidak
digunakan MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternal

7. Bagan alir
Menetapkan jenis Membuat
dokumen dokumen

Memberikan Mengesahkan isi

identitas dokumen
 Memberikan Menerbitkan &
penomoran mendistribusi

Menerbitkan Merevisi
ulang dokumen

Melakukan Melakukan
penarikan & peninjauan ulang
pemusnahan

Pengendalian
dokumen
eksternal

8. Hal-hal yang Catatan revisi perubahan, bukti penerimaan dokumen, usulan revisi, bukti
diperlukan
penatikan dokumen, berita acara pemusnahan dokumen
diperhatikan
9. Unit terkait -
10. Dokumen terkait - Formulir bukti penerimaan dokumen
- Formulir usulan revisi
11. Rekaman histori
No Halaman Yang diubah perubahan Diberlakukan
tanggal