BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Perpustakaan Madrasah sebagai salah satu unsur pendidikan memiliki peran yang
sangat strategis dalam mencapai tujuan pendidikan madrasah. Oleh karena itu keberadaan
perpustakaan madrasah harus dimenej secara profesional guna mengoptimalkan peran dan
fungsinya di madrasah. Fungsi-fungsi perpustakaan sebagai pusat sumber belajar
memfasilitasi penggunanya untuk dapat mengembangkan metode pembelajaran berbasis
perpustakaan (library centered teaching) sehingga peserta didik memperoleh manfaat yang
maksimal dari proses pembelajaran. Selain itu perpustakaan juga berfungsi sebagai pusat
informasi dan rujukan yang memungkinkan pengguna dapat mengembangkan bakat dan
minatnya. Dan masih banyak lagi fungsi perpustakaan, seperti penelitian, tempat rekreasi
edukatif dan tempat pelestarian budaya bangsa yang semuanya mendukung tercapainya
tujuan pendidikan madrasah.
Untuk mewujudkan fungsi tersebut secara optimal, maka perpustakaan harus
mengadopsi konsep manajemen modern dalam tata operasional, termasuk di dalamnya
adalahpenerapan SOP. Penerapan SOP Perpustakaan Madarsah ini merupakan wujud respon
para stakeholder madrasah terhadap kebijakan pemerintah yang tertuang dalam Peraturan
MENPAN-RB No. Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) yang telah diubah menjadi Peraturan
MENPAN-RB No. 35 tahun 2012. Dan juga respon terhadap Keputusan Menteri Agama No.
168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kementerian Agama.
Berbagai regulasi tersebut memberikan landasan yuridis yang kuat bagi instansi
pelayanan publik untuk menyusun SOPpada lingkup kewenangannya masing-masing. SOP
adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari aktivitas
rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi. SOP dibuat sebagai mekanisme
pelaksanaan tugas dan fungsi birokrasi yang secara teknis menyediakan suatu prosedur tetap
bagi aparatur birokrasi untukmelaksanakan proses administrasi.
Pelaksanaan proses administrasi yang multidimensional, rumit, padat, berbelit-belit
dan tidak prosedural akan berulang sepanjang waktu jika tidak ada mekanisme pengaturan
prosedur yang jelas. Sebab birokrasi mempunyai struktur yang terdiri dari hierarkhi

1
 kepemimpinan di mana masing-masing tingkatan memiliki tugas dan fungsi yang berbeda.
Selain itu birokrasi, sebagai ciri khasnya, terdiri dari bagian-bagian yang masing-masing
memiliki fungsi sendiri, yang mana keberhasilan satu bagian hendaknya berimplikasi
terhadap keberhasilan bagian-bagian lainnya. Bahkan keberhasilan suatu bagian harus
berpengaruh dan menjadi bagian dari keberhasilan lembaga secara keseluruhan.
Oleh karena itu, sebuah mekanisme standar dan baku perlu diciptakan untuk
mengubah prosedur yang rumit dan berbelit-belit menjadi prosedur yang mudah, sederhana
dan runtut guna menjamin agar pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur birokrasi dapat
berjalan efektif dan efisien, tidak ada pelaksanaan tugas yang bertabrakan melainkan saling
mengisi dan saling bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
Pada prinsipnya pencapaian tujuan bersama itu akan mudah diraih jika seluruh
aparatur dan stakeholder terkait bersatu padu dalam visi dan misi serta seirama dalam
langkah pelaksanaan tugas. Untuk itu sebuah landasan teknis perlu dipersiapkan, yaitu
landasan yang dapat dijadikan acuan bagi setiap aparatur untuk menyatukan langkahnya
secara terprogram, terorganisir dan terukur, sehingga hasilnya pun dapat dipertanggung
jawabkan. Landaan teknis tersebut adalah SOP yang kelak menjadi sebuah prosedur tetap
(protap) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur madrasah.

B. DASAR HUKUM
1. Undang-undang No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan.
2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
3. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi
2010-2025.
4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010- 2014.
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 7 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Dokumen Usulan Reformasi
Birokrasi.
6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process).

2
 7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan yang telah diubah menjadi Peraturan Menpan Nomor 35
tahun 2012.
8. Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan SOP
di Lingkungan Kementerian Agama.

C. TUJUAN PENYUSUNAN SOP MADRASAH TSANAWIYAH 15

Tujuan penyusunan SOP Perpustakaan Madrasah ini adalah untuk memberikan
panduan bagi Kepala dan pengelola perpustakaan madrasah dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya masing-masing agar terkendali dan terarah sesuai dengan perencanaan yang telah
ditetapkan; sesuai dengan target dan mutu yang telah ditetapkan; terkoordinasi dengan
seluruh unsur yang terkait; tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditentukan; mengurangi
kesalahan; menghasilkan output secara efektif dan efisien.
Adapun sasaran dari penyusunan SOP Perpsutakaan Madrasah ini adalahKepala
Madrasah sebagai penanggung jawab, Kepala Perpustakaan dan Pengelola Perpustakaan
khususnya serta warga madrasah pada umumnya.

D. MANFAAT
Penyusunan SOP:
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat/petugas dalam menyelesaikan pekerjaan
yang menjadi tugasnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang
pejabat/petugasdalam melaksanakan tugasnya.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual
aparatur dan organisasi secara keseluruhan.
4. Membantu petugas menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses
sehari-hari.
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.

3
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pejabat/petugas cara konkrit
untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan layanan publik dapat berlangsung dalam
berbagai situasi.
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan
prosedur.
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh
pejabat/petugas dalam melaksanakan tugasnya.
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat/petugas.
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat/petugas
dalam melaksanakan tugasnya.
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat/petugas dari kemungkinan tuntutan
hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan.
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan.
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan,
sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN DAN PELAKSANAAN SOP

1. Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP
a. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkanharus dapat dengan
mudah dimengerti dan diterapkan oleh semuaaparatur bahkan bagi seseorang yang
sama sekali baru dalampelaksanaan tugasnya;
b. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusmerupakan
prosedur yang paling efisien dan efektif dalam prosespelaksanaan tugas;
c. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selarasdengan prosedur-
prosedur standar lain yang terkait;
d. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkanmengandung standar
kualitas atau mutu baku tertentu yang dapatdiukur pencapaian keberhasilannya;

4
 e. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepatdapat disesuaikan
dengan kebutuhan peningkatan kualitaspelayanan yang berkembang dalam
penyelenggaraan administrasipemerintahan;
f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedurproseduryang
distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhanpengguna (customers needs)
sehingga dapat memberikan kepuasankepada pengguna;
g. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusmemenuhi ketentuan
dan peraturan-peraturan pemerintah yangberlaku;
h. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harusditetapkan oleh
pimpinan sebagai sebuah produk hukum yangditaati, dilaksanakan dan menjadi
instrumen untuk melindungiaparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan
hukum.

2. Prinsip-Prinsip Pelaksanaan SOP

a. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktuke waktu, oleh
siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama olehseluruh jajaran organisasi
pemerintahan;
b. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuhdari seluruh jajaran
organisasi, dari tingkatan yang paling rendahdan tertinggi;
c. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbukaterhadap penyempurnaan-
penyempurnaan untuk memperolehprosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
d. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakantugasnya sesuai
dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
e. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran-peran
tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak
melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses,
yangakhirnya juga berdampak pada terganggunya prosespenyelenggaraan
pemerintahan;
f. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah di standarkan harus
didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi
bagi setiap pihak-pihak yangmemerlukan.

5
F. DEFINISI OPERASIONAL
Beberapa istilah teknis berikut perlu didefinisikan agar tidak menimbulkan makna yang
ambigu dan mutitafsir.
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan;
2. Perpustakaan Madrasah adalah perpustakaan yang dibina dan dikelola oleh dan untuk
madrasah sebagai pusat sumber belajar di madrasah dalam rangka mencapai tujuan
pendidikan madrasah.
3. SOP Perpustakaan Madrasah adalah prosedur teknis yang standar tentang pelaksanaan
kegiatan yang bersifat rinci yang dilakukan oleh lebih dari satu orang pejabat/petugas
perpustakaan madrasah;
4. Prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang sekuen, tahap demi tahap serta
jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan
berasal, kemana diteruskan dan kapan atau dimana selesainya, dalam rangka penyelesaian
sesuatu bidang pekerjaan/tugas. (Pamoedji, 1996:39). Prosedur kerja juga berarti
serangkaian tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain serta merupakan urutan
kronologis dan cara yang telah digariskan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan.
5. Mutu adalah agregat karakteristik dari produk atau jasa yang memuaskan kebutuhan
pelanggan. Konsep mutu berasal dari Total Quality Management (TQM), yaitu
manajemen yang berfokus pada mutu pelayanan untuk kepuasan pelanggan secara total
melalui dukungan manajemen tingkat atas. Dalam praktiknya, TQM berusaha mengubah
budaya dan menghubungkan setiap orang, setiap fungsi, setiap proses, dan setiap aktivitas
dalam sebuah lembaga melalui keterlibatan, partisipasi, dan lintas fungsi manajemen.

G. RUANG LINGKUP
Standar Operasional Prosedur ini disusun untuk memenuhi kebutuhan
pelaksanaan tugas Kepala Perpustakaan dan Pengelola Perpustakaan serta pihak-pihak
terkait. Dari ke-8 SOP yang berhasil dibuat menggambarkan keseluruhan tugas dan
fungsi pada Perpustakaan Madrasah yang saling terkait satu sama lain.

6
 BAB II
FORMAT DOKUMEN SOP
Dalam praktiknya, terdapat banyak format SOP yang biasa diterapkan di lembaga-
lembaga pemerintah maupun swasta. Tetapi sejak terbitnya Permenpan Nomor
Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan yang telah diubah menjadi Peraturan Menpan Nomor 35 tahun 2012, maka SOP
instansi pemerintah hendaknya menggunakan format baku.
Adapun format baku dokumen SOP untuk lembaga pelayanan publik yang dipersyaratkan
dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:

a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alir bercabang (branching
flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur
pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari
sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab itu untuk
menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi
pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk
juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan
keputusan.

b. Menggunakan Lima Simbol Flowcharts

Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat)
simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti
halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai
berikut:
1. Simbol Kapsul/Terminator untuk mendeskripsikan kegiatanmulai dan berakhir;
2. Simbol Kotak/Process untuk mendeskripsikan proses ataukegiatan eksekusi;
3. Simbol Belah Ketupat/Decision untuk mendeskripsikankegiatan pengambilan
keputusan;

7
4. Simbol Anak Panah/Panah/Arrow untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses
kegiatan);
5. Simbol Segilima/Off-Page Connector untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol
yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP

adalah:

1. SOP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh

lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang
bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis.
2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi
(process) dan pengambilan keputusan (decision).
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat
umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh
pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures)
yang berlaku pada peralatan (mesin).
4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek)
dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol
pendokumentasian, symbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis.
5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya
bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal
penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page
connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan

Penulisan pelaksana dalam SOP ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu untuk
menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien
maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam
kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif
yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: menulis laporan; mendokumentasikan surat

8
pengaduan; mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti
berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen. Penulisan pelaksana (aktor)
tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu
dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari
matriks flowcharts.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Dwiyanto, Agus (2011), Mengembalikan Kepercayaan Publik Melalui Reformasi Birokrasi.

Jakarta: Gramedia.
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara, Peraturan Menpan Nomor
Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan.
-------, Peraturan Menpan-RB Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
Kementerian Agama RI., Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 168 Tahun 2010
Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian
Agama.
Osborn, David dan Ted Gabler (1993), Reinventing Government: How the Enterpreneural Spirit
is Transforming the Public Sector, New York: A Plume Book.
Said, M. Masud (2010), Birokrasi di Negara Birokratis. Malang: UMM Press.

10