MANAJEMEN PROYEK

Definisi manajemen proyek ;

Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu- individu sebagai bagian

dari suatu organisasi yang dilibatkan untuk melakukan tindakan/proses
perencanaan , pengorganisasian , serta menjalankan dan mengendalikan kegiatan -
kegiatan produksi , semua ini diarahkan pada sasaran yang telah ditentukan dan
seiring berjalanya waktu akan berjalan terus menerus.
Proyek merupakan salah satu usaha yang kompleks , dan tidak rutin yang dibatasi
oleh waktu , biaya, resource dan spesifikasi yang telah di rancang untuk memenuhi
kebutuhan konsumen.
Manajemen proyek adalah sebagai suatu proses kegiatan untuk melakukan
perencanaan, pengorganiasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya
organisasi yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu
dan sumber daya tertentu. Manajemen proyek sangat baik untuk suatu lingkungan
bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan dan
perbaikan yang berkelanjutan.

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu :

a. Manusia
Model kematangan manajemen manusia membatasi area praktik berikut kunci
bagi masyarakat perangkat lunak : rekruitmen , seleksi , manajemen untuk kerja ,
pelatihan, kompensasi , perkembangan karir, desain kerja , dan organisasi dan
perkembangan tim/ kultur. Organisasi mencapai tingkat kematangan yang tinggi
dalam area manajemen manusia memiliki kemiriipan yang lebih tinggi dari
implementasi praktik rekayasa perangkat lunak yang efektif.

b. Masalah
Sebelum memulai project, kita memerlukan untuk mengidentifikasi
obyektifitasnya dan ruang lingkupnya, pemecahan alternatif harus dipertimbangkan,
teknik dan batas pun harus didefinisikan.
 Tanpa informasi ini tidak mungkin melakukan estimasi biaya yang dapat
dipertanggung jawabkan dan akurat, penilaian yang efektif terhadap resiko, merinci
secara realistis tugas-tugas proyek, atau jadwal proyek yang dapat dikelola yang
memberikan indikasi kemajuan yang berarti.

c. Proses

Proses perangkat lunak memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana

komprehensif bagi pengembangan perangkat lunak dapat dibangun. Sejumlah kecil
aktivitas kerangka kerja yang dapat diaplikasikan pada semua proyek perangkat lunak,
tanpa mempedulikan ukuran dan kompleksitasnya. Sejumlah kumpulan tugas yang
berbeda tugas-tugas, milestone, kemampuan penyampaian dan jaminan kualitas
memungkinkan aktivitas kerangka kerja disesuaikan dengan karakterisitik proyek
perangkat lunak serta kebutuhan tim proyek. Akhirnya aktivitas pelindung seperti
jaminan kualitas perangkat lunak, manajemen konfigurasi perangkat lunak, dan
pengukurannya melapisi model proses yang ada. Aktivitas pelindung tidak tergantung
pada satu aktivitas kerangka kerja dan ada pada keseluruhan proses.

Tujuan manajemen proyek:

Yaitu Mendapatkan Metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber
daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal
Ketepatan,kecepatan,penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif.

Empat keilmuan yang berhubungan dengan manajemen proyek yakni :

1. Manajemen klasik atau manajemen berdasarkan fungsi

Yaitu Ilmu Manajemen secara Umum dengan Fungsi POAC(PLANING,
ORGANIZING,ACTUATIANG, dan CONTROLING) seperti yang telah dibahas
diatas yaitu Merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan
2. Pendekatan sistem atau manajemen yang berorientasi pada totalitas
Metodologinya yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah
Sistem analisis, sistem engineering, dan sistem manajemen.
3. Pendekatan berdasarkan contingency atau manajemen sesuai situasi
 Yaitu pada intinya berpendapat bahwa tidak ada satupun pendekatan manajemen
terbaik yang dapat dipakai untuk mengelolah setiap macam kegiatan. atau dapat
dikatakan teknik pengelolaan yang bekerja baik untuk suatu kegiatan tertentu tidak
menjamin keberhasilan yang sama bagi kegiatan yang lain. karena situasinya dapat
berubah setiap waktu, oleh karenanya maka pengelolaan harus pula bersifat
flexible.
4. Disipilin ilmu lain
Dalam Manajemen Proyek juga mempelajari tentang Disiplin Ilmu lain seperti
Arsitek, Engineering, Ilmu Sosial, Ilmu Ekonomi, dan lain sebagainya.

Penerapan fungsi manajemen proyek (POAC):

Perencanaan Proyek
Pada aspek Perencanaan ini sama seperti Manajemen Klasik yaitu mengikuti
Hierarki Perencanaan ( sasaran-Objektif-Strategi-Operasional) yang membedakan yaitu
Pada tahap Operasional, karena didalam Manajemen Proyek Perlu didukung oleh suatu
metode Perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan pelaksanaan kegiatan
ataupun penggunaan sumber daya bagi kegiatan-kegiatan tersebut agar proyek dapat
diselesaikan secepatnya dengan penggunaan sumber daya sehemat mungkin.

Metode yang digunakan dalam perencanaan manajemen proyek yaitu:

- Analisis jaringan kerja, Seperti Metode Jalur Kritis (CPM), Teknik Pengkajian dan
Telaah Proyek (PERT), dan Metode Preseden Diagram (PDM).
- Metode penyusunan perkiraan biaya proyek, dilakukan dengan bertahap sesuai
dengan keperluan dan informasi yang tersedia pada waktu yang bersangkutan, yang
dikenal dengan Perkiraan Biaya Pendahuluan, Perkiraan Biaya Proyek, dan Perkiraan
Biaya Definitif.

Pengorganisasian dalam proyek

Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokan jenis-jenis pekerjaan,

menentukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan
dasar bagi hubungan masing-masing unsur organisasi. Untuk menggerakkan organisasi,
pimpinan harus mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antar pribadi
dalam hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui ranggung jawab dan
partisipassi semua pihak.

Struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan kerangka penjabaran tugas
personel penanggungjawab yang jelas, sefta kemampuanpersonel yang sesuai
keahliannya, akan diperoleh hasil positif bagi organisasi.

Metode yang digunakan yaitu Work Breakdown Structure (WBS) atau SRK (struktur
Rincian Lingkup Kerja).

Pengendalian Proyek
Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa
program dan aturan kerja yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling
minimal dan hasil paling memuaskan.
Untuk itu dilakukan bentuk-bentuk kegiatan seperti berikut:
1. Supervisi: Melakukan serangkaianbtindakan koordinasi pengawasan dalam batas
wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah
ditetapkan, agar dalam operasional dapat dilakukan secara bersama-sama oleh
semua personel dengan kendali Pengawas.
2. Inspeksi: Melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan
menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.
3. Tindakan Koreksi: Melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang
telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.

Proses dalam manajemen sifatnya umum dan dapat digunakan dalam berbagai
kegiatan/bidang yang membutuhkan pengelolaan yang sistematis, terarah serta
mempunyai sasaran dan tujuan yang jelas. Macam dan bidang yang menggunakan ilmu
manajemen adalah manajemen pemerintahan,manajemen industri, manajemen
perusahaan, manajemen sumber daya,manajemen proyek, dan lain sebagainya. untuk
manajemen proyek biasanya kurun waktu dibatasi oleh program-program yang sifatnya
sementara dan berakhir bila sasaran dan tujuan organisasi proyek sudah tercapai. Bila
membuat proyek sejenis pada waktu sesudahnya, biasanya sasaran dan tujuannya lebih
inovatif dengan memodifikasi program-program sebelumnya.

Sasaran Proyek dan Tiga Kendala ( Triple Constraint )

yang disebut dengan tiga kendala atau triple constraint adalah sebagai berikut :
1) Anggaran Proyek, Anggaran Proyek harus sesuai dengan biaya yang tidak melebihi
anggaran dana.
2) Jadwal Proyek, Jawdal Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan
tanggal akhir yang telah ditentukan.
Mutu Produk, Mutu Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan
kriteria yang dipersyaratkan.

Macam Proyek
Dilihat dari komponen utama proyek dapat dikelompokan sebagai berikut :
Proyek Engineering Konstruksi
komponen jenis ini terdiri dari desain engineering, pengkajian kelayakan,
pengadaan dan kontruksi. Contoh pembangunan jembatan, jalan raya dsb.
Proyek engineering manufaktur
Manukfaktur merupakan proses untuk menghasilkan produk baru. kegiatannya
meliputi dasian engineering, pengembangan produk, manufaktur, perakitan dan uji
coba. Contoh pembuatan ketel uap, kendaraan mobil dan motor dsb.
Proyek penelitian dan pengembangan
Tujuannya adalah melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka
menghasilkan suatu produk tertentu. Contoh badan pengembangan dsb.
Proyek pelayanan manajemen
Perusahaan umumnya memerlukan proyek semacam ini diantaranya :
Merancang sistem informasi managemen meliputi perangkat lunak maupun
perangkat keras
Merancang program efisiensi dan penghematan
Diversifikasi, penggabungan dan pengaambil alihan
Proyek tersebut tidak membuahkan hasil, produk dan fisik tetapi laporan akhir.
 Proyek Kapital
Berbagai badan usaha atau pemerintah memiliki kriteria tertentu untuk proyek
kapital. Contoh proyek PLTU

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan

manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat
menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik).
Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama
dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)

Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila
diterapkan dengan benar.
Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas
sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, control
inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat
tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan
pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan
mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bias
dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan
meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk
meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan
produktivitas.
Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan
membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan
pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai
standar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)
Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing
manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak
pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas
kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan.
Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan
organisasi
menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-
perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk
mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan
strategi perusahaan-perusahaan pesaing)