SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

I. PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas tentang pentingnya buku besar dan siklus pelaporan
keuangan . siklus yang dibahas disini dimasukan agar lebih memahami tahapan yang
ada dalam siklus akuntansi.
II. RANCANGAN BANGUN PEMROSESAN TRANSAKSI
Sistem pemrosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan scara manual maupun
komputerisasi. Dalam sistem pemrosesan tersebut akan mempengaruhi input, process,
output, manajemen data dan pengendliannya.

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI SECARA MANUAL

Aliran data dalam sistem pemrosesan transaksi secara manual dimulai dari dokumn
sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan
tipe transaksinya. Selain itu dari dokumen sumber tranaksi dapat diposting ke
dalambuku pembantu. Total akumulasi dari jurnal khusus, jurnal umum dan buku
pembantu akan diposting ke dalam buku besar. Kemudian baru disusun laporan
keuangan yang dibuat secara manual dari buku besar.

Gambar 11.1.
Sumber input dan alirannya

Dari tahap pemrosesan sebelumnya

faktur Penerimaan Dokumen Cek bayar Faktur checks

penjualan kas lain-lain pemasok

Jurnal Jurnal Voucher Jurnal Jurnal Jurnal

penjualan penerim jurnal pembaya pembelia pengelua
aan kas ran gaji n ran kas

Buku Buku Buku

pembantu besar pembantu
piutang utang dag

Neraca
saldo

Laporan Laporan
neraca managerial
LaporanLaporan
rugi
managerial
laba
Laporan
aliran kas
 SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI BERKOMPUTERISASI

Sistem pemrosesan transaksi dan terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama
dengan sistem pemrosesan transaksi secara manual.

Sistem pemrosesan berbasis komputar dapat dilihat pada gambar 11.2

Dari prosedur Dari prosedur Dari Dari dari Dari Dariprosedut

penjualan penerimaan prosedur prosedur prosedur prosedur transaksi yyg
kas pembelian pembayaran penggajian aktiva tetap tidak rutin

i
Voucher
jurnal
Ringkasan Voucher Ringkasan Ringkasan Ringkasa Ringkasa
transaksi jurnal transaksi pembayara n n
penjualan penerima pembelian n transaksi transaksi
an kas a transaksia penggajia investasi
n

Jurnal entry

Update buku besar dan

Harian prin out
Jurnal Edt
data
entry
Buku
besar

File Penerimaan dan

jurnal penolakan

Daftar Buku besar

neraca saldo
jurnal

Untuk Untuk
depertemen depertemen
akuntansi akuntansi
 Beberapa keuntungan pemrosesan transaksi terkomputerisasi dibandingkan dengan
pemrosesan transaksi secara manual antara lain :

a. Data transaksi dapat dimasukan melalui alat elektronik dan disimpan dalam media
magnetik dari pada disimpan dalam dokumen hardcopy.
b. Data transaksi dapat diverifikasi dengan program edit checks tanpa harus melibatkan
tenaga manusia untuk mendeteksi adanya kesalahan.
c. Penambahan data dapat dilakukan dengan mudah dan transaksi dapat diidentifikasi
dengan cepat.
d. Transaksi dapat diposting dengan cepat ke dalam buku besar.
e. Pemrosesan transaksi dan pembuatan neraca saldo dapat dilakukan dengan cepat.
f. Laporan keuangan dan laporan lainnya dapat dibuat kapan saja tanpa harus
menunggu sampai akhir periode.
g. Dapat menampilkan jurnal dan buku besar sebagai gambaran dari transaksi yang
terjadi.
h. Laporan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah yang telah disimpan dalam
komputer.
i. Dapat dibuat dengan cepat laporan dan analisis untuk manajer dari data yang telah
disimpan dalam komputer. Dalam sistem manual semua laporan untuk manajer sulit
dibuat.

SISTEM ENTERPRISE RESOUCE PLANNING (ERP)

Salah satu kelemahan sistem pemrosesan transaksi terkomputerisasi yang masih

tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam
sistem tersebut. Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk
prencanaan dan pengendalian operasi kurang bermanfaat. Hal ini diakibatkan karena
pendekatan best-of-breed dalam memilih program aplikasi yang digunakan. Oleh karena
itu program aplikasi yang dipilih memiliki arsitektur yang berbeda dan sulit untuk
menggabunnya. Untuk mengatasi ini sebaliknya menggunakan ERP. Sistem ERP
terdapat beberapa program aplikasi yang trintegrasi untuk beberpa fungsi meliputi
akuntansi, humman resources, manufacturing dan manajemen persediaan. Oleh karena
sistem ini mahal maka hanya digunakan oleh perusahaan besar.

SISTEM WEB-BASED

Word wide web (web) merupakan jaringan komunikasi informasi. Bagi perusahaan ini
sngat dibutuhkan dan dapat menggunakannya harus tersedia program aplikasi misalnya
sistem ERP. Beberapa software akuntani dengan fungsi web antara lain ACCPAC,
dacEasy dan great plains. Demgam adanya sistem akuntansi web manajemen dengan
mudah dapat mengakses data keuangan dari tempat manapun.
III. TUJUAN SISTEM GENERAL LEDGER
Sistem general ledger menggambarkan sistem pemrosesan transaksi untuk general
ledger dan siklus pelaporan keuangan. Tujuan dari sistem general ledger antara lain :
1. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat
2. Untuk memposting pada rekening yang tepat
3. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit
4. mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian dan
5. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat waktu.

BAGAN REKENING (CHART OF ACCOUNT)

Bagan rekening adalah daftar rekening dalam perusahaan yang meliputi asset, ekuitas,
pendapatan dan biaya- biaya. Komposisi kode rekening yang ada dlam chrt of account
didesain dsesuai dengan kebutuhan informasi pihak internal dan ekseternal
perusahaan. Kebutuhan informasi tersebut direflksikan dan laporan keuangan harus
didesain lebih dulu sebelum mendesain kode rekening.

KLASIFIKASI DALAM CHART OF ACCOUNT

Bagan rekening yang akan didesain oleh perusahaan harus menyediakan klasifikasi
yang cukup untuk menganalisis perusahaan yang ada. Sselain itu perusahaan juga
harus mempertimbangkan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal.
Klasifikasi rekening juga harus dapat mereflaksi aktivitas perusahaan. Perusahaan
manufaktur perlu membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening
(persediaan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi). Perusahaan jasa lebih
memfokuskan desain rekeningnya pada tranaksi jasa.

PENGKODEAN DAFTAR REEKENING

Pemberian kode akan memberikan identifikasi yang unik. Identifikasi kod

berhubungan dengan proses transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Tipe
pengkodean chart of account antara lain block codes dan group codes.

BLOCK ACCOUNT CODES

Dalam desain dengan mnggunakan block codes rekening scara berurutan

dikategorikan ke dalam klasifikasi rekening dngan membentuk block. Misalnya
rekening aktiva lancar dibuatkan block dengan kode 100-109. Jadi semua rekening
yang termasuk dalam aktiva secara berurutan akan dimasukan dengan kode 100
sampai dengan 109. Keuntungan penggunaan block codes adalah jika ada rekening
baru dapat disisipkan tanpa harus menubah kode reekening yang sudah ada.
 GROUP ACCOUNT CODES

Dengan desain dengan menggunakan group codes pemberian kode memiliki arti
tertentu. Misalnya kode rekening 112 dapat diartikan sebagai berikut, digit pertama
mempresentasikan kategosi mayor rekening (aktiva lancar), digit kedua
mempresentasikan klasifikasi intermediate (kas) dan digit ketiga memprsentasikan
klasifikasi miror rekening (kas ditangan).

IV. INPUT DATA

SUMBER DATA INPUT

Transaksi-transaksi yang akan diposting ke general ledger dapat diklasifikasikan ke
dalam enam tipe yaitu:
a. Transaksi eksternal yang bersifat rutin. Transaksi ini muncul selama periode
akuntansi dengan pihak diluar perusahaan.
b. Transaksi internal yang bersifat rutin. Transaksi ini muncul selama periode
kuntansi dari internal perusahaan.
c. Transaksi non rutin. Transaksi yang kadang-kadang terjadi selama periode
akuntansi dengan pihak diluar perusahaan.
d. Jurnal penyesuaian. Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi.
e. Jurnal pembalik, dibuat pada awal periode akuntansi untuk membalik jurnal
penyesuaian yang dibuat khir periode.
f. Jurnal penutup, pemindahan jumlah yang ada dalam rekening sementara ke dalam
rekening penutup sehingga jumlah yang ada dalam rekening sementara menjadi
nol.

FORMULIR DATA INPUT

Sumber dokumen utama dalam sistem general ledger adalah journal voucher (JV).
Journal voucher dapat digunakan untuk mencatat transaksi non rutin, penyesuaian,
koreksi dan jumlah total transaksi rutin. Untuk data input dengan menggunakan
komputer, digunakan batch-entry form dan on-line performatted screen, batch-
entry form berfungsi seperti jurnal khusus. Data transaksi dimasukan secara
manual ke dalam formulir kosong, kemudian data yang sudah dictata tersebut
dimasukka ke dalam disk atau tape transaction files, untuk data entry screen
digunakan pada program komputer dengan sistem on-line.

V. PEMROSESAN DATA
Pemrosesan data dalam sistem ledger dibagi menjadi dua yakni pemrosesan data,
transaksi harian dan pemrosesan pada akhir periode.
 1. PEMROSESAN DATA TRANSAKSI HARIAN

Transaksi-trsansaksi yang brsifat harian seprti transaksi penjualan, penerimaan

kas, pembelian dan transksi pengeluaran kas akan dicatat dalam dokumen sumber
sebeum dimasukkan ke dalam batches secara on-line. Masing-masing batches
sesuai dengan jenis transaksi akan dimutakhirkan ke dalam general ledger master
files. Dalam proses memutakhirkanan program aplikasi akan mengedit kesahihan
data, meringkas dan kemudian menyimpan dalam magnetik disk.pada setiap akhir
jam kerja program aplikasi akan memposting jumlah ke rekening-rekening yang
terpengaruh. Untuk transaksi yang sifatnya tidak rutin akan dimasukkan secara on-
line oleh akuntan. Rekening yang terpengaruh akibat adanya transaksi non-rutin
akan disimpan dan pada akhir jam kerja akan diposting dalam rekening general
ledger.

2. PEMROSESAN AKHIR PERIODE

Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal
penyesuaian yang bersifat rutin (standard entries) dan jurnal penyesuaian bersifat
tidak rutin (nonrecurning adjusting entries). Jumlah yang ada dalaam standar
entris telah ditetapkan sebelumnya oleh akuntan dan disimpan secara on-line
dengan terus-menerus. Pada akhir periode dengan menggunakan program
komputer, jumlah yang ada dalam continual tidak rutin digunkan dengan standard
entries dalam journal-entry data file. Pemrosesan updeting dalam sistem general
ledger dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung maupun
secuensial. Dalam direct approach proses updeting langsung mempengaruhi
rekening-rekening yang terpengaruh. Pada saat proses pemutakhiran selesai,
komputer akan menjumlah berapa total debit dan kreditnya. Total ini akan terlihat
dalam journal-entry proof listing.

VI. OUTPUT INFORMASI

Hasil output dari sistem pemrosesan general ledger dapat diklasifikasikan menjadi tig
yaitu : analisis general ledger, laporan keuangan dan laporan manajerial.

1. ANALISIS GENERAL LEDGER

Analisis general ledger digunakan untuk alat pengendalian bagi perusahaan. Ada
dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change
report.

2. LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan utama dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca, laporan
laba rugi dan arus kas. Ketiga laporan ini dubuat pemakai laporan dari pihak luar
peruahaan yyang meliputi pemegang saham, kreditur, pemerintah dan analisis
keuangan. Laporan keuangan dibuat berdasarkan suatu standar yaitu prinsip
 akuntansi berterima umum. Selain itu dalam laporan keuangan dimasukkan pula
pajak dari pemerintah untuk keperluan analisis penganggaran
perusahaan.memerlukn laporan keuangan selama dua tahun untuk perbandingan.
Perbandingan laporan keuangan tersebut untuk melihat adanya perbedaan selama
dua periode.

3. LAPORAN MANAJERIAL
Analisis account-oriented berguna bagi manajerial berasal dari data yang juga
digunakan untuk membuat laporan keuangan. Hanya laporan yang dibuat untuk
manajer lebih terperinci sifatnya dua kategori account-orented analysis dan
responsibility-oriented reports.
a. Account-oriented analysis
b. Resposibility-oriented reports

VII. MANAJEMEN DATA

Pada bagian ini dibahas manajeemeen data pendekkatan file oriented dalam kaitannya
dengan general ledger dan siklus pelaporan keuangan.

PENDEKATAN FILE-ORIENTED
File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu. Berikut ini
merupakan representasi pemakai file dalam general ledger dan ssiklus laporan
keuangan.

General ledger master file, file ini merupakan jaringan dari database akuntansi.
Masing-masing catatan/record menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.
Suatu catatan dibutuhkan untuk masing-masing akun dalam daftar akun perusahaan.
Catatan ini merupakan bagian file yang disimpan dalam magnetic disk dan primary
key-nya adalah nomor akun. File buku besar induk (general ledger master file) ini
menyediakann dasar untuk penyusunan laporan keuangan.

Current journal voucher file, file transaksi ini berisi semua detail signifikan yang
berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger
selama periode berjalan. Dalam hal transaksi non rutin individul, file ini juga
mencakup ikhtisar voucher yang berkaitan dngan transaksi rutin harian dan ayat
penyesuaian.tiap record akan menjadi nomor journal voucher (primary key), tanggal
transaksi, inisial penyusun, akun-akun debit dan kredit, jumlah-jumlah yang bekaitan
dan deskripsi transaksi.

General ledjer history file, file ini berisi data aktual akun general ledger masing-
masing bulan untuk beberapa tahun yang telah lalu. File ini digunakan untuk
menghasilkan laoran keuangan dan tren informasi sehubungan dengan keuangan yang
telah lalu.
Respoonsibility center master file, file ini berissi pendapatan dan biaya-biaya aktual
dari berbgai devisi, departemen, pusat kerja dan pusat pertanggungjawaban lainnya
dalam sebuah perusahaan. File ini digunakan dalam mempersiapkan laporan
pertanggungjawaban