Langkah - langkah dalam Penyusunan SOP Standar Operating Procedure

A. Penulisan SOP
Dalam pembuatan SOP perlu adanya langkah – langkah dalam menyusun SOP tersebut, agar
tidak rancu dan jelas. Standart Operating Procedure (SOP) dapat dikatakan baik jika semua
yang tertulis di dalamya dapat dibaca dan dimengerti oleh setiap orang yang menggunakannya.
Oleh sebab itu diperlukan suatu cara yang benar dalam pembuatan Standart Operating
Procedure. Berikut cara efektif dalam membuat Standart Operating Procedur:
1. Menuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedure dalam kalimat yang pendek. Kalimat
yang panjang lebih susah dimengerti.
2. Menuliskan setiap tahapan proses pada susatu prosedure dalam bentuk kalimat perintah. Kalimat
perintah menunjukkan langsung apa yang harus dilakukan.
3. Mengkomunikasikan dengan jelas setiap kata yang digunakan pada suatu prosedure.
4. Menggunakan istilah – istilah atau singkatan yang memang sudah umum digunakan dalam
kegiatan sehari-hari.
Pembuatan Standart Operating Procedure harus dengan format yang konsisten dan sehingga
pihak yang menggunakan menjadi terbiasa dan mudah memahami Standart Operating Procedure
yang dimaksud. Berikut susunan isi Standart Operating Procedure (Tricker, 2005):
1. Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet)
Berisi tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri antara lain nama dokumen,
siapa yamg membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui, ringkasan dari isi
dokumen, dll.
2. Tujuan dan Ruang Lingkup
Berisi tentang penjelasan tujuan dibuatnya dan alasan mengapa prosedur tersebut dibutuhkan
serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur yang dibuat.
3. Prosedur
Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran
dari suatu yang menjelaskan dengan detail setiap urutan prosesnya. Form yang digunakan pada
suatu proses juga dijelaskan.

4. Tugas dan Tanggung Jawab

 Berisi tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait dalam suatu proses.
Sebelum pembuatan SOP ada beberapa hal yang harus dipriotaskan dalam penyusunan
SOP tersebut, serta melakukan pilihan-pilihan proses kerja, perlu dikaji isu-isu sbb:
1. Bagaimana dampak yang timbul, positif atau negatif terhadap pelayanan pasien.
2. Bagaimana dampak terciptanya masalah pada staf/petugas.
3. Apakah proses kerja tersebut menciptakan limbah, masalahwaktu, keperluan peralatan baru,
pengulangan pekerjaan.
4. Dampakdampak spesifik lainnya untuk Rumah Sakit.
Maka dari hal-hal tersebut dapat dipilih SOP yang ditentukan dengan skala prioritas.
B. Prinsip dalam penulisan SOP
1. Tetapkan, telaah kebijakan yang mendasari suatu prosedur/proses kerja.
2. Pertimbangkan prosedur merupakan suatu prosedur menyeluruh atau terdiri dari kumpulan
beberapa prosedur yang lebih kecil (terutama bila prosedur tersebut cukup panjang, dipecah-
pecah, misalnya: Tahap Persiapan, Tahan Kegiatan Awal, Tahap Akhir, Tahap Evaluasi, dsb).
3. Kapan SOP dibuat, sedapatnya sebelum sesuatu proses kerja baru dilaksanakan.
4. Cari literatur dan informasi lain yang terkait yang mendukung prosedur tersebut.
5. Cari masukan dari staf/petugas terkait agar tidak bersifat terlalu otoriter
6. Tetapkan prosedur tersebut adalah wajib atau sebagai pedoman. Bila wajib, harus jelas bahwa
SOP tersebut harus dilaksanakan dengan tidak ada langkah-langkah lain. Kalau sebagai
pedoman, maka ada peluang untuk langkah alternatif sebagian atau seluruh bagian.
7. Tetapkan hasil (outcome) yang diharapkan.
8. Tuliskan fasilitas yang diperlukan.
9. Tetapkan siapa yang berwenang melaksanakan prosedur tersebut.
10. Langkah-langkah disusun berdasarkan logika, untuk menyelesaikan proses kerja secara efektif,
efisien, dan aman.
11. Agar dibuat sistem penomoran SOP yang terorganisir dan independen.
12. Sosialisasikan SOP
13. Revisi SOP dilakukan sesuai kebutuhan perkembangan: ilmu, informasi lain, perubahan
unit/struktur.

C. Siapa yang seharusnya menulis SOP

 Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan lebih
akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seperti petugas yang akan melaksanakan
proses kerja, petugas yang akan melaksanakan pemeliharaan alat yang digunakan dalam proses
kerja tersebut, penulis yang sudah biasa menulis SOP, petugas Kesehatan Lingkungan / K3 /
Infeksi Nosokomial. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan pekerjaan, uraian prosedur akan
lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak
dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai
antara lain, metode standard ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam
pembuatan SOP.
D. SOP merupakan produk Hukum
SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan dalam Aturan,
Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu SOP yang hendak
dipakai harus terlibih dulu dibuat SKnya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu produk
hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut. Pengingkaran
terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara hukum, untuk
menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan
pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa
ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang
mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga
merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.
3.12 Evaluasi

 Tujuan : membudayakan internal audit

 Evaluasi dilaksanakan
o berkala, maksimal 3 th sekali
o sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut

 Tetapkan pelaksana evaluasi

 Buat protap tata cara evaluasi SOP
 Kembangkan format/check list evaluasi
 Hasil evaluasi
 Lanjut ke cara membuat sop keperawatan
Cara Menulis Prosedur Operasi Standar

3 Bagian:Membuat Format SOP AndaMenulis SOP AndaMemastikan Keberhasilan dan

Ketepatan

Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen yang terdiri dari informasi langkah-
langkah melaksanakan suatu tugas. SOP yang telah ada mungkin hanya perlu dimodifikasi dan
diperbarui, atau Anda mungkin berada dalam skenario di mana Anda harus menulis dari awal.
Sepertinya merupakan pekerjaan berat, namun sebenarnya ini hanyalah daftar yang sangat,
sangat, "sangat" menyeluruh. Lihat Langkah 1 untuk memulai.

Iklan

Bagian 1 dari 3: Membuat Format SOP Anda

1.
1

Pilih format Anda. Tidak ada salah atau benar dalam menulis SOP. Meskipun demikian,
perusahaan Anda mungkin memiliki sejumlah SOP yang dapat Anda jadikan acuan sebagai
panduan membuat format, membuat garis besar cara yang lebih disukai dalam melaksanakan
suatu tugas. Jika ini kasus Anda, gunakan SOP yang sudah ada sebagai templat. Jika bukan
demikian, Anda memiliki beberapa opsi:

o Format langkah-langkah sederhana. Ini adalah untuk prosedur rutin yang singkat,
memiliki beberapa kemungkinan hasil, dan langsung pada pokoknya. Terpisah dari
dokumentasi dan panduan keselamatan yang diperlukan, dokumen ini hanyalah daftar
kalimat-kalimat sederhana berisi perintah pelaksanaan untuk pembaca.
o Format langkah-langkah tingkatan. Ini umumnya untuk prosedur panjang -- prosedur
yang lebih dari sepuluh langkah, meliputi beberapa pembuatan keputusan, klarifikasi
dan terminologi. Daftar ini umumnya merupakan langkah-langkah utama dengan sub-
langkah dalam susunan tertentu.
o Format bagan alur. Jika prosedurnya lebih seperti peta dengan kemungkinan hasil yang
tak terbatas, bagan alur dapat menjadi pilihan terbaik Anda. Ini adalah format yang
harus Anda pilih jika hasilnya tidak selalu dapat diprediksi.

Iklan
2.

Pertimbangkan pembaca Anda. Ada tiga faktor utama untuk dipertimbangkan sebelum menulis
SOP Anda:

o Pengetahuan awal pembaca Anda. Apakah mereka mengenal organisasi Anda serta
prosedur-prosedurnya? Apakah mereka tahu terminologinya? Bahasa Anda perlu
menyesuaikan dengan pengetahuan dan investasi pembaca.
o Kemampuan bahasa pembaca Anda. Adakah kemungkinan orang-orang yang tidak
memahami bahasa Anda akan "membaca" SOP Anda? Jika ini mungkin terjadi,
merupakan ide yang baik untuk mencantumkan gambar dan diagram yang disertai
keterangan.
o Jumlah pembaca Anda. Jika banyak orang membaca SOP Anda sekaligus (masing-masing
dengan peran yang berbeda), Anda perlu membuat format dokumen seperti percakapan
dalam sebuah drama: pengguna 1 melaksanakan aksi, diikuti oleh pengguna 2, dan
 seterusnya. Dengan cara ini, tiap pembaca dapat melihat bagaimana mereka menjadi
bagian integral dalam mesin usaha yang berjalan dengan lancar.

3.

Pertimbangkan pengetahuan Anda. Pada dasarnya adalah: Apakah Anda orang yang tepat
untuk menulis hal ini? Apakah Anda tahu proses ini melibatkan apa saja? Adakah kemungkinan
kesalahan? Bagaimana cara membuatnya aman? Jika tidak, Anda mungkin lebih baik
memberikannya kepada orang lain. SOP yang ditulis dengan buruk -- atau bahkan tidak akurat --
tidak hanya akan mengurangi produktivitas dan dapat mengarah pada kegagalan organisasi,
tetapi juga dapat tidak aman dan menimbulkan pengaruh buruk pada apa saja mulai dari tim
Anda hingga lingkungan. Singkatnya, ini bukanlah risiko yang harus Anda ambil.

o Jika ini adalah proyek yang diberikan kepada Anda dan Anda merasa harus (atau wajib)
menyelesaikannya, jangan malu meminta bantuan pada mereka yang menyelesaikan
 prosedur sehari-hari. Melakukan wawancara merupakan bagian umum proses
pembuatan SOP.

4.

Putuskan antara SOP pendek atau panjang. Jika Anda menulis atau memperbarui SOP untuk
kelompok individu yang mengenal protokol, terminologi dll dengan baik, dan akan mendapat
manfaat lebih dari SOP pendek dan singkat yang lebih merupakan daftar pengecekan, Anda
dapat menuliskannya dalam bentuk singkat.

o Selain tujuan dasar dan informasi yang relevan (tanggal, penulis, nomor ID, dll.), ini
hanyalah daftar pendek berisi langkah-langkah. Jika detail atau klarifikasi tidak
diperlukan, inilah cara yang harus Anda lakukan.
5.

Ingatlah tujuan SOP Anda. Yang jelas adalah bahwa Anda memiliki prosedur dalam organisasi
Anda yang terus diulang-ulang. Tetapi adakah alasan khusus mengapa SOP ini bermanfaat?
Perlukah penekanan pada keselamatan? Langkah-langkah kepatuhan? Apakah SOP ini digunakan
untuk pelatihan atau dalam kegiatan sehari-hari? Berikut beberapa alasan mengapa SOP Anda
penting bagi keberhasilan tim Anda:

o Untuk memastikan bahwa standar kepatuhan terpenuhi

o Untuk memaksimalkan persyaratan produksi
o Untuk memastikan bahwa prosedur tidak memiliki pengaruh buruk terhadap lingkungan
o Untuk memastikan keselamatan
o Untuk memastikan segala sesuatu berjalan sesuai jadwal
 o Untuk mencegah kegagalan dalam manufaktur
o Untuk digunakan sebagai dokumen pelatihan
 Jika Anda tahu hal-hal apa yang perlu ditekankan oleh SOP Anda, akan lebih
mudah untuk membangun tulisan Anda di sekitar poin-poin tersebut. Akan lebih
mudah pula untuk melihat seberapa penting SOP Anda.

Iklan

Bagian 2 dari 3: Menulis SOP Anda

1.

Liput materi yang dibutuhkan. Secara umum, SOP teknis terdiri dari empat elemen yang
"terpisah" dari prosedur itu sendiri:
 o Halaman judul. Ini meliputi 1) judul prosedur, 2) nomor identifikasi SOP, 3) tanggal
diterbitkan atau revisi, 4) nama badan/divisi/cabang di mana SOP diterapkan, dan 5)
tanda tangan mereka yang menyiapkan dan menyetujui SOP tersebut. Bagian ini dapat
menggunakan format apa saja, selama informasi yang disampaikan jelas.
o Daftar Isi. Ini hanya perlu jika SOP Anda cukup panjang, untuk memudahkan referensi.
Yang akan Anda temukan di sini adalah kerangka standar sederhana.
o Jaminan Kualitas/Kontrol Kualitas. Sebuah prosedur bukanlah prosedur yang baik jika
tidak dapat diperiksa. Siapkan materi dan detail yang diperlukan sehingga pembaca
dapat memastikan mereka memperoleh hasil yang diinginkan. Materi ini dapat meliputi
dokumen-dokumen lain, misalnya seperti sampel evaluasi kinerja.
o Referensi. Pastikan untuk menuliskan seluruh referensi yang digunakan atau yang
penting. Jika Anda menggunakan referensi SOP lain, pastikan untuk melampirkan
informasi yang diperlukan dalam lampiran.
 Organisasi Anda mungkin memiliki protokol yang berbeda dari SOP ini. Jika ada
SOP sebelumnya yang dapat Anda gunakan, abaikan struktur ini dan ikuti
prosedur yang telah dilakukan.

2.
2

Untuk prosedur itu sendiri, pastikan Anda mencantumkan hal-hal berikut ini:

o Cakupan dan penerapan. Dengan kata lain, menggambarkan tujuan proses, batasan-
batasannya, serta bagaimana proses ini digunakan. Meliputi standar, persyaratan
regulasi, peran dan tanggung jawab, serta input dan output.
o Metodologi dan prosedur. Inti permasalahannya -- buat daftar langkah-langkah dengan
detail yang penting, termasuk perlengkapan yang diperlukan. Cantumkan pula prosedur-
prosedur yang berurutan serta faktor-faktor penentu keputusan. Kemukakan
"pengandaian" dan kemungkinan adanya gangguan atau pertimbangan keselamatan.
o Klarifikasi terminologi. Jelaskan akronim, singkatan, dan seluruh frasa yang bukan
merupakan istilah umum.
o Peringatan kesehatan dan keselamatan. Untuk dituliskan dalam bagian terpisah dan
bersama dengan langkah-langkah saat terjadi masalah. Jangan melewatkan bagian ini.
o Perlengkapan dan persediaan. Daftar lengkap hal-hal yang dibutuhkan dan kapan serta
di mana dapat menemukan perlengkapan, standar perlengkapan, dll.
o Peringatan dan gangguan. Pada dasarnya, bagian troubleshooting. Cantumkan
kemungkinan masalah yang dapat terjadi, apa yang harus diwaspadai, dan apa yang
dapat mempengaruhi produk akhir yang ideal.
 Beri masing-masing topik ini bagiannya sendiri (umumnya dinyatakan dengan
angka atau huruf) agar SOP Anda tidak mengandung kalimat-kalimat panjang
yang membingungkan dan untuk memudahkan referensi.
 Ini bukanlah daftar lengkap, melainkan baru sebagian kecil langkah-langkah
prosedural. Organisasi Anda dapat menyebutkan aspek-aspek lain yang
membutuhkan perhatian.
3.

Buat agar tulisan Anda ringkas dan mudah dibaca. Kemungkinannya pembaca Anda tidak
memilih untuk membaca SOP ini untuk bersenang-senang. Anda tentunya ingin membuat
dokumen ini singkat dan jelas -- jika tidak perhatian mereka akan beralih dan mereka akan
menganggap dokumen tersebut menakutkan dan sulit dipahami. Secara umum, tuliskan kalimat-
kalimat Anda sesingkat mungkin.

o Berikut adalah contoh yang buruk : Pastikan Anda membersihkan seluruh debu dari
lubang udara sebelum mulai menggunakannya.
o Contoh yang baik adalah sebagai berikut: Bersihkan seluruh debu dari lubang udara
sebelum digunakan.
o Secara umum, jangan gunakan kata "Anda." Kata ini seharusnya tersirat. Bicaralah
dengan suara aktif dan mulai kalimat-kalimat Anda dengan kata kerja perintah.
4.

Bila perlu, wawancarai petugas yang terlibat dalam proses penyelesaian suatu tugas. Hal
terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menulis SOP yang sama sekali tidak akurat. Anda akan
membahayakan keselamatan tim, efektivitas, waktu mereka, dan Anda menjelaskan proses yang
telah ada tanpa pertimbangan matang -- sesuatu yang dapat dianggap menyinggung oleh rekan
tim Anda. Bila perlu, ajukan pertanyaan! Anda tentunya ingin menulis prosedur yang tepat.

o Anda dapat bertanya pada berbagai sumber jika Anda tidak tahu, agar dapat mencakup
seluruh peran dan tanggung jawab. Salah satu anggota tim mungkin tidak mengikuti
prosedur operasi standar atau anggota lain mungkin hanya terlibat dalam sebagian
prosedur.
5.

Pecahkan teks panjang menjadi diagram dan bagan alur. Jika Anda mencantumkan satu atau
dua langkah khusus yang menakutkan, buatlah bagan atau diagram agar lebih mudah bagi
pembaca. Ini akan membuat dokumen lebih mudah dibaca dan memberi pikiran jeda setelah
mencoba memahami semuanya. Selain itu, dokumen Anda akan lebih lengkap dan tertulis
dengan baik.

o Jangan mencantumkan bagan atau diagram hanya untuk mempertebal SOP Anda;
lakukan hanya bila perlu atau jika Anda mencoba menjembatani kendala bahasa.
6.

Pastikan tiap halaman memiliki notasi dokumen kontrol. SOP Anda kemungkinan besar
merupakan salah satu dari banyak SOP -- karenanya, organisasi Anda mungkin memiliki
beberapa jenis database besar yang menggolongkan segala sesuatu ke dalam katalog dengan
sistem referensi tertentu. SOP Anda merupakan bagian dari sistem referensi ini, dan karenanya
membutuhkan jenis kode tertentu untuk dapat ditemukan. Di sinilah Anda akan merasakan
manfaat notasi.

o Tiap halaman sebaiknya memiliki judul singkat atau nomor ID, nomor revisi, tanggal, dan
"halaman # dari #" di sudut kanan atas (pada sebagian besar format). Anda mungkin
akan memerlukan catatan kaki (atau menuliskan notasi di atas pada catatan kaki),
tergantung preferensi organisasi Anda.

Iklan
Bagian 3 dari 3: Memastikan Keberhasilan dan Ketepatan

1.

Uji prosedur tersebut. Jika Anda tidak ingin menguji prosedur Anda, Anda mungkin belum
menuliskannya dengan baik. Mintalah seseorang yang memiliki pengetahuan terbatas tentang
proses (atau perwakilan pembaca umum) menggunakan SOP Anda untuk memandu mereka.
Masalah apa yang mereka temui? Jika ada, atasi masalah tersebut dan buatlah perbaikan yang
diperlukan.

o Paling baik memiliki beberapa orang untuk menguji SOP Anda. Individu yang berbeda
akan mengalami masalah yang berbeda, memungkinkan berbagai macam respons (yang
diharapkan dapat berguna)
o Pastikan untuk menguji prosedur pada seseorang yang belum pernah melakukan
prosedur tersebut sebelumnya. Semua orang yang telah memiliki pengetahuan
 sebelumnya akan mengandalkan pengetahuan mereka untuk melakukan langkah-
langkah tugas dan bukan melalui SOP Anda, sehingga tujuan Anda tidak tercapai.

2.

Mintalah agar SOP Anda ditinjau oleh orang-orang yang melakukan prosedur tersebut. Pada
akhirnya, pendapat bos Anda tentang SOP tersebut tidaklah terlalu penting. SOP ini penting bagi
mereka yang benar-benar melakukan pekerjaan terkait. Jadi sebelum Anda mengirimkan SOP ke
atasan, tunjukkan pekerjaan tersebut pada orang-orang yang akan melakukan (atau yang telah
melakukan) pekerjaan terkait. Apa yang mereka pikirkan?

o Melibatkan mereka dan membuat mereka merasa sebagai bagian dari proses akan
membuat mereka lebih mungkin untuk menerima SOP yang Anda kerjakan. Dan mereka
bahkan mungkin memiliki beberapa ide bagus!
3.

Mintalah penasihat Anda serta tim Jaminan Kualitas meninjau SOP tersebut. Setelah tim
memberi Anda lampu hijau, kirimkan kepada penasihat Anda. Input yang mereka berikan
terhadap konten sebenarnya mungkin lebih sedikit, tetapi mereka akan memberi tahu Anda
apakah SOP Anda memenuhi persyaratan format, apakah Anda melewatkan sesuatu, juga
protokol untuk meresmikan SOP dan memasukkannya ke dalam sistem.

o Arahkan SOP untuk mendapat persetujuan menggunakan sistem manajemen dokumen

untuk memastikan jejak audit persetujuan tersebut. Proses ini dapat berbeda dari satu
organisasi ke organisasi lain. Pada dasarnya, Anda ingin segala sesuatunya memenuhi
panduan dan aturan.
o Tanda tangan pihak yang berwenang diperlukan meskipun sebagian besar organisasi kini
tidak keberatan menerima tanda tangan elektronik.
4.

Setelah disetujui, mulailah melaksanakan SOP Anda. Ini dapat merupakan pelatihan formal
untuk pegawai yang bersangkutan (pelatihan kelas, pelatihan berbasis komputer, dll) atau dapat
juga berarti kertas SOP Anda digantungkan di kamar mandi. Apa pun itu, sebarkan pekerjaan
Anda! Anda bekerja keras membuatnya. Saatnya mendapat pujian!

o Pastikan SOP Anda tetap baru. Jika SOP ini telah usang, perbarui, dapatkan update yang
disetujui kembali dan didokumentasikan, kemudian distribusikan SOP kembali
seperlunya. Keselamatan, produktivitas dan keberhasilan tim Anda bergantung pada
SOP tersebut.