BAB 3

ANALISIS, DESKRIPSI, DAN SPESIFIKASI JABATAN

A. Pendahuluan
Analisis jabatan merupakan salah satu dasar bagi pengembangan SDM berbasis
kompetensi. Informasi yang diperoleh dari analisi jabatan mencakup tanggung janwab, kewajiban,
serta kualifikasi minimal atau persyaratan minimal bagi pegawai dalam rangka melaksanakan
suatu jabatan sesuai dengan standar kinerja yang diharapkan oleh organisasi.
Melalui analisis jabatan yang tepat maka pegawai yang memiliki kompetensi akan ditempatkan
sesuai dengan kompetensinya.

B. Pengertian Analisis Jabatan

Analisa jabatan merupakan suatu proses pengumpulan informasi yang berkaitan dengan
pelaksanaan dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu sehingga merujuk pada seleksi dan
penempatan pekerjaan yang sesuai.

C. Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan dasar bagi kegiatan departemen SDM, hasil analisis jabatan
dinyatakan dalam bentuk uraian tertulis.
Pernyataan tersebut merupakan data penting yang dapat digunakan sebagai bahan informasi dalam
analisis jabatan.

D. Jenis – jenis analisis jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya dapat dikelompokkan menurut jenisnya sebagai berikut :
1. Spesifikasi jabatan, dilakukan terkait dengan spesifikasi yang dimiliki oleh pegawai sehingga
ia mampu mengemban jabatan.
2. Proses melaksanakan jabatan, dilakukan untuk menentukan langkah-langkah yang harus
ditempuh oleh pegawai dalam rangka mengajarkan pekerjaan kepada pegawai yang ada di
dalam organisasi.
3. Kompensasi, dilakukan untuk menilai masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi serta
kelayakan kompensasi yang diberikan bagi pegawai yang melaksnakan jabatan tersebut.
4. Peningkatan kinerja, dilakukan untuk meningkatkan kinerja pegawai sehingga mampu
mengemban tugas dengan efktif dan sefisien serta menghasilkan produktivitas kerja yang
tinggi.

1
E. Metode Analisis Jabatan
Pengumpulan informasi jabatan biasanya dilaksanakan oleh pengawas yang terlatih dibantu oleh
pegawai senior, penganalisis jabatan bekerjasama dengan para pengawas dan pegawai,
penganalisis jabatan dari luar organisasi umumnya memimpin dalam melakukan analisis jabatan.
Beberapa metode dalam analisis jabatan yang dipergunakan sebagai bahan informasi bagi
organisasi antara lain :
1. Metode kuesioner, dengan menetapkan jabatan atas pertanyaan yang terdapat pada formulir
yang diisi oleh responden ;
2. Metode deskriptif naratif, merupakan metode pencatatan apa saja yang dikerjakan setiap hari,
setiap waktu yang digunakan, selama berlangsungnya pekerjaan dan akhir dari pekerjaan yang
dilakukannya ;
3. Metode wawancara, merupakan metode dalam bentuk lisan dengan wawancara antara dua
pihak dengan kedudukan berbeda, pewawancara berperan sebagai pencari informasi sedang
terwawancara berperan pemberi informasi ;
4. Metode observasi, merupakan kajian yang terencana, disengaja, dan mempunyai sitem
mengenai gejala tertentu dengan cara pengamatan dan pencatatan, dilakukan oleh penganalisis
jabatan yang terlatih dan dapat melakukan pengamatan non partisipatif maupun pengamatan
non partisipatif.

F. Proses Analisis Jabatan

Proses analisis jabatan perlu dilakunkan dengan baik dan terencana sehingga tujuan yang
ingin diperoleh dari pelaksanaan analisis jabatan dapat tercapai.
Analisis jabatan perlu diadakan jika terjadi perubahan penting dalam penyerahan tenaga kerja,
ataupun jika ada perubahan-perubahan dalam isi jabatan. Keadaan-keadaan lain yang mendorong
dilaksanakannya analisis jabatan adalah :
1. Reorganisasi atau perubahan organisasi ;
2. Perubahan teknologi ;
3. Penerimaan pegawai baru ;
4. Perubahan jabatan dan isi pekerjaan ;

G. Informasi analisis jabatan

Informasi analisis jabatan merupakan suatu sistem informasi sumberdaya manusia yang
berhubungan dengan arus informasi mengenai pegawai yang ada dan bekerja dalam organisasi,
serta menyangkut kebutuhan organisasi akan sumberdaya manusia di kemudian hari.
Sistem informasi analisis jabatan tersebut berkaitan dengan lima buah subsistem pokok yang ada
dalam organisasi, yaitu rekruitmen, penempatan, pelatihan, kompensasi, dan pemeliharaan
pegawai.
Informasi analisis jabatan mengandung sejumlah informasi yang berkaitan dengan pegawai dan
organisasi. Informasi analisis jabatan akan memberikan sejumlah informasi yang berguna dalam
rekrutmen pegawai.

2
H. Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan merupakan ringkasan dari fitur yang paling penting dari pekerjaan.
Deskripsi jabatan menggambarkan dengan jelas peran dan fungsi pegawai di organisasi.
Sejumlah pakar manajemen SDM menggunakan konsep deskripsi posisi yang merujuk pada
analisa jabatan. Deskripsi posisi merupakan deskripsi jabatan untuk posisi manajerial. Umumnya
deskripsi posisi ini sangat luas ruang lingkupnya, yang lebih umum ukurannya daripada deskripsi
jabatan.
Tidak semua ahli membuat perbedaan yang tegas antara deskripsi jabatan dan deskripsi
posisi. Deskripsi jabatan mempunyai sifat penggambaran dan terrdiri atas catatan mengenai fakta
jabatan yang ada dan berhubungan dengan pekerjaan.

I. Manfaat Deskripsi Jabatan

Deskripsi jabatan bermanfaat untuk :
1. Memberikan pedoman (aturan) terperinci untuk pencarian dan penyaringan pekerja ;
2. Memberikan gambaran garis besar mengenai kesempatan kerja, dan dengan demikian
bermanfaat dalam penyuluhan dan nasehat jabatan ;
3. Memberikan dasar untuk program latihan ;
4. Memberikan saran untuk penguraian jabatan, menunjukkan jabatan yang sesuai bagi pekerja
yang kurang cakap, dan menunjukkan pula jabatan yang tepat bagi pekerja yang mempunyai
kecakapan khusus hingga dapat dimanfaatkan dengan baik ;
5. Memberikan saran untuk penyederhanaan pekerjaan khususnya andaikata deskripsi jabatan itu
paralel dengan kajian gerakan dan waktu ;
6. Memberikan sistem penlaian jabatan dalam administrasi upah dan gaji, perbandingan-
perbandingan reatif mengenai bermacam-macam jabatan dapat disusun berdasarkan deskripsi
jabatan tersebut ;
7. Membantu memperbaiki semangat kerja dengan cara mempengaruhi pekerja itu mengenai
pentingnya jabatan dan membantu menetapkan kompensasi yang adil ;
8. Deskripsi jabatan penting dalam perencanaan perubahan dalam organisasi dan reorganisasi ;
9. Membantu memperbaiki administrasi dan supervisi dan hubungan-hubungan jabatan terhadap
jabatan ;
10. Bermanfaat dalam program keselamatan, menunjukkan tindakan-tindakan yang berbahaya,
dan menyarankan perubahan dalam pelaksanaan ;
11. Para pimpinan organisasi dapat memanfaatkan dsekripsi jabatan tersebut, karena deskripsi
jabatan tersebut berguna sebagai dasar untuk mengadakan evaluasi jabatan, menetapkan
standar hasil pekerjaan, menilai hasil pekerjaan pegawai perseorangan, dan menganaliasa
pemanfaatan tenaga kerja, lebih jauh, deskripsi jabatan itupun berguna sebaagi alat rekayasa
manajemen.

3
J. Prinsip-prinsip Deskripsi Jabatan
Beberapa prinsip deskripsi jabatan yang perlu diperhatikan antara lain adalah :
1. Sitematis ;
2. Jelas ;
3. Ringkas ;
4. Tepat ;
5. Taat azas ;
6. Akurat.

K. Unsur – Unsur Deskripsi Jabatan

Unsur- unsur deskripsi jabatan harus diorganisasi dalam sejumlah informasi agar bermanfaat yang
meliputi :
1. Identifikasi jabatan ;
2. Sifat jabatan ;
3. Ringkasan jabatan ;
4. Pesyaratan jabatan ;
5. Supervisi ;
6. Hubungan jabatan ;

L. Deskripsi Jabatan dan Efektivitas Kerja

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja sesuai dengan deskripsi jabatan adalah :
1. Luasnya jangkauan pengetahuan dan pengalaman pimpinan ;
2. Batas waktu dimana orang bekerja disuatu bidang tertentu ditentukan oleh waktunya ;
3. Batas daya tahan seseorang dalam pekerjaan spesifik ditentukan oleh kemampuan yang ada
pada dirinya, baik mental maupun fisik ;
4. Batas konsentrasi perhatian seseorang dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan hanaya terbatas
pada suatu masalah saja atau suatu bidang saja ;
5. Batas-batas kepribadian ;
6. Batas-batas keahlian dan perbedaan dalam pekerjaan, perbedaan keahlian, pendelegasian
insiatif, sentralisasi wewenang, pembagian fungsi dan tugas, tuntunan dari para pekerja dalam
tugas yang sama.

M. Spesifikasi Jabatan
Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas bagi pegawai,
yang diikuti oleh kualifikasi definitif yang dbutuhkan dari pegawai yang memangku jabatan
tersebut. Spesifikasi jabatan berkaitan dengan persyaratan minimal yang harus dipenuhi
olehpegawai untuk menduduki suatu jabatan tertentu, agar ia dapat melaksnakan tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab.

4
N. Tujuan Spesifikasi Jabatan
Organisasi menyusun spesifikasi jabatan dalam rangka mendukung optimalisasi kegiatan
manajerial maupun operasional organisasi. Tujuan-tujuan spesifikasi jabatan antara lain :
1. Menemukan pegawai prospektif ;
2. Menggambarkan calon pegawai ;
3. Menyusun kompetensi inti organisasi ;
4. Menggambarkan kompetensi pegawai ;
5. Orientasi bagi calon pegawai.

O. Manfaat spesifikasi jabatan

Terdapat sejumlah manfaat penting dari spesifikasi jabatan untuk organisasi diantaranya :
1. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan ;
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar kinerja pegawai ;
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru ;
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan pelatihan bagi pegawai ;
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi bagi pegawai ;
6. Utnuk merencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja yang ada di
dalam organisasi ;
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja pegawai.

P. Isi Spesifikasi Jabatan

Isi spesifikasi jabatan meliputi :
1. Ketrampilan.
Pegawai harus memiliki ketrampilan tertentu agar mampu bekerja secara lebih optimal.
2. Pengetahuan.
Pengetahuan yang dimiliki pegawai hendaknya disesuaikan dengan jabatan yang diembannya
sehingga ia akan mampu untuk melaksanakan jabatan dengan baik.
3. Kemampuan.
Kemampuan tinggi yang dimiliki pegawai terkait dengan jabatan yang diembannya akan
memudahkannya untuk menyelesaikan pekerjaan lebih baik dibandingkan dengan yang lain.
4. Kepribadian.
Kepribadian pegawai menentukan bagaimana hubungan yang akan terjalin antar pegawai saat
harus bekerja dalam sebuah tim atau menjalin kerjasama dengan pekerja lain. Kepribadian
pegawai dapat membantu memilih jenis pekerjaan yang tepat.
5. Minat.
Minat kerja adalah adalah sebuah penilaian personla tentang jabatan yang ditekuni dan
dianggap berharga bagi pegawai sehingga pegawai akan terlibat dengan baik dalam jabatn
tersebut.